f'POR QU ESCRIBIR

1. ESCRITOS DE EMPRESA

1.1.POR QU ESCRIBIR?A pesar del continuo desarrollo de los medios de comunicacin, parejo a su creciente importancia en todas las actividades humanas, profesionales y privadas, la ,escritura sigue siendo un canal comunicativo de uso permanente.

La letra escrita permanece y siempre est presente para ofrecernos unos datos o una informacin en la misma forma en que en su momento quedaron escritos en un papel..La comunicacin verbal siempre es ms directa y expresiva.Pero la eficacia de los escritos, en los que los contenidos o mensajes que se han transmitido permanecen inalterables hasta que se destruyen, es insustituible a la hora de prevenir errores u olvidos involuntarios o resolver determinados conflictos derivados de una mala interpretacin.En presencia de un escrito, nadie puede excusarse con argumentos como No es eso lo que dije,. No es ste el acuerdo que convenimos

En los ltimos aos, los escritos empresariales y comerciales han experimentado un incremento considerable.

Por otro lado la generalizacin de las nuevas tecnologas desarrolladas por la ofimtica -como el fax y, en los ltimos tiempos, el correo electrnico- se han sumado a los modelos habitualmente empleados en la comunicacin empresarial.

1.2. LOS ESCRITOS DE EMPRESA Y COMERCIALESNo es fcil incluir un abanico de muestras que pueda contemplar de forma exhaustiva todas las modalidades y frmulas posibles.Sin embargo, existen unas tipologas delimitadas, y suelen observarse unas normas generales que tienen valor indicativo, a la hora de redactar un escrito de unas determinadas caractersticas. Estas normas o tendencias abarcan desde los contenidos hasta aspectos de la presentacin formal y contribuyen a garantizar la eficacia de las comunicaciones escritas. Los escritos de empresa y comerciales son actos de comunicacin lingstica que se llevan a cabo en un mbito social determinado (econmico-productivo), y tanto sus emisores como sus destinatarios conocen las convenciones propias de este mbito.

No existe una normativa estricta que regule los escritos que se generan en el mbito de la empresa. Ms an, en los ltimos tiempos prevalece la tendencia a prescindir de moldes prefijados. Sin embargo, es fcil observar en todos ellos la permanencia de unos modelos o tendencias que determinan sus caractersticas y su presentacin, segn el tipo de escrito que se considere.

1.3. DATOS QUE SIEMPRE HAY QUE INCIDIRLos escritos de empresa no tienen una extensin prefijada, sino que sta depende del tipo de escrito elegido y de la cantidad de. informacin que se va a comunicar.

fecha

encabezamiento

introduccin cuerpo del escrito despedida y firma posdata y/o notasFecha. Su importancia es evidente por razones obvias. El destinatario, en el momento de recibir un escrito, necesita conocer la fecha en que el texto fue expedido

Encabezamiento. Es la frmula de saludo con que se inicia el escrito

ESCRITOS DE EMPRESA

Puede suprimirse en las comunicaciones internas de la empresa, y en muchos formularios se sustituye por una referencia directa:De Ventas extranjero a Contabilidad Ventas extranjero I ContabilidadEn las comunicaciones externas de la empresa, se suele preferir las frmulas de cortesa simplificadas, que pueden variar segn la relacin de confianza, conocimiento, respeto o formalidad jerrquica que el caso requiera: Querido amigo, Mi querido amigo, Estimado amigo, Estimado Si:, Estimado Sr. Ramrez-, etc.Introduccin. Suele prescindirse de ella en las comunicaciones internas, salvo que sea preciso consignar antecedentes o circunstancias relativas a la informacin que se transmite.En las comunicaciones externas, la introduccin suele aprovecharse para crear un clima agradable que predisponga al destinatario a recibir la comunicacin favorablemente.

Cuerpo del escrito. Forma el bloque central de la comunicacin, en el que se expresa el motivo que la ha originado. En este apartado, el principal y ms importante, se aplican las normas apuntadas en pginas anteriores para toda comunicacin escrita: correccin, claridad, sencillez.El tema central es el asunto de la comunicacin.

En tal caso, ser importante desglosarlo en una idea central y completarlo con las ideas secundarias.Si el cuerpo del escrito tiene cierta extensin, hay que disponer y ordenar las frases o prrafos de forma coherente y lgica.

Es til, para asegurar la eficacia de la comunicacin, resumir en una frase final el asunto que se plantea.Despedida y firma. El cierre del texto que se remite ha de ser breve. Lo esencial se ha explicitado en el cuerpo del escrito y, si es conveniente, se ha reiterado en la frase final.Igual que en el encabezamiento, la frmula de despedida consiste en una frase de cortesa que ha de reflejar el tipo de relacin que une al auto con el destinatario.

Posdata y/o notas. Se incluyen al final del texto, cuando el autor se ha olvidado de incluir en el cuerpo del escrito un dato de inters. A veces, la posdata o las notas finales se aprovechan intencionadamente para aclarar algn punto cuya explicacin o detalle se ha omitido en el cuerpo del escrito para simplificar los contenidos

1.4. ESCRITOS DE EMPRESAEstas comunicaciones que se expresan por escrito son imprescindibles tanto para dejar constancia de las relaciones con el personal empleado como para comunicar los distintos departamentos o secciones y para hacer posible la actividad de estos.La complejidad de las modernas empresas exige poner por escrito diversas comunicaciones internas que son imprescindibles para su funcionamiento.

En las relaciones de la empresa con el exterior, el texto escrito es el nico elemento que puede certificar el tipo de relacin que se ha mantenido.

En las relaciones dirigidas a comunicantes externos a la empresa, es imprescindible cuidar los aspectos, formales. Esta regla ha de observarse aunque entre los comunicantes exista una relacin personal de cordialidad, pues aunque ambos sean el emisor y el receptor directos y fsicos de la comunicacin, quienes en realidad la .emiten y reciben son las empresas a las que representan.

La correccin en las comunicaciones internas de la empresa asegura la eficacia de los contenidos ; que se transmiten.1.5. EL ESTILO DE LOS ESCRITOS DE EMPRESA Y COMERCIALESEl uso del lenguaje se rige siempre por la Gramtica. En principio, no debiera haber diferencia algunaRasgos del lenguaje empresarial y comercial

La precisin y la claridad son los primeros objetivos que hay que perseguir. La brevedad es una de las caractersticas comunes. El carcter expositivo predomina en las comunicaciones internas.

El carcter argumentativo predomina en las cartas comerciales. Se prefieren las oraciones impersonales para sugerir objetividad y pragmatismo: Renovar los modelos abre nuevos mercados. Se recurre a las oraciones pasivas construidas con se: Se ha previsto lanzar un nuevo modelo al mercado. Se usan a menudo las construcciones perifrsticas para expresar las rdenes, instrucciones, normativas, etc.: se debe autorizar..., se va a emprender... Se hace un uso restringido de los adjetivos. Se evitan los superlativos y, en general, las palabras que comportan una valoracin subjetiva.

Se recurre a menudo a los dos puntos (:) para introducir frases explicativas. Se articulan los textos en prrafos breves y coherentes, para facilitar la comprensin de los contenidos entre un escrito empresarial y otro de carcter privado, acadmico, etc.Lo que define el carcter de unos y otros es, en primer lugar, el contenido, el objetivo que se propone "el autor de un texto.En segundo lugar, son las convenciones, ms o me-. nos definidas, y siempre tiles y utilizadas, las que_ caracterizan un escrito empresarial.-Las comunicaciones escritas empresariales se caracterizan por su contenido y tambin por las convenciones que se emplean de forma habitual en el contexto econmico-productivo en que se enmarcan. .El rasgo ms relevante del estilo empleado en los escritos empresariales y comerciales es su carcter utilitario. La concisin y claridad de los mensajes son requisitos imprescindibles para asegurar la eficacia de estos escritos.

Por esta razn, se suele acudir a frases que, en las comunicaciones de un mismo tipo, se repiten sin apenas cambio alguno.Por razones prcticas, en el mbito empresarial, se aceptan las frmulas consagradas y se procura evitar la ambigedad, es decir, las expresiones y trminos que puedan expresar ms de un significado. Las diferencias, de contenido y estilsticas, se observan en los distintos tipos de escrito que generan las empresas: circulares, memorandos, informes, etc.

2. ENLACES MATRIMONIALESEl uso de participaciones e invitaciones impresas, para comunicar un enlace matrimonial o cualquier otro evento equiparable, se mantiene en la mayora de los casos, principalmente, por razones prcticas ms que por obligaciones de la moda social o para cumplir con la etiqueta.Con estos tarjetones, los contrayentes y sus familiares slo tienen el trabajo de escribir los sobres y efectuar el envo.El trato de confianza que existe con estas personas requiere una relacin ms directa y clida, que no puede satisfacerse con un simple envo postal. Aunque es costumbre remitirles adems los tarjetones impresos, que tal vez les agradar conservar en recuerdo de esta fecha.2.1. PARTICIPACIONES DE BODA

Fernando Luarca Roblesy Rosa Melndez Lujanles anuncian sus esponsalesque se celebrarn en Madrid el prximomes de septiembre.

