INSTRUMENTO DE EVALUACION ORGANIZACIONAL

INSTRUMENTO DE EVALUACION ORGANIZACIONAL

AREA I: GERENCIA.

I.1 Gerencia y Medio Ambiente (Planificacin Estratgico).

Principio Bsico:

La Institucin ha formulado su misin en forma clara: as como objetivos que sustenten sus acciones y resultados hacia la comunidad, los usuarios y trabajadores. As mismo, la institucin posee la informacin necesaria sobre la situacin y el desarrollo de condiciones del medio ambiente que ataen a sus operaciones.

Elementos a evaluar:

a. La institucin posee una misin que le permite comprender las caractersticas de su servicio en un horizonte de tiempo determinado. Dicha misin es bien conocido por el personal de la Institucin.La Institucin posee una visin y misin la cual es difundida en todos los niveles.

Estos son ratificados y/o renovados anualmente por su Consejo Nacional.

Misin

Formar y capacitar a las personas para empleos dignos y de alta productividad, en apoyo a la industria nacional en el contexto global, y para contribuir a la mejora de la calidad de vida de la sociedad.

Visin

En el ao 2013, el SENATI ha consolidado su posicin de liderazgo en el Per y Amrica Latina, en educacin para el desarrollo de la empleabilidad y de la competitividad de las unidades productivas.

b. La Institucin tiene identificados objetivos precisos a nivel de la comunidad, usuarios, trabajadores, as como la importancia del mejoramiento de la productividad y la calidad para el logro de aquellos. Dichos objetivos son conocidos en los niveles e instancias involucrados en su logro.Se tiene un Plan Estratgico para el periodo 2013 2016, donde se han plasmado los objetivos.Se tienen programas de bienestar social.

Auditoras externas de certificacin, ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

S; los objetivos estn difundidos y dados a conocer a todos nuestros colaboradores, tambin saben de la importancia del mejoramiento continuo, para los cuales se han formado comits de calidad. c. La Institucin posee un conocimiento del mbito (nacional e internacional) en el que esta inserto su servicio. Pudiendo identificarse: La organizacin conoce cul es el negocio de la institucin, esto est plasmado en la poltica institucional, pudiendo identificar cualquier usuario que ingrese a la pgina web de la institucin e igual forma cuando ingresan a la institucin. Conocimiento de usuarios actuales y potenciales.La organizacin tiene implementada la pagina web: http://www.senati.edu.pe/web/Donde se encuentra la informacin necesario de todos los servicios que brindamos a nivel nacional, tambin se cuenta con un acceso para todos los usuarios actuales. Conocimiento de regulaciones gubernamentales (tcnicas fiscales, sanitarias, laborales, etc.)Posee un departamento legal, y responsables de los sistemas de Gestin (Calidad, Ambiente y Seguridad)

Conocimiento de la tecnologa y sus tendencias e impactos.Las tendencias tecnolgicas en las empresas son dadas a conocer por los Consejos y Comisiones Consultivas.

As mismo la implementacin del sistema de educacin Dual, le permite tener contacto con los adelantos tecnolgicos que se desarrollan en las principales empresas del Per.d. La Institucin cuenta con una organizacin para el Proceso de Planificacin Estratgica en sus niveles de:

Formulacin/Difusin internaLa formulacin se realiza con la Direccin Nacional, Direcciones zonales y Gerencias.

EvaluacinSe realiza por medio de auditoras Internas y Externas.

AccionesPreventivas y correctivas, producto de las auditorias que se realizan.I.2 Direccin y Control

Principio Bsico:

La Institucin asume la responsabilidad y el liderazgo para la bsqueda generalizada y sistemtica de las mejoras de la productividad y calidad. La institucin en sus diferentes niveles desarrolla un estilo de direccin participativo y basado en datos (INDICADORES)

Elementos a evaluar:

a. En la Institucin se cuenta con indicadores de gestin de manera que todo anlisis se sustente en datos que grafiquen el logro de los objetivos y orienten la bsqueda de mejoras. La Institucin ha definido objetivos verticales y cuantificables.Se cuentas con Planes Operativos Anuales.Tiene indicadores de gestin cuantificables b. La responsabilidad en cuanto a la definicin, implantacin y seguimiento de las polticas y objetivos de productividad y calidad esta claramente asumida por parte de la institucin. Los responsables de los Sistemas de Gestin realizan el seguimiento permanente.

c. Existe una bsqueda generalizada y sistemtica de la mejora de productividad y calidad, insistiendo en el ciclo INNOVACION-MEJORAMIENTO-MANTENIMIENTO.Participacin permanente de concursos internacionales en innovacin, tanto de Instructores como de participantes.

d. La Institucin esta atento a ejercer un liderazgo en la motivacin y bsqueda de la mejora, se preocupa por mantener un clima laboral sano, participativo y estimulante.

Se ha instalado la gerencia de Recursos Humano y en zonal ancash se cuenta con un asistente social, contamos con plan de bienestar social.e. Estn definidazas prioridades en el logro de objetivos fijados.Se ha plasmado en el Plan Estratgico 2013 2016.

f. A nivel de la institucin se trabaja mancomunadamente en el logro de los objetivos de productividad y calidad. Se tiende a identificar y trabajar en las relaciones interfuncionales.Los Planes Operativos elaborados con los colaboradores, logrando as el compromiso con las metas propuestas.

g. Existen comits peridicos, con dinmicas participativas en los que se evalan el cumplimiento de los objetivos en base a los datos y comportamiento de los indicadores. Permanentemente se monitorea el logro mensual de metas.

