ER_29 Participantes en el taller

Entidad Nombres y apellidos del alumno/a

1 Hospital la Victoria Jorge Enrique Cormane Fandiño

2 Secretaría Distrital de Gobierno

Jesús Antonio Corona Ardila

3 Secretaria Distrital de Gobierno de Bogotá.

Libertad Córdoba Varón

4 Instituto de Desarrollo Urbano IDU

Walter Smith Córdoba Sánchez

5 Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

Yicel Dahiana Cordero Torres

6 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP.

Harold Ricardo Córdoba Sánchez

Mapa de procesos actual

Valores agregados o beneficios Limitantes o barreras

1) El proceso transversal Atención Integral al Usuario que se encuentra en los mapas de procesos de primer y segundo nivel, permite Satisfacer los requerimientos de las personas del Distrito Capital, de acuerdo a sus solicitudes de forma oportuna y eficiente, garantizando la democratización de la información y la respuesta efectiva. 2) El proceso estratégico Gestión de Comunicaciones de la Entidad, que se encuentra en los mapas de procesos de primer y segundo nivel, permite Informar a la ciudadanía las acciones en materia de gobernabilidad local, acceso a la justicia, derechos humanos, seguridad y convivencia, a través de diferentes estrategias de comunicación de manera veraz, objetiva y oportuna. 3) El proceso transversal Gestión de Conocimiento que se encuentra en los mapas de procesos de primer y segundo nivel, permite Gestionar el conocimiento mediante  investigación, recopilación,  procesamiento, análisis cualitativo y cuantitativo de la información, bajo modelos que potencien la toma de decisiones en beneficio de la comunidad.

1) El proceso de Apoyo Gestión y Adquisición de Recursos, que permite suministrar y administrar los bienes y servicios que la entidad requiere para el cabal cumplimiento de su misión, a través de la eficiente ejecución de los recursos financieros, comprende Gestión Financiera, Gestión de Contratación, Gestión Administrativa y Gestión de Sistemas y Planeación, lo cual dificulta la utilización de procedimientos, formatos e instructivos debido a que no se determina con facilidad cual aplica para cada una de las gestiones realizadas dentro de dicho proceso.  2) La Gestión de Sistemas no se permite visualizar con exactitud, ni los servicios que presta a los funcionarios, las sedes de la entidad y la ciudadanía, estando dentro del proceso de Gestión y Adquisición de Recursos. 3) La Gestión Administrativa no se permite visualizar con exactitud, ni los servicios que presta a los funcionarios, las sedes de la entidad y la ciudadanía, estando dentro del proceso de Gestión y Adquisición de Recursos, debido a que uno de sus componentes es PLANTA FISICA, que es el diseño, recomendaciones y adecuaciones de áreas en las diferentes sedes de la Entidad.

Entidad elegida: Secretaria Distrital de Gobierno de Bogotá.

