estudo de caso 3 con
TRANSCRIPT
3ConControle de documentos
Cenário atual – As IsCenário atual – As Is
Os projetos exigem documentos críticos para aprovação de propostas
Certificações, Atestados CP e Certidões Controle e gestão rudimentares
Certificados e Certidões Atestados CP apenas por demanda Dificuldade para encontrar os documentos Perda de RFPs
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Processo de Solicitação/Controle de Documentos – As IsA
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Inicio
Recebe Solicitação
Qual Documento?
Enviar cópia autenticada, Arquivar, Agendar
Renovação
11
2
2Recebe
Documentos FIM
Possui
1
Possui
1
Sim
Não
Sim
3
3
Solicita aoÓrgão, Cliente,
FornecedorEmissão do Documento
1 Retorna para Relacionamentos
4
Sim
3Não
Certidão
Possui
Certificação
Não
Atestado
Recebe Solicitação
4
Atividades – Cenário Atual ‐ As Is Processo Certidão
1. Receber solicitação das áreas de negócios
2. A 3Con possui a Certidão ?
1. Sim : Devolve a solicitação para área de negocio
a. Não: Solicitar ao Orgão Emissor
b. Devolve a solicitação para área de negocio
Processo Certificações 2. Receber solicitação das áreas de negocio
3. Verificar quais profissionais possuem o Certificado solicitado
4. Devolve a solicitação para área de negocio
Processo Atestado 1. Receber solicitação das áreas de negócios
2. A 3Con possui o Atestado ?
a. Sim : Devolver para a área de negocio
b. Não: Solicitar o Atestado ao Cliente (Caso a 3Con tenha desenvolvido projetos com o know‐
how solicitado)
i. Envia o atestado para área de negocio
Processo de Renovação dos Documentos 1. Criar agendamento no Outlook para o dia do vencimento da Certidão
2. No dia seguinte, solicitar renovação ao Orgão Emissor (1 dia útil após o vencimento)
3. Arquivar
ObjetivoObjetivo
Gerar controle preciso dos documentos Garantir renovações Formato adequado Acesso rápido e amplo para as áreas de
negócios pertinentes
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Cenário proposto – To BeCenário proposto – To Be
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Digitalização integral os documentos Acervo digital
Documentos tageados (organização) Definição de keywords
Certificação digital Segurança e credibilidade
Interfaces de consulta Agilidade e rapidez
Controle preciso Projetos, Profissionais e documentos
Cenário proposto – To BeCenário proposto – To Be
Controle diferenciado para cada tipo de documento Planejamento adequado das
renovações de acordo com os prazos Renovação periódica dos documentos
sem prazo de validade
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Cenário proposto – To BeCenário proposto – To Be
Interface de consulta - Controle macro Nome do Projeto
Certificações exigidas Produtos utilizados Status: “Em proposta” ou “Em Execução”
Cliente Área(s) de negócio(s) envolvida(s) Colaboradores/Certificações Prazos – início e fim
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Processo Consulta – To BeR
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Phase
InícioDocumento encontrado?
CertificaçãoCertidão Atestado
Consulta Documento
Obtémdocumento
Solicitadocumento
Não
Sim Fim
Qual Documento?
Órgão Emissor, Cliente
1
1 12
Contratação de colaborador certificado
2
Vai para o Processo Digitalização/Indexação
Processo Digitalização/Indexação – To Be
Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certificações) – To Be
Rel
acio
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ento
Rel
acio
nam
ento
Phase
Phase
Início
Alimentadados conforme regra por tipo de documento
(Tags, Nomes etc)
FimDigitaliza
Documento
Início FimAlerta de renovação
Consulta renovações por
período
Execução da renovação
CertificaçãoCertidão Atestado
Tipo de documento?
ArmazenaDocumento conforme regra
por tipo de documento
1 1 1
1
Planejamento/AgendamentoPreventivo das renovações
por período
Execução dasrenovações
Atividades – Cenário Proposto – To Be Processo Consulta
Certidões 1. Consultar certidão. 2. A empresa possui a certidão?
a. Sim: Obtém o documento b. Não: Solicita para o Relacionamento
Certificações 1. Consultar certificação. 2. A empresa possui a certificação?
a. Sim: Obtém o documento b. Não: Solicita Profissional para o RH
Atestado CP 1. Consultar atestado. 2. A empresa possui o atestado?
a. Sim: Obtém o documento b. Não: Solicita para o cliente
Processo de Digitalização/Indexação (Certidões, Atestados CP e Certificações)
1. Digitalizar documentos 2. Armazenar (conforme definição/tipo de documento– nomenclatura e local na rede ou DB) 3. Tratar documentos (aplicação de tags específicas: nome do colaborador/Certificado/Certidão, data
de renovação, implementação do certificado digital etc)
Processo Controle Renovação/Consulta Renovação (Certificados e Certidões) 1. O sistema envia email automático para o Relacionamento:
a. Certidões: antecedência de um dia e na data da renovação 2. Tela de consulta por intervalo de data para visualizar os documentos que precisarão de atenção.