AREA II: ORGANIZACIN, INFORMACION Y FUNCIONES.

II.1 Estructura funcional.

Principio Bsico:

La institucin tiene definidas las diversas funciones que posibilitan el desarrollo global, integral y estratgico de sus objetivos.

Elementos a Evaluar:

a. La institucin tiene una estructura organizativa flexible de acuerdo con sus objetivos:

Organigrama Si tiene su organigrama y su estructura organizativa

Responsabilidades

Se tiene definido la responsabilidad de cada puesto de trabajo y estn descritas en el manual de organizaciones y funciones.

Autonoma/Descentralizacin

Estamos descentralizados a nivel nacional Ciclo Productividad-Calidad(PDCA) Est especificado dentro de las directivas de la organizacin

b. Existe una descripcin de las funciones de las reas que componen la institucin, que prioriza el trabajo mancomunado para el logro de los objetivos:

Comits interfuncionales

Ideas-Fuerza.

Se tiene las funciones para cada puesto de trabajo y est plasmado en el Manual de Organizacin y Funciones..c. En el funcionamiento de la estructura funcional se puede apreciar el principio de satisfacer las necesidades vlidas del usuario o cliente interno/externo.Se cuenta con un sistema de quejas y reclamos, con el objetivo de hacer un feeback al sistema de gestin de calidad.II.2 Sistemas de Informacin.

Principio Bsico:

La institucin posee sistemas de informacin adecuados para el logrote sus diversos objetivos. Dichos sistemas en general cumplen con los atributos de confiabilidad, oportunidad, accesibilidad, etc.

Elementos a valuar:

a. La institucin para sus objetivos fundamentales indicadores y/o ndices que le permitan gerenciar por datos y tendencias, las variables que definen la calidad de su gestin, en lugar del yo creo y del inmediatismo en los distintos niveles de la organizacin. Contamos con un ERP llamado SINFO SENATI, lo cual nos reporta indicadores cuantitativos (cantidad de deudores, cantidad de stock,etc) e indicadores cualitativos (evaluacin de desempeo de los colaboradores).b. La institucin promueve el uso generalizado de tcnicas estadsticas, graficas y otras herramientas para el anlisis y la ejecucin de la mejora de indicadores. S, reportes de los indicadores son en su mayora son cuadros grficos con la finalidad de ayudarnos para analizar los datos.c. La institucin esta atenta a garantizar la CONFIABILIDAD Y PRECISION de los datos y resultados de sus sistemas de informacin:

Formatos de recoleccin.

Definicin del sistema de procesamiento y toma de decisiones.

Usuarios del sistema de Informacin convenientemente adiestrados.Se cuenta con personal altamente capacitado que hacen uso del ERP, se tiene formatos estandarizados para la recoleccin de datos y el procesamiento se realiza a travs del sistema de ERP. d. Los sistemas de informacin funcionan de manera eficiente, oportuna y accesible:

Eficiente:

Simplificar procedimientos.

Evitar duplicidades.

Evitar informacin no necesaria.Estamos en la mejora reingeniera de procesos, con el fin de que los procedimientos sean ms eficientes, se entregue de manera oportuna.Oportuna: La informacin esta disponible en el momento para la toma de decisiones.La mayora de la informacin se encuentra disponible para tomar una decisin.Accesible: La informacin esta procesada y consolidada a cada nivel, y se garantiza el acceso oportuno y segn el tipo de decisin para el nivel del personal involucrado.Se cuenta con accesos al sistema de informacin de acuerdo al grado de responsabilidad del personal.

II.3. Normalizacin

Principio Bsico:

La institucin posee una poltica y un sistema de normalizacin, que le permite permanentemente un proceso de racionalizacin integral de manera participativa.

Elementos a evaluar:

a. La institucin posee un sistema normalizado para los diversos sistemas de informacin y de procedimientos de la misma.Solo para algunos datos (metas, cantidad de asistencia)b. La institucin posee un sistema normalizado para el conjunto de servicios, procesos y materiales que le permite asegurar la calidad exigida por los usuarios.Si, todos los procesos estn estandarizadosc. La institucin participa en las instancias de discusin de las normas a nivel nacional que estn relacionadas con sus servicios. La institucin cuenta con la informacin de las principales normas que afectan a sus servicios a nivel nacional e internacional.Forma parte de INDECOPI en NTP de vehculos.

Realiza servicio de revisiones tcnicas.

AREA III: RECURSOS HUMANOS.III.1 Polticas.

Principio Bsico:

La institucin tiene como poltica que el Recurso Humano es el factor ms importante para la productividad y la calidad, por lo que constituye su principal capital.

Elementos a evaluar:

a. Dentro de los objetivos de la Institucin estn aquellos que tienen que ver con la calidad de vida del trabajador y el desarrollo de las potencialidades individuales y de grupo de sus trabajadores.Se tiene un programa de bienestar social.b. La institucin valora la antigedad como una ventaja.No, pero si valorar el grado de competencia que posee el trabajador para los distintos cargos dentro de la Organizacin.c. La institucin valora las actividades de capacitacin como una inversin. Tiene objetivos y metas que orientan el plan de capacitacin.Tienes objetivos dentro del plan de capacitacin anual, pero no incentiva las capacitaciones personales como inversin.d. En las descripciones de cargo a subordinados se insiste en las actividades de apoyo al desarrollo de las potencialidades del grupo de trabajo.Xxxxxxxxx En algunas veces se desarrolla el apoyo.e. La institucin propicia la revisin de las condiciones de remuneracin, de manera de seguir atrayendo recursos humanos de excelencia en el tramo de su competencia.No

III.2. Sistema de Administracin de personal.

