entrega ii

Calle 34 No. 1A - 14 Local 101 Tel. 8758908 Cel 315-3907092 Neiva Huila [email protected]

Neiva, Octubre 22 de 2.008 Ingeniera: Luz Stella Cárdenas Calderón Interventora contrato 561/2008 Ciudad Ref: Segundo informe del contrato No 561/2008 Comedidamente me permito presentar el segundo informe correspondiente a la etapa II denominado “Diagnostico de la situación actual”, dentro de la ejecución del contrato en mención Agradeciendo de antemano la atención prestada Cordialmente SANDRA YANETH BULLA TORRES Nit 39.670.762-1


TABLA DE CONTENIDO

Pag 1. Introducción 5 2. Datos del Contrato 7 3. Objetivos 9 4. Diagnostico 10 4.1. Resumen y diagnostico de Hardware 10 Resumen de servidores 10 Resumen total de estaciones de trabajo 11 Resumen de estaciones de trabajo por áreas funcionales. 12 Inventario de estaciones de trabajo por áreas funcionales. 14 Resumen de impresoras por áreas funcionales 24 4.2. Resumen y diagnostico de telecomunicaciones 25 Inventario de switch resumido 26 Inventario de switch, routers y access point por area. 26 Inventario de ups. 43 Estado del cableado estructurado 50 Diagnostico de telecomunicaciones 53 4.3. Resumen y diagnostico de software 55 4.4. Resumen y diagnostico de sistemas de información 56 4.5. Inventario de proyectos por áreas funcionales 65 4.6 Inventario de trámites 69 4.7. Diagnostico sobre Estrategia de Gobierno en Línea 73 Anexo1 Inventario de equipos de computo 91 Anexo 2 101


INTRODUCCION Continuando con la ejecución del contrato de prestación de servicios para apoyar a la secretaria General en la actualización del Plan Informático de la Gobernación del Huila se presenta la segunda etapa consistente en el Diagnostico de la situación actual y específicamente las siguientes actividades a.) Apoyar a la Secretaria General en la formulación del Diagnostico de la situación actual, comprendido por Inventario de hardware, software, comunicaciones, b.) Apoyo a la Secretaria General en la Identificación de las necesidades en las TIC liderados por aéreas funcionales de la Gobernación, c.) Apoyar a la Secretaria General en la elaboración del Documento con el diagnostico, inventario y proyectos identificados. Este informe contiene el diagnostico de la situación actual de los Sistemas de Información de la Gobernación del Huila, a partir de los resultados obtenidos durante la recolección de la información a través de las encuestas aplicadas a los funcionarios responsables de los procesos en cada una de las secretarías, Departamentos Administrativos y oficinas asesoras, además se complemento con la socialización de los resultados de la primera etapa con cada uno de lideres de los procesos con el fin de conocer y ampliar la información reportada durante la etapa de recolección de la información. Así mismo se presenta el diagnostico completo del componentes de telecomunicaciones mostrando un panorama completo de la situación actual, forma en que estan conectados los diferentes equipos activos, se incluye el inventario, comprendido por los Swich, router, access point, hub, red inalámbrica etc., acompañado del esquema gráfico sobre el diseño de la red.


Igualmente se presenta un consolidado del estado de los equipos de cómputo, clasificándolos según el estado en que se encuentran, impresoras y UPS, entre otros. Como valor agregado se presenta el diagnostico y recomendaciones resultantes del análisis que se realizó sobre la aplicación de los lineamientos y criterios de la estrategia de Gobierno en Línea, y se adicionan un inventario de trámites básicos que la Gobernación debe estar cumpliendo.


2.- DATOS DEL CONTRATO

CONTRATO Prestación de servicios No. 561 /2.008 NUMERO DE INFORME No. 2 (dos) CONTRATANTE Gobernación del Huila, Secretaría General CONTRATISTA Sandra Yaneth Bulla Torres, en representación

del establecimiento de comercio Centro de Desarrollo de Nuevas Tecnologías, Nit 39.670.762-1

FECHA DE INICIO Veinte (20) días del mes de junio de 2.008 PLAZO cuatro (4) meses FECHA DE SUSPENSION Quince (15) de Septiembre de 2.008 FECHA DE REINICIO Veintiuno (21) de Octubre de 2.008 OBJETO Prestar los servicios para apoyar a la

secretaria General en la actualización del Plan Informático de la Gobernación del Huila

Se presenta el segundo informe de avance dando cumplimiento al objeto y el alcance estipulado en el contrato en referencia según cláusula segunda el cual establece: 1.-) Apoyar el área de Sistemas en la elaboración y aplicación de encuesta para el levantamiento de la información. 2.-) Apoyar a la Secretaria General en la elaboración del Informe consolidado producto de la encuesta. 3.-) Apoyar a la Secretaria General en la formulación del Diagnostico de la situación actual, comprendido por Inventario de hardware, software, comunicaciones. 4.-) Apoyo a la Secretaria General en la Identificación de las necesidades en las TIC liderados por aéreas funcionales de la Gobernación. 5.-) Apoyar a la Secretaria General en la elaboración del Documento con el diagnostico, inventario y proyectos identificados. 6.-) Apoyar a la


Secretaria General en la identificación de las Especificaciones técnicas para actualizaciones en hardware y comunicaciones. 7.-) Apoyar a la Secretaria General en la identificación de Especificación funcional de aplicaciones a actualizar y estrategias y/o fases sugeridas. 8.-) Apoyar a la Secretaria General en la identificación de Especificación de actividades, estrategias y fases de ejecución para los proyectos en TIC liderados por aéreas funcionales de la Gobernación. 9.-) Apoyar a la Secretaria General en la elaboración del Documento con las especificaciones técnicas de las TIC en cada secretaría. 10.-) Acompañamiento a la Secretaria General para la determinación de costos estimados para actualizaciones y nuevo hardware y comunicaciones, nuevas aplicaciones y proyectos basados en TICs. 11.-) Acompañamiento a la Secretaria General para la elaboración del Documento con los costos según las especificaciones técnicas de las TIC en cada secretaría. 12.-) Apoyo a la Secretaria General en la elaboración del Documento actualizado del Plan estratégico. Igualmente teniendo en cuenta la propuesta presentada y específicamente las actividades contempladas en la fase II, son las siguientes:

1.- Apoyar a la Secretaria General en la formulación del Diagnostico de la situación actual, comprendido por Inventario de hardware, software, comunicaciones.

2.- Apoyo a la Secretaria General en la Identificación de las necesidades en las TIC liderados por aéreas funcionales de la Gobernación.

3.- Apoyar a la Secretaria General en la elaboración del Documento con el diagnostico, inventario y proyectos identificados.

A continuación se presenta el resultado de cada uno de los logros obtenidos durante la segunda fase.


3. OBJETIVOS DEL INFORME General

Presentar a la Gobernación del Huila los resultados producto del Diagnostico de la situación actual a partir de los la información recolectada en la primera etapa y las entrevistas realizadas con los líderes de los procesos en cada una de las áreas funcionales de la Gobernación del Huila.

Específicos

Presentar el resumen y diagnóstico de equipos de cómputo, impresoras y telecomunicaciones.

Presentar el resumen y diagnóstico relacionado con el software y los

sistemas de información.

Presentar el inventario de proyectos identificados por áreas funcionales.

Presentar el diagnostico y recomendaciones relacionadas con los

lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea.


4.- DIAGNOSTICO

4.1 RESUMEN Y DIAGNOSTICO DEL HARDWARE. Resumen de servidores. Servidores de Secretaria General:

Servidor Procesador Mem. Disco Alerta Servicios Intel Zeon 2.8 Ghz 2.8 GB 203 GB reg Dominio DELL 2.8 Ghz 2 GB 54 GB reg Aplicaciones Intel Zeon 2Ghz Dual 8 GB 683 GB ok Base de datos Itanium 2 (Dual) 8 GB 5 x 146GB ok Servidor Web y correo Intel Zeon 8 GB 5 x 146GB ok Servidor FTP Pentium IV 3.2 Ghz 1.2 GB 740 GB ok

Nota: Se sugiere cambiar los servidores de servicios y de dominio. Servidores de Secretaria Educación:

Servidor Procesador Mem. Disco Alerta Dominio y DHCP Pentium III

500 Mhz 704 MB 9 GB nook

No esta en uso Pentium II 532 MB 36 GB Base de datos Oracle 9i Trackit. Xeon 5130

Dual 2 GB 438 GB ok

ISA SERVER Xeon 5130 Dual

2 GB 146 GB ok

Nota: Se sugiere cambiar el servidor DHCP. Servidores de Secretaria Salud:

Servidor Procesador Mem. Disco Alerta Dominio y base de datos SQL Server.


