İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI

EĞİTİM SEMİNERİ

26/05/2005

1

STANDART DOSYA PLANI

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik

ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin

dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek , ihtiyaç

halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim

sağlamak amacıyla Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel

Müdürlüğü’nün koordinasyonunda "Standart Dosya

Planı" çalışmaları başlatılmıştır.

2

Standart Dosya Planında

Uygulanacak Esas ve

Usuller Hakkında Yönetmelik

25 Mart 2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık

Genelgesiyle yürürlüğe girmiştir.

"Ortak Alanlara Ait Dosya Planı“ hazırlanmıştır.

«Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı» ise

kurumlar ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

tarafından hazırlanması öngörülmüştür.

2

Standart Dosya Planı Nedir?

Belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıraya

sokulması, bir düzene konulması ve muhafaza

edilmesidir. Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri

sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde

dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış

konu ve konu numaraları envanteridir.

4

Kapsamında ki Kurumlar Nelerdir?

Standart Dosya Planı tüm kamu kurum ve kuruluşlarını

kapsar.

5

6

Standart Dosya Planı Üç Bölümden Oluşmaktadır.

1 000-099 sayısal aralığı (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.)

010 07 02 Duyurular

2 600-999 sayısal aralığı

Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) Her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.)

811 01 Telefon

3-

100-599 sayısal aralığı

Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar

210 01 Nakiller

Dosyalama İşlemini

Standartlaştırmanın Faydaları

• Kurum içerisinde birlikteliğin sağlanması, tüm kurum

ve kuruluşlarda etkili ve verimli bir haberleşme

sisteminin kurulması.

• Kamuda aynı konudaki belgelerin aynı kodlarla

kodlanması.

7

Dosyalama İşlemini

Standartlaştırmanın Faydaları (Devam)

• Kurum içi ve kurumlar arası bilgi-belge akışının

düzenlenmesi.

• Bilgi ve belgeye daha kısa sürede erişimin

sağlanması.

• Doküman, belge ve arşiv yönteminin kolaylaşması.

• Belge saklama planlarının belirlenmesi.

8

9

DOSYALAMA YÖNETİMİNİN

OLMAMASI NELER

KAYBETTİRİR?

• Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama,

kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden

olur,

• Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına

sebep olur,

DOSYALAMA YÖNETİMİNİN

OLMAMASI NELER

KAYBETTİRİR? (DEVAM)

• Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri

ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde

yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır,

• Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının

yok olmasına sebebiyet verir,

10

Kodlama Tekniği

Ana konu başlıkları üç sayısal karakterle (000), birinci,

ikinci, ve üçüncü alt başlıklar iki sayısal karakterle (00) kodlanmıştır.

601 Teşkilatlanma İşleri

01 Kuruluş, Yapılanma

02 Norm Kadro Çalışmaları

01 Görev / İş Tanımları

11

Kodların Kullanılması Zorunlu mudur?

02/02/2015 tarihli ve 29255 Sayılı Resmi Gazete’ de

yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve

Usuller Hakkında Yönetmelik göre bir resmi yazının

Sayı alanında bulunması gereken zorunlu alanlardan

bir tanesi de Dosya Planı Kodu alanıdır.

15267578 – 010.07.01 – 178

Haberleşme Kodu – Dosya Kodu – Evrak Sayı No

12

Standart Dosya Planın Kullanıldığı Alanlar

Resmi yazışmalarda, klasör sırt etiketinde ve

gelen – giden evrak kayıt bölümünde kullanılacaktır.

Resmi yazışmalarda konu kodu ve konu açıklaması

birbirini tutmalı ve aynı kod ile evrakın kaydı ve

arşivlemesi yapılmalıdır.

13

Sayı Kısmındaki Noktalama İşaretleri

Sayı : 15267578-705.02 - Evrak Kayıt No

Konu : Donanım Talebi

14

Resmi Yazışmalarda Dosya Kodu Tespiti

Yazının konusu hangi alan ile ilgiliyse o alandaki

kodlara bakmalıyız. Konuya karşılık gelen dosya

kodunun alt açılımları da varsa, yazının konusuna

uygun dosya kodunu net olarak tespit ederek

kullanmalıyız.

