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[1.3 ] Estándares Nacionales de Desminado Humanitario

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GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL DESMINADO HUMANITARIO

Versión 2 Fecha de entrada en vigencia: 19 de mayo de 2017 Enmiendas: Primera Enmienda 28 de Diciembre de 2017 Aviso de vigencia Este documento se encuentra vigente desde la fecha indicada en la portada. Los Estándares Nacionales para el Desminado Humanitario están sujetos a análisis, revisiones y actualizaciones regulares. Los comentarios y enmiendas propuestas pueden ser enviadas a través de la página web www.accioncontraminas.gov.co o al correo electrónico [email protected] Nota sobre los Derechos de Autor y de reproducción Este documento es de carácter público y su difusión se considera relevante para la Acción Integral contra Minas Antipersonal en Colombia. Está permitido reproducir, guardar o transmitir el documento o partes del mismo, por cualquier medio, sin el previo consentimiento escrito de la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal - Descontamina Colombia siempre y cuando se conserve la integridad del mismo y se cite la respectiva fuente. Este documento y su contenido no pueden ser comercializados.

mailto:[email protected]


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Contenido 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 4

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................................................................. 4

4. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL DESMINADO HUMANITARIO EN COLOMBIA ..... 6

5. ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD ................................................................................. 7

6. MARCO NORMATIVO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN COLOMBIA .................... 8

7. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES ........................................................................................ 9

8. CONDUCCIÓN DEL MONITOREO EXTERNO ................................................................................. 11

8.1 Aspectos que son objeto de monitoreo externo: ....................................................................... 12

8.2 Métodos de monitoreo, medición y análisis necesarios para validar los resultados: ...................... 12

8.3 Niveles de confianza ................................................................................................................... 13

8.4 Conducción de visitas de monitoreo .......................................................................................... 15

9. NO CONFORMIDADES, RECOMENDACIONES y OBSERVACIONES .............................................. 17

9.1 Clasificación por Severidad: ........................................................................................................ 18

9.2 Clasificación por temporalidad: .................................................................................................. 20

9.3 Clasificación por categoría: ......................................................................................................... 20

10. PLANES DE ACCIÓN CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS ................................................................... 21

10.1 Análisis de causalidad: ................................................................................................................ 22

10.2 Elementos mínimos de un plan de acción correctivo ................................................................. 23

11. SUSPENSIÓN DE TAREAS ............................................................................................................. 23

12. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y ENMIENDAS .......................... 24

13. MECANISMOS PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS O DIFERENCIAS ENTRE EL ORGANISMO DE

MONITOREO Y LA ODH ........................................................................................................................... 25

14. REGISTRO DE ENMIENDAS .......................................................................................................... 26

15. Anexo A. Niveles de Confianza .................................................................................................... 27

16. Anexo B. Matriz de no conformidades ....................................................................................... 28


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1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de un Sistema de Gestión de Calidad para el Desminado Humanitario es garantizar que la tierra

liberada es segura para ser utilizada por el usuario final, logrando la confianza y satisfacción de las

comunidades afectadas, del Estado, de los donantes y de los demás actores interesados.

La confianza y satisfacción en el proceso de desminado humanitario se logra a través de la implementación

de un sistema de gestión que asegure el cumplimiento de los requisitos de calidad en la realización de cada

actividad y en los productos resultantes. Este sistema debe incluir actividades de acompañamiento, revisión y

control de las etapas del proceso, desde la Acreditación de las Organizaciones de Desminado Humanitario

(ODH), pasando por el Monitoreo de las diferentes fases de la Liberación de Tierras y la entrega de las tierras

a las comunidades.

Este Estándar Nacional se ha ajustado teniendo en cuenta el desarrollo de nuevos enfoques de la Gestión de

Calidad que se presentan en la última versión del IMAS 7.40 (Enero de 2016), especialmente la nueva

aproximación a actividades de monitoreo sobre el desempeño de las Organizaciones de Desminado

Humanitario en la ejecución de procesos, el logro de productos de la acción contra minas y el impacto

generado por estos, posicionando como concepto central la identificación de necesidades y oportunidades

para el mejoramiento continuo. Para ello, los Sistemas de Gestión de Calidad de las Organizaciones deberán

garantizar que los responsables de la gerencia de las operaciones reciben de manera oportuna y efectiva

toda la información que requieren para tomar decisiones sobre acciones correctivas o preventivas basadas

en la evidencia.

Como parte del mejoramiento continuo de las organizaciones es importante determinar la necesidad de

cambios en su sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada,

pero antes, se debe considerar: el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales; la integridad del

sistema de gestión de la calidad; la disponibilidad de recursos; la asignación o reasignación de

responsabilidades y autoridades. Permitiendo así a las ODH, proyectar, evaluar y mejorar su sistema de

gestión.

La Dirección para la Acción contra Minas Antipersonal (Dirección Descontamina Colombia) tiene como

objetivo la aplicación de este estándar de manera progresiva, paulatina y proporcional al crecimiento de la

capacidad de las ODH, su propia capacidad y la del Organismo de monitoreo, buscando lograr de la manera

más eficiente su implementación y ejecución. Es así como, las disposiciones relativas a la conducción de

operaciones y los productos de la liberación de tierras tendrán una implementación inmediata, mientras que

los aspectos incluidos que amplían el alcance de la gestión de calidad a los procesos de apoyo a las


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operaciones (administrativos, financieros, logísticos, etc.), serán implementados de manera progresiva e

informada.

En este sentido, las actividades de monitoreo se basarán en la recolección sistemática de los datos

relacionados con indicadores específicos, con el fin de proveer información acerca del progreso del trabajo

de las Organizaciones, así como el logro de sus objetivos y el cumplimiento de sus compromisos,

procedimientos y políticas. Adicionalmente, los procesos de monitoreo externo harán mayor énfasis en las

acciones de aseguramiento de la calidad que en las de control de calidad, concentrando los esfuerzos en la

verificación de los sistemas de Gestión de Calidad Interno de las Organizaciones, buscando tomar acciones

proactivas, que faciliten la conducción de las operaciones y permitan a la Autoridad Nacional y los

beneficiarios desarrollar confianza en los diferentes operadores de desminado humanitario del país.

2. ALCANCE

Este Estándar Nacional define los lineamientos de la gestión de calidad para el desminado humanitario y la

liberación de tierras en Colombia con el propósito de establecer las responsabilidades y los requisitos que

deberán asumir la Autoridad Nacional, el Organismo de Monitoreo y las Organizaciones de Desminado

Humanitario (ODH) en el país.

Este estándar además, busca promover un entendimiento común y consistente con las actividades de

Monitoreo Externo, a través de la inclusión de guías que orienten los procesos de aseguramiento y control de

la calidad internos y externos.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Un glosario completo de todos los términos y definiciones utilizados en la Acción Integral contra Minas

Antipersonal en Colombia se proporciona en el Estándar Nacional - “Glosario Nacional Básico General de

Términos de Acción Integral contra Minas Antipersonal”, publicado por la Dirección Descontamina Colombia

En los Estándares Nacionales de Desminado Humanitario de Colombia, los términos ‘deberá’, ‘debería’ y

‘puede’ se utilizan para indicar el grado de cumplimiento requerido. Este uso es consistente con el lenguaje

utilizado en los estándares y normas ISO.

1. El término 'deberá' se utiliza para indicar requisitos, métodos o especificaciones que se

deben aplicar, a fin de cumplir con el estándar.

2. El término 'debería' se utiliza para indicar los requisitos, métodos y especificaciones que

componen las mejores prácticas.

3. El término 'puede' se utiliza para indicar un método o un curso de acción posible.

Para la mejor comprensión de este estándar se resaltan en el contexto del desminado humanitario algunos

términos relativos a sus disposiciones:


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Producto: Resultado de un proceso

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso, donde se relacionan como

mínimo el quien, que, como, cuando y donde para cada una de las actividades.