El da 26 de mayo contraeremos matrimonio

en la iglesia parroquial de San Fernando.Nos complace hacerlo saber a nuestros amigos y allegados.Mariano Posada Cabreras

Julia Buenafuente MelgarValencia, abril de 2001

Martn Bobadilla Paz

y Ana Ibez Camposcontraern matrimonio el prximo da 18de julio en la Baslica de Nuestra Seoradel Rosario de esta ciudad.Se complacen en comunicarlo, junto con sus padres, a sus allegados y amigos.Sigenza, mayo de 2002Esteban Cruz Cuesta

Amalia Ruiz Lpez

Leandro Marenda Vidal

Rosa Pardo QuesadaSe complacen en anunciarles el enlace de sus hijosIgnacio y Mara Teresaque tendr lugar el da 18 de febrero en el Monasterio de los TrinitariosSalamanca, enero de 2000Luis Martnez Cuenca

y Carla Frutos del ValTienen el honor de participar a Ud. y asu distinguida familia la boda de suhija Martina con el joven Miguel GirnPerlada.La ceremonia tendr lugar en la iglesia de

Santa Rosa de Lima de esta ciudad. Lucerna, abril de 20023. ENCARGOS Y PETICIONESUn pequeo favor, o un encargo sin importancia se pueden solicitar a travs de una simple llamada telefnica, segn la relacin o la familiaridad que existe con la persona a la que confiamos el asunto.

Si nos dirigimos a una persona con la que hemos mantenido algn contacto en fechas recientes, nos limitaremos a exponer el tema que nos ocupa. En cambio, si la relacin se remonta a un tiempo atrs, podemos incluir unas palabras interesndonos por sus asuntos profesionales o familiares. El contenido de estos escritos puede ser muy diverso.

Peticin de informacin a un amigo

Querido Gerardo:Hemos pensado veranear este ao en algn pueblecito de la costa y quisiramos saber precios y condiciones, para los meses de julio y agosto.Como sea que no conocemos la zona, ni tampoco sabemos de las agencias que aqu pueden ofrecer casas de alquiler, te estaramos muy agradecidos de que nos procures informacin al respecto, si est en tu mano.Nos gustara encontrar un pequeo chalet-sin demasiados lujos- con su jardn o patio, una casita de pescadores o un pequeo apartamento, por este orden de preferencias.Una vivienda con tres habitaciones, comedor y pequeo saln, ms cocina, servicios, etc., sera suficiente para los cuatro que somos de familia.Nos conoces bien, y sabes que no buscamos muchos lujos ni comodidades. Sobre todo, queremos tranquilidad y un entorno agradable.Espero que con estas indicaciones puedas hacerte una idea de lo que nos gustara encontrar, y que te sea posible hacer algunas gestiones sin demasiadas molestias.Marisa y los nios os mandan muchos recuerdos, y estaran encantados de pasar el verano cerca de los tuyos. Te ruego les transmitas un carioso saludo de nuestra parte. Para ti, recibe un fuerte abrazo de tu amigo.Afectuosamente,

(firma)

3.1. CARTAS DE AGRADECIMIENTOCualquier favor y toda muestra de atencin que hayamos recibido de oirs personas deben verse correspondidos con nuestro agradecimiento.

Incluso si lo hemos expresado por anticipado al solicitarlo, dar las gracias por el favor que se nos ha hecho no slo es una muestra de cortesa sino una forma de comunicar a la otra persona que hemos sabido del cumplimiento y buen fin de la gestin confiada.En ambos casos, conviene tener presente que la exageracin en las expresiones no denota necesaria mente gratitud y, a veces, puede tomarse como una muestra de hipocresa.

Textos breves de agradecimiento

Queridos tos:

He recibido vuestro regalo de cumpleaos. Tuve una gran alegra al ver la bicicleta y slo espero que lleguen las vacaciones para poder disfrutarla.Os enva un beso muy fuerte, vuestro sobrino.Querido Ignacio: He recibido la documentacin que te encargu. Te agradezco el tiempo que has dedicado a estas gestiones y espero tener la ocasin de corresponderte.Querido amigo:Agradezco infinitamente su inters en resolver el encargo que le confi. Le ruego acepte mi gratitud y quedo a su disposicin en lo que pueda servirle.Atentamente,

3.2. CARTAS DE PSAME Y CONDOLENCIAEn las cartas de psame y condolencia, el tono viene dado indefectiblemente por las mismas circunstancias que las motivan.La persona que acaba de perder a un familiar, en principio, siempre se sentir ms reconfortada cuando un amigo o compaero estreche su mano y se sume a su dolor personalmente.

Las telecomunicaciones, desde el telfono al correo electrnico, facilitan el acercamiento a la persona a quien queremos dar el psame, al poder sumarnos a su dolor de viva voz.Cuando el trato con la persona a la que debemos dar el psame es de simple cortesa, un escrito breve puede ser ms apropiado que una llamada telefnica o un encuentro personal.

Para guiar al lector cuando deba expresar su condolencia por escrito.

Textos breves

Querido amigo: Comparto tu sentimiento por el fallecimiento de vuestra madre. S que no os faltarn las fuerzas para sobreponeros a esta sensible prdida.Quiero expresaros mi sentido psame y hacerte llegar un carioso abrazo.Con afecto,Estimados amigos:

Estamos profundamente afligidos por el fallecimiento de vuestro padre. Os hacemos llegar nuestro ms sentido psame.

Atentamente,Estimada Ana: He recibido con sorpresa la noticia del fallecimiento de tu hermana. Es un golpe del destino que sin duda ha de poner a prueba vuestra entereza. Comparto vuestro dolor y quiero expresaros mi sincero afecto en estos momentos difciles.Te ruego traslades mi sentido psame a tu padre y tus hermanos.En cuanto a ti, ms que nunca te brindo el apoyo de mi sincera amistad.Recibe un emocionado saludo de tu amiga,3.3. CORRESPONDENCIA CON AMIGOS Y PROFESORESLas cartas que dirigimos a amigos y profesores entran de lleno en el apartado de la correspondencia personal.En este tipo de escritos, la espontaneidad y las expresiones de afecto, salvo que lo desaconseje el contenido, son las caractersticas ms sobresalientes. Al dirigirse a los amigos, es frecuente simplificar las frmulas de encabezamiento.La cortesa, en cambio, como muestra de respeto, es imprescindible cuando un alumno se dirige a un profesor. Como, en general, siempre que nos dirigimos a un superior.Al dirigirse a los profesores, la mejor prueba de confianza que podemos ofrecerles es nuestra sinceridad. Tambin pondremos especial cuidado en la, pulcritud y presentacin del escrito.A UN AMIGO, PARA MANTENER LA RELACIN

Querido Ismael:

Hace tiempo que no has recibido noticias mas, aunque bien sabes que siempre puedes contar con mi amistad. Te mando estas lneas para demostrarlo, pues no hay ningn asunto o novedad que en especial tenga que comunicarte, salvo el placer de mantener viva nuestra relacin, aunque sea de vez en cuando.Mi vida se desarrolla con toda normalidad. "No hay sorpresas excepcionales, pero tampoco asuntos que sean motivo de especial preocupacin. La rutina diaria, es decir, el trabajo, los estudios y... algunos ratos de diversin.Estoy terminando los seis meses de prcticas en la empresa de publicidad y, por las tardes, sigo con el cursillo de Ilustracin en la Escuela de Diseo, en el que estoy aprendiendo tcnicas interesantes.Hace tres semanas que cambi mi computadora, que no tena capacidad suficiente para poder instalar el programario de diseo grfico. Ya s que te entusiasma la informtica, y ahora puedo explicrmelo: es increble el ritmo al que estamos progresando. Tambin las prestaciones de los programas son asombrosas.Los fines de semana acostumbramos a salir con los amigos. Casi siempre nos reunimos en el bar musical que t ya conoces, y luego nos damos una vuelta por dos o tres locales ms donde encontramos a otros conocidos y buen ambiente.No quiero obligarte, pero me gustara tener noticias tuyas. Hazlo cuando tengas un momento para ponerte a la tarea y puedas extenderte un poco ms de lo que es habitual en ti. Cmo te va en tu trabajo? Qu perspectivas ves para tu futuro inmediato, en esta empresa?En fin, es un placer dirigirte estas lneas y siempre me agrada recibir noticias tuyas. Espero que no demores la respuesta y slo tengas buenas noticias que contar. Recibe un saludo de mis hermanos, y un fuerte abrazo de tu amigo.

