evaluatio ation du controle inte interne

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UN FACULTE DE DRO …………………… D MEMOIR Option : FINANCES E Présenté par : RAKOTOARI E Enseign EVALUATI CYCLES ACHAT CENTRE D’INFOR NIVERSITE D’ANTANANARIVO ………………………………… OIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE ………………………………………………… DEPARTEMENT DE GESTION ………………….. RE DE MAITRISE EN GESTIO ET COMPTABILITE IMANANA Hajatiana Sous l’encadrement de : ENCADREUR PEDAGOGIQUE : Monsieur RABENILAINA Harinia nant chercheur au sein du Département Gesti Année Universitaire : 2011/2012 Session : Mai 2013 Date de soutenanc ION DU CONTROLE INTE T, VENTE ET TRESORERIE A RMATION TECHNIQUE ET ECO E SOCIOLOGIE ………… ON ion ce: 10 mai 2013 ERNE : AU SEIN DU ONOMIQUE

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Evaluation du contr\364le interne: cycles achat, vente et tr\351sorerie cas CITE Ambatonakanga………………………………………………………
ES ET COMPTABILITE
Année Universitaire : 2011/2012
Session : Mai 2013
Date de soutenance
FORMATION TECHNIQUE ET ECO
………………………………………………………
ES ET COMPTABILITE
Année Universitaire : 2011/2012
Session : Mai 2013
Date de soutenan
FORMATION TECHNIQUE ET ECO
ECONOMIQUE
i
REMERCIEMENTS
Je tiens à remercier DIEU pour m’avoir donné la santé, la force, le courage et la
persévérance tout au long de la réalisation de ce mémoire.
Mes hommages et ma profonde gratitude à :
Monsieur, RAMANOELINA Armand René Panja, professeur, Président de
l’Université d’Antananarivo
Monsieur RAKOTO David Olivaniaina, Maître de conférences, Doyen de la Faculté
DEGS.
Département
et de Recherche en Gestion (CERG).
Tout le personnel administratif
Qui m’ont permis de poursuivre mes études au sein de cette honorable Université.
Mes plus sincères remerciements à Monsieur RABENILAINA Harinia, qui m’a guidé
tout au long de mon travail. Son expérience et ses nombreux conseils me furent d’une aide
précieuse.
Directrice générale du CITE
J’aimerai aussi adresser mes remerciements à tout le personnel de l’ONG CITE siège
et antenne Analakely.
J’accorde également ma reconnaissance à toute ma famille pour le soutien moral,
financier et matériel qu’elle m’a apporté.
Enfin, un grand MERCI à tous ceux qui ont participés de près ou de loin à la
réalisation du mémoire.
PARTIE I MATERIELS ET METHODES……………………………………………..…6
Chapitre I DESCRIPTION DES MATERIELS…………………………………………….…6
Section 1 Prise de connaissance de l’entité et choix de la zone d’étude…………………....7
Section 2 Cadres théoriques sur le contrôle interne…………………………………….…12
CHAPITRE II DESCRIPTION DES METHODES…………………………………….……15
Section 1 Démarche d’évaluation du contrôle interne et vérification des hypothèses……15
Section 2 Outils de collecte des donnée……………………………………………………16
Section 3 Outils d’analyse et d’évaluation du système………………………………….…17
PARTIE II : RESULTATS…………………………………………………………………21
CHAPITRE1 CYCLE ACHAT………………………………………………………..……..22
Section1 Description du cycle achat……………………………………….………………22
Section 2 Diagramme de circulation des documents du cycle achat………………………24
CHAPITRE 2 CYCLE VENTE………………………………………………………………26
Section 1Description du cycle vente……………………………………………………….26
Section 2 ventes effectuées par le CITE……………………………………...……………28
CHAPITRE III CYCLE TRESORERIE……………………………………….……………..30
Section 1 Opérations de base du cycle trésorerie……………………………..……………30
Section 2 Budgétisation d’un projet……………………………………….….……………31
Partie III DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS…………...…….………………33
Chapitre I DISCUSSIONS…………………………………………………………..……….34
Chapitre II RECOMMANDATIONS…………………………………..…………………….46
CONCLUSION GENERALE…………………………………...………………………….52
A- Liste des tableaux
Tableau n° 1 : Evolution d’activité et zone d’intervention du CITE……………..……………8
Tableau n°2 : Les partenaires du CITE…………………………………………….……..……8
Tableau n°3 : Nombres des personnes enquêtées……………………………………………17
Tableau n°4 : Chronogramme des activités………………………………………….….……14
Tableau n°5 : Test de conformité…………………………………………………………..…36
Tableau n° 6 : Test de permanence sur le BC………………………………………………..36
Tableau n°7: Evaluation du cycle achat…………………………………………………..….36
Tableau n°8 : Grille de séparation des tâches…………………………………………….…..40
Tableau n° 9 Forces et faiblesses du cycle vente……………………………………………..41
Tableau n°10 : Encaissement des ventes……………………………………………….…..…49
B- Liste des figures
Figure n°5 : Organigramme administratif et financier du CITE……………………………...28
Figure n°6 : Organigramme du service trésorerie…………………………………………….51
iv
CRM : Centre de Ressources des Media
DAF : Direction Administrative et Financière
DCD : Diagramme de circulation de documents
DG : Direction générale
ONG : Organisation Non Gouvernementale
SCI : Système de contrôle interne
Ser Compt : Service Comptabilité
TPE : Très Petites Entreprises
AVANT PROPOS
La visite effectuée au sein d’un établissement public ou privé est exigée pour les étudiants
en quatrième année en gestion de la faculté de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie
de l’Université d’Antananarivo. L’objectif est de préparer un mémoire de fin d’études en vue
de l’obtention du diplôme de maîtrise. Cette visite permet de confirmer l’acquis théorique
durant l’étude en salle, plus particulièrement sur notre domaine de travail. Le choix du thème
« Analyse du cycle achat, vente et trésorerie cas de l’ONG CITE» a été favorisé par le fait que
maitriser le CI est l’un des éléments nécessaires pour un futur responsable de contrôle ou
auditeur.
vi
RESUME
Le contrôle interne joue un rôle primordial dans toute sorte d’Organisation, il
contribue à améliorer l’efficacité et l’économie liées à certains processus décisionnels, et
permet de minimiser les risques de non-contrôle et d’inexactitude sur les données financières.
Pour cette étude nous avons eu comme thème : « Evaluation du contrôle interne cas du cycle
achat, vente et trésorerie». Notre plan est structuré selon la méthode IMMRED : Introduction,
Matériels, Méthodes, Résultats, Discussions et Recommandations. La problématique de
l’étude tourne autour de la question : « Le contrôle interne permet t-il de protéger le
patrimoine et d’assurer l’application effective des instructions de la direction de
l’Organisation. » Nous avons traité une Organisation Non Gouvernementale nommé CITE.
Mots clés : contrôle interne, risques, patrimoine, Organisation Non Gouvernementale
SUMMARY
Internal control plays an important role in any kind of organization. It helps to
improve the efficiency and economy related to certain decision-making processes, and
minimizes the risk of non-control and financial data inaccuracy. The theme we have to study
is entitled: “Internal control evaluation of purchase, sale and cash cycle”. We have structured
our planning study according to the method of IMMRDR: Introduction, Materials, Methods,
Results, Discussions and Recommendations. The main issue of the study is about the question
that says: “does the internal control protect the organization patrimony and ensure the
application of direction instruction?” We treated an organization no government named
CITE.
- 1 -
INTRODUCTION GENERALE
Depuis l’année 2009, l’instabilité politico-économique a instauré à Madagascar. Ce
phénomène, aggravé par la crise qui frappe quelques pays dans le monde, a eu des impacts
négatifs sur l’économie malgache ainsi que dans la gouvernance des entreprises locales en
général. Face à cette situation, il existe un nombre significatif d’entreprises qui ont déjà
fermé leur porte ou bien qui tombent en faillite 1 .