Principio Bsico:

La Institucin posee una administracin de personal que esta atenta a garantizar la bsqueda, seleccin y permanencia del recurso humano idneo para sus actividades procurando satisfacer los diversos factores de su motivacin y el permanente mejoramiento de su calificacin. Elementos a evaluar:

a. La bsqueda y seleccin de personal esta basada en los requisitos de las descripciones de cargos, potencialidades de entrenamiento del solicitante y su facilidad de trabajar en equipos.Si, los requisitos son que el postulante debe de tener experiencia laboral.b. La institucin cuenta con planes de capacitacin y desarrollo orientados hacia la formacin de un personal capaz de ejecutar su trabajo con excelencia y con la capacidad de estar preparado para atender otras posiciones. La institucin atiende al uso de personal interno con experiencia para impartir la capacitacin.Recien se est trabajando en la capacitacin tcnica a nuestros colaboradores.c. La institucin posee descripciones de cargo para cada posicin indicndose los requisitos de habilidades y conocimientos e incorporando en algunos casos funciones de mejora, control y mantenimiento. La administracin del sistema incorpora la FLEXIBILIDAD.Si, los requerimientos del cargo, estn descritos en el MOF.d. La institucin posee un sistema de remuneracin acorde con el sistema de clasificacin de cargos. La institucin est atenta a proponer la revisin peridica de sus niveles de remuneracin en funcin de mantener y mejorar el poder adquisitivo de sus trabajadores de los resultados de la gestin.Si tiene un sistema de remuneracin acorde con el sistema.

Los niveles de aumento en la remuneracin son muy mnimos.e. La institucin cuenta con un sistema interno de promocin que atiende l estimular la permanencia, la bsqueda de desarrollo individual y el mejoramiento del desempleo y apoyo al grupo.No contamos con ese sistemas

f. El rea de recursos humanos est atenta a facilitar toda la gestin de personal (planillas, vacaciones, permisos, cheques, servicios mdicos, etc.) de manera de evitar la prdida de horas-hombres productivas en la institucin y situaciones desagradables a los trabajadores.Si

III.3. Polticas de Motivacin.

Principio Bsico:

La institucin asume como elemento importante a gerenciar la motivacin de sus trabajadores a todos los niveles.

Elementos a evaluar:

a. La institucin se preocupa por conocer el clima laboral en sus diferentes niveles (ejm. Encuestas de clima, muestreo, entrevistas, etc.) La institucin esta atenta a tomar acciones que atienden a mejorar el clima laboral.Se est implementandob. La institucin toma en cuenta criterios de enriquecimiento del trabajo, a fin de lograr que el personal se sienta ms identificado con su funcin.No se tiene ese sistema.c. La institucin retroalimenta con la informacin pertinente a los trabajadores sobre los resultados de su trabajo, estimulando a los que logran mejorar su desempeo.Solo se informa sobre el desempeo de los colaboradores.d. La institucin capacita a sus niveles subordinados para el trabajo en equipo y estimula un estilo participativo de gestin.Existe capacitacin en diferentes niveles

e. La institucin cuenta con polticas de incentivos econmicos por mejora de la productividad y calidad, preferentemente en base a desempeo de grupos, dependencias o global. Cuenta con programa de mejorar, pero no hay incentivo

f. La institucin estimula a sus trabajadores al aporte de sugerencias para mejorar la productividad y la calidad.Tiene los medios pero no hay la parte estimulante

AREA IV: PLANIFICACION Y CONTROL DE LA PRODUCCION DE LOS SERVICIOS.

IV.1. Planificacin.

Principio Bsico:

La institucin realiza la planificacin de la produccin de servicios de tratamiento, seguridad y administracin en funcin de sus diversos escenarios velando por el cumplimiento de los parmetros de cantidad, calidad, oportunidad, costos y seguridad, tratando en todo momento de mejorar la productividad y velando por el dominio y desarrollo tecnolgico y la proteccin del medio ambiente.

Elementos a evaluar:

a. La institucin cuenta con planes conocidos por el personal que produce los servicios de tratamiento, seguridad y administracin, en los cuales se especifican volmenes, oportunidad de atencin y requerimientos de calidad por tipos de usuarios, etc.Cuenta con los planes de calidadb. La institucin cuenta con estudios de capacidad de produccin de servicios en funcin de la gama de estos, lo cual implica: Capacidad de generacin de servicios.Estudios no tenemos, pero siempre contamos con las indicaciones del sector industrial. Organizacin de la produccin, diseo de puestos de trabajo.