Cordialmente,

3.4.CARTAS A FAMILIARESLa correspondencia de carcter familiar es un apartado que, dentro de la escritura epistolar, o bien suele resolverse la mayora de las veces de forma apresurada, o bien se despacha con unas cuantas frases hechas, sobre todo cuando se trata de felicitaciones y noticias breves.Las cartas a familiares son un banco de pruebas para mejorar el estilo de nuestra correspondencia. El trato de intimidad y confianza con los familiares, que se manifiesta al dialogar directamente con la otra persona, nos permite que cuando queramos comunicarnos a travs de una carta (o cualquier otro escrito) lo hagamos con ms naturalidad y soltura, pero esto no ha de dar pie a descuidar ni la redaccin ni la presentacin.A LOS PADRES, EXCUSANDO UNA VISITA

Queridos padres:

No podremos reunimos con vosotros las prximas vacaciones, como es costumbre todos los aos, por los motivos que os coment en la ltima conversacin telefnica.La direccin de la empresa ha decidido aprovechar estas fechas, en las que paran algunas cadenas de fabricacin, para instalar nuevas mquinas. Se han hecho muchos avances en el campo de los automatismos y continuamente hay que renovar los equipos.Los nios se han llevado un gran disgusto al saber que no pasarn el verano en la playa con los abuelos y primos. Para contentarlos, les hemos prometido venir la semana de las fiestas patronales (me quedan unos das libres y pienso que podr aprovecharlos).Creo que en estas fechas tambin pasaremos unos das muy agradables, y estoy seguro de que a vosotros os har mucha ilusin.Por ac no hay mucho ms que contar. Ana est tambin muy ocupada con su nuevo trabajo en el hospital, y los nios, tan traviesos como siempre. Les hemos prometido, para compensarles, pasar un fin de semana con sus primos en la sierra.Cmo andan los achaques de pap? Ya s que su reuma y las partidas en el club le ocupan todo el tiempo, pero nos gustara recibir noticias de su mano. Pap: por qu siempre dejas que nos escriba mam?Tenemos muchas ganas de veros, y espero recibir vuestra llamada el da de mi cumpleaos. Ana y yo os enviamos un fuerte abrazo y los nios os mandan muchos besos. Recibid estas lneas como muestra de nuestro entraable cario.Vuestro hijo,

3.5. INSTANCIAS Y CURRCULOSLa instancia es una solicitud que se dirige a un representante de la Administracin pblica o de otro nanismo, institucin o entidad con la finalidad de e sea atendida una determinada peticin

La disposicin de los apartados que figuran en una instancia sigue un orden convencional que se distribuye segn el esquema que figura en esta pgina. Este esquema es de validez general. Sin embargo, las diversas instituciones pueden utilizar modelos unificados que ponen a disposicin de los solicitantes c incluso impresos especiales para el procesamiento computarizado de los datos.

Partes de una instancia

Abreviatura del tratamiento protocolario de la persona a quien va dirigida.

Datos del solicitante.Imprescindibles: nmero de la cdula o credencial y domicilio. Opcionales, edad, profesin y otros datos de inters relacionados con la peticin que se formula. Exposicin.En la primera parte del cuerpo de la instancia se especifican las razones por las que se presenta el escrito, que debern consignarse de forma clara y ordenada en uno o ms prrafos. El primer prrafo suele hacerse preceder de la palabra EXPOSICIN con letras maysculas. Los prrafos independientes, a veces numerados, se encabezan con la palabra QUE, tambin en maysculas. Peticin.Es el objeto que persigue el solicitante con la instancia. Se separa del prrafo anterior y se suele preceder de las palabras SOLICITA o SUPLICA, asimismo con maysculas. Frmula de despedida. Lugar, fecha y firma del solicitante. Autoridad a la que se dirige la instancia.Se suele escribir con maysculas en su totalidad y se separa de la lnea anterior.

3.6 EL CURRCULOEl currculo es un escrito que en la mayora de los casos entra de lleno en el mbito de las relaciones laborales.

A menudo, el currculo es decisivo para conseguir un puesto de trabajo. Acompaa por lo general a una carta de solicitud de empleo, pero despus puede ser el nico documento que quedar en manos de las personas que han de efectuar la seleccin de personal.

Un currculo debe ser claro, concreto y conciso. La extensin ideal vara entre 1 o 2 pginas. "En la distribucin y presentacin de los contenidos, a diferencia de la instancia, no hay que respetar normas fijas, por lo que es difcil establecer un modelo nico.

.Datos personales

Nombre y apellidos del solicitante Fecha y lugar de nacimiento Estado civil Direccin postal (completa) Telfono, fax y correo electrnico.

Formacin acadmica

Estudios realizados, con los ttulos correspondientes, los nombres de los centros donde se han cursado y fechas de inicio y fin.Hay que reflejar, en primer lugar, los estudios oficiales de enseanza reglada.Tambin conviene incluir aquellos otros estudios, reglados o no, que puedan tener alguna relacin conel puesto de trabajo al que se aspira. IdiomasHay que incluir todos los idiomas que se conocen, indicando en cada caso el nivel que se posee en cada uno de ellos (alto, medio, de lectura y de escritura, slo de lectura, etc.). Experiencia laboral Nombre del puesto y las funciones desempeadas. Empresas en las que se ha trabajado, con todas las referencias posibles, y fechas de permanencia en cada puesto ocupado. Este apartado suele disponerse en orden cronolgico.

Otros datos de inters

En este apartado pueden incluirse todos los datos que sea conveniente destacar, procurando siempre que guarden relacin con el empleo que se solicita.Pueden ser importantes, entre otros particulares: carnet de conducir y categora de la licencia; posesin de vehculo propio; disponibilidad para viajar, o para un cambio de residencia, etc.Fecha

Es un dato que interesa incluir, ya que sita el perfil del candidato en un momento determinado y podrahaber variado en fechas posteriores.

4. REDACCIN Y PRESENTACIN DE TRABAJOS ESCOLARESEn los trabajos escolares importa tanto el contenido cmo la presentacin.

Para la realizacin de un trabajo escolar se parte de un esquema inicial en el que se distribuyen y ordenan los contenidos.El esquema preliminar de contenidos consiste en una pequea lista en la que se incluyen las ideas principales que se desarrollarn a lo largo del trabajo, as como las ideas secundarias que irn marcando los pasos intermedios entre una y otra.

4.1 Confeccionar un esquema paso a pasoEs muy til, para confeccionar el esquema preparatorio, revisar los textos y los apuntes de clase. De ellos iremos extrayendo los temas y subtemas que hay que incluir en el trabajo.En un trabajo de la asignatura de Tecnologa sobre Los motores de cuatro tiempos, por ejemplo, podemos incluir los siguientes apartados:Los motores de cuatro tiempos

- Qu son los motores- Tipos- Los motores de combustininterna- Los motores y el automvil- El motor tipo Otto- Los tiempos del motor

Para formar un esquema preliminar, es til a veces desarrollar los apartados en forma de preguntas encadenadas:Los motores de cuatro tiempos

- Qu son los motores?- Cuntos tipos de motores hay?- Qu es la combustin interna? - Dnde se utiliza?- Cmo funciona un motor de cuatro tiempos?Para-completar este esquema, hay que indicar ahora en cada apartado las ideas secundarias o subtemas que lo integran.El tema de este trabajo son los motores de cuatro tiempos, es decir, un tipo determinado de motores.

Al preparar el esquema de un trabajo escrito hay que emborronar muchos folios. Con ayuda de los textos y los apuntes de clase, se anotan debajo del titulo

Luego, en cada apartado, se anotan al margen los subapartados en que se puede dividir.

En el primer caso, es habitual utilizar nmeros romanos para marcar los temas principales y combinar letras maysculas, nmeros arbigos y letras maysculas para indicar las ideas secundarias y los subtemas de cada epgrafe.

ESQUEMA PASO A PASO:I. Para qu sirven los motores?

A. Principales tipos de motores,II. Los motores de combustin interna.A. Los pioneros.B. La invencin del automvilIII. El motor de explosin tipo Otto.

A. Los tiempos del motor1. Admisin2. Compresin3. Explosin4. Escape

Los motores de combustin interna

1.Para qu sirven los motores?

1.1. Tipos de motores,

2.Los motores de combustin interna.

2.1. Los pioneros. 2.2. El automvil

3.El motor de explosin tipo Otto.

3.1. Los tiempos del motor

3.1.1. Admisin

3.1.2. Compresin 3.1.3. Explosin 3.1.4. Escape

4.2 LOS BORRADORES Y LA CORRECCIN FINALA partir de un esquema estructurado, hay que empezar a redactar el que ser el primer borrador. En l se desarrollan uno tras otro los apartados del esquema previo, teniendo en cuenta que se trata de una primera versin escrita.Los borradores sirven para introducir los cambios oportunos, tanto en los contenidos como en su organizacin y, finalmente, las ltimas correcciones gramaticales y de estilo.

La elaboracin de los borradores, hasta llegar al texto final, ha de seguir este proceso:En el primer borrador conviene centrarse de forma exclusiva en los contenidos (qu se dice). Al desarrollar los temas por escrito, pueden encontrarse algunos puntos que sea preferible incluir en otros apartados, y pueden surgir nuevas ideas que es conveniente incluir. Sobre el primer borrador, tras una primera correccin, se efecta un repaso de los contenidos: es verdad lo que se ha escrito?, se han incluido todos los conceptos?, se ha repetido alguno? De la lectura anterior (a veces, ms de una) surge el borrador definitivo en cuanto a los contenidos y su organizacin en el texto. Al efectuar correcciones en los contenidos, podemos fijarnos ya en aspectos gramaticales y estilsticos. La revisin final, sobre el borrador definitivo, consiste en una revisin atenta de la ortografa y sintaxis, y puede servir tambin para eliminar las repeticiones y las expresiones superfluas.4.3. LA PRESENTACIN DE LOS TRABAJOSLa presentacin del texto afecta tanto a su aspecto formal como a la estructuracin y comprensin de los contenidos.Los principales aspectos que hay que tener en cuenta en la presentacin 'formal de los trabajos escolares. Formatos de pgina. El frmalo ms usual es DIN A4 (297 x 210 mm). Es menos frecuente usar el tamao folio (315 X 215 mm) o la holandesa (275 X 215 mm). Los mrgenes de la pgina. Los mrgenes de la pgina son los blancos que quedan libres alrededor de las lneas de texto. Los prrafos. Los prrafos pueden comenzar a principio de lnea o dejando una sangra de 5-10 espacios desde el margen izquierdo.

