enterprise resource planning (erp) education …thesis.binus.ac.id/doc/cover/2009-1-00245-ka...

ANALISA DAN PERANCANGAN

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) EDUCATION

DENGAN METODE

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

(STUDI KASUS PADA AREA ALUMNI DAN EXTERNAL RELATIONSHIP

SERVICES BINUS UNIVERSITY)

SKRIPSI

Oleh

Rusliane 0900804852

Merlinda Handayani 0900821190

Universitas Bina Nusantara

Jakarta

2009

ii



DENGAN METODE




SKRIPSI

diajukan sebagai salah satu syarat

untuk gelar kesarjanaan pada

Jurusan Komputer Akuntansi

Jenjang Pendidikan Strata-1

Oleh

Rusliane 0900804852

Merlinda Handayani 0900821190


Jakarta

2009



DENGAN METODE




SKRIPSI

Disusun oleh :

Rusliane_ Merlinda Handayani

0900804852 0900821190

Disetujui oleh :

Pembimbing

Prof. Dr. Harjanto Prabowo

Kddsn : D1390


Jakarta

2009

v

PRAKATA

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena

atas berkat dengan rahmat-Nya skripsi yang berjudul “Analisa dan Perancangan

Enterprise Resource Planning (ERP) Education Dengan Metode Business Process

Management (BPM) Pada Area Alumni dan External Relationship Services BINUS

University” yang merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana strata-1

jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara dapat diselesaikan dengan

tepat waktu.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi, penulis mendapatkan

banyak bantuan yang diterima baik berupa dukungan materi maupun dukungan moral.

Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.APP.SC. selaku Rektor Universitas Bina

Nusantara.

2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.

3. Ibu Yanti, S.Kom, MM selaku ketua jurusan Komputerisasi Akuntansi.

4. Bapak Prof. Dr. Harjanto Prabowo, selaku dosen pembimbing yang telah membantu

dalam penyusunan skripsi ini.

5. Ibu Meyliana S.Kom, MM, selaku nara sumber yang telah banyak membantu dan

mengarahkan baik dalam teknis maupun penulisan skripsi ini.

vi

6. Pimpinan dan seluruh karyawan untuk unit BAC, BCC, BEC dan BICAR di BINUS

University yang telah memberikan waktu, kesempatan, serta bantuan dalam

memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini.

7. Seluruh staf dan karyawan ATL (Applied Technology Laboratory) yang telah

memberi bantuan dalam penyusunan skripsi ini.

8. Orang tua, saudara-saudara, rekan-rekan mahasiswa serta semua pihak yang telah

memberikan dukungan dan bantuan secara moril maupun materi sehingga penulis

dapat menyelesaikan skripsi ini.

9. Semua teman-teman yang mengambil skripsi dengan topik ERP Education dan ERP

Hospital yang telah memberi dukungan, saran dan kritik yang membangun dalam

penyusunan skripsi, serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Karena keterbatasan pengetahuan yang kami miliki, kami menyadari bahwa

skripsi ini masih jauh dari sempurna dan tentu tidak terlepas dari kesalahan-kesalahan

yang tidak disengaja. Oleh karena itu, kami mohon maaf dan pengertian yang sedalam-

dalamnya mengingat penulis masih dalam tahap belajar. Akhir kata, dengan segala

kerendahan hati kami mengharapkan skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang

membaca.

Jakarta, Januari 2009

Penulis

vii

DAFTAR ISI

Halaman Judul Luar

Halaman Judul Dalam

Halaman Persetujuan Hard Cover

Halaman Pernyataan Dewan Penguji

Abstrak............................................................................................................................ iv

Prakata...............................................................................................................................v

Daftar Isi ........................................................................................................................ vii

Daftar Tabel .................................................................................................................. xiii

Daftar Gambar.............................................................................................................. xvii

Daftar Lampiran..............................................................................................................xx

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Ruang Lingkup......................................................................................... 3

1.3 Tujuan dan Manfaat ................................................................................. 4

1.4 Metodologi ............................................................................................... 4

1.5 Sistematika Penulisan .............................................................................. 6

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori Dasar/Umum...........................................................................8