Fuente: Libertad Córdoba Varón

Explicación del MOP

El mapa de procesos de la Entidad está compuesto por niveles de acuerdo con sus líneas de servicios:  I Nivel 1D - Direccionamiento y ControlII Nivel 2L - Desarrollo LocalII Nivel 2P - PPL (Personas Privadas de la Libertad)II Nivel 2N – Nuse (Numero Único de Seguridad y Emergencias) Es importante tener en cuenta que la misión de la Entidad es “Somos la entidad cabeza del Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia, responsable de formular, agenciar y evaluar las políticas públicas en materia de derechos humanos, convivencia, seguridad, acceso a la justicia, construcción de ciudadanía, gobernabilidad democrática y el fortalecimiento del desarrollo local, en beneficio de las personas en el Distrito Capital.” Lo anterior, debido a que aunque como Entidad todos vamos encaminados a cumplir la misma misión y visión, hay 3 procesos misionales diferenciables claramente dentro de la misión, que se deben de tratar en un segundo nivel del mapa de procesos como lo son: Desarrollo Local, Personas Privadas de la Libertad y NUSE. MAPA DE PROCESOS DE PRIMER NIVELEl mapa de procesos de primer nivel 1D - Direccionamiento y Control está compuesto por cuatro categorías de procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Transversales, acompañados por dos entradas que son: 1. Necesidad y expectativa de usuarios/beneficiarios y partes interesadas y 2. Requisitos satisfechos de usuarios/beneficiarios y partes interesadas, con entradas y salidas de servicio a la ciudadanía. A su vez, cada categoría se desagrega en procesos que incluyen procedimientos, guías, protocolos, instructivos y formatos de acuerdo al que hacer de la entidad.  Los procesos estratégicos están directamente relacionados con los procesos misionales y estos a su vez con los de apoyo. Todos tienen una entrada que parte de los requisitos de los usuarios de la Entidad (Ciudadanía) que tiene su revisión y retroalimentación en Seguimiento y Mejora para así dar el servicio a la Ciudadanía. Los procesos estratégicos dictan la directiva a seguir para poder cumplir con la misión de la Entidad, es por eso que son los primeros procesos del mapa.  Los procesos misionales, se aseguran de hacer cumplir la misión de la Entidad acorde a las Directivas de la Entidad y comentar en caso que la directiva deba ser reformulada. A la vez estos se soportan con unos procesos de apoyo comunes en la Entidad .

Explicación del MOP

MAPAS DE PROCESO DE SEGUNDO NIVEL Los mapas de procesos de segundo nivel mantienen los mismos procesos estratégicos, de apoyo y transversales y definen para cada alcance y servicio los procesos misionales respectivamente. Los mapas de procesos de segundo nivel 22L–Gobernabilidad y Desarrollo Local, 22N–NUSE y 22P–Personas Privadas de la Libertad de la Secretaria Distrital de Gobierno son el despliegue del Mapa de Procesos de I Nivel 1D-Direccionamiento y Control, cambiando el desarrollo del proceso misional de cada uno respectivamente. En el caso particular del mapa de procesos 22l – Gobernabilidad y Desarrollo Local, se establecieron sus procesos misionales acorde a lo establecido en el Decreto 101 del 2010, que busca descentralizar el manejo de las Alcaldías Locales

Mapa de procesos actual >>> propuesto

Mejoramiento

Mapa de procesos actual >>> propuesto

Mejoramiento

Mapa de procesos actual >>> propuesto

Mejoramiento

Mapa de procesos actual >>> propuesto

Mejoramiento

Potenciación beneficios Mejoramiento de barreras

1) Realizando la división del Proceso de Gestión y Adquisición de Recursos en: Gestión Financiera, Gestión Administrativa, Gestión de Contratación y Gestión de Planeación y Sistemas, se fortalecen los procesos de apoyo, dando claridad a que apunta cada una de las Gestiones realizadas por la entidad para el cumplimiento de su misión.

1) Facilita y agiliza la utilización de procedimientos, formatos e instructivos de la Gestión Financiera, Gestión Administrativa, Gestión de Contratación y Gestión de Planeación y Sistemas, debido a que se puede determinar con facilidad cual aplica para cada una de las gestiones realizadas dentro de dicho proceso. 2)Se visualiza con exactitud la Gestión Financiera, Gestión Administrativa, Gestión de Contratación y Gestión de Planeación y Sistemas, los servicios que presta a los funcionarios, las sedes de la entidad y la ciudadanía.

Análisis Mapa de procesos actual

Valores agregados o beneficios Limitantes o barrreras

1) Gran integración dentro del mapa, hay gran claridad causa efecto.2)La relación de los servicios misionales y de apoyo es de completa dependencia y su actuar debe ser unánime.3)La implementación ha sido fácil por la claridad y organización jerárquica de macroprocesos, procesos y procedimientos.

1)El funcionamiento de algunos macroprocesos estratégicos no ha sido socializado y generan inquietud y rechazo en los funcionarios.2)En el area comercial hace falta mas integración con los procesos misionales.3)Algunos procesos de apoyo en especial la gestión de información fallan (aunque se está implementando una nueva plataforma tecnológica) con el consecuente efecto sobre los procesos misionales.4)La gestión en algunos puntos críticos (atención en consulta externa) debe agilizarse y mejorar la oferta de la misma.

