ERP Projelerinde Rotadan Sapmak Mümkün Mü?

İçindekiler

Giriş 2

ArtıkERP'yeGeçmemizLazım! 3

ProjeHedefininDoğruTanımlanmaması 4

BeklentiveKaynakDengesininKurulamaması 4

İşModeliniDeğiştirmedeİsteksizlik 5

UzayMekiğiArayışı 5

ProjeEkibiniveProjeLideriniDoğruBelirleyin 6

ProjeDeğerlendirmeKuruluOluşturun 7

YeniSüreçTanımlarınaAçıkOlun 7

DanışmanlarlaÇalışın 7

ProjeyeGeçişNasılOlacakKararVerin 8

Amaç,İhtiyaçveSüreçleriniziDokümanteEdin 8

ProjeyiŞirketinizdeTanıtın 9

VeriAktarımıİçinYeterliZamanAyırın 9

ProjeGörevlendirmelerini,KayıtlarınıİyiYönetin 10

YeterliProjeİmplementasyonHizmetiAlmadanBaşarıBeklemeyin 10

BambuAğacınınHikayesi 11

Başarısızdeneyimlerimizdahaiyisiniyapmakiçinbizeyolgösterir.Ancakbudeneyiminyüksekbirbedelivarsaçokdahadikkatlidavranmamızgerekir.KurumkültüründeveişyapmatarzındadeğişiklikhedefleyentümprojelerdeolduğugibiERP’debaşarıvebaşarısızlıkbazıtemeltercihlerimizdenkaynaklanır.Kurumsalkaynakplanlama(ERP)yazılımları,şirketlerdeüretimdenfinansabütünleşikvekesintisizçalışmasıarzulananuygulamaaltyapılarıdır.Teknolojitarihindebirçokürününolgunlaşmasürecindeyaşanansıkıntılar,yazılımendüstrisiiçindegeçerlidir.HeryeniteknolojigibiERPdeişdünyasındabüyükheyecanlarlagündemegeldi.Çeşitliendüstrilerdeogünekadardoğrudaninsangücüyleyapılanbirçokişartıkotomasyonortamındagerçekleşecek,kaynaklardahaverimlikullanılabilecekti.Artıkmakinelerinmakinelerlekonuştuğugünümüzdebunlarolağantaleplerolarakgörülebilir.Ancakilkdenemelerherzamanbaşarılıdeğildi.EğerbugünolgunvestandartlarauygunbirERPortamınasahipisekbuolumsuzdeneyimlereçokşeyborçluyuz.

İşeönceteknolojiaçısındanbakmakgerekirse,günümüzdekullandığımızendüstristandardındakidonanımlarınveyazılımlarınolgunlaşmasısadecevesadeceson15-20yılınöyküsüdür.ERPyazılımlarıbaşlangıçtageçmişinmirasıolankendineözgüdonanımlar,kısıtlıolanaklarasahipyazılımmimarileriveveritabanıstandartlarıyladonanmışbilgiişlemaltyapısıileyetinmekzorundaydı.TeknolojiboyutubirkenaraişyönetimiyaklaşımıiçindeERPolanaklarınısadecesıradanbirişyazılımıolarakdeğerlendirmeninsakıncalarıisezamaniçindeortayaçıktı.

Dünyada multimilyon dolarlık ERP projeleri uygulanırken, bazen

hatalı teknoloji tercihleri, bazen altyapı yetersizlikleri, bazen süreci, bazen de endüstrinin gereksinimlerini doğru anlayamamak gibi daha birçok nedenle büyük şirketlerde tanınmış markalarla ciddi yol kazaları yaşandı. ERP’de başarısızlığın kaynağı konusuna bakmadan önce başlarda yaşanan sorunların neler olduğunu doğru tanımlamakta fayda görüyoruz.

