财会信息化「旧 八 月 孵诊。

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会计信息化的启示史振生 黄 萍黝

对企业管理的影响并不仅仅

在于它采用 了何种先进 的信息技术,

从而提高了企业的工作效率,

更重要

的是通过 系统的实施和应用过程,

使 系统所蕴涵的先进管理思想为

企业所接受,

并指导企业管理实践,

从

而提高企业的管理水平。

作为企业信

息化的重要组成部分,

会计信息化也

势必受到 管理思想的影响。

实 现 管理 目 的 的 一 种 手 段 和 工 具,

系统的精髓和生命力在于它所蕴

涵的管理思想对企业管理实践的提升。

系统与会计信息化的

关系

系统是一个建立在信息技术

基础上的管理平台,

是企业信息化的

一个重要组成部分,

但不是全部,

企业

信息化的内容要比 系统广泛得多。

中的企业资源包括企业所拥有的

人力、

资金、

材料、

设备、

方法 生产技

术、

信息和时间等各项资源,

它的功能

范 围的扩展、

延伸已包括了与企业相

关的供需链资源。

对企业资源进

行综合平衡和充分考虑,

科学、

有效地

管理企业人、

财、

物、

产、

供、

销等各

项具体业务工作,

以期最大限度地利

用企业的现有资源取得更大的经济效

益。

系统包含财务和管理会计内

容,

因此,

环境下的会计信息化工

作只是 系统的一个有机组成部分,

同时,

也是企业信息化不可分割的重

要内容。

需要指出的是,

系统无论

采用什 么样的技术实现,

都只是企业

二、

〔 的几个重要管理思想

对于 系统中所蕴涵的管理思

想可以说众说纷纭,

其思想内容也各

有不 同,

这主要是 由于分析问题的 出

发点不 同造成的。

本文则是结合企业

会计信息化工作的有关 内容来谈

中的管理思想。

、

全局观和客户需求导向原则下

的全流程及流程优化思想

业务流程可以定义为这样一个过

程 通过一组任务或作业的整合,

把输

入的各种必要的资源,

经过增值处理,

输出客户所需要的、

认可的和满意的

资源 产品或服务。

任何一个企业的经

营生产活动都是由一系列连贯又交错

的业务流程来实现的。

设计业务流程的 目的是为 了最大

限度地满足客户 日益增长和多变的需

求,

为客户增值。

同时,

也是为了实现

企业的 经营规划所提 出的各项指标,

为企业增值。

企业的价值只有在满足

客户价值的前提下才能实现,

因此,

必

须把客户的价值同企业的价值统一起

来。

按照增值的原则分析现有业务流

程、

设计理想流程并不断优化,

是实施

系统前期工作中的首要任务。

一个局部业务流程的输出是 另一

个局部业务流程的输入,

众多的“

输入

一处理一输出”

构成了一个全流程。

全

流程的起点是客户需求,

这就是市场

经济客户需求导向的原则。

所以说,

应

用 系统必须把握的一个主要理念

就是 围绕业务流程,

树立以客户满意

为出发点的整体和全局观或系统观。

、

集成管理思想

信息集成与实时共享

信息集成就是任何一项数据或信

息,

由一个部门的专职员工负责,

在规

定的时间,

录人到系统,

存储在指定的

数据库中,

然后根据业务流程的要求,

按 照规定 的运算方法进行加 工处理。

就是说同样的数据或信息不再需要第

二个部门或其他 员工重复录入。

这样,

一方面可以减少重复劳动,

提高效率,

避免差错,

另一方面,

可以根据使用系

统的 员工 口令查 明每一个数据的来源

和录入时间,

做到责任分明。

信息集成是为了实时共享。

与某

项业务有关的所有授权人 员,

都可以

及时地从指定的数据库中调用原始数

据和加工处理后的信息,

这些信息在

所有相应的记录和报表上按照一定的

格式显示,

使管理人 员能够实时地 了

解到相关信息以应对内外环境的不断

变化,

提高企业的应变能力。

信息集成

和实时共享是成为“

实时企业”

的必要

条件。

“

三流合一”