Resumen total de estaciones de trabajo. A continuación se presenta el resumen de estaciones de trabajo con que cuenta la Gobernación del Huila, agrupados según el grado de actualización tecnológica en combinación con la configuración (memoria y disco), según los siguientes calificativos: Adecuado: la estación de trabajo cuenta con tecnología reciente y está bien configurada. Aceptable: la estación de trabajo cuenta con tecnología reciente pero le falta memoria y/o espacio en disco. También se incluyen en este grupo aquellas estaciones que a pesar de tener tecnología reciente, tiene buena capacidad en cuanto a memoria y disco duro. Inadecuado: la estación de trabajo no cuenta con tecnología reciente y/o tiene escasa capacidad de memoria o disco. Para mayor detalle ver Anexo I , donde se relacionan todos los equipos de cómputo de la Gobernación

Calificación Cantidad Adecuado 90 Aceptable 171 Inadecuado 66 Total 327


ESTADO DE LOS COMPUTADORES

28%

52%

20%

ADECUADO ACEPTABLE INADECUADO

Como se puede observar, el aproximadamente el 80% de los computadores analizados tienen un buen nivel de actualización tecnológica y/o configuración, sin embargo el 50% esta en nivel aceptable por lo cual se sugiere cambiarlos en el corto plazo. Es importante aclarar que algunos computadores no fueron tenidos en cuenta para este diagnóstico, ya que no se encuentran auditados en el software a partir del cual se obtuvo el inventario. Resumen de estaciones de trabajo por áreas funcionales. A continuación se presenta el resumen de estaciones de trabajo con que cuenta la Gobernación del Huila, resumidos por áreas funcionales según el grado de actualización tecnológica en combinación con la configuración (memoria y disco). En la última columna se presenta un indicador de alerta para las áreas funcionales donde predominan los equipos aceptables o los inadecuados:


ÁREA FUNCIONAL ADECUADO ACEPTABLE INADECUADO TOTAL

AGRICULTURA 8 5 4 17 CONTROL INTERNO 2 2 0 4 CULTURA 6 4 0 10 DESPACHO GOBERNADOR 1 2 1 4 GENERAL 22 12 4 38 GOBIERNO 8 9 5 22 HACIENDA 10 14 10 34 JURIDICA 6 3 6 15 PLANEACION 9 9 3 21 PRENSA 2 2 0 4 PROYECTOS SOCIALES 2 2 1 5 VIAS 4 4 0 8 SALUD 0 65 15 80 EDUCACION 10 38 17 65 TOTAL 90 171 66 327


Inventario de estaciones de trabajo por áreas funcionales. A continuación se presenta el resumen de estaciones de trabajo con que cuenta cada una de las áreas funcionales de la Gobernación del Huila, según el grado de actualización tecnológica en combinación con la configuración (memoria y disco).

• SECRETARÍA GENERAL

Estado Cantidad Porcentaje

ADECUADO 22 57% ACEPTABLE 12 32% INADECUADO 4 11% TOTAL 38 100%

GENERAL

57%32%

11%


• SECRETARÍA DE AGRICULTURA

Estado Cantidad Porcentaje ADECUADO 8 47% ACEPTABLE 5 29% INADECUADO 4 24% TOTAL 17 100%


AGRICULTURA

47%

29%

24%


• CONTROL INTERNO

Estado Cantidad Porcentaje ADECUADO 2 50% ACEPTABLE 2 50% INADECUADO 0 0 % TOTAL 4 100%

CONTROL INTERNO

50%50%

0%



• SECRETARÍA DE CULTURA



CULTURA

60%

40%

0%


• DESPACHO DEL GOBERNADOR



DESPACHO GOBERNADOR

25%

50%

25%


• SECRETARÍA DE GOBIERNO


GOBIERNO

36%

41%

23%



• SECRETARÍA DE HACIENDA



HACIENDA

29%

42%

29%ADECUADO ACEPTABLE INADECUADO

• JURIDICA



JURIDICA

40%

20%

40% ADECUADO ACEPTABLE INADECUADO

• DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN


PLANEACION

43%

43%

14%



• OFICINA DE PRENSA


PRENSA

50%50%

0%


• PROYECTOS SOCIALES



PROYECTOS SOCIALES

40%

40%

20%


• SECRETARÍA DE VIAS E INFRAESTRUCTURAS


VIAS

50%50%

0%



• SECRETARÍA DE SALUD



SALUD

0%

81%

19%


• SECRETARÍA DE EDUCACIÓN



EDUCACION

15%

59%

26%



Resumen de impresoras por áreas funcionales.

A continuación se presenta el resumen de impresoras con que cuenta la Gobernación del Huila, agrupados por áreas funcionales y tipos de impresoras:

Áreas funcionales Puntos Inyección Láser Total Secretaría General 0 1 4 5 Primera Dama 0 1 1 2 Control Interno 0 0 1 1 Secretaría de Hacienda 0 2 6 8 Secretaría de Educación 5 2 8 15 Secretaría de Vías 0 6 3 9 Departamento Adm. Planeación 0 1 2 3 Secretaria Privada 0 2 0 2 Departamento Adm. Jurídico 0 2 2 4 Asesores 0 0 1 1 Prensa 0 1 1 2 Secretaría de agricultura 0 2 2 4 Atención al usuario 1 1 (TERMICA) 2 4 Secretaría de Gobierno 0 0 1 1 Oficina desarrollo Comunitario 0 1 1 2 Oficina emergencias y Desastres 0 1 1 2 Control Disciplinario 0 1 1 2 Historia laborales 0 0 1 1 Archivo 0 0 1 1 Almacén 0 0 1 1 Secretaria de Cultura 0 4 3 7 Totales 6 28 43 77


4.2 RESUMEN Y DIAGNOSTICO DE TELECOMUNICACIONES. Arquitectura de Red La red de la gobernación está distribuida bajo una topología tipo estrella con un concentrador central ubicado en el Centro de computo ubicado en el sexto piso en la Secretaria General. De allí se desprenden seis backbones de fibra óptica que se encargan de distribuir la señal de red en los pisos 5, 4, 3 y 1(dos backbone para el 5 piso y dos para el primer piso, a la Secretaria de Agricultura le llega la señal por UTP con una conexión auxiliar) del edificio de la gobernación y dos enlaces inalámbricos que son los responsables de llevar el tráfico hacia las Secretarias de Cultura y Salud a los switchs con los puertos de fibra respectivos en cada una de estas dependencias. Proveedores de Internet:

Proveedor Características Usuarios Telmex Canal de 2Mb Todas las dependencias de la

Gobernación con excepción de Secretaria de Educación.

Global Crossing

Canal de 2Mb Secretaria de Educación. Es suministrado por el Ministerio de Educación.

Los servicios de DNS de los dominios actuales hospedados en el servidor WEB que posee la Gobernación son administrados de manera directa por la entidad. Existen oficinas que el cableado estructurado no corresponde a las normas técnicas internacionales, como es el segundo piso del edificio de la gobernación, parte del tercero, parte del sexto piso, secretaría de cultura y secretaría de salud, por lo tanto se recomienda que se unifiquen criterios para la instalación de redes estructuradas garantizando un crecimiento homogéneo acordes a las necesidades de la institución.


