escuelas infantiles y casas de niÑos gestiÓn por procesos gestiÓn por procesos documentar...

ESCUELAS ESCUELAS INFANTILESINFANTILES

Y Y

CASAS DE NIÑOSCASAS DE NIÑOS GESTIÓN POR PROCESOSGESTIÓN POR PROCESOS

DOCUMENTAR PROCESOSDOCUMENTAR PROCESOS

Dirección de Área Territorial Madrid-NorteDirección de Área Territorial Madrid-NorteMayo 2011Mayo 2011

-“ “ Por favor, ¿me podrías decir por donde Por favor, ¿me podrías decir por donde tengo que ir?”tengo que ir?”

-“ Eso depende de a donde quieras ir”, le respondió el Gato.

“ “ Alicia en el País de las Maravillas”, de Lewis CarrollAlicia en el País de las Maravillas”, de Lewis Carroll

-“ “ No me importa a donde, dijo No me importa a donde, dijo Alicia”Alicia”

-“ Entonces da igual el camino que escojas”, aclaró el Gato.

Establecer un rumbo al camino de nuestra gestión Establecer un rumbo al camino de nuestra gestión educativa.educativa.

Nuestro primer paso:

La definición de la Misión, la Visión y los Valores es la fijación del norte La definición de la Misión, la Visión y los Valores es la fijación del norte

de nuestra brújula. La Gestión por Procesos será el lenguaje que nosde nuestra brújula. La Gestión por Procesos será el lenguaje que nos

permitirá leer la carta de navegación, pero si no fijamos un rumbo, de permitirá leer la carta de navegación, pero si no fijamos un rumbo, de

Nada nos servirá disponer de un magnífico barco y su equipamiento. ¿..?Nada nos servirá disponer de un magnífico barco y su equipamiento. ¿..?

SE PROPONE DEFINIR TRES CONCEPTOS SE PROPONE DEFINIR TRES CONCEPTOS COMO BASE DE NUESTRO PROYECTO:COMO BASE DE NUESTRO PROYECTO:

LA MISIÓNLA MISIÓN::La razón de ser nuestro centro educativo. Respondería a las preguntas “¿por qué existe y por qué pretendemos que continúe existiendo nuestro centro en los próximos años?”

LA VISIÓN:LA VISIÓN:

El deseo o imagen proyectada del centro en el medio y largo plazo. Responde a cuestiones como “¿dónde quiero llegar, qué lugar quiero alcanzar en el futuro próximo?”

LOS VALORES:LOS VALORES:

Que incluyen las ideas, principios y areas de valor en las que el centro fundamentará su gestión para alcanzar esa imagen deseada y proyectada en el tiempo.

TENER CLARO HACIA DONDE TENER CLARO HACIA DONDE QUEREMOS IRQUEREMOS IR

Saber con quién y con qué Saber con quién y con qué contamoscontamos

Actividades

ENTRADAS (INPUTS)

Proveedores

PROCESO(Secuencia de actividades)

Clientes

SALIDAS(OUTPUTS)

RECURSOS

ProcesoProceso: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”

ISO 9000:2000

ProcesoProceso: “Secuencia de actividades que van añadiendo valor mientras se produce un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones”

Modelo EFQM

PROCESOPROCESO

Entradas Salidas

En General, para la consecución de los objetivos globales establecidos, una organización debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los mismos en los diferentes procesos del sistema. El esquema general para llevar a cabo este despliegue sería el siguiente:

a) Determinar los objetivos globales del centro.

b) Identificar los procesos CLAVE en la estructura de Procesos.

c) Establecer los objetivos en los Procesos CLAVE.

d) Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos.

Objetivos Globales

Identificación de los Procesos CLAVE

Establecimiento de los objetivos en Procesos

Metas y acciones específicas

PROCESO ¿CLAVE?

PROCESO ¿CLAVE?

INFLUENCIAINFLUENCIA

Como se aprecia, la consideración de un Proceso como “Proceso CLAVE” viene condicionado por su influencia en el logro de resultados, y generalmente son aquellos Procesos que tienen un impacto importante en esos resultados (y por tanto en la satisfacción de las partes interesadas y, como consecuencia, en la competitividad de la organización).

OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 OBJETIVO …

INFLUENCIAINFLUENCIA

¿Agrupación de procesos? Permite establecer analogías entre ellos. Facilita la Interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. Faltaría medir y analizar. Hay que Incluir Procesos de Medida y análisis.

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS ESTRATÉGICOS

¿Agrupación de procesos? Permite establecer analogías entre ellos. Facilita la Interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. Faltaría medir y analizar. Hay que Incluir Procesos de Medida y análisis.

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS ESTRATÉGICOS Y DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS

PROCESOS

EN

CASCADA

Cinco fases para la implantación de la Gestión por Procesos:

Subprocesos

Planificación de Procesos

Clasificación de Procesos

Mapa de Procesos

Inventariode Procesos

Selección de Procesos

¿Qué hemos hecho?

Identificar los Procesos CLAVE

Definir los Procesos Estratégicos y de Apoyo

Trabajo para el análisis y mejora de estos Procesos

¿Qué hacemos ahora?

Analizar cada Proceso individualmente

Equipo de trabajoEquipo de trabajo para cada Proceso:Definir tareas, responsabilidades y recabar la información generada en su análisis.

Concretar las pautas de actuación

Objetivo

* Breve* Claro* Conciso

Describir documentalmente el proceso* Entendible por todos* Con Sencillez

Supone un gran soporte documental para la

FORMACIÓNFORMACIÓN del personal

Nombre del Proceso Clave(Opcional)

Proceso Responsable Nº de emisión

PARA DOCUMENTARPARA DOCUMENTARUN PROCESOUN PROCESO

1 Justificación de la existencia del mismo

2 Objetivo

3 Elementos

4 Descripción

5 Observaciones

6 Diagrama del Proceso

2929

Es un método estructuradométodo estructurado que utiliza un preciso manual manual para comprender el contexto y los detalles de los Procesos Clave. Siempre que un Proceso vaya a ser rediseñado o Siempre que un Proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de mejorado, su documentación es esencial como punto de partidapartida.

Lo habitual en las organizaciones es que los Procesos noestén identificados y por consiguiente, no se documenten ni se delimiten.

Los procesos fluyen a través de los distintos departamentosy puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

Identificación y documentación.

Definición de objetivos.

Reducción de etapas y tiempos.

Identificación de responsables.

Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.

Simplificación.

Reducción de burocracia.

Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.

Inclusión de actividades de valor añadido.

Lo habitual en las organizaciones es que los

Procesos no estén identificados y por consiguiente, no se

documenten ni se delimiten. Los Procesos fluyen a través de

los distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suelen

percibirlos en su totalidad y como conjuntos

diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.






Simplificación.




Permite orientar los Procesos hacia la

Calidad, es decir, hacia la satisfacción de

necesidades y expectativas






Simplificación.




Al estar las actividades distribuidas entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del

Proceso ni de sus resultados. El encargado del Proceso puede

delegar en un equipo o persona que tenga un conocimiento

importante sobre el mismo, pero es fundamental que esté

informado de las acciones y decisiones que afectan al

Proceso. La responsabilidad no se delega. Debe tener control

sobre el Proceso desde el principio al fin.






Simplificación.




Al documentar un Proceso se conocen los pasos que lo conforman.

Esto genera una reducción en las etapas de manera

que el tiempo total disminuye.






Simplificación.




Se reducen las personas y los departamentos

implicados






Simplificación.




Eliminamos las que no aportan nada. Perduran

las necesarias (evaluación

imprescindible para el control del Proceso o las que deben hacerse para cumplir la legalidad o la

normativa vigente)






Simplificación.




Es otro medio para reducir etapas y

acortar tiempos. Pero hay que hacerlo

procurando evitar conflictos.






Simplificación.




