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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

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ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA CAPACITAR, FORMAR, SENSIBILIZAR Y DESARROLLAR PRÁCTICAS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES INTERPERSONALES ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A TRAVÉS DEL AUTOCONOCIMIENTO Y CONCIENCIA PERSONAL, LA EVOLUCIÓN DE LAS DIMENSIONES INTEGRALES DEL SER HUMANO, EL LIDERAZGO Y LA ETICA, QUE PERMITAN GENERAR IMPACTOS POSITIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD.

1. Marco General de la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR.

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- tendrá como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; la organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe pública, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2723 de 2014, por el cual se modifica la estructura de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR-, y se establecen, entre otras, las funciones de: fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación los servicios públicos notarial y registra, e implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio público de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización.

2. Descripción de la necesidad.

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR-, durante el año 2008 adecuó su Sistema de Gestión Integral, de acuerdo a los requisitos NTCGP1000:2009, dando cumplimiento a la Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios” y al Decreto 4110 de 2004, herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, haciendo especial énfasis en el mejoramiento continuo de su desempeño y su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Dentro del proceso de mejoramiento continúo, toma trascendental importancia el fortalecimiento de los conocimientos en la norma NTCGP1000:2009 y en temas de gestión de la calidad al personal de la Superintendencia. La gestión es vista en este punto no solamente como la circunscrita a los temas de operación de procesos, sino también a la que tiene que ver con la administración del recurso humano como factor clave en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión. Por esta razón, dentro de las actividades en que se enmarca el proyecto “Ampliación y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en la Superintendencia de Notariado y Registro” se contempla como objetivo específico el fortalecer las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los funcionarios de la entidad, en el conocimiento de los requisitos de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, mediante el desarrollo de programas de capacitación y otra serie de actividades y herramientas.

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En el proyecto se han desarrollado diferentes actividades de capacitación centradas en la parte funcional y operativa del Sistema de Gestión de Calidad. No obstante, es necesario fortalecer la capacitación en temas que contemplen la otra dimensión del funcionario de la Superintendencia como ser humano. Es importante tener en cuenta que este año se ha surtido un proceso de transformación de la planta de personal, a raíz de la expedición del decreto 2723 del Ministerio de Justicia y del Derecho, de 29 de diciembre de 2014, el cual modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. Esta situación ha conllevado cambios que de diferentes maneras afectan a los funcionarios. La Entidad ha podido evidenciar variados comportamientos y actitudes en los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, quienes revelan estar expuestos a altos niveles de riesgo psicosocial asociados a condiciones de la organización y gestión de la tarea, ocasionados por las nuevas condiciones laborales, que han afectado incluso en algunos casos las relaciones interpersonales entre los funcionarios, que pueden estar influyendo en su bienestar, calidad de vida y en el desempeño laboral, posiblemente como producto de estas transformaciones. A esto se suma una exigencia adicional para la Entidad, como quiera que a mediados de septiembre del año en curso, se cumplirá la auditoria de sostenimiento de certificación de calidad bajo los estándares de la NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008 en los servicios de gestión servicio registral, gestión documental registral, orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral y gestión administrativa registral, procedimiento que exige total compromiso de los funcionarios no solamente los especialmente delegados para el manejo del Sistema Integrado de Gestión, sino la de la totalidad de funcionarios y contratistas de la Superintendencia. De acuerdo a lo anterior, es necesario generar un espacio de capacitación en donde se integren el fortalecimiento de las relaciones interpersonales de los funcionarios de la Entidad, el crecimiento personal, el trabajo en equipo, el sentido de pertenencia y la asimilación positiva de los cambios en los ambientes de trabajo con el fin de incentivar a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro, a que construyan equipos de trabajo sólidos, a través de la promoción de un clima organizacional saludable, la apropiación de sólidos principios éticos que redunden en el fortalecimiento de los valores institucionales de la Entidad. Teniendo en cuenta que las actividades de capacitación para funcionarios del nivel central, se aprovechan para consolidar y unificar criterios como factor determinante para resolver las necesidades de los círculos registrales y propender por el mejoramiento del servicio notarial y registral. La reinducción requerida se realiza con el fin de conocer y apropiar a cada funcionario de su proceso individual, dado que el proceso de reestructuración conllevó a la creación de nuevos grupos de trabajo lo cual trajo consigo nuevas responsabilidades en la asignación de funciones, haciéndose evidente la necesidad de actualización de conocimientos en todas las áreas. Por lo expuesto, se hace necesario generar dentro de este mismo espacio, el fortalecer las relaciones interpersonales, el crecimiento personal, trabajo en equipo, sentido de pertenencia y cambios positivos en los ambientes de trabajo con el fin de incentivar a los funcionarios de SNR, la estructuración de equipos de trabajo sólidos, a través de la promoción de un clima organizacional saludable, la apropiación de los principio éticos de los servidores públicos y el fortalecimiento de los valores institucionales de la Entidad, generando el cambio de la actitud del ser humano desde la concepción de que el trabajo en equipo es una suma de talentos que poseen los servidores y que esta suma de talentos trabajando articuladamente, llegaremos a un bienestar en la labor y en la Entidad.