Polticas de seguridad.Estamos certificado bajo la norma OHSAS:18001

c. La institucin cuneta con polticas para la determinacin de los servicios de reeducacin, rehabilitacin y reincorporacin del interno a la sociedad que debe brindar.Capacitamos a personas para la reinsertacin laboral, contamos con programas de BECA 18,PROJOVEN, ETC.

d. La institucin cuenta con una poltica y planificacin de la planificacin de su logstica.Si, tienen una poltica y planeacin logstica e incluso se tiene un ERP que da soporte a logistica.

e. En funcin de los planes, la planificacin de la produccin de servicios se orienta a conseguir los mejores niveles de produccin que aseguren los parmetros de costos planeados. La institucin tiene informacin de los costos de Horas-Hombres. Consumos.NO.

f. La institucin cuenta con personal especializado (nivel tcnico y entretenimiento adecuado) asignado a las tareas de Planificacin y programacin de la Produccin de los servicios.La organizacin cuenta con personal especializado.

g. Los planes de produccin de los servicios se revisan el impacto en todo el Plan de Produccin de estos.Si, se verifica y se trabaja estrategias de mediano y largo plazo, con el fin de alcanzar las objetivos y metas propuestas cada ao.h. Para la incorporacin de nuevos servicios se revisa el impacto en todo el Plande Produccin de estos.Claro, los servicios nuevos que sacamos al mercado, generalmente es por demanda por parte del sector industrial.i. Para la formulacin de los planes de produccin de servicios se analizan los impactos previsibles de la incorporacin de tecnologa y/o modificaciones en los puestos o procesos a seguir.j. Los planes de produccin de servicios incorporan criterios de flexibilidad en sus diversos elementos para adaptarse a las fluctuaciones de la demanda.

Requerimientos de personal.

Requerimientos de instalaciones

Requerimientos de materiales.

IV.2. Control

Principio Bsico:

La institucin controla la ejecucin de la programacin de la produccin de los servicios, para garantizar el mejor cumplimiento de la misma, igualmente utiliza la informacin consolidada como feed-back para los futuros momentos de planificacin y programacin de los serviciosElementos a Evaluar:

a. La institucin puede conocer en todo momento el avance de la programacin general del trabajo y la programacin de cada establecimiento.Si se hace uso del ERP.

b. El personal subordinado encargado de la produccin de los servicios conoce y controla el grado de avance de la programacin.No controla, pero si conoce como estamos avanzando.

c. El personal subordinado cuenta con polticas y planes alternos para hacer frente a circunstancias como atrasos y otras eventualidades que se presenten en la ejecucin de la programacin de los servicios.Si, se tiene los planes de contigencia en caso que el servicio, comienze a alterarse.

d. El personal subordinado conoce y esta comprometido con los parmetros de la productividad y calidad establecidos en la programacin de los servicios.Conoce, pero le compromiso no lo asume los colaboradores al 100%

e. La informacin suministrada por los diversos registros (tiempos reales de ejecucin, utilizacin real de materiales, utilizacin del personal por tipo de servicios, etc.) es utilizada para compararla con los parmetros de productividad planeados, estndares y tcnicos.xxxxxxxxx

f. Los informes de anlisis de los datos de la ejecucin son conocidos y discutidos adecuadamente en los diversos niveles de la institucin, en los aspectos que le sean relativos que le sean relativos, y son utilizados para buscar oportunidad de mejoras.xxxxxxxxx

AREA V: DISTRIBUCION FISICA Y MANEJO DE MATERIALES

V.1. Distribucin fsica

Principio Bsico:

La institucin est atenta a velar por una utilizacin ordenada y eficiente de su rea fsica; procurando mantener criterios de calidad de vida en el trabajo, as como la eliminacin de las actividades de transporte, tanto como sea posible. Elementos a evaluar:

a. La institucin cuenta con un PLAN MAESTRO de ordenamiento de las instalaciones e infraestructura, en el cual se pueden visualizar tanto la distribucin actual como los diversos reacomodos y construcciones a ejecutar en el corto, mediano y largo plazo.Si, tenemos el plan maestro a vista de todos nuestros colaboradores.

b. Peridicamente, la institucin est atenta a realizar mejoras que conlleven a la disminucin de actividades de desplazamiento que se llevan a cabo a realizar los servicios a travs del mejoramiento de la distribucin fsica.Se est implementando un programa de mantenimiento de infraestructura.

c. La institucin prev los posibles impactos en la distribucin con la incorporacin de nuevas tecnologas al proceso de produccin de servicios (informticas y organizacionales).

xxxxxxxxxxx

d. La institucin incorpora en el diseo fsico criterios de optimizacin, conjugados con criterios de flexibilidad en la utilizacin de la capacidad de produccin de servicios futura en las instalaciones.NOTA: Nocin de Modularidad

e. Se tienen en forma adeacuada y bien definidas las reas fsicas.

Ubicados de acuerdo con el sitio de uso

Servicios

Oficinas

NOTA: Adecuada se refiere al flujo y facilidades para brindar los servicios.

Si, se tiene identificado cada ambiente, con el fin de brindar mejor servicio a los usuarios.AREA VI: SUMINISTROSVI.1. Polticas.

Principio Bsico:

La institucin busca garantizar la compra de lo requerido en la calidad y en las cantidades necesarias; en la oportunidad solicitada, al ms bajo costo posible.

Elementos a evaluar:

a. La institucin tiene establecida una clasificacin de los materiales segn sin importancia e impacto. Criterios: cantidad, volumen (consumo), costos, criticidad.Esta en proceso de clasificar por consumo y por importancia, hasta la fecha se tiene el consolidad de volumen y gastos.b. La institucin considera que existen las mejores condiciones de contratacin con proveedores de manera de garantizar la compra de lo requerido en las cantidades necesarias en la oportunidad solicitada, al ms bajo costo posible.Existe siempre de encontrar el costo ms bajo, pero cumpliendo las caractersticas del material, respusto,etc. Solicitado.

c. La institucin aprecia que se privilegia el establecimiento de convenios de suministros estables, en donde se valora el impacto en la calidad y la productividad y no solo el precio unitario de adquisicin. xxxxxxx

d. La institucin observa que se tiene a retroalimentar a los principales proveedores sobre el comportamiento de las caractersticas de calidad fundamentales de los materiales. xxxxxxx

e. La institucin considera que se jerarquiza adecuadamente el cumplimiento de las condiciones de contratacin con proveedores. V.gr. Condiciones y lapsos de pago, recepcin, reclamos, etc.Si los proveedores tiene un listado de cumplimientos y condiciones, si no cumplieran con lo solicitado, entran en proveedores no aptos.

