직원신규임용 2 직원표창 8 교직원 급여업무 9 직원교육 10 직원연수 … ·...

목 차

직원신규임용 2직원승진임용 3직원보직임용 4직원휴직 및 복직 5직원퇴직 6임시직원 고용 7직원표창 8교직원 급여업무 9직원교육 10직원연수 11직원노동조합 관련 업무 12비밀취급 업무 13보훈관련 업무 14사학연금(임용) 15사학연금(퇴직) 16사학연금(신분변동) 17사학연금(급여청구 및 대여신청) 18건강보험(자격취득 및 상실) 19건강보험(피부양자 자격취득 및 상실) 20건강보험(급여청구) 21교직원공제회(장기급여) 22교직원공제회(생활자금대여신청) 23문서의 기안 및 결재 24문서발송, 접수 및 처리 25문서의 보관, 보존 및 폐기 27우편업무 29출 장 31기계/집기/SW구매/소모품(행정부서) 33국고지원사업 집행 35구매 전자결재 관련 업무 37구매 전자결재 교육 38단가계약 업무 39소모품 불출 업무 40구매 예산 수립 41

▶ ▶ ▶ 서울여자대학교 행정편람

총무팀 - 2

업 무 명 직원신규임용 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 대학 정원 내에서 부서별 필요 인원을 충원하기 위하여 신규 직원을 채용하는 업무업무시기 1월/7월 기록물철 직원인사관련철관련규정 학교법인 정의학원 정관, 교직원임용규정, 사무직원임용시행세칙소요시간 240시간 소요인원 2명 협조부서

흐 름 도 업 무 내 용

계획수립

공 고

전 형

인사위원회 심의

총장 결재(임용)

인사서류구비/신원조회


정규 임용

1. 3월/9월 임용을 기준으로 충원계획(인원, 부서, 시기, 방법 등)을 수립한다.

2. 일간신문, 홈페이지, 노동부 구인광고 등을 통하여 공고한다.

3. 서류심사 및 면접 등을 통하여 채용 후보자를 인사위원회에 상정한다.

4. 채용 예정 인원 3배수 인원에 대하여 임용을 동의한다.

5. 총장 결재에 의하여 임용(시보임용 또는 계약임용)하고 법인에 제청하며 임용사항을 전산입력하고 회람한다.

6. 신규직원 제출서류를 요청․수합하고 관할서에 신원조회를 실시한다.

7. 시보기간(또는 계약기간) 종료 전 정규 임용을 심사한다.


총무팀 - 3

업 무 명 직원승진임용 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 1. 호봉승급 : 최초 임용시의 호봉을 기준으로 매년 1회 정기 호봉 승급 업무 2. 직급승진 : 최소승진연한에 도달한 행정직원의 직종별 차상위 직급 승진 실시 업무

업무시기 매월(호봉)

2월/8월(직급)기록물철 직원인사관련철, 직원급여관련철

관련규정 교직원임용규정, 사무직원임용시행세칙, 교직원보수규정, 직원근무성적평정시행세칙소요시간 120시간 소요인원 1명 협조부서 재무팀


[호봉승급]

대상자 파악

확 정

[직급승진]

대상자 파악

평 정 외


총장 결재

임 용

1. 매월 호봉 정기 승급자 명단을 확인한다.

2. 전산입력 후 총장결재를 통하여 급여에 반영한다.

1. 직종별․직급별 최소승진연한에 도래 또는 경과한 자를 파악한다.

2. 대상자에 대하여 직원근무성적평정을 실시한다.

급에 따라 추가 심의를 시행할 수 있다.

3. 심의결과와 정관정원을 고려하여 승진에 동의한다.

4. 총장 결재 후 법인에 제청한다.

5. 전산에 입력하고 회람한다.


총무팀 - 4

업 무 명 직원보직임용 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 6급 이상의 팀장의 직에 대하여 직위에 부합되는 직급에 있거나 또는 특기에 의해 적격자인 행정직원을 보하는 업무

업무시기 2월/8월 기록물철 직원인사관련철관련규정 사무직원임용시행세칙소요시간 120시간 소요인원 1명 협조부서 재무팀


대상자 파악


확 정

임 용

1. 공석(또는 결원) 중이거나 보직이 필요한 부서를 판단한다.

2. 보직 임용에 동의한다.

3. 총장 결재를 통하여 임명한다.

4. 전산에 입력하고 회람하며 재무팀에 직책수당 지급을 의뢰한다.


총무팀 - 5

업 무 명 직원휴직 및 복직 부 서 명 사무처 총무팀

개 요

1. 공무상 또는 개인 사정상 직무에 종사할 수 없거나 신체 및 정신상의 장애로 인해 직무를 감당할 수 없을 경우 휴직을 명하거나 본인의 희망에 의하여 휴직을 허가하는 업무

2. 휴직 또는 정직 및 직위 해제 기간이 종료되었거나 휴직 기간 만료 전 본인의 복직의사가 있을 경우 또는 정직, 직위 해제 중인 자에게 정상 참작에 의해 전직에 복귀토록 하는 업무

업무시기 연중 기록물철 직원인사관련철관련규정 학교법인 정의학원 정관, 교직원 임용규정, 교직원보수규정소요시간 건당 40시간 소요인원 1명 협조부서 재무팀


휴직 사유발생


확 정

복직 사유발생


확 정

1. 규정에 의하여 휴직의 사유가 발생한 경우 휴직원을 접수한다.

