epark歯科 - エンパワーヘルスケア株式会社confidential © epark, inc. 2 目次 01...

Confidential © EPARK, Inc. 1

Confidential

EPARK歯科スタートアップセミナー


目次

はじめに01

EPARK歯科とは02

EPARK歯科を使ってみよう！03

アポ帳操作を体験する！04

おわりに05


目次

はじめに01

EPARK歯科とは02



おわりに05


01.はじめに

このたびはEPARK歯科へのご掲載おめでとうございます！

EPARK歯科へご参画くださいました医院様にとってご掲載はゴールではなく、スタートです。

ご掲載いただければ、医院様のWEBからの増患は可能ですが、患者様に認知され、＜魅力的な歯科医院＞になるためには工夫が必要です。

本日は誰でも即日簡単に、実践できる工夫について、設定操作を中心にご案内します。

本セミナーを活用して、＜魅力的な歯科医院＞を目指していきましょう！！


目次

はじめに01

EPARK歯科とは02



おわりに05


02. EPARK歯科とはEPARK歯科とは、日本最大級の「歯科医院検索・予約サイト」です。

いつでもどこでも好きな時に受付できるサービス

飲食店・旅行サイトのように気軽にWEBで歯医者の受付をとりたい！


目次

はじめに01

EPARK歯科とは02



おわりに05


03. EPARK歯科を使ってみよう！EPARK歯科でのWEB受付から来院の流れは３ステップ。

受付通知来院

患者様がEPARK歯科で空き状況を確認、

来院受付

EPARK歯科から医院様にメール・FAXで通知、

受付確定※1

患者様が医院様にご来院

Step 1 Step 2 Step 3

※1 仮受付の場合、医院様から患者様への折り返しをもって受付確定


03. EPARK歯科を使ってみよう！検索窓に「浜松町」と「歯医者」を入力し、Google検索開始。


03. EPARK歯科を使ってみよう！検索結果に「EPARK歯科」が表示される。


03. EPARK歯科を使ってみよう！EPARK歯科のページに移動し、気になった歯科医院をクリック。


03. EPARK歯科を使ってみよう！「ネット受付（24時間受付中）」をクリック。


03. EPARK歯科を使ってみよう！診療内容を選択後、「予約日時を選択する」をクリック。


03. EPARK歯科を使ってみよう！カレンダーから受付日を選択、更に時間を選択して受付を確定する。

いつでもどこでも好きな時に受付できるサービス


03. EPARK歯科を使ってみよう！患者様がEPARK歯科から受付をすると、EPARK歯科から医院様にメール・FAXが通知。

通知情報----------------------------------・受付日・受付時間・お名前・ふりがな・年齢・性別・お電話・メールアドレス・医院名・電話番号・ご要望・受付希望内容・担当医のメッセージ----------------------------------