Inventario de Switch resumido

Piso Dependencia cantidad Piso 6 Secretaria General 6 switch Piso 6 Firewall/Enrutador Telmex 2 switch Piso 5 Secretaria de Hacienda 6 switch Piso 5 Contraloría 2 switch Piso 4 Secretaria de Educación 8 switch Piso 3 Planeación/Vías infraestructura 3 switch Piso 2 Prensa 1 switch Piso 2 Contratación 1 switch Piso 2 Litigio 1 switch Piso 1 Secretaria de Agricultura 2 switch Piso 1 Secretaria de Gobierno 1 switch Piso 1 Atención al cliente 2 switch Secretaria de Salud 4 switch Secretaria de Cultura 4 switch Total 43 switch

Inventario de switch, routers y access point por area. Secretaría General – Piso 6: Descripción Puertos Disponibilidad. Alerta 3Com SuperStack 3 Switch 4900 12 5 3Com SuperStack 3 Switch 3870 48-Port (2) 96 36 Firewall Sonic Wall 4100 Enrutador Telmex Fibra Óptica 3COM Access Point 8750

Control Interno – Piso 6: Descripción Puertos Disponibilidad Alerta 3Com


Proyectos Sociales – Piso 6: Descripción Puertos Disponibilidad Alerta HUB

Hacienda – Piso 5: Descripción Puertos Disponibilidad Alerta 3Com SuperStack 3 Switch 4400 48-Port 50 14 Password 3Com SuperStack 3 Switch 4400 24 9 Password 3Com SuperStack 3 Switch 3848 48 28 Password Tsunami MP.11 50-54 R (Salud) Tsunami MP.11 50-54 R (Cultura) 3COM Access Point 8250

Educación – Piso 4: Descripción Puertos Disponib. Alerta Huawei Quidway AR 28-11 DELL Power Edge 3 Switch 3COM 4400SE 24 Port 1 Switch 3COM 48 Port Global Crossing CFM

Planeación – Piso 3: Descripción Puertos Disponib. Alerta 3Com SuperStack 3 Switch 4400 48-Port 49 17 Password

Conciliadores Cuentas – Piso 3: Descripción Puertos Disponib. Alerta


3Com SuperStack 3 Switch 4400 48-Port 49 17


Vías e Infraestructura – Piso 3: Descripción Puertos Disponib. Alerta Switch 3COM 24 2

Gobierno - Piso 2: Descripción Puertos Disponib. Alerta 3Com SuperStack 3 Switch 4228G 28 12 Password 1 Switch Encore 8 puertos 8 1 Switch NetGear 16 puertos 16

Agricultura – Piso 1: Descripción Puertos Disponib. Alerta 1 Switch 3300 24 port 3COM 24 1 Switch 3300 24 port 3COM 24

Gobierno - Piso 1: Descripción Puertos Disponib. Alerta 1 Switch 3COM 4200 28 port 28 2 AMP Netcomet category

Atención al Cliente – Piso 1: Descripción Puertos Disponib. Alerta 1 Switch 3COM 3848 48 Encore 8 ports 8

Contraloría: Descripción Puertos Disponib. Alerta 2 Switch


Salud: Descripción Puertos Disponib. Alerta 3Com SuperStack 3 Switch 4250T 50 15 Password 3Com SuperStack 3 Switch 4400 48-Port 48 18 Password 3Com SuperStack II Switch 1100 26 19 Password Wíreles Access Point

Cultura: Descripción Puertos Disponib. Alerta 3Com Switch 24 ports 24 1 Access Point Router Inalámbrico D-Link Router DLink

Para mayor información ver anexo II, donde se relaciona los swiches con sus respectivos password. A continuación se presenta la descripción grafica de la red de comunicaciones de la Gobernación del Huila en cada uno de los pisos incluyendo la secretaría de salud y cultura donde existe centro de cableado.


Inventario ups.

CONVENCIONES

ESTADO COLOR

ADECUADO

ACEPTABLE

INADECUADO

1. SECRETARÍA GENERAL PISO 1

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS (Centro computo, equipos clientes, proyectos sociales)

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 10 KVA Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico –

Tecnología Sexto Piso Temperatura: Buena, Existe Aire

Acondicionado Equipos Conectados: 26 Equipos

UPS N° 2 SERVIDORES CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: APC 10 KVA Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico –

Tecnología Sexto Piso Temperatura: Buena, Existe Aire



2. SECRETARIA DE HACIENDA PISO 5

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: APC 5 KVA MATRIX 5000 Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Quinto

Piso Temperatura: Buena, Existe Aire



Marca: APC 5 KVA TRIPPLETE Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Quinto



3. CONTRALORIA DEPARTAMENTAL PISO 5

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS CONTRALORIA CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: APC 10 KVA Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Quinto




UPS N° 2 RED REGULADA EQUIPOS CONTRALORIA

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 10 KVA Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Quinto



4. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN


Marca: APC 5 KVA MATRIX 5000 Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Cuarto




Marca: APC 5 KVA MATRIX 5000 Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Cuarto




5. PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL Y VIAS PISO 3

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS PLANEACIÓN

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 3 KVA SMART Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Tercer Piso Temperatura: Alta Equipos Conectados: 15 Equipos

UPS N° 2 RED REGULADA EQUIPOS VIAS CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: POWERWARE FERRUS BEST Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Tercer Piso Temperatura: Alta (Instalar Aire) Equipos Conectados: 20 Equipos

UPS N° 3 RED REGULADA EQUIPOS PLANEACIÓN CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: POWERWARE FERRUS BEST Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Tercer Piso Temperatura: Alta Equipos Conectados: 13 Equipos


6. OFICINA JURIDICA PISO 2

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS JURIDICA

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 3 KVA SMART Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Tercer Piso Temperatura: Alta Equipos Conectados: 18 Equipos

7. OFICINA ATENCIÓN AL USUARIO, SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y SECRETARÍA DE GOBIERNO

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS OFICINA ATENCIÓN AL USUARIO

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 10 KVA Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Atención

al Usuario Primer Piso Temperatura: Buena, Existe Aire


UPS N° 2 RED REGULADA EQUIPOS AGRICULTURA Y DESPACHO PISO 2

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 10 KVA Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico – Atención

al Usuario Primer Piso Temperatura: Buena, Existe Aire



8. OFICINA CAMARAS Y PLANTA TELEFONICA PRIMER PISO

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS CUARTO DE SEGURIDAD

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 5 KVA SMART Estado: Buena y Funcionando Ubicación: Cuarto – Cámaras de

Seguridad y Planta Telefónica.

Temperatura: Buena, Existe Aire Acondicionado

Equipos Conectados: Cámaras

9. SECRETARÍA DE SALUD DEPARTAMENTAL

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS SALUD

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: APC 10 KVA Estado: Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico Secretaría

de Salud. Temperatura: Buena, Existe Aire


UPS N° 2 RED REGULADA EQUIPOS SALUD CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: APC 5 KVA MOVITRONICK Estado: No Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico Secretaría





CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: ATSEI – IRIDUM 5 KVA Estado: Funcionando Ubicación: Cuarto Técnico Secretaría











UPS N° 1 RED REGULADA CRIUE

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA Marca: TRIPPLITE SMART 5 KVA Estado: No funciona Ubicación: Cuarto Técnico –

Tecnología Temperatura: Buena, Existe Aire



10. SECRETARÍA DE CULTURA

UPS N° 1 RED REGULADA EQUIPOS EMISORA CULTURAL CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN ALERTA

Marca: TRIPPLITE SMART 5 KVA Estado: No funciona Ubicación: Cuarto Técnico –

Tecnología Temperatura: Buena, Existe Aire

Acondicionado Equipos Conectados: Equipos

Estado del cableado estructurado A continuación se presenta un cuadro resumen del estado actual del cableado de en los diferentes gabinetes y/o rack de las instalaciones de la gobernación, cultura y secretaría de salud. Igualmente se hace una calificación de la red eléctrica regulada y no regulada


RED DE CABLEADO ESTRUCTURADO RED ELÉCTRICA PISO

SECRETARIA CATEGORIA AÑO DE INSTALACION

N° PUNTOS HABILITADOS

N° PUNTOS OCUPADOS NORMAL REGULADA

Agricultura 6 2006 34 25 Adecuado Adecuado Gobierno 6 2008 6 6 Adecuado Adecuado Desarrollo Comunitario 6 2008 7 6 Adecuado Adecuado Paz/Control Disciplinario/Fonvihuila 5e 2007 14 14 Inadecuado Inadecuado

Emergencias 6 2008 5 4 Adecuado Adecuado

PRIMERO

Atención al cliente 6 2006 13 11 Adecuado Adecuado Litigio 5e 2003 8 8 Aceptable Inadecuado Contratación 5e 2003 10 10 Aceptable Inadecuado SEGUNDO Prensa 5e 2007 4 4 Aceptable No tiene Conciliación de cuentas 5e 2007 5 5 Aceptable No tiene

Vías e infraestructuras 6 2007 21 21 Aceptable Aceptable TERCERO Departamento Admvo. Planeación 5e 2003 37 29 Aceptable Aceptable

CUARTO Educación 5e 2003 65 65 Adecuado Adecuado QUINTO Hacienda 5e 2001 40 38 Adecuado Adecuado

General 6 2007 50 39 Adecuado Adecuado Proyectos sociales 6 2007 8 6 Adecuado Adecuado SEXTO Control interno 5e 2005 6 6 Inadecuado No tiene Cultura 5e 2007 14 14 Aceptable No tiene CULTURA Biblioteca 5e 2007 22 22 Aceptable No tiene Salud 5e 2002 47 47 Aceptable Aceptable Laboratorio 5e 2002 24 24 Aceptable Aceptable Laboratorio (parte) 6 2006 13 13 Aceptable Aceptable SALUD

Crue 6 2006 10 10 Aceptable Aceptable


SECRETARÍA DE

HACIENDA VELOCIDAD CONEXIÓN

VELOCIDAD REAL AÑO DE INSTALACIÓN

INALAMBRICA CULTURA 54 MBits 30 MBits 2004 INALAMBRICA SALUD 54 MBits 33 MBits 2005

PISO SECRETARIA COMENTARIOS

Agricultura No cuenta con aire acondicionado, la seguridad física es deficiente cualquiera llega al cuarto de red.

