Escola Superior de Gestão e Tecnologia

Gestão do Conhecimento e da Informação

Gestão da Informação

Contexto

Reclamações comuns dos executivos:– Há muita informação de mercado inadequada e poucas

informações adequadas;– As informações ficam tão dispersas dentro da empresa que

exigem grande esforço para localizá-la e integrá-las;– As informações importantes às vezes são retidas com

exclusividade por outros executivos;– As informações importantes geralmente chegam tarde; e– As informações muitas vezes não são confiáveis.

A era da informação exige das organizações uma gestão eficiente, que pode ser facilitada pela utilização de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de informação. As funções administrativas - planejamento,

organização, liderança e controle são essenciais para o bom desempenho da organização.

Motivação

Funções administrativas

Planejamento: Considera os objetivos e recursos, visando primordialmente

aumentar a produtividade (e também o serviço). Organização:

Processo de dividir o trabalho em tarefas e de coordenar estas tarefas para alcançar um ou mais objetivos.

Controle: Deve seguir objetivos Deve ter medidas de desempenho sobre os objetivos Deve ter também maneiras de corrigir o processo

Proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais Tornar os processos operacionais mais eficientes e os

processos gerenciais da empresa mais eficazesReduzir custosmelhorar a qualidade e o atendimento ao clientecriar novos produtos e serviços

Com as facilidades oferecidas pela TI:novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para

novos mercados ou novos segmentos de mercados existentes.

Ponderações: custo elevado de investimento e complexidade da TI

Valores Estratégicos da TI

Sistema de Informação Sistema automatizado para coletar, processar, transmitir e

disseminar dados que representam informação para o usuário abrange pessoas, máquinas e/ou métodos organizados

Seus elementos ou componentes de um SIG são: PESSOAS: que manipulam e atualizam os dados e obtém

informações para suas atividades PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: que são automatizados ou

impactados pelo sistema de informação DISPOSITIVOS (HARDWARE e SOFTWARE): computadores,

aplicações, linhas de comunicação, etc.

Sistemas de Informação - SI

As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas Resolver problemas organizacionais e para reagir a uma

mudança no ambiente:a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de

um processo de decisãoo Decisor, o Contexto, o Objetivo da decisão e o Estrutura de apresentação das informações

Os sistemas de informação dão condições para que as empresas reajam às mudanças do mercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas

Objetivos de SIs

Operacional Processamento de transações e controle dos dados do processos são as

principais atividades do nível operacional. Dados são detalhados. Tático

Controlam recursos corporativos (monitoração do desempenho e planejamento do orçamento) para implantar e apoiar a estratégia da companhia. Não tratam os fatos rotineiros.

Dados sumarizados Alocar recursos para atingir objetivos precisa de feedback das unidades operacionais

Estratégico Necessitam de amplas fontes de informação e flexibilidade na modelagem.

Dados corporativos Políticas globais da companhia e direções da organização Comunicação de idéias é um componente importante

Níveis de Decisão

Os processos empresariais precisam ser dotados de: confiabilidade, versatilidade, eficiência e eficácia

A tecnologia de informação é utilizada para melhorar o desempenho das atividades da empresa

ReengenhariaRedefinir a atividade, pensando nas necessidades do cliente e

não no sistema atual Engenharia reversa

Refazer um sistema (mudar interfaces, plataforma, etc.) mantendo suas funções principais.

TI nos Processos Organizacionais

Escala: Quantidade necessária de julgamento e avaliação

humana em cada trabalho. Quanto mais estruturado for o processo, mais simples

será automatizá-lo e mais estável será o SI decorrente. Problemas EstruturadosProblemas Não-EstruturadosProblemas Semi-Estruturados

O grau de estruturação NÃO é a complexidade do problema: Problemas complexos podem ser decompostos !!!

Estruturação de Problemas

Problemas Estruturados Predominam em operações ou transações, cujos

processos de recuperação e controle de dados são repetitivos. Exemplos: Retirar dinheiro do banco, fechar folha de

pagamento. Facilmente automatizados.Todos os dados relevantes são disponíveis.Necessitam de pouco julgamento ou avaliação

Estruturação de Problemas

Problemas Semi-Estruturados Algumas partes do problema podem ser resolvidas

por modelos de decisão formais (automatizados). Exemplo: Escolher aplicação financeira.

Estruturação de Problemas

Problemas Não-Estruturados Situações difíceis, frequentemente únicas, com

diversas facetas do mesmo problema. Exemplos: Escolher em qual banco abrir uma conta; traçar

um itinerário para um lugar desconhecido. Alguns dados indisponíveis e Necessitam julgamento humano (criatividade).Dificilmente automatizados.