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3. Descripción del objeto a contratar, con sus respectivas especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

3.1. OBJETO A CONTRATAR: CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA CAPACITAR, FORMAR, SENSIBILIZAR Y DESARROLLAR PRÁCTICAS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES INTERPERSONALES ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A TRAVÉS DEL AUTOCONOCIMIENTO Y CONCIENCIA PERSONAL, LA EVOLUCIÓN DE LAS DIMENSIONES INTEGRALES DEL SER HUMANO, EL LIDERAZGO Y LA ETICA, QUE PERMITAN GENERAR IMPACTOS POSITIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD. 3.2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR: Entregar a los funcionarios de las diferentes áreas, herramientas y recursos prácticos que le permitan articular su labor individual al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, generando mejor clima laboral y organizacional, y proyectando liderazgo a través de la multiplicación del conocimiento obtenido. La capacitación se realizará a través de una charla motivacional, que se desarrollará de manera presencial, donde se propicie la creación de sentido de pertenencia de los servidores de la entidad, tanto a nivel de cliente interno como externo, con énfasis en la calidad de la prestación de los servicios notarial y registral. La metodología será dinámica y participativa, facilitando la interacción entre los participantes. Este espacio debe servir para entregar a los servidores públicos herramientas para la potencialización de las competencias y habilidades tanto personales como profesionales, generando la adopción de conductas y comportamientos pro activos concordantes con la misión de la Entidad, generando el mejoramiento de la calidad de vida y el clima laboral. Debe generar autodesarrollo para asegurar la conversión de las capacidades personales para un desempeño efectivo en los puestos de trabajo. Formar personas que respondan a las exigencias en función de la labor a su cargo y al cambio organizacional, de manera efectiva. Desarrollar niveles de conciencia para lograr la conexión, de la mente, el corazón, el cuerpo y el espíritu. Incrementar el sentido de pertenencia y de identidad con la Superintendencia de Notariado y Registro y la labor realizada, potencializando aptitudes, afianzando habilidades individuales y grupales, en pro de mejorar las relaciones interpersonales, con su entorno familiar, laboral y social. La Superintendencia de Notariado y Registro, busca la capacitación orientada en detectar habilidades, generar aptitudes y crear conocimiento en las áreas misionales, como parte de la estrategias de calidad del servicio y la identificación de la cultura organizacional, el cual deberá desarrollarse en una intensidad de cuatro horas. Esta capacitación deberá planearse y ejecutarse en conferencias participativas y prácticas que permitan la apropiación del conocimiento y su aplicación en el trabajo y el diario vivir de los funcionarios, que consientan el cambio de actitud, comportamiento y forma de pensar positiva, para unos resultados recomendables. La jornada de capacitación y formación, requiere un contacto directo con los servidores y desarrollará en un principio a nivel central y luego se difundirá de manera virtual a nivel nacional, de acuerdo al cronograma planteado por la entidad.

