estructura y madurez organizacional el camino a la ... · ¿el organigrama de su organización...

¡Organízate!

Estructura organizacional para

lograr la sostenibilidad y madurez

de su empresa

Leire Caballero & Urtzi Terroba

¿Por qué estamos hoy aquí? Tenemos un dilema…

OPCIÓN 1

Negocio muy exitoso, alta rentabilidad

300,000 USD de inversión

Listo para traspasar y operar

Utilizan ERP y CRM de última generación

Baja rotación, empleados con 30 años en la empresa de media

Los trabajadores conocen cada detalle

del negocio, pero no están definidos por escrito:

- Procesos y procedimientos - Puestos

- Gestión de proveedores - Contabilidad

- RRHH

- Gestión de recursos - Etc.

OPCIÓN 2





Alta rotación, empleados con 3 años en la empresa de media

Los trabajadores conocen sus

funciones, pero todo el modelo de la organización está definido por escrito:



- RRHH


¡Organízate!

Estructura tu organización para lograr madurez y sostenibilidad

Nos presentamos…

MSc Leire Caballero

Ingeniera en Sistemas y Organización Industrial (UPV, España)

Máster en Gestión de la Innovación y el

Conocimiento (UPV, España)

MSc Urtzi Terroba

Licenciado en Comercio Internacional (Plymouth, Inglaterra)

Máster en Gestión de Personas,

Conocimiento y Cambio Organizacional

(Lund, Suecia)

Nos basamos en:

• Lean Management • Knowledge Management

• Business Process Management • NER (Nuevo Estilo de Relaciones) • Kaizen/Mejora continua

• ISO 9001:2015

Metodología propia:

- Simplificada - Accesible para todos

Metodología

• Entender qué son la estructura y la madurez organizacional.

• Entender cómo afecta la madurez a la

sostenibilidad de las organizaciones.

• Identificar en qué nivel de madurez está cada organización y definir cuáles son los

siguientes pasos que debería dar cada una

para mejorar.

Objetivos del taller

¿De qué vamos a

hablar hoy?

1. Madurez organizacional

2. Taller: descubramos el grado de madurez de nuestra organización.

3. Análisis: ¿cuál es nuestra situación?

- Coffee Break -

4. ¿Cómo madurar la organización?

5. Taller: plan personal para madurar sus organizaciones.

6. Taller: creación de procedimientos.

1. Madurez Organizacional

Madurez

Organizacional

Caos

Organizacional

Organización

Madura

La madurez

no implica éxito

No están claros los valores, la visión, la

misión, ni quién

está en el equipo.

Es difícil medir si las cosas se hacen

bien o mal, porque las

funciones no están definidas.

Hay actividades que siempre se

han hecho así y no han

evolucionado.

Las actividades y las

responsabilidades

de cada puesto no están bien

definidas.

1. 2.

3. 4.

¿Te suena familiar...?

1. No están clara la misión, visión, valores y objetivos de la organización, ni quién está en el equipo

• No existe un proyecto común, cada cual se dedica a sus funciones específicas.

• No todos conocen la misión, visión, valores y objetivos de la organización.

• No conocemos qué hace o qué sabe la persona que se sienta 2 mesas más allá.


2. Las actividades y las responsabilidades de cada puesto no están bien definidas

• Surgen conflictos de responsabilidades.

• Dificulta la incorporación de nuevas personas al equipo.

• Es difícil cubrir bajas y sustituir a compañeros.

• Existen personas con conocimiento único.


3. Es difícil medir si las cosas se hacen bien o mal, porque las actividades no están definidas

• Pocos conocen qué hace exactamente cada persona.

• Hay un gran descontrol sobre las operaciones.

• Las auditorías de cumplimiento son complejas y costosas.


4. Hay actividades que siempre se han hecho así y nunca han evolucionado

• Las cosas se hacen así porque siempre se han hecho así.

• No hay medios para mejora de procesos o estos son ineficientes.

• Los colaboradores no están motivados a aportar, creen que sus ideas no son escuchadas o no saben cómo hacerlo.


¡Nos falta estructura!

Un modelo definido y claro de

nuestra organización.

¿Qué nos falta?

Es el conjunto organizado de procesos, políticas,

procedimientos, conocimientos y sistemas del cual se vale la organización para lograr su misión y sus objetivos

dentro de un marco de acción controlado: predecible, replicable, monitoreable, medible y proclive a la mejora.