15

Resmi Yazışmalarda Dosya

Kodu Tespiti Örnek

Örneğin; Ödemeler ile ilgili bir yazı hazırlıyoruz.

Bakacağımız alan 840 – 869 Mali İşler Bölümüdür.

Bu bölümü açtığınızda 841 Bütçe Hazırlama ve

Uygulama, 841.02.17 Tahakkuk ve Ödeme İşlemleri

bu dosya kodunu sayı bölümünde kullanırız.

16

Standart Dosya Planı Genel Kodlar

Genel kodlar bir alanın başlığını ifade ettiğinden

resmi yazışmalarda kullanılmaz. Genel klasörleme

yapan birimler bu kodu sadece klasör etiketinde

kullanabilir. Bu kodların bulunduğu alanın tümünü ifade

ettiği unutulmamalıdır.

17

Standart Dosya Planı Genel Kodlar (Devam) Örneğin; 000 Genel

600 Araştırma ve Planlama İşleri (genel)

640 Hukuk İşleri (genel)

700 Bilgi Sistemleri (genel)

750 Emlak ve Yapım İşleri (genel)

840 Mali İşler (genel)

900 Personel İşleri (genel)

ÖNEMLİ: Bu kodlar resmi yazışmalarda kullanılamaz.

Sadece klasörlemede kullanılabilir.

18

Standart Dosya Planı Diğer Kodlar

Hazırladığımız yazının konusu veya yapılan iş,

dosya planında ana başlık düzeyinde veya alt

başlıklarda tanımlı değil ise ilgili faaliyetin ana veya alt

kodunun altındaki 99 Diğer kodu kullanılır. Diğer kodu

kesinlikle üst kodun altında kullanılmalıdır ve mümkün

olduğunca uygun kod yoksa kullanılmalıdır.

19

Standart Dosya Planı Diğer

Kodlar (Devam)

Örneğin; 040 Faaliyet Raporları

01 Haftalık

02 Aylık

99 Diğer

040.99 Faaliyet Raporları - Diğer

20

Gelen – Giden Kodu

Standart Dosya Planında gelen – giden, kurum içi

– kurum dışı yazışmalar diye bir yazışma kodu mevcut

değildir. Gelen – giden evrak kodu sadece evrak kayıt

birimi arşivinde kullanılır.

21

Olur ve Onay Yazıları

Bir işlemin parçası durumundaki olur ve onay yazıları

için kod, ilgili olduğu işlemin dosya kodundan

alınmalıdır. 020 Olur ve Onaylar yazışmalarda

kullanılacak bir dosya kodu olup, ayrıca tüm olur ve

onayların birer kopyasının da tutulduğu bir dosyadır.

Örneğin; Görevlendirmenin oluru için 903.07.01, satın

almanın oluru için 934.01.02 kullanılmalıdır.

22

Belediye Meclis ve Encümeni

Ana hizmet kodlarında 301.05 Meclis Kararları ve 302.03 Encümen Kararları olarak kodlaması yapılmıştır. Yine ortak alanlarla ana hizmet birimlerindeki kodlar arası çakışma olduğundan, Belediye Meclisi için 050.01 alt açılımları, Belediye Encümeni için ise 050.02 alt açılımlarıyla kullanımı önerilir.

Sayı: 15267578-050.01.01 – Evrak Kayıt No

Sayı: 15267578-050.02.03 – Evrak Kayıt No

23

Standart Dosya Planının

Giden Evrak Defterinde Kullanımı

24

Standart Dosya Planının

Gelen Evrak Defterinde Kullanımı

25

Klasör Sırt Etiketi

2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi’ nin Ek-3’ te

belirtilen formatta bilgi ve belgeye erişimi

kolaylaştıracak, dosyanın içeriği hakkında bilgi verecek,

erişim uçlarının bulunduğu standart bir etiket

kullanmalıyız. Açılacak dosya üzerinde dosyayı

tanımlayan kurum adı veya rumuzu, dosya numarası,

konu kodu, konu adı ve yılı gibi unsurlar mutlaka

yazılmalıdır.

