EQMS Enterprise Quality Management Software (Software de gestión empresarial de calidad)

Las empresas continúan enfrentando presiones para conseguir el más alto nivel de calidad en todas las facetas de sus operaciones mientras que las mejores prácticas generales y sistemas de gestión detrás de la gestión de la calidad se han mantenido constantes desde hace décadas, no obstante, los sistemas y soluciones que se utilizan para asegurar la producción y la entrega de productos y procesos de alta calidad en toda la cadena de valor han cambiado drásticamente. Los sistemas que antes parecían ideales han quedado obsoletos e incapaces de hacer frente a las crecientes complejidades de los mercados actuales.

Inicialmente las empresas desarrollaron los sistemas de hojas de cálculo, que se utilizaron para controlar manualmente y analizar datos de calidad. Con la evolución de la tecnología, hubo un movimiento orientado a las empresas, surgieron muchos productos con aplicaciones propias o de módulos específicos heredados de los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP (Enterprise Resource Planning). Resultando en un conjunto amplio de sistemas que no se comunican entre sí. Las mejoras suelen ser locales y carecen de una visión global necesaria para gestionar la verdadera calidad. Con la necesidad latente en el mercado, surge una nueva categoría de software, Software de Gestión de la Calidad, EQMS (Enterprise Quality Management Software).

Estos sistemas integrados ahora proporcionan enormes beneficios a través de áreas ampliamente funcionales para muchas organizaciones, lo que les permite implementar procesos de calidad automatizados altamente interactivos adaptados para alinearse con las prácticas empresariales y los productos específicos de cada organización.

Definición de EQMS

“EQMS es una categoría de software empresarial emergente que administra el contenido y los procesos de negocio de calidad y cumplimiento en toda la cadena de valor. Puede ser visto como una plataforma de gestión de la calidad integrada con la arquitectura de IT (Information technology) y modelo de datos que facilita la comunicación multifuncional y la colaboración”. (Littlefield, 2012)

Capacidades Tecnológicas Generales

Existe un conjunto de capacidades típicas que la mayoría de las distribuidoras ofrecen y/o están invirtiendo fuertemente en desarrollar, el mercado de soluciones varía según la funcionalidad:

La plataforma es moderna y está basada en tecnología WIM (Web-Based Integrated Management).

Enfoque de BPM (Best Management Practices) en la implementación de la funcionalidad.

Las aplicaciones se construyen en la plataforma con la integración entre ellas mismas.

Las operaciones entre aplicaciones son preconfiguradas e interactúan con otras, como: ERP (Enterprise Resource Planning), PLM ( Product Lifecycle Management), MOM (Manufacturing Operations Management) , y SCM (Supply Chain Management)

GUI (graphical user interface) está basado en WIM (Web-Based Integrated Management) y en Role-Based Trainning, elimina papeleo, y se centra en la ejecución del flujo de trabajo. Nota: Role-Based Training es una estrategia de capacitación efectiva que enseña la tecnología basada en la forma en que debe administrarse en el marco de su función y las responsabilidades individuales.

Procesos de Negocios Habilitados por EQMS

La arquitectura IT que ofrece EQMS permite a las organizaciones cerrar el ciclo de gestión de la calidad, sus funcionalidades ayudan a integrarla en los procesos empresariales end-to-end (de principio a final) a través de la cadena de valor, desde la concepción del producto hasta la distribución y el servicio. Proporcionamos una descripción a continuación:

Procesos de Calidad Interna (Ingeniería, fabricación, cadena de suministro, servicios)

Visibilidad en tiempo real de las métricas de calidad en la ingeniería, en la fabricación y en el servicio al cliente.

Procesos NC / CAPA (No conformities / Corrective action and Preventive action.) formales establecidos en toda la empresa.

Los equipos interfuncionales dedicados a la gestión de calidad a través del diseño, la fabricación y los proveedores.

Procesos de calidad externos (Proveedores)

Visibilidad en tiempo real de las métricas de calidad en el desempeño del proveedor.

Scorecards del proveedor establecido para medir y monitorear el desempeño.

Datos de calidad del Proveedor recolectados automáticamente mediante el portal WIM.

El análisis estadístico utilizado para monitorear y analizar los datos de calidad del proveedor en tiempo real.

Existen procesos de escalamiento estandarizado para proveedores “Eventos de calidad y de incumplimiento”.

