EVALUAR COLECCIONES DEBE RESPONDER A UN ENTORNO

CAMBIANTEEn Bibliotecas Universitarias

En nuestra sesión del día de hoy, en mejores prácticas, hablaremos de los fundamentos de la evaluación de colecciones, de las distintas metodologías existentes para ello, además, de proponer algunas reflexiones en torno al tema, sin perder de vista que la evaluación de colecciones requiere una constante adaptación a un entorno de cambio incesante en la orientación del conocimiento, en la disponibilidad de soportes de la información y, sobre todo, en las necesidades y expectativas de los distintos tipos de usuarios.

“Pues bien, he aquí donde veo yo surgir la nueva misión del bibliotecario, incomparablemente superior a todas las anteriores. Hasta ahora se ha ocupado principalmente del libro como cosa, como objeto material. Desde hoy tendrá que atender al libro como función viviente: habrá de ejercer la policía sobre el libro y hacerse domador del libro enfurecido”.

Ortega y Gasset

CONCEPTOS ASOCIADOS

COLECCIONES La American Library Association la define como el

conjunto de materiales bibliotecarios que la biblioteca pone a disposición de los usuarios. Hoy en día, se considera que la colección de una biblioteca es la suma de los fondos ubicados físicamente en ella más la colección accesible por medios informáticos y telemáticos.

CONCEPTOS ASOCIADOS

GESTIÓN O DESARROLLO DE COLECCIONES• Es un proceso que requiere del establecimiento de unas

políticas y procedimientos que sirvan como guía para la selección, adquisición y evaluación de los recursos en una unidad de información …

• Es un objeto prioritario de la biblioteca que busca coordinar y facilitar las cuestiones relativas a la colección de la biblioteca en lo referente a la política de selección, adquisición y expurgo de los fondos, control del presupuesto, evaluación del acceso y uso, políticas de preservación y conservación de todo tipo de materiales.

• Este concepto implica la determinación previa de las características de la unidad de información, la postulación de objetivos en concordancia con las aspiraciones de la comunidad de usuarios a la que se pretende servir, la evaluación de la colección a intervalos regulares, para descartar o relegar los materiales de poco o ningún uso y detectar necesidades de información no satisfechas, y, sobre todo, la búsqueda de procedimientos para satisfacerlas, tanto con fondos documentales propios como mediante convenios para uso compartido.

En la actualidad, se prefiere hablar de “gestión de colecciones”, en un enfoque más abarcador, que suma temáticas de conservación y preservación de materiales, la previsión para casos de desastre y aspectos relacionados con la libertad intelectual. (Amelia Aguado de Costa)

EVALUACIÓN DE COLECCIONES

DEFINICIÓN

• El término “evaluación” se relaciona semánticamente con “valoración”.

• En el nivel más básico, el término significa el análisis de la calidad intrínseca de los fondos en la propiedad de una biblioteca.

DEFINICIÓN

• Relacionado con las unidades de información, se habla de evaluación cuando se establece un punto de comparación para determinar la cercanía o la lejanía de las colecciones o servicios de la biblioteca respecto a ese punto de comparación.

• La evaluación de las colecciones está relacionada con el grado de idoneidad de una biblioteca, basándose en los tipos de materiales que almacena y el valor de cada documento en relación con los documentos no almacenados en la colección, a la comunidad de usuarios que atiende, y a los usuarios potenciales de la biblioteca” (Magrill and Corbin 1989: 120)

POR QUÉ Y PARA QUÉ EVALUAR

• Al referirnos a la evaluación de la biblioteca universitaria, se afirma lo siguiente:“Conocer los objetivos, inputs y outputs de los procesos, su rendimiento y el impacto que los programas desarrollados por la biblioteca han tenido sobre los usuarios es una necesidad fundamental para ajustar, cambiar, planificar y responder adecuadamente a la demanda”*

* La biblioteca universitaria eficaz: Directrices para la evaluación del rendimiento en bibliotecas universitarias: informe consultivo para HEFCE, SHEFC, HEFCW y DENI, por el Ad-hoc Group con Performance Indicators for Libraries, Joint Funding Council; traducción, introducción y notas, Miguel Duarte Barrionuevo. Cádiz: Universidad, 1999. P. 5.