患者様がネット受付

EPARK歯科から医院様にメール・FAX

で受付通知

医院様にて受付確認・確定


03. EPARK歯科を使ってみよう！医院様にて、受付通知内容を確認し、確定。

患者様がネット受付

EPARK歯科から医院様にメール・FAX

で受付通知

医院様にて受付確認・確定

■本受付

患者様の受付登録時に受付確定

■仮受付

患者様に折り返し連絡後、確定


03. EPARK歯科を使ってみよう！受付された患者様が医院様に実際にご来院。


目次

はじめに01

EPARK歯科とは02



おわりに05


04.アポ帳操作を体験する！増患に向けたアポ帳操作を簡単４ステップでマスター！

Step 1 ログイン

Step 2 トップ画面

Step 3 空満情報入力

Step 4 稼動確認（WEB受付テスト）



Step 1 ログイン





04.アポ帳操作を体験する！アポ帳にログインするための必要情報を確認する。

手順①

当社から送付されたメール件名「設定完了のお知らせ」のメール文面を確認

手順②

メール文面から「ログインURL 」、「ログインID 」、「初期ログインパスワード」の３点を確認。

XXXXXXX

X140●●●●


04.アポ帳操作を体験する！ログインIDと初期ログインパスワードを入力し、ログインボタンをクリック

手順③

「ログインID 」と「初期ログインパスワード」を入力

手順④

ログインをクリック

x140●●●●


04.アポ帳操作を体験する！初期パスワードを新しいパスワードに変更する。

手順⑤

「初期パスワード」を入力

手順⑥

「新しいパスワード」を入力手順⑦

「変更」をクリック

X140●●●●



Step 1 ログイン





04.アポ帳操作を体験する！ログイン後、トップ画面に移動し、左上に「アポイント管理台帳」が配置されています。


04.アポ帳操作を体験する！「アポイント管理台帳」をクリック。

手順①

「アポイント管理台帳」をクリック



Step 1 ログイン


Step 3


空満情報入力


04.アポ帳操作を体験する！紙アポ張などで既に受けた受付枠について、EPARK歯科の受付枠を停止。

受付停止

臨時休診

臨時診療

その他

既に他アポ帳で予約を受けている。

急に学会や社員研修が入ってしまった。

お盆や年末も特別に診療したい。

受付日時の変更やキャンセルが入った。

視点 1

視点 2

視点 3

視点 4


04.アポ帳操作を体験する！画面左上の「WEB受付管理」をクリック。

手順①

「WEB受付管理」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！例えば、「8月25日、11:00-11:30 」の受付枠を停止にする。

手順②

8月25日、11:00-11:30の受付枠の「●」アイコンをクリックする。


04.アポ帳操作を体験する！例えば、「8月25日、11:00-11:30 」の受付枠を停止にする。

手順④

保存をクリックする。

手順③

8月25日、11:00-11:30の受付枠の「●」アイコンが「-」に変更される。


04.アポ帳操作を体験する！学会や研修など急な予定が入った場合、EPARKの受付枠を臨時休診に設定。

受付停止

臨時休診

臨時診療

その他





視点 1

視点 2

視点 3

視点 4


04.アポ帳操作を体験する！画面左上の「WEB受付管理」をクリック。

手順①

「WEB受付管理」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！カレンダーに移動し、臨時休診にしたい日時のアイコンをクリックする。

手順②

「8月29日、終日」の「●」アイコンをクリックする。


04.アポ帳操作を体験する！休診日をクリックする。

手順③

「休」休診日アイコンをクリックする。


04.アポ帳操作を体験する！臨時休診設定が完了。

手順⑤

保存をクリックする。

手順④

「休」休診日アイコンに変わり、診療時間枠に表示されている「●」が全て「-」に変更表示される。


04.アポ帳操作を体験する！お盆などの長期休暇の一部で診療を行う場合、EPARKの受付枠を臨時診療に設定。

受付停止

臨時休診

臨時診療

その他





視点 1

視点 2

視点 3

視点 4


04.アポ帳操作を体験する！アポイント管理台帳の右上の歯車アイコンから「スタッフ・シフト管理」を選択。

手順①

「歯車」アイコンをクリック

手順②

「スタッフ・シフト管理」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！臨時診療にしたい日時の「休」アイコンをクリック。

手順③

「休」アイコンをクリック


04.アポ帳操作を体験する！医院様でご希望のシフト・パターンをクリック（今回は「平日」を選択）。

手順④

「平」アイコンをクリック※医院様でご希望のシフト・パターンを選択


04.アポ帳操作を体験する！アイコンが「平」表示に変更されたことを確認し、保存をクリック。

手順⑥

「保存」をクリック

手順⑤

アイコンが「平」の表示になっているか、確認


04.アポ帳操作を体験する！現時点で診療可能時間を洗い出し、アポイント管理台帳に正確な空満情報を入力する。

受付停止

臨時休診

臨時診療

その他





視点 1

視点 2

視点 3

視点 4


04.アポ帳操作を体験する！受付済のお客様から日時変更やキャンセルの連絡が入り、EPARK歯科の受付枠を変更。

受付日時を別日に変更する

受付済の受付枠をキャンセルにする

1

2


04.アポ帳操作を体験する！患者様から受付済みの日時をヒアリングし、該当受付をクリックする。

手順②

該当の受付予約をクリック。

手順①

ヒアリングした受付日時をクリック


04.アポ帳操作を体験する！該当の受付枠をクリックし、「日時変更」をクリック

手順③

該当の受付枠をクリック

手順④

「日時変更」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！予約枠がカーソルと共に移動、患者様の希望変更日時の受付枠に移動させる。