Il devient donc très difficile pour eux de rester dans leur secteur d’activité si elles
n’arrivent pas à s’adapter à la situation du pays. Devant cette turbulence de l’environnement
politique, économique et social, les entreprises doivent s’adapter en permanence aux
mutations et doivent réagir assez rapidement. Ces conditions sont indispensables pour leur
survie. La réussite de l’entreprise dépend aussi de son système à son intérieur, elle doit
maîtriser parfaitement ses activités. L’un des plus importants est le Système de Contrôle
Interne (SCI) de l’entreprise.
Le dispositif de CI est défini au sein des entreprises, comme l’ensemble des dispositifs
visant la maîtrise de ses activités et des risques de toute nature et permettre la régularité, la
sincérité, la sécurité et l’efficacité des opérations 2 . Le dispositif et les procédures du CI se
caractérisent donc par les objectifs qui leur sont assignés comme l’application des
instructions et orientations fixées par la direction générale, la performance financière par
l’utilisation efficace et adéquate des actifs et ressources de l’entité ainsi que la protection
contre les risques de perte. Il permet aux dirigeants de connaitre régulièrement les données
nécessaires à la prise de décision et à la gestion des risques pour lutter contre les fraudes et
erreurs. Concernant la comptabilité, le CI assure l’exactitude et l’exhaustivité des
enregistrements et l’établissement en temps voulu des informations comptables et financières
fiables.
Comme le SCI est un élément indispensable pour atteindre les objectifs de l’entreprise, il
est donc nécessaire d’évaluer en permanence son application dans les entités. Mais est –il
possible, effectivement, pour les entreprises malgaches de maîtriser et d’appliquer le SCI,
compte tenu des contraintes de l’environnement incertain et les moyens dont- elles disposent?
Il existe quelques paramètres ou conditions préalables qui empêchent la bonne marche du
SCI d’entreprise à savoir l’inexistence d’une organisation claire et reconnue, l’incompétence
du responsable et enfin le degré de l’intégrité du personnel et la loyauté des dirigeants .Ces
derniers jouent un rôle très important pour la réussite du système.
1 Site INSTAT 2013
ème Année (2012), faculté DEGS, Université d’
Antananarivo
- 2 -
Puisque la conception des règles et procédures du SCI appartient aux dirigeants, il importe
donc qu’ils soient tout d’abord convaincus sur l’utilité de ce système. Bien que le SCI soit un
outil indispensable, certains dirigeants l’ignorent à cause des difficultés des procédures et des
principes.
Certes, le SCI est constitué d’une grande partie de ses fonctions par l’ensemble des
mesures préventives mais beaucoup de titulaire de poste dans les entreprises considèrent ce
système comme des mesures répressives. En 1993, une enquête menée par l’American
Institute of Certified Public Accountants (l’organisation professionnelle américaine qui
regroupe expert-comptable et commissaires aux comptes) indique que 84% des personnes
interrogées parmi le grand public estiment que le rôle de l’auditeur est de détecter les
fraudes 3 . D’ailleurs, les organes stratégiques et les lignes hiérarchiques de certaines
entreprises locales ont apprécié le contrôle comme une opportunité d’améliorer l’efficience de
son organisation interne.
Lors de notre visite, au sein de l’ONG CITE, nous avons pu remarquer la diversité et la
pluralité du patrimoine détenu par l’Organisation nécessitant des mesures et des règles
adéquates pour assurer sa protection. Ces dispositifs, éléments fondamentaux du SCI,
garantissent la bonne gestion de son patrimoine. Ensuite, nous avons pu évoquer, pendant
l’étude bibliographique et la descente sur terrain, que le CI contribue à la réussite de
l’entreprise concernant le volet financier. Enfin, ce thème nous a permis de confronter la
théorie acquise pendant le cursus universitaire aux différentes réalités et ensuite d’ adopter
une meilleure méthode qui consiste à obtenir des données fiables pendant la visite sur terrain.
Ce point de vue concernant la nécessité du SCI dans une entreprise nous a incité à choisir
le thème de mémoire portant sur« Evaluation du contrôle interne: cycles achat, vente et
trésorerie au sein de l’ONG CITE ».
Avant d’entamer le paragraphe suivant, il est très important de décrire les mots clés de
ce thème que sont le cycle achat, le cycle vente, le cycle trésorerie et l’ONG. Le cycle achat
concerne les approvisionnements des biens et services consommés par l’entreprise au cours de
son activité. En général, les services intervenants sont le service initiateur de la commande, le
service achat, le service réception, le service stock, le service comptable et le service
trésorerie. Ce cycle se présente en quelques étapes telles que le déclenchement de la
commande, l’acceptation de livraison, la constatation des dettes fournisseur et le paiement de
la facture.
ere édition, 127 pages, P10
- 3 -
A propos du deuxième cycle, il se rapporte aux ventes de biens transformés ou achetés par
l’entreprise ou des produits de service. Comme tous les systèmes, il existe quelques étapes
constituants ce cycle telles que l’acceptation, traitement et exécution de la commande, la
facturation, l’enregistrement des factures, le suivi des comptes clients et le suivi des
encaissements.
Concernant le cycle trésorerie, ce cycle correspond aux encaissements et décaissements
d’argent dans une Organisation. La trésorerie constitue la clé de voûte de tout compte car elle
permet de valider l’ensemble des transactions ayant généré un mouvement de trésorerie.
Enfin, L’expression d’ « Organisation Non Gouvernementale » (ONG) désigne les
organismes ayant une large structure internationale ou nationale. Le financement est
essentiellement privé, et leur objectif est de venir en aide aux pays en voie de développement
ou aux victimes de catastrophes ou de conflits.
L’intérêt du thème est de mettre à la disposition de l’Organisation étudiée les conseils
pouvant servir à améliorer le SCI et la gestion optimale des risques sur l’ensemble de son
patrimoine afin de rendre l’Organisation plus performante. En effet, notre travail traitera la
problématique suivante : Le CI permet t-il de protéger le patrimoine et d’assurer l’application
effective des instructions de la direction d’une Organisation?
L’objectif global de ce mémoire est d’étudier les avantages apportés par un bon SCI et de
mesurer le degré d’application des instructions de la direction par tous les services existants.
Ce qui nous amène à considérer les deux objectifs spécifiques ci-après :
renforcer le SCI qui va permettre de sauvegarder le patrimoine ;
améliorer la qualité du SCI pour que les instructions venant de la direction soient
appliquées.
Ce mémoire consiste ainsi à confirmer les deux hypothèses suivantes :
le SCI assure la protection du patrimoine ;
le SCI permet aux dirigeants de s’assurer que les décisions prises sont effectivement
appliquées.
Concernant l’hypothèse n°1, nous nous attendons à ce que les dirigeants respectent le SCI
car ce système permet de protéger les avoirs de l’entité. A propos de l’hypothèse n°2, nous
devons constater l’amélioration obtenue sur la réalisation des décisions de la direction grâce à
l’application du SCI au sein d’un établissement.
Pour réaliser ce mémoire, nous nous sommes introduits au sein de l’ONG CITE. Dans un
concept très large, l’expression d’ « Organisation Non Gouvernementale » (ONG) désigne les
organismes ayant une large structure internationale ou nationale. Le financement est
- 4 -
essentiellement privé, et leurs objectifs est de venir en aide aux pays en voie de
développement ou aux victimes de catastrophes ou de conflits.
L’ONG CITE a été créé en 1967 4 . Pour ce moment, la documentation était son activité
principale, plus précisément dans le domaine scientifique, technique et économique. Durant
ces quarante et six années d’expérience, le CITE n’avait pas cessé de multiplier ses activités.
Actuellement, il s’occupe des Très Petites Entreprises (TPE) et les moyennes entreprises.
Pour parvenir à l’ élaboration de ce mémoire, qui conditionne l’ obtention du diplôme de
maîtrise en science de gestion, un diplôme qui conditionne la fin des études en second cycle
de la faculté de Droit, d’ Economie, de Gestion et de Sociologie (DEGS) de l’ Université d’
Antananarivo en option finances et comptabilité, il existe quelques méthodologies qui nous
dirigent depuis les acquis théoriques jusqu’ à l’interprétation des résultats et éventuellement,
les recommandations et proposition des solutions concernant le SCI au sein de l’ ONG CITE.
