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© 2006 pulinco. All rights reserved.

28.04.2006 / Seite 1

® TopEase is a registered trademark of pulinco.

Enterprise Architecture Management

Die Basis für Compliance Management


28.04.2006 / Seite 2


Locations: Zollikofen (HQ) [CH]Egerkingen [CH]Altendorf [CH] Munich [DE]Glasgow [UK]

Basis of all activities: TopEase® Approach Best practices combinedas a comprehensive guidefor Quality -, Cost-, Risk-and Change -Management

pulinco – The Engineering Company

Founded: 1992

Employees: ca 25

CEO: Roland Pulfer

Executive Board: Dr. Hanspeter Seiler Sacha CasotMatthias Scheurer


28.04.2006 / Seite 3


Experience (References Customers)

“There’s only one way of proving it’s possible. By doing it.”

GOVAN INTIATIVE LTD


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Aktuelle Projekte (Auswahl)

Strategie / Performance Management / Prozessmodellierung

IT Service Management (ITIL)

Prozessmodellierung / IT Service Management (ITIL) / Basel II operational Risk Management

IT Service Management (ITIL)

Basel II operational Risk Management / IT-SecurityManagement (BS 7799)

Prozessmodellierung

Internes Kontroll System / Prozessmodellierung

Sarbanes-Oxley Compliance (SOX/COSO)

IT-Security Compliance (CobIT / ISO 17799)

Bankenreferenzmodell, Compliance

DIK VBS


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Enterprise Architecture Management


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Agenda• Risk Management & Compliance => die neue Herausforderung für

viele Unternehmen• Worauf kommt es an

• Ist Situation• Informationsqualität / -aktualität• Redundanz

• Problemstellung• Aufzeigen von Zusammenhängen• Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse• Umgang mit der kontinuierlichen Unternehmensveränderung

• Lösungsansatz• Integration der Unternehmensdaten

• Erarbeitung der Grundvoraussetzung• Präsentation eines Fallbeispiels


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Worauf kommt es an …

Risk- / Compliance Control Framework

Strategie

Organisation

Prozess

IT

Infrastruktur

Lokation

Sachmittel


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Ist Situation• Prozessdokumentation nicht / unvollständig / veraltet

vorhanden• Prozessmanagement nicht umgesetzt• IT-Architektur unklar / nicht dokumentiert• Organigramme in unterschiedlicher Aktualität im

Unternehmen verteilt• standortspezifische Aussagen zu Infrastruktur nicht möglich• Zusammenhänge nicht erkennbar / nachvollziehbar• Daten redundant vorhanden


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Problemstellung• Eine falsche Herangehensweise führt mittelfristig zu sich

wiederholenden, unkalkulierbaren Aufwänden für das Unternehmen

• Die im Einsatz befindlichen (problemorientierten) Lösungen lassen sich nicht sinnvoll als Plattform für den Aufbau eines Risk- / Compliance Frameworks einsetzen oder ergänzen

• Wie bleibt ein Unternehmen bei kontinuierlicher Veränderung unterjährig „compliant“?

• Wie kann ein Unternehmen bei kontinuierlicher Veränderung eine aktuelle Einschätzung der Risikolandschaft garantieren ?

• Eine Beratung durch Spezialisten bringt oft eine problemorientierte Lösung zu Tage


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Stimmen aus einer Plenumsdiskussion

• Head of Global IT Management einer grossenRückversicherungsgesellschaft:• Höchste Priorität liegt darin die gesetzten Termine zu

halten• Qualität / Performance wurde nicht verbessert

• Ein Partner der PWC:• Der Grossteil des Aufwands fällt an, weil die Unternehmen

zuerst die Hausaufgaben machen müssen• Wir haben keine „nachhaltige Lösung“ für unsere Kunden

(Excel-Sheets)


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Beware of the Quick Fix (Gartner Group)

• most Sarbanes-Oxley targeted solutions purchased in 2004 will be retired or replaced by the end of 2005.

