DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

COMISIÓN DE ARCHIVOS MUNICIPALESRESEÑA Y PERFIL

Por: Mario Alberto González CamachoCoordinadorOctubre, 2009

I. ESCENARIO INICIAL DE LA SITUACIÓN ARCHIVISTICA MUNICIPAL

Las municipalidades costarricenses son los órganos locales, políticos y administrativos autónomos, encargados de la implementación de obras públicas y mejoras en el propio cantón. En cada cantón de Costa Rica existe obligatoriamente una municipalidad.

“En Costa Rica, las municipalidades datan de las disposiciones emanadas el 28 de diciembre de 1824 y han desarrollado a la luz de los distintos gobiernos, jugando un papel imponente en la formación del Estado Nacional. Las primeras nacieron durante el siglo XIX, en los núcleos de población más importantes y se fueron expandiendo conforme se segregaron las circunscripciones mayores”1.

Históricamente la mayoría de las municipalidades de Costa Rica han tenido un serio problema para la organización de sus archivos. De acuerdo con información del Archivo Nacional, para 1990 solo habían 3 archivos municipales organizados. Con la promulgación de la Ley 7202 y la gestión iniciada en el año 2001 por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, ente rector del Sistema Nacional de Archivos, la situación ha variado considerablemente, pues para el 2009 son ya más de 30 los municipios que cuentan con personal a cargo del Archivo Central.

1 Rivas, J.B. El rescate de la memoria escrita de los gobiernos locales.

Tal y como lo muestra el cuadro 1, la distribución se concentra principalmente en la provincia de San José.

Acerca de la importancia de las municipalidades, en la publicación de la Municipalidad de Alajuelita Revista No. 1 se indica:

“Las municipalidades son de gran importancia dentro de nuestro sistema político, ya que el progreso de nuestro país no es tarea exclusiva del Gobierno Central.  La contribución de las comunidades, por medio de los gobiernos locales, es básica para el desarrollo nacional. En la medida en que todos los ciudadanos trabajen por su comunidad, contribuyen a mejorar toda la sociedad. Es necesario que las personas de una determinada comunidad tengan acceso oportuno y consciente a las decisiones de su Municipalidad.2

No obstante, un informe final de consultoría preparado para el Estado de la Nación afirma:

“En Costa Rica la legislación municipal ha favorecido espacios de participación que normalmente no han sido aprovechados por la ciudadanía. Aunque también es necesario decir que es muy poco frecuente encontrar gobiernos locales que incentiven la participación y hagan efectivo ese derecho”.3

2 Municipalidad de Alajuelita. Revista No. 1.

3 Rivera, R. Democracia local en Costa Rica: realidad o proyecto.

La indiferencia ha propiciado un desconocimiento sobre la labor que realizan los archivos municipales, a pesar de su importancia en la administración. Generalmente son vistos como simples depósitos de los documentos, lo que ha propiciado la falta de apoyo institucional para su desarrollo.

Asociada a esa labor de conservación, los archivos municipales deben contribuir a la difusión de su patrimonio documental, como un medio de proyección y de reconocimiento de la importancia de la labor que realizan así como promocionar actividades tendientes a un mejor conocimiento del cantón, lo que de paso puede contribuir a una concienciación de los contribuyentes sobre su responsabilidad como ciudadanos locales, de documentar el pago de los tributos municipales que son los que se recaudan en beneficio del progreso de los ciudadanos del cantón.

II. ACERCA DE LA COMISIÓN DE ARCHIVOS MUNICIPALES:

La Comisión de Archivos Municipales fue creada en el año 2001, a raíz de tres coyunturas importantes. La primera fue el trabajo realizado por una comisión interdisciplinaria que se creó en el año 2000 para que formulara un modelo de tablas de plazos de conservación de documentos y el segundo aspecto fue fruto del trabajo de la citada comisión que se expuso en el VI Seminario Archivístico Municipal celebrado el 30 de noviembre del año 2001, actividad en la que las personas participantes llegaron a la conclusión de la imperiosa necesidad de que se conformara una comisión de archivistas municipales que sirviera de apoyo y canal de los problemas que afectan al sector archivístico municipal costarricense

Un tercer aspecto fue el informe presentado por la Defensoría de los Habitantes (IO-5554-24-98 de 26 de mayo de 1999) en el cual se señala que en el sector municipal existía un claro desconocimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Con estas tres premisas en el año 2001 se creó la Comisión estuvo integrada inicialmente por 7 representantes, pero que por diferentes motivos se excusaron de seguir participando. Luego de un año el grupo se consolidó con las siguientes personas:

Nuria Calderón Marín, quien posee una Maestría en Ciencias de la Información, además es la Jefa del Archivo Central de la Municipalidad de San José.

María de los Ángeles Hidalgo Jiménez, Archivista, posee el título de Licenciatura en Administración y ha llevado cursos especializados en Archivística, es la Jefa del Archivo Central de la Municipalidad de Escazú.