La principale méthode concerne l’accomplissement de la visite au sein du CITE siège et
au niveau de L’antenne Analakely. Ceci est appuyé par les consultations d’ouvrage dans les
bibliothèques et les centres d’étude, comme la bibliothèque Universitaire, le centre de
documentation Saint Paul et le CITE, qui nous ont servi de document de base. Ensuite la
consultation et l’interview du personnel de l’ONG nous ont facilité la collecte des
informations qui constituent également des données importantes. Ainsi des questionnaires
d’enquêtes sont déposés aux trente et un responsables dont vingt et un au niveau du siège
Ambatonakanga et dix employés de l’antenne Analakely.
Vu la confidentialité de certaines pratiques dans une Organisation, nous avons rencontré
quelques difficultés sur l’exploitation des autres informations. De plus, avant le mois de mai,
toutes les entreprises locales doivent préparer leurs états financiers 5 .Or, notre visite a connu
cet intervalle de temps. Par conséquent, certains responsables n’ont pas pu consacrer
beaucoup plus de temps pour l’entretien. Malgré ce fait, à partir des données et informations
recueillies, nous avons pu mener à bien cette étude.
Ainsi le plan du travail sera divisé en trois parties dont chacune est composée de sections et
de sous sections. La première partie sera axée sur les matériels et méthodes de recherche.
Cette partie comprend les matériels utilisés et les méthodes d’analyse et collecte des données.
Nous y trouvons la zone d’étude qui est la description de l’ONG CITE et la justification de
4 Selon fichier électronique CITE 2011
5 Cour d’Audit générale 4
ème Année(2012), Faculté DEGS de l’Université d’ Antananarivo, RANDRIAMIANDRISOA
Jean Patrick
- 5 -
notre choix de la zone d’étude et du thème ainsi que les cadres théoriques sur le contrôle
interne. Toujours dans cette partie, on trouvera la démarche méthodologique du mémoire, la
mode d’échantillonnage, les outils d’analyse et de collecte des résultats du présent mémoire.
La deuxième partie insiste sur les résultats du mémoire. C’est à dire nous essayons de
présenter les données collectées lors de notre visite sur terrain. Cette partie sera divisée en
trois grands chapitres. Les résultats concernant le cycle achat de l’ONG CITE siège et antenne
est le premier chapitre. Le deuxième chapitre traite le cycle vente de l’ONG et le troisième
chapitre mettra en exergue le cycle trésorerie. La troisième partie de ce mémoire est destinée
aux discussions et aux recommandations. De ce fait, nous allons analyser la confrontation des
résultats obtenus et ceux attendus par des analyses des forces et faiblesses, par l’analyse avec
les outils d’évaluation du contrôle interne tels que le questionnaire de contrôle interne, le
diagramme de circulation des documents, les tests d’ appréciation et le tableau d’ évaluation
du système . A la fin, des recommandations pour faire face aux problèmes rencontrés au sein
de l’ONG sont proposées et pour l’amélioration des résultats obtenus.
- 6 -
PARTIE I MATERIELS ET METHODES
Pour répondre à la problématique qui est de démontrer que le contrôle interne permet de
protéger le patrimoine et assure l’application effective des décisions des dirigeants, il est
nécessaire d’avoir recours à des méthodes scientifiques nécessitant l’utilisation de divers
matériel et l’application de méthodes scientifiques. Cette partie est donc destinée à la
description des instruments et des outils nécessaires pour l’élaboration de ce mémoire. Elle se
divise en deux dont la partie « matériels » se distingue en deux catégories : premièrement la
présentation du CITE et choix de la zone d’étude et du thème, deuxièmement le cadre
théorique.
La présentation de l’ONG CITE se subdivise en trois sous sections. La première sous
section consiste à présenter son identité, la deuxième sous section montre l’historique et les
activités de l’Organisation et enfin la troisième sous section précise les établissements
partenaires du CITE. La deuxième section évoque la théorie sur le contrôle interne.
La partie « méthodes » se subdivise en trois sections bien distinctes. D’abord, la
démarche méthodologique présentent les phases de l’élaboration du mémoire c’est à dire la
prise de connaissance de l’Organisation, la description du système, l’évaluation du système et
la proposition des solutions. Ensuite, l’outil de collecte des données comprenant l’entretien, la
mode d’échantillonnage, le questionnaire d’enquête ainsi que la recherche bibliographique.
Enfin, l’outil d’analyse englobant les instruments d’évaluation et d’analyse tels que le
questionnaire de contrôle interne QCI, le test de conformité et permanence y compris le
tableau d’évaluation du système et l’analyse SWOT.
- 7 -
Chapitre I DESCRIPTION DES MATERIELS
Ce chapitre insiste davantage sur la présentation à la situation actuelle du CITE et les
raisons poussant à choisir notre zone d’étude que sur les théories concernant le SCI. Il
comprend deux sections dont en premier lieu, la présentation de l’ONG CITE et le choix de la
zone d’études et en second lieu les théories concernant le SCI.
Section1 Prise de connaissance de l’entité et choix de la zone d’études
Les acquis théoriques y compris les hypothèses de recherche doivent être testés sur
terrain. Notre zone d’études est l’ONG CITE, pour cela, la première section est destinée à la
présentation de cette Organisation.
1-1 Prise de connaissance de l’entité
L’ONG CITE est un organisme œuvrant dans le domaine d’accompagnement des TPE,
information et documentation. Comme toute Organisation, l’ONG a son historique, son
identité et ses partenaires.
1-1-1 Identité de l’ONG
La dénomination de l’ONG est Centre d’Information Technique et Economique (CITE).
Il possède quatorze antennes .Le numéro statistique du CITE est 72 103 11 2007 0 03075. Son
numéro d’identification fiscal : 107016951. Il est inscrit au registre du commerce sous un
numéro d’immatriculation qui est : 81/09-IM/ONG/Régal. L’E-mail de l’établissement est :
[email protected] et il peut être contacté sous le numéro (261 20)22 253 86. Enfin, le siège du
CITE se trouve au Rue Samuel RAHAMEFY Ambatonakanga –BP 74 Antananarivo 101-
Madagascar 6 .
1-1-2 Historique
Fondé en 1967 par la coopération française, le CITE était à l’origine un centre de
documentation et d’information basé uniquement à Antananarivo. Il abritait également des
expositions sur les nouvelles technologies et des conférences sur l’économie et la société.
En 1996, le CITE devient une association de droit malgache et s’ouvre à l’appui aux
entreprises notamment du secteur agro-alimentaire. Il démarre également des actions d’appui
aux médias en accueillant les journalistes au sein du Centre de Ressources des Média (CRM)
de 1997 à 2003. En parallèle, le CITE se décentralise et ouvre ses premières antennes, la
première en 1998 à Antsirabe.
De 1996 à 2009, le CITE ouvre 13 antennes en partenariat avec les communes urbaines
ou rurales, les chambres de commerce, chambre de métier, région. Il structure son offre de
services aux très petites entreprises en combinant information, formation, appui-conseil et
6 Selon fichier électronique CITE 2010
- 8 -
animation. Il s’autonomise totalement de la coopération française en terme institutionnel et
financier.
En 2009, le CITE change de statut pour devenir une ONG malgache. Il est désormais
géré par un conseil d’administration, constitué de représentants de groupements
professionnels et consulaires et d’organismes appartenant aux secteurs d’activité dans lesquels
œuvre le CITE : l’artisanat, l’agriculture et agro-alimentaire, la formation, les technologies de
l’information, l’industrie et les média. Le tableau ci dessous résume l’extension de l’ONG
CITE.