2. 근거서류 및 휴직기간을 검토하여 휴직 여부를 동의한다.


4. 휴직 사유가 소멸될 경우 복직원을 접수한다.

5. 관련 서류를 검토하여 복직 여부를 동의한다.



총무팀 - 6

업 무 명 직원퇴직 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 의원면직, 당연퇴직, 징계해직 등의 사유로 행정직원에게 부여된 직급과 직위 등 제반 신분을 상실시키는 업무

업무시기 연중 기록물철 직원인사관련철관련규정 교직원임용규정소요시간 120시간 소요인원 1명 협조부서


사유발생/검토

확 정

1. 관련서류를 접수하고 검토한다.



총무팀 - 7

업 무 명 임시직원 고용 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 임시직원이 요구되는 부서의 요청을 심사하고 고용하는 업무업무시기 연 중 기록물철 직원인사관련철관련규정소요시간 건당 40시간 소요인원 1명 협조부서


요청공문접수

총장결재

계약서작성

1. 임시직이 요구되는 행정부서의 요청공문을 접수한다.

2. 요청 행정부서의 상황을 고려 후 임용기간, 급여 등을 반영하여 총장 결재를 요청한다.

3. 총장 결재 후 계약서를 작성하고 재무팀에 급여지급을 요청한다.


총무팀 - 8

업 무 명 직원표창 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 학교발전에 뚜렷한 공로나 업적이 있거나 근무 성적이 우수하고 다년간 성실하게 근속한 교직원 및 동문에 대하여 표창하는 업무

업무시기 5월/사유발생시 기록물철 직원인사관련철관련규정 교직원 임용규정소요시간 40시간 소요인원 1명 협조부서


[근속표창]

대상자 파악

포 상

[공로표창]

대상자 파악

심 사

포 상

[정년표창]

대상자 파악

포 상

1. 근속기간 산출시 아래의 사항을 고려하여 10년, 20년, 30년 단위로 파악하며 기준일은 매년 5월 20일로 한다.

가. 휴직기간 공제(단, 공무수행으로 인한 휴직기간은 제외)

나. 직위해제와 정직기간 공제 다. 조교 및 임시직으로 재직하다가 타직종으로 직종을 변경하

였을 경우 종전 직종 면직 익일부터 연속해서 현 직종에 임용된 경우는 종전 직종 임용일을 근속 연수에 산입

1. 매년 개교기념일에 실시하며, 각 부서별로 표창대상자 추천을 받는다.

2. 인사위원회에서 심의하여 총장 결재를 득한다.

3. 개교기념일 또는 필요시에 실시하며 인사기록부에 반영한다.

1. 정년퇴임식에서 실시한다.


총무팀 - 9

업 무 명 교직원 급여업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 연간 인건비 예산 및 지급계획에 의하여 교직원 급여 지급을 재무팀에 요청하는 업무업무시기 연 중 기록물철 직원급여관련철관련규정소요시간 240시간 소요인원 1명 협조부서 재무팀


인건비예산확인

수당지급지침확정

변동사항통보

본봉인상반영

1. 학년도 초 기획예산팀으로부터 연(학년도)간 인건비 예산 및 지침을 통보 받는다.

2. 각종 수당 지급 지침을 작성하고 기 지급 내역을 확인․보완한다.

3. 매월 급여 지급일 이전에 급여 변동사항을 작성하여 총장 결재 후 재무팀에 제출한다.

4. 매년초 공무원 본봉 인상에 따른 호봉별 본봉표를 수정한다.


총무팀 - 10

업 무 명 직원교육 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 행정직원의 교육을 통하여 행정 및 관리의 효율성을 높이기 위해 직원의 자질을 함양하고 전문지식을 습득토록 하는 업무

업무시기 연 중 기록물철 직원교육관련철관련규정소요시간 240시간 소요인원 2명 협조부서


계획수립

신청의뢰

신청종합(예산검토)

시 행

1. 기본교육계획을 중심으로 연간교육계획을 수립한다.

2. 연간교육계획을 공지하고 각 행정부서에 교육참여 신청을 의뢰한다.

3. 각 행정부서 신청분을 종합하고 예산을 고려하여 직원 교육 일정을 확정 발표한다.

4. 일정에 맞추어 교육을 시행하고, 외부위탁교육의 경우 출장복명서를 통하여 결과를 점검하고 필요시 회람(전달교육)을 실시한다.


총무팀 - 11

업 무 명 직원연수 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 대학행정 목표에 대한 인식을 새로이 하며, 건학이념 구현을 위한 대학 교육의 한 주체로서 직원의 사명의식을 고취하고 변화하는 교육 여건에 능동적으로 대처해 나갈 수 있는 적극성과 책임감을 제고하기 위한 행정 업무 능력 계발을 위해 행정 직원들을 교육하는 업무

업무시기 방학중 기록물철 직원연수관련철관련규정소요시간 240시간 소요인원 2명 협조부서


계획수립

공 고

준 비

시 행

1. 연수계획(목표, 시기, 기간, 장소, 내용 등)을 수립한다.

2. 일정 및 장소, 연수내용 등을 각 부서에 공지한다.

3. 연수내용에 따른 강사섭외, 유관기관 협조요청, 연수장소 사전답사 등 준비사항을 점검하고 연수자료를 제작한다.

4. 연수를 시행하고 결과를 분석 및 평가한다.