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Teniendo en cuenta que las actividades de capacitación para funcionarios del nivel central, se aprovechan para consolidar y unificar criterios como factor determinante para resolver las necesidades de los círculos registrales y propender por el mejoramiento del servicio notarial y registral. En este sentido, el contratista tendrá que conseguir los siguientes objetivos:

Sensibilizar y generar prácticas que promuevan la realización de la labor profesional con énfasis en el sentido de pertenencia y en el manejo inteligente de las relaciones interpersonales, a través del autoconocimiento y conciencia personal.

Sintonizarse de herramientas más creativas y dinámicas que sean útiles para su desempeño familiar, laboral y social.

Tener un mayor autoconocimiento y consciencia de sí mismos, para poder ser dinámicos y creativos en su proceso de evolución, cambio y misión de servicio.

3.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Las jornadas de capacitación, formación y sensibilización requieren del contacto directo con los funcionarios, y se llevará a cabo en el marco del proceso de reinducción, el cual se realizara con el nivel central de la SNR, y el contratista cerrará las jornadas de reinducción tal y como se demuestra en el siguiente cronograma:

PROCESO DE REINDUCCIÓN

GRUPO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

DÍA UNO

DELEGADA DE REGISTRO –DÍA UNO MAÑANA

HORA TEMA

7:45 am a 9:00 am ANTIGUO SISTEMA

9:00 am a 10:00 am

CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

10:00 am REFRIGERIO

10:00 am a 11:00 am INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO

11:00 am a 11:30 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

11: 30 pm a 12:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS

PROCESOS

DELEGADA DE NOTARIADO –DÍA UNO TARDE

HORA TEMA

12:45 pm a 2:00 pm

NOVEDADES EL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO-DERECHO DE

PETICIÓN

2:00 pm a 3:00 pm

RESPONSABILIDAD DEL OPERADOR EN

LA APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL

DERECHO DISCIPLINARIO

3:00 pm REFRIGERIO

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3:00 pm a 4:00 pm

ASPECTOS GENERALES DE LA LEY 1448

DE 2011. PARTICIPACIÓN DE LA

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA

RESTITUCIÓN DE TIERRAS EN LA LEY

1448

4:00 pm a 4:30 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO


PROCESOS



DÍA DOS

DIR. CONTRATACIÓN- SECRETARÍA GENERAL-DESPACHO –DÍA DOS MAÑANA

HORA TEMA

7:45 am a 9:00 am REFORMAS EN MATERIA DE

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

9:00 am a 10:00 am

RÉGIMEN APLICABLE A LOS

INTERVENTORES

10:00 am REFRIGERIO

10:00 am a 11:00 am PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

11:00 am a 12:00 pm GESTIÓN DE TALENTO HUMANO


PROCESOS

OFICINAS CONTROL INTERNO DE GESTIÓN - PLANEACIÓN –DÍA DOS TARDE

HORA TEMA

12:45 pm a 2:00 pm FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE

PROYECTOS

2:00 pm a 3:00 pm

ALINEACIÓN ENTRE EL PLAN ANUAL DE

ADQUISICIONES, PRESUPUESTO Y

PLANEACIÓN

3:00 pm REFRIGERIO

3:00 pm a 4:00 pm MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN

Y GESTIÓN



PROCESOS



DÍA TRES

DELEGADA DE TIERRAS –DÍA TRES MAÑANA

HORA TEMA

7:45 am a 9:00 am JUSTICIA TRANSICIONAL

9:00 am a 10:30 am

AVANCES IMPLEMENTACIÓN LEY DE

TIERRAS

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10:00 am REFRIGERIO

10:30 am a 11:30 am GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

11:30 am a 12:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS

PROCESOS

TALENTO HUMANO-ATENCIÓN AL CIUDADANO –DÍA TRES TARDE

HORA TEMA

12:45 pm a 2:00 pm

FORMAS DE VINCULACIÓN

2:00 pm a 3:00 pm

CÓDIGO CONTENCIOSO

ADMINISTRATIVO-PQR

3:00 pm REFRIGERIO

3:00 pm a 3:30 pm CLIMA LABORAL


4:30 pm a 5:30 pm LIDERAZGO CON CALIDAD EN LOS

PROCESOS



DÍA CUATRO

INFORMÁTICA –DÍA CUATRO MAÑANA

HORA TEMA

7:45 am a 10:00 am SEGURIDAD INFORMÁTICA-

MINTIC

10:00 am

REFRIGERIO

10:00 am a 11:00

DESARROLLO INFORMÁTICO

11:00 am a 11:30 pm GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO


PROCESOS