Gobierno Tiene cableado en buen estado y categoría adecuada

Desarrollo comunitario Paz/Control Disciplinario/Fonvihuila

No tiene Red estructurada de cableado, todo esta sobre en el piso

Emergencias

PRIMERO

Atención al cliente El centro de cableado no tiene la temperatura adecuada

Litigio Aunque existe cableado no obedece a una norma.

Contratación Cambiar el cableado y la UPS presenta fallas SEGUNDO

Prensa Cambiar todo el cableado, y no tienen sistema de UPS

Conciliación de cuentas Subir de Categoría el cableado, no tienen UPS Vías e infraestructuras Organizar mejor el cableado TERCERO Departamento de Planeación

Subir de Categoría el cableado, mejorar ambiente en UPS (aire acondicionado)

CUARTO Educación Ampliar la inalámbrica, subir de categoría el cableado

QUINTO Hacienda Subir de categoría el cableado

General Tienen en buen estado la canaleta del cableado

Proyectos sociales SEXTO

Control interno Mejorar el cableado, Instalar la red regulada y mejorar la red eléctrica normal

Cultura Realizar el cableado con las normas y la topología reglamentaria, crear el centro de red, instalar UPS CULTURA

Biblioteca No hay un rack de comunicaciones, no cuenta con aire acondicionado, instalar las UPS, revisar la red eléctrica normal


Diagnostico De Telecomunicaciones. Aspecto Diagnóstico / observaciones Ancho de banda de Internet El ancho de banda de Internet es

insuficiente para el gran volumen de usuarios de este servicio. Hay momentos, especialmente en horas de la tarde, en los que el acceso a Internet es demasiado lento. En algunas áreas funcionales, como el caso de la Secretaría de Salud, el acceso a Internet es demasiado lento durante la mayor parte del día.

Control y administración del uso de Internet

La Gobernación cuenta con un firewall apropiado para definir e implementar las reglas de control de acceso a Internet. La labor de administración del acceso a Internet, en general se realiza en forma adecuada.

Configuración lógica de la red

En general se observa que no hay un procedimiento lógico para asignar las IP de los equipos que conforman la red, lo cual obviamente dificulta la documentación y la administración misma de la red. No existe una segmentación apropiada de la red.

Documentación de la red No se encontraron planos de la red previamente impresos o en medio magnético ni se cuenta con una


herramienta apropiada para realizar esta tarea.

Switches y routers La gran mayoría de switches son 3COM, lo cual garantiza la calidad y confiabilidad de las comunicaciones. No hay segmentación apropiada para las IP de los switches, routers y otros dispositivos de comunicación que conforman la red. No se cuenta con herramientas apropiadas para realizar pruebas de tráfico y funcionamiento de estos dispositivos. No hay una política apropiada para la seguridad lógica de estos dispositivos, a tal punto que se encontraron 9 switches sin contraseña de administrador, y algunos Access Point en los que las claves de administración están en poder de terceros.

Redes inalámbricas La gran mayoría de redes inalámbricas requieren clave de acceso, pero estas no se cambian periódicamente, lo cual evita que se puedan imponer restricciones de acceso a los visitantes que solicitan acceso provisional y que después no tienen por que seguir utilizando la red.


4.3 RESUMEN Y DIAGNOSTICO DE SOFTWARE La Gobernación del Huila cuenta con mecanismos apropiados para obtener en forma ágil el inventario de software por equipos y el resumen de software por tipo de programas, sin embargo no esta funcionando en su totalidad, ni está siendo utilizado a su real capacidad Se recomienda la adquisición de las licencias para dar un cubrimiento a toda la gobernación incluyendo secretaría de salud, cultura, y educación con el fin de obtener un inventario de hardware y software real con las siguientes características:

Que permita relacionar el software instalado por cada estación de trabajo, permitiendo distinguir entre programas del sistema, utilitarios y aplicativos.

Que permita resumir el software instalado para un grupo dado de

equipos o para todos.

Que permita consultar equipos con determinado software instalado.

Que permita agrupar o el inventario con la opción de considerar o no considerar las versiones de software.

En cuanto a seguridad informática se cuenta con herramientas apropiadas aunque el software de antivirus parece no estar actualizado o funcionando apropiadamente ya que se detectaron algunas estaciones de trabajo infectadas con virus.


4.4 RESUMEN Y DIAGNOSTICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Departamento Administrativo de Planeación

Nombre Diagnostico

SEPPI (Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión)

Es un Software del Departamento Administrativo de Planeación, Se encontró redundancia de datos, especialmente en los nombres de las entidades. Lo cual dificulta la consulta de la información. NO se ha implementado la totalidad de la funcionalidad, solo se esta llevando el registro de proyectos pero el seguimiento no se está aplicando, a demás no existe un funcionario responsable en cada una de las secretarías que se encargue de hacerlo funcionar, hace falta la integración con el SIFA.

SIG - SIGDEHU

No cumple con los criterios de Fecha de Ultima Actualización, Manejo de Vínculos y Acceso al Portal del Estado especificados en los estándares de navegación de la Estrategia de Gobierno en Línea. No hay articulación con las áreas que suministran datos alfanuméricos para complementar la información georeferenciada, Aunque existe una publicación en Internet no es funcional debido a que hace falta ingresar la información de muchas variables que los campos están en blanco.

SIR (Sistema de Información Regional)

La página no esta actualizada y no cumple con el criterio de Fecha de Ultima Actualización especificado en los estándares de navegación de la Estrategia de Gobierno en Línea.


La base de datos requiere un rediseño ya que la estructura actual no está bien normalizada. El software para ingreso de datos no es muy funcional y requiere ser rediseñado. La alimentación de datos no esta funcionando apropiadamente ya que no existen responsables en las áreas correspondientes a los diferentes módulos que asuman esa labor con el criterio y dedicación necesarios. No existen criterios unificados para la arquitectura y programación de los diferentes módulos que componen el sistema.

Manejo de Conceptos

No tienen un sistema de gestión documental que les apoye o facilite la administración y consulta de los conceptos que se emiten.

Planes de Acción

El software que utilizaban quedo obsoleto por falta de parametrización. En la actualidad no utilizan ninguna herramienta para el seguimiento de los planes de acción.

Secretaría: Agricultura

Nombre Diagnostico

Criterios para desarrollo de Sistemas de Información.

No existe coordinación y articulación de estrategias y criterios para el desarrollo de nuevos sistemas de información lo cual generalmente conduce a que se obtengan módulos no muy funcionales.


CENGES(Centros provinciales)

No está siendo utilizado porque no es funcional y su diseño no contempló criterios para integración con otros módulos. No fue viable porque los Centros Provinciales no pueden asignar personal para recolectar e ingresar la información. Además gran parte del alcance está contemplado en una aplicación Web direccionada por el Ministerio de Agricultura.

Portafolio Virtual Minero

No cumple con los estándares de Gobierno en Línea. No hay integridad con la base de datos del Sistema de Información Geográfico del Departamento y del Sistema de Información Regional. No esta actualizada tanto en información como en imagen corporativa

Sistema de Información de Frutas

No está siendo utilizado porque no es funcional y su diseño no contempló criterios para integración con otros módulos.

Riegos

Utilizan programas de propiedad personal de los funcionarios. Carecen de software para evaluaciones y simulaciones hidrológicas. Le falta conocimiento sobre el manejo de EPONET (simulador de sistemas de riegos)


Secretaría: Educación

Nombre Diagnostico

SGCF Esta en implementación, es necesario integrarlo con el SIFA

DUE Depende de Ministerio de Educación GESTIONE ( Sistema de Información de Apoyo a la Gestión.)