• Sánchez de Moore nos dice que la razón para evaluar los recursos bibliográficos es de tipo administrativo y puede ser determinada por factores internos, externos o por su combinación**

Entre los factores internos menciona el propósito de conocer hasta qué grado se están cumpliendo los objetivos de la biblioteca.

Entre los externos están: determinar la capacidad de participación en un programa cooperativo, la adecuación a normas o la presión de los usuarios por mejores recursos y servicios.

** SANCHEZ DE MOORE, Stella. Evaluación cuantitativa y cualitativa de colecciones / Stella Sánchez de Moore // En: Información, Documentación y Desarrollo. – Bogotá. – Vol. 2, no. 3 (Jul.-Sep. 1980) p. 12

• Estaremos hablando de detectar los puntos fuertes y débiles de nuestra colección, con objeto de reforzar los primeros y de tomar decisiones también respecto a los segundos.

• Cualquier evaluación tiene como finalidad mejorar la situación existente, si los resultados estuvieran por debajo de lo esperado, o mantener el rumbo, si fueran satisfactorios.

CÓMO EVALUAR

1. La biblioteca debe procurar obtener un conocimiento, lo más detallado posible, de quiénes y cómo son sus usuarios.

2. La biblioteca debe haber decidido previamente – de acuerdo a su organización – cuál es su misión y cuáles sus metas y objetivos, especialmente aquellos referentes a fondos y servicios, de manera que, en todo momento, a lo largo del proceso pueda saberse que requerimientos de los usuarios se deben cubrir, cuáles se pueden cubrir y qué otros hay que reconducir hacia otras unidades de información.

3. La biblioteca debe haber establecido su propia política de desarrollo de colecciones, y habrá de asegurar la coherencia de éste y de todos los otros documentos y decisiones relacionadas con la colección.

4. El proceso de evaluación en si mismo habrá de ser cuidadosamente planificado en todos sus aspectos

1. Definir los objetivos de la evaluación2. Formular hipótesis de trabajo si las hay3. Establecer claramente destinatarios del documento4. Determinar los datos a obtener5. Seleccionar la metodología y recogida de los datos6. Seleccionar la metodología de análisis7. Definir la muestra a estudiar8. Prever la comparabilidad de los resultados9. Decidir la presentación de los resultados10. Documentar todo el proceso 11. Estimar los costos, duración y requisitos del personal

PERFIL DEL EVALUADOR DE COLECCIONES

• Amplio bagaje cultural• Habilidades en la búsqueda de información• Habilidades comunicativas• Capacidad de argumentación• Capacidad para la toma de decisiones• Disciplinado con el uso y manejo del tiempo• Mantener un interés y disciplina constante para

actualizarse en métodos y modelos• Capacidad de concentración

• Capacidad de negociación y resolución de conflictos• Conciencia del valor de la información y de los distintos

formatos que la soportan• Trascender a los mitos y temores• Tolerancia a la frustración

METODOS PARA LA EVALUACIÓN DE COLECCIONES

MÉTODOS CUANTITATIVOS Normas Tamaño de la colección

Estadísticas Documentos adquiridos

Comparación

MÉTODOS CUALITATIVOS Subjetivos Examen directo de coleccionesOpinión de usuarios

Listas básicas ComercialesInstitucionales

Estudios Bibliométricos Productividad Análisis de citas

OTROS MÉTODOS Costo – beneficioCosto – efectividadEstudios de utilización

BASADOS EN LA COLECCIÓN EN SI MISMA

COMPARACIÓN CON LISTAS

EXAMEN DIRECTO DE LA COLECCIÓN

USO DE ESTADISTICAS

APLICACIÓN DE NORMATIVAS

BASADOS EN EL USO DE LA COLECCIÓN

PRESTAMO USO O CONSULTA IN SITU DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ROTACIÓN EN LOS ESTANTES PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y SERVICIO DE

OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS OPINIÓN DE USUARIOS SIMULACIÓN DEL USO, O ANALISIS DE CITAS

COTIZACIÓN DE COLECCIONES BIBLIOTECARIAS

Cotización de colecciones bibliotecarias: fundamentos y procedimientos para una valoración. /Sarah T. Escobar Carballal. – 1ª. ed. – Buenos Aires: Alfagrama, 2006.