手順⑤

予約枠がカーソルと共に移動

手順⑥

予約枠を希望変更日時先に移動


04.アポ帳操作を体験する！受付枠を変更先日時へ移動、「通知メールを送信する」にチェックを追加し、「変更する」をクリック。

手順⑧

「通知メールを送信する」をクリック

手順⑨

「変更する」をクリック

手順⑦

希望変更先日時（例：23日）に移動


04.アポ帳操作を体験する！受付済のお客様から日時変更やキャンセルの連絡が入り、EPARK歯科の受付枠を変更。

受付日時を別日に変更する

受付済の受付枠をキャンセルにする

1

2


04.アポ帳操作を体験する！患者様から受付済みの日時をヒアリングし、該当受付をクリックする。

手順②

該当の受付予約をクリック。

手順①

ヒアリングした受付日時をクリック


04.アポ帳操作を体験する！該当した受付枠をクリックし、「受付キャンセル」をクリック

手順③

該当の受付枠をクリック

手順④

「受付キャンセル」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！受付キャンセル理由を選択し、決定をクリック。

手順⑤

「受付キャンセル確認」に表示された「当日、連絡なし」、「連絡あり」、「その他」のどれかをクリック

手順⑥

決定をクリック


04.アポ帳操作を体験する！受付枠のキャンセル処理が完了。

手順⑦

キャンセル処理が完了



Step 1 ログイン





04.アポ帳操作を体験する！受付テストを医院内で実施し、稼動確認をしましょう。医院様のご状況により、本受付と仮受付の２種類のご設定をご用意しております。

本受付

仮受付

1

2




04.アポ帳操作を体験する！担当医、診療希望内容を選択、「受付日時を選択する」をクリック。

手順③

「受付日時を選択する」をクリック

手順①

希望の担当医をクリック

手順②

診療希望内容をクリック


04.アポ帳操作を体験する！受付日時など必要情報を入力。

手順④

日付を選択

手順⑤

時間を選択



手順⑥

テストテストで氏名を入力

※姓名を「テストテスト」で予約された場合、課金対象外となります。

その他、必須項目を入力してください。


04.アポ帳操作を体験する！必要情報入力後に「予約を確定する」をクリック。

手順⑦

「予約を確定する」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！受付が確定。受付情報が医院へ配信。


04.アポ帳操作を体験する！「アポイント管理台帳」をクリック。

手順①



04.アポ帳操作を体験する！アポイント管理台帳に受付情報が登録される。

手順②受付情報が「カレンダー」と「未処理受付」に登録される。


04.アポ帳操作を体験する！対象患者をクリックすると、受付情報詳細が表示される。

手順③

対象患者をクリック

手順④

受付情報詳細が表示される


04.アポ帳操作を体験する！受付テストを医院内で実施し、稼動確認をしましょう。医院様のご状況により、本受付と仮受付の２種類のご設定をご用意しております。

本受付

仮受付

1

2




04.アポ帳操作を体験する！担当医、診療希望内容を選択、「受付日時を選択する」をクリック。

手順③

「受付日時を選択する」をクリック

手順①

希望の担当医をクリック

手順②

診療希望内容をクリック



手順④

日付を選択

手順⑤

時間を選択



手順⑥

テストテストで氏名を入力

※姓名を「テストテスト」で予約された場合、課金対象外となります。

その他、必須項目を入力してください。


04.アポ帳操作を体験する！必要情報入力後に「仮予約を申し込む」をクリック。

手順⑦

「仮予約を申し込む」をクリック


04.アポ帳操作を体験する！仮受付情報が医院へ配信。


04.アポ帳操作を体験する！アポイント管理台帳をクリックする。

手順①



04.アポ帳操作を体験する！受付台帳の未処理受付をクリックする。

手順②

受付台帳の未処理受付をクリック


04.アポ帳操作を体験する！受付情報が表示される。

手順③

受付情報が表示される。


04.アポ帳操作を体験する！スケジュールを確認して、都合が宜しければ、「WEB受付を確定」をクリック。

手順④

スケジュールを確認して、都合が宜しければ「WEB受付を確定」をクリック。患者様へ、受付確定のメールが送信されます。