2

ArtıkERP'yeGeçmemizLazım!ERP,şirketlerinkurumsalkültürleriveişyapıştarzlarınıetkileyenbirteknolojidir.KurumlargeneldeERPseçimlerini,bazıtemelişihtiyaçlarındanhareketleyaparlar.Örneğin,piyasadakitalepleredahaiyiyanıtlarverebilmek,işgücüvefizikseldiğervarlıklarıgibimevcutkaynaklarınıdahaetkiliveverimlikullanabilmek,ürünsüreciniiyileştirebilmek,yenilikçiolabilmek,geleceğeilişkinprojeksiyonlarınıyapabilmekgibidahabirçokneden,ERPyatırımlarınıntetikleyicisidir.

ERPprojelerininbaşarılıolabilmesiiçinprojehedeflerinindoğrutanımlanması;projeiçinyeterlibütçe,teknikaltyapıvedestekekibigibikaynaklarınayrılması;yöneticiler,çalışanlar,tedarikçilergibikurumpaydaşlarınınsürecekatkısı;birçokişsürecinikapsayacakbirprojeisemodülleregeçişaşamalarınıniyianalizedilmesiveplanlanması;herşeydenönemlisi,bütünbuişleriçinişzamanınınvekaynaklarındoğruşekildeyönetimigereklidir.

ERPuygulamaları,işsüreçleriarasındaentegrasyonsağlar,şirketinbüyümevekarlılıkhedeflerineuygunolarakçalışanlararasındaişbirliğivepaylaşımıözendirir,bazenalışageldikçalışmatarzlarınızorlayarakkurumuverimlilikveüretkenlikdoğrultusundabirdeğişimezorlar.Buprofesyonelanlamdayönetilmesifazladikkatgerektirenvezorlubirsüreçtir.BunakarşılıkdoğruyönetilenbirERPprojesi,geneldeşirketlerinkaybettiğiyıllarıbellibirsüredeçeviklikvekârlılıkolarakgeriöder.

ArtıkişlerinfarklıbirşekildeyönetilmesigerektiğinidüşünenbirçokyöneticibuyöndeERP’yegeçişkararıverebilir.Başarılıolmakisteyenler;yukarıdasaydığımızkonularçerçevesindebellinoktalaraözengöstererekyenibirdünyayaadımatabilirler.AncakkötübirşakagibigörünsedebirERPprojesindebaşarısızolmanıziçinfazlabirçabaharcamanızayoktur.

Doğru yönetilen bir ERP projesi, genelde

şirketlerin kaybettiği yılları belli

bir sürede çeviklik ve kârlılık

olarak geri öder.

3

Dün akşam sohbet ediyorduk, birden aklımıza geldi! Tabiiki,profesyonelyöneticileriçinböylebirdünyayok.ERPkararlarıöylebirkaçgündeverilmiyor.BunarağmenERPprojeleribaşarısızolabiliyor.Nedenlerinibirliktesorgulayalım;

ProjeHedefininDoğruTanımlanmamasıERPprojesininmotivasyonuolangereksinimidoğrutanımlamakönemlidir.Bellibiryadabirkaçişsürecininiyileştirilmesimihedeflenmektediryoksagenelbirdönüşümmüsözkonusudur?Eğerbukonulardabiraçıklıkvarsabunailişkinayrıntılıihtiyaçanalizleriyapılmışmıdır?Mevcutsistemdeihtiyaçlarıkarşılamayanhususlarnelerdir?Çünkükurumlar,ERPsistemlerineuzunbirdöngüdebirkezkararverir,ürününolgunluğuveömrünebağlıbuişuygulamaları,kurumunomurgasınıdahaçokuzunbirsürekendiüzerindetaşıyacaktır.

BeklentiveKaynakDengesininKurulamamasıNeistediğimizibiliyoruz,yapacağımızyatırımınuzunsolukluolmasınıistiyoruzancakkaynaklarımızhakkındayeterlibilgisahibideğiliz.ERP’ninkurumlaramaliyetisadeceyazılımaödenenlisans,destekvebakımparasıdeğildir.Bellibirteknolojialtyapısıvebilgiişlemdestekekibininyanısırazamaniçindeeğitimveinsangücügerektirebilir.Buişinmaddiboyutunuoluşturur.Ayrıcaözellikledekurulumunbaşlangıçaşamalarındaüstdüzeyyöneticilerindedahilolduğuekiplerinprojeyezamanayırmasınaihtiyaçduyar.