VI.2. Planificacin y programacin.

Principio Bsico:

La institucin posee una planificacin y programacin de los suministros que garantiza eficientemente el logro de las polticas descritas en el pinto VI.1.

En particular, tiene a establecer una relacin con los proveedores que vela por el logro conjunto de mejoras de la productividad y calidad de ambas partes y desde un punto de vista integral, global y estratgico.

Elementos a evaluar:a. La institucin ejecuta la planificacin y programacin de suministros de acuerdo con los diversos planes de las dependencias usuarias de los mismo.xxxxxxxxxb. La institucin tiene diversos sistemas de ordenacin y procesamiento de compras, (materiales de stock, materiales de pedido, etc.) de acuerdo con la clasificacin del material, en el cual participan las diversas dependencias usuarias.xxxxxxxxxxxxxxxxx

c. La institucin tiene una Registro de Proveedores actualizado en el cual se evaluan estos, desde los puntos de vista legal, financiero y tcnico, tanto para su inclusin como para su seguimiento. En dicho registro se analiza y evaluar el cumplimiento de los parmetros de calidad, entregas, precios, etc.Tiene su registro de proveedores, en donde se evalua a todos los proveedres

d. Se tiende regularmente a estudiar y aplicar tcnicas de simplificacin y optimizacin en los diversos rubros mencionados.xxxxxxxxx

e. La institucin tiene a contar con personal calificado (tcnico y profesional) para la planificacin y programacin de suministros.xxxxxxxxxxx

f. Se especifican cabalmente los requerimientos de CALIDAD, CANTIDAD Y OPORTUNIDAD al momento de solicitar los diversos rubros de materiales.Si, dentro del requerimiento se encuentra las condiciones de cada material

.VI.3. Control

Principio Bsico:

La institucin cuenta con sistemas y procedimientos de control de la gestin de suministros que le permiten tomar las decisiones y acciones correctivas oportunamente. En particular la institucin vela por la racionalizacin los procedimientos de adquisicin.

Elementos a Evaluar:a. Se analizan regularmente los diversos indicadores de productividad referidos a los materiales.No se est utilizando ese tipo de indicadores.b. Se lleva control de los materiales deteriorados de los desperdicios y de los diversos desperfectos que pudieran imputarse a los proveedores.Se lleva un control de residuos slidos peligrosos; pero no de los proveedores.c. Se lleva control del cumplimiento de las condiciones de entrega de los proveedores de los rubros que as lo aumentan.xxxxxxxxx

d. Se realiza peridicamente una revisin de la capacidad de gestin y del sistema de calidad de los proveedores fundamentales (actuales y potenciales)Se ejecuta cada ao la evaluacin de proveedores.

e. Se tiene un registro veraz y constante sobre el nivel de existencia de los materiales.Se lleva un control mediante un cardex

f. Se tiene un control sobre el cumplimiento de los niveles de oportunidad (entrega) especificados por los usuarios, segn los procedimientos establecidos.Xxxxxx

g. Se posee informacin accesible sobre las diversas condiciones de negociacin para los rubros fundamentales de la institucin.xxxxxxxx

h. La institucin posee informacin accesible sobre las diversas condiciones de negociacin para los rubros fundamentales de la institucin.

xxxxxxxxxi. La institucin vela por la racionalizacin de los procesos de adquisicin de manera de garantizar los objetivos, minimizando los tiempos de gestin.xxxxxx

AREA VII: INVESTIGACION Y DESARROLLOVII.1. Diseo del Proceso

Principio Bsico:

La institucin permanentemente revisa el diseo de sus procesos de produccin de servicios de tratamiento, seguridad y administracin con miras a incorporar las mejoras detectadas, ya sean estas provenientes de investigaciones y/o mejoras detectadas en las experiencias de funcionamiento.

Elementos a Evaluar

a. La institucin conoce o tiene acceso a informacin sobre diferentes alternativas tecnolgicas.Se cuenta con un comit tcnico que permanentemente est evaluando las tecnologas cambiantes en el sector industrial.b. Los parmetros de operacin, mantenimiento y capacidad de los equipos son plenamente conocidos.No en su totalidadc. En base a los resultados de la produccin de servicios se revisa peridicamente el diseo del proceso para introducir mejorasSiempre la empresa apunta a la mejora continua.

d. Se conoce la capacidad cualitativa de los procesos para cumplir con las caractersticas de calidad de los servicios.Todos los procesos de la organizacin son medibles, con el objeto de cumplir metas VII.2. Mtodos de Trabajo.

Principio Bsico:

La institucin posee la capacidad para realizar permanentemente mejoras en los mtodos de trabajo, con enfoques y criterios mas actualizados y adecuados.