Los ttulos. Las computadoras permiten usar distintos tipos de letra para marcar la jerarqua entre los diversos ttulos. En la separacin de un ttulo con respecto a la ltima lnea del prrafo precedente, se aade un espacio ms de los que se dejan para la separacin entre prrafos.5. INFORMES INTERNOSLos informes que se generan dentro de la actividad de una empresa abarcan un tipo de escritos muy amplio, con grandes diferencias no slo en cuanto a su finalidad, sino tambin en cuanto a su extensin y presentacin.Cada informe obedece a un objetivo concreto, y este objetivo determina un estilo y unas caractersticas adaptados a cada caso.Es comn a todos los informes, sin embargo, un contenido que analiza una situacin dada o expone algn acontecimiento ocurrido en la empresa.Un informe es una exposicin ordenada y razona-da sobre un asunto determinado o sobre una situacin particular.

5.1. CMO DEBE SER UN INFORME?Un informe, para que sea eficaz, ha de tratar un .nico tema

No obstante, aunque la extensin sea mnima, dedicar un informe a un nico asunto es el mejor sistema para asegurarse la atencin del destinatario y la eficacia del mensaje.Hay que tener en cuenta que un informe, adems de definir un tema y detallar las circunstancias que lo envuelven, contiene a menudo alternativas o propuestas de actuacin.Un informe completo no ha de ser meramente expositivo, sino que debe incluir propuestas para sugerir soluciones, alternativas o actuaciones.

Un informe completo debe comprender tres partes generales:1.a Una parte descriptiva, en la que se expone de forma objetiva el estado actual del asunto que lo motiva.

2 Una parte dedicada a los datos tcnicos, en la que se incluyen los datos, cifras, estadsticas y, en generalidades las informaciones objetivas que apoyan lo expuesto en la parte anterior.

3 Una conclusin en la que se plantean los objetivos que hay que conseguir, las soluciones que se sugieren o las propuestas que se plantean.5.2 COMO SE PREPARA UN INFORMEMuchas empresas que, para optimizar su funcionamiento, utilizan con frecuencia todo tipo de informes para coordinar la actividad de los distintos departamentos, suelen tener establecidos uno o varios modelos.Estos modelos adoptan incluso la forma de un formulario extenso, en el que se definen los epgrafes generales apropiados a cada caso:

Membrete corporativo

Informe de Dpto. comercial

Dpto. Tcnico - Dpto. ProduccinFecha

De: a:

Asunto:

Exposicin:

Situacin:

Objetivos:

Propuestas:

Costes y plazos:

Observaciones:

Autor:

Cargo:

Firma

Para elaborar un informe no estandarizado, es conveniente definir de antemano sus caractersticas:1. Precisar el asunto o tema que motiva el informe.2. Definir el propsito u objetivo que se persigue.3. Establecer los epgrafes o apartados en que se plantean, exponen y argumentan los dos puntos anteriores.Con este esquema, a falta de un modelo estandarizado para los informes internos de la empresa, el escrito que el responsable del departamento de Envasado dirige al responsable de Compras podra ser el que aparece en la pgina siguiente.5.3. INFORME DE ESTADO O SITUACINEl informe de estado o situacin tiene por objeto dar cuenta del punto en que se encuentra un determinado asunto o proyecto.

5.4. INFORME SOBRE GESTIONESUn informe sobre gestiones realizadas por un directivo o tcnico de la empresa tiene por objeto poner en conocimiento de la Direccin todo lo acontecido., conclusiones y perspectivas en torno a la gestin que se haba encargado al informante. En los informes de este tipo hay que incluir aspectos como: Objetivos

Agenda Contactos Fecha y lugar Participantes Temas tratados Resultados Conclusiones Sugerencias AnexosLa extensin de los informes de este tipo suele ser muy variable.El autor del informe ha analizado todas las circunstancias relativas al asunto de la gestin, destacando los aspectos esenciales y apuntando al final algunas sugerencias sobre prximas actuaciones.

Para un informe de gestin ms exhaustivo, los epgrafes pueden presentarse como en los ejemplos anteriores.Membrete

corporativo

INFORME DE GESTIN

De: Dpto.Ventas/Redes

a: Direccin General de VentasFecha: 2/11/2002Asunto: Modelos exclusivos para la cadena de establecimientos INMOBEL.La gestin realizada responde a la peticin de la solicitud de modelos exclusivos para ser comercializados a travs de la cadena de establecimientos INMOBEL. A tal efecto, se ha aprovechado la visita anual de final de ejercicio a los delegados de la empresa.El primer contacto consisti en una reunin (20/10/02) con los propietarios de la cadena INMOBEL, los Sres. J. Benito y C. Romero, en las oficinas de esta empresa en Ciudad Valdivia. Esta reunin se centr en dos puntos principales. En primer lugar, constatar el incremento del volumen de compras de esta empresa a nuestros delegados de zona en el curso de los tres ltimos ejercicios. Al respecto, me comprometo ante los interesados a trasladar a nuestro Director Financiero una mejora en las condiciones de pago, deducciones y descuentos que en la actualidad venimos aplicando.Apunto exclusivas. A continuacin, los citados Sres. reiteran su peticin de poder disponer de un modelaje exclusivo que estaran dispuestos a adquirir en forma de compras firmes, bajo los argumentos que paso a detallar: Los modelos de las series VANGUARD y TECNOHIGT encajan muy bien con el cliente medio de sus establecimientos (principalmente, parejas jvenes).

5.5. INFORME DE INCIDENCIASEl informe sobre incidencias puede orientarse de dos formas distintas. La primera tiene por objeto poner en conocimiento del superior jerrquico, o de la Direccin de la empresa o entidad, un problema o una incidencia de cualquier tipo, para que tengan "conocimiento del hecho y, si es oportuno, resuelvan la situacin o tomen las medidas apropiadas las personas facultadas para ello.Un informe de este tipo se reduce a una breve nota con la que el firmante quiere dejar constancia escrita de una incidencia a fin de cubrir su responsabilidad.

Otro tipo de informes de incidencias, ms completos, contienen la informacin de un problema y, adems, una breve exposicin de las actuaciones que se proponen para solucionarlos.Notificacin de incidencias

Membrete corporativoNOTIFICACIN DE INCIDENCIAS

Fecha: 12/07/2002De: Facturacin

a: GerenciaIncidencia: Fallos en los sistemas de facturacin informatizadaLa conexin en red de los sistemas informticos del Dpto. Facturacin, con la red de Comercial/Ventas se adopt a fin de automatizar el proceso de facturacin a clientes.En los dos aos de funcionamiento, el sistema ha registrado un margen de error verificado inferior al 1 %, que nicamente se ha detectado cuando hay una coincidencia de los tres primeros dgitos de los cdigos utilizados para la facturacin, y que al estar reconocido por los operadores del sistema era fcilmente subsanable.A principios del ao en curso, el Dpto. Comercial/Ventas comenz a aplicar el nuevo sistema de codificacin en las Referencias producto, a fin de unificarlo con la normativa estandarizada. La introduccin de un cdigo alfanumrico al principio de las Referencias distorsiona con elevada frecuencia el buen funcionamiento de los sistemas informticos, hasta tal extremo que el margen de error se ha situado por encima del 35 %. Este elevado margen de error obliga al personal de la seccin a revisar prcticamente todos los cargos a clientes, lo que ha supuesto ampliar el horario de trabajo y reforzar la plantilla del Dpto. con personal eventual. Est previsto liquidar la facturacin acumulada en el plazo de unas dos semanas, pero el incremento de las ventas en los meses de verano volver a plantear una situacin similar o, probablemente, an ms grave.Se informa a los responsables de Gerencia de esta situacin, que acarrea para la empresa consecuencias tanto econmicas (incremento de los gastos de personal) como operativas (se interrumpe el proceso continuo Expediciones/Facturacin).

Ricardo Palma Espliego

Encargado Facturacin

5.6. PROPUESTA O SOLICITUD DE SERVICIOSUna propuesta para ofrecer o solicitar la contratacin de determinados servicios es un escrito que ha de contener una descripcin detallada y precisa de todos los particulares.En tal caso, en la medida en que sepamos expresar en el informe los requisitos de tales servicios, ser posible resolverlos con mayor eficacia. En ocasiones, cuando la decisin final es favorable, y se plasma en un contrato de suministro de servicios, la propuesta se convierte en un documento que puede utilizarse como prueba documental en caso de Conflicto.Una propuesta o una solicitud de servicios contiene una exposicn que debe ser en lo posible: Precisa: tanto si se describe un problema para el que se pide una solucin como si se oferta un servicio que ha de resolver determinadas necesidades.