Se requiere mejoras No tiene soporte ni actualización

SAC (Sistema de Atención al Ciudadano)

Depende de Ministerio de Educación

SIGRH RECURSOS HUMANOS


SIMAT (Sistema de Información de Matrículas)


SINEB (Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media)


WINISIS INVENTARIO Depende de Ministerio de Educación SISFIN Depende de Ministerio de Educación

Secretaría: General

Nombre Diagnostico ABACO El software está desactualizado

BONOS PENSIONALES

La funcionalidad cambió totalmente debido a la implementación de una nueva herramienta por parte del Ministerio.

PQR GOBERNACION No cumple con el criterio de Identidad Visual especificado en los estándares de navegación de la Estrategia de Gobierno en Línea.


Trackit

No tienen auditados la totalidad de equipos de la Gobernación.

Administración del dominio

No hay claridad respecto al uso del procedimiento de copias respaldo de la información de la administración del dominio.

Secretaría: Gobierno Nombre Diagnostico

CREPADH

No cumple con los criterios de Identidad Visual, Fecha de Ultima Actualización, Manejo de Vínculos y Acceso al menú Principal especificados en los estándares de navegación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Pasaportes Depende de Ministerio de Relaciones Exteriores

SIFOS

El Software no esta funcionando por falta de personal para el ingreso de información, además no cuentan con los recursos suficientes para su funcionamiento, y le herramienta tecnológica utilizada hace que el software no sea funcional. Existe un proyecto a nivel nacional liderado por el Ministerio del Interior y este software será reemplazado por el SIDEPAR.

Secretaría: Salud

Nombre Diagnostico BD desplazados, Depende de Ministerio de Salud.

EMSIISS No se ha implementado en su totalidad. De 17 módulos, se están utilizando 8.


Varios módulos funcionan con técnicas obsoletas de procesamiento de información por lotes, con frecuencia semanal o mensual lo cual impide tener información actualizada a diario. El contrato de soporte no se realiza a tiempo y permanecen buena parte del año sin soporte. La información de RIPS presenta con frecuencia inconsistencias, especialmente en lo relacionado a enfermedades que se presentan en solo hombres o en solo mujeres. Además las IPS no envían la información conforme a lo dispuesto en las normatividad correspondiente. Los módulos de estadísticas vivas y defunciones serán reemplazados por aplicativos del DANE vía Web. El módulo de Auditoria de Cuentas Médicas no se está usando por falta de decisión.

Correspondencia No se está utilizando el software por falta de una impresora.

ENSIFT Depende de Ministerio de Salud. PAISOFT Depende de Ministerio de Salud.

SISVAN (SISHUILA) Depende de Ministerio de Salud.

SIVICAP(Agua potable) Depende de Ministerio de Salud.

SIVIGILA Depende de Ministerio de Salud. EL Sistema Nacional de Salud está proyectando este aplicativo para ser utilizado por la Web.


Secretaría: Jurídica

Nombre Diagnostico

Manejo de procesos

Realizan esta labor apoyados en un archivo en Access, pero no maneja novedades ni historia de los procesos. Además a los archivos le faltan campos para complementar la funcionalidad.

Correspondencia

Maneja una base de datos realizada por iniciativa propia en la cual deben realizar varios reportes en forma manual.

Información en línea

No tienen suscripciones a servicios en línea sobre información jurídica

Contratación

No maneja estado de celebrado y liquidado. Los estados que maneja no coinciden con los que se manejan en la Presidencia de la República.


Secretaría: Cultura

Nombre Diagnostico

Conservatorio Tienen un software para enseñanza y no se ha podido utilizar por falta de equipos.

Emisora Virtual

Es un proyecto interesante que presta un gran servicio pero está parado por falta de decisión para la adquisición del hosting apropiado para este tipo de servicio.

Sistemas transversales

Nombre Diagnostico

Portal Web Contratación

No cumple con los estándares de Gobierno en Línea.

Software de Contratación

No se ha implementado

SICE Depende del Nivel Nacional.

SICOGH (sistema de correspondencia Gobernación del Huila)

El software no esta funcionando en su totalidad, hay opciones que no se han implementado, requieren de herramientas tecnológicas para su implementación como es un scanner e impresoras térmicas

SIFA( sistema de Información Administrativa y Financiera)

No hay integración con el aplicativo de liquidación de impuestos. En el área de Talento Humano no conocen muy bien la funcionalidad del SIFA y elaboran manualmente varios reportes que el sistema podría estar en condiciones de generar. En el módulo de Hojas de Vida se debe estandarizar la información relacionada con las carreras estudiadas y depurarla. No contempla


información de perfiles. Hay dificultades para la certificación de información sobre contratistas en vigencias pasadas. Hay módulos desarrollados que no se están implementando.


4.5 INVENTARIO DE PROYECTOS POR ÁREAS FUNCIONALES Departamento Administrativo de Planeación

sistematizar el proceso de ciencia y tecnología Sistematizar Planes de Acción sistematizar POAI Sistema de Indicadores Sociales Municipales SIGDEHU actualización para soporte técnico a los municipios Ambiente Web del SIGDEHU Seguimiento y evaluación de proyectos cofinanciados

Departamento Administrativo Jurídico

Proyecto de redes – jurídica Sistematización de los Acuerdos Municipales

Entidades asesoras: Control interno

Programa para verificación de auditorias Oficina de Prensa

Instalación de software específicos en materia de edición de voz e imagen

Diseño de un boletín de acuerdo con la imagen institucional Secretaría de Agricultura y Minería

Información satelital para definición de áreas rurales productivas Utilización de información satelital para diseño de sistemas de riego Capacitación en EPANET y AUTOCAD como herramientas para el

diseño hidráulico de Sistemas de riego y digitalización de planos constructivos

Reposición de Equipos obsoletos Actualización técnica y la información del software y versatilidad del


sistema cartográfico del portafolio minero Modificación del cengest Sistema informática frutas Información del sector agropecuario

Secretaría de Cultura

Bases datos de artistas huilenses Diseño de Información Artística Portal Web - Elaboración de un portal Web para el Museo

Arqueológico Portal Web - Pagina Artesanos Portal Web - Pagina del Museo Arte Portal Web - Web de cultura Portal Web - Web de turismo Realización del primer encuentro virtual de vigías del patrimonio Sala de informática dotada, estamos hablando de la biblioteca

departamental. Implementación de equipos de cómputo para el Museo Arqueológico.

Secretaría de Educación

Software para las liquidaciones del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio

Publicación en la red de los programas y proyectos de impacto de las instituciones educativas.

Que se actualice en gestione lo mas pronto posible lo formatos para sacar certificados de la fiduprevisora y i.s.s

Secretaría General

Software de escaneo de información Colocar servicios en línea de interés a la comunidad, a las ESEs y DLS Ampliar el ancho de banda o mejorar la conectividad entre la

gobernación y secretaria Desarrollar el portal Web Adquisición de software, hardware, ups.


Los planteados en el plan de desarrollo Actualización pagina Web de la secretaria de cultura y turismo Capacitaciones en informática Manejo del idioma ingles Tener conocimiento en Oracle

Secretaría de Gobierno

Observatorio de derechos humanos Red de gestoras sociales Sistematización información de prevención y atención de desastres

Secretaría de Hacienda

Articular Presupuesto con Banco de Proyectos Consultas para informes de nomina y SIFA Subir información descuentos de nomina directamente al SIFA Que los software que administran y liquidan los impuestos sean propios Elaborar toda clase de reportes de la planta de personal Sistematizar para liquidar personal y expedir constancias de tiempo de

servicio y salarios Poder elaborar conciliaciones bancarias con el SIFA Desarrollar aplicativo para liquidación cesantías anualidad Manejo de la información que genere estadísticas La sistematización de la información de personal que permita la

generación de archivos dinámicos Sistematizar el inventario individual de cada funcionario - consiste en

que cada funcionario pueda consultar su inventario personal mediante el intranet sin necesidad de venir hasta el almacén

Inventario digitalizado - consiste cuando el funcionario de almacén efectúe el inventario de cualquier funcionario este se efectúe mediante un el computador y este se actualice automáticamente


Secretaría de Salud

Portal Web en salud Actualizar el software del SISVAN, de acuerdo a nuevos lineamientos

de rejillas de valoración nutricional Implementar programa de vigilancia nutricional en escolares Implementar programa de vigilancia nutricional en gestantes y recién

nacidos Secretaría de Vías e infraestructura

Software Diseño de Pavimentos Sistematizar Diseño Estructuras Software Diseño Geométrico de Vías Sistemas de información