총무팀 - 12

업 무 명 직원노동조합 관련 업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 직원노동조합과 관련된 내용에 대하여 협의하고 협약을 체결하는 업무업무시기 연 중 기록물철 직원노동조합관련철관련규정소요시간 240시간 소요인원 1명 협조부서


노사협의회/단체협상

합의내역시행

1. 정기 노사협의회를 통하여 노사가 제출한 안건을 논의한다.

2. 단체협상 및 임금협상을 통하여 단체협약 및 임금협약을 체결하고(합의서 작성) 후속 조치한다.

3. 합의 내역을 시행하고 관리한다.


총무팀 - 13

업 무 명 비밀취급 업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 비밀문서를 작성하고 관리하는 업무업무시기 연 중 기록물철 비밀문서관련철관련규정소요시간 240시간 소요인원 1명 협조부서


비밀접수/생산

비밀재분류

1. 타기관에서 송부한 비밀문서를 접수한다.(등재)

2. 비밀 생산이 필요한 경우 보안업무지침에 의거 생산하고 배부선에 의하여 배부한다.

3. 비밀의 예고문에 의해 재분류한다.


총무팀 - 14

업 무 명 보훈관련 업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 국가유공자 법정인원을 채용하고 위로금을 지급하는 업무업무시기 연 중 기록물철 직원인사관련철, 직원급여관련철관련규정소요시간 40시간 소요인원 1명 협조부서


의무고용비율유지

원호금 지급

1. 『국가유공자등예우및지원에관한법률』에 의거 의무고용비율에 해당하는 직원인원을 유지하고 관할청에 실태통보서를 제출한다.

2. 원호의 달(6월)에 원호 위로금을 지급한다.


총무팀 - 15

업 무 명 사학연금(임용) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 사립학교교직원의 임용으로 적절한 급여제도를 확립하고자 하는 업무업무시기 연 중 기록물철 사학연금관련철관련규정 사립학교교직원 연금법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서 교무팀


교직원 임용신고 접수

증빙서류 접수

교직원 임용신고서 작성

결 재

사립학교교직원연금관리공단 송부

1. 교원의 경우 교원인사위원회 의결 후 교원 인사담당자로부터 임용신고를 접수한다.

2. 직원의 경우 직원인사위원회 의결 후 직원 인사담당자로부터 임용신고를 접수한다.

3. 교직원 임용신고서를 작성 결재 후 사립학교교직원 연금관리공단에 송부한다.

업무수행시 유의사항

1. 교직원 임용시 교원 - 사립학교법 제54조의 규정에 의하여 그 임명에 관하여 관할청에 보고된 자 직원 - 사립학교법 제70조의2의 규정에 의하여 정관 상 직급별 정원 범위 내에 임명된 자

첨부

1. 각종서식은 연금업무취급요령 참조


총무팀 - 16

업 무 명 사학연금(퇴직) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 퇴직교직원을 위한 후생복지사업으로 교직원과 그 가족의 경제적 생활안정을 꾀하는 업무

업무시기 연 중 기록물철 사학연금관련철관련규정 사립학교교직원 연금법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서 교무팀


교직원 퇴직(정년)신고 접수

증빙서류접수

퇴직(정년)급여 청구서 작성

결 재

사립학교교직원 연금관리공단 송부

1. 교원(직원) 경우 교원(직원) 인사 담당자의 퇴직처리 공문을 접수한다.

2. 퇴직(정년)급여 청구서를 작성 결재 후 사립학교교직원 연금관리공단에 송부 처리한다.


1. 퇴직급여의 청구시효는 급여사유 발생일로부터 5년 이내 신청하여야 한다.

2. 교직원이 재직 중의 사유로 금고이상의 형을 받은 경우이거나 징계에 의하여 파면된 경우 에는 퇴직급여액의 1/2(재직기간 5년 미만인자의 퇴직급여 1/4)을 감액하고, 퇴직수당의 1/2을 감액하여 지급한다.

첨부

1. 관련서식은 연금업무취급요령 참조


총무팀 - 17

업 무 명 사학연금(신분변동) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 사립학교교직원의 신분변동 처리함으로써 적절한 급여제도 확립 업무업무시기 연 중 기록물철 사학연금관련철관련규정 사립학교교직원 연금법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서 교무팀


교직원 신분변동 신고

신분변동 신고서 작성

결 재

사립학교교직원 연금관리공단 송부

1. 교원(직원) 인사담당자의 신분변동 처리 공문을 접수한다.

2. 신분변동 신고서를 작성 결재 후 사립학교교직원 연금관리공단에 송부 처리한다.


1. 교직원 신분변동신고는 발생 즉시 처리한다.

가. 전직(교원 ↔ 직원), 학력변동, 대학원 이수기간의 연구경력인정(교원에 한함)

나. 자격 및 직위변동, 승진, 강임, 휴직, 복직, 징계처분, 직위해제 등의 사유발생 하면 증빙서류 사본첨부 처리한다.

첨부



총무팀 - 18

업 무 명 사학연금(급여청구 및 대여신청) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 사립학교교직원의 급여 및 대여업무를 실시함으로써 교직원과 그 가족의 경제적 생활안정과 복리향상을 꾀하는 업무

업무시기 연 중 기록물철 사학연금관련철관련규정 사립학교교직원 연금법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서


급여청구 및 대여신청 접수

급여청구서 및 대여신청서 작성

결 재

사립학교교직원연금관리공단 송부

1. 교직원의 급여 청구 및 대여신청시 관련서식에 작성하여 결재 후 사립학교교직원 연금관리공단에 송부하여 처리

가. 교직원이 재직중에 직무로 질병, 부상을 당하거나 화재,

수해 등으로 주택 재해를 입었을 때 또는 배우자나 직계존속이 사망하였을 때에는 단기급여를 지급하며, 교직원이 폐질 및 사망으로 급여사유가 발생한 때에는 장기급여를 지급한다.