Ordenada: es la forma de asegurarse la perfecta comprensin del mensaje por parte del destinatario. Ajustada a las necesidades reales: solicitar u ofrecer unos servicios elevando artificialmente el nivel de las prestaciones puede rebajar su rendimiento real o gravar los costes de la operacin.Un escrito de peticin o solicitud de propuesta puede estructurarse de acuerdo con los siguientes epgrafes: Introduccin

Situacin Planteamiento Objetivos Especificaciones

Criterios y requisitos

Plazos y costes

Criterios de valoracin

Solicitud de propuesta a un proveedor

Membrete

corporativoDestinatario

Remitente

Fecha: 12/07/2002Asunto: solicitud de propuesta para la modificacin en los sistemas de facturacin automtica actualmente instalados.Situacin actual. La conexin en red de los sistemas informticos del Dpto. Facturacin con la red de Comercial/Ventas se adopt a fin de automatizar el proceso de facturacin a clientes. En los dos aos de funcionamiento, el sistema ha registrado un margen de error inferior al 1 % (con excepcin del perodo de ensayos posterior a la instalacin de los equipos).Este margen de error nicamente se ha detectado en los casos excepcionales en que hay una coincidencia, como mnimo, de los tres primeros dgitos de los cdigos utilizados para la facturacin (Cliente, Referencia producto, Plaza bancaria y otros). Est reconocido por los operadores del sistema y es fcilmente subsanable.Nuevas necesidades. A principios del ao en curso, el Dpto. Comercial/Ventas ha comenzado a aplicar el nuevo sistema de codificacin en las Referencias producto, a fin de unificarlo con la normativa estandarizada vigente en el mercado internacional.

6.ASAMBLEAS Y REUNIONES

Las asambleas y reuniones generan una documentacin escrita, al margen o aadida a los informes o documentos que puedan utilizar las personas convocadas.

En primer lugar, se remite a los participantes una Convocatoria en la que, adems de las indicaciones de fecha, hora y lugar, se anuncia el orden del da, es decir, la relacin ordenada de los asuntos que se ha de tratar.Despus del acto, se deja constancia del desarrollo de la reunin, los puntos tratados as, como las decisiones acordadas por los participantes a travs de un escrito, generalmente un Informe o, en casos mas protocolarios, un Acta oficial, cuya confeccin corresponde a la persona que ha ejercido las funciones del secretario.

6..1. CONVOCATORIA DE REUNINEn la convocatoria de una reunin hay que incluir, en trminos generales, los siguientes datos:

Lugar, fecha y hora Cargo convocante Tipo de reunin (ordinaria, extraordinaria, etc.) Orden del da Anexos (documentacin que se incluye)

Modelo para una convocatoria INSTITUCIONAL

Membrete o sello de la entidadASAMBLEA GENERAL ORDINARIACONVOCATORIAde.............deSR. PRESIDENTEDE LA ASOCIACIN NACIONALDE CEMENTEROSEn virtud de lo dispuesto por los Estatutos de la ASOCIACIN NACIONAL DE CEMENTEROS en los artculos..., se convoca a los miembros de la Junta Nacional a la Asamblea General Ordinaria, para el da .... del mes de....., del ao en curso, a las.....horas, en la sede d la Asociacin, calle....., n................., de............, para tratar el siguiente orden del da:1. Lectura y aprobacin del Acta de la reunin anterior.2. Informe del Presidente. Debate y aprobacin.3. Informe del Secretario. Debate y aprobacin.4. Informe de Tesorera. Debate y aprobacin.5. Eleccin de...delegados provinciales, por cese reglamentario de los Sres....................,.............y.........6. Asuntos de trmite.7. Ruegos y preguntas.

Presidente (firma y nombre)

Secretario (firma y nombre)

MODELO PARA UNA CONVOCATORIA

remitentedestinatario........de.........de..........Estimado socio y amigo:

En mi calidad de secretario ejecutivo de la Junta rectora de nuestra Asociacin, en cuyas reuniones se ha debatido ampliamente la sugerencia hecha por algunos asociados respecto a la necesidad de una ampliacin del Saln de Actos de nuestra entidad, me es grato convocarte a una reunin con todos los asociados, que se celebrar en nuestra sede social el prximo da.....de........del ao en curso, a fin de debatir este asunto como nico punto del orden del da.Encarecindote tu asistencia a dicha reunin, recibe un cordial saludo, con mi agradecimiento de antemano por tu asistencia y participacin.(firma y nombre)

Secretario ejecutivo6.2. INFORMES Y ACTAS DE REUNINLos informes y actas que dan cuenta del desarrollo de una reunin deben recoger como elementos esenciales los puntos tratados en ella, as como todos los acuerdos adoptados.Su objetivo es recoger las aportaciones de todos los participantes y las conclusiones aprobadas por los asistentes en cada uno de los puntos incluidos en el orden del da.Qu datos hay que incluir?

Lugar, fecha y hora

Participantes a Asuntos tratados(presentacin, intervenciones, votaciones)

Turno de ruegos y preguntas a Clausura del acto Firma del secretario, el Presidente y los vocalesLas actas han de recoger la informacin del modo ms detallado posible.Los informes pueden plantearse como un resumen de lo tratado, siendo lo ms importante detallar en particular los acuerdos tomados.El orden de la exposicin sigue, uno tras otro, todos los puntos del orden del da. En cada uno, de forma ms o menos condensada, hay que enumerar todas las intervenciones puntuales.A menudo, el primer punto del orden del da es la aprobacin del acta anterior.En este punto, pueden pedirse rectificaciones que habr que hacer constar en el acta de la reunin en curso.En el estilo empleado en cualquier tipo de actas se busca la expresin ms llana y directa.

7. COMUNICADOS DE PRENSA

Los comunicados de prensa son escritos de extensin ms o menos reducida, en los que una entidad o una empresa hacen llegar una informacin a los medios de comunicacin, para su publicacin ntegra o susceptible de dar pie a un artculo o reportaje. El asunto del que se informa en un comunicado puede estar relacionado con cualquier mbito de la entidad que lo remite: anunciar actividades programadas, dar a conocer la puesta en marcha de un nuevo proyecto, informar de cambios en el organigrama del equipo de direccin,.. de la apertura de nuevas sedes o sucursales, de galardones con que ha sido distinguida una entidad, etc.

Del mismo modo, la presentacin del escrito, aunque ste vaya destinado a ser reelaborado por los redactores del medio que ha de publicarlo, ha de ser clara y esmerada.Es importante cuidar tanto la forma como el contenido de los comunicados de prensa, pues con ellos se transmite una imagen de la entidad.7.1. REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN COMUNICADO DE PRENSAUn comunicado de prensa ha de ser fcil de leer, por la presentacin y por la exposicin del contenido. El primer filtro que ha de pasar, para que tenga eficacia, es la lectura que deber hacer la persona encargada de recibirlo y de decidir su publicacin. Si el medio o los medios a los que se ha enviado el comunicado deciden, en efecto, darle difusin, hay que tener en cuenta que la informacin llegar a personas muy diversas, que pueden reaccionar de forma favorable o desfavorable ante ella.

Algunos particulares a los que hay que prestar atencin son los siguientes: Correccin gramatical y ortogrfica. Este requisito, imprescindible en todo tipo de escritos, es primordial en un comunicado que tal vez ser publicado sin cambios (y sin una ltima correccin). Informacin sinttica y concisa. La extensin puede ser decisiva para incluir o excluir el comunicado en una publicacin, para facilitar su lectura a los responsables de ella y tambin, sobre todo, a los lectores, que son los ltimos destinatarios del escrito.Un comunicado de prensa no debera ocupar mucho ms de una pgina.

Hay que ordenar los contenidos segn su importancia.La informacin esencial debe consignarse al principio del escrito. Las tcnicas de redaccin nos confirman que la parte inicial de un texto es la que siempre suele leerse con ms inters. En los comunicados de prensa suele incluirse un titular en el que se condensa el asunto que lo motiva, y se recurre al uso de negritas para destacar algunos aspectos significativos dentro del texto. La informacin ha de ser real y verificable.Si en la informacin o en los datos que se consignan en el comunicado hay alguna inexactitud, la entidad que lo remite pierde toda credibilidad y el resultado puede ser contrario al deseado.

8. COMUNICACIONES BREVESLa extensin mayor o menor de un escrito no est siempre en relacin directa con la complejidad que puede conllevar ste para la persona encargada de redactarlo.A veces, en la vida de las empresas, as como de las instituciones pblicas o privadas, e incluso en las obligaciones de la vida particular, un asunto se resuelve con una simple nota.Una nota breve agiliza la dinmica informativa entre dos o ms comunicantes y representa una forma inmediata y rpida de transmitir informacin.

Un comunicado breve, aunque sea de uso interno, debe revisarse y corregirse como cualquier otro escrito: el envo de un texto plagado de erratas y faltas de ortografa transmite una imagen negativa de la persona que lo enva.8. EL MEMORANDOEl memorando es un escrito breve, de carcter informativo y de circulacin interna.

En muchas empresas, por motivos de organizacin, se exige a los empleados consignar en memorandos o anotaciones breves toda clase de movimientos.El memorando, que en el lenguaje cotidiano suele designarse con la expresin apocopada Memo, es la forma ms simple a que pueden reducirse una carta, una propuesta o un escrito informativo o de cualquier otra finalidad.

El memorndum es un comunicado que no exige respuesta. Aunque, a menudo, asuntos que aun siendo notable su importancia pueden expresarse en pocas lneas, se resuelven con un cruce de comunicados que adems dejan constancia escrita de la informacin que se han intercambiado remitentes y destinatarios.