La duración de la actividad será de 4 días, donde el contratista tendrá un espacio diario de dos horas tres (3) días y el ultimo día una (1) hora, para un total de siete (7) horas, para desarrollar el proceso de capacitación que se está contratando, sin embargo es importante anotar que tanto las fechas pueden ser susceptibles de modificación por circunstancias ajenas a la Entidad, y por lo tanto serán comunicadas oportunamente al contratista, no generando costos adicionales a la entidad.

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2.4 Clasificación de los bienes y servicios

El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código del Clasificador de Bienes y Servicios:

CODIGO SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO

86132001

Servicios

Educativos y de formación (88)

Servicios

educativos especializados

(13)

Servicios de Educación y

participación en administración (20)

Servicios de Entrenamiento y

(coaching) ejecutivo (01)

3. PLAZO DE EJECUCION

El plazo de ejecución del contrato será de cuatro (4) días hábiles contados a partir del inicio de las actividades de reinducción conforme a las fechas relacionadas en los cuadros de la programación de los talleres, las cuales son susceptibles de modificación por parte de la entidad y una vez se cumpla con los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato.

4. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION y ESTUDIO DE SECTOR:

El Grupo de Formación y Capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de establecer los valores reales con los que atenderá esta contratación, adelantó el estudio de mercado correspondiente, y verifico el valor de los bienes que serán atendidos durante la vigencia del 2015, teniendo en cuenta las actividades y la modalidad de ejecución utilizada en el proceso en curso, conforme al cual se decidió realizar el cálculo tomando el valor de las cotizaciones presentadas por algunos oferentes del mercado obteniendo como resultado el valor promedio que se debe asumir por el objeto del presente contrato.

EMPRESA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A

CONTRATAR

CANTIDAD DE

SERVICIOS

VALOR DE SERVICIO POR UNIDAD CON IVA INCLUIDO

EMPRESA 1

Servicios para capacitar, formar, sensibilizar y desarrollar prácticas que promuevan las relaciones interpersonales entre los funcionarios de la SNR.

1 $ 5.562.200

EMPRESA 2

Servicios para capacitar, formar, sensibilizar y desarrollar prácticas que promuevan las relaciones interpersonales entre los funcionarios de la SNR.

1 $ 5.638.892

VALOR PONDERADO $5.600.546

El valor total de la propuesta no podrá superar el valor de CINCO MILLONES SEISCIENTOS MIL SEISCIENTOS PESOS $ 5.600.600 incluido IVA, recursos que se sufragaran del proyecto de inversión de ampliación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión, del rubro de capacitaciones. 5.1 GRAVAMEN FINANCIERO:

El presente contrato generará costo adicional correspondiente a la tarifa del gravamen a

movimientos financieros y bancarios del cuatro por mil (4x1000), estipulado en el artículo

872 del Estatuto Tributario.

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4.2 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA

El proponente deberá ofertar de conformidad con lo previsto en la Invitación Pública.

El valor total ofertado, por parte de los proponentes, debe incluir todos los gastos, costos,

derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la

presentación de la oferta, suscripción y ejecución de la orden de servicio, de acuerdo con

las normas legales vigentes, ya que estos se entienden por cuenta del proponente.

Nota: La firma, empresa o persona natural contratista asumirá los costos de desplazamiento, hospedaje y alimentación de su equipo de profesionales colaboradores que se requieran para la ejecución del contrato.

5. FORMA DE PAGO:

El valor del contrato se cancelará en pesos colombianos, en dos pagos, el primero del

40% antes de iniciar el evento y 60% al finalizar el mismo, previa presentación de la

respectiva factura y cuenta de cobro, en moneda legal colombiana, dentro de los diez (10)

días siguientes a su radicación.

6.1 Soportes de la Factura

- Certificación de cumplimiento a satisfacción, expedida por el Supervisor del

Contrato.

- Constancia de cumplimiento por parte del Contratista, de las obligaciones con el

Sistema General de Seguridad Social, Parafiscales y ARL.