26

EMLAK VE

İSTİMLAK

DAİRE

BAŞKANLIĞI

15267578

251.02

2886

KİRALAMA

İHALESİ

2015

Klasör Sırt Etiketi Örnek

BELEDİYE ADI / LOGO

BİRİM ADI

BİRİM KODU

KONU KODU

KONU ADI

YILI

27

Klasörleme

Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda

bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o

faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya

birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu

numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği

durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak

amacıyla tanımlanmıştır.

28

Klasörleme (Devam)

Örneğin, yıl içerisinde “Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “900 Personel İşleri” adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.

29

30

Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili

Az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılması ve belgelerin bu dosyada

toplanmasını,

Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya

açılmasını öngörmektedir.

Klasörleme (Devam)

Örnek

Personel Özlük İşleri

903

İzinler

903.05

Görevlendirmeler

903.07

Atamalar

903.02.01

Atamalar

903.02

DOSYA NUMARASI ÖRNEĞİ

Terfi

903.03

903.05

İZİNLER

903.05.05

YURT DIŞI

903.05.04

ÜCRETSİZ

903.05.03

MAZERET

903.05.02

SIHHİ

903.05.01

YILLIK

DOSYALARIN SAKLANMASI

Dosya numaraları, dosyanın konusunu

belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı

ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir.

Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak,

hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır.

Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile

ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını

sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif

işlemlerinde uygulanacak asli düzenin kendiliğinden

oluşumuna da temel teşkil edecektir.

33

34

An

a D

osy

a

1. A

lt K

on

u

2. A

lt K

on

u

3. A

lt K

on

u

Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri

805 01 Belge Yönetimi

805 01 01 Saklama Süreli Dosya Plan

805 01 02

Kodlama İşlemleri

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 1

Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular

“Genel” i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak

dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar

konulabilecektir.

Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile

ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların

hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt

konusu durumundaki yazıların dosyalanması için

kullanılacaktır.

35

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 2

Dosya numarası, plandaki en uygun konu tespit

edilerek verilecektir.

Bu yazı için hazırlanacak cevap yazılarında da

aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.

Bir yazıya birden fazla dosya numarası

verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara,

yazının dosya numarası olacaktır.

Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya

numaraları kullanmayacaklardır.

36

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 3

Bir işlemle ilgili yazılar, işlem

sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı

altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin

tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya

getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.

Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır.

Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından

ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası

verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi

uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara

gönderme yapılmalıdır.

37

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 4

Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir

vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben

hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması

gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi

ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya

numarasını vermemiz gerekmektedir.

38

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 5

Aynı konulara ait yazışmalar genel konu altında

tek dosyada toplanabilecektir.

Alt konulara ait yazılarda, çok fazla yazışma

olmaması sebebiyle ana konunun dosya kodu altında

toplanabilecektir.

Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik

veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya

planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu

numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar

açılabilecektir.

39

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 6

Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin

kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2”

bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği

durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen

kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/”

işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı

dosyalar açılması sağlanacaktır.

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel

kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.

Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül

“;” ile ayrılacaktır.

40

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 7

Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya

numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta

olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle

dosya numarası verilmeyecektir.

Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı

gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

41

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 8

Dosya numaraları, dosyanın konusunu

belirlemenin yanı sıra, dosyaların arşivde raf üzerinde

bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine

sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate

alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli

düzenlerini oluşturacaklardır.

42

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 8 (Devam)

Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait

dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında

Yönetmelik’ in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk

kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir.

Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan

asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.

43

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 9

Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya

ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya

ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış

bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate

alınacaktır.

Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı

dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan

bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar

doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler

yapılacaktır.

44

DOSYALAMA İŞLEMİNDE

UYULACAK KURALLAR 10

Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde

saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde

“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”

hükümlerine uyulacaktır.