Sistema de Gestión Conjunto de elementos de una organización (3.2.1) interrelacionados o que interactúan

para establecer políticas (3.5.8), objetivos (3.7.1) y procesos (3.4.1) para lograr estos objetivos, mejoras y su

continuidad. ISO 9001

Calidad: La calidad para el desminado humanitario se refiere al grado en el que el desarrollo de procedimientos operacionales aprobados, sistemas de gerencia de las operaciones y prácticas en el terreno cumplen con lo establecido en los estándares nacionales de desminado humanitario y la Orden de tareas o formulario de seguimiento de tareas recibida, permitiendo la confianza de la Autoridad Nacional y las comunidades de las zonas asignadas de que la tierra despejada es segura para su uso. Gestión de Calidad: Para el desminado humanitario se refiere a las actividades para dirigir y controlar la calidad de las acciones y productos de los actores involucrados en el proceso de liberación de tierras y desminado humanitario. Estas actividades generalmente incluyen el establecimiento de políticas y objetivos de calidad, planeación, evaluación, aseguramiento y control de calidad, y definición de procesos de mejora continua e incremento de niveles de calidad. Capacidad de cumplimiento: aptitud de una organización, sistema o proceso para generar productos que cumplen con los requisitos de calidad definidos para ese producto.

Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplimiento de los requisitos de

calidad.

Mejores Prácticas: se refiere a toda experiencia que se guía por principios, objetivos y procedimientos

apropiados o pautas aconsejables, así como también toda experiencia que ha arrojado resultados positivos

Eficacia: extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Se define como el nivel de consecución de metas y objetivos

Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación

potencialmente indeseable.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad real detectada u otra

situación indeseable.


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No conformidad: Para el desminado humanitario y la liberación de tierras, se refiere a los hallazgos

procedimentales o de resultado que no cumplen con los requerimientos establecidos en los estándares

nacionales, los POA y/o los planes de intervención aprobados. Las no conformidades pueden ser

identificadas durante el aseguramiento/control de calidad interno o externo.

Recomendación: Sugerencia para implementar prácticas que conduzcan al mejoramiento de procesos y con

ello sus resultados y productos.

Análisis de Causa: Es un método para la resolución de problemas que intenta evitar la recurrencia de un problema o defecto a través de identificar sus causas (físicas y humanas). Existen distintos métodos o herramientas efectivas que permiten identificar la causa raíz de un problema.

Causa raíz: Es la causa principal de un problema, esto implica la recopilación y estudio de datos para determinar la verdadera causa del problema.

4. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL DESMINADO HUMANITARIO EN

COLOMBIA

El Sistema de Gestión de Calidad para el Desminado Humanitario y la liberación de tierras en Colombia está

compuesto por los siguientes elementos:

1. Acreditación: Es el procedimiento por el cual una organización es formalmente reconocida y

certificada como apta y competente para planificar, gerenciar y conducir operacionalmente

actividades de desminado humanitario en forma segura, efectiva y eficiente. La Acreditación permite

determinar si una Organización está establecida, equipada y compuesta por personal competente

por los Estándares Nacionales. Adicionalmente la acreditación permite verificar que la Organización

ha desarrollado los sistemas y estructuras de apoyo a las operaciones de manera adecuada según lo

previsto por la Autoridad Nacional, antes de empezar a operar en Colombia.

2. Aprobación de Capacidad Operacional: Es el procedimiento por el cual una ODH presenta sus

unidades y procedimientos operacionales y sus enmiendas, junto con el material técnico para

evaluación y aprobación por parte del componente externo de monitoreo y La Dirección

Descontamina Colombia respectivamente, con el fin de comprobar que las técnicas, equipos y

sistemas de Gerencia cumplen los Estándares Nacionales y lo estipulado en sus procedimientos

operacionales, y que estos son seguros para el desarrollo de tareas de desminado humanitario de

acuerdo al contexto colombiano.

3. Gestión de calidad interna: son actividades internas de aseguramiento y control de calidad que se

desarrollan antes y durante la realización de las diferentes tareas de desminado humanitario para

garantizar el cumplimiento de los requisitos y la mejora continua. Cada ODH deberá gestionar sus

procesos de calidad de acuerdo con los ENDH, describiendo las actividades relacionadas en sus POA.

Las ODH deben tener como parte de su estructura de comando y control, los roles y


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responsabilidades definidos, así como mecanismos, frecuencias y registros para la gestión de la

calidad interna para cada uno de los procedimientos operacionales (ENT, ET, Despeje, Enlace

Comunitario) y los de apoyo a las operaciones (Apoyo Médico, Gestión de Información, Logística,

Recursos Humanos y salud ocupacional)

4. Gestión de calidad externa: son actividades desarrolladas por un Organismo externo a las ODH.

Durante el monitoreo externo se adelantan acciones de aseguramiento y control de calidad que se

desarrollan antes, durante y después de la realización de las diferentes tareas de desminado

humanitario y de manera progresiva verificar la calidad del proceso de Liberación de Tierras, y

garantizar mediante la observación y evaluación del desempeño, las áreas de trabajo, los equipos, el

desarrollo de los procedimientos, que las ODH están trabajando de acuerdo a lo aprobado en el

proceso de acreditación y a lo establecido en los Planes de Operaciones, Procedimientos

Operacionales y Estándares Nacionales e Internacionales. La responsabilidad de realizar el monitoreo

externo es de la Dirección Descontamina Colombia que podrá suscribir acuerdos de cooperación y

asistencia técnica con Organismos nacionales e Internacionales para su propósito.

5. Nivel de confianza: Proceso mediante el cual La Dirección Descontamina Colombia determina el nivel

de frecuencia que será aplicado a las unidades y procesos de una ODH para la conducción del

monitoreo externo. Para esta decisión la Dirección Descontamina Colombia se basará en:

La evaluación de los resultados alcanzados por parte de las ODH y el nivel en el que estos se

ajustan a cabalidad a los requerimientos del Marco Normativo general.

La evidencia de que los sistemas de gestión y de calidad interno operan satisfactoriamente

de manera autónoma, sin necesidad de un monitoreo constante por parte del Componente

Externo de Monitoreo

Así, si se establecen procesos de acreditación y monitoreo integrales y meticulosos, donde el Sistema

de Gestión de Calidad Interno de la ODH está plenamente integrado en el Sistema Nacional, podría

no ser necesario realizar inspecciones de terrenos despejados y se daría lugar al establecimiento de

procedimientos de monitoreo externo mediante monitoreos aleatorios por parte del Componente

Externo de Monitoreo

5. ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD

El monitoreo es una función obligatoria dentro de cualquier sistema de gestión de calidad. El monitoreo es el

medio principal por el que las autoridades, y otras partes interesadas reciben información sobre el

desempeño de las ODH, los procesos que utilizan, los productos que ofrecen, y los resultados de sus

actividades. La información proporcionada por sistemas de monitoreo apoya la acción correctiva, la mejora

continua y la gestión de revisión de los procesos.


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El monitoreo debe abordar la eficacia de las actividades relativas a las minas (el grado en que se logra los

propósitos planificados / objetivos) y su eficiencia (la relación entre logro de los objetivos y el uso de los

recursos).

Los sistemas de Gestión de Calidad pueden definir una serie de acciones que se aplican en momentos y con

finalidades distintas sobre el proceso de Liberaciones de Tierras:

1. Control de la Calidad: es muy importante que los responsables del Sistema de gestión de calidad interno

y externo puedan verificar que el producto final del proceso de la liberación de tierras (tierras

despejadas) cumple con los requerimientos de los Estándares Nacionales e Internacionales y los POA y es

seguro para ser usado por parte del usuario final. Los ejercicios de control de calidad aumentan los

niveles de confianza de los beneficiarios, la Autoridad Nacional y los demás actores interesados en el

proceso de liberación de tierras.