Incrementar la satisfacción del

cliente

Reducir costos (esfuerzos, Reducir costos (esfuerzos, recursos )recursos )

Mejorar la CalidadMejorar la Calidad

Acortar los tiempos reduciendo así Acortar los tiempos reduciendo así loslos ciclos de entrega del servicio ciclos de entrega del servicio

Incrementar la Incrementar la EficaciaEficacia

Desarrollo del Desarrollo del ManualManual de documentación de documentación

Recogida de información Recogida de información relacionadarelacionada Análisis de la Análisis de la informacióninformación

Seleccionar el Proceso a Seleccionar el Proceso a documentardocumentar

Implica la creación de un Implica la creación de un modelo o formato de Procesosmodelo o formato de Procesos

Los sistemas (conjunto de procesos y subprocesos) son Los sistemas (conjunto de procesos y subprocesos) son difíciles de comprender, con múltiples puntos de contacto difíciles de comprender, con múltiples puntos de contacto entre sí y con muchas personas, departamentos y puestos entre sí y con muchas personas, departamentos y puestos implicados.implicados.

Un modelo da la oportunidad de organizar y documentar la Un modelo da la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.información sobre un sistema.

Un modelo es una representación de una realidad compleja.Un modelo es una representación de una realidad compleja.

Modelar es describir (lo más exacto posible) un sistema y Modelar es describir (lo más exacto posible) un sistema y sus actividades.sus actividades. Proceso 1

Proceso 3

Proceso 5

Proceso 7Proceso 6

Proceso 4

Proceso 2

Señalar el área o departamentoSeñalar el área o departamento al que pertenece. al que pertenece.

Asignar una claveAsignar una clave para diferenciarlo de otros. para diferenciarlo de otros.

Asignar un número de emisiónAsignar un número de emisión según el orden en que fue según el orden en que fue documentado. documentado.

Señalar el o los responsablesSeñalar el o los responsables de llevarlo a cabo de llevarlo a cabo

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESOIDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

Justificar la existencia de ese proceso en nuestro centroJustificar la existencia de ese proceso en nuestro centro

Objetivo de la elaboración del manual de ese ProcesoObjetivo de la elaboración del manual de ese Proceso

Definir los conceptos principales que lo integran Definir los conceptos principales que lo integran

Describir los elementos que forman parte de élDescribir los elementos que forman parte de él

Describir las características principales del ProcesoDescribir las características principales del Proceso

Describir los pasos o actividades que lo integranDescribir los pasos o actividades que lo integran

Observaciones y recomendacionesObservaciones y recomendaciones

Diagrama de flujoDiagrama de flujo

Anexos que complementan la informaciónAnexos que complementan la información

Bibliografía (si lo requiere)Bibliografía (si lo requiere)

DESGLOSE DEL CONTENIDO QUE INCLUYE EL MANUAL DE PROCESO:DESGLOSE DEL CONTENIDO QUE INCLUYE EL MANUAL DE PROCESO:

1515

No todos los Procesos No todos los Procesos deben incluir este deben incluir este seguimiento de pasosseguimiento de pasos, , ya que cada Proceso ya que cada Proceso tiene características tiene características diferentes según el diferentes según el área funcional o área funcional o departamento al que departamento al que corresponde.corresponde.

Inicio o finde un Proceso

Origen de una entrada o destino de una salida. Comienzo o fin de un conjunto de actividades.

Los símbolos más utilizados en un mapa de procesos son:

Actividad Representa una actividad o conjunto de actividades.

Decisión Salidas con al menos dos flechas (opciones).

Flujo de productos, información … y secuencia en la que se ejecutan las actividades.

Documento

Base de datos

Se suele utilizar para indicar la existencia de un documento relevante para el Proceso.

Indica la introducción o registro de datos en una base de datos, generalmente informática.

Este Proceso debe realizarse siempre en grupo, de no más de 4 personas.

Todos deben conocer el Proceso analizado.

Dentro del grupo debe nombrarse un coordinador (marcará tiempos, decidiráen caso de discrepancias …).

Identificar los Límites

Identificar las tareas

Definir las decisiones

Incluir responsable

Describir las tareas

Definir documentos

1

2

3

4

5

6

Asignar personal

Acoger a los alumnos

Inicial

Final

Las tareas se describen empezando por un verbo en infinitivo, consiguiendo así más claridad sobre lo que hay que hacer.

Los Límites pueden no ser para todos los mismos y puede generar un debate intenso entre los miembros del grupo.

Las tareas se describen empezando por un verbo en infinitivo, así se consigue más claridad sobre lo que hay que hacer.