04.アポ帳操作を体験する！スケジュールを確認して、都合が悪ければ、「日時変更」または「受付キャンセル」をクリック。

手順⑤

スケジュールを確認して、都合が悪ければ、「日時変更」または「受付キャンセル」をクリック。


目次

はじめに01

EPARK歯科とは02



おわりに05


05.おわりにご帰宅されましたら、患者様が安心して受付できる視点で最後のチェックを行いましょう！

重要事項 No チェックポイントチェック参考

予約感知

WEB受付 1 EPARK歯科に掲載された自院ページの確認ができているか

2上記の掲載されたページから姓名を「テストテスト」でテスト予約はできるか（※姓名を「テストテスト」で予約された場合、課金対象外となります）

P54 ～

3 テスト予約完了後から2・3分後に予約通知メール、FAXは届いているか P54 ～

4 届いた予約通知メール、FAXの情報はアポイント管理台帳に反映されているか P54 ～

電話受付 1EPARK歯科に掲載された自院ページに記載の電話番号にテスト電話をかけられるか(※0066で始まる電話番号）

2上記テスト電話の際、ナンバーディスプレイに050-3851-2544の表示はされているか(※電話帳機能つきの場合、上記番号をEPARKとご登録いただけますと便利です）（※EPARKを通しての受付は050-3851-2544と表示されます）

3

上記テスト電話をとられた際、「EPARKからのお電話です」とアナウンスが流れるか(※電話機とFAXが一体の複合機の場合、アナウンスが作動しない場合がございます。その場合は、ナンバーディスプレイ上での確認をお願いいたします。）(※30秒未満の切電をお願いいたします。万一、30秒以上の受電をされた場合、課金対象外の処理が必要となるため当社コールセンターへのご連絡をお願いいたします）

システム研修オープン前重要項目チェックシート①

いよいよオープン目前です。患者様が安心して予約ができ、来院できるかという視点で最後のチェックを実施しましょう！


事前準備

管理画面へのログイン 1 Google Chromeのインストールはできているか ※推奨ブラウザはGoogle Chrome

2 当社から送付されたログイン情報が記載されたメールの確認はできているか P21～

3 初期パスワードの変更はできているか P21～

4 変更したパスワードとログインIDをメモ帳に控えているか P21～

5 ログイン画面のブックマーク、デスクトップへのショートカット作成はできているか


05.おわりにご帰宅されましたら、患者様が安心して受付できる視点で最後のチェックを行いましょう！

システム研修オープン前重要項目チェックシート②

いよいよオープン目前です。患者様が安心して予約ができ、来院できるかという視点で最後のチェックを実施しましょう！


予約処理

本予約 1 メール・FAX・管理画面からの受付確定通知を認識し、受入準備ができているか P54～

仮予約 2 メール・FAX・管理画面からの仮受付通知の認識できているか P61～

3 仮受付通知を確認し、30分以内に患者様に折り返しをし、受付調整ができているか P61～

4 仮受付通知について、患者様と受付調整後、確定予約通知ができているか P61～

5 仮受付通知について、患者様と受付調整後、キャンセル・日時変更の通知ができているか P61～


予約変更

日程変更 1 患者様から日時変更の連絡があった場合、アポイント台帳で日時変更処理ができるか P43～

2 アポイント台帳で日時変更処理する際に患者様に日時変更通知が送付できるか P43～

受付キャンセル 3 患者様からキャンセル連絡があった場合、アポイント台帳でキャンセル処理ができるか P48～


来院受付 1 アポイント台帳から予約情報の確認をし、滞りなく、受付対応ができるか


空満登録

診療時間 1 診療時間の設定は正しく反映されているか

受付停止 2 アポイント情報を正しく登録できているか P28～

臨時休診日 3 アポイント情報を正しく登録できているか P32～

臨時診療日 4 アポイント情報を正しく登録できているか P37～


05.おわりにご参加いただきまして、ありがとうございました！

ご清聴ありがとうございました！！

本日からネット受付で患者様をお迎えしましょう！！

承認番号：20190824hk731

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