45

DOSYALARIN DEVRİ

Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.

46

DOSYALARIN DEVRİ (Devam)

Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde

saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

hükümlerine uyulacaktır.

47

48

STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ

000-099 GENEL KONULAR

ANA HİZMET FAALİYETLERİ

DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ

600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ

620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER

640-659 HUKUK İŞLERİ

660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ

YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER

700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ

720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ

750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ

770-789 EĞİTİM İŞLERİ

800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER

820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ

840-869 MALİ İŞLER

870-889 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ

900-929 PERSONEL İŞLERİ

930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ

950-969 GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN

SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ

49

An

a D

osy

a

1. A

lt K

on

u

2. A

lt K

on

u

3. A

lt K

on

u

GENEL İŞLER

Sak

lam

a

Sü

resi

Sak

lam

a

Ko

du

000 Genel

010 Mevzuat İşleri

01 Kanunlar

02 Tüzükler

03 Yönetmelikler

04 Yönergeler

05 Tebliğler

06 Genelgeler

01 İç Genelgeler

02 Dış Genelgeler

07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler

01 Talimatlar

02 Duyurular

03 Sirkülerler

08 Rehber, Kılavuz

09 Standartlar

99 Diğer

020 Olurlar, Onaylar

020 yazışma kodu olmayıp, yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır.

50

An

a D

osy

a

1. A

lt K

on

u

2. A

lt K

on

u

3. A

lt K

on

u

BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER

Sak

lam

a S

üre

si

Sak

lam

a K

od

u

620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)

621 Basın İşleri

01 Basın Toplantıları

02 Basına Verilen Demeçler

03 Tekzipler

04 Basında Yer Alan Haberler

05 Basın Özetleri

99 Diğer

622 Talep, Şikayet, Görüşler

01 Talep ve Şikayetler

02 Görüş ve Teklifler

03 Bilgi ve Belge Talepleri

99 Diğer

639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

51

Ana

Dosy

a

1. A

lt K

onu

2. A

lt K

onu

3. A

lt K

onu

HUKUK İŞLERİ

Sak

lam

a

Süre

si

Sak

lam

a

Kodu

640 Hukuk İşleri (Genel)

641 Dava Dosyaları

01 Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi

02 Tahkim

01 Ulusal

02 Uluslar arası

03 Adli Davalar

01 Hukuk

02 Ceza

03 İcra

04 İdari Davalar

05 Vergi Davaları

99 Diğer

Her farklı dava için ayrı dosya açılacak olup, dava sürecinin bütün

aşamalarına ilişkin belgeler ait olduğu dava dosyasından takip edilecektir.

Dava esas numaraları veya dava dosyalarını birbirinden ayırmaya

yarayacak özel numaralar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile

kullanılabilecektir.

645 Tebligatlar

646 Vekaletnameler, Azilnameler

645, 646 kodu ile tanımlanan konular bir dava sürecinin parçası olarak

farklı kodlarla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında

ve dava konusu olmayan durumlarda dosya adı olarak kullanılacaktır.

Hukuki Görüşler (Mütalaalar) için bkz. “Genel İşler”

650 Bilirkişi ve Ekspertiz

651 Uzlaşma/ Sulh İşlemleri

659 Hukukla İlgili Diğer İşler

52

An

a D

osy

a

1. A

lt K

on

u

2. A

lt K

on

u

3. A

lt K

on

u

ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ

Sak

lam

a

Sü

resi

Sak

lam

a

Ko

du

870 Özel Kalem ve Protokol İşleri (Genel)

871 Makamın Konuşma ve Açıklamaları

872 Randevu Talepleri

873 Temas ve Ziyaretler

01 Gezi ve Ziyaret Programları

02 Yabancı Temsilciler

99 Diğer

874 Günlük Programlar

876 Davet ve Tebrikler

01 Özel Mektuplar

02 Davetiyeler

03 Tebrikler

99 Diğer

877 Protokol İşleri

878 Resepsiyonlar

879 Rezervasyonlar

880 Törenler

899 Özel Kalem ve Protokolle İlgili Diğer İşler