Los Límites pueden no ser para todos los mismos y puede generar un debate intenso entre los miembros del grupo.

Nos preguntamos después de cada tarea identificada: ¿Qué hacemos después?. Hasta llegar al límite final.

Las ordenaremos cronológicamente.

Identificaremos las más importantes. Se pueden modificar los límites iniciales del Proceso.

Asignar personal

Elaborar horarios del centro

Entregar documentación

Organizar aula

En la parte inferior del rectángulo se incluye la función o persona que es responsable de esa tarea.

Es importante no identificar dos o más funciones o responsables para la misma tarea. Puede crear confusión.

Asignar personal



Organizar aula

Director

Jefe de Estudios

Jefe de Estudios

Responsable de aula

Se explica cada una con el detalle requerido.

Las frases deben ser escuetas y concisas aportando la información complementaria al diagrama de flujo para aclarar lo necesario del mismo.

Hay que encontrar un equilibrio para no identificar muchas tareastareas en el diagrama de flujo o utilizar demasiado textotexto en las explicaciones.

Utilizar frases cortas. (16 palabras por frase)

Cuatro frases por párrafo.

No abusar de frases subordinadas

Intentar transmitir una idea por frase

En la parte inferior del rectángulo se incluye la función o persona responsable de esa tarea.

Es importante no identificar dos o más funciones o responsables para la misma tarea. Puede crear confusión.

Asignar personal


Entregar documentaciónOrganizar aula

Director

Jefe de Estudios

Jefe de EstudiosResponsable de aula

¿Cuadran los horarios?

No

Si


Tutor

Asignar personal



Organizar aula

Director

Jefe de Estudios

Jefe de EstudiosResponsable de aula

¿Cuadran los horarios?

No

Si


Tutor

Listado de asignaciones

Criterios para elaborar Horarios

Carpeta de aula

Agenda de acogida

3939

Identificar los documentosIdentificar los documentos que van apareciendo y que van apareciendo y colocarlo junto a la tarea donde se genera. colocarlo junto a la tarea donde se genera.

El El sentido de la flecha es del documentosentido de la flecha es del documento a la tarea. a la tarea.

Incluiremos el nombreIncluiremos el nombre del documento. del documento.

Al identificar el documento debemos Al identificar el documento debemos establecer su formatoestablecer su formato (tipo de letra, márgenes, con o sin logotipo, etc.).(tipo de letra, márgenes, con o sin logotipo, etc.).

En una zona del procedimiento, En una zona del procedimiento, incluir información sobre el incluir información sobre el archivo de los documentos generadosarchivo de los documentos generados (Nombre, (Nombre, responsable, lugar de archivo, tiempo de retención)responsable, lugar de archivo, tiempo de retención)

3838

ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL CENTRO CURSO ACADÉMICO 2007 – 2008

ESCUELAS DE EDUCACIÓN INFANTIL Y CASAS DE NIÑOS SERVICIO DE INSPECCIÓN EDUCATIVA

DIRECCIÓN DE ÁREA TERRITORIAL MADRID – NORTE

¿QUÉ ES EL PLAN ANUAL DEL CENTRO? El Plan Anual del Centro es un instrumento de planificación para cada curso

académico, que tiene como finalidades:

Recoger las decisiones y acuerdos más relevantes que afecten a la organización y funcionamiento general del Centro.

El Plan Anual del Centro tiene la función de garantizar la actuación coordinada de las estructuras organizativas y de los equipos de docentes, propiciar la participación y colaboración de todos los sectores de la comunidad educativa y definir la distribución responsable de las tareas y actividades para conseguir los objetivos establecidos en el ámbito del Centro.




¿QUÉ ES EL PLAN ANUAL DEL CENTRO? El Plan Anual del Centro es un instrumento de planificación para cada curso

académico, que tiene como finalidades:

Recoger las decisiones y acuerdos más relevantes que afecten a la organización y funcionamiento general del Centro.

El Plan Anual del Centro tiene la función de garantizar la actuación coordinada de las estructuras organizativas y de los equipos de docentes, propiciar la participación y colaboración de todos los sectores de la comunidad educativa y definir la distribución responsable de las tareas y actividades para conseguir los objetivos establecidos en el ámbito del Centro.