Hospital la Victoria - Jorge Enrique Cormane Fandiño

Mapa de procesos actual

Valores agregados o beneficios Limitaciones o barreras

1) Se reconoce la importancia de dividir los macroprocesos de acuerdo a las necesidades de la comunidad y por la misionalidad de la Secretaría de Gobierno. 2)Mantiene los procesos en los distintos niveles de atención. Dando claridad a los procedimientos en cada área. 3) Los procesos tienen un enfoque importante al servicio integral de atención al Usuario.

1) No hay unidad de entidad. Hay una limitante imaginaria en el proceder de sus funcionarios, dando a creer que son distintas entidades. 2) La Gestión de Ambiental debe ser más visible en los procesos de apoyo.3) Se mezclan procedimientos en un proceso, que en mi concepto, no hay una clara relación. Ejemplo: el procedimiento de Gestión Documental de la entidad, se encuentra en el Proceso de Gestión y Adquisición de Recursos, no es de fácil reconocimiento. Así mismo, se encuentra el procedimiento para la identificación y evaluación de aspectos ambientales en el proceso ya mencionado.

Secretaría Distrital de Gobierno - Jesús Antonio Corona Ardila

Mapa de procesos actual

Valores agregados o beneficios Limitantes o barreras

1)Ayuda a entender la coherencia entre objetivos estratégicos de la entidad.2)Permite visualizar las estrategias que ha definido la entidad.3)Busca que el resultado de la gestión de los procesos de la Entidad genere un impacto en los ciudadanos.

1)La falta de disposición de recursos económicos y el personal calificado para aplicación, seguimiento, control y medición de reuntados del mismo, a corto, mediano y largo plazo.2)La falta de voluntad de los Directivos, los cuales le restan importancia a la implementación.3) En los tiempos más recientes, el cambio continuo de Directivos y de los rangos subsiguientes (entre ellos los encargados de su implementación); de donde los que ingresan, por las circunstancias actuales por las que pasa la entidad, le dan especial importancia a otros temas dejando de lado este tema.

Instituto de Desarrollo Urbano IDU - Walter Smith Córdoba Sánchez

Mapa de procesos actual

Valores agregados o beneficios Limitantes o barreras

1) Se identifican la gestión realizada desde cada una de las áreas de la entidad.2) El orden de este mapa nos permite entender el aporte de cada uno de los procesos para el cumplimiento de la misión de la entidad.3) Se puede identificar y relacionar los procesos a cada uno de los elementos del Ciclo Básico de la Gestión

1)Algunos de los nombres de estos procesos son muy generales, no son totalmente claro para cualquier clase de población.2) Existe procesos que su relación es muy estrecha y dentro del mapa falta señalización.3) Dentro del mapa no existe un proceso que nos permita identificar el apoyo a la gestión del capital intelectual e la entidad.

Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá - Yicel Dahiana Cordero Torres

Mapa de procesos actual

Valores agregados o beneficios Limitantes o barreras

1) Se reconoce e incorpora el macroproceso ambiental en el MOP a nivel estratégico.2) El mapa de procesos tiene en cuenta todos los grupos de interés y no únicamente los usuarios del servicio.3)El mapa de procesos incorpora la Gestión de la información y el conocimiento.

1)La gestión ambiental está fraccionada, parte se ubican en el nivel estratégico y otra parte en nivel misional “ Conservación del Recurso Hídrico”.2) La Gestión de Comunicaciones, dada su importancia en la Empresa debería estar incluída en el macroproceso de Gestión de la Estrategia.3)El proceso de planificación y documentación de los sistemas de gestión está en el Macroproceso de Gestión de la Estrategia (Nivel Estratégico) el proceso de Gestión y Desarrollo Organizacional se ubica en el Macroproceso de Gestión del Talento Humano, observándose una alineación débil entre los procesos y la estructura organizacional de la Empresa.

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP. - Harold Ricardo Córdoba Sánchez