及业务流程集成

。。 财务与会汁 综合版

翼财诊一

、令讨。

恿别意鼻蕊

信 息流是一个非常广泛的概念,

有些信息是单独流动的,

有些信息则

是伴随物料或资金流动的。

物流和资

金流实质上都是通过信息流来表达的。

所谓物流、

资金流、

信息流的“

三流合

一” ,

其核心实质是物流同资金流的信

息集成。

业务流程与信息集成的关系

信息集成是为 了信息实时共享,

但是,

如果没有一个规范化的业务流

程,

或者业务流程不能不断地优化,

信

息集成和共享的效果也不会充分体现

出来。

可见,

业务流程同信息集成有着

密切的关系,

相互影响、

相互作用。

以前的管理信息系统 基

本上都是部门级的,

目的是提高单个

部门的工作效率。

但是 由于它们没有

形成一个整体,

只是孤立的管理信息

系统即“

信息孤岛” ,

所以虽然能够提

高某一部门的工作效率,

却不一定能

提高企业的整体效益。

由部门级管理

信息系统构成的企业管理信息系统没

有覆盖企业的整体全流程,

信息流是

被割断的、

信息的传递是迟缓的甚至

是不能直接沟通的。

要消除孤岛,

关键是实现集成。

只

有把各个不同的业务流程按照全流程、

整体化的思想进行优化和联接,

才能·

疏通企业的信息通道,

达到信息集成

和共享的 目的,

进而,

对企业运作进行

实时反映、

实时监控、

正确决策。

、

综合控制思想

的系统观、

全流程及集成思

想使得以前主要以部门为单位而设立

的内部控制体系也面临着变革。

首先,

企业以前的内部控制体系,

由于信息

不能在企业整体进行集成和共享,

信

息传递反馈不及时,

导致企业整体内

部控制所依赖的信息反馈不完整、

不

及时。

其次,

由于业务流程是不连续

的,

不能在企业整体内进行优化 现在

扩展到整个供需链,

也就造成了内部

控制流程的不连续。

以上这些原 因造

财务与会计·

综合版 。。

成了企业实施 前的内部控制更多

的是以部门为单位来设计的,

在形成“

信息孤岛”

的同时也形成了内部控制

上的孤岛,

即“

内控孤岛” 。

的实施打破了这种局面。

在

系统中,

信息集成与实时共享有

助于发挥各管理部门的能动性,

促使

各管理部门相互及时提供决策需要的

相关信息,

本部门负责处理的物流、

人

流、

资金流信息通过参与其他部门的

决策从而实现对业务流程的综合控制。

首先,

对于会计部门来说,

现行财务会

计信息系统采集和存储的数据是有关

业务数据的一个子集,

这样,

为了保证

会计信息的质量,

必须加强对业务部

「的控制以维护整个中心数据库资料

的完整、

可靠。

其次,

把实时信息

处理嵌入业务处理系统,

从而使会计

信息具有一定的开放性。

会计人 员在

设计、

开发、

实施相关信息技术应用

时,

能为业务决策提供更为有用的信

息。

会计部门可以直接关注业务流程,

有助于通过事前预防来控制业务的处

理风险。

同时,

通过会计信息提供的及

时服务,

各级业务执行部门能够结合

参考价值信息协调各项资源、

组织业

务流程,

从而使会计信息应用到业务

流程中的各个环节。

、

事件驱动的设计思想

下面以物料移动业务为例来说 明

事件驱动的设计思想 见图。

物料每

种类型的流动或变化都可以看作一项

事务处理,

只有事务处理同账务处理

同步,

才能做到信息“

实时” 。

系统中的会计核算流程是依

照事件驱动的原理来设计的,

系统根

据每一项事务处理 自动生成凭证,

留

下“

脚印” ,

因此业务流程是“

可视的” ,

这有利于追溯和审计,

也有利于业务

流程的改进和重组。

事件驱动 的设计思想保证 了会计

信息与业务信息的集成和 同步,

它使

得会计信息能够动态实时反映业务的

变化,

向决策者实时提供与业务变化

同步的资金信息,

它也是 集成管

理思想得以实现的技术保证。

、

精细化管理思想

管理的细化一直是企业追求的 目

标之一,

但是,

由于受到手工作业流程

或习惯的影响,

实施 前的企业很

难做到精细化管理,

何谓 中所蕴

涵的精细化管理思想 下面,

我们通过

一个销售发票生成的例子来说明。

假设企业某月与某客户签订发货

合同 份,

共发货 次。

那么应该开几

张发票呢 人们一般认为,

如果开 张

发票,

开票方数据处理和业务操作从

次变为 次,

客户也要处理 张发票,

这

事务处理 事件

位位置变化化

初初始账户户户户户户户户户户户户户户户 转账账户户事事事事事事事事务处理代码 程序 号号号号号号号号

丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁 下下图 事件驱动设计思 想是现代会计信 忽系统的设计墓础