6. LUGAR DE EJECUCION:

La actividad se desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C.

7. CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD:

El Grupo de Formación y capacitación de la Dirección de Talento Humano, será el responsable de adelantar los estudios de oportunidad y conveniencia y la parte contractual estará a cargo del Grupo de Contratación Administrativa.

8. SERVICIOS Y COSTOS CONTRATADOS

Las conferencias se desarrollaran para los funcionarios del Sector Central de la Superintendencia de Notariado y Registro. El proceso de reinducción se realizara en las ciudad de Bogotá D.C., dentro de las fechas comprendidas entre el cuatro (4) y nueve (9) de septiembre de 2015, las cuales pueden ser modificadas de acuerdo a las necesidades de la Entidad e igual que las fechas de realización sin que represente el pago de un valor adicional. El proveedor realizará la actividad de sensibilización en charla taller de una (1) hora diaria, de carácter presencial.

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9. REQUISITOS HABILITANTES.

9.1 Aspectos Jurídicos

Este aspecto no da lugar a puntaje pero habilita o descalifica las propuestas para su

evaluación técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de

orden legal exigidos en la Invitación Publica, verificando su estricto cumplimiento.

1. Carta de presentación firmada por la persona natural o por el representante legal

de la empresa, donde afirme de manera expresa el pleno conocimiento de las

condiciones y requisitos de la contratación igualmente expresará bajo la gravedad

del juramento, que no está reportado en el boletín de responsables fiscales de la

Contraloría General de la República, que no posee antecedentes disciplinarios ni

judiciales y que está al día en el pago de aportes parafiscales.

2. Documento de compromiso consorcial, suscrito por los integrantes y en los

términos de ley.

3. En caso de ser persona jurídica, acta de autorización al representante legal de la

sociedad para comprometer la firma por el valor de la propuesta cuando así lo

exijan sus estatutos.

4. Todos los documentos necesarios para acreditar la capacidad jurídica y los

requisitos para participar de acuerdo con lo señalado en esta invitación.

5. Cuando se trate de sucursal o agencia, se deberá anexar el certificado de

existencia y representación legal expedida por la Cámara de Comercio.

6. Registro Mercantil

7. Fotocopia del Registro Único Tributario

8. Hoja de vida Formato Único de la Función Pública

9. Declaración Juramentada de Bienes y rentas Formato Único de la Función Pública

10. Cédula de ciudadanía del representante legal

11. Libreta militar del representante legal cuando es varón menor de 50 años

9.2 Experiencia mínima específica

3 años en talleres, capacitaciones, procesos de formación relacionados con la temática a

contratar, ya sea en el sector público y privado que acredite su experiencia.

Para acreditar la experiencia específica, el proponente adjuntara la copia de los contratos

o las certificaciones de máximo dos (3) contratos celebrados con entidades públicas o

privadas, cuyo objeto sea similar al de la presente contratación y que hayan sido

desarrollados con posterioridad al 31 de diciembre de 2012 y cuyo valor facturado sumen

por lo menos dos (2) veces el presupuesto oficial.

Los certificados con los cuales se acredite la experiencia mencionada deben cumplir con

los siguientes requisitos:

- Para contratos públicos la certificación deberá ser expedida por el ordenador del

gasto de la Entidad contratante o el funcionario competente.

- Para contratos privados suscritos con personas jurídicas, por el representante

legal de la empresa contratante o la persona delegada o autorizada para

suscribirlo.

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- Para contratos privados suscritos con personas

naturales, por la misma persona natural con quien se suscribió el contrato.

- No se aceptarán certificaciones suscritas por supervisores o interventores externos

a la Entidad contratante.

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- Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del

juramento y por tanto el contenido se desvirtúa con prueba en contrario.

- En todo caso toda certificación de contrato de derecho privado deberá anexar las

pólizas del contrato.

