Estructura Organizacional Grupos de trabajo vs Equipos de trabajo

Yessica Gómez G.Facultad IngenieríaUCM

QUE ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Cómo las tareas de trabajo son formalmente divididas, agrupadas y coordinadas

Preguntas claves de la administración que necesita responder al diseñar la estructura organizacional adecuada

En qué grado están subdivididas las tareas en trabajos separados? Especialización del trabajo

Con qué bases están agrupados los trabajos? Departamentalización

A quién informan los individuos y los grupos? Cadena de mando

A cuántos individuos puede dirigir un gerente con eficiencia y eficacia? Tramo de control

En dónde yace la toma de decisiones de la autoridad? Centralización y descentralización

En qué grado habrá normas y regulaciones que dirijan a los empleados y a los gerentes? Formalización

Especialización del trabajo

Grado en el cual las tareas en la organización se subdividen en puestos separados

Impacto

de las v

entajas

económica

s de la

especia

lizació

n

Impacto de las desventajas

económicas humanas

Especialización del trabajo(Baja) (Alta)

Pro

du

cti

vid

ad

(Alta)

Ventajas y desventajas económicas de la especialización del trabajo

Departamentalización

La base con la cual se agrupan los trabajos. Atención a l cliente Procesamiento productos Ventas Contabilidad Finanzas Etc.

Cadena de Mando

La línea continua de autoridad que se extiende desde la parte superior de la organización hasta la última posición y aclara quién reporta a quién.

Autoridad: Derechos inherentes en una posición de jefe para dar órdenes y esperar que se cumplan

Unidad de mando: Un subordinado debe tener sólo un jefe superior ante el cual es directamente responsable

Tramo de control

Número de subordinados que un gerente puede dirigir eficaz y eficientemente. Tendencia actual es hacia los grandes

tramos de control ( reducción de gastos, reducir costos de operación, acelerar la toma de decisiones, incrementar la flexibilidad, acercarse más a los clientes y facultar a los empleados)

Centralización y descentralización

Centralización: Grado en que la toma de decisiones se concentra en un solo punto en la organización.

Descentralización: La toma de decisiones se delega a los empleados de bajo nivel

Delegar la autoridad(aspectos claves)

Aclare la tarea. El punto de inicio es determinar qué es lo que se va a delegar ya quién.

Especifique el alcance de discrecionalidad que tiene el subordinado (restricciones)

Permita participar al subordinado . Analice junto al subordinado cuánta autoridad requiere para realizar la actividad delegada

Informe a los demás que la delegación ha tenido lugar

Establezca los controles de retroalimentación

Formalización

Grado en que los puestos dentro de una organización se hallan estandarizados Descripción de cargos

Diseño de organizaciones mas comunes

Estructura simple La burocracia La estructura matricial

Estructura Simple

Una estructura caracterizada por un bajo grado de departamentalización, grandes tramos de control, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización Ejemplo, tienda familiar

Burocracia

Una estructura con tareas operativas altamente rutinarias logradas a través de la especialización, normas y reglamentos muy formalizados, tareas que se agrupan en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue la cadena de mando

Estructura matricial o de matriz

Una estructura que crea lineas duales de autoridad; combina la departamentalización funcional y la de producto

Origen USA (Necesidad doble flujo de autoridad). Suele deberse a:

Presión de liderazgo, tanto en las funciones  y el producto, territorio, proyectos, otros.

Necesidad de compartir recursos (Administración Eficiente.)

Ventajas y Problemas: Costosa, compleja, largo período de adaptación. Ruptura principio de unidad de mando.  Lucha de poderes.   Flexibilidad.  Cooperación.  Reduce conflictos.  Genera motivación

Estructura matricial o de matriz

Nuevas opciones de diseño

Estructuras de equipo: uso de los equipos como instrumento central para coordinar las actividades de trabajo

Organización Virtual: Una pequeña organización central que contrata externamente sus principales funciones para la mayoría de las funciones de negocios

Organización sin fronteras: organización que busca eliminar la cadena de mando , tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados

Por qué difieren los modelos

Modelo mecánico: Estructura caracterizada por una departamentalización extensiva , alta formalización, red de información limitada y centralización

Modelo Orgánico: Estructura plana que utiliza equipos interfuncionales y transjerárquicos , tiene formalización baja, posee una red amplia de información y se apoya en la toma de decisiones participativa