Tableau n°1 : Evolution d’activité et zone d’intervention du CITE
ANNEE ACTIVITE
1996 Lieu d’échange pour la société civile Malgache
1999 Décentralisation des services du CITE via la mise en place des
antennes
2009 Information, Formation, Accompagnement, Animation
Source : Fichier électronique CITE 2011
Né en 1967, le CITE est actuellement une ONG malagasy gérée par un conseil
d’administration constitué de représentants de groupements professionnels des secteurs
d’activité dans lesquels œuvre le CITE dans tout Madagascar : artisanat, agriculture et agro-
alimentaire, formation, technologies de l’information.
Si voilà une brève historique de l’ONG, la sous section suivante présente les organismes
partenaires du CITE pour faire fonctionner ses activités quotidiennes.
1-1-3 Les partenaires du CITE
Dans sa mission d’appuie au développement économique et social, l’ONG CITE travail
en collaboration avec des partenaires institutionnels, financier et technique. Le tableau
suivant résume les partenaires de cette Organisation.
- 9 -
Famille des partenaires partenaires
Membre du CA SCAC, CCI Boeny, CCI FM, GOTICOM, JPM, Alliance
française, ISCAM, Département économie /université CREM,
VALY AGRI
Collectivités locales Plus de vingt communes urbaines et rurales
Bailleurs internationaux FIDA,UE,PNUD,UNESCO, PAM , IFC-BUSINESS EDGE et
SME TOOLKIT, Banque Mondale
Ministères et organismes
rattachés
Ministère de l’eau, Ministère de l’économie et de l’industrie,
Ministère de l’agriculture, le -CIACESM, OMAPI,…
ONG International Le GRET, PS-EAU, RTM, AGRISUD International
Partenariat privée CSPD, TOTAL EP, HOLCIM
Source: Fichier électronique du CITE 2011
Dans ses activités d’appui au développement économique et social, l’ONG Cite
collabore avec ces partenaires institutionnels, financiers et techniques. Grâce au marketing des
activités du Cite, aux projets soumis dans le cadre d’appels à propositions, le CITE a pu
concrétiser plusieurs collaborations. Cette sous section présente l’externe du CITE mais la
prochaine sous section montre l’interne de l’ONG plus précisément l’organigramme.
1-1-4 Organigramme du CITE
Pour agir et communiquer dans une Organisation, il est utile de repérer la place et le rôle
des personnes, d’identifier les relations qui existent entre eux, aussi que les différents niveaux
qu’ils occupent, en un mot de connaitre la structure 7 .Celle-ci peut être représentée
graphiquement par un « organigramme », qui constitue un des modes de présentation d’une
Organisation.
7 J P Vivien, Action et communication administrative, 255 pages, P30
- 10 -
Source : Fichier électronique CITE 2011
Voici les attributions de chaque Direction et Pôle :
1-1-4-1 Direction générale
La direction générale est assurée par la Directrice générale. Cette direction est en charge
de piloter le plan stratégique avec le Conseil d’administration puis de le mettre en œuvre ; elle
gère l’ensemble des contrats et équipes en étroite relation avec le comité de direction
regroupant les 6 directeurs. Elle est plus spécifiquement chargée du partenariat et du
développement des activités, ainsi que de la gestion des ressources humaines
(organigramme, profils de poste, recrutement, politique salariale). La directrice adjointe
pilote en outre le marketing des services du CITE (accueil, vente des éditions et des
formations, outils de communication).
1-1-4-2 Pôle Information
Ce nouveau pôle a comme enjeu de moderniser et dynamiser la production et la
diffusion d’information technique, économique et commerciale. Le Cite a l’objectif et
l’ambition de rester à la pointe dans ce secteur primordial pour le développement du pays
mais largement sous-développé à Madagascar. Le pôle assure à la fois la conduite des
études et la production et diffusion de l’information (via la médiathèque du siège, les
éditions, les émissions radio, la réponse aux questions, les animations, l’alimentation de
sites Web) et coordonne et/ou appuie les actions d’information menées par les antennes.
Une nouvelle activité se développe : l’observatoire économique qui allie le savoir-faire des
CONSEIL
- 11 -
études, la technique et la technologie en matière de collecte et diffusion d’informations à
destination des cibles de terrain.
1-1-4-3 Pôle accompagnement
Ce pôle pilote les actions d’appui aux TPE : la formation professionnelle, le
conseil, l’appui à la structuration, l’appui à la commercialisation, la création d’entreprise.
Pour ce faire, il coordonne et/ou appuie les actions menées par les antennes, développe
les méthodologies appropriées, développe des partenariats dans ces domaines.
1-1-4-4 Direction des antennes
Le directeur des antennes supervise l’ensemble des équipes des 14 antennes, en
collaboration étroite avec les deux pôles et la direction administrative et financière. Il tient
à jour un tableau de suivi des actions menées en antenne et des résultats techniques et
financiers. Il assure la gestion rapprochée des ressources humaines des antennes.
1-1-4-5 Direction administrative et financière
Cette direction assure la tenue des comptes et le respect des obligations fiscales,
assure la consolidation et le contrôle des comptes des antennes, fait l’analyse financière,
prépare les budgets et établit les coûts de revient et de vente, assure la paie et la gestion du
personnel. Ce département dirige le personnel d’appui au siège, assure le bon fonctionnement
du réseau et parc informatique au siège et dans les antennes. A cela s’ajoute l’occupation de
la sécurité des données, la suivie de l’évolution technologique. Le DAF envisage également
des propositions d’amélioration du réseau et du parc informatique ainsi qu’au maintient et au
développement du parc bureautique.
1-1-4-6 Comité de direction
Le comité de direction est constitué de la Direction Générale, du Directeur Administratif
et Financier et des trois Directeurs opérationnels.
Après avoir présenté la structure de cette Organisation, voyons maintenant les raisons
poussant à choisir la zone d’étude et le thème.
1-2 Choix de zone d’études et du thème
Le choix de ce sujet est motivé par un souci majeur d’apporter des éclairages sur les
différentes parties concernant le système de contrôle interne. Il permet aux opérationnels dans
le contrôle interne, l’organe de direction, l’auditeur et les autres cadres supérieurs de prévenir
les éventuels risques.
Le SCI est l’un des systèmes le plus important dans une Organisation. Le contrôle interne a
un triple rôle. Il permet de s’assurer que les décisions prises sont correctement appliquées.
Ceci constitue l’aspect transmission de l’information. Il assure également un niveau minimum
- 12 -
de qualité à la prestation effectuée ou au produit fabriqué, ceci constitue le contrôle direct ou
indirect du produit. Il permet de déceler les principales anomalies de fonctionnement, c'est-à-
dire qu’il contribue au fonctionnement harmonieux du système 8 , Tout Chercheur peut
approfondir sa connaissance en ce qui concerne l’application du SCI dans une ONG. La
raison d’être de la plupart des ONG est la contribution au développement sur le plan socio-
économique dans sa zone d’intervention. Dans ce mémoire, l’étude se focalise sur l’ONG
CITE Ambatonakanga partant des plus grands établissements œuvrant dans le domaine de
documentation et appuie aux TPE.
L’objectif principal d’une ONG est de contribuer au développement d’un pays. Avant
d’arriver dans ce stade, il faudrait que ces Organisations soient performantes. La maitrise de
son système à son intérieur est l’un des moyens le plus important comme le cas de l’ONG
CITE. De plus, nous avons choisi une seule Organisation pour pouvoir évaluer tous les trois
cycles dans une seule zone d’études.
Tout chercheur s’adresse au CITE pour exploiter des ouvrages. Par contre, nous ne
limitons pas notre étude sur ce point là. Durant notre visite, nous avons essayé d’analyser le
fonctionnement du CITE lequel se combine avec les avantages apportés par le SCI dégage
notre thème de mémoire qui s’intitule analyse du cycle achat, vente et trésorerie cas de
l’ONG CITE.
Après avoir identifié le champ d’application ainsi que le choix de la zone d’études de ce
mémoire dans la première section, la section suivante aborde à son tour les théories
concernant le CI.