9.3 Requisitos de las certificaciones de experiencia

El proponente que pretenda acreditar experiencia específica, deberá hacerlo mediante

CERTIFICACIONES. Para que la acreditación sea válida, dichas CERTIFICACIONES

deben incluir como mínimo la información requerida para acreditar la experiencia y puede

contener la siguiente información:

Nombre de la empresa Contratante

Nombre del Contratista

Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe anexar el

documento de conformación del mismo donde señala el nombre de quienes lo

conforman y el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

Número del contrato (si tiene)

Objeto del contrato

Área

Fecha de suscripción y/o inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y

año).

Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)

Nombre y firma de quien expide la certificación.

Valor del contrato

Adjuntar listado actualizado de los establecimientos en todo el territorio nacional,

en las que se podrán intercambiar los bonos y/o tarjetas

10. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección

El marco legal del presente proceso de contratación y del contrato que se derive de su

adjudicación está conformado por la constitución política, las leyes de la Republica de

Colombia en cuanto a la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el

Decreto 1082 de 2015, y las demás normas concordantes con la materia que rijan o

lleguen regir los aspectos del presente proceso de selección, y en todo lo demás no

regulado expresamente, se aplicarán las normal comerciales y civiles que regulen el

presente objeto sujeto a selección.

Que teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 y en especial el Artículo

94 de la Ley 1474 de 2011, se aplicará la modalidad de selección por mínima cuantía,

atendiendo la regla general señalada por la Ley, tomando como referente el valor de la

contratación a realizar que no supera el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del

presupuesto de la Entidad, no obstante se garantiza la libre concurrencia y la

transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para

terminar con éxito el presente proceso con el que se escogerá la oferta más favorable

para la entidad, permitiendo satisfacer la necesidad previamente identificada.

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“Artículo 94. Transparencia en contratación de mínima cuantía. Adiciónese al Artículo

2 de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral: La contratación cuyo valor no excede

del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto,

se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual

se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así

como las condiciones técnicas exigidas.

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior

a un día hábil.

c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la

propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones

exigidas.

d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los

efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo

registro presupuestal.

…Parágrafo 2: La contratación a que se refiere el presente artículo se realizará

exclusivamente con las reglas en él contempladas y en su reglamentación. En

particular no se aplicará lo previsto en la Ley 816 de 2003, ni en el Artículo 12 de la

Ley 1150 de 2007.”

Que por tratarse de un proceso bajo la modalidad de selección de mínima cuantía,

independientemente de su objeto, solo serán aplicables las reglas y el procedimiento

descrito en la Subsección 5 del Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.5.2.

11. Obligaciones del contratista

Para cumplir con el objeto contractual, el contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones:

Obligaciones Generales:

1. Cumplir el objeto estipulado, ajustándose a las disposiciones constitucionales,

legales, contractuales, y la propuesta presentada.

2. Atender las observaciones del servidor público que ejerce control y vigilancia del contrato.

3. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo.

4. Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia.

5. Ejecutar las actividades en grupos adecuados de máximo 99 participantes para

lograr una efectiva asimilación del conocimiento en las ciudades donde el número de servidores es superior a este.

6. Las demás que le correspondan acordes con la naturaleza del contrato.

Obligaciones Específicas:

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1. Ejecutar el objeto del presente contrato dentro

de los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y

financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes.

2. Allegar a la Superintendencia de Notariado y Registro, en los plazos en los

que se le determine, los documentos requeridos para la cumplida iniciación

del contrato.

3. Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto contractual.

4. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las

instrucciones y lineamientos que durante el desarrollo del contrato se le

impartan por parte del supervisor del contrato.

5. Brindar a los participantes todos los conocimientos de liderazgo y coaching

ejecutivo con el fin de lograr mayor éxito en el desempeño de sus funciones.

6. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando

dilaciones y trabas.

7. Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la

ejecución del objeto contractual.

8. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad.

9. La modalidad se desarrollará bajo la forma de seminario presencial.

10. Atender a los requerimientos y cambios que se presenten durante la realización del seminario.

11. El contratista se obliga a entregar a la SNR el diseño curricular, docente, memorias, listado de asistencia, papelería, material de estudio, certificados de asistencia. Evaluaciones e informe final.

12. Prestar la totalidad de los servicios ofrecidos en la propuesta y cuando lo

requiera la Superintendencia de Notariado y Registro.

13. Mantener reserva sobre la información que le sea suministrada para la

ejecución del objeto del contrato.

