erja ailio, sosiaalihuollon asiakastietomalli ja sanastotyö, thl-oper yhteistyöseminaari...

Sosiaalihuollon asiakastietomalli ja

sanastotyö

OPERin yhteistyöseminaari Oulussa

Erikoissuunnnittelija Erja Ailio

27.3.2014 1

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista: Velvoite asiakastietojen kirjaamiseen (LUONNOS)

• Asiakastiedot on kirjattava määrämuotoisiksi asiakirjoiksi

• Velvollisuus kirjata alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta

• Tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava

• Asiakastiedot on kirjattava viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty

• Palvelunantajan on huolehdittava, että asiakastiedot kirjataan

11.3.2014 Erja Ailio / sosiaalihuollon asiakastietomalli

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat (LUONNOS)

• Asiakasasiakirjoihin kuuluvat:

– asian vireille tuloon ja asiakkaan palvelutarpeen ilmaisemiseen liittyvät asiakirjat

– asiakkaan tilanteen ja palvelutarpeen arvioimiseen liittyvät asiakirjat

– päätöksentekoon liittyvät asiakirjat

– palvelun ja asiakkuuden suunnittelemiseen liittyvät asiakirjat

– sosiaalipalvelun ja tuen antamiseen liittyvät asiakirjat

– muualta saadut asiakirjat

11.3.2014

Mitä pitää kirjata? (LUONNOS)

Asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot

• asiakirjan nimi

• asiakkaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot

• huoltajan muun laillisen edustajan tai tarvittaessa asiakkaan omaisen tai läheisen nimi, yhteystiedot ja toimivalta

• palvelunjärjestäjän/palveluntuottajan yksilöintitiedot

• asiakirjan laatijan nimi, virka-asema

• asiakirjan laatimisen ajankohta

• muualta saatujen asiakirjojen/tietojen saapumisajankohta ja lähde


Mitä pitää kirjata? (LUONNOS)

• Esimerkki asiakirjakohtaisista tiedoista:

– Päätöksen tekoa koskeviin asiakirjoihin

• asian vireilletulo;

• ratkaisu ja ratkaisun perustelu;

• kuulemista koskeva tiedot;

• tiedot muutoksenhausta.

• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista.


Sosiaalihuollon asiakastietomalli

• Jokaiselle palvelulle on määritelty omat asiakirjarakenteet

• Asiakasasiakirja on määritelty tiettyyn tarkoitukseen. Esimerkiksi asiakastyön tavoitteet kirjataan suunnitelmiin ja palvelun myöntämiseen otetaan kantaa päätöksissä.

• Asiakastietoa kirjataan asiakirjoihin sekä vapaamuotoisena tekstinä että määrämuodossa, kuten luokitusten avulla. Määrämuotoisuus auttaa ja mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn.


6

Asiakirjakokonaisuudet


7

Myös pdf-muotoiset asiakirjat mahdollisia

(kirjeet, lääkärintodistukset, kuitit)

Asiakasasiakirjojen rakenteet ja niiden suhteet

27.3.2014

Asiakirjakohtainen kenttä

Erja Ailio / sosiaalihuollon asiakastietomalli 8

Tietokomponentti

Asiakasasiakirja

L

u

o

k

i

t

u

s

Asiakirjarakenteiden rajaukset


9

Rajaukset:

- Eivät sisällä henkilöstöhallintoa tai taloutta

- Ennakoivat sähköisiä toimintaprosesseja

- Eivät ota kantaa tekniseen toteutustapaan

- Perustuvat voimassaolevaan lainsäädäntöön

- Tiedon varastoinnin ja hyödyntämisen näkökulma

Asiakastietomalli vs. asiakastietojärjestelmä


10

Asiakastietomalli vaikuttaa:

- mitä tietoja asiakkaasta

kirjataan

- mitkä tiedot kirjataan mihinkin

asiakirjaan

- missä muodossa tiedot

kirjataan

Asiakastietojärjestelmä vaikuttaa:

- käytettävyyteen

- asiakastietojen suojaamiseen

- tietokokonaisuuksien näyttämiseen

Tavoitetilassa

• Työntekijän ja asiakkaan oikeusturva vahvistuu

• Jokaisen työntekijän tai organisaation ei tarvitse itse ratkaista, mitä tietoja asiakkaasta tulee kirjata kussakin palveluprosessin vaiheessa.