Los epgrafes en que suelen estructurarse estos documentos, para simplificar su redaccin y presentarlos .de la forma ms clara, son los siguientes: EncabezamientoSuele iniciarse con el trmino Memorando en tamao destacado, aunque en los ltimos tiempos se tiende a omitir la palabra que da nombre a este tipo de escritos. Remitente/destinatarioHay que consignar en la parte superior del escrito el nombre de la persona que lo remite y el de1 la persona al que se dirige, ambos precedidos de la preposicin de, o de para el remitente ya o para el destinatario.

AsuntoEl tema que motiva el comunicado suele indicarse de forma destacada, en un rengln aparte y precedido de la palabra Asunto. TextoEl texto puede redactarse en forma directa, simple y llana. Como la finalidad del memorando es resolver una comunicacin en pocas lneas, se prescinde de los formulismos.En muchas empresas en las que se recurre al envo de Memos para las comunicaciones entre los distintos departamentos y con los responsables de la institucin, se utilizan impresos normalizados, con los epgrafes en blanco, que simplifican la redaccin.

Modelo de un memorando de empresa

MEMORANDO

DE Javier Luz-Dpto. JurdicoA Rosa Lepera-Dpto. TcnicoAsunto: Prrroga explotacin Polgono IV ....de........de....Querida Rosa: Con fecha 12 del mes en curso hemos presentado al Ministerio de Industria y Minas la solicitud de prrroga de la explotacin del Polgono IV acompaada de la documentacin pertinente. No cabe esperar que se resuelva antes de un plazo de entre dos y cuatro meses. Lo que pongo en tu conocimiento para que puedas planificar el plan de extracciones en este sector para las prximas semanas.Un saludo. J/LuzModelo de memorando simplificado

De Ramiro JureguiPara Alfonso Hernndez Rusde ........ de........dQuerido Alfonso: Me han informado, de vuelta de mi viaje, del acuerdo a que ha llegado la Junta de la entidad con el Centro Local de Iniciativas Tursticas. Como ya te haba comentado, estimo conveniente, para evitar malentendidos, plasmar lo que es un preacuerdo verbal en un contrato legalizado en el que hay que reflejar los aspectos financieros y legales de esta colaboracin.Te agradecer me hagas llegar un borrador de dicho contrato a la mayor brevedad posible. Gracias por tu ayuda, y un saludo.8.2. EL FAX

La palabra fax proviene de. facsmil, trmino que la Real Academia de la Lengua define como la perfecta imitacin o reproduccin de una firma, escrito, dibujo, etc..

Un fax o telefax es la reproduccin de un texto o documento que se enva a travs de la red telefnica, y que el destinatario recibe de forma inmediata y con aspecto original.

Ello significa que, a travs del fax, podemos hacer llegar a su destinatario una carta, un informe, el texto que remitimos con un simple memorando, hasta un documento o un impreso cumplimentado y, evidentemente, un dibujo o una imagen impresa, de forma inmediata y con una excelente calidad de reproduccin.

8.3 CORREOS ELECTRNICOS El correo electrnico o e-mail (de electronic mail) permite enviar texto, grficos y archivos de sonido y vdeo a travs de Internet. En la actualidad, es la herramienta ms utilizada tanto por particulares como por las empresas y la propia Administracin, hasta, el punto de que ha desplazado en gran medida al fax, al correo ordinario y hasta, a menudo, a los contactos telefnicos.El emisor del e-mail enva su mensaje desde su propia direccin electrnica, a la direccin electrnica - del destinatario. Con la particularidad de que un mismo envo puede dirigirse a varios receptores. La direccin electrnica consta de las siguientes partes:Nombre del usuario Dominio

omniservicios@omnitex.mx

Arroba Localizacion Arroba: signo convencional universal creado para Internet, que separa el nombre del usuario y el dominio del servidor.Dominio: comprende el nombre del servidor del correo y una extensin que indica su ubicacin geogrfica (.mx Mxico; .es Espaa, etc.)

Los e-mails no viajan directamente de un ordenador a otro: En este servidor, el mensaje permanece en el buzn de correo del destinatario hasta que ste lo recoja.

El emisor puede adjuntar al mensaje redactado en el e-mail cualquier tipo de documentos (texto, datos, grficos, imgenes, vdeo, etc.) en forma de archivos. Cmo enviar un mensaje Enviar e-mails a travs de los programas de correo electrnico es muy sencillo. Con estos programas es posible enviar varios mensajes, enviar copias de cada mensaje a varios destinatarios, reenviar a otros destinatarios los mensajes recibidos, etc. Los datos que hay que incluir en el correo electrnico se inscriben en una serie de cajas o campos para rellenar que figuran en las plantillas de los diversos programas. En general, en todos ellos figuran los siguientes apartados:De: direccin electrnica del remitente

Para: Direccin electrnica del destinatario; si el mensaje se enva a varias personas, basta con incluir, separados por comas, sus nombres o direcciones.

CC: Direcciones electrnicas de otras personas a las que se quiera enviar copia del mismo mensaje.

CCO: Direcciones de personas que recibirn copia del mensaje sin que puedan saberlo los destinatarios consignados en el campo anterior. Asunto: Tema o motivo del mensaje. No es imprescindible rellenar este campa.En la parte inferior se redacta el texto del mensaje y, siguiendo las indicaciones del programa informtico, se adjuntan los archivos que deban acompaar a aqul.El cuerpo del mensaje debe ser lo ms conciso posible, encabezndolo la informacin ms importante.

Ello no significa, sin embargo, que podamos descuidar la redaccin de los textos o caer en una excesiva cordialidad.Enviar un mensaje a travs de un e-mail no significa remitir un mensaje descuidado, ni es siempre la forma ms adecuada de comunicarse.

Hay asuntos que no siempre es prudente que queden consignados en un escrito, que adems puede llegar a manos de terceras personas.

8.5. MODELOS

El uso de los correos electrnicos se ha generaliza do en todos los mbitos, profesional, de la empresa y privado o familiar

De: .....................................

Para:...................................Asunto: envo fotos vacacionesQueridos amigos: adjunto un archivo de imgenes con copia de las fotografas digitalizadas realizadas durante las pasadas vacaciones (ya era hora!). Veris que no ahorramos disparos. En efecto, hay muchsimas imgenes. Nosotros hemos hecho una primera visualizacin en pantalla y hemos seleccionado las mejores para imprimirlas en papel color especial Con ellas tendris un extenso reportaje de los felices das pasados en vuestra compaa. Hasta pronto, con un fuerte abrazo.

Un escrito de demanda de prestacin de servicios, especificar toda clase de requisitos y hasta podra tener un valor documental, aprovechan las facilidades del e-mail. Adems, es un caso tpico de correo electrnico que podra remitirse a varios destinatarios solicitando ofertas. Los formularios de las computadoras incluyen dos casillas para los envos mltiples.

De:....................Para:............................,..................Asunto: modificacin en los sistemas de facturacin automticaLa conexin en red de los sistemas informticos de nuestros Dptos. Facturacin y Comercial/Ventas presenta graves irregularidades desde la aplicacin del nuevo sistema de codificacin en las Referencias producto, que ha sido unificado con la normativa estandarizada internacional.

La introduccin de un cdigo alfanumrico al principio de las Referencias distorsiona el buen funcionamiento de los sistemas informticos con un margen de error superior al 35 %, por lo que urge llevar a cabo una ampliacin y adaptacin del sistema instalado, a fin de que puedan tratar los datos con el nuevo cdigo alfanumrico incorporado, y el sistema pueda mantener el mismo nivel de prestaciones registrado antes de su incorporacin.Por necesidades de funcionamiento de la empresa, se fija un plazo de un mes para estudiar y contratar estos servicios. Les agradeceremos atiendan con diligencia esta solicitud de propuesta, a fin de definir con la mayor brevedad posible aquellas soluciones que puedan someter a nuestra consideracin.Gracias por su colaboracin, y un saludo.9. LAS CARTAS COMERCIALESLas cartas comerciales son las que se cruzan entre empresas, o entre la empresa y el particular, para resolver asuntos relacionados con una determinada actividad econmica y mercantil.

La caria comercial -si se quiere, incluso en forma de una nota breve, que sin embargo rene las caractersticas principales de la correspondencia generada por la actividad econmica de las empresas- es un instrumento de trabajo esencial, de cuya eficacia puede depender el xito de una operacin, venta o transaccin.

En una carta comercial, hay que cuidar la presentacin, porque transmite una imagen de la empresa, y al mismo tiempo su contenido, ya que es un documento que en determinadas circunstancias puede llegar a adquirir valor legal. 9.1. PARTES DE QUE CONSTA UNA CARTAExisten unas normas generales para la distribucin de, todos los datos y epgrafes que debe comprender una carta y para la forma en que deben disponerse en el texto. Son pautas consagradas por el uso, que se adoptan en todo el mundo y para todo tipo de cartas. Es conveniente seguir estas pautas -aunque en la correspondencia familiar y privada pueden simplificarse-, porque aportan informacin necesaria (fecha, datos del remitente, una breve identificacin de ste, etc.) y facilitan adems la localizacin inmediata de la informacin.La estructura de una carta consta de tres partes: encabezamiento, exposicin o cuerpo de la carta y cierre o despedida.