Section 2 Cadres théoriques sur le contrôle interne
Avant d’entamer au fond du travail c’est à dire la partie résultat, il est nécessaire de voir
les mots clés du sujet qui est le contrôle interne. Pour mieux comprendre ce thème, nous
allons voir sa définition, son objectif et les principes généraux.
2-1 Définition
Les définitions à la notion du CI sont nombreuses, mais elles ne sont pas
fondamentalement contradictoires. Mikol Alain, dans son ouvrage paru en 1998, a évoqué
cette définition : « Le CI est un système d’organisation qui comprend les procédures de
traitement de cette information comptable, le CI a pour but de sauvegarder le patrimoine et
d’améliorer la performance 9 ». Pour Benoît Pigé « Le contrôle interne est l’ ensemble des
systèmes de contrôle ,établis par les dirigeants pour conduire l’ activité de l’ entreprise d’ une
8 Benoit Pigé, « Audit et contrôle interne », éditions EMS, 2011, P12
9 Mikol A., « Le contrôle interne »,1
ere édition, 1998,127 pages, P7
- 13 -
manière ordonnée ,pour assurer le maintien et l’ intégrité des actifs ,et fiabiliser ,autant que
possible , les flux d’information ».
Il est remarqué que toutes les définitions insistent notamment sur deux aspects : la recherche
de la protection du patrimoine et la recherche de la fiabilité de l’information financière.
2-2 Objectif
Comme tous les systèmes au niveau d’une Organisation, le SCI a aussi son propre objectif
.Il ressort de toutes les définitions, évoquées par les grands auteurs, les objectifs 1 assignés à
un bon CI : La recherche de la protection du patrimoine, La fiabilité des informations
financières, L’application des instructions de la direction, L’efficacité opérationnelle des
opérations et l’amélioration de la performance 10 .
2-2-1La protection du patrimoine
Les premiers énoncés de la règle parlaient de « la sécurité des actifs », en effet un bon SCI
doit viser à préserver le patrimoine de l’entreprise. Mais il faut étendre la notion et
comprendre par là non seulement des actifs immobilisés de toute nature, les stocks, les actifs
immatériels, mais également deux autres éléments non moins essentiels :
• les hommes, qui constituent l’élément le plus précieux du patrimoine de l’entreprise ;
• l’image de l’entreprise qui peut se trouver détruite par un incident fortuit dû à une
mauvaise maîtrise des opérations.
Enfin, et pour être complet, on peut ajouter dans la liste des actifs qui doivent être
valablement protégés par le SCI, la technologie ainsi que les informations confidentielles de
l’entité.
2-2-2 La fiabilité des informations financières
L’image de l’entreprise se reflète dans les informations qu’elle donne à l’extérieur et qui
concernent ses activités et ses performances .Il est nécessaire que tout soit en place pour que
« la machine à fabriquer des informations » fonctionne sans erreur et sans omission, et ce
aussi bien dans les secteurs techniques et commerciaux que dans le domaine financier. Et plus
précisément, ces contrôles internes doivent permettre à la chaine des informations d’être
fiables et vérifiables, exhaustives, pertinentes et disponibles.
2-2-3 L’application des instructions de la direction
La majorité des objectifs du CI converge vers la maitrise des activités et le pilotage
efficace de l’Organisation. Ainsi, le CI institue dans l’entreprise une culture d’autocontrôle à
savoir la vérification par chaque collaborateur de la qualité et de la conformité de son travail.
10
Jacques Renard, théorie et pratique de l’Audit interne, 7 e édition, 468 pages
- 14 -
2-2-4 L’efficacité et l’efficience des opérations
C’est le quatrième objectif permanent du CI, dont la prise en compte est appréciée par les
auditeurs. Le contrôle interne est à l’ origine d’ un allégement général des tâches tout en
maintenant un niveau de sécurité élevé par l’analyse des procédures et circuits des documents,
par la mise en évidence des faiblesses de l’entreprise.
Réaliser ces quatre objectifs c’est une option sérieuse sur la bonne maîtrise des activités.
On peut dire, en ce sens, que les quatre objectifs du CI donnent à la définition du concept sa
dimension opérationnelle.
2-3 Les principes généraux du contrôle interne
Un bon contrôle interne repose sur un certain nombre de règle de conduite dont le respect
lui conférera une qualité satisfaisante. Le CI s’appui sur les principes suivants : l’organisation,
l’intégration, la permanence, l’universalité, l’indépendance, l’information et l’harmonie. (cf.
annexe II).
Après avoir exposé les matériels utilisés constitués par les données collectées au sein de l’
ONG CITE et les théories de base relatives, la suite du travail consiste à essayer de les
combiner pour répondre à la problématique qui est de démontrer que le contrôle interne
permet de protéger le patrimoine et d’ assurer l’ application effective des instructions de la
direction. La deuxième section sera donc consacrée à la méthodologie qui permettra de traiter
scientifiquement toutes les données reçues afin d’aboutir aux résultats attendus.
- 15 -
CHAPITRE II DESCRIPTION DES METHODES
La maîtrise des processus de gestion et les procédures comptables sont incontournables
pour assurer la pérennité de l’entreprise. Pour cela, la mise en place des procédures de CI de
gestion et des processus doit être la préoccupation permanente des dirigeants de l’entreprise
pour que ses ressources soient performantes. Dans ce cas, ce chapitre est destiné à présenter
les différents outils d’analyse de CI. Alors ce chapitre propose le plan suivant : la première
section est consacrée à la démarche d’évaluation du contrôle interne et vérification des
hypothèses, la seconde section nous permet de voir les outils de collecte de données et la
troisième section insiste sur les outils d’analyses et d’évaluation du système.
Section 1 Démarche d’évaluation du contrôle interne et vérification des hypothèses
Cette démarche consiste à présenter la succession des travaux depuis notre premier contact
avec les responsables de l’ONG jusqu’ à l’évaluation définitive du contrôle interne de cet
organisme. Cette dernière évoque aussi la vérification de nos hypothèses de départ.
1-1 Prise de connaissance de l’Organisation
La prise de connaissance de l’entreprise est l’étape la plus importante pour un contrôleur.
Elle permet d’avoir une vision plus claire sur l’ensemble d’informations, depuis l’initiation
d’une opération jusqu’à la traduction dans les comptes annuels de l’entreprise. Cette prise de
connaissance est exécutée à travers trois étapes : Une prise de connaissance de la
documentation standard externe liée à l’ONG et à son antenne, des entretiens avec les
principaux responsables de l’ONG afin de comprendre leur pilotage de processus de contrôle
interne et une visite des lieux, plus la collecte des documents internes de l’organisme (derniers
rapports d’activité, organigramme, livres des procédures).
1-2. Description du système
La description du système consiste à décrire les procédures étudiées afin de comprendre
leur fonctionnement. Cette opération nécessite l’utilisation des outils de description comme le
DCD. La partie résultat de ce mémoire contiendra cette phase.
1-3 Vérification de l’existence du système (tests de conformité).
Cette vérification permet au contrôleur de s’assurer l’application de la procédure prévue
par l’entreprise. Celle-ci se fait sur la base des documents utilisés dans la procédure même
(bon de commande, etc.).
Cette première évaluation constitue une phase très importante du contrôle interne. Elle
permet de se faire une opinion sur la qualité des procédures. Elle permet également
d’identifier les points forts et les points faibles dus à la conception des procédures et de se
- 16 -
rapprocher auprès des personnes qui interviennent dans le déroulement des opérations, de
fournir les informations si nécessaires afin de pouvoir remplir le questionnaire de contrôle
interne. Les points faibles vont être pris en compte dans le programme de contrôle afin de
faire des recommandations pertinentes. Les forces quant à elles feront l’objet de permanence.
Ce dernier consiste à vérifier que les points forts théoriques identifiés se vérifient en pratique,
et qu’ils sont appliqués de façon permanente. A l’issu de ce test on obtient les faiblesses
d’application ainsi une évaluation définitive est ensuite envisagée.