• Enterprises that choose one-off solutions for each regulatory challenge that they face will spend 10 times more on compliance projects than their counterparts that take a proactive Approach

• Although there are times when adopting a "quick and dirty" solution may be necessary to meet deadlines, enterprises should avoid committing too much time, effort or data to such systems


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„Quick Fix“ vs proactive Approach (Enterprise Architecture Management)

Qual

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Risk-Management

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ComplianceManagement

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„Quick Fix“ Kosten

Problemorientierte Herangehensweise:

Synergien der einzelnen Themenbereiche werden nicht erkannt, die losgelöste Betrachtung der einzelnen

Themenbereiche setzt die mehrfache Aufbereitung und Pflege von Grundinformationen wie z.B. Prozesse / Organisation / IT-Architektur / Infrastruktur und Wertschöpfungsketten voraus. Dem Unternehmen entstehen Mehrkosten, die Ergebnisse sind nicht nachhaltig und deshalb schwer wiederverwendbar.

Problemorientierte Herangehensweise:

Synergien der einzelnen Themenbereiche werden nicht erkannt, die losgelöste Betrachtung der einzelnen

Themenbereiche setzt die mehrfache Aufbereitung und Pflege von Grundinformationen wie z.B. Prozesse / Organisation / IT-Architektur / Infrastruktur und Wertschöpfungsketten voraus. Dem Unternehmen entstehen Mehrkosten, die Ergebnisse sind nicht nachhaltig und deshalb schwer wiederverwendbar.


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Enterprise Architecture Focus

Support Management and beyond

Information / Daten

AufbauOrganisation

Information Technology & Architektur

Infr

astr

uktu

r

Sachmittel, Logistik

Ereignis KundePartner

Wertschöpfungskette KundePartner

Process Management and beyond

Rolle,Gremium,Stelle

Prozess Management

Risi

ko-/

Q-M

anag

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t

Prod

ukt

& S

ervi

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anag

emen

t

Kontrollen,Handlungsanweisungen

Vertrags Management

Gesetze,Regulationen

Com

plia

nce

Man

agem

ent

Anforderungs Management

Performance Management / Cockpit Governance, Strategie

Change Management

TopEase® XBench ist eine Technologie, welche sowohl als führendes System als auch als Integrationsplattform für die

gesamtheitliche Betrachtung aller massgebenden Faktoren der Unternehmensentwicklung eingesetzt werden kann.

Integration sichert dem Unternehmen Investitionsschutz

sowie Unabhängigkeit in der Wahl der geeigneten Werkzeuge.

TopEase® XBench ist eine Technologie, welche sowohl als führendes System als auch als Integrationsplattform für die

gesamtheitliche Betrachtung aller massgebenden Faktoren der Unternehmensentwicklung eingesetzt werden kann.

Integration sichert dem Unternehmen Investitionsschutz

sowie Unabhängigkeit in der Wahl der geeigneten Werkzeuge.

Die Dokumentation und Zusammenführung der Information kann in TopEase® XBench durch

Integration der Microsoft Produktpalette sowie

Automatisierung maximal unterstützt werden. Dadurch fallen hohe

Aufwandkosten für die Pflege weg und die Qualität und Aktualität der

Ergebnisse wird gesteigert.

Die Dokumentation und Zusammenführung der Information kann in TopEase® XBench durch

Integration der Microsoft Produktpalette sowie

Automatisierung maximal unterstützt werden. Dadurch fallen hohe

Aufwandkosten für die Pflege weg und die Qualität und Aktualität der

Ergebnisse wird gesteigert.


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Enterprise Description….

IntegrationXML, XMI, BPEL, BPMN

DiscoverySQL Server, Visual Basic

Visual Studio C++, C#, J#, AccessJava, Cobol, PL-I, DB2, Oracle, etc.

TopEase® Integration

realisiertIn Planung /Entwicklung


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„Quick Fix“ vs proactive Approach (Enterprise Architecture Management)

t

ProcessesBa

sic

Info

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Risk-Management

Basi

c In

form

atio

n

ComplianceManagement

Basi

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form

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Kosten bei „Enterprise Architecture Management® Approach“

Qua

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iede

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wen

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keit

/ Nac

hhal

tigke

it Mit den Anforderungen wachsen !