SIE/DAT MADRID-NORTE

ANEXO_____

PLAN DEL ( EQUIPO DIRECTIVO, CLAUSTRO, CONSEJO ESCOLAR, EQUIPOS DOCENTES……) _______________________________

CURSO 2008/2009 TAREAS ORGANOS, PERSONAS

IMPLICADAS

TEMPORA- LIZACIÓN

PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTOS

INDICADORES DE EVALUACIÓN

OBSERVA- CIONES

1.O

BJE

TIV

OS

GE

NE

RA

LE

S

2.

OB

JE

TIV

OS

ES

PE

CÍF

ICO

S

A nivel administrativo, el procedimiento debe indicar:A nivel administrativo, el procedimiento debe indicar:

Nombre del centro.Nombre del centro.

Título del procedimiento.Título del procedimiento.

Número del procedimiento.Número del procedimiento.

Número de edición.Número de edición.

Fecha de edición.Fecha de edición.

Paginación.Paginación.

Firma del que lo aprueba.Firma del que lo aprueba.

La posición de cada elemento debe estar preestablecida (mismo tipo de información en el mismo sitio para todos los procedimientos). Lo ideal es utilizar un FORMATO DE PROCEDIMIENTO.

ÚltimaÚltima

Descripción del Proceso Instrucciones del Proceso

CENTRO EDUCATIVO

PR Nº 2

INICIO DE CURSO

Edición:Aprobada por:

Fecha:

Nombre del documento Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención

Diagrama de flujo

Responsable Lugar de archivo Tiempo de retención

Descripción del Proceso Instrucciones del Proceso

1.- Asignar personal: Se asignarán tutores, especialistas y personal de apoyo a los grupos de alumnos según los criterios establecidos por el equipo educativo en la Programación General Anual. Se generará un listado con las asignaciones de personal. Este listado debe ser aprobado por la Dirección.2.- Elaboraar los horarios de centro: Se elaborarán los horarios de grupo y profesorado, teniendo en cuenta la normativa vigente y los criterios definidos por el claustro. Se planificarán también las horas de cómputo mensual teniendo en cuenta el calendario escolar. Por último se definirán los horarios para el uso de espacios comunes. Una vez cuadrados todos los horarios se introducirán en SICE/SICEP.3.- Entregar documentación (carpeta de aula): Se entregará la documentación necesariapara el inicio del curso. Los listados, en la mayoría de los casos, podrán ser impresos desde la aplicación SICE /SICEP.a) Documentación para tutores: Listado de alumnos, Listado de datos personales, Listado de evaluación, registro deasistencia, horario de tutorías, horario personal, horario de espacios comunes, modelo de petición de material, modelosde documentos para comunicación con los padres (autorización salidas, citaciones, etc.)b) Documentación especialistas y personal de apoyo: Listado de alumnos (de todos sus grupos), listado de datos personalesListado de evaluación, registro de asistencia, horarios de tutorías, horario personal, horario de wespacios comunes, modelopetición material, modelos de documentos para comunicación con padres.4.- Organizar aula: Se realizará distribución espacial del aula. Se revisará el material necesario para el desarrollo de lasactividades docentes. En caso de necesitar ma terial se realizará la petición interna al responsable correspondiente, siguiendolas instruccioens descritas en el procedimiento de Compras.5.- Acoger a los alumnos: El Jefe de Estudios diseñará un Plan de acogida. Se definirán puntos de reunión inicial de losdiferentes gruposy responsables de los mismos, horarios de cada responsable y actividades para cada nivel.

CENTRO EDUCATIVO

PR Nº 2INICIO DE CURSO

Edición:Aprobada por:

Fecha:

- Listado de asignaciones- Horarios- Carpeta de aula- Agenda de acogida

- Secretario- Jefatura de Estudios- Tutor y/o especialista- Jefe de Estudios

- Carpeta de inicio de curso- Carpeta de inicio de curso- Archivo personal del profesor- Carpeta de inicio de curso

- Curso escolar- Curso escolar- Curso escolar- Curso escolar

Nombre del documento

Diagrama de flujo

InicioInicio

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