1-5 L’évaluation définitive
L’évaluation définitive fait la synthèse des points faibles de conception décelés à l’issu du
test d’évaluation préliminaire; d’application relevés de permanence. Cette synthèse va
permettre de faire une appréciation qualitative des risques et de suggérer des actions
correctives décider de la confiance accordée au contrôle interne. La troisième partie du
mémoire précise cette sous section qui essaye de répondre à la problématique de départ.
Cette section présente la démarche méthodologique. Par contre, la section suivante montre les
outils nécessaires pour collecter les données nécessaires.
Section 2 Outils de collecte des données
Pour élaborer ce mémoire, nous avons utilisé quelques outils pour pouvoir collecter les
données nécessaires au traitement de la partie résultat de ce travail comme l’entretien, le
questionnaire d’enquête et la recherche bibliographique.
2-1 Entretien
Durant notre visite au sein de l’ONG, nous avons interviewé des responsables appartenant
au service financier du CITE siège et les équipes de l’antenne Analakely, cet entretien
consiste donc à interroger les personnes internes de l’établissement. Ceci est dans le but de
collecter les informations qui nous semblent utile, de savoir également les démarches.
Il est très difficile d’enquêter tous les responsables de cette Organisation et c’est pourquoi
qu’il il est nécessaire d’exposer la mode d’échantillonnage établie pour collecter les données
dans la partie résultat de ce mémoire. La sous section suivante met donc l’accent sur cet
échantillonnage.
2-1-1 Mode d’échantillonnage
Au sein de l’ONG CITE siège et antenne Analakely, l’effectif du personnel s’élève à 95
personnes. Durant nos cinq semaines de visite, nous avons interviewé des responsables au
sein de ces deux branches. Pour recueillir des informations sur une population statistique (le
personnel du CITE), on dispose deux méthodes à savoir la méthode exhaustive ou
- 17 -
recensement et la méthode des sondages. Dans ce mémoire, nous avons adopté la deuxième
méthode.
Lorsqu’ on effectue un sondage, on ne peut aboutir à une connaissance parfait des
paramètres de la population totale ; en effet, on n’étudie qu’une fraction de la population 11 . La
méthode d’échantillonnage utilisée est le sondage systématique.
2-1-2 Sondage systématique
Après avoir déterminé la taille de l’échantillon nécessaire pour la précision cherchée,
nous avons prélevé systématiquement trente et un individus parmi le personnel du CITE dont
dix personnes au niveau de l’antenne et vingt et un individus au niveau du siège durant la
description et l’évaluation du système.
Tableau n°3 : Nombres des personnes enquêtées
Types Description Evaluation
Source : Auteur, Année 2013
Le premier outil de collecte des données utilisé dans ce mémoire est l’entretien. Le second
outil est la recherche bibliographique. La sous section suivante met donc en exergue les
différents centres que nous avons visités pour l’élaboration de ce travail.
2-2 La recherche bibliographique
Cette méthode permet d’obtenir des informations pertinentes reliées au sujet. Les
ouvrages auprès de la Bibliothèque Universitaire BU, centre de bibliothèque Saint Paul
Ampefiloha Ambodirano et au sein du CITE même nous ont beaucoup aidé à la réalisation du
mémoire. Les données collectées seront donc analysées dans la partie discussions et
recommandations. Pour cela la section suivante est destinée à présenter les outils d’analyses.
Section 3 Outils d’analyse et d’évaluation du système
Pour pouvoir analyser les réalités existantes au sein de l’ONG, nous avons, dans ce
mémoire, utilisé quelques outils lesquels nous ont permis de traiter les données qui sont
indispensables. Nous avons employé le QCI, le tableau d’évaluation du système, le
Diagramme de circulation des documents ; le test de conformité et test de permanence de
permanence et l’analyse SWOT.
11
- 18 -
3-1Questionnaire de contrôle interne
Le QCI est un outil complémentaire du DCD dans l’évaluation du CI. C’est un
questionnaire employé pour évaluer le CI. Il permet de s’interroger sur l’aptitude du système à
répondre aux objectifs du CI spécifique à chaque cycle étudié. Le QCI est composé de
questions préétablies relatives à chaque cycle étudié d’activité de l’entreprise. C’est donc un
guide standard qui nécessite des adaptations afin de pouvoir répondre de façon adéquate aux
objectifs fixés 12 .
Objectifs-questions : cette partie correspond aux questions se rapportant à chaque objectif du
CI sur le cycle considéré ;
Réponse OUI : Situation favorable, les réponses OUI font l’objet d’un sondage de vérification
du fonctionnement du système ;
Réponse NON : Situation défavorable, toutes réponses NON en fonction de la gravité de
problème doit être reprise et commenté sur la feuille d’évaluation du système ;
Réponse NON APPLICABLE signifie que la question n’est pas apte
3-2 Diagramme de circulation des documents
Le diagramme de circulation ou flow chart est un instrument de description des
procédures. Il permet de représenter la circulation des documents entre les différentes
fonctions et les responsabilités, d’indiquer leur origine et leur destination, et donc de donner
une vision complète du cheminement des informations et de leur support. La méthode
schématise toutes les opérations, et chaque opération est matérialisée par un symbole
différent. La circulation quant à elle, indique des flèches qui traversent les entités concernées.
3-3 les tests d’appréciation du CI
L’appréciation du CI est une phase passée par les auditeurs dans sa mission d’audit. Dans
ce mémoire, nous avons effectué un test de conformité et permanence 13
de quelques
3-3-1Test de conformité
Le test de conformité ou de compréhension des procédures et des points clés mis en place
est juste. Il consiste à mettre en œuvre des tests de cheminement permettant de dérouler une
procédure complète à partir de quelques opérations sélectionnées. Il permet aussi de réaliser
des tests spécifiques sur des procédures particulières paraissant plus claires dans l’ONG.
12
Cour de contrôle interne 2011-2012Monsieur RAKOTONIAINA Barry, option Audit et contrôle, département
Gestion, faculté DEGS, Université é d’Antananarivo 13
MIKOL A, le contrôle interne, 1 ere
édition, paris, 1998 ,127 pages, P94
- 19 -
Après avoir évalué l’existence d’un dispositif du CI, la vérification de la permanence de ce
dispositif est nécessaire pour assurer la fiabilité du SCI
3- 3-2 Test de permanence
Ce test consiste à vérifier que les manuels des procédures établies par la direction du CITE
sont effectivement appliqués d’une manière permanente. En d’autre terme, le test de
permanence consiste à s’assurer l’application permanente de conformité des procédures par
des opérationnels. Ces deux tests sont, le plus souvent, présentés sous forme d’un tableau
détaillé. Ils seront utilisés dans la partie ultérieure, la partie discussions et recommandations.
3-4 Tableaux d’évaluation du système
Ce tableau qui résume l’ ensemble des constats (forces et faiblesses) décelés à l’ aide des
différents outils développés plus haut ( les test de conformité ,le DCD ,les QCI) intègre les
analyses suivantes: les forces du système de contrôle, les faiblesses du système de contrôle,
les effets possibles de ces faiblesses sur le programme d’ audit des comptes, les
recommandations à faire à l’ entreprise.
3-5 L’analyse SWOT
L’analyse FFOM (Force, Faiblesse, Opportunité et Menace) est une méthode d’analyse de
contexte stratégique .Elle permet d’identifier les forces et faiblesses internes d’une entité, les
opportunités d’évaluation ainsi que les menaces susceptibles d’affecter sa raison d’être ou de
compromettre l’atteinte de ses objectifs. Pour ce mémoire, nous l’utilisons comme outils
d’analyse en vue de décortiquer les résultats et de leur faire sortir les idées essentiels qu’elles
ont des impacts positifs ou négatifs sur le thème. Puisque l’étude concerne l’interne de
l’Organisation, par conséquent, nous n’avons pas pu utiliser le diagnostic externe c’est à dire
les opportunités et les menaces dans la partie analyse de ce travail. C’est aussi pour orienter
nos recommandations.