El control de calidad interno y externo deberá establecer dentro de sus procedimientos acciones

concretas de control de calidad para los productos de operaciones y de apoyo a las operaciones de

acuerdo a lo establecido en este Estándar.

2. Aseguramiento de la Calidad: son las acciones que pueden ser tomadas de manera anticipada a lo largo

de la realización del proceso, y que pueden aumentar los niveles de confianza en él y prevenir fallas a la

seguridad o la eficiencia. Adicionalmente durante el aseguramiento de la calidad es posible prevenir que

los procesos y productos de la liberación de tierras se encuentren por debajo de los requisitos

establecidos, mediante la identificación de acciones de mejoramiento que deban ser implementadas por

las ODH.

Tanto los componentes internos como el componente externo de Monitoreo deberán concentrar todos

sus esfuerzos en el aseguramiento de la calidad. Las ODH deberán especificar en sus procedimientos

operacionales las acciones que deberán tomarse como parte del aseguramiento de calidad interno.

6. MARCO NORMATIVO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN COLOMBIA

Las diferentes herramientas desarrolladas en el presente Estándar Nacional y sobre las que se basarán los

sistemas de Gestión de Calidad Interno y de Monitoreo Externo, deberán estar sustentadas en un marco

normativo común y definido de obligatorio cumplimiento. Estos dos niveles de gestión de calidad (el interno

y el externo) deberán hacer análisis articulados para la identificación de las necesidades y oportunidades de

mejora, con el fin de fortalecer el proceso de liberación de tierras.

Para lograr el éxito en este sentido y llenar las expectativas de los actores interesados en la liberación de

tierras, el Sistema Nacional de Gestión de Calidad deberá paulatinamente reflejar acciones de análisis

cualitativo y cuantitativo en el marco de:

1. Legislación Nacional en cualquier materia que se relacione con el proceso.


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2. IMAS, Estándares Nacionales y Procedimientos Operacionales Aprobados

3. Orden de Tareas (o su documento equivalente) y Planes de Operaciones.

4. Políticas y Procedimientos Internos de Monitoreo y Planeación Estratégica

5. Políticas Internas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de acuerdo con la

legislación y la autoridad ambiental regional

6. Políticas Internas de Género y Diversidad

7. Políticas Internas y Procedimientos de gestión de Información.

7. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES

7.1. LA AUTORIDAD NACIONAL DE DESMINADO HUMANITARIO

Las siguientes responsabilidades deberán ser cumplidas por la Autoridad Nacional de Desminado

Humanitario:

1. Elaborar, modificar y adoptar los Estándares Nacionales definiendo los requisitos mínimos de

calidad para las actividades de Desminado Humanitario y las buenas prácticas para la

operación en Colombia.

2. Elaborar los lineamientos y políticas relacionadas con la gerencia, la estructura, las

operaciones y la gestión de la calidad que deberán ser seguidas por las ODH para su acción

en Colombia.

3. Elaborar y actualizar la matriz de no conformidades y los formularios de seguimiento y

control de las tareas de desminado humanitario.

4. Aprobar la capacidad operacional, los procedimientos operacionales y las enmiendas que las

ODH presenten.

5. Hacer seguimiento a la labor del Componente Externo de Monitoreo para asegurarse que

está realizando sus actividades de una manera justa y equitativa, y que no está

interrumpiendo innecesariamente o retrasando el desarrollo normal de las tareas de

desminado humanitario.

6. Resolver las diferencias que se puedan presentar como resultado de las acciones de

monitoreo.

7.2. ORGANIZACIONES DE DESMINADO HUMANITARIO

Las siguientes responsabilidades deberán ser cumplidas por las Organizaciones de Desminado Humanitario:

1. Obtener y mantener la acreditación para realizar tareas de desminado humanitario en

Colombia por parte de la IIDH


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2. Elaborar y actualizar los Procedimientos Operacionales y someterlos a aprobación por parte

de la Autoridad Nacional.

3. Entrenar al personal de la ODH que interviene en las tareas de acuerdo a los POA, y

presentarlo al proceso de evaluación de capacidad operacional de acuerdo con lo establecido

en el Estándar Nacional de Acreditación.

4. Ejecutar las tareas de Desminado Humanitario de acuerdo con los POA y los planes de

intervención.

5. Verificar y marcar progresivamente durante cada día de trabajo, mediante un superior

jerárquico, el cien por ciento (100%) de los terrenos despejados.

6. Registrar los hallazgos que sean encontrados durante el desarrollo del proceso de la gestión

de calidad interna en los formatos establecidos en los POA y los Estándares Nacionales. En

caso que el Sistema de Gestión de Calidad Interno (SGCI) encuentre una No Conformidad

Crítica y deba suspender las operaciones, deberá informar a la Dirección Descontamina

Colombia y al Componte Externo de Monitoreo.

Adicionalmente, el registro de hallazgos por sí solo no es una acción de gestión de calidad

interna, se deberán indicar en los registros internos las acciones posteriores de realización de

planes de acción preventiva y correctiva.

7. Permitir la ejecución efectiva del monitoreo externo y la inspección de terrenos despejados,

garantizando el acceso a las áreas de trabajo, oficinas, personal, los documentos y registros

que corresponda según el sitio que se esté monitoreando, y todos los otros elementos que

deban ser revisados en la realización de las actividades de monitoreo, sin generar ningún tipo

de obstrucción o retraso.

8. Entregar instrucciones a los responsables del desarrollo de la tarea acerca de la

obligatoriedad de firmar los reportes del monitoreo realizado, sin perjuicio del derecho a

escribir observaciones o comentarios de desacuerdo con los resultados en el mismo.

9. Tomar las medidas correctivas y preventivas a las No Conformidades evidenciadas por la

gestión de calidad interna y/o externa.

10. Realizar y registrar al menos una (1) vez cada treinta (30) días calendario un ensayo de sus

procedimientos de apoyo médico y evacuación de la persona afectada en caso de accidente,

de acuerdo con los POA.

7.3. COMPONENTE EXTERNO DE MONITOREO (CEM)

Las siguientes responsabilidades deberán ser cumplidas por el CEM:

1. Elaborar y actualizar los procedimientos de monitoreo e inspección de tierras despejadas y

enviarlos a la Dirección Descontamina Colombia.

2. Seleccionar, entrenar y capacitar al personal que interviene en las labores de monitoreo

externo de acuerdo con sus procedimientos, enviando los resultados a la Dirección

Descontamina Colombia.


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3. Formular planes de monitoreo apropiados según los niveles de confianza que vayan

obteniendo las unidades de las ODH.

4. Verificar que las ODH carguen y actualicen los planes de operaciones y de intervención

presentados por las ODH, a través del cambio de estado en los Sistemas Periféricos, para

cada documento a “sin control de calidad”.

5. Evaluar los procedimientos operacionales y aspectos relevantes de la Organización antes de

realizar las visitas.

6. Conducir actividades de aseguramiento y control de calidad en las operaciones, de acuerdo

con los ENDH, lineamientos y políticas, los POA de la organización y la Orden de Tareas.

7. Según lo establecido por la Dirección Descontamina Colombia, adelantar evaluaciones de

capacidad operacional y aumento de capacidad de la ODH.

8. Mantener actualizado el registro de los resultados de todas las actividades y visitas de

monitoreo

9. Informar a la Dirección Descontamina Colombia y a las ODH los resultados del monitoreo

externo, enviando los reportes respectivos conforme al estándar nacional de gestión de

información.

10. Presentar a los responsables de las tareas de las ODH los resultados del monitoreo en el sitio

de trabajo antes de concluir la visita de monitoreo.