ESTRUCTURA DEL LIBRO

PRIMERA PARTE. FUNDAMENTOS TEÓRICOSTEMA I BASES Y FINES DEL ESTUDIOTEMA II METODOLOGÍA: ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS

SEGUNDA PARTE. CONCEPTOS Y CONTEXTOSTEMA III MISIÓN Y FUNCIONES DE LAS BIBLIOTECASTEMA IV LOS DOCUMENTOS Y LA INFORMACIÓN QUE

CONTIENEN TEMA V LAS CATEGORÍAS ECONÓMICAS: PRECIO, VALOR

Y COSTOS

TERCERA PARTE. VALORES PARA LA MEDICIÓNTEMA VI ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOSTEMA VII VALOR INTRÍNSECO: FUNDAMENTOS DE LA

VALORACIÓNTEMA VIII VARIABLES QUE MODIFICAN LOS RESULTADOSTEMA IX EJEMPLOS DE APLICACIÓN EN LA PRÁCTICATEMA X MEMORIA DOCUMENTAL: VALORACIÓN DE

COLECCIONES

CONSIDERACIONES FINALESBIBLIOGRAFÍA GENERAL

FUNDAMENTOS TEÓRICOSConsta de dos capítulos que introducen a los lectores en la

temática, orientan sobre la gestión y organización de los conocimientos que fundamentan la investigación. En ellos se resumen antecedentes y bases teóricas y metodológicas del estudio.

CONCEPTOS Y CONTEXTOSEstá integrado por tres temas dedicados a definir y

caracterizar los elementos y fenómenos que forman parte del servicio, los procesos y la gestión bibliotecaria o se relacionan con ella. Se explica su comportamiento en diferentes entornos sociales.

Los capítulos de la primera y segunda parte desarrollan temas que orientan a los lectores para que puedan formular sus propios proyectos de estudio.

VALORES PARA LA MEDICIÓNConsta de cinco temas que detallan los pasos de la

metodología para inventariar, evaluar y cotizar los documentos y las colecciones a las que pertenecen. En ellos se describen las variables y los indicadores que se usan para medir el valor y se presentan ejemplos que facilitan el razonamiento y permiten seguir paso a paso su aplicación.

TERCERA PARTE: VALORES PARA LA MEDICIÓN

La medición del valor se hizo teniendo en cuanta atributos, características y fenómenos de dos tipos:

o Valores fundamentalesSe apoyan en elementos clave de evaluación y son

decisivos para la determinación del valor.oValores complementarios Constituyen factores que pueden modificar la cantidad que

obtengan los documentos, aunque no es imprescindible tomarlos en cuenta en todos los casos.

Los valores fundamentales son:Valor intrínseco (VI)Es la base a partir de la cual se estructura la metodología

Valor patrimonial (VP)Valor histórico, testimonial, patriótico, familiar, emotivo o

sentimentalMartínez de Sousa destaca que existen tres formas de

valorar el patrimonio bibliográfico: criterio estético, visión histórica y valor económico.

Depreciación (D)Relacionado con las condiciones de deterioro o

envejecimiento de la información o los documentos que contengan dicha información.

Los valores complementarios se basan en el análisis de elementos que pueden afectar la valoración. Ellos son:

Volumen (V)Relacionado con las dimensiones de la obra

Valor agregado por los costos del trabajo bibliotecario (CTB)

Los costos del trabajo bibliotecario se agregan sólo a la valoración de colecciones patrimoniales o especiales cuyo objeto es su preservación como memoria

VARIABLE CARÁCTER ¿QUÉ MIDE? ¿CUÁNDO SE APLICA?

¿QUÉ REPRESENTA?

Valor intrínseco

Fundamental Factores que determinan la esencia de una obra: contenido, autoridad, edición y presentación.Trascendencia, originalidad y singularidad de la pieza.

Siempre Es punto de partida de la metodología y sirve de base al estudio.