Elementos a Evaluar:

a. Se han realizado estudios de mtodos de trabajo, en los principios puestos y actividades, se incorporan criterios de flexibilidad, multifuncionalidad, etc.nob. Existen diagramas de operacin para los trabajos y servicios ms importantes.Sic. Se han realizado estudios de tiempo para establecer la duracin de las actividades de cada trabajador.nod. Se inspeccionan y analizan de manera sistemtica y crtica los mtodos de trabajo establecidos.noe. Los trabajadores reciben entrenamiento detallado de las operaciones y su secuencia. Se atiende a la flexibilidad y multifuncionalidad.Los trabajadores son capacitados antes de ingresar a puesto de trabajo.

f. Existen conocimientos de los mtodos de trabajo utilizado en otras entidades extranjeras, para elaborar servicios similares.si

g. Se comparan los tiempos de ejecucin de cada actividad con los estndares de previamente establecidos.no

AREA VIII: FINANZASVIII. Poltica Financiera

Principio Bsico:

La institucin cuenta con un conjunto de polticas y sistemas que le permitan mantener un nivel de disponibilidad financiera que faciliten el funcionamiento contino y estable de los diferentes circuitos tecnolgicos administrativos de la misma y afrontar las contingencias y los planes de modernizacin de la misma.

Elementos a Evaluar:

a. La institucin cuenta con una poltica de adquisiciones y pago a los proveedores, que facilita la relacin con los mismo y evita contratiempos, demoras en las entregas, entrabamientos en procesamientos de emergencia, reclamos, etc. SI

b. La empresa cuenta con una poltica de financiamiento con los diversos entes financieros que le permiten afrontar los compromisos de funcionamiento y los de inversin. Ellos le permite minimizar los contratiempos y le confiere capacidad para adaptarse a cambios imprevistos en el futuro.SI

c. La institucin cuenta con una organizacin de las finanzas (polticas, sistemas, procedimientos, etc.) que posibilita el funcionamiento expedito, oportuno y controlado en los diferentes niveles de la institucin. Tiene una visin de servicio. Si cuenta con el rea de finanzas.

VII.2. Presupuestos y Flujo de Caja

Principio Bsico:

En base a los diversos escenarios y a los estimados revisados de los presupuestos de produccin anteriores, la institucin disea un presupuesto ejecutados en aos anteriores. La institucin conoce los diversos puntos de equilibrio por servicios.Elementos a Evaluar:

a. El presupuesto se disea tomando en cuenta los diversos escenarios de servicios y los estimados provenientes de la revisin de presupuestos ejecutados en aos anteriores. La institucin conoce los diversos puntos de equilibrio por servicio. SI

b. El presupuesto es utilizado como herramienta de control de gestin y toma de decisiones, haciendo nfasis en lograr puntos de optimizacin globales (interfuncionales) y no particulares (una dependencia en desmedro de los general)SI, es una herramienta bsica para toma de decisiones.

c. La institucin conoce que la administracin vela por un manejo gil y efectivo de flujo de caja, de manera de evitar al mximo los contratiempos y retrasos por este concepto. Se llevan indicadores al respecto e ndices tales como liquidez, solvencia, etc. No conoce el flujo de caja, recin se esta haciendo partcipes a los instructores en darles a con conocer como administramos y velamos por el ingresod. La administracin de la industria de la Institucin posee normas y procedimientos que facilitan la ejecucin presupuestaria oportunamente evitando retardos y excesos de papeleo. Cada dependencia conoce las partidas presupuestarias que le han sido asignadas. No

e. El sistema de formulacin del presupuesto funciona adecuadamente de manera de garantizar su cabal aprobacin para el periodo en vigencia, Las revisiones presupuestarias se discuten con las instancias involucradas. No estamos

xxxxxxxx

VII.3. Contabilidad de Costos y GeneralPrincipio Bsico:

La Institucin esta atenta a registrar y analizar los datos reales de gastos de su servicio, asignndolos correctamente y en particular tomando en cuenta la informacin proveniente de la contabilidad de costo de la calidad.

Elementos a Evaluar:

a. Se tiene establecido algn sistema de registro de los gastos por dependencia y por proceso.Si se tiene un control de los gastos por proceso.

b. La institucin posee un sistema que le garantiza el conocimiento real de los costos unitarios por servicio. La institucin conoce los costos de la calidad.Si el sistema ERP puede entregar el costo unitario de algn respuesto

c. Existe un programa para la revisin peridica de los costos y su comparacin con valores estndares.El sistema ERP nos permite esa operacion

d. La informacin obtendra de la revisin peridica de los costos se transforman en decisiones claramente orientadas a la reduccin de factores negativos.Los resultados son analizados en las sesiones de concejo zonale. La unidad de contabilidad recibe informacin veraz, suficiente y oportuna para cumplir con sus funciones adecuadamente.

Si, tiene su manual de funciones y de organizacin.

f. Estn al da los datos contables.Los datos contables son extrados del ERP de acuerdo al flujo de caja.AREA IX: MERCADEOIX.1. Polticas y Estrategias

Principio Bsico:

Las polticas y estrategias de mercadeo de la institucin tiene como principio bsico la identificacin y satisfaccin de las necesidades de los ciudadanos en los mbitos que atiende en ellas se valora la importancia de la definicin y seguimiento de la calidad de los servicios.