2.1.1 Pengertian Data .............................................................................8

2.1.2 Pengertian Informasi .....................................................................8

2.1.3 Pengertian Sistem..........................................................................9

viii

2.1.4 Pengertian Analisis Sistem ...........................................................9

2.1.5 Pengertian Perancangan Sistem ..................................................10

2.1.6 Pengertian Sistem Informasi .......................................................11

2.1.7 Sumber Daya Sistem Informasi ..................................................11

2.1.8 Pengertian Analisis Sistem Informasi .........................................13

2.1.9 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ...................................13

2.1.10 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan ................13

2..2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan Dengan Topik yang Dibahas ... 14

2.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) ..................... 14

2.2.2 Manfaat Enterprise Resource Planning (ERP) ........................ 14

2.2.3 Pengertian Pendidikan .............................................................. 16

2.2.4 Pengertian Best Practice ............................................................ 16

2.2.5 Pengertian Proses Bisnis ............................................................ 16

2.2.6 Pengertian Business Process Management (BPM).................... 18

2.2.7 Business Process Management (BPM) Framework .................. 19

2.2.8 Business Process Management (BPM) Success Stool ............... 23

2.2.9 Business Process Management (BPM) Maturity Model............ 25

2.2.10 Business Process Modeling Notation (BPMN).......................... 26

2.2.11 Balance Scorecard ..................................................................... 27

2.2.12 Key Performance Indicator (KPI) ............................................. 27

2.2.13 Integrated Enterprise Ecosystem Portal .................................... 28

2.2.14 Alumni ....................................................................................... 29

2.2.15 Kolaborasi .................................................................................. 29

2.2.16 Karir ........................................................................................... 29

ix

2.2.17 Entrepreneurship/Kewirausahaan.............................................. 29

2.2.18 Entrepreneur .............................................................................. 30

BAB 3 ORGANIZATION-BPM FOUNDATION

3.1 Organization Foundation....................................................................... 31

• Aspek Internal Organisasi................................................................ 31

• Aspek Eksternal Organisasi ............................................................. 34

• Visi dan Misi Organisasi.................................................................. 37

• Tujuan Organisasi ............................................................................ 39

• Sasaran Organisasi ........................................................................... 40

• Struktur Organisasi .......................................................................... 41

• Nama Unit dan Deskripsi Umum..................................................... 42

• Strategi Untuk Mencapai Tujuan dan Sasaran................................. 46

• Strategi Implementasi Organisasi .................................................... 47

• Strategi Pembeda Utama.................................................................. 59

3.2 Process Foundation ............................................................................... 61

• Arsitektur Awal Proyek ................................................................... 63

• Gambaran Proses Organisasi ........................................................... 64

• Daftar Proses End-to-end ................................................................. 65

3.3 Technology Foundation ......................................................................... 66

• Gambaran dan Blue Print Arsitektur TI........................................... 66

• Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan .................... 67

• Identifikasi Sistem yang Sedang Berjalan ....................................... 68

• Canonical Data and Data Source Dictionary.................................. 68

x

• Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal ............................................ 79

• Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan ............................ 83

3.4 BPM Foundation ................................................................................... 88

• Definisi Pihak yang Berkepentingan (Stakeholder)

dalam Proyek ................................................................................... 88

• Harapan Pihak yang Berkepentingan (Stakeholder) yang

Disetujui dan Didokumentasikan..................................................... 91

• Process Selection Matrix (PSM)...................................................... 92

• Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi dan Metrik Awal

(PWM) ............................................................................................. 93

• Proses yang Diprioritaskan untuk Tahap Elaborasi ......................... 94

• Project Management (Initial Draft of the Project Plan).................. 94

BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE

4.1 Elaboration Phase ............................................................................... 103

• Approriate Metrics to Establish a Beseline for Future

Improvement .................................................................................. 103

• Root Cause Analysis ...................................................................... 140

• People Capability Matrix............................................................... 141

• Available Information .................................................................... 146

• Improvement Priorities .................................................................. 147