Grupos y Equipos en Organizaciones

Psicología de las OrganizacionesEduardo Barros

Objetivos

Reconocer la importancia de los grupos y equipos en las organizaciones

Comprender las principales características de los procesos grupales y sus antecedentes

Psicología y Grupos

Las psicología social ha estudiado los grupos por años

Perspectivas: El grupo influyendo en el individuo y

vice versa El individuo influyendo en el grupo Relaciones inter-grupales (TIS, Tajfel &

Turner)

Psicología Org. y Grupos

Las Organizaciones presentan un ambiente ideal para estudiar grupos Están constituidas por grupos Despliegan funciones en grupos Algunas diseñan parte de su

desempeño en torno a grups “Boom” de grupos (equipos) desde

hace menos de 2 décadas

Definiciones de Grupo

Dos o más individuos que se relacionan en un contexto caracterizado porInterdependenciaInteracción virtual o real entre los

miembrosAlgunos objetivos compartidos

Algunos tipos de grupos

Grupo

FORMAL

INFORMAL

CONVENCIONAL-Proximidad espacial- Comunicación cara a cara

COMUNIDADESAMIGOS

EQUIPO DE TRABAJO

Trabajo “grupal”: ¿Es mejor trabajar en grupo o individualmente?

VIRTUAL- Separados físicamente- Tecnología media la comunicación

Fenómenos Grupales ”clásicos” (Psic. Social)

Pensamiento de Grupo (Groupthink) Desplazamiento del Grupo Conformidad de la persona con el grupo

X A B C

SinergiaSinergia

Facilitación socialFacilitación social

Holgazanería socialHolgazanería social

Fenómenos Inter-Grupales ”clásicos” (Tajfel & Turner)

Identidad Social asociada a membrecía Identificación con el in-group Discriminación contra el out-group

Disminución de diferencias individuales Descripción de atributos negativos Influencia estatus, tamaño grupal,

permeabilidad de barreras, etc.

Grupo vs. Equipo

Un equipo es un grupo por definiciòn Equipo es el concepto “preferido” por

el mundo aplicado Implícito:

Grupo = equipo no óptimo Equipo = grupo de trabajo maduro,

eficiente, etc. Distinción real… bastante poco clara

Etapas de Desarrollo Grupal (Tuckman, 1977)

Desintegración

Desempeño

Regulación/Creación de Normas

Conflicto

Formación

4

3

1

2

5

Antecedentes del Desempeño Grupal

Variables estructurales Tamaño Normas, Roles

Variables de Proceso Cohesión Nivel de Interdependencia Comunicación Incentivos asociados a la conducta grupal

Desempeños específicos Toma de Decisiones Tareas creativas Acción urgente

Roles GrupalesRol(es)

Un conjunto de patrones de conducta atribuidas a alguien que ocupa una posición dada en una unidad social

Identidad de Rol

Ciertas actitudes y conductas consistentes con el rol

Percepción del Rol(es)

El punto de vista del individuo de cómo se supone el debe actuar en una situación dada

Roles

Rol de especialista en la tarea

· Centrado en la tarea· Hay Problema si es adoptado

por muchos

Rol Dual· Cenrado en la tarea y personas· Recomendable para liderar· No es esencial si ya hay roles

socio-emocionaes y de tarea

Rol no participativo· Baja contribución· Problema si es adoptado por

muchos

Rol Socioemocional· Focalizado en las personas por

sobre la tarea· Problema si es adoptado por

muchos

Alto

AltoBajo

Bajo

Conducta Social del miembro del grupo

ConductaOrientada a

La tarea

Estructura Grupal - Normas

Clases de Normas:• Normas de desempeño

• Normas de apariencia

• Arreglo de normas sociales

• Normas para la distribución de recursos

Clases de Normas:• Normas de desempeño

• Normas de apariencia

• Arreglo de normas sociales

• Normas para la distribución de recursos

Normas

Estándares aceptables de conducta dentro de un grupo y que son compartidas por todos sus miembros

4 Fuentes de Creación de Normas

Legado de otrasexperiencias

Declaraciones de miembros influyentes

Eventos críticos en la historia grupal

Primacía: lo primero que se hizo

Normas

Estructura del Grupo - Tamaño

Tamaño Grupal

Desempeño

Otras conclusiones:• 5 a 12 miembros parece

el tamaño ideal

• Arriba de 12 surgen problemas de coordinación, mayores desacuerdos.

Otras conclusiones:• 5 a 12 miembros parece

el tamaño ideal

• Arriba de 12 surgen problemas de coordinación, mayores desacuerdos.