나. 급여의 종류 - 직무상요양비, 재해부조금, 사망조위금 다. 대여의 종류 - 국고학자금, 생활자금


1. 사망조위금 청구는 급여사유 발생 일로부터 3년 이내에 처리한다.(법 54조)

2. 생활자금대여 최대 한도액은 7,000만원이다.(본인 퇴직급여액의 1/2 범위 내에서 신청가능)

3. 국고학자금대여 신청은 1학기(2-3월) 2학기(8-9월) 나누어 년2회 신청한다.

첨부



총무팀 - 19

업 무 명 건강보험(자격취득 및 상실) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 교직원의 질병, 부상 또는 사망 등에 대하여 보험급여를 실시함으로써 그들의 건강을 향상시키고 사회보장의 증진을 도모하는 업무

업무시기 연 중 기록물철 건강보험관련철관련규정 국민건강보험법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서 교무팀


피보험자 자격(취득, 상실)

신고 접수

피보험자 자격(취득, 상실)

신고서 작성

결 재

국민건강보험공단 송부

1. 교원(직원)의 경우 교원(직원)인사 담당자로부터 임용관련 서류를 접수한다.

2. 신규 임용자는 관련증빙서류(주민등록등본, 단 주소지가 다를 경우에는 호적등본)를 제출한다.

3. 피보험자 자격(취득, 상실)신고서를 작성하여 결재후 국민건강보험공단에 송부하여 처리한다.


1. 피보험자 자격(취득, 상실) 신고는 발생 일로부터 14일 이내에 처리한다.

첨부

1. 관련서식은 국민건강보험 업무편람 참조


총무팀 - 20

업 무 명 건강보험(피부양자 자격취득 및 상실) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 부양가족의 질병, 부상 또는 사망 등에 대하여 보험급여를 실시함으로써 그들의 건강을 향상시키고 사회보장의 증진을 도모하는 업무

업무시기 연 중 기록물철 건강보험관련철관련규정 국민건강보험법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서 교무팀


피부양자 자격(취득,상실)

신고 접수

피부양자 자격(취득,상실)

신고서 작성

결 재


1. 피부양자 자격(취득, 상실)을 처리하고자 하는 피보험자는 관련서류를 접수한다.

2. 피부양자 자격(취득, 상실) 신고서를 작성하여 결재후 국민건강보험공단에 송부 처리한다.


1. "피부양자“라 함은 직장가입자의 배우자, 직계존속(배우자의 직계존속 포함), 직계비속(배우자의 직계비속 포함) 및 그 배우자, 형제, 자매 중 직장가입자에 의하여 주로 생계를 유지하는 자로서 보수 또는 소득이 없는 자를 의미한다.

2. 사유 발생 일로부터 14일 이내에 처리한다.

첨부



총무팀 - 21

업 무 명 건강보험(급여청구) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 교직원 및 부양가족의 질병, 부상 또는 사망 등에 대하여 보험급여를 실시함으로써 그들의 건강을 향상시키고 사회보장의 증진을 도모하는 업무

업무시기 연 중 기록물철 건강보험관련철관련규정 국민건강보험법소요시간 7일 소요인원 1명 협조부서


보험급여 청구신고 접수

보험급여 청구신고서 작성

결 재


1. 보험급여 청구 대상자(피보험자)의 관련 증빙서류를 접수받는다.

2. 보험급여 청구 신고서를 작성하여 결재 후 국민건강보험공단에 송부 처리한다.

◇ 급여종류 - 요양급여, 건강검진, 요양비, 본인부담액 보상금,

장애인분장구 급여비.


첨부



총무팀 - 22

업 무 명 교직원공제회(장기급여) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 교직원에 대한 효율적인 공제제도를 확립함으로써 생활안정과 복리증진을 위함업무시기 연 중 기록물철 공제회관련철관련규정 한국교직원공제회법(특별법)

소요시간 5일 소요인원 1명 협조부서


장기급여(가입,탈퇴)신고 접수

장기급여(가입,탈퇴)신청서작 성

결 재

한국교직원공제회 송부

1. 교직원 본인의 의사에 따라 장기급여(가입, 탈퇴)신고 접수.

2. 장기급여(가입, 탈퇴)신청서를 작성하여 결재 후 한국교직원공제회에 송부 처리한다.


1. 장기급여 가입구좌 - 최저 50구좌(30,000원)부터 최고 700구좌(420,000원)까지 - 1구좌를 600원으로 하여 10구좌(6,000원)단위로 가입

첨부

1. 관련서식은 공제회업무 취급요령 참조


총무팀 - 23

업 무 명 교직원공제회(생활자금대여신청) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 교직원에 대한 효율적인 공제제도를 확립함으로써 생활안정과 복리증진을 위함업무시기 연 중 기록물철 공제회관련철관련규정 한국교직원공제회법(특별법)

소요시간 5일 소요인원 1명 협조부서


생활자금대여신청 접수

생활자금대여 신청서 작성

결 재

한국교직원공제회 송부

1. 교직원 본인의 의사에 따라 생활자금대여 신청접수를 받는다.

2. 대여관련 증빙서류를 접수한다.