Mario Alberto González Camacho, Diplomado en Archivística y Bachiller en Historia, labora como profesional en el Departamento Servicios Archivísticos Externos de la Dirección General del Archivo Nacional.

María Cristina Mata Castillo, Bachiller en Archivística, quien es la Jefa del Archivo Central de la Municipalidad de Cartago. Desde el 2005 se unió al grupo.

III ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Cuenta con una estructura interna definida, con un coordinador que preside las reuniones, puesto que ocupa actualmente Mario Alberto González Camacho, representante por el Archivo Nacional ante la Comisión. Para el año 2010 se trabajará en la elaboración de un reglamento o normas internas, basado en lo que estipula el Plan de Desarrollo de los Archivos Municipales, aprobado en el Seminarios Archivísticos Municipales del año 2005.

IV. BASE LEGAL:

4.1 LEYES

Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 24 de octubre de 1990. Según los artículos 11 inciso e, f, y h de esta ley le corresponde a la Junta Administrativa establecer las políticas archivísticas y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo de los archivos, la formulación de recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos y la emisión de directrices sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos del país; el artículo 41, 42 y 43 en los que se estipula la obligatoriedad de las instituciones públicas, incluidas las municipalidades, de contar con un Archivo Central y cuando menos, con técnico profesional dentro de su personal, y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos; además, que los archivistas deben coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas.

4. 2 REGLAMENTOS:

Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo Nº 24023-C, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el día 30 de enero de 1995. En los artículos 47, 49, 143 y 144 que se refieren a las actividades de coordinación archivística de los archivos públicos con la Dirección General del Archivo Nacional.

4.3 CONVENIOS

Convenio de cooperación con el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (no vigente), firmado en el año 1991.

Convenio de cooperación con la Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL) firmado en el 2003 (no vigente). La UNGL es una asociación nacional que agremia a las municipalidades de Costa Rica, integrada por Alcaldes (as) y regidores (as) de todo el país, de las diferentes agrupaciones políticas existentes, entre cuyos objetivos figura, entre otros, el de generar una reflexión profunda y de altura, pertinente a la realidad municipal.

V. MARCO FILOSÓFICO

5.1 Misión (extra oficial):

Propiciar el desarrollo de los archivos municipales a través del mejoramiento de la calidad de los servicios archivísticos para que sirvan como pilar básico en el funcionamiento de la administración municipal, así como difundir la importancia de los archivos en la tratamiento, accesibilidad y difusión del patrimonio documental.

5.2 Visión (extraoficial):

Lograr un sistema archivístico renovador y de referencia para la toma de decisión de los órganos de la administración municipal que asegure la gestión, protección y transparencia de los documentos en todo tipo de soporte; y consolidar una red  de archivos que garantice la preservación, el acceso y la difusión del patrimonio documental, en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de la sociedad.

5. 3 Objetivos

Asesorar y servir de apoyo a las labores de los archivos centrales municipales. Coadyuvar en la administración del Sistema Nacional de Archivos. Implementar el plan de desarrollo de archivos municipales. Organizar seminarios archivísticos municipales. Coordinar con otras entidades actividades que favorezcan el desarrollo de los

archivos municipales.

5.4 Funciones:

Ejecutar los seminarios archivísticos municipales. Elaborar estudios técnicos del sector archivístico municipal. Dar seguimiento al plan de desarrollo de los archivos municipales. Elaborar informes de labores ante la Dirección General del Archivo Nacional. Atender y resolver consultas técnicas de autoridades y archivistas municipales. Colaborar en proyectos de desarrollo de los archivos municipales.

VI. PROYECTOS

La Comisión trabaja por proyectos específicos, dentro del principio orientador fundamentado en el Plan de Desarrollo de los Archivos Municipales, elaborado en el 2004.

Se ha trabajado en varios proyectos como son: la elaboración de una tabla modelo de plazos de conservación y eliminación de documentos, una directriz sobre la elaboración de las actas municipales, se realizó un diagnóstico sobre el sector archivísticos municipal y el uso y manejo del expediente electrónico y en papel.

La comisión es un foro de discusión y encuentro entre las personas encargadas de los archivos municipales de todo el país,

Está en estudio la promulgación de un reglamento como instrumento normativo que propicie la normalización en las funciones, recursos y asistencia técnica así como la inclusión de un capítulo sobre producción científica en temáticas inherentes al sector.

Por otra parte, se está valorando la posibilidad para el año 2010 de que haya una persona representante por cada archivo por provincia y que la representación sea rotatoria, es decir, que se mantengan en su puesto por cada periodo de 2 años para que así se dé la oportunidad de ideas nuevas y conocer nuevas necesidades o problemas archivísticos propios de los registros municipales de cada localidad.

También se está en estudio la puesta en marcha de un sitio web de la Comisión con el fin de que sirva como medio de divulgación y de enlace con los archivos del sistema.