Holgazanería (flojera) social

Ley de rendimientos decrecientes

Estructura Grupal - Cohesión

Incrementando la cohesividad grupal:1. Hacer grupos pequeños

2. Aliente el acuerdo con las metas

3. Incremente el tiempo que los miembros pasan juntos

4. Incremente el estatus del grupo y la dificultad de admisión.

5. Estimule la dificultad de competencia con otros grupos.

6. De premios al grupo no a los individuos.

7. Aísle físicamente al grupo.

Incrementando la cohesividad grupal:1. Hacer grupos pequeños

2. Aliente el acuerdo con las metas

3. Incremente el tiempo que los miembros pasan juntos

4. Incremente el estatus del grupo y la dificultad de admisión.

5. Estimule la dificultad de competencia con otros grupos.

6. De premios al grupo no a los individuos.

7. Aísle físicamente al grupo.

El grado en el cual los miembros se atraen el uno al otro y están motivados para quedarse en el grupo.

Cohesión, normas de desempeño y productividadCohesión, normas de desempeño y productividad

Nor

mas

de

des

emp

eño

Cohesión

Moderada aBaja productividad

Moderadaproductividad

Altaproductividad

Baja productividad

Alto

Bajo

Alta Baja

Toma de decisiones grupales

Fortalezas Información mas

completa Incrementa la

diversidad de puntos de vista

Mejor calidad en las decisiones

Incrementa la aceptación de las soluciones

Debilidades Consume más tiempo Incrementa las

presiones a la conformidad

Dominación por parte de uno o algunos de sus miembros

Responsabilidad ambigua

Grupos de trabajo VS Equipos de trabajo

Compartir Información

Neutral (a veces negativo)

Individual

Aleatoria y variable

Compartir Información

Neutral (a veces negativo)

Individual

Aleatoria y variable

Desempeño Colectivo

Positivo

Individual y Mutuo

Complementarias

Desempeño Colectivo

Positivo

Individual y Mutuo

Complementarias

Sinergia

Meta

Habilidades

Responsabilidad

Grupos de TrabajoGrupos de Trabajo Equipos de trabajoEquipos de trabajo

Por qué el auge de los equipos?

Ambiente cambiante de los negocios es más que un clishé

Necesidades de planificación exceden lo que los “líderes” pueden hacer

El cambio de individuos talentosos a equipos diversos potencia el manejo de complejidad (ej. Manejo virtual del dinero por parte de empresas financieras)

Equipos de Auto-dirigidos (autónomos)

Determinan sus propias prioridades Dividen su propio trabajo Capacitan a sus nuevos miembros Tienen algunos miembros clave permanentes Cambian algunos miembros sin perder su

objetivos significativamente Constantemente chequean consecusión de

objetivos y tomas acciones (auto-regulación)

Conclusiones

La recomendación desempeño grupal vs. Individual depende mucho de la tarea

Alto desempeño del grupo depende de la tarea que se enfrenta; no son una panacea

Desarrollo de equipo es complejo Hay un proceso de desarrollo grupal que tiene

su tiempo Diferencia entre team y grupo está

exagerada, pero la investigación se nutre mutuamente

La Organización Inteligente de continuo aprendizaje: Formando el capital organizacional

Nueva filosofía:Nueva filosofía:

Líder vs. Jefe

Equipo vs. Grupo

Relación cooperativa empresa-trabajadores vs. relación adversaria

La nueva organización de continuo aprendizaje requiere una nueva filosofía, enfoque y estructura funcional::

Nuevo objetivo:Nuevo objetivo: Organizar el trabajo de la empresa para aprender, crear y aplicar el conocimiento productivo

Nueva estructura Nueva estructura funcional: funcional:

Estructura organizacional horizontal (tipo orquesta) vs. Jerárquica militar

Nuevo enfoque: Vuelo de Nuevo enfoque: Vuelo de GansoGanso

Trabajador del conocimiento

Células de aprendizaje y creación de conocimiento productivo

Centros Virtuales de Desarrollo del Aprendizaje y del Conocimiento productivo.

Células

Fuentes externas: Fuentes internas:

Nuevo conocimiento =

Innovación

Células

Fuentes externas: Fuentes internas:

Nuevo conocimiento =

Innovación

Enfoque de trabajo en equipo:

Grupo vs. Equipo

El desarrollo del trabajo en equipo

Vuelo de Ganso

vs.

Guerra de Cangrejos