Estruturação de Problemas

Sistemas de Informação Transacionais – SIT ou SPT Também chamados de Sistemas de Apoio às Operações

Sistemas de Informação Gerenciais - SIG Facilitam a gerência de atividades operacionais, produzindo periodicamente relatórios

estruturados e resumidos

Sistemas de Apoio à Decisão - SAD Ajudam a tomar decisões em ambientes complexos e dinâmicos.

Sistema de Automação de Escritório - SAE Ajudam as atividades de escritório. Exemplos: preparação e comunicação da

correspondência.

Executive Information Systems (Sistemas de Informação para Executivos - EIS) São utilizados pelos executivos seniores para obter informações globais da organização. Apresentam os dados de maneira muito agregada, sendo porém possível detalhar os

dados

Classificação dos SIs

Também chamados de Sistemas de Apoio às Operações Transação: evento que ocorre num negócio

compras, vendas, pagamentos, etc... São sistema computadorizado que executa e registra as transações

rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios agiliza e facilita a realização dos trabalhos oferece uma gama maior de informações Mantêm a maioria dos dados da organização.

Processos simples, mais altamente repetitivos Grande volume de transações, Necessidade de precisão e segurança.

Resultados: Relatórios com sumários dos detalhes operacionais e relatórios de casos excepcionais, que auxiliam o controle e supervisão das atividades

rotineiras. Não conseguem desenvolver informações específicas, necessitando do apoio do

sistema de informação gerencial

Sistemas de Informação Transacionais - SIT

Exemplo: transação das rotinas da folha de pagamento

Além de produzir os cheques para pagamento dos colaboradores, pode fornecer relatórios exigidos pelo governo.

Sistema de emissão de notas fiscais Sistema de controle de estoque.

Sistemas de Informação Transacionais - SIT

Facilitam a gerência de atividades operacionais, produzindo periodicamente relatórios estruturados e resumidos.

controle das atividades, planejamento e organização.

Utilizados pelas gerências de nível intermediário (TÁTICO). Decisões táticas e de planejamento das operações. Semi-estruturados Saídas (relatórios SIG)

sumários (impressos, tempo real). Exemplos:

o relatórios de orçamentoso projeções de mão-de-obrao previsões de vendas.

Sistemas de Informação Gerenciais - SIG

Questões que um SIG pode ajudar a responder Quais os cursos mais rentáveis da universidade?

(Matrícula + pagamentos) Qual o número médio de alunos por curso do CTC

ao longo dos últimos 3 anos? Devo duplicar os horários de uma turma?

(Matrícula + dados históricos de desistência)

Sistemas de Informação Gerenciais - SIG

Os Modelos de decisão ajudam a tomar decisões em ambientes complexos e dinâmicos.

A necessidade de um SAD pode ser eventual. Problemas menos estruturados. Características

Flexibilidade e adaptabilidade são essenciais. São dinâmicos pois frequentemente o entendimento da

questão muda, bem como as necessidades do problema. Exemplos

SGBDs, Modelos de Pesquisa Operacional, Estatísticos, Sistemas Especialistas, etc.

Sistemas de Apoio à Decisão - SAD

Exemplo de questões apoiadas por SADs Devo criar um novo curso de engenharia

ambiental? Devemos abrir uma nova sede na Barra? Devemos aumentar os preços?

Sistemas de Apoio à Decisão - SAD

Ajudam as atividades de escritório, tais como preparação e comunicação da correspondência.

Exemplos: Editores de texto Sistema de correio eletrônico Grupos de Notícias Máquinas de Fax Correio de voz Sistemas multimídia Sistemas de Informação Distribuídos Video-conferência

Tendência SAEs integrados => Internet. Compartilhamento de informações.

Obstáculos à difusão dos SAEs Dificuldade de integrar componentes (diferentes padrões). Custo de armazenar informações não usuais (imagens, som, vídeos).

Sistema de Automação de Escritório - SAE

São utilizados pelos executivos seniores para obter informações globais da organização

Apresentam os dados de maneira muito agregada, sendo porém possível detalhar os dados ("drill-down") Visão estratégica

Características: Gráficos Interface intuitiva Integram várias fontes de dados Com contextos (séries históricas, comparações, etc) É essencial que as informações sejam atualizadas.

Executive Information Systems (Sistemas de Informação para Executivos - EIS)

Questões (de um reitor de uma universidade): Qual é o departamento com maior relação entre número de alunos

e número professsores? Qual o departamento que mais cresceu nos últimos 3 anos? Comparação dos dados da UCB com outras universidades católicas.

Aplicativos: Commander LightChip Pilot

Se uma oportunidade de negócio aparece no EIS, outros sistemas serão necessários para analisar a situação e determinar as possíveis ações.

Executive Information Systems (Sistemas de Informação para Executivos - EIS)

Escola Superior de Gestão e Tecnologia

Gestão do Conhecimento e da Informação

Obrigado!!!Rafael Escalfoni