Los proveedores se incluyen en el diseño de iniciativas de calidad para la empresa.

Funcionalidades

No conformidades / Acciones Correctivas y Preventivas (NC / CAPA) No conformities / Corrective action and Preventive action.

Gestión de Cumplimiento, facilita la investigación de eventos adversos y de continuar las acciones correctivas.

Gestión de Calidad de Proveedores.

Gestión de Riesgos.

Control Estadístico de Procesos (SPC) Statistic Process Control

Modo de Falla y Análisis de Efectos (AMFE, FMEA) Failure Mode and Effects Analysis

Planeación Avanzada de la Calidad (APQP) Advanced product quality planning

Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH & S) Environmental Health & Safety

Gestión de Auditoría.

La integración de la gestión de quejas en el proceso.

Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP) Hazard analysis and critical control points

Gestión del Cambio.

Presentación de informes.

Control de Documentos.

Gestión de Calibración.

Capacitación de los empleados.

Proceso de Aprobación de Piezas de Producción (PPAP) Production part approval process

Implementación típica.

La implementación puede ser una tarea desalentadora. Sin embargo, con la planificación adecuada, puede ser increíblemente beneficioso para la operación. La lista de objetivos incluye:

Estandarizar, procesos, métricas y expectativas.

Integrar los sistemas de calidad de los proveedores a través de los clientes.

Crear un sistema de calidad global WIM.

Escuchar la voz del cliente.

Mejora del rendimiento.

Tener una única fuente.

Activar el intercambio de datos y la mejora continua.

Proporcionar datos de negocio en tiempo real a todas las partes interesadas.

Apoyar la filosofía de "una sola empresa”.

Ser lo suficientemente flexible como para apoyar las cambiantes necesidades empresariales.

Arquitectura.

SW de Control de Materiales. En todas las empresas los materiales que entran y salen tienen que pasar por una serie de procesos o etapas, en donde los materiales sufren cambios esto puede ser causa de un descontrol, pérdidas y desvíos.

Toda empresa tiene la necesidad de saber qué pasa con el material que entra y sale para hacer un uso más eficiente de los recursos pero por lo general es difícil tener todo bajo control y sobre todo cuando los procesos son totalmente manuales, es por eso que debe de existir un instrumento que certifique el movimiento de los materiales por cada una de las diferentes etapas por las que tiene que pasar y que indique hacia donde ha continuado su recorrido hasta la entrega.

A veces es difícil llevar todo a cabo correctamente para que haya un control y más si los procesos de control son manuales, si se tienen solo impresos los documentos y se generan con cada entrada y salida de material es por eso que un software de control de materiales es útil cuando se manejan muchos procesos y muchos materiales al día.

Los beneficios de éste tipo de software es evitar el perder tiempo generando y redactando los documentos necesarios para la salida y entrada de almacén o para recepción o entrega de material.

Otro beneficio es el generar automáticamente actualizaciones en los almacenes para controlar la cantidad de material que se encuentra dentro, la cantidad de material que va a salir y la cantidad de material que va a entrar.

La optimización y el monitoreo del transporte también es un beneficio, así se puede controlar el tiempo de llegada o de entrega de algún material simplemente por el uso de dispositivos que permiten registrar la llegada de un material a su destino ya sea al cliente o a la empresa.

La resolución de problemas y gestión de errores, al generarse las actualizaciones de lo que pasa con el material en cuanto llegue a alguna etapa del proceso o a su respectivo destino disminuye las posibilidades de que el material llegue a perderse en alguna etapa o que llegue incompleto.

Material Management with SAP/ERP

Se le conoce como SAP MM y es módulo logístico del sistema SAP.

Los beneficios que este módulo ofrece son entre las más importantes:

La planificación de necesidades y el control de material

Manejo de compras de material

Entrada de material o mercancía

Administración del stock o inventario

Verificación de facturas etc.

Utilizando el módulo SAP se puede planificar y controlar eficientemente la gestión de bienes, materiales, mercancía etc. Utilizados por diferentes departamentos de la empresa, es decir que este programa ayuda a la empresa a controlar su material en cada proceso por el que pasa desde la recepción del material, los procesos productivos hasta la venta del producto.

Manejo de solicitudes de Pedidos:

En esta transacción se registran los requerimientos solicitados por los departamentos de la empresa y se pueden manejar las solicitudes de pedido.