• Tietosisältöjen ja -rakenteiden samankaltaisuus helpottaa työntekijää ja asiakasta

• Tilastotietoja voidaan tuottaa myös osana asiakastyötä

• Sosiaalihuollon tietopohja vahvistuu

• Tutkimusresursseja voidaan suunnata

syventävään tutkimukseen

27.3.2014 Erja Ailio / sosiaalihuollon asiakastietomalli 11

Työmäärä Hyöty

Asiakastietomallin kehittäminen sanastotyön avulla

• Sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppien luokitus

– yleiset ja tarkennetut asiakirjatyypit (n. 290 käsitettä)

– asiakirjatyyppien nimet

– asiakirjatyyppien määritelmät

• Sosiaalihuollon taloudelliset luokitukset

– pääluokat: tulot, menot, varallisuus, velat (n. 210 käsitettä)

– luokkien nimet

– luokkien määritelmät

• Sosiaalihuollon tietokomponentit (n. 250 käsitettä)

– tietokomponenttien nimet ja määritelmät

• Sanastojen harmonisointi

Mukaillen Mari Suhonen: SONTIKKA-seminaari

Terminologisen sanastotyön toteuttaminen

• Sanastotyön asiantuntemus

– käsite, käsitejärjestelmä, määritelmä, termisuositukset

– termistön käytön selkeyttäminen ja yhdenmukaistaminen

• Sosiaalihuollon asiantuntemus

– sosiaalihuollon eri palvelutehtävien asiantuntijat

– sosiaalihuollon keskeiset lähdeaineistot

• säädökset

• erityisesti Tikesos-hankkeessa sisältömääritykset ja sanastot

• palvelutehtäväkohtaiset prosessikuvaukset

• sosiaalihuollon ohjeet ja oppaat

• Sosiaalihuollon asiakastietomallin asiantuntemus

– aiemmin tehtyjen määrittelyjen hyödyntäminen

– tietomallin eheydestä ja muutosten hallinnasta vastaaminen


Asiakirjasanaston laatimisen haasteita ja ratkaisuja

• Lainsäädännössä käytettävien käsitteiden epäyhtenäisyys

->harmonisointi

• Sosiaalipalvelujen erilaisuus -> harmonisointi soveltuvin osin

• Asiakirjojen ja prosessien samankaltainen nimeäminen

-> asiakirjamaisuuden lisääminen asiakirjasanaston käsitteisiin

• Samojen käsitepiirteiden toistaminen esim. jokaisen asiakassuunnitelman kohdalla

- >yläkäsitteiden hyödyntäminen


14

Asiakirjojen nimisuosituksia

• päihdehuollon asiakassuunnitelma;

mieluummin kuin: päihdetyön palvelusuunnitelma

• lupahakemus lapsen tutkimiseksi; mieluummin kuin: hakemus hallinto-oikeudelle luvan myöntämiseksi lapsen tutkimista varten

• lastensuojelun tukisuhdesuunnitelma; mieluummin kuin: tukihenkilösuunnitelma; tukiperhesuunnitelma

• lastensuojelun tukisuhdesuunnitelman arvio; mieluummin kuin: tukiperhe- ja tukihenkilösuunnitelman arvio ja seuranta


Termitietue-esimerkki

päätös kuntouttavasta työtoiminnasta

palvelunjärjestäjän päätös aktivointisuunnitelmaan sisältyvän kuntouttavan työtoiminnan järjestämisestä työttömälle sosiaalihuollon asiakkaalle

Kuntouttavan työtoiminnan toteutus kirjataan sopimukseen kuntouttavasta työtoiminnasta.

Sosiaalihuollon palvelutehtävä, jonka perusteella tämä asiakirja laaditaan: pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukeminen

Sosiaalihuollon palveluprosessin vaihe, jossa tämä asiakirja laaditaan: pitkäaikaistyöttömien työllistymisen tukemiseen kuuluvan asian ratkaisuvaihe

Sosiaalihuollon asiakirjatyyppiluokitus: päätöksen tarkennettu asiakirjatyyppi

Asiakirjasanaston lausuntokierros

• Järjestettiin vuoden 2013 lopussa

• Lausuntopyyntö lähettiin esim. kunnille, yliopistoille ja ministeriöille. Lisäksi aiheesta tiedotettu sosiaalihuollon tiedonhallinta-sivuilla.

• Palautetta antoi noin 30 eri tahoa. Yli 300 yksittäistä kommenttia.

• Palaute pääosin myönteistä. Lakitermien harmonisointia hämmästeltiin.

• Palaute käsitellään kevään 2014 aikana.

• Asiakirjasanaston arvioitu valmistumisaika on kesällä 2014.


17

Sanastotyön hyödyt

• Tietorakenteiden ymmärrettävyyden lisääminen

• Tietomallin tarkentuminen

– Puuttuvien asiakirjarakenteiden havaitseminen

– Ylimääräisten asiakirjarakenteiden havaitseminen

– Asiakirjarakenteiden ja luokitusten määrittelyjen tarkentuminen


18

Asiakastietomallin hallinta


19

Muutostarpeita asiakastietomalliin voivat

aiheuttaa:

• Toiminnan muutokset

• Lakien ja asetusten muutokset

• Valtakunnallisten sosiaali- ja

terveydenhuollon tilastointivaatimusten

muutokset

• Kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin,

suositusten ja standardien muutokset

Sosiaalihuollon asiakastietomalliin voi vaikuttaa

• Palautetta: [email protected]

• Asiakirjarakenteiden ja luokitusten kommentoiminen sähköpostilla: [email protected]

• Katselmointiin osallistuminen

~ Vain annettu palaute vaikuttaa ~


20

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Kiitos!

27.3.2014 21

erja ailio, sosiaalihuollon asiakastietomalli ja sanastotyö, thl-oper yhteistyöseminaari...

Health & Medicine