14. No acceder a peticiones o amenazas que actúen por fuera de la ley, con el

fin de obligarlo a hacer u omitir algo, frente a lo cual informará

inmediatamente a la Superintendencia de Notariado y Registro y demás

autoridades competentes.

15. Cumplir con los demás deberes a su cargo que se deriven de la naturaleza

del contrato, de los estudios previos y de la propuesta.

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16. Las memorias o productos del ejercicio del

contrato serán de propiedad de la SNR.

12. Obligaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro

1. Expedir el certificado de registro presupuestal.

2. Asistir diligentemente al contratista en el cumplimiento del objeto del contrato,

colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo.

3. Efectuar cumplidamente el pago pactado en el contrato.

4. Ejercer la supervisión del contrato.

5. Las demás inherentes al contrato, y las consignadas en la resolución interna que regula la actividad de interventoría y supervisión.

13. Supervisión

La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por el Director de Talento Humano.

14. OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE.

De acuerdo a lo previsto en el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo

2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, el único factor de selección para escoger la

propuesta adjudicataria será el menor precio ofertado, en consecuencia, solo se

verificarán los requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros, cuando sean

exigidos) respecto del proponente que oferte al menor precio.

El procedimiento de evaluación se efectuará conforme el Decreto 1082 de 2015, “La

Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio

cumple con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la

invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la

invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.” y “La Entidad

Estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones

establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación

de la oferta, la Entidad Estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del

contrato.”

Debe entenderse que la oferta con el menor precio será aquella que contenga el número

entero y dos decimales en pesos colombianos más bajo, el cual deberá cobijar la totalidad

de la oferta, por cuanto no se admiten propuestas parciales o alternativas.

La oferta económica propuesta contemplará todos los costos directos, indirectos,

impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución

del contrato resultado del presente proceso de selección, teniendo en cuenta las

especificaciones técnicas contenidas en los Estudios Previos.

Cualquier error en la determinación del valor correspondiente, no dará lugar a su

modificación.

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No obstante, si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad en su deber de

análisis de que trata el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del decreto 1082 de 2015, el valor de una

oferta parece artificialmente bajo, La Entidad debe requerir al oferente para que explique

las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité

evaluador o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o

continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.

Cuando el valor de la oferta sobre la cual La Entidad tuvo dudas sobre su valor, responde

a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta no ponen en riesgo el cumplimiento

del contrato si este es adjudicado a tal oferta, La Entidad debe continuar con el análisis en

el proceso de evaluación de ofertas.

15. ANALISIS DE RIESGOS

#

TIP

O

DE

SC

RIP

CI

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IMP

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CIO

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CA

TE

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RIA

1 Operaciona

l Que no se firme el contrato

Impacto negativo y retrasos en

la necesidad de apoyo al grupo

de gestión documental para

efectuar la los tramites de

contratación

Raro

Me

nor

3

Bajo

2 Operaciona

l

El contratista no cumple con

la calidad de los servicios o

no efectúa los entregables

en términos de contenido

conforme a las

especificaciones técnicas del

proceso

Impacto negativo en el logro de

los objetivos estratégicos del

proyecto de sistematización de

los procesos administrativos y

jurídicos de la SNR

Posib

le

Mo

dera

do

5

Me

dio

3 Operaciona

l

La agenda de trabajo

propuesta de cumplirse en

los tiempos establecidos

Retrasos en los cronogramas

propuestos por las directivas

para la planeacion estratégica

de la Entidad.

Pro

babl

e

Me

nor

5

Me

dio

4 Operaciona

l

Mora en los pagos por parte

de la contratante

Afectación financiera al

contratista hasta el punto de

romper la ecuación económica

del contrato. Imp

roba

ble

Me

nor

4

Bajo

5 Operaciona

l

Se puede presentar cuando

las actividades objeto del

presente contrato no cuenten

con las características

técnicas mínimas lo cual

genera cambios

Afectación en el logro de los

objetivos y satisfacción de las

necesidades Posib

le

Me

nor

5

Me

dio

N

°

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EL

MO

NIT

OR

E

O

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DIC

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AD

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uá

nd

o?