VI. VINCULACION AL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVIOS

Los archivos municipales como unidades administrativas que reúnen todos los documentos producidos por los Archivos de Gestión de las municipalidades, emite las directrices a los Archivos de Gestión, fortalece y forma parte del Sistema Nacional de Archivos de conformidad con la Ley 7202.

VII. INVESTIGACIÓN ARCHIVISTICA

En materia de investigación archivística en archivos municipales se destacan los siguientes estudios:

Archivo Nacional “Actas municipales de San José 1825”. En Revista del Archivo Nacional, año 1954

Archivo Nacional “Actas municipales de San José 1825”. En Revista del Archivo Nacional, año 1953

Archivo Nacional “Actas municipales de San José 1836”. En Revista del Archivo Nacional, año 1955

Archivo Nacional “Bando de buen gobierno de la Municipalidad de Esparza 1841”. En Revista del Archivo Nacional, año 1959

Archivo Nacional. “Acta de la Municipalidad de Oreamuno”. En Revista del Archivo Nacional, año 1941

Archivo Nacional. “Actas de la Municipalidad de Ujarrás antes de la independencia”. Revista del Archivo Nacional 1941

Archivo Nacional. “Actas municipales de San José 1824”. En Revista del Archivo Nacional, año 1952

Archivo Nacional. “Actas municipales de San José”. En Revista del Archivo Nacional, año 1952

Archivo Nacional. “Bando de la Municipalidad de La Unión de 3 Ríos”. En Revista del Archivo Nacional, año 1942

Archivo Nacional. Actas Municipales de Alajuela, 1820-1823. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LVII, ene-dic 1993.

Archivo Nacional. Actas Municipales de Barva, 1821-1823. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LV, ene-dic 1991.

Archivo Nacional. Actas Municipales de Heredia, 1821-1824. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LIV, ene-dic 1990.

Bermúdez M. María Teresa y Trejos R. Xinia. Tabla de plazos para conservación de documentos municipales. En Revista del Archivo Nacional Nº 1-12, Año LIII, ene-dic 1989

Bermúdez M. María Teresa. Proyecto para un manual de organización de los archivos municipales de Costa Rica. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LXII, ene-dic 1998. pp. 49-90.

Calderón M. Nuria. Los Archivos Municipales. En: Memoria X Jornada de Desarrollo Archivístico “Evaluación y proyección del Sistema Nacional de Archivos Archivo Nacional de Costa Rica. Serie ¿Qué es y qué hace un archivo? No. 5, 1997, pp. 125-130.

Calderón M. Nuria. Mesa redonda. Las competencias y obligaciones de los archivistas a partir de la legislación Costarricense, el caso de los archivos municipales. En: Memoria XVI Congreso Archivístico Nacional “El marco jurídico en el quehacer archivístico” Archivo Nacional de Costa Rica. Serie ¿Qué es y qué hace un archivo? No. 12, 2004, pp. 211-222.

Campos G. Luz. La Municipalidad de San José en al formación del Estado de Costa Rica, 1814-1841. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LI, ene-dic 1987.

González V. Cleto. “Historia del régimen y legislación municipal”. En Revista del Archivo Nacional, año 1939

Hidalgo J. María de los Ángeles. Archivo Central de la Municipalidad de Escazú. En: Memoria XVII Congreso Archivístico Nacional “La administración de archivos, los archivos de la administración” Archivo Nacional de Costa Rica. Serie ¿Qué es y qué hace un archivo? No. 13, 2005, pp. 81-83.

Lizano, Víctor. “Actas Municipales sobre el Colegio San Luis Gonzaga”. En Revista del Archivo Nacional, año 1944

Lizano, Víctor. “Actas Municipales sobre el Colegio San Luis Gonzaga”. En Revista del Archivo Nacional, año 1945

Rivas, José Bernal. Censo Guía de Archivos Municipales de Costa Rica, San José, Centro de Investigaciones Históricas, UCR, 1994

Rivas, José Bernal. El rescate de la memoria escrita de los gobiernos locales. Revista Reflexiones. Facultad de Ciencias Sociales. Universidad de Costa Rica. En línea. Disponible en http://www.reflexiones.fcs.ucr.ac.cr/documentos/3/el_rescate.pdf Consultado en junio 2009.

Rivas P. Elena. Experiencias del Archivo Municipal de Zaragoza en la consulta y digitalización de documentos y prestación de servicios en línea. En: Memoria XX Congreso Archivístico Nacional “El archivista en un mundo cambiante” Archivo Nacional de Costa Rica. Serie ¿Qué es y qué hace un archivo? No. 22, 2009, pp. 191-219.

Rodríguez, Julia María. La Informática del Servicio de Archivo Municipal de Alcobendas. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LVII, ene-dic 1993.

Trejos, R. Xinia. Guía de Fuentes para la Historia de Costa Rica, anteriores al Siglo XX. En: Revista del Archivo Nacional No. 1-12, Año LVIII, ene-dic 1994, pp 79-94.