11. En caso que sea necesario suspender de inmediato la tarea de desminado humanitario que

se esté desarrollando en el momento, cuando se logré identificar una No Conformidad

Crítica e informar de manera inmediata a la Dirección Descontamina Colombia, como al

responsable del desarrollo de la tarea del por qué se está suspendiendo.

12. Hacer seguimiento a las acciones correctivas de la ODH que deberán ser implementadas en la

evidencia de no conformidades.

13. Tomar acciones de seguimiento y control para verificar la implementación de los planes de

acción correctiva y preventiva.

14. No podrá intervenir en la ejecución de los procedimientos operacionales de la ODH ni

realizar cambios a los mismos.

8. CONDUCCIÓN DEL MONITOREO EXTERNO

El monitoreo es una función obligatoria dentro de cualquier sistema de gestión de calidad. El monitoreo es el

medio principal por el que la Autoridad Nacional recibe información en tiempo real y de manera precisa

sobre el desempeño de las ODH a la luz de las Ordenes de Tarea entregadas (o documento equivalente) y del

Marco Normativo. La información proporcionada por el Componente Externo de Monitoreo permitirá a la

Autoridad Nacional la implementación de acciones correctivas, de mejora continua y revisión del marco

normativo.


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En términos generales la conducción del monitoreo externo tendrá como propósito la recolección de

información sobre el desarrollo de procesos de la ODH con el fin de establecer:

1. Niveles de cumplimiento de la ODH en relación con el marco normativo definido.

2. Nivel en el que las decisiones de planeación estratégica y priorización tomados por la ODH lograron

los resultados deseables para las comunidades.

3. Que las políticas de diversidad y género se ajustan a las definidas por la Autoridad Nacional.

8.1 Aspectos que son objeto de monitoreo externo:

La aplicación de acciones de aseguramiento de calidad por parte de monitoreo externo podrán desarrollarse

sobre aspectos como:

1. Sistemas y Prácticas para la Gerencia de Programas

2. Procesos de soporte a las operaciones: Logística, Recursos Humanos, finanzas y administración

3. Sistemas de Señalización y Marcación de Peligros

4. Equipos (Compra, comprobación, uso, mantenimiento y reparación)

5. Operaciones (de acuerdo con acreditación de la ODH):

Liberación de Tierras (ENT, ET, Despeje)

Educación en el riesgo de minas y enlace comunitario

Asistencia a victimas

Destrucción de Artefactos Explosivos (MAP/AEI/MUSE)

6. La competencia y formación del personal;

7. Sistemas Internos de gestión de calidad, seguridad y gestión ambiental de la ODH

8. Documentación (POAs, políticas, reglamentos internos de trabajo, contratos, etc.);

9. Los registros internos de ACI.

8.2 Métodos de monitoreo, medición y análisis necesarios para validar los resultados:

El monitoreo podrá hacerse con métodos cualitativos y/o cuantitativos. Producto de ello resultarán no conformidades, recomendaciones y observaciones. Independientemente de las herramientas utilizadas para ello, cualquier no conformidad, recomendación u observación deberá obedecer de manera específica al hallazgo de inconsistencia frente a uno o más elementos del marco normativo, o que están siendo desconocidos u omitidos por la ODH. El monitoreo deberá generar resultados a la luz de variables objetivas y en los formatos que la Autoridad Nacional ha diseñado para ello; adicionalmente sus acciones deberán estar guiadas en todo momento por los principios de Integridad, Presentación ecuánime, Debido cuidado profesional, Confidencialidad, Independencia, Enfoque basado en la evidencia, como lo determina la normatividad ISO.

El monitoreo externo podrá llevarse a cabo de diversas maneras:

1. Revisión de reportes, registros, etc.


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2. Aseguramiento y control de calidad en los sitios de trabajo mediante la realización de visitas

(anunciadas o sin anunciar). Estas visitas no deberán ser tratadas como una visita de personal ajeno a

las operaciones, lo anterior sin perjuicio de que la ODH aplique completamente sus protocolos de

seguridad.

3. Entrevistas a los beneficiarios directos, Autoridades Territoriales y comunitarias, Líderes

Comunitarios para verificar que la unidad de desminado los ha informado adecuadamente sobre las

tareas de desminado humanitario que se están desarrollando.

Los resultados de las actividades de monitoreo deberán presentarse antes de concluir la visita al responsable

de la tarea y posteriormente presentarse a la Dirección Descontamina Colombia mediante el sistema

periférico en los dos días hábiles siguientes a su realización. Las no conformidades, recomendaciones y

observaciones deberán presentarse estableciendo como mínimo:

1. Naturaleza del hallazgo (no conformidad, recomendación, observación)

2. Severidad del hallazgo (en caso de tratarse de una no conformidad. Ver sección 9.1)

3. Descripción (transcripción literal del marco normativo con el que se relaciona el hallazgo)

4. Categoría (ver sección 9.3)

El Componente Externo de Monitoreo deberá sistematizar toda la información relacionada con los hallazgos

de las actividades de monitoreo y producir análisis cada dos meses de los datos recolectados a la Dirección

Descontamina Colombia la cual notificará a las ODH, resaltando las reincidencias si se presentaran, las

mejoras, y cualquier otra información que determine el desempeño de la Organización en los formatos

definidos por la Autoridad Nacional.

8.3 Niveles de confianza

El proceso de liberación de tierras requiere que todos los actores involucrados en todos los niveles, sumen

esfuerzos para permitir que las operaciones se lleven a cabo de manera eficiente. En este contexto, las

labores del monitoreo externo deberán ajustarse de acuerdo con los resultados entregados por parte de las

ODH, analizando el nivel en el que estos se ajustan a cabalidad a los requerimientos del Marco Normativo

general. Será fundamental para establecer los niveles de confianza el análisis del funcionamiento de los

sistemas de gestión y de calidad interno y determinar si estos operan satisfactoriamente de manera

autónoma, sin necesidad de una supervisión constante por parte del Componente Externo de Monitoreo.

Los niveles de confianza se aplican a cada una de las unidades, secciones, grupos de despeje y a cada uno de

los equipos de ENT de manera independiente, dividiéndolos en tres categorías:

1. Alto: Cuando 1) los sistemas de gerencia de operaciones y los procedimientos operacionales

realizados en el terreno y las unidades cumplen a cabalidad y de manera satisfactoria con los ENDH y

sus POA; 2) y los beneficiarios directos confían que las tierras despejadas son seguras para su uso.

De igual manera, los demás resultados de las operaciones son confiables.


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2. Medio: Existe una necesidad de que la Organización fortalezca sus procesos de gerencia de

operaciones, las unidades y los procedimientos realizados de acuerdo con el marco normativo para

garantizar que la ODH entregara resultados confiables independientemente de la operaciones que

realiza, de acuerdo con ENDH y sus POA Al finalizar las operaciones en este nivel se espera que los

beneficiarios directos confían en que las tierras despejadas son seguras para su uso, y que los demás

resultados de las operaciones son confiables.

3. Bajo: la unidad requiere una supervisión constante para garantizar que 1) sus sistemas de gerencia

de operaciones y los procedimientos operacionales realizados en el terreno y las unidades cumplen a

cabalidad y de manera satisfactoria con los ENDH y sus POA; 2) los beneficiarios directos confíen en

que las tierras despejadas son seguras para su uso. De igual manera, los demás resultados de las

operaciones son confiables. Una unidad que ha recibido una no conformidad crítica será ubicada en

este nivel de confianza. Adicionalmente, como regla general, iniciarán en este nivel las ODH que

acaban de ser acreditadas y las unidades que desarrollarán por primera vez operaciones de

desminado humanitario en el país.

Los niveles de confianza determinarán la frecuencia con la que se realizan visitas a las operaciones, se

someten los procesos a actividades de monitoreo externo y se conduce la inspección de terrenos despejados.