Valor patrimonial

Fundamental Distinguen obras de significación especial para incrementar su valor• A piezas originales o raras•A obras notables que constituyen memoria documental del entorno de la institución

Cuando el valor intrínseco alcanza una cantidad mayor a lo establecido como norma.

Diferencia las obras valiosas y patrimoniales de las corrientes.

VARIABLE CARÁCTER ¿QUÉ MIDE? ¿CUÁNDO SE APLICA?

¿QUÉ REPRESENTA?

Volumen Complementaria Aumento del valor de acuerdo con dimensiones significativamente mayores que merezcan ser tomados en cuenta.

Cuando son mayores de lo normado.

Cambios en el valor por la importancia de su volumen.

Depreciación Fundamental Afectaciones de las obras por el paso del tiempo •Por envejecimiento del contenido•Por deterioro material

Cuando existe obsolescencia de acuerdo a lo normado.

Devaluación que sufren los documentos.

Valor agregado colecciones

Complementaria Gastos de la entidad que atesora por procesos técnicos, organización y preservación de los documentos.

Cuando se trata de colecciones patrimoniales

Costos de proceso y preservación.

INDICADORES QUE SE USAN PARA DETERMINAR EL VALOR INTRÍNSICO

Indicadores Evalúan Valoraciones con las que se relacionan

Contenido y autoridad •Calidad del contenido de la obra•Reconocimiento del autor

•Contenido esencial•Utilidad•Significación social y cultural

Edición •Excelencia de la casa editorial y su trabajo para la obra

Reconocimiento de autoridades principales de la Casa y colaboradores que intervienen en la producción de la obra

Presentación •Belleza y funcionalidad•Técnica y tecnología empleada

•Estética de ilustraciones y encuadernaciones•Organización funcional del contenido•Calidad de los materiales, recursos y técnicas de impresión

Originalidad y rareza •Importancia como memoria histórica o cultural•Escasez

•Rareza reconocida universalmente•Carácter patrimonial del territorio que abarca la institución.

Características de la producción de documentos que deben tomarse en cuenta al analizar su valor

Elementos que deben tomarse en cuenta

Características de su producción

Soporte material en el que se presentan • Anteriores a la creación del papel• Papel• Otros soportes

Contenido e importancia de la pieza Autoridad de autores y colaboradores para tratar sobre el tema contenido en la obra

Calidad y belleza de su producción Cuidado de la edición y presentación física

Originalidad y rareza Piezas originales, manufacturadas, anteriores a la creación de la imprenta o en sus etapas de introducción, que son raras, escasas y valiosas.

Singularidad, representatividad y trascendencia de la obra

• Por peculiaridades de su edición• Por su significación histórica y cultural• Por fenómenos naturales o sociales asociados al

marco histórico en que se produjo• Por ilustraciones, ornamentos, adiciones y

detalles curiosos relacionados con su producciónProducción local • Representatividad de la historia o la cultura del

entorno de la institución.

HOJA DE ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOSHOJA DE TRABAJO

Descripción bibliográfica _____________________________Datos generales de inventario, ubicación y revisión: _______Observaciones y operaciones pendientes de realizar: ________________________________________________________Descripción y análisis de cada variable e indicador

Categoría Valor

I. Valor intrínseco

Contenido y autoridad

Edición

Presentación

Originalidad y rareza

Resultado del valor intrínseco

II. Variable fundamental valor patrimonial.

Antigüedad y escasezIII. Variables complementaria volumen si es significativa su aplicación

IV. Depreciación Resultado final

CONCLUSIÓN

En función de los objetivos perseguidos por el proceso de evaluación, nos serán útiles unos u otros métodos, y a menudo combinaremos varios de ellos para obtener un retrato más exacto del valor de nuestra colección y de su grado de adecuación a las necesidades que nuestra biblioteca tiene la misión de cubrir.

La evaluación de las colecciones es la consecuencia obligada del establecimiento de una política de gestión de colecciones, dado que permite verificar si se cumplen las metas y los objetivos propuestos. Cualquiera sea el método (o los métodos) utilizado, a partir de los resultados de una evaluación, es posible introducir los cambios que se consideren necesarios.

GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA

Johana Andrea Gómez López