3. 생활자금대여 신청서를 작성하여 결재 후 한국교직원공제회에 송부 처리한다.


1. 단독대여 - 본인의 장기급여 퇴직가정급여금 한도 내에서 가능하다.

2. 입보대여 - 본인의 장기급여 퇴직가정급여금을 초과하여 대여 받는 경우 가. 보증보험가입 대여시 - 서울보증보험(보증보험료발생)으로 가능하다.

나. 인보증 설정 대여시 - 보증인은 대여를 받지 않은 회원(2인 이내)으로 퇴직가정급여금 으로 보증한다.

3. 대여 한도액 최저 10만원 최고 9,990만원까지(10만원 단위로 신청)

첨부

1. 관련서식은 공제회업무취급요령 참조


총무팀 - 24

업 무 명 문서의 기안 및 결재 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 행정부서 업무담당자가 문안을 작성하고, 문서에 대하여 조직체의 의사를 결정할

권한이 있는 자가 그 의사를 최종적으로 결정하는 업무업무시기 연 중 기록물철 기록물등록대장관련규정 사무관리규정소요시간 소요인원 협조부서


기안문 작성

관련부서 검토 및 협조

결 재

시 행

1. 기안문 작성 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며 문서제목, 결재선,

수신처, 기록물철을 기재한다.

2. 관련부서 검토 및 협조 기안의 내용이 다른 부서 또는 보조기관에 관련되는 것일 때에

는 기안지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 하되 기안지에 의한 협조자 서명을 기재한다.

3. 결재 정규적 결재 경로를 통하여 최종결재권자가 승인한다.

4. 시행 문서등록번호와 시행일시를 기재하여 시행한다.


총무팀 - 25

업 무 명 문서발송, 접수 및 처리 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 접수된 공문서 또는 발송될 공문서에 대하여 공람기재, 결재하여 처리하는 업무이다.

업무시기 연 중 기록물철 기록물등록대장관련규정 사무관리규정소요시간 소요인원 협조부서


[발 송]

문서발송 의뢰

직인기재

발송처리

[접 수]

문서접수[각 부서]

대외문서배부[총무팀]

기록물등록대장 기재

담당자 인계

공람 또는 결재

관련부서 통보

시 행

1. 문서발송 의뢰 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서는 각 부서 문서담당자 또는 기안자에게 발송을 의뢰한다.

2. 직인기재 각 부서 문서담당자 또는 기안자는 총장의 전자이미지직인을 찍은 후 발송한다. (내부발송의 경우 부서장 직인생략)

3. 발송처리 발송공문은 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다.

정보통신망으로 발송할 수 없는 문서는 출력하여 발송한다.

1. 문서접수[각 부서] / 대외문서배부[총무팀]

문서는 각 부서에서 접수한다. 총무팀에서 직접 받은 대외문서는 해당부서에 배부한다. 접수한 문서가 2 이상의 부서에 관련되는 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 먼저 이송한다.

2. 기록물등록대장 기재 각 부서에서는 전자문서인 경우에는 접수등록번호와 접수일시가

자동으로 표시되도록 한고 비전자문서인 경우는 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재한다.

3. 담당자 인계 각 부서의 문서담당자는 등록된 문서를 처리담당자에게 인계한다.

4. 공람 또는 결재 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 문서를 공람한다.

5. 관련부서 통보 2 이상의 부서에 관련된 문서를 접수한 부서는 당해 문서를

관련부서에 이송하여야 한다.

6. 시 행


총무팀 - 26


유관부서가 있는 대외문서의 공람 협조 사항 1. 2개 이상의 유관부서가 있는 문서 배부 원칙 : 최대 관련부서(처리팀) 배부 2. 처리 절차 가. 단순공람 문서 : 처리과 접수⇒처리과 결재⇒업무 협조전 발송(유관부서)

나. 취합 후 발송문서 : 처리과 접수⇒처리과 결재⇒업무 협조전 발송(유관부서)⇒자료 취합⇒외부 기관 발송

3. 기타 : 최대 관련부서(처리과)는 배부 문서에 이의가 있을 시 의견을 첨부하여 지체없이 총무팀으로 반송


총무팀 - 27

업 무 명 문서의 보관, 보존 및 폐기 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 후일에 증거 또는 참고의 필요성이 있는 문서는 보존하며, 문서규정에서 정한 기간이 경과 하였을 때에는 폐기하는 업무

업무시기 연 중 기록물철관련규정 문서규정소요시간 소요인원 협조부서


문서이관[각부서]

문서분류[각부서]

문서보관

폐기대상문서분류

폐 기

1. 문서이관[각부서]

2. 문서분류[각부서]

문서는 연도별, 분류기호별, 부서별, 보존기간별로 분류한다.

(보존기간 : 업무수행시 유의사항 참조)

3. 문서보관 모든 보관철은 연도별, 분류기호별, 부서별, 보존기간별로 보존

한다. 보존되는 문서철의 현황을 파악하기 위하여 보존문서기록대장(문서규정 별지 제20호 서식)에 보존 기간별로 현황을 기록하여 비치한다.

4. 폐기대상문서분류 폐기할 대상의 문서를 분류한다.

5. 폐기 보존된 문서가 규정한 기간이 경과하였을 때에는 이를 폐기한

다. 문서를 폐기할 때에는 이를 사무 주무처에 연락하여 보존 문서 대장을 정리한 후 이를 처리한다.


총무팀 - 28


1. 보존기간 : 모든 보관철은 특히 규정된 것을 제외하고는 그 보존기간이 다음과 같다.