(Ver anexo A). Si la ODH tiene una o más unidades que permanecen en el nivel bajo de confianza por más de

seis (6) meses, la Dirección Descontamina Colombia citará a los responsables de las ODH para establecer de

manera conjunta planes de acción, cuyo cumplimiento será tenido en cuenta para la evaluación de la re-

acreditación de la OCDH de acuerdo con el Estándar Nacional de Acreditación.

Las dos variables que determinarán la ubicación de las unidades de la ODH en alguno de los niveles de

confianza son:

1. Confianza de la Autoridad Nacional en el sistema de gestión de calidad interno de la organización,

determinando que de manera autónoma la ODH es capaz de identificar necesidades y oportunidades

de mejora, implementa planes de acción preventivo y correctivo, que son ejecutados y se evita la

reincidencia.

2. Resultado de monitoreo anteriores: El hallazgo o ausencia de no conformidades, en los ejercicios

previos de monitoreo será un indicador claro de la debilidad o la fortaleza de los procesos de gestión

y operaciones de las organizaciones.

Otros factores que pueden influenciar la frecuencia de las actividades de monitoreo en campo, de acuerdo

con la decisión de la Autoridad Nacional son:

1. La ODH ha presentado cambios en posiciones dentro de su estructura de supervisión y el personal

que asume las nuevas posiciones cuenta con menos experiencia que quien deja el cargo. (para

posiciones de supervisión de unidades de desminado y/o ENT hacia arriba en su organigrama). Esto

quiere decir que el responsable de la tarea o supervisor que asume funciones en una nueva unidad,

trae consigo su nivel de confianza. Si esta persona es nueva en la organización, su nivel de confianza


15

será bajo. En el caso que ya haya trabajado bajo el sistema de este Estándar, asumirá el último nivel

de confianza en el que haya estado.

1. Las No conformidades asociadas a la Unidad permanecen relacionadas al responsable de esa unidad.

Es decir, si un nuevo responsable llega, trae consigo su nivel de confianza y sus No Conformidades según

este Estándar.

2. El Componente Externo de Monitoreo requiere hacer seguimiento a la implementación de Planes de

Acción Correctiva o Preventivos o no conformidades previas.

3. Se identifica la necesidad de incrementar la confianza de actores relacionados con el proceso,

especialmente en sectores donde se desarrollan actividades de desminado humanitario por primera

vez, podrán ser necesarias actividades de seguimiento más frecuentes, inspecciones pos despeje,

acompañamiento permanente para incrementar la confianza de comunidades, beneficiarios,

autoridades locales, cooperantes, u otro actor relacionado con el proceso.

8.4 Conducción de visitas de monitoreo

La frecuencia del monitoreo externo deberá obedecer a la tarea que se está realizando, los factores

previamente mencionados y al nivel de confianza adquirido por la unidad de la ODH, de acuerdo con sus

resultados anteriores. Esta frecuencia deberá seguir los tiempos definidos en Anexo A de este Estándar. El

monitoreo externo no debería interferir en el desarrollo de las tareas de desminado humanitario que se

están observando.

En todos los casos, los monitores deben garantizar que cada sitio que será objeto de monitoreo y cada

actividad que será realizada ha sido identificada específicamente. La realización de una visita de monitoreo

puede incluir:

1. Visitas a las áreas administrativas y oficinas.

2. Visitas a las áreas de trabajo del proceso de liberación de tierras (ENT, ET y Despeje)

3. Visitas a las áreas de almacenamiento de explosivos.

4. Visitas a las instalaciones médicas,

5. Visitas a las locaciones de Educación en el riesgo de minas

6. Visitas a las locaciones en las que se adelantan actividades de asistencia a víctimas

7. Visitas a las instalaciones para el mantenimiento de máquinas de Desminado

8. Visitas a las áreas de prueba de equipos

9. Visitas a las áreas de entrenamiento

10. Cualquier otra zona donde se realicen actividades relacionadas con el programa de acción contra

minas

11. Revisión de documentación relacionada con el desarrollo de las tareas de desminado humanitario.

12. Observar la apropiada marcación y señalización del área de trabajo.


16

13. Revisar la capacidad de respuesta en caso de una emergencia médica si ha sido coordinado

previamente con la ODH.

14. Una vez concluida la Orden de Tareas o su documento equivalente en una zona por parte de la ODH,

el CEM adelantará visitas de monitoreo durante los seis meses posteriores a la conclusión para

realizar entrevistas con la autoridad local competente para determinar si surge o no nueva

información de sospechas sobre la presencia o instalación de MAP/AEI/MUSE en la(s) zona(s)

entregada(s).

Los monitores deberán verificar actividades que implican un grado de riesgo como:

1. Transferencia y manipulación de artefactos explosivos

2. Sistemas de despeje con técnica manual, mecánica, canina

3. Destrucción de MAP/AEI/MUSE.

Los monitores deberán verificar la manipulación, el almacenamiento y el transporte de sustancias

controladas incluyendo diferentes categorías de explosivos, medicamentos, lubricantes, sustancias

combustibles, o cualquier otra sustancia y sus condiciones de almacenamiento cuando estas pueden producir

daño o muerte a una persona de acuerdo con los POA de la ODH y los Estándares Nacionales. Los monitores

deberán verificar que la ODH tiene controles y procedimientos de manejo para estas zonas de

almacenamiento, así como procedimientos de contingencia en caso de emergencia de acuerdo con lo que la

ODH ha definido en sus POA.

Los monitores deberán verificar que las ODH se ajustan a lo determinado en los Estándares Nacionales de

Seguridad y Salud Ocupacional, o en su ausencia a los Estándares Internacionales (IMAS 10.20). Si las

actividades que se están monitoreando requieren apoyo médico, los equipos necesarios para ello deberán

estar en el sitio. El monitor verificará la aplicabilidad de los POA como evidencia de la identificación, análisis

y evaluación de riesgos y sus respectivos controles.

Los monitores deberán verificar la implementación de los POA de la Gestión de Medio Ambiente.

Si durante la conducción del monitoreo se identifican no conformidades, el monitor debería hacer una

anotación en los reportes de monitoreo acerca de las posibles razones por las que la no conformidad no fue

detectada internamente, y establecer si se han cometido nuevas no conformidades en la gestión interna, y

determinar la severidad de la falla. La ODH tendrá la oportunidad de brindar sus opiniones en este reporte.

Para todos estos aspectos, los monitores deberán verificar que el sistema de gestión de calidad interno

funciona adecuadamente y que las personas involucradas en roles de supervisión cumplen con sus deberes

de acuerdo con lo establecido en los POA de la Organización.

El esquema que se presenta a continuación desarrolla de manera práctica las actividades requeridas para la

conducción de las visitas de monitoreo.


17

9. NO CONFORMIDADES, RECOMENDACIONES y OBSERVACIONES

•Nivel de confianza determinado por la Autoridad Nacional

•Establecimiento de lineamientos de frecuencias y prioridades de monitoreo definido por la Autoridad Nacional

Politica de Monitoreo

•Cronograma de monitoreo

• Elaboracion del plan, basado en:

•Importancia de los aspectos que serán monitoreados

•Resultados de los monitoreos previos

•No conformidades previas

•Requerimientos del marco normativo

•Preparacion de listados de chequeo

•Coordinacion con ODH (en caso de visitas anunciadas)

Plan de Monitoreo Y Preparación

•Reunión con responsable de las operaciones

•Visita de monitoreo

•Recoleccion de hallazgos de monitoreo

•Registro y categorizacion de no conformidades.

Conduccion de monitreo

•Presentacion de resultados al responsable de las operaciones en el area

•Acompañamiento cuando sea posible a la definicion por parte de la ODH de acciones correctivas, tiempos de implementacion y responsables.