Modelo

Organizacional

Misión + Visión + Objetivos

Cadena de valor

+ Procesos

+ Actividades

Personas/ Puestos

Procedimientos

Políticas y normativas

Estándares de calidad

Herramientas/Sistemas

Modelo

Organizacional

Objetivos

Cómo

Qué Quién

KPIs

Responsabilidades

Indicadores de

desempeño

Misión

Procesos vs.

Actividades

1 2 3 4 5 6 7 8

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8

Actividades

Secuencia

Nivel de

detalle

Procedimiento

• Objetivos • Qué • Quién • Cómo

Monitorear + Medir + Auditar + Mejorar

Estructura

Definida +

Compartida

Modelo

Organizacional

“Lo que no está definido no se puede medir y lo que no se puede medir, no se puede mejorar.”

2. Descubramos el grado de

madurez de nuestra organización

Taller:

¿Cuál es el grado de madurez

de mi organización?

1. ¿Están definidos y claros la misión, visión y valores de su

organización?

2. ¿Si le preguntásemos a 10 personas en su organización

por su misión, visión y valores, al menos la mitad sabrían

decírnoslos de manera correcta?

3. ¿Existen objetivos SMART definidos en su organización?

Specific (Específico); Measurable (Medible); Attainable

(Alcanzable); Relevant (Relevante); Timely (a Tiempo)

4. ¿El organigrama de su organización está claro y cada

persona tiene claro su puesto?

¿Cuál es el grado de

madurez de nuestra organización?

5. ¿Cada persona tiene claras y definidas por escrito sus

funciones?

6. Cuando se incorpora una nueva persona a su

organización, ¿tiene sus funciones claras y definidas

desde el día 1?

7. ¿Están definidos los procedimientos de todas las

actividades que ha de llevar a cabo en su día a día?

8. ¿Tiene siempre disponible la última versión de los

documentos que necesita para llevar a cabo su trabajo?

(Nos referimos al procedimiento, las normativas, políticas,

formatos, o cualquier otro documento o archivo que sea

necesario para saber cómo hacer la actividad.)



9. ¿Cada actividad o puesto/persona tiene objetivos definidos, claros y conocidos? SMART

10. ¿Hay algún mecanismo para comunicar cada vez que hay un cambio en los procedimientos, las normativas o alguno de los documentos que utiliza para llevar a cabo sus actividades diarias?

11. ¿Tiene acceso a la información de qué hace cada departamento/puesto, además del suyo?

12. ¿Tiene acceso a información del perfil profesional y datos de cómo contactar de cada persona de la organización?

(En cuanto al perfil profesional, se refiere a: información sobre su experiencia laboral, formación, habilidades, conocimientos, idiomas, herramientas que maneja, capacidades…)



13. ¿Se realizan auditorías de cumplimiento en su organización?

(Se refiere a si se comprueba que los empleados lleven a cabo las labores asignadas en base al procedimiento establecido y cumpliendo con las normativas, políticas o leyes vigentes.)

14. Si ha respondido SÍ a la pregunta 9 (es decir, sus actividades tienen objetivos definidos). ¿son los resultados medidos/controlados?

15. ¿Existe un proceso de análisis de los resultados de las auditorías de calidad y/o del cumplimiento de objetivos/KPIs?

16. ¿Existe algún medio formal para compartir lo que aprende en su día a día?

(Se refiere a una wiki, reuniones, o un método establecido para compartir lo aprendido.)



17. ¿Existe algún medio formal para hacer propuestas de mejora?

(Se refiere a propuestas de cómo mejorar o hacer más eficiente/fácil su trabajo)

18. ¿Se fomenta en su organización la participación de todos los colaboradores en la mejora continua de la empresa?

19. ¿Están identificados y se tienen en cuenta los riesgos a la hora de planificar y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en su organización?

20. ¿Existe una búsqueda continua de nuevas oportunidades a la hora de planificar y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en su organización?

(Se refiere a búsqueda de nuevas herramientas, procesos más sencillos, nuevos proveedores, etc.)