가. 영구보존 문서 : 예규, 학적부, 교직원 인사대장, 시설대장 등 영속할 성질이 있는 문서로서 영구히 증거 또는 참조의 필요가 있거나 인․허가증과 같이 주요연혁을 증명하는 서류와 각종 중요대장이 이에 속하며 영구히 보존해야 한다.

나. 10년 보존 문서 : 영구보존 문서에 속하지 아니하는 문서로서 후일에 증거 또는 참고가 되는 문서이며 보존기간은 10년이다.

다. 3년 보존 문서 : 영구 및 10년 보존 문서에 속하지 아니하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서이며 보존기간은 3년이다.

라. 1년 보존 문서 : 1회로써 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서를 말하며 보존기간은 1년이다.

마. 위의 기간은 완결년도의 익년부터 기산한다.

2. 보존문서 관리 담당자는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며 보존문서의 변질 또는 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시한다.


총무팀 - 29

업 무 명 우편업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 행정부서에서 발송 및 접수되는 우편물을 처리하는 업무업무시기 연 중 기록물철 우편발송대장관련규정소요시간 소요인원 협조부서


[후납우편발송]

발송될 우편물[각부서]

발송의뢰

우편물 분류[총무팀]

우체국 전달

발 송

[우편물 처리]

우편물 도착[우체국]

분 류

우편물 배달․수거

1. 발송될 우편물 취급구분(보통․빠른우편, 보통․빠른 등기, 소포 등), 주소, 우

편번호 등을 정확히 기재한다.

2. 발송의뢰 각 행정부서는 발송될 우편물을 총무팀에 전달 발송을 의뢰한다.

3. 우편물 분류 발송될 우편물을 취급구분에 따라 분류한다.

4. 우체국 전달 우편물 및 요금후납 우편물 발송표를 우체국으로 전달하여 발

송의뢰 한다.

5. 발 송 우체국에서 발송한다.

1. 우편물 도착 등기우편물은 등기접수대장에 기재 후 해당 부서에 전달한다.

2. 분 류 도착한 우편물은 부서별로 분류한다.

3. 우편물 배달․수거 분류된 우편물을 해당 부서 서류함에 넣는다.


총무팀 - 30


1. 발송될 우편량이 많을 경우 가. 총무팀에서 [요금후납] 도장을 받아 발송날짜 조정 후 우편물의 오른쪽 상단에 찍는다.

나. 14시 20분 이전에 우편물을 발송할 경우 총무팀에 유선연락 후 우체국에 전달한다.

다. 14시 20분 이후에 우편물을 발송할 경우 총무팀에서 [요금후납 우편물 발송표]와 [후납우편요금 구매전용카드]를 수령하여 우체국에 발송의뢰 한다. 발송후 [요금후납 우편물 수령증]과 [후납우편요금 구매전용카드]는 총무팀으로 반드시 전달해야 한다.


총무팀 - 31

업 무 명 출 장 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 교직원이 공무로 외지에 갈 경우 출장품의서에 의해 이를 허가하고 여비규정에 따라 출장여비를 지급하는 업무이다.

업무시기 연 중 기록물철 시내․시외․해외 출장비 지급 대장관련규정 여비규정소요시간 소요인원 협조부서


출장품의서 작성[해당부서]

전자결재

여비산출[총무팀]

출장결재

여비지급

출 장

출장복명서 제출

[시외출장․교육․연수 출장시]

복명서 결재[총무팀]

출장복명서 보관

1. 출장품의서 작성 출장사유가 발생하면 해당부서에서 출장품의서에 출장일시, 출

장목적 등을 작성한다.

- 출장품의서 양식은 [전자결재]→[로그인]→[결재]→[기안]→

[결재함]→[출장품의 및 지급명세서]에서 작성한다.

2. 전자결재 작성한 출장품의서에 결재선을 정확히 지정하여 결재 후 총무

팀에 수신되도록 한다. 결재자는 출장사유를 검토하여 출장기간, 출장지에 따라 출장을 허가 한다.

3. 여비산출 여비규정에 따라 여비를 산출한다.

4. 출장결재 전결규정에 의거하여 결재를 받는다.

5. 여비지급 산출된 여비를 지출 품의 하여 여비를 지급한다.

6. 출장

7. 출장복명서 제출 총무팀에 출장복명서를 제출한다.

8. 복명서 결재 총무팀에서는 출장명령서를 결재 받고 첨부된 자료는 출장자가

보관하도록 한다.

9. 출장복명서 보관 출장복명서는 총무팀에서 보관하고 첨부된 자료는 출장자가 보

관한다.


총무팀 - 32


1. 교육․연수 목적의 출장은 출장복명서를 총무팀으로 제출한다.

2. 각 종 협의회 및 연수 등의 출장은 관련 공문을 결재 받아 그 사본을 총무팀으로 제출한다.


총무팀 - 33

업 무 명 기계/집기/SW구매/소모품(행정부서) 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 서울여자대학교의 학과/전공 및 행정부서에 반입되는 비품등재 물품 구매업무시기 연중 기록물철

관련규정 물품구매규정소요시간 260일 소요인원 2명 협조부서 전 부서, 학과/전공


구매의뢰서 접수 및 품목상담

시장조사 및

견적작업/구매집행

발주/입고확인

검수/회계이관

1. 구매의뢰서 접수 및 품목상담 서울여대의 구매는 종합정보시스템으로 진행된다. 발의부서에서

필요한 물품을 의뢰하면 재무팀에서는 재고여부를, 기획예산팀에서는 예산을 확인하여 구매부서인 총무팀으로 접수가 된다.