Proyectos que existen y los están solicitando

correspondencia enviada y recibida Software contratación (5 solicitudes) Sistema de información geográfico


4.6 INVENTARIO DE TRÁMITES. A continuación se presenta un listado con los trámites y servicios más representativos por áreas funcionales resultado del proceso de las encuestas y socialización con los funcionarios lideres de los procesos. Agricultura

Solicitudes de titulación minera Acreditar empresas Prestadoras del Servicio de Asistencia Técnica

directa rural Cultura

Formación y promoción de los destinos turísticos Educación

Posesión de servidores públicos (docentes, directivos docentes) Solicitud de Paz y Salvo (formato solicitud salarios) Ingreso al Escalafón Información para los docentes y directivos que ascienden con el

decreto ley 2277 de 1979. Certificación tiempo de servicio, Laborales y Otros Certificación de Factores Salariales Certificación de Cesantías y Pensiones Cesantías Totales o Definitivas Cesantías Parciales (Adquisición de vivienda, Reparaciones locativas,

Liberación de Hipoteca, Construcción) Pensiones (Derecho, Post-mortem, Invalidez, Vejez, Reliquidación) Prestaciones sociales Actualizar datos de establecimientos educativos Actualizar licencia de establecimientos educativos Crear establecimientos educativos Ampliar el servicio en establecimiento educativo. Registrar otros programas después de obtenida la licencia de

funcionamiento o reconocimiento oficial. Cerrar algunos programas. Suspender programas por más de un año.


Programas en seccionales diferentes a la autorizada. Realizar/modificar fusión de EE/Sede. Realizar/modificar asociaciones de EE. Cambiar Sede. Cambiar nombre o razón social. Cambiar Director, Secretaria, firma del autorizado. Cambiar de Municipio. Modificar Tarifas y Costos Educativos. Cerrar Establecimiento Aprobación y otorgamientos de licencias o reconocimineto oficial a los

establecimientos educativos Ofrecer el servicio de educación formal Ofrecer el servicio de educación no formal Solicitar licencia de funcionamiento de un EE privado de educación

formal o no formal Creación de un nuevo Establecimiento Educativo Certificación de Actas de Grado y Diplomas Apostillaje de certificados de estudio Certificados de situación legal de establecimientos educativos Expedición certificados de capacitación con créditos para ascensos Recibir requerimientos de la comunidad Solicitud de Entrevista con El Secretario de Educación

General

Tramite de pensiones Tramite de cesantías parciales y definitivas Tramite de Certificados tiempos de servicio

Gobierno

Expedición de Pasaporte Reconocimiento de las Personerías Jurídicas de las organizaciones

sociales Asistencia Social a Población Vulnerable Actuación en situaciones de emergencias y desastres Gestión para la prevención del riesgo de emergencias y desastres

Hacienda Pago de impuestos


Tramites de cuentas Legalización de contratos

Jurídica

Asistencia legal Tramitar y resolver los asuntos policivos

Planeación

Asistencia técnica y de apoyo a la gestión municipal Presentación de informes de gestión y desempeño de los entes

municipales Inscripción y viabilidad de proyectos Estadísticas sectoriales

Salud

Asistencia técnica a los municipios en el manejo financiero del régimen subsidiado

Apoyo técnico a los municipios en la contratación del régimen subsidiado

Asistencia técnica y asesoría en el sector salud Suministro de información sobre Estadísticas vitales Formularios de nacidos vivos y de defunciones Registro individual de prestación de servicios – RIPS Diseño arquitectónico funcional (IPS publicas ) Tramite de quejas y reclamos de la atención en Salud a IPS públicas

y privadas Registro de profesionales, técnicos y auxiliares del área de salud Tramite de tutelas Autorización en la prestación de servicios de salud de la población

pobre y vulnerable a cargo del departamento Gestión a los procesos de auditoria para el mejoramiento de la

calidad de las I.P.S Solicitud de ayudas técnicas para la población con discapacidad del

departamento Solicitud de Entrevista con el Secretario de Salud Autorización de procedimientos médicos Autorización de medicamentos


Autorización y entrega de artículos discapacitados Recepción de cuentas medicas Presentación de cuentas de cobros para los pagos de las IPS. Presentación de cuentas de cobros para los pagos de los contratistas. Habilitación de servicios médicos de instituciones prestadoras de

salud. Habilitación a profesionales independientes Inscripción de profesionales de la salud Solicitud de certificados de habilitación de IPS Solicitud de certificados de inscripción. Solicitud de certificados de novedades. Solicitud y entrega de medicamentos: tuberculosis, lepra, malaria,

leishmania, VIH Licencias de funcionamiento de equipos emisores de rayos x. Solicitud de carnet de radioproteccion de rayos x Solicitud de licencia para prestar servicio en salud ocupacional. Orientación en jornada de vacunación Talleres para socializar la política nacional de la seguridad alimentaria

y nutricional y capacitar sobre la metodología para la formulación de los planes de la nutrición alimentaria.

Acompañamiento a la formulación de los planes locales de seguridad alimentaria y nutricional.

Prestación de servicios a la comunidad. Educación en emergencias y desastres CRUE Capacitación a la comunidad y entes territoriales públicos y privados. Preparar a la comunidad ante un evento de emergencia. Sistemas de referencia y contrarreferencia

Vías Conservación a la infraestructura vial Presupuestos de obra Tramite de contratos


4.7 DIAGNOSTICO SOBRE LINEAMIENTOS DE GOBIERNO EN LÍNEA PRESENTACION. El presente diagnostico, relacionado con el estado avance de la Gobernación del Huila en la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, se realizó tomando como referente los lineamientos de dicha estrategia, más concretamente revisando el nivel de avance frente a los criterios estipulados en el decreto 1151 de 2008, a través del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea. NORMATIVIDAD RELACIONADA.

Constitución Política de Colombia, Artículos 83, 84, 209 y 333 Principios Rectores. Facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública.

Ley 489 de 1998 Artículo 18

Supresión y Simplificación de Trámites como objetivo permanente de la Administración Pública

Documento Conpes 3292 de 2004

Masificar el uso de las tecnologías de Información para aumentar la competitividad productiva, modernizar las instituciones públicas y de Gobierno y socializar el acceso a la información.

Documento 2019 de 2005 Capítulo VI Un Estado eficiente al servicio de los ciudadanos Avanzar hacia una sociedad mejor informada

Ley 962 de 2005 Disposiciones sobre racionalización de trámites y servicios de las Entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas.


Decreto 4669 de 2005 Regular el procedimiento que debe seguirse para establecer y modificar los trámites autorizados por la ley

Decreto 1151 de 2008

Establece lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea –GEL

DEFINICIONES Y CONCEPTOS BASICOS. Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada en la ley. Trámite en Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya, sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Servicio en Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad. Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado. Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnológicas a través de las cuales se interconectan las entidades para el intercambio de información estandarizada y con adecuados niveles de servicio. Portal del Estado Colombiano: Es una herramienta Web (www.gobiernoenlinea.gov.co) que permite la carga y actualización de contenidos e información de trámites y servicios que ofrece el Estado colombiano del orden nacional y territorial, cuyo objetivo es ser el punto único de acceso a esta información en donde todos sus contenidos están organizados en temas y subtemas relevantes para el ciudadano. Al ingresar, los usuarios encontrarán los trámites y servicios de cada una de las entidades, así como los temas de interés público de las mismas.


Sistema Único de Información de Trámites (SUIT): Es un sistema electrónico de administración y divulgación de trámites y servicios de la Administración Pública colombiana que opera a través del Portal del Estado Colombiano, administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) por mandato legal, en alianza estratégica con el Ministerio de Comunicaciones - Programa Agenda de Conectividad. Este sistema permite que los ciudadanos consulten la información de los trámites y servicios del Estado de manera centralizada y en línea y que ésta sea actualizada por cada una de las entidades. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea: es el Qué y el Cómo para publicar información y proveer trámites y servicios del Estado por medios electrónicos. Surge para garantizar la calidad, oportunidad, accesibilidad, uniformidad y confianza en la información y servicios institucionales ofrecidos por medios electrónicos, ya que hay que asegurar y facilitar el acceso y ubicación a información, trámites y servicios útiles y de interés ciudadano.