9.1.a EncabezamientoEl encabezamiento indica quin remite la carta, dnde y cundo fue escrita, as como los datos del destinatario. Se incluye una frase de saludo que introduce el cuerpo del escrito (en el que se desarrolla propiamente el contenido).9.1.b. Membrete. El membrete suele estar constituido por el logotipo o imagen de marca de la empresa. Salvo que sea una marca muy difundida, es conveniente incluir en l una breve identificacin de la actividad que se realiza.

9.1.c. Fecha. La fecha es un dato que hay que incluir en todos los escritos. Permite situarlos y ordenarlos en el tiempo, evitando posibles confusiones, y facilita adems el archivo y manejo de la correspondencia. Suele consignarse en el ngulo superior derecho, inmediatamente debajo del membrete. No se considera apropiado incluir abreviaturas en la fecha ni utilizar nmero romanos.

9.1.d. Destinatario. La direccin del destinatario debe consignarse de la misma forma que en el sobre de la carta. Suele disponerse en un bloque, en el lado izquierdo, dos o tres lneas por debajo de la fecha

El orden para colocar los datos del destinatario difiere si la carta se remite directamente a la persona a quien interesa el asunto o se dirige a una empresa o entidad, sin mencionar la persona en particular. En el primer caso, el orden para colocar los datos del destinatario es el siguiente: Nombre de la persona

Cargo que ocupa en la empresa

Nombre completo de la Empresa

Departamento o seccin del destinatario

Direccin completaEjemplos:

Si la carta se dirige a un destinatario en particular:Dr. Ignacio Pulido MndezDirector GeneralAnnima de Servicios ClnicosDepartamento IberoamericanoPlaza del Comendador, 34Mxico D.F., MxicoSra. Lucia Membrives de LuqueAdjunta a la presidenciaIntercontinental de Cargos350 Shelle StreetDeriver Colorado80206, USASi la carta se dirige a la empresa:Annima de Servicios Clnicos

Departamento iberoamericano

Plaza del Comendador,

34 Mxico D.F. MxicoIntercontinental de Cargos350 Shelle StreetDenver, Colorado80206, USA9.2.e Referencias. En algunas cartas comerciales es frecuente incluir las iniciales de la persona que firma la carta y del empleado encargado de cursar la correspondencia, aadiendo a veces datos referentes al nmero de registro, la seccin que tramita el asunto, etc. 9.2.Saludo o encabezamiento. El saludo o encabezamiento se escribe en el lado izquierdo, debajo de los datos del destinatario.En la correspondencia comercial y profesional no se excluye la cordialidad, siempre que exista un trato continuado -y, por tanto, un conocimiento entre los dos correspondientes-.Entre las frmulas de encabezamiento ms comunes que se utilizan en la moderna correspondencia se encuentran las siguientes:Querido amigo

Estimado amigo

Estimado cliente

Apreciado clienteEstimado seor

Estimado Sr: Barrios

Apreciado seor

Apreciado Sr. Barrios9.3. Texto o cuerpo de la cartaEn el cuerpo de la carta, que figura inmediatamente despus de la frmula de encabezamiento, se desarrolla propiamente el mensaje.

Se empieza en prrafo aparte, por lo general separado del encabezamiento por una lnea en blanco.

La informacin se dispone por orden de importancia, tal como aconsejan las tcnicas de redaccin.

9.1. Cierre o despedida

Al final de la carta ha de ser un mensaje directo y conciso, que ratifique con espritu positivo el mensaje que se ha expresado en el texto

Hay que prescindir de la pomposidad en beneficio de la naturalidad, sin caer en la familiaridad fuera de lugar.

9.1.a. Antefirma y firma

La antefirma y la firma se consignan debajo de la despedida. La firma es el requisito que autentifica la carta comercial

El nombre de la empresa figura en el membrete del encabezamiento, por lo que se considera redundante e innecesario repetirla en la antefirma al pie del escrito.

Detrs de la frmula de saludo sigue la antefirma (si la hay), luego la firma autgrafa del remitente, y debajo se escriben el nombre y apellidos del firmante y el cargo que ocupa en la empresa.

9.1.b. Postdata. La postdata es una frase o nota breve que se sita debajo de la firma, separada por lneas en blanco

En ella se aprovecha para insistir en un aspecto importante de la informacin contenida en el cuerpo del escrito, o para incluir un dato relevante que se quiere destacar al margen.

9.5. La segunda pginaEn muchas empresas, se mantiene la costumbre de utilizar para la segunda pgina de las cartas un papel de inferior calidad, a lo sumo marcado con el anagrama o las siglas, en lugar del membrete.

Aunque se sigue manteniendo la segunda pgina con un membrete o anagrama simplificados, se mantiene la misma calidad del papel, pues de lo contrario se produce una impresin de tacaera que hoy resulta obsoleta y no est justificada.Muchas firmas comerciales disponen de hojas impresas especialmente para usar en las segundas pginas y sucesivas, incluso con indicaciones para incluir el nmero correlativo del orden de las pginas, el nombre del destinatario y la fecha del escrito.

A veces surge el problema de que se ha trasladado el borrador al papel y el cuerpo del escrito ocupa todo el espacio de la pgina, con lo que la despedida y la firma deberan pasar a la segunda hoja.

Por norma, en la segunda hoja deben figurar como mnimo tres o cuatro lneas del ltimo prrafo.

10. CARTAS A CLIENTES Y PROVEEDORESLas cartas que se cruzan entre una empresa y sus clientes o sus proveedores se encuentran entre los escritos ms utilizados en la correspondencia comercial. En este tipo de cartas, hay que motivar al destinatario con respecto a determinados asuntos relacionados con la actividad comercial de las empresas, como ofertas de productos y servicios, informacin de nuevos modelos, problemas que puedan surgir con los envos comprometidos o con el material recibido, etc.Aunque hoy la telemtica pone a nuestra disposicin distintos medios de comunicacin (telefax, correos electrnicos), las cartas que se cruzan entre las empresas tienen un valor documental del que a veces no es conveniente prescindir.Respuesta a cuente

(membrete) (datos del destinatario) (fecha)Estimado Sr. Martnez.En respuesta a su carta del 25 de mayo, en la que nos solicita informacin sobre nuestros equipos de multiherramientas pticas, tenemos que comunicarle que los que figuran en el catlogo anterior a febrero de 2000 han sufrido una serie de modificaciones en sus caractersticas, que afectan prcticamente a todos los modelos, como podr comprobar con el catlogo vigente que con la presente le remitimos.En particular, la lnea de los multimodeladores lser, por el que su firma se ha interesado, ha sido sustituida por una gama de perfiladores bifuncionales, con distintas caractersticas que encontrar en el catlogo adjunto. La experiencia acumulada en los ltimos aos ha llevado a nuestro departamento tcnico a sustituir los equipos multifunciones por sistemas ms especializados, que ofrecen una calidad muy superior en las prestaciones.Confiamos en que los tcnicos de su empresa vern que se trata de un cambio que aporta notables ventajas a nuestros equipos y redunda en beneficio de los clientes, tanto en lo que concierne al coste de estos equipos como en la calidad de los acabados.Tenemos la seguridad de que los nuevos perfiladores bifuncionales cubrirn sus necesidades con una sensible mejora respecto a los equipos de nuestra marca que en su empresa se han venido utilizando. Si ustedes lo desean, nuestro departamento de asistencia tcnica se desplazar hasta sus oficinas para ofrecerles informacin detallada.Confiamos en poder servirles con la eficacia y prontitud que ustedes ya conocen, pues podemos ofrecerles la mejor solucin que hoy existe en el mercado para sus necesidades, con equipos de fabricacin enteramente nacional.En espera de su respuesta, le saluda atentamente

(firma y cargo)Adjunto: Catlogo PANATEC 2001.RECLAMACIONES10.1 RECLAMACIONES

En las cartas en las que se exponen quejas y reclamaciones, se expresa la disconformidad con un hecho determinado y se pide una rectificacin al destinatario.Para que una carta de reclamacin sea electiva, hay que exponer el motivo de la queja con toda claridad y aducir argumentos slidos.Es esencial consignar adems por escrito todos los datos que puedan apoyar la reclamacin, ya que as se refuerza lo que se expone.Adoptar un tono descorts o conminatorio no avalar nuestras razones.

Del mismo modo, el destinatario de la queja tendr que admitir el error, si se ha producido, lamentando lo ocurrido, pero sin caer en un tono servil. Si la reclamacin no est justificada, tambin habr que argumentar la negativa con razonamientos y en un tono de firmeza y cortesa lo que ms conviene a las dos partes siempre es un buen acuerdo.

Reclamaciones por demoras en los envos

(membrete) (datos del destinatario)(fecha)Muy Sres. nuestros:Con relacin a nuestro pedido RN-187/2001, de fecha 17 de diciembre, nos vemos en la obligacin de manifestarles nuestra queja por el incumplimiento del plazo de entrega establecido con su delegado, Sr. Marcos Jimnez.Nos extraa, adems, no haber recibido ninguna explicacin sobre el particular, y queremos manifestarles nuestro descontento por el repetido incumplimiento de las fechas aplazadas que, por dos veces consecutivas, pactamos con el citado Sr. Jimnez.Por exigencias de nuestro calendario de fabricacin, ponemos en su conocimiento que, en caso de no recibir el envo antes del da 30 del mes en curso, daremos el pedido por anulado y cancelaremos de forma definitiva toda relacin con su empresa.Esperamos su inmediata respuesta, con la confianza de que puedan dar a este enojoso asunto una solucin favorable.Atentamente, (firma y cargo)

10.2. CORRESPONDENCIA SOBRE COBROS Y PAGOSEn las cartas relacionadas con los cobros y pagosque deben girar las empresas, hay que adoptar una actitud constructiva y evitar cualquier sombra de desconfianza.El motivo de una carta de cobro es poner en conocimiento del destinatario el vencimiento de unas determinadas facturas o efectos.