Teknikanlamdaprojeekiplerininkonuhakkındabilgiliveçalışanlailetişimaçısındanyetkinolmalarıbeklenir.ÇünküERPprojeleriyerigeldiğindekurumlardakirutinibaştanaşağıdeğiştirirveçalışanlarbazıdeğişiklikleredirençgösterebilir.Buanlamdayeterlibirteknikkadromuzvarmı?Projeyöneticilerimizbuişegerekenzamanıayırabilecekmi,yoksa,kendiasılrollerininöneminebağlıolarakprojeyi“zamanbuldukça”mıyönetecek?TümbugörünürvegörünmezmaliyetlerdikkatekatılmadanyapılacakbirERPtercihiişingidişatınıdabelirleyecektir.

4

İşModeliniDeğiştirmedeİsteksizlikEndüstristandardındageliştirilentümişuygulamalarıgibiERPyazılımlarıdakendiiçlerindeçeşitlisektörlereyönelikuzmanlıklarınyanısıraişyönetiminidahaetkilihalegetirecekbazımetodolojilertaşır.ERP,dünyacakabuledilmişolanprojeyönetimstandartlarıveişakışmodellerininbiranlamdateknolojiyetercümesidir.Dolayısıylakurumlardaverimlilik,üretkenlikverekabetçiolmayıözendirenbirdönüşümühedefler.ZatenprofesyonellerdemevcutişmodellerinideğiştirmekvedahaetkilihalegetirmekiçinERPtercihleriniyaparlar.Eğerişlerinaynışekildeyürümesiniistiyorsanızböylebiryatırımıyapmanızadaaçıkçasıgerekyoktur.Yinedekurumlarıbugünleretaşıyanmevcutsistemlerdedemutlakaişdeğeritaşıyanözelliklerbulunur.DolayısıylaeskiişmodeliiçindeişleyendoğruparçalarıERPprojesiçerçevesindedeğerlendirmekveyenidenyorumlamakmümkündür.

UzayMekiğiArayışıAraçlarsunduğufaydadoğrultusundadeğerkazanır.ERPdeişgereksinimlerinikarşıladığıvegelişmeyeaçıkbirteknolojisunduğuorandadoğrubiryatırımdır.Örneğin,işletmelereuçtanucaçözümlersunanWorkcube,64farklımodül,4.500’denfazlaişfonksiyonuveişnesnesinesahipyüzde100webtabanlıWorkcubeERP,yüzlercekurulumdanedindiğideneyimleyalınvekullanıcıdostubirişekosisteminihedefleyenyöneticileriçinidealbirüründür.

TemeldeERPuygulamaları,kurumlarınsürekliiyileştirmeçabalarınıntaşıyıcıplatformudur.İşfaydasınınzamaniçindedeğişendoğasınedeniyleERPbirkezalınıpbirkenarakonulacakultrabiryazılımolarakdüşünülmemelidir.

ERP şirketinizi uzun ve zorlu bir rotada konfor ve güvenle taşıyacak bir iş aracıdır. Bu

nedenle ERP seçiminizi yaparken öncelikle işinizin isterlerini göz önünde bulundurmalı,

üründen sadece elde etmeyi amaçladığınız faydaları sorgulamalısınız.

5

ProjeDeğerlendirmeKuruluOluşturunProjedeğerlendirmekurulu,projeningidişatını,süreciniinceleyen,projeninbütçesiniveyasüresinietkileyecekkonulardakararlarverenüstkomitedir.Genelolarakaylıktoplantıveraporlarlaprojeninplanlarauygunluğunu,projeliderininveprojeekibininçalışmalarınıkontrolederler.Tedarikçidentalepedilenmajörgeliştirimveuyarlamalariçinonayverirler.

q Proje değerlendirme kurulunda mutlaka şirket imza yetkisine sahip birisi bulunmalıdır.