FASES DE GOBIERNO EN LINEA. Fase de Información en Línea: Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus propios sitios Web para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios Web. Fase de Interacción en Línea: Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web. Fase de Transacción en Línea: Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios,


mediante canales seguros y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al español. Fase de Transformación en Línea: Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma que se eliminan los límites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por múltiples canales y/o ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de información misionales integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus preferencias. Fase de Democracia en Línea: Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El Gobierno incentiva a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones y, en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más vulnerables. METAS DE GOBIERNO EN LÍNEA. Las entidades públicas del orden territorial deberán implementar los criterios previstos para cada fase, de acuerdo con las siguientes metas:

Fase Plazo Fase de Información 1° de noviembre de 2008 Fase de Interacción 1° de diciembre de 2009 Fase de Transacción 1° de diciembre de 2010 Fase de Transformación 1° de diciembre de 2011 Fase de democracia 1° de diciembre de 2012


DIAGNOSTICO SOBRE GOBIERNO EN LINEA. El presente diagnostico, se concentra en el análisis del estado de avance frente las acciones de Preparación para el Gobierno en Línea y los criterios especificados para la Fase de Información. Diagnostico relacionado con la Preparación para el Gobierno en Línea:

Acción Diagnóstico y/o sugerencia Creación del Comité de Gobierno en Línea.

No se ha creado el Comité de Gobierno en Línea. Se sugiere la Creación del Comité de Gobierno en Línea, que debe estar integrado como mínimo por:

El líder de Gobierno en Línea, quien representa a la alta dirección;

Los representantes de cada Dirección y/o Programa de la entidad;

El jefe de la Oficina responsable de Planeación o su delegado, del nivel asesor;

El jefe de la Oficina responsable de Atención al Ciudadano o su delegado, del nivel asesor;

El jefe de la Oficina responsable de Comunicaciones y/o Prensa o su delegado, del nivel asesor;

El jefe de la Oficina responsable de Control Interno o su delegado, del nivel asesor y;

El jefe de la Oficina responsable de Sistemas y/o Informática o su delegado, del nivel asesor.

Plan de Acción de Gobierno en Línea

Al no existir el Comité de Gobierno en Línea, tampoco existe Plan de Acción de Gobierno en Línea.


Se sugiere que una vez creado el Comité de Gobierno en Línea, asuma como su primera tarea prioritaria, la elaboración del Plan de Acción de Gobierno en Línea, el cual debe comprender como mínimo:

Un marco estratégico, en el que se identifiquen las políticas de la entidad y su relación con los objetivos de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Un diagnóstico del estado de la entidad a la fecha de elaboración del Plan, con respecto al cumplimiento de los diferentes criterios en cada una de las Fases de Gobierno En Línea.

Un esquema que identifique las acciones necesarias para el cumplimiento de cada uno de los criterios en cada fase y su plazo de implementación.

Un marco de acción, que comprenda la identificación de los proyectos tendientes a garantizar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y el cumplimiento de los objetivos misionales de cada entidad.

Una ficha por cada proyecto que se desarrollará, identificando los objetivos, las actividades, los beneficios e impacto, las metas, los recursos señalando las líneas presupuestales que respaldan dichos recursos, los responsables y los plazos de ejecución.

Al no existir el Comité de Gobierno en Línea, es evidente que:


No hay en la Gobernación del Huila una instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la Estrategia de Gobierno en Línea.

No hay quien defina y supervise los mecanismos para dar

cumplimiento a la normatividad relacionada con el Gobierno en Línea.

No hay quien lidere, bajo los lineamientos de la Estrategia de

Gobierno en Línea, la elaboración del diagnóstico y la elaboración y seguimiento al Plan de Acción de Gobierno en Línea de la Gobernación.

No hay quien coordine y articule la Estrategia de Gobierno en Línea

a nivel Departamental en el Huila.

No existe una instancia que acompañe a los diversos grupos conformados al interior de la entidad, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

No hay un responsable de Identificar las barreras normativas para la

provisión de trámites y servicios en línea y propender por levantar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.

No se cumple con los criterios de responsabilidad en cuanto a la

definición de los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio Web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones y/o programas de la entidad), política de uso aceptable de los servicios de Red y de Internet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio Web, entre otros.

No hay una instancia responsable de la definición e implementación

del esquema de vinculación de la Gobernación a la Intranet Gubernamental y cada uno de sus componentes.


No hay quien defina y genere incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno en Línea por parte de los ciudadanos, las empresas y la Gobernación misma.

No hay quien lidere el adelanto de investigaciones, de tipo

cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios de Gobierno en Línea de la Gobernación.

No hay forma de garantizar la participación de funcionarios de la

entidad en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Diagnostico relacionado con la Fase de Información (Tipo de Información):

Criterio Diagnóstico y/o sugerencia

Información básica en el Portal del Estado

No hay información general de la Gobernación del Huila (ver Anexo 1) ni de los canales de atención al ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co. No hay forma de acceder al sitio Web de la Gobernación desde el Portal del Estado Colombiano.

Misión y visión Se esta cumpliendo con el criterio. Se accede desde el enlace INFO.ORGANIZACIONAL en el Menú Principal del sitio Web de la Gobernación.

Objetivos y funciones

Se esta cumpliendo con el criterio con el nombre de ‘Objetivos de Calidad’. Se accede desde el enlace INFO.ORGANIZACIONAL en el Menú Principal del sitio Web de la Gobernación.

Organigrama Se esta cumpliendo con el criterio. Se accede desde el enlace INFO.ORGANIZACIONAL en el Menú Principal del sitio Web de la Gobernación.

Localización física

Se esta cumpliendo con el criterio. Se observa en el pie de página de la página inicial para la Gobernación y a nivel de cada de una de las Secretarías y Oficinas Asesoras.


Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax


Correo electrónico de contacto


Horarios y días de atención al público


Directorio de funcionarios principales

Se esta cumpliendo con el criterio en forma parcial. En el sitio Web de la Gobernación están los resúmenes de las hojas de vida de los miembros del Gabinete, pero no existe un directorio como tal. Se sugiere crear el directorio o complementar la información del Gabinete Departamental con los números telefónicos de los funcionarios.

Directorio de entidades

Se esta cumpliendo con el criterio en forma parcial. Existen enlaces a los sitios Web de las entidades descentralizadas, pero no existe un directorio como tal. Se sugiere crear un directorio resumido de las entidades que contenga el nombre, dirección y teléfonos principales, más el enlace al sitio Web correspondiente.

Normatividad

Se esta cumpliendo con el criterio en forma parcial. Se publican en el grupo ‘Documentos de Interés’, pero al no aparecer reportada la fecha de publicación, no es posible determinar si se cumple con el criterio de publicación dentro de los 5 días siguientes a su expedición.


Proyectos de normatividad

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere abrir en el sitio Web una sección que contenga las normas que están en proceso de expedición, durante el período de su presentación hasta su sanción. Una vez aprobadas, deberán pasar a la sección de Normatividad.

Presupuesto aprobado en ejercicio

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere crear en el sitio Web una sección donde se publique tanto el presupuesto aprobado vigente como las modificaciones al mismo.

Información histórica de presupuestos

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere crear en el sitio Web una sección donde se publiquen los presupuestos de los dos ejercicios anteriores.

Políticas, planes y/o líneas estratégicas

Se esta cumpliendo con el criterio. El Plan de Desarrollo Departamental está publicado en el sitio Web de la Gobernación. Al realizar la descarga del documento PDF del Plan de Desarrollo, se notó un tiempo de respuesta muy largo. Se sugiere fraccionar el documento y presentarlo por secciones con una tabla de contenido.

Programas y proyectos en ejecución

No se esta cumpliendo totalmente con el criterio, a pesar de que hay forma de descargar un documento en el que se relacionan los proyectos registrados. Se sugiere publicar la lista de los proyectos registrados con un enlace para poder ver la información detallada de cada uno de ellos


Contacto con dependencia responsable de proyecto

No se esta cumpliendo con el criterio. Cada sección referente a planes y proyectos debe contar en un lugar visible con enlace al correo electrónico de la dependencia responsable para obtener mayor información al respecto.

Listado de trámites

No se esta cumpliendo con el criterio. No existe en la página inicial de la Gobernación del Huila un lugar plenamente visible con el enlace a la sección de trámites y servicios de la entidad. No existe el inventario de trámites. Se sugiere, con carácter urgente, abordar las siguientes tareas para dar cumplimiento a este criterio:

Realizar el Inventario de Trámites Elaborar la Ficha Técnica de cada

Tramite Realizar la Inscripción de Trámites en el

Sistema Único de Información de Trámites –SUIT

Crear la sección de Trámites en el sitio Web de la Gobernación con los lineamientos definidos en la Agenda de Conectividad.