•Firma de las no confirmidades y acuerdos de acciones del responsable de operaciones y monitor.

•Copia de resultados de monitoreo al Componente Externo de Monitoreo y la ODH

Reporte de resultados de

monitoreo

•En las fechas acordadas, de acuerdo con el nivel de confianza, contactar al responsable de la operacion para asegurar que las acciones correctivas fueron implementadas efectivamente.

•En caso contrario, actualizar los registros y generar copias de la novedad al Organismo de monitoreo y la ODH.

•Determinar nuevamente con el responsable las causas del retraso y el nuevo plazo estimado.

Acciones de seguimiento

•Sitematizacion de resultados y archivo. Monitoreo completo.


18

Para los sistemas de gestión de calidad, una No Conformidad se refiere a los hallazgos procedimentales o de

resultado que no cumplen con los requerimientos establecidos en los estándares nacionales, los POA y/o los

planes de intervención aprobados. Las observaciones no son no conformidades pero el monitor podrá

generarlas, si observa algún asunto que no esté alineado específicamente con las disposiciones del marco

normativo y donde la ODH puede tomar una acción de mejora.

Las no conformidades se pueden diferenciar dependiendo de su severidad (nivel de impacto en la seguridad

y eficacia de las tareas de desminado humanitario), temporalidad (potencial o real) o aspecto del proceso del

que trata (categorías). La diferenciación en estos aspectos busca facilitar los análisis de causalidad, la

especificidad para el desarrollo de Planes de Acción correctiva/preventiva, y la identificación de las

necesidades de mejora en una forma más precisa.

El diagrama a continuación presenta la clasificación de las no conformidades de acuerdo con los aspectos

antes mencionados y las consecuencias de cada una y en las secciones siguientes se describen cada una de

las categorías. Una lista completa de las no conformidades puede encontrar en el Anexo B Matriz de No

conformidades.

9.1 Clasificación por Severidad:

No Conformidad No crítica: Es una inconsistencia en el procedimiento o en el resultado que NO representa

un riesgo para la seguridad de las personas durante la conducción de la tarea y no tiene el potencial para

NO

CO

NFO

RM

IDA

DES

SEVERIDAD

No Crítica Correccion

MayorPlan de Accion

Correctivo/Preventivo

CríticaSuspension de Operaciones, Plan de Accion Correctivo, Preventivo

TEMPORALIDAD

Real (Mayor o Crìtica) Plan de Accion Correctiva

Potencial (Mayor o crítica) Plan de Accion Preventivo

CATEGORIA Calidad, Seguridad, Medio Ambiente, Administrativa,

Operativa, Gestión


19

ocasionar un incidente o accidente de desminado. Una no conformidad no crítica no derivará en una

suspensión de operaciones y solo si fuera necesario, serán interrumpidas para permitir su corrección. Toda

No Conformidad No Crítica observada, aunque haya sido corregida, deberá ser registrada por el Componente

externo de Monitoreo. La ODH deberá corregir la no conformidad no crítica a la mayor brevedad posible y

hacer el registro interno. La corrección será verificada en la siguiente visita de monitoreo.

La acumulación y/o repetición de No Conformidades podrá disminuir los niveles de confianza de acuerdo con

el Anexo A de este estándar.

Las no conformidades no críticas están relacionadas con aspectos como:

1. Faltas o inconsistencia de información no-críticas (fechas, códigos, nombres, etc.)

2. Problemas en los que las consecuencias están limitadas a ineficiencias internas, pero los productos y

los beneficiarios/usuarios no se ven afectados.

No conformidad Mayor: Es una inconsistencia en el procedimiento o en el resultado, que a pesar de no

poner en riesgo la vida del personal de la ODH o la de la comunidad, refleja fallas considerables en los

sistemas de gestión de calidad interno, el entrenamiento del personal, la estructura de comando y control de

la ODH.

Las no conformidades mayores se relacionan con:

1. Fallas graves en el sistema de gestión de calidad interno

2. Problemas con la entrega de las áreas a los beneficiarios

3. Problemas durante la operación de los que los beneficiarios están conscientes y su confianza en el

proceso se ha reducido.

Factores adicionales que resultan en no conformidades Mayores:

1. Se identifican tres No Conformidades No Críticas que se relacionan con el mismo procedimiento en el

mismo monitoreo. En este nivel, la No Conformidad se marcará al responsable de dicha tarea.

2. cuando se identifican tres no conformidades no críticas de diferentes procedimientos en el mismo

monitoreo. En este nivel, la No Conformidad se marcará al responsable de dicha tarea.

3. Durante 3 visitas de monitoreo a la misma unidad se identifica reincidencia de la misma no

conformidad no crítica, En este nivel la no conformidad se marcará al responsable de la unidad y al

responsable de la gestión de calidad interna de la zona o en su ausencia al responsable de la calidad

interna de la ODH.


20

4. En la visita de monitoreo a cuatro (4) unidades distintas se identifican las mismas no conformidades

en un periodo de 2 meses. En este nivel se marcará la no conformidad mayor al responsable de la

gestión de calidad interna de la ODH.

No Conformidad Crítica: Es cualquier inconsistencia en el procedimiento o en el resultado que puede

representar un riesgo para la seguridad de la tarea o la comunidad y tiene el potencial para ocasionar un

incidente/accidente de desminado durante la realización de Estudio Técnico/despeje o durante la realización

de ENT. Las no conformidades críticas son aquellas que representan un riesgo inmediato en seguridad, la

vida del personal o la calidad de las tierras despejadas (artefactos explosivos omitidos).

Ante la evidencia de cualquier No Conformidad Crítica, el Organismo de Monitoreo podrá disponer la

suspensión de acuerdo con lo establecido en este Estándar.

La acumulación y/o repetición de No Conformidades Críticas deberá tenerse en cuenta para la clasificación

de la ODH en los niveles de confianza y planear el monitoreo externo con mayor frecuencia hasta que se

evidencie una mejora satisfactoria en el desempeño de la unidad.

Otros factores que pueden resultar en una no conformidad critica:

La repetición de 3 no conformidades mayores consecutivas marcadas al responsable del sistema de gestión

de calidad interno de la zona o en su ausencia al responsable de la gestión de calidad interna de la ODH,

cuando estas ocurren en un periodo de tiempo menor o igual a dos meses. La consecuencia de este tipo de

No Conformidad Crítica no será la suspensión de operaciones, sino el hecho de que todas las unidades bajo la

responsabilidad de la persona sobre la que recae la No Conformidad Critica, descenderán de manera

automática al nivel bajo de confianza.

9.2 Clasificación por temporalidad:

No conformidad real: Es un hecho que ya tuvo lugar o evidencia de que ya ocurrió.

No conformidad potencial: Es una situación que no ha tenido lugar, pero que el análisis de las circunstancias

permite establecer que de no tomar acciones podría llegar a ocurrir.

9.3 Clasificación por categoría:

De acuerdo con la naturaleza y el proceso en el que se identifica la no conformidad, estas podrán ser

clasificadas:

1. Calidad de la tierra despejada: No conformidades relacionadas exclusivamente con el proceso de

despeje de sendas y que puede resultar en artefactos explosivos omitidos.


21

2. Medio Ambiente: No conformidades relacionadas con el impacto ambiental que genera la ODH

innecesariamente o por descuido del personal en sus tareas operativas o de alojamiento, por fuera

de los previstos en los POA

3. Operativa: No conformidades relacionadas con aspectos propios de la operación y que ocurren con el

personal desplegado en las áreas.

4. Administrativa: No conformidades relacionadas con los procesos de apoyo a las operaciones o con la

gestión documental.

5. De gestión: No conformidades relacionadas con las directrices entregadas desde los roles de gerencia

de operaciones (o la ausencia de ellas), y que provocaron inconsistencias en cualquier nivel frente al

marco normativo nacional.

