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Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE
PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE
José D. Sánchez Rojas
Auditor Senior, Div. B
Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006
DefiniciónDefinición
Propiedad (activos fijos):bienes muebles e inmuebles de relativa permanencia adquiridos por compra, traspaso, cesión, donación, confiscación o por otros medios por el Gobierno.
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Clasificación de la PropiedadClasificación de la Propiedad
Mueblese puede utilizar repetidas veces,
de relativa permanencia se puede transportar de
un sitio a otro
Inmueble no se puede
transportar de un sitio a otro existencia
permanente
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Leyes y Reglamentación AplicablesLeyes y Reglamentación Aplicables
Artículo VI, Sección 9 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico:Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.
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Cont. Leyes y Reglamentación AplicablesCont. Leyes y Reglamentación Aplicables
Rama EjecutivaLey Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico
Departamento de HaciendaCartas Circulares y Reglamentos
Reglamentación interna
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Cont. Leyes y Reglamentación AplicablesCont. Leyes y Reglamentación Aplicables
Pérdida o hurto de la propiedad• Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994• Impone a las entidades gubernamentales
el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos.
Oficina del Contralor
Departamento de Justicia
Departamento de Hacienda
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Encargado de la PropiedadEncargado de la Propiedad
Nombrado por el jefe de la entidad.Responsable de:• La custodia• El control de los activos fijos
En el caso de las dependencias gubernamentales el nombramiento es
aprobado por el Secretario de Hacienda
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Cont. Encargado de la PropiedadCont. Encargado de la Propiedad
Responsabilidades:• Mantener al día los expedientes • Asignar número y numerar el equipo.• Dar de baja equipo.• Emitir Recibo de Propiedad en uso• Realizar inventarios físicos anuales
FianzaTiene que estar cubierto por una fianza
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Control de la PropiedadControl de la PropiedadIdentificación y numeraciónIdentificación y numeración
Controles• la asignación e identificación mediante
número visible y que no sea fácil de remover• etiquetas• marbetes de metal• tinta permanente
Valoración• Costo real• Tasación o estimados
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¿Cuándo?• una vez al año o • cuando estén próximos a renunciar los
empleados o funcionarios responsables
¿Quién lo realiza?• Encargado de la Propiedad• bajo la supervisión de un empleado o
funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.
Inventario FísicoInventario Físico
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Propiedad Excedente o Inservible Propiedad Excedente o Inservible
Criterios • Sin utilidad, obsoleto• Deteriorado y su reparación sea costosa• No cumple con el fin para el cual fue
adquirido • Se debe seguir los procedimientos
establecidos según la entidad, para declarar una propiedad excedente
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Pruebas a realizarPruebas a realizar
Programa de auditoría• Propiedad Mueble e Inmueble, LA-02,
Rev. Mayo 05
Propósito• Determinar si los procedimientos de
control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad
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Verificaciones a base de la reglamentación, tales como:
• Inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias
• Evaluación de disposición de propiedad dada de baja.
• Verificación de uso, control y protección del equipo. (Se puede efectuar mediante inventario físico u observación.)
• Informes de hurto de propiedad hurtada
Cont. Pruebas a RealizarCont. Pruebas a Realizar
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Cont. Pruebas a RealizarCont. Pruebas a Realizar
Conclusión – del auditor• Si a base de la evaluación de los controles
internos (planificación) y los resultados de las pruebas de cumplimiento en la unidad existen los procedimientos adecuados que ayude a prevenir o a detectar errores materiales.
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Hallazgos más comunesHallazgos más comunes
• Utilización de propiedad para fines político-partidista y otros fines ajenos a la gestión pública.
• Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia.
• No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble.
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Cont. Hallazgos más comunesCont. Hallazgos más comunes
• No se somete al Secretario de Hacienda, para su aprobación, el nombramiento de encargado de la propiedad.
• No se le requieren a los funcionarios que cesan en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico.
• Propiedad no localizada para examen.
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Cont. Hallazgos más comunesCont. Hallazgos más comunes
• Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad.
• No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados.
• Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario
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Folleto InformativoFolleto Informativo