4.2 Improvement Phase.............................................................................. 148

• Redesigning Process Models ......................................................... 148

• Simulation Models and ABC Details ............................................. 149

xi

• Future ABC .................................................................................... 156

• People Capability and Capacity Planning .................................... 180

• Feasibility Validation and Gap Analysis Report ........................... 183

• An Update Business Case .............................................................. 185

4.3 People and Technology Development Phase ....................................... 187

• Dissection & Amalgamation of New Process Info Activities ......... 187

• Redesigning Role Descriptors and Goals ...................................... 189

• Performance Management and Measurement for

Approriate Roles ............................................................................ 197

• People Core Capability Gap Analysis ........................................... 200

• Business Process Orchectration (BPMN) ..................................... 205

• Business Application Connectivity................................................. 209

• Hubungan antara BPM, ESB dan SOA.......................................... 210

• User Interface ................................................................................ 211

• Software Test Script and Result ..................................................... 216

4.4 Deployment Phase ............................................................................... 219

• Improved or New Process that Work Satisfactorily....................... 219

• Trained and Motivated Staff .......................................................... 220

4.5 Monitor and Benefit Realization Phase ............................................... 222

• Benefit Summary Plan.................................................................... 222

• Benefit Realization Register........................................................... 235

• Benefit Milestone Matrix................................................................ 237

• Benefit Delivery Matrix.................................................................. 240

xii

4.6 Continuous Improvement Phase .......................................................... 242

• Mechanism to Manage Business Process and Identify

and Realize Oppurtunities for Process Improvement .................... 242

4.7 Embedding BPM with the Organization .............................................. 243

• Characterictic ................................................................................ 243

• Integrated Enterprise Ecosystem ................................................... 244

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan .............................................................................................. 246

5.2 Saran .................................................................................................... 247

DAFTAR PUSTAKA

RIWAYAT HIDUP

LAMPIRAN-LAMPIRAN

SURAT KETERANGAN SURVEI

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Aspek Internal Organisasi................................................................... 31

Tabel 3.2 Aspek Eksternal Organisasi ................................................................ 34

Tabel 3.3 Operational Excellence....................................................................... 48

Tabel 3.4 Timeline Schedule ............................................................................... 63

Tabel 3.5 Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan ....................... 67

Tabel 3.6 Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal ............................................... 79

Tabel 3.7 Process Worth Matrix (PWM)............................................................ 93

Tabel 4.1 Matrix Analysis ................................................................................. 105

Tabel 4.2 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Pembuatan Kerja

Sama Pada Unit BCC - Current ........................................................ 117

Tabel 4.3 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Proses Pembuatan

Kerjasama Unit BCC ........................................................................ 120

Tabel 4.4 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Registrasi pada Unit

BEC - Current .................................................................................. 122

Tabel 4.5 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Registrasi pada Unit BEC.......... 125

Tabel 4.6 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Pendaftaran

Membership pada Unit BAC -Current.............................................. 127

Tabel 4.7 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Pendaftaran Membership

pada unit BAC................................................................................... 129

Tabel 4.8 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Perekrutan pada Unit

BEC – Current .................................................................................. 131

Tabel 4.9 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Perekrutan pada Unit BEC ........ 133

xiv

Tabel 4.10 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Donasi pada

Unit BAC .......................................................................................... 136

Tabel 4.11 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Proses Donasi pada Unit BAC .. 138

Tabel 4.12 People Capability Matrix Unit BAC ................................................ 142

Table 4.13 People Capability Matrix Unit BCC................................................. 143

Tabel 4.14 People Capability Matrix Unit BEC................................................. 144

Tabel 4.15 People Capability Matrix Unit BICAR ............................................ 145

Tabel 4.16 Perbandingan Penggunaan Waktu Sebelum dan Sesudah

Penggunaan Aplikasi Baru dalam Proses Pembuatan Kerjasama

pada unit BCC................................................................................... 149