YeniSüreçTanımlarınaAçıkOlunERPprojelerivarolanişsüreçleriniziyenidengözdengeçirmenizvegeliştirmeniziçinönemlibirfırsattır.ÇoğuişletmevarolanişyapışbiçiminiaynenERPçözümünetaşımasıgerektiğineinanır.Süreçlerinizi%100performansvebaşarıileyönetebiliyorolsaydınızböylebirçözümezatenihtiyaçduymayacaktınız.

TümERPçözümlerieniyiuygulamalarveyönetimtarzlarıgözönünealınarakgeliştirilmiştir.Oyüzdenbellisüreçleriniziyazılımınönerdiğişekliyleyönetmekbüyükçoğunluklasizinkazancınızaolur

DanışmanlarlaÇalışınERPprojesisürecindetedarikçinizinuygulamadanışmanlarısiziniçsüreçlerinizianalizetmekleveiyileştirmeklemükellefdeğildirler.Sizeyazılımınsunduğuimkanlarıanlatarakvarolansüreçleriniziyazılımüzerindenasıluygulayabileceğinizkonusundahizmetverirler.Buyüzdenvarolansüreçlerinizitanımlama,iyileştirmevetedarikçiileistişarehalindeyenisistemeuyarlamakonusundaaktifolaraksizehizmetsunacakbirERPdanışmanındanhizmetalmanızfaydalıolacaktır.

ÙÙ ERPimplementasyonusizintemelbirişsürecinizdeğildiramadanışmanıbirinciişibudur.

ÙÙ DanışmanınöncekiprojelerindeneldeettiğideneyimlersizinERPimplementasyonunuzunbaşarıile

sonuçlanmasınakatkısağlar.

ÙÙ ERPimplementasyonlarıciddizamanalır.Anaişleribuolandanışmanlarbuişiçinzamanayırabilirler.

7

ProjeyeGeçişNasılOlacakKararVerinTümbirimleraynıandayeniyazılımıkullanmayamıbaşlayacak,yoksafazfazbirgeçişmiistiyorsunuz?

Küçükişletmeleriçintümbirimlereaynıandayazılımıkullandırmakdahakolayvefaydalıolabilir.Amaözellikleçoklokasyonlubüyükişletmelerdeaşamalıgeçişdahamantıklıolacaktır.

Tedarikçinizinimplementasyonmetodolojisi,projeninuygulamasınıbellibirsıralamayakoymaktadır.Bumetodolojienhızlıveendoğruuygulamapratiklerindenyolaçıkarakoluşturulduğuiçintedarikçinizinimplementasyonmetodolojisiniöncelikleöğrenmenizvebunagörebiraşamalıgeçişplanıoluşturmanızfaydalıolacaktır.

Amaç,İhtiyaçveSüreçleriniziDokümanteEdinProje Amaçlarınız:Buprojeiletemelolarakneamaçlıyorsunuz?(Karlılığıartırmak,işsüreçlerinikısaltmak,maliyetleridüşürmekv.b.)

Temel İhtiyaçlarınız:Herbirmodüliçinomodülükullanandepartmanlarınönceliksırasınagöreihtiyaçvebeklentilerineler?

Süreç Akışlarınız:Süreçlerinizbirdençokmodülükapsayabilir.Buaçıdansüreçlerintanımıvebunlarınherbirmodüldenasılhayatageçirileceğikonusuciddibirçalışmagerektirir.Modülimplementasyonlarıyaparkenomodüledeğensüreçlerleilgiliakışvetasarımtanımlarınızıkağıtüzerindeyapmışolmanızprojeninhızınıarttırır.

q UYARI: Bu çalışmaların yapılmadığı projeler yap boz tahtasına dönebilir8

ProjeyiŞirketinizdeTanıtın

ÙÙ Projelideriveprojeekibinibelirleyerekatamalarınıyapın.