3. Análisis: ¿Cuál es nuestra situación?

0. Caos

Organizacional

Cada cual hace lo

que cree necesario

2. Qué y quién

Listado de actividades

Organigrama

Responsabilidades claras

3. Cómo

Procedimientos

Estándares de

calidad

4. Compartido

Qué, quién y cómo accesible y claro

6. Dinámico

Mejora continua

Lecciones aprendidas

Propuestas de mejora

5. Auditado

Cumplimiento y KPIs

auditados

1. Objetivos

Misión, visión, valores y objetivos

definidos

7. Medir riesgos e

identificar oportunidades

Escala de madurez

organizacional

0

1

2

3

4

5

6

4. ¿Cómo madurar la organización?

0. Caos

Organizacional

Cada cual hace lo

que cree necesario

2. Qué y quién


Organigrama


3. Cómo

Procedimientos

Estándares de

calidad

4. Compartido


6. Dinámico

Mejora continua



5. Auditado

Cumplimiento y KPIs

auditados

1. Objetivos


definidos

7. Medir riesgos e


Escala de madurez

organizacional

Del 0 al 1:

Establecer objetivos

1. Valores: los valores compartidos son el

fundamento sobre el que se sustentan la visión y

la misión (por este orden).

2. Visión: el modo en que la organización quiere

transformar el mundo a largo plazo. Dónde

queremos estar en el medio-largo plazo.

3. Misión: qué hace la organización para alcanzar

su visión. A qué nos dedicamos y cómo nos

diferenciamos de la competencia.

4. Objetivos: qué logros concretos queremos

obtener a corto, medio y largo plazo para

cumplir la misión y alcanzar la visión.

Del 1 al 2:

Estructurar actividades y personas

• Qué

– Procesos

– Actividades

• Quién

– Puestos

– Personas

• Establecer responsabilidades: quién hace

qué.

– Matrices de responsabilidades

Del 2 al 3:

Definir la ejecución

• Cómo

– Definir procedimientos

– Definir normas y políticas a aplicar

– Definir documentos estándar (formatos)

– Materiales de apoyo como vídeos o audios

• Definir KPIs (Indicadores de desempeño)

• Cada persona de la organización debe tener acceso fácil a:

– Objetivos de la organización

– Qué se hace y quién es responsable de qué

– Cuáles son sus funciones concretas

– Cómo tiene que llevar a cabo sus funciones

Del 3 al 4:

Compartir/dar acceso a la

estructura

• Auditar cumplimiento (calidad)

– Interna

– Externa

• Auditar KPIs (Indicadores de gestión)

Del 4 al 5:

Auditar la ejecución

• Tener una estructura clara y definida no es suficiente.

• Hay que mantener la estructura de la

organización actualizada y en constante

mejora a través de:

– Mejora colaborativa

– Mecanismos adecuados

Del 5 al 6:

Establecer mecanismos de

mejora

• Definir riesgos y oportunidades

• Definir mecanismos de monitoreo

• Monitorear y analizar

• Actuar

Del 6 al 7:

Medir riesgos e identificar

oportunidades

¡Organización madura!

¿Cómo me beneficia?

+ Visión global de la organización

+ Alineamiento

+ Transparencia y objetividad

+ Conocimiento tangible

+ Minimiza la curva de

aprendizaje

+ Facilita la expansión y el franquiciamiento

+ Facilita las auditorías de cumplimiento

+ Facilita las certificaciones de calidad

Madurez

Sostenibilidad

5. Taller: plan personal para madurar sus organizaciones

0. Caos

Organizacional

Cada cual hace lo

que cree necesario

2. Qué y quién


Organigrama


3. Cómo

Procedimientos

Estándares de

calidad

4. Compartido


6. Dinámico

Mejora continua



5. Auditado

Cumplimiento y KPIs

auditados

1. Objetivos


definidos

7. Medir riesgos e


Escala de madurez

organizacional

6. Taller de creación de procedimientos

Matriz de responsabilidades

Ejercicio: matriz de

responsabilidades

Vender donas Gerente general

Gestionar productos y proveedores

Planificar estrategia y operaciones

Mercadear

Desarrollar producto

Distribuir

Gestionar recursos humanos

Gestionar finanzas

Gestionar recursos

Ejercicio: Procedimientos

¡Maduremos!

OPCIÓN 1





Baja rotación, empleados con 30 años en la empresa de media

Los trabajadores conocen cada detalle

del negocio, pero no están definidos por escrito:



- RRHH


OPCIÓN 2





Alta rotación, empleados con 3 años en la empresa de media

Los trabajadores conocen sus

funciones, pero todo el modelo de la organización está definido por escrito:



- RRHH


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organizacional, de la manera más sencilla y con el costo más

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