Penggunaan Fungsi Registrasi pada website BEC............................ 149


Penggunaan Fitur Membership pada website Alumni ...................... 150

Table 4.19 Perbandingan Penggunaan Waktu Sebelum dan Sesudah

Penggunaan Fungsi Perekrutan pada website BEC........................... 151


Penggunaan Fitur Donasi pada website BAC ................................... 151

Tabel 4.21 Perbandingan Penggunaan Biaya Sebelum dan Sesudah

Penggunaan Aplikasi Baru dalam Proses Pembuatan

Kerjasama pada Unit BCC................................................................ 152


Penggunaan Fungsi Registrasi pada website BEC............................ 153

xv


Penggunaan Fitur Membership pada website BAC .......................... 153

Table 4.24 Perbandingan Penggunaan Biaya Sebelum dan Sesudah

Penggunaan Fungsi Perekrutan pada website BEC........................... 154


Penggunaan Fitur Donasi pada website BAC ................................... 155

Tabel 4.26 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Pembuatan Kerjasama

pada website BEC – Future .............................................................. 156

Tabel 4.27 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Proses Pembuatan Kerjasama

pada Unit BCC.................................................................................. 159

Tabel 4.28 Activity-based Costing (ABC) untuk proses Registrasi melalui

website BEC – Future ....................................................................... 162

Tabel 4.29 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Registrasi pada Unit BEC.......... 164

Tabel 4.30 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Pendaftaran

Membership pada website BAC – Future ......................................... 167

Tabel 4.31 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Proses Pendaftaran Membership

pada unit BAC................................................................................... 169

Tabel 4.32 Activity-based Costing (ABC) untuk Proses Perekrutan melalui

website BEC – Future ....................................................................... 171

Tabel 4.33 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Perekrutan pada Unit BEC ........ 174

Tabel 4.34 Activity-based Costing (ABC) untuk Penambahan Fitur Donasi

pada website BAC – Future .............................................................. 176

Tabel 4.35 Perkiraan Jumlah Transaksi untuk Donasi pada Unit BEC .............. 178

Tabel 4.36 People Capability Matrix Unit BCC setelah Improvement .............. 180

xvi

Tabel 4.37 People Capability Matrix Unit BEC setelah Improvement............... 180

Tabel 4.38 People Capability Matrix Unit BAC setelah Improvement .............. 181

Tabel 4.39 Gap Analysis untuk People Capability Matrix BCC ........................ 182

Tabel 4.40 Gap Analysis untuk People Capability Matrix BEC ........................ 182

Tabel 4.41 Gap Analysis untuk People Capability Matrix BAC........................ 183

Tabel 4.42 RASCI Model Unit BEC .................................................................. 191

Tabel 4.43 RASCI Model Unit BCC .................................................................. 194

Tabel 4.44 RASCI Model Unit BAC .................................................................. 195

Tabel 4.45 KPI BEC ........................................................................................... 197

Tabel 4.46 KPI BCC ........................................................................................... 198

Tabel 4.47 KPI BAC........................................................................................... 199

Tabel 4.48 People Core Capability Gap Analysis pada Aplikasi Baru

untuk Unit BCC ................................................................................ 200

Tabel 4.49 People Core Capability Gap Analysis pada Registrasi untuk

Unit BEC........................................................................................... 201

Tabel 4.50 People Core Capability Gap Analysis pada Membership untuk

Unit BAC .......................................................................................... 203

Tabel 4.51 People Core Capability Gap Analysis pada Perkerutan untuk

Unit BEC........................................................................................... 203

Tabel 4.52 People Core Capability Gap Analysis pada Donasi untuk

Unit BAC .......................................................................................... 205

Tabel 4.53 Potential Benefits and Plan (Benefit Summary Plan) ....................... 222

xvii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 BPM Implementation Framework ...................................................... 19

Gambar 2.2 BPM Success Stool ............................................................................. 23

Gambar 2.3 BPM Maturity Model .......................................................................... 25

Gambar 2.4 Integrated Enterprise Ecosystem Portal ............................................. 28

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BINUS University .............................................. 41

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit BAC ............................................................ 42

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Unit BEC ............................................................ 43

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Unit BICAR ........................................................ 44

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Unit BCC ............................................................ 45

Gambar 3.6 Building Block pada Balanced Score Card......................................... 47