Pour terminer cette première partie, nous allons voir la répartition de nos travaux dans le
temps depuis la documentation jusqu’ au dépôt de la version finale de ce mémoire. Il s’agit
d’un chronogramme des activités. L’étude effectuée a été réalisée selon un calendrier bien
précis et divisé en plusieurs parties en commençant par la documentation. Elle a pris
beaucoup de temps et a été renflouée tout au long du mémoire. Puis par la visite sur terrain
qui s’est faite après la négociation avec les responsables du CITE. Et enfin la rédaction du
mémoire qui n’a pu être définie temporellement car elle a été effectué au fur et à mesure des
données reçu auprès de l’Organisation visitée.
Pour bien planifier notre étude nous avons organisé notre travail à un niveau plus détaillé
notamment sur quelques points détaillés dans la figure ci- dessous.
- 20 -
CHRONOGRAMME DES ACTIVITES
Documentation
Conclusion partielle
En résumé de cette première partie, nous avons pu établir une méthodologie de
recherche et de collecte de données fiables. Nous avons défini la zone d’étude qui est l’ONG
CITE œuvrant dans le domaine de documentation, d’information et d’accompagnement des
TPE. L’étude se porte sur l’évaluation de ces cycles achat, vente et trésorerie en utilisant des
outils d’analyse et de traitement de données comme le QCI, le DCD, le test de conformité et
de permanence ainsi que le diagnostic SWOT. Nous avons pu aussi définir le système de
contrôle interne proprement dite et donner quelques propositions à ce propos. Pour mener à
bien les autres parties de cette étude, nous avons défini dans cette partie la démarche
méthodologique du travail. La méthodologie appliquée nous a permis de collecter certaines
données, ces données sont présentées sous forme de résultats obtenus dans la partie suivante.
- 21 -
PARTIE II : RESULTATS Cette seconde partie constitue la partie analytique du mémoire, elle est indispensable à
sa réalisation. Elle est divisée en trois chapitres dont la première correspond au cycle achat de
l’ONG. Dans ce chapitre se trouve la description du système. Cette description commence
par le déclenchement de la commande et se termine par la présentation de ces opérations dans
un diagramme.
Le deuxième chapitre s’agit du cycle vente de l’ONG. Ce chapitre se divise en deux
sections à savoir la description du cycle vente et les différents types de vente au sein de
l’ONG CITE.
Le dernier chapitre de cette partie est consacré au cycle trésorerie. Il est composé par deux
sections dont premièrement les opérations de base de trésorerie, deuxièmement la
budgétisation d’un projet effectué par le CITE durant un exercice comptable.
- 22 -
CHAPITRE1 CYCLE ACHAT
Les informations présentées dans ce chapitre sont obtenues auprès des différents
responsables au sein de l’ONG CITE siège et antenne Analakely. Elles sont limitées aux
données qui sont rattachées directement au thème étudié. Elles sont présentées tout
simplement sans être analysées.
Les achats effectués par le siège se divisent, généralement, en deux catégories.
Premièrement les gros achats financés par les bailleurs, deuxièmement ceux du
fonctionnement réalisé par le CITE même comme les achats de fourniture de bureau,
consommable informatique, etc.
Ce présent chapitre insiste sur le processus d’achat suivi par le CITE durant ses achats et,
pour la deuxième section, le diagramme de circulation des documents se rapportant à cette
transaction.
Section1 Description du cycle achat
Pour s’approvisionner, le CITE suit quelques étapes afin d’améliorer son système d’achat.
Tout d’abord, les demandes venant des services demandeurs (service initiateur) fait naître la
commande. Ensuite l’achat ne sera effectué qu’auprès des fournisseurs sélectionnés. Après la
consultation du meilleur fournisseur, le logisticien prépare la commande. A l’arrivé des
marchandises, le service initiateur doit vérifier la conformité des produits commandés avec les
livrés. Enfin, la dernière opération consiste à enregistrer la transaction.
Voici donc le processus d’achat de cette Organisation :
Figure n°2 : Processus d’achat
Source : Personnel du CITE, Année2013
Déclenchement
marchandises
Enregistrement
- 23 -
La procédure commence par la détection de la commande, suivi d’une consultation de la
liste fournisseur, ensuite de la négociation, l’opération suivante concerne l’élaboration de la
commande, enchaîné par la passation de la commande et la réception de la marchandise et
enfin l’enregistrement comptable.
1-1Déclenchement des commandes
Les achats sont passés après la constatation des manques au niveau des différents
services ou demande venant des antennes. Ces organismes qui sont l’origine de la demande
s’appellent service initiateur. Ce dernier va consulter ensuite le logisticien celui-ci est le
responsable de l’achat.
1-2 Consultation de la liste de fournisseur
Le logisticien s’occupe de la consultation et choix du fournisseur. Il a en sa possession
une liste de fournisseurs. A chaque approvisionnement, ce responsable doit, impérativement,
consulter la liste. Cette fiche fournisseur facilite également le choix du fournisseur adéquat.
En effet, si le fournisseur figure dans la liste, cela signifie que l’on a déjà passé au moins une
commande avec ce fournisseur.
Après la consultation et le choix du fournisseur, il va établir les trois exemplaires de bon
de commande qui seront envoyés respectivement au fournisseur, au service comptabilité et au
niveau du service même. Le premier bon de commande, BC pour le fournisseur sera approuvé
par la Directrice avant la passation de la commande.
Le logisticien, responsable de l’achat, doit établir le bon de commande dans lequel se
trouve les éléments suivants : le numéro du document, la date et l’objet du document, son
imputation c'est-à-dire sa référence de compte pour la comptabilité, les prix et quantité des
marchandises achetés, les modalités de paiement et le signe qui marque l’approbation du
document.
1-3 Passation de la commande
Dans la plus part des cas, l’ONG CITE passe la commande par voie internet ou par fax.
La commande sera datée et numérotée avant son envoi au fournisseur. Le CITE reçoit par la
suite un imprimé du fournisseur confirmant à l’ONG l’exécution de la commande dans le
délai figurant dans le contrat d’achat. Cette confirmation donne une assurance sur la quantité
et le délai de livraison de la marchandise.
1-4 Réception des marchandises et enregistrement
Pendant la livraison, le service initiateur est avisé et a eu le bon de livraison(BL)
correspondant à la transaction. Ensuite, il vérifie la conformité des marchandises livrées avec
les conditions établies dans le bon de commande. Le deuxième BC (BC gardé dans le service
- 24 -
initiateur), et le BL sont classés par le titulaire d’activité jusqu’ à l’arrivé de la facture venant
du fournisseur.
1-5 Paiement du fournisseur
A l’arrivé de la facture, le service accueil prend charge de la numérotation et le tampon de
ce document d’achat. Ensuite l’accueil avise le service initiateur qui avait classé les deux
autre documents (BC n°2 et le BL). Il revérifie les trois documents avant que le service
accueil les expédie au service comptabilité pour matérialiser l’enregistrement comptable.
La procédure d’achat suit donc diverses étapes telles que la préparation du bon de
commande, la sélection du fournisseur, l’approbation de la Bon de Commande, son
expédition, la réception et la vérification des biens achetés, la comptabilisation et la
constations de dette fournisseur. Pour cela, il est nécessaire de présenter ces éléments dans un
diagramme de circulation des documents.
Section 2 Diagramme de circulation des documents du cycle achat
Le tableau suivant montre le processus suivi par tous les documents utilisés durant un
achat effectué par le CITE. On peut le lire soit de gauche à droite c’est à dire les services
intervenant, soit de haut en bas ou de l’initiation de commande jusqu’ à l’enregistrement de la
facture correspondante. Les symboles incluant dans le tableau seront présenté dans la partie
Annexe. (cf. Annexe V)
Figure n°3: Diagramme de circulation des documents du cycle achat
OPERATION
Source : Auteur, Année 2013
Après avoir présenté les résultats concernant le cycle achat de l’ONG, nous allons entamer
ensuite le cycle vente de cette Organisation. Dans ce cycle, l’auditeur accentue le contrôle sur
l’organisation mise en place et notamment aux différents services intervenants dans les
opérations ventes, à leur attributions respectives et à leur place dans l’organisation générale de
l’ONG.