Pontos de Controle - PDCAPontos de Controle - PDCA
Planejamento Meta: Controle de documentos Definir forma de armazenamento e
políticas de acesso Definir digitalização e arquivamento Métodos de nomenclatura/tageamento Campos do banco de dados Lógicas de consulta Logs de consulta
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Pontos de Controle - PDCAPontos de Controle - PDCA
Execução Demandas
Scanner e Licenças Seleção de pessoal
Treinamento Coleta dos documentos Digitalização/Arquivamento Atribuição dos parâmetros definidos:
nomenclatura e keywords Implementação da interface de
consulta e obtenção dos documentos
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Pontos de Controle - PDCAPontos de Controle - PDCA
Análise e checagem dos resultados Atuação corretiva
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Obrigado!Obrigado!
FIAP - 2ADT Alexander Albuquerque Anderson Lopes Felipe Pantaleo Humberto Braga Marcos Vinícius Thiago Matos
Professor Roberto Marins
Gestão de Certificações, Atestados e Certidões
Processo Proposto – To Be Fatores críticos de sucesso Controle preciso dos documentos importantes, eliminar trabalho desnecessário (verificação de renovações sem necessidade), agilidade para obter ou encontrar documentos, consultar rapidamente as certificações de cada colaborador. Propostas de Implantação de Processos É sugerida a digitalização total, através da combinação dos meios tecnológicos pertinentes, como banco de dados, desenvolvimento de sistema com interface para controle, consulta e alertas automáticos.
1. Certidões Negativas de Débito Controle de renovação apenas nas datas necessárias com avisos automáticos prévios Digitalização em PDF Implementação de Certificação Digital (opcional) Manter os PDFs tageados (por cadastramento em DB ou meta tags internas) em repositórios Implementar interface de consulta (Acrobat ou Desenvolver App)
2. Certificação X Colaboradores
Durante a etapa de contratação:
Captar informações sobre Certificações ‐ Título da Certificação e data de expiração (se houver)
Solicitar copia digitalizada em PDF e anexar ao prontuário do colaborador, ou cópia física e digitalizar em pequeno scanner de produção Canon ou Fujitsu (exige licença Adobe Acrobat)
Notificar sobre o subsídio para a certificação Rotina automática de reforço da notificação do subsídio para a certificação/recertificação Criar controle de Data de Expiração (se houver) Notificar colaborador sobre o subsídio da re‐certificação (se houver) Incentivar os colaboradores a obter as certificações mais desejadas (política de premiação) Manutenção do registro de certificações: Questionar periodicamente sobre novas certificações eventualmente
obtidas pelos colaboradores (enviar email e solicitar responder questionário de atualização via website) Estimular o colaborador a capacitação técnica e como recompensa premiar os mais capacitados com base em
alguns critérios previamente definidos Desenvolver um plano de capacitação técnica, como forma de incentivar os colaboradores ao desenvolvimento
continuo.
Cursos, Treinamentos, Workshops
Simulados
3. Atestado de Capacidade Técnica Padronizar a solicitação do documento nas propostas de todos os novos projetos (no término do Projeto)
4. Certidões X Certificações X Colaboradores X Atestados
Armazenar em DB todos os documentos por projeto, com status de “proposta” ou “em execução”. Nos campos: i. nome do projeto
ii. cliente iii. área(s) de atuação do cliente iv. área(s) de negócio(s) realizadora v. colaboradores envolvidos (possibilidade de realocação e substituição)
vi. certificações exigidas vii. produto(s) utilizado(s) por projeto, possibilitando a busca futura por qualquer dos filtros de forma
individual ou cruzada viii. prazos de início e fim
ix. provável data da liberação dos colaboradores para outros projetos, de acordo com os deadlines dos projetos em andamento
Disponibilizar aos líderes de projeto pleno acesso aos dados passíveis de consulta (a exemplo dos campos acima sugeridos) possibilitando a consulta filtrada e/ou cruzada por qualquer dos campos
Tecnologias sugeridas: Adobe Acrobat Standard/Professional Microsoft .Net, Java, Ajax etc Microsoft SQL Free