En caso de constatar que el interesado hace caso omiso de nuestras reclamaciones, podremos sugerirle el traslado del impago a una agencia de cobros, o la posibilidad de emprender acciones legales en un plazo inmediato.En las facturas y cartas de cobro, as como en el envo de cheques y giros de efectos, hay que incluir tocios los dalos que figuran en los albaranes, contratos, etc., y si es preciso, tambin el detalle de los productos o servicios facturados.

Para enviar factura

(membrete) (datos del destinatario)(fecha)Estimados seores:Les adjuntamos nuestra factura 147-3/2002, por importe de 2.375 $ (dos mil trescientos setenta y cinco), emitida con fecha 31 de marzo, correspondiente a los trabajos de reacondicionamiento y puesta en marcha de la lnea de repintados de su planta de Bujaloz.Les rogamos hagan efectivo su importe en el vencimiento de 60 das fecha/fra. segn lo convenido.Atentamente, (firma y cargo)AVISO DE ADEUDO(membrete) (datos del destinatario)(fecha)Muy Sres. nuestros:Les rogamos se sirvan tomar nota de que hemos adeudado con esta fecha en su cuenta la cantidad de cuatrocientos ochenta y siete dlares (487 $), por los gneros detallados en nuestro albarn de entrega 47/381 de fecha 15 de febrero. Pasamos cargo bancario con vencimiento del saldo a 30 das fecha. (firma y cargo)

10.3. CARTAS PARA OFERTAS DE EMPLEOLas empresas que solicitan personal para ocupar uno o varios puestos de trabajo suelen acudir a los anuncios de prensa.En las ofertas de empleo, los anunciantes deben consignar tanto los requisitos que se exigen a los candidatos como las condiciones que proponen. Por su parte, las cartas que los particulares dirigen a las empresas pueden ser una respuesta directa a una oferta de empleo o la propuesta de su candidatura para que se tenga en cuenta cuando deban proceder a una ampliacin de personal.

Los candidatos, adems de indicar el puesto de trabajo al que aspiran, han de destacar los mritos experiencias que ms puedan servirles para ocupar el puesto que aspiran a cubrir. En este tipo de escritos, una presentacin, impecable es imprescindible

Modelo de oferta de trabajo

IMPORTANTE GRUPO DE EMPRESAS DEL SECTOR INMOBILIARIO Y DE SERVICIOSPRECISA

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- Incorporacin inmediata. Integracin en el equipo directivo de gran empresa del sector.

- Puesto de trabajo estable. - Retribucin fija segn vala y experiencia.- Incentivos segn resultados.- Posibilidades reales de promocin profesional.Se garantiza la confidencialidad absoluta en el proceso de seleccin.Interesados: enviar curriculum vitae por e-mail a recruitmentbox@recruitment.net o por correo a Recruitment Office, P.O. Box 24039. Madrid (Espaa). Indicar referencia 17-29/2001.

10.4 CIRCULARESLas circulares son escritos a travs de los que se difunde una informacin que una empresa quiere hacer llegar a sus clientes, a sus proveedores o al pblico en general. Pueden tener incluso forma de cartas personalizadas.Esta forma de comunicacin, de la que se ha hecho un uso abusivo con fines publicitarios o directamente de ventas, a veces es ignorada por los destinatarios, por lo que no sirve para tratar ciertos asuntos.Para que las circulares merezcan la atencin de las personas a las que estn destinadas, han de reunir dos cualidades que hemos indicado, en general, para todo tipo de escritos, tales como la brevedad y la concisin.El objeto y el contenido de las circulares pueden ser muy diversos. Para que las circulares cumplan su funcin, han de ser textos de fcil lectura y proyectar una imagen agradable y positiva.

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(membrete) (datos del destinatario)

(fecha)Estimados seores:Nos satisface comunicarle la reciente creacin de la razn social que figura en el membrete, dedicada a la distribucin de equipos y material de oficina a empresas y comerciantes.Contamos en exclusiva con las marcas ms acreditadas en el mercado internacional, con las cuales hemos confeccionado un catlogo con una gran variedad de modelos, diseos y calidades, que ponemos a disposicin de nuestros clientes.Estamos en condiciones de poder ofrecer unos precios ventajosamente competitivos, as como un servicio de entregas altamente eficaz y puntual.Adjunto a esta circular acompaamos las tarifas y condiciones de venta, en la espera de merecer su atencin y confianza.Nos ofrecemos a su disposicin, y les enviamos un cordial saludo.

(firma)

Anexo: Listado de tarifas y condiciones.11.ESCRITOS ADMINISTRATIVOSEn la vida diaria de los ciudadanos, se producen numerosos eventos en los que es necesario plasmar en un escrito determinados actos que surgen de las relaciones entre los mismos individuos y de stos con la Administracin.Todos los escritos relacionados con actos administrativos, dentro de una gran diversidad, tienen, por tanto, un marcado carcter jurdico.

En todos los documentos y textos administrativos, hay que cuidar por igual el contenido y la presentacin. El lenguaje administrativo debe ser: claro, conciso y concreto. Es esencial, adems, efectuar una revisin atenta de los escritos, a fin de asegurarse de la correcta trascripcin de los datos incluidos en ellos.Sin embargo, hay que ordenar los textos en prrafos breves y separados uno de otro, con miras a facilitar al mximo la localizacin, lectura e interpretacin de los contenidos Esta regla rige en especial para aquellos documentos que incluyen un articulado.Modelos simples de recibos

He recibido de D. Juan Ignacio Lucas Febrero la cantidad de .......................alquiler de la vivienda de mi propiedad sita en calle.............n. a los meses de febrero a junio, ambos inclusive. (nombre y firma)

Villamayor, 28 de febrero de 2002.

Importe:...........$.$ (en letras), importe del de........., correspondiente(nombre y firma)30 de junio de 2001En el da de la fecha, he recibido de Doa Luisa Peralta Sanchs la cantidad de...............$ (en letras), como segundo abono de los doce plazos trimestrales en que qued convenido el pago de la compra de un mototractor cortacspedes marca PISA, modelo TENELUX, que al satisfacer el ltimo plazo quedar de su propiedad.(nombre y firma)Importe:...........$.11.1 MODELOS DE CORRESPONDENCIA PERSONALLa correspondencia personal incluye tanto las cartas familiares como los escritos que, por motivos muy diversos, dirigimos a personas con las que nos une, no un trato de familiaridad y confianza, sino una relacin ms distante y reservada.En la correspondencia personal hay que saber encontrar en cada caso el tono ms adecuado a la relacin que en el trato personal exista entre nosotros y el destinatario.

En la correspondencia de cumplido y de relaciones sociales, a veces se tratan asuntos puntuales, pero en muchos casos no hay otra motivacin que mantener una relacin de cortesa.

En las cartas familiares, en cambio, la sinceridad, la espontaneidad y el afecto son caractersticas sobresalientes. Lo cual no impide que, como es habitual, debamos exponer los contenidos con orden y claridad, y procuremos expresar los sentimientos con sinceridad y mesura.

11.2 FELICITACIONESFelicitar a una persona puede hacerse con unas pocas lneas o puede dar pie a un escrito de mayor extensin. Hay que saber valorar la proporcin adecuada y hasta el tono con que escribimos, que : puede ser ms o menos efusivo segn la relacin que nos una a la otra persona. Felicitar a los dems es una forma de cortesa. Denota siempre atencin y estima. Pero, del mismo modo que la felicitacin esperada, cuando no se recibe, provoca en la otra persona un sentimiento negativo, la que se enva y quien la recibe no la considera pertinente, en cambio, puede despertar toda clase de recelos y suspicacias. Tradicionalmente, en las relaciones sociales, se recurra a la tarjeta y el tarjetn, encabezados con el nombre del remitente impreso. En la actualidad, la simplificacin del protocolo social ha reducido las felicitaciones a unas frases o prrafos de cortesa.

11. 3 MODELOS PARA FELICITACIN BREVEQuerido amigo Luis:

Recibe mi felicitacin, con motivo de tu aniversario, y mis votos para que los aos que han de venir sean para ti de prosperidad y alegra.A pesar de que las obligaciones personales y familiares nos privan de un trato ms frecuente, es grato aprovechar cualquier ocasin para reiterarte el testimonio de mi amistad.Te enva un fuerte abrazo, (firma)Querido amigo y compaero:

He sabido del xito con que has finalizado tus estudios. Es un placer para m compartir tu alegra y mantener viva nuestra vieja amistad.Siempre he apreciado tu talento, y s que tu esfuerzo y tus mritos han contribuido a coronar felizmente una brillante traye ctoria acadmica.Recibe un saludo y mi sincera felicitacin. (firma)