CHAPITRE 2 CYCLE VENTE
Le cycle vente se rapporte aux ventes des produits fabriqués par l’entreprise (livres, etc.)
et des prestations de service (accompagnement, formation, etc.). Les phases du processus de
vente se présente comme suit : l’acceptation, le traitement et l’exécution de la commande, la
facturation, l’enregistrement des factures, le suivi des comptes clients et le suivi des
encaissements.
Section 1 Description du cycle vente
Comme tous les cycles, il existe un processus d’opération que le CITE suive lors
d’une vente qu’il effectue. Ce cycle commence par la réception de la commande venant des
clients, enchaîné par l’approbation de cette commande, continué par la facturation et le calcul
des prix et, le cycle se termine par l’enregistrement de la transaction et le suivi des
encaissements.
2-1 Réception des commandes
Les clients, TPE et autres clients, doivent soumettre sa demande auprès d’un responsable.
Celui-ci doit approuver les conditions requises concernant la commande. Avant même la
transaction, il existe un suivi dans lequel le responsable concerné analyse la solvabilité de ces
clients demandeurs.
2-2 Approbation de la commande
Après la réception de la commande par le service accueil, celui-ci doit l’envoyer auprès
de la direction générale afin d’évaluer la solvabilité de ce client et d’évaluer la quantité
disponible de la marchandise. Il existe deux cas pouvant se produire lors de cette opération :
soit la direction atteste la commande et elle donne au service comptabilité l’autorisation de
préparer la commande, soit elle n’atteste pas la transaction et ceci met fin le processus
d’opération. Dans le premier cas, suite à cette acceptation, le service comptabilité doit établir
un bon de livraison lequel sera expédié avec les marchandises préparées.
2-3 Evaluation de la procédure de facturation
Apres la conclusion du contrat de vente, un responsable du service facturation établie
rapidement la facture correspondante à la transaction. Ce responsable doit assurer la régularité
de la facture. La personne chargée de cette tâche varie selon la nature de la vente.
2-4 Politique et calcul du prix
Un système de réduction commerciale (RRRA sur vente) ne s’applique pas dans l’ONG.
Un Employé s’occupe de la fiabilité et la conformité du calcul afin de vérifier la facture
correspondante avant de la transmettre au client concerné et avant même le classement
définitif.
- 27 -
2-5 Procédure d’enregistrement
Le service comptabilité utilise deux procédés pour l’enregistrement des factures et
autre document que sont le traitement par le système informatique et l’exécution manuel. Le
choix dépend de la nature et volume de la transaction.
2-6 Suivi des encaissements
Au sein de l’ONG CITE, la séparation entre la fonction suivi des comptes client et le
service trésorerie n’est pas clairement définie parce que le responsable se charge à la fois du
suivi des encaissements et de sa propre service, la trésorerie. Concernant l’encaissement, il
existe trois étapes d’opération effectuée par le département financier. La première étape
concerne la réception des fonds encaissés ; la deuxième consiste à enregistrer ces fonds dans
le journal de l’entreprise et la troisième est destinée pour le contrôle.
En résumé, le processus de vente effectué par le CITE comprend, normalement, les
opérations citées ci-dessus. Ces opérations peuvent se présenter par un diagramme. Ce
diagramme montre la circulation physique des documents et la circulation des informations
venant de les dites documents.
Figure n°4 : Diagramme de circulation de documents du cycle vente
DESCRIPTION DES
niveau du CITE
Source : Auteur, Année 2013
Après avoir présenté les étapes suivies par le CITE lors d’une vente, il est mieux de
rappeler les sortes de vente effectuées par l’organe de direction de l’ONG pour alimenter sa
caisse.
Section 2 Ventes effectuées par le CITE
La vente effectuée par le CITE comprend les contrats programmes, les ventes directes
P
2-1 Les « contrats programmes»
Ce type de vente regroupe les contrats acquis sur appel à proposition et qui sont assimilés
en terme comptable à des subventions. Ils sont attribués suite à un processus
concurrentiel. Ils permettent de financer certains coûts des services offerts par le CITE, des
coûts de fonctionnements et quelques investissements (matériels informatiques, etc.). Dans
la plupart de ces contrats programmes, le CITE apporte un cofinancement, en valorisant
ses ressources humaines le plus souvent.
2-2 Les ventes directes de produits / services
Ce sont les recettes issues des ventes des services standards du CITE, l’offre intégrée
de services proposées par le siège et les antennes aux TPE et leurs groupements. En termes de
produits, il s’agit essentiellement de la vente des ouvrages. Vu le pouvoir d’achats des clients
ciblés, ces services sont vendus à des prix presque coûtants ; une partie de leurs coûts est
souvent, soit supportée par les « grands contrats », soit par le CITE.
2-3La vente d’expertises
C’est la vente d’un certain nombre d’expertises au sein du CITE (ingénierie de
formation, études, mise en place d’observatoire, etc.). Elles se distinguent des ventes directes
de produits / services car elles sont adressées à des clients, privés ou publics, à la recherche
d’experts, et les prix proposés par le Cite s’alignent aux prix de l’expertise nationale, voire
internationale le cas échéant. Ces produits de prestations ont toujours permis de
rééquilibrer les recettes face à la diminution des contrats de subvention.
L’évolution de la répartition des ressources financières du Cite en 2 ans est plutôt
positive. En effet, On note une nette augmentation des recettes propres issues des ventes de
produits / services et expertises : 36% en 2011, contre 17% en 2010. La capacité du Cite à
générer des recettes par ses activités a doublé. Cela est rassurant, mais surtout, c’est ce qui a
permis au Cite de faire face à la baisse des ressources externes. Dans cette évolution, ce sont
surtout les ventes d’expertises qui ont nettement accru : de 8% à 26% des ressources
financières totales. (cf. annexe VI)
Ce présent chapitre expose le cycle vente du CITE. Par contre le prochain chapitre sera
destiné à évoquer les éléments concernant le cycle trésorerie de l’ONG. Dans ce chapitre, on
présentera l’organigramme du département administratif et financier. Celui-ci est l’acteur
principal de ce cycle. La dernière section de ce chapitre évoque la budgétisation d’un projet à
monter.
- 30 -
CHAPITRE III CYCLE TRESORERIE
L’analyse de ce cycle est vraiment importante pour toutes Organisations. Les deux
cycles précédentes (cycle achat et vente) dépendent de la bonne gestion et du contrôle de ce
cycle. Dans une transaction, le cycle trésorerie intervient toujours soit au début soit à la fin de
la transaction. Pour cela, la trésorerie constitue la clé de voûte de tout compte car elle permet
de valider l’ensemble des transactions ayant généré un mouvement de trésorerie.
La trésorerie est un outil fondamental non seulement pour l’exercice présent mais
également et surtout dans une perspective dynamique de contrôle pluriannuel des comptes.
Les opérations liées à ce cycle sont évidemment les décaissements et les encaissements. A
noter que ces opérations sont faites soit par banque soit par caisse.
Pour l’ONG CITE, un approvisionnement de la caisse ou de la banque, le règlement de la
facture par un client, la réception des subventions, les ventes d’éditions, la vente de prestation
de service constituent l’opération d’encaissement. Par contre, les opérations de décaissement
peuvent être le paiement de la facture des fournisseurs, l’approvisionnement des fournitures
de bureau ; paiement des salaires du personnel.
Les paramètres concernant le cycle trésorerie sont nombreux mais, dans ce mémoire,
nous avons étudiés, pour le cas de l’ONG, la vérification des pièces, le dépôt en banque, le
manuel des procédures et la budgétisation d’un projet.
Section 1 Opérations de base du cycle trésorerie
Avant de présenter ces opérations, il est normal de présenter l’organigramme
administratif et comptable de l’ONG CITE dans le but de donner un éclaircissement sur les
relations entre les responsables au sein de ce département.
Ci- après donc l’organigramme de l’organisation comptable de ce département.
Figure n°5 : Organigramme administratif et