阶鬓鑫憨隽淤净 令讨翼

样做是不合理的。

但事实并非如此。

第一,

对开票方而言,

虽然打印

张发票的时间比打印 张发票的时间要

长,

但是在完成发票处理的整个流程

中,

打印占的时间并不多,

更多的时间

是在确认打印的内容。

系统会根

据发货 自动产生 张发票,

每次发货 自

动对应一张发票,

并不需要花费额外

的时间进行 次发货和发票的核对确

认。

而汇总开一张发票,

为确保没有遗

漏,

必然要进行相应的确认。

第二,

从客户的财务部门进行应

付款处理角度来看,

有 次收货,

收到

张发票,

一一对应,

很容易进行核对,

处理时间与只收到一张发票相比,

并

不会增加。

而且,

如果客户出现收货与

发票不一致情况,

由于发票与发货一

一对应,

交易双方的对账就十分容易。

因此,

企业在实施 设计和优

化业务流程时,

一定要注意贯彻

的精细化管理思想,

不然,

实施 的

效果将会大打折扣。

三、

管理思想对会计信息

化的启示

企业会计信息化只有遵守 管

理思想,

才能真正融入到企业信息化

的整体战略中去。

为此,

会计信息化应

具有符合企业信息化要求的基本战略

思想。

、

树立全局观念和客户需求导向

原则下的全流程思想

全面考虑企业整体乃至整个供应

链资源,

以满足客户需求为 目标,

不断

优化业务流程,

是 系统的立足点。

会计信息化工作也必须符合 这一

核心思想,

才能避免造成“

会计信息孤

岛” 。

在企业会计信息化过程中,

我们

在强调会计信息化重要作用 的同时,

不能片面地 因为企业大多数的业务工

作都与会计有关,

就把会计信息化作

为企业信息化或实施 系统的中心

工作,

而不注意与其他业务流程的 同

步和集成。

在实施会计信息系统时,

只

有与企业的核心业务 系统同步实施,

才能避免“

会计信息孤岛”

的产生。

企

业存在的重要基础就是能够不断为客

户创造价值,

企业要围绕不断满足客

户的各种需求而不断地优化业务流程。

因此,

在设计会计业务流程时也应该

随着业务流程的不断优化而改变,

会

计业务流程的变化也应满足增值的要

求,

最终以服务客户需求为 目的。

同

样,

系统中会计流程的变革也应

遵守以客户为导 向的全局观和全流程

思想,

服从于企业的整体业务流程及

流程的不断优化。

、

树立集成的管理思想,

避免产

生信息孤岛

信息集成和实时共享不仅是成为“

实时企业”

的必要条件,

也是企业实

现“

实时会计”

的必要条件。

以前,

由户

于技术条件尤其是设计思想的局限,

使得业务信息和会计信息不能同步和

集成,

导致了管理信息系统中产生 了

很多的信息孤岛。

信息集成和实时共

享要求 环境下的会计信息化工作

打破部门观念、

打破会计部门对会计

信息的“

垄断” ,

把会计信息融入到企

业整体管理信息中去,

为企业各部门

有关员工和决策者提供决策服务。

因

此,

会计信息化工作一定要全面、

有机

地集成到企业 整体信息化工作 中去,

避免产生信息孤岛。

以前的手工会计或独立的会计核

算软件,

进入财务系统的原始数据,

几

乎都是手工录入的,

甚至是“

人工合

成”

的,

不能体现信息集成,

实时性和

准确性都得不到保证。

而报表上所有

的数据都要来 自各个业务系统,

如果

不能实时地反映经营业务的流程,

不能

做到业务流程的可视化,

就不能有效地

控制和优化业务流程,

及时纠正可能出

现的偏差。

因此,

会计信息化必须与有

关的业务系统紧密集成,

才能为管理决

策提供准确、

实时的会计信息。

中的集成管理思想要求我们

在设计会计流程时,

一定要与业务流

程紧密集成,

通过信息集成,

实时反映

业务变化中的资金信息,

做到对业务

活动的实时反映和监控。

在集成环境

下,

会计凭证的生成是随业务发生 同

时产生的,

实施 后,

集成类会计

凭证的出现就是一例。

同时,

全流程及

信息集成,

也使各个岗位包括会计岗

位在集成 的环境下重新进行 了设置,

会计岗位的设置打破了部门界限,

按

照业务流程的需要而设置,

此时会产

生集业 务功 能 与会计功 能于 一 身的“

集成岗位” 。

可以说,

集成管理思想是 系

统的一个精髓,

中各个业务系统

之间是一种相互依存、

相互作用的集

成关系,

我们在设计会计业务流程及

设置 岗位时,

一定要贯彻集成的思想,

不要只强调会计业务的特点而人为割

断密切相关的各业务流程。

、

树立综合控制思想,

避免产生“

会计控制孤岛”