Gestión de cotizaciones:

Se utiliza para enviar solicitudes de oferta a los posibles proveedores para la adquisición de los materiales o bienes.

Comparación de cotizaciones:

El complemente de la gestión que ayude a escoger la cotización más conveniente.

Manejo de pedidos de compra:

Registra los pedidos para la adquisición de los bienes o materiales.

Oracle Inventory Management

Oracle Inventory Management es una aplicación de Oracle que forma parte del Oracle Value Chain Execution que ayuda a la empresa a visualizar su inventario, a controlar las operaciones de éste y a tener un seguimiento del material en cada etapa de los procesos que se deban seguir.

Los beneficios que provee OIM son:

La mejora en visibilidad del inventario

OIM permite al usuario consolidar sus sistemas de seguimiento de sus materiales para que tenga un control de ellos en toda la etapa del ciclo de vida del producto o de la producción.

Reduce los niveles de inventario

Ofrece varias herramientas para reducir los niveles de inventario y permitir que haya una mejor respuesta a la escasez, los problemas de calidad y los pedidos pendientes.

Operaciones de inventario de control múltiple

Si la empresa trabaja con varias sucursales (centros de distribución, almacenes de servicio, etc.) OIM ofrece la capacidad de controlar todas las operaciones de inventario en todas las sucursales.

Algunos clientes que utilizan OIM demostraron grandes resultados como por ejemplo Mando Corporation (Industria Automotriz) asegura que alcanzó un 99.9% de precisión de seguimiento en su inventario.

USANA Health Sciences mejoró el control del inventario mediante la simplificación en la gestión de almacenes y la creación de un único registro de inventario.

POS MAID

Diseñado por “Alexandria Point Of Sale” es un software para el manejo y control de inventario que es muy benéfico para las empresas pequeñas o minoristas.

Este programa realiza un seguimiento completo de inventario desde la compra hasta la venta. Sus características incluyen la gestión de clientes, emitir facturas y crear la orden de compra; medición de múltiples unidades, crear documentos de negocios, reunir automáticamente los productos terminados y la actualización del inventario.

Este programa utiliza dispositivos como escáner de código de barras para la gestión precisa del inventario. Utiliza códigos por cada producto o material que se maneja.

Existe una versión de prueba que es gratis, disponible para descargar en la página y la versión completa que tiene un costo de $300 dls. Con 5 usuarios. O $69 dls. Por un solo usuario.

Los pros de este software son que tiene un soporte en línea completo, la asistencia es virtual y directa, es un programa no tan costoso y tiene la mayoría de las funciones que requiere un empresa pequeña.

Los contra del programa son que se trata de un sistema complejo, la interface no es muy amigable con el usuario, no es conveniente usarlo para grandes empresas ya que carece de características más avanzadas.

Inflow Inventory software

Este programa es un software completamente gratuito creado por Archon Systems, se puede adquirir descargándolo en línea desde su página que es http://www.inflowinventory.com/software-download.aspx.

Es un programa muy básico pero que ofrece todas las funcionalidades de un programa de control de materiales sobre todo en la etapa de inventarios, lleva el control desde la compra hasta la venta, permite ver el inventario en forma de lista con imágenes y precios, utiliza códigos de barra para la identificación de los materiales, utiliza múltiples unidades de medida, monitorea las localizaciones o sub-localizaciones de los materiales, tiene un historial de movimientos diarios del inventario, funcionalidad de ensamble de materiales desde la lista de materia prima, flujo de trabajo para tomar pedidos de clientes y deducir inventario, flujo de trabajo avanzado para rastrear material en envío, recoger o devolución del cliente, genera diseños de factura, botón automático para emitir órdenes de compra de materiales en escases, genera un historial de los precios de los materiales, toma gráficas de ventas, niveles de inventario etc. Genera reportes contables como el total de las ventas, total de impuestos, los productos mejor vendidos, etc. Multiusuario en red.

SW de Control Logístico. Implementar software de gestión de logística puede ayudar a las empresas a reducir costos al

permitirles tomar mejores decisiones respecto al almacenaje y envío de bienes.

Estos softwares también aumentan la productividad laboral, la eficiencia de los procesos y

mejoran la experiencia del cliente al aumentar tanto las entregas a tiempo como la visibilidad

ayudan a los empresarios y a las personas encargadas a tomar mejores decisiones.