6. Seguridad: No conformidades que se relacionan con aspectos que pueden poner en peligro la vida de

las personas involucradas en la operación o pertenecientes a la comunidad.

Con base en las clasificaciones anteriores, el Organismo de Monitoreo deberá dar una clasificación en los tres

niveles (severidad, temporalidad y categoría) a cada una de las no conformidades. (Ejemplo: una no

conformidad puede ser Mayor, Real y Relacionada con el Medio Ambiente).

10. PLANES DE ACCIÓN CORRECTIVO S Y PREVENTIVOS

Las no conformidades mayores y las críticas deben resultar en Planes de Acción Correctivo/Preventivo. Los

Planes de acción correctivo hacen un análisis de los factores que desencadenaron las no conformidades,

identifica las acciones de mejora que tienen que ser tomadas para corregir la no conformidad y evitar que

esta vuelva a tener lugar e identifica los responsables de su ejecución.

Los Planes de acción correctiva serán elaborados por la ODH de acuerdo con lo establecido en sus POA, y

serán aprobados por la Dirección Descontamina Colombia y el Componente Externo de Monitoreo. La ODH

deberá asegurarse de que los Planes de Acción Preventiva y Correctiva sean iniciativas implementadas desde

los niveles de gerencia de las operaciones y comandante de unidad táctica. La ODH deberá presentar sus

planes, a través del Sistema Periféricos (ID de la operación, añadiendo PAC o PAP), en un tiempo no mayor a

los cinco días hábiles después de identificada la no conformidad; el componente de monitoreo externo dará

su concepto técnico en los siguientes tres días hábiles a la presentación de la documentación por parte de la

ODH y finalmente la Dirección Descontamina Colombia aprobará o no el Plan en un (1) día hábil después del

visto bueno del componente de monitoreo externo. En el caso en el que el Plan no sea aprobado la ODH

deberá presentar correcciones y estarán vigentes los mismos tiempos establecidos. Si por cualquier

circunstancia no fuera posible cumplir este plazo, la Dirección Descontamina Colombia informará por escrito

a la ODH las razones y establecerá un nuevo plazo para entregar la respuesta que no debería superar los

siguientes 7 días hábiles cuando se trate de asuntos internos que han generado el retraso.

En el caso particular de los aspectos medioambientales, los planes de acción correctivo/preventivo deberán

estar sujetos a las disposiciones y requerimientos de las Autoridades Ambientales, por lo que la ODH deberá

presentar sus planes solamente hasta haber recibido estas disposiciones. Una vez enviado, a través del


22

Sistema de Periféricos, el Plan de Acción Correctiva/Preventivo, estarán vigentes los tiempos antes

dispuestos.

En los casos en los que las no conformidades resulten en una persona de la comunidad o del personal de la

Organización muerta o herida, además de la realización del Plan de Acción Correctivo, se deberá llevar a cabo

una investigación de acuerdo con lo establecido en el Estándar Nacional de Investigación de Accidentes e

Incidentes.

10.1 Análisis de causalidad:

La elaboración de los Planes de Acción correctivo/Preventivo y las acciones de mejora que sean determinadas en él, deberán responder a un análisis de la situación que originó la no conformidad, mediante la realización de acciones de análisis de causalidad. El objetivo del análisis de causa raíz es identificar los factores como comportamiento, acciones, inacciones o condiciones que resultaron en una no conformidad mayor o crítica, generando criterios para identificar de manera asertiva las medidas necesarias para prevenir que la inconsistencia se repita y elevar los niveles de calidad a lo largo del proceso. Así, lograr un entendimiento de las razones por las que no conformidades reales o potenciales tuvieron lugar es un factor fundamental para el éxito de la gestión de la calidad en procesos de desminado humanitario.

Para que un análisis de causalidad sea efectivo, debe realizarse en forma sistemática, mediante el abordaje

de hallazgos no positivos (no conformidades, productos no conformes, oportunidades de mejora) intentando

evitar la recurrencia a través de identificar las causas, por lo general como parte de cualquier investigación,

con conclusiones que sean comprobadas por medio de evidencia documentada.

Los planes de acción correctivo deben basarse en análisis que superen explicaciones como “fallas en el

seguimiento del proceso” que no identifican con precisión las causas de lo ocurrido. Para los análisis de causa

raíz los responsables de los Sistemas de Gestión de Calidad Interno y Externo deberán establecer el análisis

en al menos dos sentidos diferentes: a) factores como el entrenamiento, la supervisión, la cultura

organizacional, el liderazgo y la Dirección del Programa; b) factores como la efectividad de los equipos en

uso, las condiciones y circunstancias predominantes en el momento de la No conformidad.

Por otro lado, la ODH deberá establecer responsabilidades y consecuentes acciones de acuerdo con el

análisis que se haga de la intencionalidad de quien causa la no conformidad en diferentes sentidos:

1. Descuido: Acciones involuntarias y accidentales (Ejemplo: oprimir un botón por accidente, sin

intención)

2. Lapsus: Acciones y omisiones por falta de atención, olvido, error de comunicación con su supervisor.

3. Error: Cuando alguien hace algo creyendo que es lo correcto. Normalmente por falta de

entrenamiento y supervisión.

4. Violación: Acción deliberada e ilegal para ahorrar, esfuerzos, tiempo o costo.


23

El análisis del grado de responsabilidad del personal podrá orientar otras respuestas relacionadas con

tiempos de jornadas laborales, distribución de carga laboral, motivación del personal y el sistema de

seguridad y salud en el trabajo, etc., en total observancia con la Normatividad Vigente y los Estándares

Nacionales en la materia.

De esta manera la organización debe determinar la metodología a seguir para hallar las posibles causas que

están originando la no conformidad y definirlo dentro de su Sistema de Gestión.

10.2 Elementos mínimos de un plan de acción correctivo

Las ODH deberán establecer planes de acción correctiva que como mínimo relacionen:

1. Descripción de la No Conformidad

2. Elemento al que se refiere (estándar, POA, marco normativo, etc.)

3. Fecha

4. Categoría y severidad

5. Causa raíz de la no conformidad

6. Acciones inmediatas a causas inmediatas para eliminar la no conformidad

7. Acción correctiva/preventiva propuesta

8. Responsable de las acciones a tomar y el seguimiento

9. Fecha en la que las acciones serán ejecutadas

10. Mecanismo de verificación de las acciones tomadas

11. Información adicional.

11. SUSPENSIÓN DE TAREAS

11.1 Como consecuencia de No Conformidades críticas (NCC) La suspensión de las operaciones frente al

hallazgo de una NCC identificada por el sistema de gestión de calidad interno, incluso si el hallazgo es

realizado por el responsable de una tarea en compañía de un monitor del CEM, se realizará conforme a lo

descrito en los POA de la ODH y el plan de acción correctivo. Así, en estos casos la suspensión no se hará de

manera automática, sino en el caso en el que el CEM identifica que el plan de acción correctivo no es

ejecutado de acuerdo con lo establecido por la ODH.

Cuando los resultados de las actividades de monitoreo indican una no conformidad crítica, el Organismo de

Monitoreo deberá suspender las operaciones y notificar de manera inmediata y máximo en un periodo de

cuatro (4) horas, a la persona responsable de la Autoridad Nacional y al Jefe de las Operaciones de la ODH.

La única excepción a esta norma se da en el caso de las NCC marcadas a la gestión de calidad interna (por

reincidencia de NCM), en el que la consecuencia no será la suspensión de operaciones, sino el hecho de que

todas las unidades bajo la responsabilidad de la persona sobre la que recae la No Conformidad Critica,

descenderán de manera automática al nivel bajo de confianza.

En cualquiera de los casos anteriores, la ODH deberá generar un Plan de Acción Correctivo y presentarlo a la

Dirección Descontamina Colombia a través de los sistemas de gestión de información definidos para ello.