环境下企业综合控制体系必

须建立在企业整体、

全流程、

信息集成

与共享思想的基础上,

以全系统观来

统驭企业内部控制体系的建立。

这就

要求在规划、

设计和实施企业内部控

制体系时,

必须从企业整体出发,

制定

一套完整的企业内部控制框架 站在

全流程的立场上,

打破部门界限,

设计

内部关键控制点,

进而建立各岗位责

任及考核指标体系 借助 这个网

络化的管理平台,

把岗位授权与 内控

职责固化在 系统中,

形成规范化

的“

线上”

内控体系。

同时,

注意把原

来行之有效的“

线下”

手工控制体系在

新环境下进行重新梳理,

协调好“

线

上”

控制与“

线下”

控制的关系,

最后

做到“

线上”

控制与“

线下”

控制有机

结合,

构成一个完整、

严密的企业内控

体系及内控执行系统。

。。 财务与会计 综合版 ,

翼 髯 手 令 讨 黔剩 烹息蕊

而丽痴茹漏巍漏漏矿

然系统 的实 施不 仅 使会 计做 到 务活 动 便于 实 现事 中控 制 和实 时做 些 新的 问题 例如 企 业实 施 后

了 实时 反映 而且 也 使会 计做 到 出决 策 事件 驱 动设 计思 想 保证 了业 按 传统 会 计工 作 的习 惯和 要求 企业

了对 业务 的 实 时 监 督和 控制 会计 务 信 息与 资金 流 信息 的紧 密 集成 它 的 凭证 数量 和打 印量 比以 前大 大增 加

的 监督 和控 制 职能 得 到进 一 步发 挥 不 仅是 现代 会计 信 息系统 的 设计 基础 如 果不 对会 计凭 证传 统的 制作 审 核

但是 会 计控 制不 等于 企业 内部 控制 也 是集 成思 想 实现 的基 础 打 印 保 管等 方法 进行 变革 必定 会增

会计 控 制必 须融 人到 企 业整 体 内控体 树 立精 细化 管理 思想 细 化会 加 会计 工作 量 同时 也 会 与 系

系 中 才能 避免 产生 会 计控 制孤 岛 计 管理 充 分发 挥会 计 的管 理职 能 统 所要 求的 管理 流程 发生 冲突 因此

以事 件驱 动思 想作 为会 计信 息 环 境 下的 会计 信息 化不 仅改 会 计工 作在 达到 管理 精细 要求 的 同时

系统 的设 计基 础 变 了 手工 会计 的 工作 习惯 也改 变 了 必 须改 变 传统 的 习惯 做法 在 保 证会

以 事件 驱动 为设 计 基础 的会 计信 以 手 工会 计流 程 为基 础而 设 计的 会计 计 工作 质量 与效 率 的前 提下把

息 系统 与业 务系 统紧 密 集成 可 以做 电算 化系 统的 流 程 最终 改 变了 会计 的 管理 思 想融 入到 会 计工 作的 创 新过

到在 事 务处 理发 生的 同 时 自动生 成 会 管 理 工作 的传 统模 式和 思想 的 程 中 探索 一套 适应 系 统环 境要

计核 算 分录 保 证 了资 金流 与物 流 的 精 细 化管 理思 想也 使 得核 算 细化 和管 求 的会 计工 作新 模式熬

同步 记 录和 数据 的一 致 性 从而 可 以 理 细化 变成 现实 但是 这种 精细 化管 作 者单 位 财政 部科 研所

根据 财 务资 金现 状 追 溯资 金的 来龙 理 思 想势 必会 影 响到 传统 的 会计 习惯 中 国新 兴 集 团 总 公 司

去脉 并进 一步 追溯 所 发生 的相 关业 和 思维 同时 也会 给会 计工 作带 来一 责 任编 拜 张 玉伟

财务与会计综合版