Gambar 3.7 Proses Model....................................................................................... 61

Gambar 3.8 Education Value Chain ....................................................................... 61

Gambar 3.9 Organization Process View................................................................. 64

Gambar 3.10 Overview dan Blueprint Arsitektur TI ................................................ 66

Gambar 3.11 Canonical Data ................................................................................... 68

Gambar 3.12 ERD Front Contents ........................................................................... 69

Gambar 3.13 ERD MU1 ........................................................................................... 70

Gambar 3.14 ERD MU2 ........................................................................................... 71

Gambar 3.15 ERD Testi............................................................................................ 72

Gambar 3.16 ERD Industri nw ................................................................................. 72

Gambar 3.17 ERD E-Mags ....................................................................................... 73

Gambar 3.18 ERD Events and Acts .......................................................................... 73

xviii

Gambar 3.19 ERD News ........................................................................................... 74

Gambar 3.20 ERD Business nw ................................................................................ 74

Gambar 3.21 ERD Success Prof ............................................................................... 75

Gambar 3.22 ERD Service Sol.................................................................................. 76

Gambar 3.23 ERD Sharing ....................................................................................... 77

Gambar 3.24 ERD Hits ............................................................................................. 77

Gambar 3.25 ERD Email .......................................................................................... 78

Gambar 3.26 ERD Member ...................................................................................... 78

Gambar 3.27 Process Selection Matrix (PSM)......................................................... 92

Gambar 3.28 Gantt Chart ......................................................................................... 95

Gambar 4.1 Knowledge and Information Need Map ............................................ 146

Gambar 4.2 BEC Pyramid of Performance Target .............................................. 197

Gambar 4.3 BCC Pyramid of Performance Target .............................................. 198

Gambar 4.4 BAC Pyramid of Performance Target .............................................. 199

Gambar 4.5 BPMN BCC (Aplikasi Pembuatan Kerjasama) ................................ 206

Gambar 4.6 BPMN BEC (Registrasi)................................................................... 207

Gambar 4.7 BPMN BAC (Membership Alumni) ................................................. 207

Gambar 4.8 BPMN BEC (Perekrutan) ................................................................. 208

Gambar 4.9 BPMN BAC (Donasi) ....................................................................... 208

Gambar 4.10 Business Application Connectivity.................................................... 209

Gambar 4.11 Hubungan BPM, ESB dan SOA ....................................................... 210

Gambar 4.12 Rancangan User Interface Proposal Aplikasi Baru BCC ................. 211

Gambar 4.13 Rancangan User Interface untuk Registrasi di BEC......................... 212

Gambar 4.14 Rancangan User Interface untuk Membership di BAC .................... 213

xix

Gambar 4.15 Rancangan User Interface untuk Perekrutan di BEC ....................... 214

Gambar 4.16 Rancangan User Interface Donasi .................................................... 215

Gambar 4.17 Benefit Milestone Matrix Unit BCC (Aplikasi) ................................ 237

Gambar 4.18 Benefit Milestone Matrix Unit BEC (Registrasi dan Perekrutan) ..... 238

Gambar 4.19 Benefit Milestone Matrix Unit BEC

(Membersip Alumni dan Donasi)...................................................... 239

Gambar 4.20 Benefit Delivery Matrix BCC (Aplikasi) .......................................... 240

Gambar 4.21 Benefit Delivery Matrix BEC (Registrasi) ........................................ 240

Gambar 4.22 Benefit Delivery Matrix BAC (Alumni Membership)....................... 241

Gambar 4.23 Benefit Delivery Matrix BEC (Perekrutan)....................................... 241

Gambar 4.24 Benefit Delivery Matrix (Donasi)...................................................... 242

Gambar 4.25 Integrated Enterprise Ecosystem ...................................................... 244

xx

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. List Wawancara................................................................................. L1

Lampiran 2. Arsitektur yang Disetujui dan Didokumentasikan (Narasi).............. L12

Lampiran 3. Surat Survei....................................................................................... L30

enterprise resource planning (erp) education …thesis.binus.ac.id/doc/cover/2009-1-00245-ka...

Documents