총무팀에서는 접수된 품목을 발의부서 담당자와 품명, 규격, 사용용도 등에 관한 구매 상담을 진행하게 된다.

2. 시장조사 및 견적작업/구매집행 상담이 끝나면 구매자는 구매방법을 결정하고 시장조사 및 견

적작업을 통하여 최적의 가격 및 업체를 선정한다. 2,000만원 이상의 금액은 재무팀에 입찰 및 계약의뢰하고 미만일 경우 견적 구매한다.

3. 발주/입고확인 내부적인 결재가 완료되면 발주서를 통하여 발주를 하고 물품

이 입고될 때 구매자는 인수자와 함께 요구한 물품과 일치하는지를 확인하고 인계한다.

4. 검수/회계이관 인계작업이 끝나면 구매자는 서류를 정리하여 재무팀으로 검수

및 대금결재를 요청한다.


총무팀 - 34


1. 모든 구매가 전자결재를 통해 이루어지기 때문에 구매의뢰자는 사전에 인장을 등록하고 권한을 부여받아야 한다.

2. 구매자는 상시 시장조사를 통해 시장의 동향을 파악하고 품목별로 신용이 우수한 업체를 3개 이상 확보하고 있어야 한다.

3. 가격협상 시 우선권을 점유하기 위해서는 항상 시장조사를 하여야 하고 원가계산, 수출입 구조 및 법률 그리고 마케팅에 대한 지식을 보유하여야 한다. 비용절감은 구매담당자의 실력수준에 의해 좌우된다. 구매대상 품목에 대한 지식은 기본이다. 특히 전산기자재, 실험실습 기자재 등은 사전지식이 없이 구매가 매우 어려운 품목이기 때문에 구매 시 철저히 사전점검을 해야 한다.

4. 가격이 중요한 척도가 되지만 학교는 구매 이후 바로 관리로 이어지는 시스템이기 때문에 장기적인 시각으로 과학적인 구매를 하여야 한다. 즉 총체적인 시각이 필요하다.

5. 냉,난방기의 구매는 건물의 미관 및 전기문제가 항상 대두되기 때문에 건축/전기기사 그리고 업체 담당자와 함께 현장을 방문한 후 견적작업 및 구매 결정한다.

6. 소프트웨어의 경우 단기적으로는 저렴해 보이지만 장기적으로 더 비용이 드는 경우가 많은데 여러 각도로 계산을 해야한다. 그리고 제조사마다 시행되는 프로모션이 많은데 수시로 점검해서 이용하면 효과적인 구매가 가능하다. 항상 폭넓은 시야를 가져야 한다.

7. 조달청 구매 및 전자상거래 구매 제도를 잘 활용하면 신속 및 예산절감 구매가 가능하다. 그러나 전자상거래 구매의 경우에는 여러 조건을 꼼꼼히 따져보아야 한다.


총무팀 - 35

업 무 명 국고지원사업 집행 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 국고로 지원되는 보조금 집행업무시기 연 2회 기록물철 국고보조금 집행 서류관련규정 물품구매규정소요시간 260일 소요인원 1명 협조부서 전체 행정부서


국고집행 지침작성/안내

구매요구서 접수/품목상담

리스트 작성/구매방법 확정

견적작업/구매결재

발주/입고확인

검수/회계이관

국고집행보고서 작성

1. 국고집행 지침작성/안내 품목의 제한 및 시기 등을 감안하여 국고집행 지침을 작성하고

해당 부서별로 안내한다.

2. 구매요구서 접수/품목상담 - 관련 부서별로 의뢰된 구매요구서를 접수한다.

- 접수된 품목별로 부서별 상담을 한다.

3. 리스트 작성/구매방법 확정 접수된 품목별 리스트를 작성하고 입찰, 견적구매 등 구매방법

을 확정한다.

4. 견적 작업/구매결재 확정된 구매방법으로 품목별로 견적작업하고 구매결재를 받는

다.

5. 발주/입고확인 구매결재 후 업체에게 발주 주문을 하고 납품되는 물품을 부서

별로 인계한다.

6. 검수/회계이관 부서별로 인계된 물품에 관한 서류를 검수자에게 검수의뢰하고

검수가 끝난 후 회계 이관하여 결재토록 한다.

7. 국고집행보고서 작성 재무팀의 결재까지 끝나면 ‘국고집행 결과보고서’를 작성하여

기획예산팀으로 송부한 다음 교육과학기술부로 보고토록 한다.


총무팀 - 36


1. 국고보조금 집행기한이 12월 말이므로 입고 가능한 시간을 미리 고려하여 구매하여야 한다.

특히 외자로 도입되는 품목은 시간이 오래 소요되기 때문에 시간을 고려하여 품목선정에 제한점을 두어야 한다.

2. 컴퓨터의 경우 단가계약이 되어 있기 때문에 언제든지 계약가격으로 구매 가능하지만 국고로 구매되는 품목은 신규계약을 체결하여야 한다.


총무팀 - 37

업 무 명 구매 전자결재 관련 업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 서울여자대학교의 구매는 전자결재로 이루어지는데 이와 관련한 전자결재 인장등록,

흐름도 작성 등의 업무업무시기 년 2회 기록물철 전자결재 인장등록 신청서 및 전자결재흐름도관련규정 물품구매규정소요시간 260일 소요인원 2명 협조부서 전 부서


부서별 인장 및 교번 접수

인장 스캐닝 작업

전자결재 흐름도 작성 및 인장등록

부서별 공지

1. 부서별 인장 및 교번 접수 6개월마다 변경되는 조교 및 보직교수 그리고 부서별 구매담당

자를 대상으로 인장 및 교번을 접수한다.