Elementos a Evaluar:

a. Se han identificado la demanda real y potencial de los servicios y se realiza seguimiento permanente de sus necesidades, tendencias y nuevos requerimientos.S. Se cumple con la evaluacin de necesidad a nuestros empresarios y egresados.

b. La institucin propone estrategias de crecimiento y cobertura en el mbito, en funcin del anlisis de las oportunidades y amenazas presentes en el, as como de sus fortalezas y debilidades.De acuerdo al anlisis del FODA, SE EJECUTAN las nuevas estrategias.

c. La atencin de la institucin corresponde a una segmentacin de sus mbitos geogrficos, es decir se atiende a los ciudadanos en funcin a sus necesidades caractersticas y comportamiento, con el objeto de satisfacer a cada segmento.Si, atendemos a la zona centro del per.

d. Se formulan estrategias especificas en relacin con los distintos elementos que conforman la mezcla de mercadeo

El servicio: Atributos de calidad,

La promocin de la imagen de la institucinSi se ejecutan de acuerdo a la orientacin del mercado.

e. La institucin tiene como polticas la integracin y coordinacin de la gestin de mercadeo de las distintas funciones vinculadas a la misma: Planificacin Estratgica, Diseo de Servicios y Procesos, Control de Calidad, etc., a objeto de garantizar que la informacin de los ciudadanos sea comunicada y comprendida. xxxxxxxx

IX.2. Ejecucin y Control:

Principio Bsico:

La gestin de mercadeo se orienta hacia la identificacin y satisfaccin de las necesidades del cliente o comunidad, por ella la calidad y el manejo de la informacin del mbito y su retroalimentacin de la institucin, son elementos claves de la gestin, la cual adems pondera el uso ptimo de los recursos de la funcin.

Elementos a Evaluar:a. La institucin propone efectuar estudios de mercado a objeto de conocer la situacin y tendencias de la demanda de sus servicios, las necesidades y preferencias de los clientes y los factores que las afectan.Se encuentra en proceso de implementacion de estudio de merfacd

b. Se dispone de un sistema de informacin de mercadeo que permita reunir, analizar y distribuir informacin pertinente y oportuna para la toma de decisiones y distribuir informacin pertinente y oportuna para la toma de decisiones respecto a la calidad de los servicios y otros factores del mercadeo.No se dispone de un Sistema de Informacin para toma de decisiones.

c. La funcin de mercadeo se inicia en las necesidades del cliente y elabora las especificaciones preliminares del servicio como base para el trabajo posterior de diseo, en ellas se contemplan:

Caractersticas de desempeo

Normas aplicables y regulaciones gubernamentalesNo

d. Se dispone de los recursos humanos necesarios en cantidad y nivel tcnico y entretenimiento para adelantar las actividades de planeacin, ejecucin y control relativas a la gestin de mercadeo.NO

e. La institucin conoce los atributos que el ciudadano valora de sus servicios y evala su grado de satisfaccin con el diseo y la produccin de estos a objeto de mejora de calidad en forma permanente.No

f. La informacin acerca del mbito y los ciudadanos que en el estn comprendidos se utiliza para la deteccin de problemas. En la deteccin de oportunidades para la investigacin y desarrollo de nuevos servicios y otros aspectos de la gestin de la calidad.No

g. Los planes de mercadeo toman en cuenta las capacidades de produccin de servicios y las alternativas de mayor productividad en el uso de los recursos.no

AREA X: SISTEMA DE CONTROL DE CALIDADX.1. Organizacin del Sistema.

Principio Bsico:

La institucin tiene definida una estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, proceso y recursos para establecer y desarrollar la gestin de la calidad. La institucin ejecuta peridicamente una Auditoria de la Calidad para verificar la idoneidad de su gestin.

Elementos a Evaluar:

a. El funcionamiento del propio sistema y su pleno conocimiento en la institucin.

La efectividad del propio conocimiento y su pleno conocimiento en la institucin.

La certidumbre de que los servicios satisfacen realmente las necesidades y expectativas del ciudadano.

nfasis en la prevencin de los problemas que en la deteccin de los mismo despus de su ocurrencia.

b. La institucin propone la contratacin de una auditoria externa de calidad.Si

c. La institucin es responsable directo del establecimiento de polticas de calidad.Si

d. La institucin posee una dependencia o unidad de control de calidad, con sus funciones, organigrama y responsabilidades bien definidas y especificadas.Si, estn definidas en las directivas.

e. La institucin tiene procedimientos escritos en torno a las actividades que se realizan para el control de calidad.Si, los procesos estn definidos en los planes de calidad.

f. El responsable del Control de Calidad tiene suficiente autoridad para evitar que se ofrezcan servicios defectuosos.Si, los servicios que se prestan pasan por un proceso de supervisin.

g. La institucin tiene especificaciones actualizadas para la calidad de los servicios que elabora.Cuentas con directivas especificas e Instrucciones Operativas

h. Existe un plan de promocin sobre las ventajas de trabajar con calidad. Si, las actividades de servicios se ejecutan con calidad desde el inicio de proceso hasta el trmino del servicio.

X.2. Mediciones y Sistemas de Informacin.

Principio Bsico:

La institucin tiene definidas las caractersticas fundamentales a controlar, posee mecanismo de inspeccin de conformidad idneos y/o vela por la confiabilidad de la informacin y la consolidacin adecuada de la misma.

Elementos a Evaluar:

a. La institucin tiene definidas cules son las caractersticas fundamentales del servicio y del proceso a controlar en cada fase del crculo productivo.Si existen los controles de calidad, se brinda servicio de calidad.

b. La institucin posee mecanismo de inspeccin de conformidad, adecuados y expeditos.

NOTA:

Planes de muestreoSe ejecutan las evaluaciones tcnico pedagcas durante todo el proceso de servicio.