1

Superinten

dencia De

Notariado

Y Registro

Asignar un

responsable del para

hacer seguimiento al

proceso contractual

desde la

presentación de

estudios previos

Raro

Insig

nific

ante

Bajo

No

Coordinad

or Grupo

De Gestión

Document

al

firma del

contrato

Enero

de

2015 seguimiento a

cronograma

contractual y

despliegue de

acciones

tendientes a la

suscripción del

diaria

/





hasta el

perfeccionamiento

del contrato

contrato y al inicio

del mismo

2

Superinten

dencia De

Notariado

Y Registro

Y Agencia

Logística

De Las

Fuerzas

Militares

Terminación

unilateral del

contrato.

Imp

robable

Ma

yor

Me

dio

No

Coordinad

or Grupo

De Gestión

Document

al

ejecució

n del

contrato

terminació

n estimada

de la

ejecución

del

contrato

Revisión de los

productos y de las

actividades

ejecutadas previas

a la aprobación de

pago.

quinc

enal

y

mens

ual

3 Contratista

Establecer un

cronograma de

actividades que

permita coordinar y

monitorear las

actividades,

productos, etc…, en

los tiempos

establecidos en la

contratación

Posib

le

Me

nor

Me

dio

No Contratista

inicio de

la

ejecució

n del

contrato

terminació

n estimada

de la

ejecución

del

contrato

verificación de

cronogramas y

seguimiento de

avance del trabajo

quinc

enal

4 Entidad

Evitarse, realizando

la verificación total

del contrato y/o sus

adiciones en valor ,

de manera previa a

la expedición del

registro

presupuestal

Raro

Me

nor

Bajo

No

Dirección

Financiera

– Grupo

De

Presupues

to

inicio de

la

ejecució

n del

contrato

terminació

n estimada

de la

ejecución

del

contrato

En el momento de

expedir el registro

presupuestal del

contrato, se

deberán verificar

que se cuenta con

el presupuesto

para atender la

necesidad.

confo

rme

lo

previ

sto

en el

contr

ato

5 Contratista

Cada actividad debe

realizarse bajo la

supervisor del

contrato para evitar

cambios inesperados

que impliquen

mayores gastos para

la entidad

Posib

le

Me

nor

Me

dio

No

Supervisor

Del

Contrato

inicio de

la

ejecució

n del

contrato

terminació

n estimada

de la

ejecución

del

contrato

revisión y

aprobación

permanente de las

actividades que

comprenden cada

una de las fases

de ejecución del

proceso

perm

anen

te

I. GARANTIAS

Efectuado el análisis de riesgos de la presente contratación, establecida la valoración del

impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos, se estima que la

Superintendencia de Notariado y Registro se encuentra que en el desarrollo del contrato

presenta principalmente riesgos de Incumplimiento del contratista en el desarrollo de las

obligaciones establecidas o deficiente prestación del servicio; por lo cual se exigirá al

contratista constituir a su costa y a favor de SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO - SNR, la garantía Única de que trata la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007y

el artículo 2.2.1.2.3.1.7 del decreto 1082 de 2015 consistente en garantía legalmente

autorizada para operar en Colombia con el fin de amparar el riesgo que se determina a

continuación:

a. CUMPLIMIENTO: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del

Contrato, por el término de ejecución del mismo y seis (6) meses más.

b. CALIDAD: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del

contrato, con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más.

Parágrafo Primero: En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución del contrato

y/o se adicione el valor, el Contratista se compromete, dentro de los 5 días siguientes, a

presentar el certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo

y/o valor pactados.

/





Parágrafo Segundo: El contratista deberá mantener la garantía en plena vigencia y

validez en los términos expresados en este documento y deberá pagar las primas y

cualquier otra expensa necesaria para constituirlas, mantenerlas, prorrogarlas o

adicionarlas.

Atentamente -original firmado- OSCAR ANDRES NUÑEZ PARRA Director de Talento Humano Superintendencia de Notariado y Registro Proyectó: Maria Isabel Ortega- Grupo de Formación y Capacitación

/


estudios previos para la contrataciÓn de servicios para ... · entidad, el crecimiento personal,...

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