Listado de servicios

No se esta cumpliendo con el criterio. No existe en la página inicial de la Gobernación del Huila un lugar plenamente visible con el enlace a la sección de trámites y servicios de la entidad.


Información sobre la contratación

No se esta cumpliendo con el criterio, a pesar que en el sitio Web de Gobernación se publica información sobre contratación. Se sugiere, con respecto a los procesos de contratación que publica la Gobernación, que cada identificación del proceso se enlace con la información respectiva publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

Entes de control que vigilan a la entidad

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere publicar la relación de entidades que vigilan a la Gobernación y los mecanismos de control que existen al interior y exterior de la entidad para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión de la misma. Para ello se debe indicar, como mínimo, el tipo de control que se ejecuta al interior y exterior de la Gobernación (fiscal, social, político, etc.) y la forma como un particular puede comunicar una irregularidad ante la entidad responsable de hacer el control sobre ella.

Informes de Gestión

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere publicar, como mínimo, los informes del período en vigencia y el histórico del período inmediatamente anterior, presentados a la Contraloría, a la Asamblea, el informe semestral de Gobierno En Línea y demás entes que vigilan la gestión de la Gobernación.

Metas, indicadores de gestión y/o desempeño y resultados

No se esta cumpliendo con el criterio. En la sección correspondiente al Departamento Administrativo de Planeación, el enlace correspondiente a Indicadores hace referencia cifras del año 2004.


Se sugiere publicar la información relacionada con metas, indicadores de gestión y/o desempeño y los resultados mensualizados frente a las metas.

Plan de Mejoramiento

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere publicar cada tres meses (enero, abril, julio y octubre de cada año) los informes remitidos a la Contraloría General de la República sobre el Plan de Mejoramiento de la entidad.

Información para niños

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere publicar información sobre la Gobernación y sus actividades dirigida para los niños, de acuerdo con las indicaciones definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Preguntas y respuestas frecuentes

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere crear una sección en el Sitio Web de la Gobernación en la que se ofrezca una lista de respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta. Esta sección debe ser accesible desde un enlace visible en la página inicial.

Boletines y publicaciones

Si se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere mostrar la fecha de publicación del boletín, ya que cuando se entra por primera vez aparecen todos los boletines del mes y no se sabe a que día corresponde cada uno.

Noticias

Si se esta cumpliendo con el criterio. Se tiene acceso a las noticias desde la página inicial del sitio Web de la Gobernación.


Glosario

No se esta cumpliendo con el criterio. Se sugiere incluir un glosario, con enlace desde la página inicial, que contenga el conjunto de términos generales que usa la entidad o que tienen relación con su actividad.

Política de privacidad y condiciones de uso

No se esta cumpliendo con el criterio. En el pie de la página inicial, se debe habilitar un enlace que dirija a las políticas de privacidad y condiciones de uso del sitio Web de la Gobernación.

Presentación del Departamento del Huila

Si se esta cumpliendo con el criterio. Se tiene acceso a la introducción sobre los aspectos más destacables del Departamento del Huila.

Información general del Departamento del Huila

Si se esta cumpliendo parcialmente con el criterio pero no en la forma mas organizada. Se sugiere crear una sección, accesible desde la página inicial, donde se ubiquen fácilmente la identificación del departamento (NIT, código DANE, gentilicio), símbolos (escudo, bandera, himno), historia (fecha de fundación, fundadores, reseña), geografía (reseña geográfica, límites, extensión, altitud, temperatura media) ecología (reseña), economía (reseña) vías de comunicaciones (aéreas, terrestres y fluviales).

Territorios

Si se esta cumpliendo con el criterio. Desde el sitio Web de la Gobernación hay acceso a la información de los municipios que conforman el departamento con enlace a sus sitios Web oficiales.

Mapas Se esta cumpliendo con el criterio, aunque no es fácil ubicar los mapas desde la página inicial de la Gobernación.


Se sugiere crear una sección, accesible desde la página inicial, que contenga como mínimo, el mapa geográfico, el político y mapas territoriales.

Indicadores

Se esta cumpliendo con el criterio, aunque no es fácil ubicar los indicadores. Se sugiere publicar una lista relacionando los indicadores de población, salud, educación, servicios públicos, meteorología, socio económicos, entre otros. Esta lista debe tener enlaces directos a la página específica del sitio Web de la Gobernación donde están los correspondientes indicadores.

Documentos del Departamento

No se esta cumpliendo con el criterio. A pesar de la existencia de una sección de documentos en el sitio Web de la Gobernación, hay muy pocas publicaciones sobre el departamento, en temas diversos como el agropecuario, cultura, economía, demografía, medio ambiente, obras públicas, servicios públicos, trabajo, turismo, educación, juventud, mujeres, salud, vivienda, entre otros.

Turismo

Si se esta cumpliendo con el criterio. Hay acceso a la Guía Turística a través de la sección correspondiente a la Secretaría de Cultura y Turismo. Se sugiere colocar un acceso directo a la Guía Turística, desde la página principal del sitio Web de la Gobernación.


Diagnostico relacionado con la Fase de Información (Estándares de Navegación):

Criterio Diagnóstico y/o sugerencia

Identidad visual

Se esta cumpliendo parcialmente con el criterio. La identidad visual del Huila se conserva siempre en el sitio Web de la Gobernación y los sitios Web de los proyectos que implementan portal propio. Se debe incluir la identidad del Estado Colombiano (fundamentalmente el escudo) los sitios Web antes mencionados.

Enlace al Portal del Estado Colombiano

Se esta cumpliendo parcialmente con el criterio. El criterio establece que se debe incluir un enlace a la página de inicio del Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co). El sitio Web de la Gobernación del Huila tiene el enlace a www.gobiernoenlinea.gov.co/home_ciudadanos.aspx. Se sugiere realizar esta corrección.

Fecha de la última actualización

No se está cumpliendo con el criterio. Se sugiere que en la página inicial aparezca la fecha de la última actualización del sitio Web de la Gobernación.

División de los contenidos

Se cumple parcialmente con el criterio. Existen secciones del sitio Web de la Gobernación, donde los contenidos se presentan en un formato demasiado extenso. Se sugiere revisar estos casos y presentar la información en porciones más pequeñas.


Uso de colores

Si se está cumpliendo con el criterio. La combinación de colores luce adecuada y no se abusa de los mismos para resaltar contenidos.

Uso de marcos

Si se está cumpliendo con el criterio. El sitio Web de la Gobernación del Huila es totalmente navegable sin el uso de marcos.

Manejo de vínculos

Si se está cumpliendo con el criterio. Se sugiere quitar de la página principal las imágenes que no conducen a ningún sitio (imágenes sin vínculos).

Mapa del sitio

No se está cumpliendo con el criterio. En la página principal del sitio Web de la Gobernación existe un vínculo que dice ‘Mapa del Sitio’ que parece no estar funcionando. Se sugiere revisar esta situación y corregirla.

Acceso a la página de inicio

Si se está cumpliendo con el criterio. Existe un acceso directo a la página de inicio, el cual está disponible desde cualquier página del sitio.

Acceso al menú principal

No se está cumpliendo con el criterio. A pesar de que siempre está presente un área con el rótulo de ‘Menú Principal’, las opciones de esta varían de una página a otra dentro del sitio Web de la Gobernación. Se sugiere corregir está situación y mantener siempre disponibles las opciones del Menú Principal.


Nombre de dominio

Si se está cumpliendo con el criterio. Se esta haciendo uso del formato .gov.co

Marcación y/o etiquetado

No se está cumpliendo con el criterio. Todas las páginas y todos los elementos insertos en éstas (incluidos gráficos o archivos sonoros), deben estar debidamente marcados y/o etiquetados, incluyendo una descripción adecuada de su contenido o lo que representa.

Tiempo de despliegue

Si se está cumpliendo con el criterio. El tiempo de despliegue luce adecuado, pero se sugiere revisar los tiempos de descarga, especialmente cuando se trata de archivos grandes.

Nota: se recomienda revisar todos los sitios Web adicionales de la Gobernación (por ejemplo, el SIR, Portafolio Virtual Minero, entre otros) frente a los criterios de Estándares de Navegación que se acaban de mencionar. A primera vista da la impresión que no cumplen muchos de estos criterios


ANEXO I Inventario de Hardware


ANEXO II


SWITCHES SIN PASSWORD DE ADMINISTRADOR

entrega ii

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