24

Una vez la Dirección Descontamina Colombia ha aprobado el Plan de Acción Correctivo y el Componente

Externo de Monitoreo ha verificado su implementación, concluyendo que la ODH ha corregido el factor que

originó la No Conformidad Crítica, será posible reanudar las operaciones cuando aplica.

Después de una NCC la Autoridad Nacional deberá establecer la confianza en la unidad de la ODH en el nivel

“bajo”. Adicionalmente, para reanudar las operaciones después de una suspensión por causa de No

Conformidades Críticas relacionadas con la calidad o los aspectos operativos, o cuando las operaciones han

estado suspendidas más de dos meses, la ODH deberá someterse a un nuevo monitoreo de alistamiento

siguiendo sus POA en términos de reentrenamiento, despliegue de equipos, etc. El componente de

monitoreo externo hará este nuevo alistamiento en un tiempo mínimo de cinco (5) días hábiles después de

haber recibido la autorización de reanudación de operaciones por parte de la DAICMA.

La recurrencia de las suspensiones a causa de NCC o la aparición reiterada de NCC a la gestión de calidad

interna, puede conllevar a la revisión de la acreditación de acuerdo con el Estándar Nacional de Acreditación

bajo análisis, discreción y debido proceso coordinados por DAICMA.

En todo caso la ODH debe tomar las acciones de enlace comunitario requeridas para dar claridad a las

comunidades acerca de la situación y el tiempo estimado de la reanudación.

11.2 Por iniciativa de las ODH

Una ODH podrá suspender de manera temporal sus operaciones, notificando por cualquier medio escrito al

Componente Externo de Monitoreo y a la Dirección Descontamina Colombia por alguno de los siguientes

factores:

Periodos de compensación laboral de su personal

Periodos prolongados de condiciones climáticas o naturales adversas

Condiciones de seguridad que puedan poner en riesgo al personal de la operación o la comunidad

Por todas las demás razones la ODH no podrá suspender sus operaciones sin informar a la Dirección

Descontamina Colombia y al componente externo de monitoreo sobre la situación que origina la suspensión

de la misma, haber obtenido la respectiva autorización y expuesto a la Dirección Descontamina Colombia el

plan que se tiene para la reanudación de operaciones si aplica. Para la reanudación de las operaciones, las

ODH deberán preparar la actualización los planes que se tengan previstos para el desarrollo de la operación

de acuerdo con el Estándar Nacional de Despeje y será verificado por el Componente externo monitoreo de

acuerdo con el nivel de confianza en el que se encuentra la unidad según lo establecido en el Anexo A.

12. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y ENMIENDAS

Bajo el principio de la Mejora Continua, las ODH podrán hacer enmiendas o cambios de versiones a sus POA,

a medida que tienen más experiencia y conocimiento sobre la contaminación, procedimientos eficientes o

cuando existen cambios en los Estándares Nacionales.


25

Todas las enmiendas o nuevas versiones deberán ser aprobadas por la Dirección Descontamina Colombia con

apoyo del Componente Externo de Monitoreo así:

1. Enmiendas: se refiere al cambio en los POA de una ODH relacionado con la estructura del

documento, la forma del mismo, aclaraciones, ampliaciones o cambios en procesos ya aprobados e

incluidos en el POA o en las estructuras de supervisiones ya consideradas. La ODH deberá presentar

el resumen de las enmiendas realizadas a los capítulos de POA dispuestos para ello, además deberán

entregar archivos editables con control de cambios sobre las enmiendas. Para este tipo de revisiones

la Dirección Descontamina Colombia y CEM tendrán 7 días hábiles a partir de la fecha de recepción

de enmiendas, para emitir el concepto de la revisión.

2. Nuevas Versiones: Se refiere a cambios mayores en el POA, donde se incluyen nuevos

procedimientos, implementación de material técnico, herramientas o posiciones. De acuerdo con el

tipo de cambio, la Dirección Descontamina Colombia puede solicitar una demostración o realización

de evaluación operacional antes de emitir la aprobación del documento. El documento debe ser

enviado indicando el consecutivo de la versión y la fecha de edición. En estos casos la Dirección

Descontamina Colombia y el CEM tendrán treinta (30) días hábiles para la revisión. Las ODH tienen la

posibilidad de presentar nuevas versiones de los POA cada seis (6) meses.

13. MECANISMOS PARA LA PRESENTACIÓN DE REC LAMOS O DIFERENCIAS ENTRE

EL ORGANISMO DE MONITOREO Y LA ODH

En el caso en el que la ODH tenga algún reclamo o inconformidad con los resultados del monitoreo o el

desempeño del personal de monitoreo, esto deberá ser notificado por el responsable de la tarea

directamente a través del monitor con quien se tiene la diferencia o a su superior inmediato a través de

cualquier medio escrito, buscando resolver la situación de manera directa con el componente externo de

Monitoreo, el cual deberá dar una respuesta durante el siguiente día hábil bien sea entregando una

respuesta positiva o negativa definitiva frente a la situación o entregando un plan de trabajo para resolver la

situación de manera conjunta.

En caso tal de que esta primera instancia no fuese suficiente, el responsable de la gerencia de las

operaciones de la ODH o quien sea delegado, deberá exponer por escrito la situación a la Dirección

Descontamina Colombia en un plazo no superior a tres días hábiles.

La Dirección Descontamina Colombia solicitará al Componente Externo de Monitoreo su versión de la

situación y este tendrá dos días hábiles para responder.

Una vez analizada la situación, la Dirección Descontamina Colombia promoverá una comunicación entre las

tres instituciones y demás actores que considere pertinentes (puede ser virtual, presencial, mediante

comunicación electrónica, etc.) Y se encargará de tomar una decisión final sobre el caso expuesto.


26

La Dirección Descontamina Colombia deberá resolver la situación en un tiempo no mayor a los 5 días hábiles,

después de contar con las versiones de las dos instituciones involucradas.

14. REGISTRO DE ENMIENDAS

Los Estándares Nacionales de Desminado Humanitario están sujetos a revisiones periódicas anuales como

mínimo, y con ocasión de la necesidad. Sin embargo, hasta que se haga una revisión del documento, pueden

hacerse enmiendas a los textos con el fin de mejorar la seguridad y eficiencia operacional o por razones

editoriales.

Las enmiendas serán registradas en la tabla incluida en este capítulo y su inclusión se verá reportada en la

carátula de este Estándar Nacional de Desminado Humanitario. Cuando se realice la revisión periódica del

Estándar Nacional de Desminado Humanitario puede producirse una nueva edición del documento, en cuyo

caso, el nuevo texto contendrá todas las enmiendas registradas a la fecha y la tabla de enmiendas volverá a

estar en blanco.

Para consultar una lista de los Estándares Nacionales de Desminado Humanitario vigentes con sus

enmiendas, por favor dirigirse al sitio de Internet: www.accioncontraminas.gov.co

Fecha Capitulo Detalles 26 de diciembre de 2017

Capítulo 7 Responsabilidades

Se modifican las responsabilidades del CEM y Descontamina Colombia frente al monitoreo en escritorio a los planes de operaciones y planes de intervención, dejando la siguiente responsabilidad solo al CEM y redactada así: Verificar que las ODH carguen y actualicen los planes de operaciones y de intervención presentados por las ODH, a través del cambio de estado en los Sistemas Periféricos, para cada documento a “sin control de calidad”.

26 de diciembre de 2017

Capítulo 8.2 Se elimina del primer aspecto la palabra planes, quedando así: Revisión de reportes, registros, etc.

http://www.accioncontraminas.gov.co/


27

15. Anexo A. Niveles de Confianza


28

16. Anexo B. Matriz de no conformidades

estándares nacionales de desminado humanitario aicma... · de calidad, planeación, evaluación,...

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