Personal calificado (propios o de terceros)Se cuenta con auditores calificados.

c. La institucin posee un sistema de informacin e indicadores (registros, anlisis, grficos) que permiten controlar las caractersticas de calidad inspeccionadas a travs del tiempo.Se tiene reportes que permiten controlar.X.3. Prevenciones y Correcciones

Principio Bsico:

La institucin esta atenta a tomar el conjunto de decisiones preventivas y correctas que garanticen que la calidad de sus servicios satisfacern las expectativas y necesidades de sus clientes.

Elementos a Evaluar:

a. Existe un sistema de informacin a las diferentes dependencias y personas interesadas sobre los indicadores de calidad que se producen (retrabajos, reclamos, etc.)Se tiene un sistema de reclamos con la finalidad b. Para las principales caractersticas a controlar existe una discriminacin de los factores que pueden determinar la ocurrencia de desviaciones.Se separa en No conformidades y en Observacionesc. Existe un sistema de identificacin para separar los servicios aceptados o rechazados.No aplica

d. Existe y se cumple una secuencia a seguir en relacin con el destino del servicio no conforme.Si se cumple levantando las acciones correctivas y preventivas.e. Los resultados de control de calidad (verificaciones) son comunicados inmediatamente al personal encargado de brindar el servicio, estando identificadas las acciones y procedimientos correctivos pertinentes.Se les comunica a la organizacin y se difunde a travs de los comits descentralizados de gestin.f. La institucin lleva la contabilidad de costos de la calidad y con ella retroalimenta las diversas decisiones a tomar en el crculo de la calidad. No aplica

AREA XI: HIGIENE Y SEGURIDAD: X.1. Poltica y Organizacin.

Principio Bsico:

La institucin cuenta con polticas que garantizan y promueven permanentemente las ventajas de trabajar con seguridad y en un ambiente de trabajo limpio, ordenado. La institucin estimula la higiene y limpieza tanto de sus trabajadores (en lo personal) como de ambiente de trabajo.

Elementos a Evaluar:

a. La institucin cuenta con una poltica de higiene y seguridad, en la cual se establecen objetivos de integridad fsica y salud mental del recurso humano.La organizacin tiene una poltica integrada de calidad, ambiente y seguridad.

b. Para el logro de lo anterior, la institucin vela por la permanente coordinacin y cooperacin con las otras reas de este.Se trabaja en equipos.c. La institucin posee una unidad organizativa, comit o persona responsable del rea de higiene y seguridad.Contamos con un prevencionista.

d. Los criterios de seguridad son tomados en cuenta la hora de introducir modificaciones en el rea de trabajo y/o en los mtodos y prcticas operativas,S, se tiene una actualizacin, cada vez que se haya alguna modificacin dentro del proceso.e. La institucin posee un programa de seguridad con las diversas dependencias funcionando adecuadamente.Mantemos un programa de seguridad y salud ocupacional cda ao

f. La institucin tiene conciencia que la limpieza en el sitio de trabajo coadyuva decisivamente al mejoramiento de la disciplina y moral del personal en consecuencia en la productividad y la calidad total. Mantenemos un programa de las 5Ss.

XI.2. Planificacin y programacin.

Principio Bsico:

La institucin realiza una planificacin de programas de higiene y seguridad en la cual se combinen tanto actividades de mejoramiento de las condiciones de trabajo como las de capacitacin de trabajo, como las de capacitacin en el uso adecuado de equipos de proteccin.

Elementos a Evaluar:

a. La institucin suministra al personal que lo necesite, en funcin e su trabajo, equipos necesarios de seguridad y el entrenamiento adecuado y oportuno sobre su uso.Se les entrega a cada personal, sus EPPs, y ropa de trabajo.

b. La institucin est atento a sealar e identificar reas y condiciones que representen riesgo para el personal. Para eso se cuenta con reportes de incidencia de seguridad

c. La institucin toma conciencia que la limpieza del ambiente de trabajo incide en la higiene y seguridad del personal.El programa de las 5Ss, se sigue manteniendo.

d. La institucin tiene previsto identificar al ingreso o durante la permanencia del recurso humano, la deteccin oportuna de enfermedades.Se cuenta con un programa de salud ocupacional.

e. La institucin efecta entrenamientos peridicos que permitan prever accidentes laborales.Se ejecutan simulacros

f. La institucin cuenta con equipos adecuados que permitan evaluar objetivamente las deficiencias en iluminacin, ventilacin, contaminacin, niveles de ruido, etc. Se tiene un programa de mantenimiento a nuestras instalaciones.

XI.3. Control.

Principio Bsico:

La institucin controla la ejecucin de la programacin de las actividades dentro de la funcin de higiene y seguridad, para garantizar el mejor cumplimiento de la misma, igualmente utiliza la informacin consolidad como retroalimentacin para los futuros momentos de planificar y programar las actividades.

Elementos a Evaluar:

a. La institucin conoce y controla el grado de avance de la programacin de higiene y seguridad.Se tiene metas y objetvos para poder medir y controlar.

b. Se llevan y analizan sistemticamente registros de accidentes y sus causas, tiempo perdido en horas-hombre, as como el costo asociado a ello.

c. Se lleva historial de los empleados.Se tiene un anlisis de los accidentes e incidentes.

d. La institucin est atento a disminuir sistemticamente las condiciones de riesgo que representan las diferentes reas y operaciones. Tenemos un control de riesgos existentes, cuyo objetivo es disminuir el riesgo.