Los software de control logísticos son usados cada vez más en varias empresas de todos tipos y tamaños tanto como Pymes como empresas transnacionales, Los sistemas de transporte están relacionados con el movimiento de bienes, y gestionan asuntos como el envío en diversas modalidades y paquetes de diferente tamaño. Los fabricantes a menudo subcontratan toda o parte de esta función a proveedores externos de logística (3PL “third-party logistics provider “) o algunas empresas también puede ser que implementen su propia solución de transporte conectada a los sistemas de los 3PL por lo tanto es que surgen la necesidad de estos Softwares.

Hoy en día la mayoría de los softwares de gestión de logística incluyen tres categorías amplias

de soluciones: almacenamiento (bodega), transporte y comercio global, disponibles en formato

tradicional en el local, así como en versiones almacenadas en la nube y disponibles a petición,

la mayoría de los softwares ofrecen opciones personalizables dependiendo de las necesidades

de los usuarios, y claramente del presupuesto que se pueda asignar a la contratación de estos

servicios.

Una parte importante de estos Softwares son los sistemas de gestión de almacenes (WMS,

"WMS" (Warehouse Management System) y que para ser considerados como tal, y no una

simple gestión de stocks, el programa no sólo ha de gestionar las ubicaciones de los productos,

sino también los movimientos de los operarios y de las máquinas encargadas de la manutención

de los artículos.se centran en los procesos relacionados con el almacenamiento de inventario y

el cumplimiento de órdenes, usualmente en una o más ubicaciones o centros de distribución,

incluyendo la recolección/empaque y el envío.

Hoy en día existen muchas opciones de Software, y la elección de estos en cada empresa es

multifactorial algunas de las opciones de software logístico son:

Nombre VENTAJAS DESVENTAJAS CLIENTES SECTORES

WAMAS Proveedor SSI Schäfer.

Un único software es capaz de bajar al nivel PLC para, desde una única aplicación, controlar todos los movimientos del sistema, para poder enviar las instrucciones concretas a cada elemento dependiendo de las necesidades de cada momento. Alianzas con SAP

En el cloud y en el SAAS presenta también desventajas focalizadas sobre todo en la interdependencia de los servicios de internet y en la seguridad. En sistemas donde además se opera en tiempo real, los factores anteriores son críticos.

Desde grandes cadenas de distribución de alimentación en Alemania y Suiza hasta cadenas de moda en España utilizan exclusivamente el software. Ejemplo de empresas Volkswagen de México, en Puebla, Carlsberg

-Cualquier tipo de almacén. -Parametrizable con un sinfín de variables que cubren la más variada casuística, no está limitado a ningún sector. Grandes empresas ,y un número limitado de Pymes.

Emiware Proveedor Emi SOFT

certeza localización física de unidades Organización fácilmente de programas de carga. cálculo del pago a sus operadores Control de manera más efectiva la cobranza de viajes Permite conocer la ubicación real de cada uno de sus vehículos.

Está enfocado más a la logística dentro de México, está hecho mayormente para la logística dentro del país. Esta realizado y enfocado màs en la logística externa.

No descrito Pymes mexicanas debido a que sus costos son más bajos, este Software es más accesible en precios.

SPERANTUS PROVEDOR SPERANTUS

Automatización de procesos logísticos por Internet Tiene un Sistema en línea de visibilidad de la cadena de suministro y manejo de órdenes de trabajo que involucran a varios proveedores y servicios. No es necesario instalar ni mantener ningún tipo de hardware o software Costos fijo por usuario muy bajo

Todo está basado en una google apps, si el internet se cae, el sistema trabaja con algunas limitaciones.

No descrito. Su especialidad se centra en ofrecer soluciones de bajo costo para las PYMES mexicanas y americanas que tradicionalmente estaban únicamente disponibles a grandes empresas.

Bibliografía Littlefield, M. (06 de Diciembre de 2012). www.lnsresearch.com. Obtenido de LNS Research:

http://blog.lnsresearch.com/blog/bid/165626/What-is-EQMS-Enterprise-Quality-Management-

Software

http://alexandriacomputers.com/ www.inflowinventory.com

http://sperantus.com/main/logistics

http://www.ssi-schaefer.com.mx/software.../wamasr.html

http://www.emi-soft.com/