2. 인장 스캐닝 작업 접수된 인장을 스캐닝 작업한다.

3. 전자결재 흐름도 작성 및 인장등록 부서별 전자결재 흐름도를 작성하고 스캐닝 된 인장을 흐름도

에 맞게 전산 등록한다.

4. 부서별 공지 신규 전자결재 흐름도를 부서별로 공지 후 새학기 구매업무를

시작한다.


1. 대부분 신규 조교 및 보직교수들이 자신의 교번을 모르는 경우가 많아 교무팀에서 안내하고 있지만 구매부서에서 미리 교번을 확보하여 업무의 효율을 기하는 것이 좋다.


총무팀 - 38

업 무 명 구매 전자결재 교육 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 6개월마다 변경되는 대학, 학부, 학과의 신규조교 및 보직교수 그리고 행정부서의 행정조교를 상대로 구매관련 교육실시(교무팀 주관 조교업무 설명회시)

업무시기 년 2회 기록물철관련규정 물품구매규정소요시간 60일 소요인원 2명 협조부서 전 부서


교육안 작성

교육안 송부 / 일정확인

교육실시

1. 교육안 작성 구매 및 전자결재 교육안을 작성한다.

2. 교육안 송부 / 일정확인 교무팀으로 교육안을 송부하고 교육일정을 확인한다.

3. 교육실시 구매자산관리시스템을 이용하여 구매 전과정에 대한 교육을 실시한다.


1. 현실적으로 모든 보직교수까지 교육을 하기는 어렵기 때문에 해당부서 조교를 통해 보직교수의 경우 전달교육토록 한다.

2. 신규조교를 교육하는 것도 중요하지만 가장 좋은 방법은 전임자로부터 업무의 인수를 철저히 받도록 사전에 업무협조를 구한다.


총무팀 - 39

업 무 명 단가계약 업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 적절한 품목을 연간 단가계약을 체결함으로써 신속 및 예산을 절감하는 효율적인 구매를 도모한다

업무시기 년 1회 기록물철 단가계약 서류관련규정 물품 구매 규정소요시간 소요인원 2명 협조부서


계획수립

품목정리 및 시장조사

품목별 견적 작업 및 결재

계약서 작성 및 부서별 공지

1. 계획수립 단가계약의 시기 및 품목, 업체 등에 관한 계획을 수립한다.

2. 품목정리 및 시장조사 대상 품목 리스트를 작성하고 품목군별로 시장조사를 한다.

3. 품목별 견적 작업 및 결재 품목별로 견적작업 후 단가계약 결재를 받는다.

4. 계약서 작성 및 부서별 공지 단가계약서를 작성하고 부서별로 공지한다. 인트라넷 공지사항

에 게시하여 열람토록 한다.


1. 전산소모품이나 복사기 소모품의 경우 납품 시 전산기자재를 한 번씩 점검해 주는 조건으로 계약을 체결하면 기자재의 유지보수에 도움이 된다.

2. 가격이 낮고 구매 빈도수가 높은 일반적인 소모품의 경우 단가계약을 체결하여 구매하는 것이 신속하고도 예산을 절감하는 효율적인 구매방안이 된다.


총무팀 - 40

업 무 명 소모품 불출 업무 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 소모품 출고전표를 전자기안문으로 접수하여 필요한 소모품을 구매하고 신청 부서에 배포한다.

업무시기 수시 기록물철 소모품 출고전표관련규정 물품구매규정소요시간 260일 이내 소요인원 1명 협조부서 전 행정부서


소모품 출고전표 접수(수시)

구매

물품 입고/ 부서별 안내

물품 배포

1. 소모품 출고전표 접수 수시로 소모품 출고전표를 접수 한 후, 물품 별로 분류한다.

2. 구매 분류된 물품을 구매한다.

3. 물품이 입고되면 정리 후 배포날짜를 부서별로 공지한다.

4. 물품 배포 부서별로 물품을 배포한다.


1. 소모품 출고전표로 접수하여 구매하는 소모품은 각종서식, 토너, 복사용지로 제한되어 있으므로, 이 외의 물품은 각 부서에서 구매하도록 권고한다.


총무팀 - 41

업 무 명 구매 예산 수립 부 서 명 사무처 총무팀

개 요 한 부서에 귀속되지 않는 학교 전반에 필요한 예산을 전 부서의 협조를 얻어 수립하여 보고서를 작성한다.

업무시기 년 2회 기록물철 예산서관련규정 물품구매규정소요시간 30일 소요인원 1명 협조부서 전 부서


계획수립

부서별 안내 및 접수

정리 및 견적 작업

보고서 준비 및 보고

1. 계획수립 구매예산의 편성방향 및 방법 등의 계획을 수립한다.

2. 부서별 안내 및 접수 관련 부서에 안내하고 필요한 사업 및 품목을 접수한다.

3. 정리 및 견적 작업 접수된 품목을 정리하고 견적 작업한다.

4. 보고서 작성 및 보고 구매 예산에 관한 보고서를 작성하고 보고한다.

직원신규임용 2 직원표창 8 교직원 급여업무 9 직원교육 10 직원연수 … ·...

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