ÙÙ Projeizlemekomitesinioluşturunvegörevlendirmeleriniyapın.

ÙÙ Şirketgenelineyenibaşladığınızprojeyi,seçtiğinizçözümü,özelliklerini,projeninbitimindekurumolarak

hedeflediğinizveeldeedeceğinizkazanımlarıduyurun.

ÙÙ Tümkurumçalışanlarınınbuişedestekolmasıgerektiğinin,ilkbaşlardazorlanacakolsalardailerideelde

edeceklerikazanımlariçinbunuyapmalarıgerektiğininaltınıçizin.Projeninreklamınıyapın.

ÙÙ Duyurununbizzatüstyönetimtarafındanyapılmasıveyaduyurudaüstyönetiminprojeyidesteklediğininaçıkça

belirtilmesiveduyurudaprojeliderininveprojeekibiüyelerininisimleriningeçmesiönemlidir.

ÙÙ Duyuruyugenişkatılımlıbirtoplantıvekutlamaveyakurumsaliçyazışmaşeklindeyapabilirsiniz.

ÙÙ Projeduyurutoplantısındatedarikçitarafındaprojeyiyönetendanışmanlardandestekisteyebilirsiniz.

VeriAktarımıİçinYeterliZamanAyırınVarolanverilerinizin(ürünkayıtları,finansalkayıtlar,çalışankayıtları,dijitalarşivbelgeleriv.b.)yenisistemeaktarımıiçinyeterlizamanayırmanızönemlidir.Eskiverilerinyenisistemeaktarılmasıiçingerekenformatlarıtedarikçinizsizeverecektir.Buverileriistenenformattahazıretmeksizinişinizdir.

Eskiverilerinkontrolü,ayıklanmasıvedoğrulanmasıçalışmasıiçinbirekipoluşturmanızfaydalıolacaktr.Eskisistemdekitümverilerieskiformatlarıylaaynenyenisistemeaktarmakmümkündeğildir.Gerekirsebazıverilerimanuelolaraksistemekaydetmeyigözealmanızgerekecektir.

Busüreçgenellikleprojelerdetahminedilendendahauzunzamanalır.Oyüzdenprojedevamederkenbiryandanverileriaktarımahazırhalegetirmeçalışmalarınındaparalelyürümesigerekir.

9

ProjeGörevlendirmelerini,KayıtlarınıİyiYönetinBirprojeyiiyiyönetmekiçiniyibirprojeyönetimiaracınaihtiyacınızolacaktır.Workcube,müşterilerineaitprojeleriWorkcubeProjeYönetimModülü’ndenyönetirvebumodülonlineolarakilgilimüşterininveçalışanlarınınkullanımınasunulur.BumodüldehemWorkcubehemdemüşteriprojeekibitanımlandığıveherbirprojeekibiüyesisistemeeriştirilebileceğiiçintümgörevlendirme,iştalepleri,iştakipleri,projeraporlamaları,ihtiyaçtanımları,projedokümantasyonları,toplantılarıbumodülüzeridenyönetilebilmektedir.

WorkcubeProjeModülü’nüenazWorkcubedanışmanlarıkadarsizindeetkinkullanmanızprojenizinbaşarısınıvehızınıarttıracaktır.

YeterliProjeİmplementasyonHizmetiAlmadanBaşarıBeklemeyinERPprojelerindegenelkanıyazılımşirketekurulurkurulmazsihirlibirdeğnekgibiherşeyinotomatikolarakyazılımüzerindeişlerhalegeleceğibeklentisidir.

Tedarikçinizinsizeönanalizaşamasındansonrateklifindeöngördüğüadam/günsüresi,sizinyazılımıtamverimliliklevetekliföncesitanımladığınızihtiyaçlarınızıkarşılarşekildekullanımınızısağlamaküzereverilmesigerekenminimumhizmetsüresidir.

70adam/günöngörülmüşbirprojede,6adamgünhizmetalarakyazılımıtamverimliliklekullanabileceğinidüşünmekhayalcilikolur.

10