Kosten tief halten

Die erarbeiteten Resultate werden nachhaltig, das Unternehmen wächst in

der Maturität, zusätzliche Herausforderungen werden mit geringerem Aufwand realisiert

=> Risk/Compliance sind schon da, die nächste Herausforderung steht bereit vor

der Tür

Die erarbeiteten Resultate werden nachhaltig, das Unternehmen wächst in

der Maturität, zusätzliche Herausforderungen werden mit geringerem Aufwand realisiert

=> Risk/Compliance sind schon da, die nächste Herausforderung steht bereit vor

der Tür


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Integration von bestehender Prozessinformation

Dept. 1

Start Step 1 Step 2

Step 3

Step 4.1 Step 4.2

Step 5

Step 6

Step 4.3

Step 7

Question

Step 8

YesNo

neu für Raiffeisen

Start

Step 1

Step 2

Step 4.3

Begin Loop

Question

Step 7 - Exit Step 8

Step 7 - Redo

End Loop

Step 4.1 Step 4.2

Step 5

Step 6


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TopEase® XBench konsolidiert Unternehmens Prozessmodelle

Konkurrenz

Rohstoffpreise

Innovation sicherstellen

Führung wahrnehmen

Produkt verkaufen Produkt herstellen

Finanzen bewirtschaften

Lager bewirtschaftenKunde Lieferant

Medien

OfferteProdukt

Werbung

Produkt

Materialbestellung

Material

Materialbestellung

Offerte

Zahlung Material


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TopEase® XBench zeigt Wertschöpfungsketten auf

Kunde

Offerte erstellen

Anfrage

Kunde

Offerte (ausgestellt)

Kunde

Produktionsauftrag generieren

Offerte (unterzeichnet)

Kunde

Vertrag (ausgearbeitet)


Vertrag (unterzeichnet)

Produkt an Lager ?


Arbeitsvorbereitung durchführen

Produktionsauftrag

Material bereitstellen

Materialbestellung


Material

Produkt herstellen

ProduktionsauftragMaterial

Produkt verpacken

Produkt


Produkt verpacken

Lieferschein


Produkt

Produkt verpacken

Produkt versenden

Produkt

Kunde

Produkt

Nein Ja

Kunde

Vertrag (ausgearbeitet)


Vertrag (unterzeichnet)

Produkt an Lager ?



Produktionsauftrag


Materialbestellung


Material

Produkt herstellen

ProduktionsauftragMaterial

Produkt


Produkt verpacken

Lieferschein


Produkt

Nein Ja


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Integrierte Qualitäts Checks

consistent Interfaces

inconsistent Interfaces


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Nutzen der Organisationsinformationen aus führenden Systemen

SAP HRoder adäquates

System

SAP HRoder adäquates

System

Small Business

GeschäftsleitungHuber Valérie

CEO

Huber Valérie

Geschäftsführer

Teuscher Rolf

Assistenz der Geschäftsleitung

Galli Heidi

FinanzenWanner Bruno

Finanzchef

Wanner Bruno

Sachbearbeiter Buchhaltung

Bruderer Heinz

Logistikvon Siebental

Daniel

Leiter Logistik

von Siebental Daniel

Einkaufvon Siebental

Daniel

Einkäufer

Anderegg Felix

Lagervon Siebental

Daniel

Lagerist

Herrli Rudolf

MarktSollberger Thomas

MarketingSollberger Thomas

Marketingleiter

Sollberger Thomas

Marketingassistent

Sahli Petra

VerkaufSollberger Thomas

Verkaufsleiter

Müller Roman

Verkäufer

Huber FredyJegerlehner AndreasPratti Serge

Verkaufsinnendienstmitarbeiter

Galli Monika

ProduktionScherrer Paul

Produktionsleiter

Scherrer Paul

Maschinist

Frutig StefanSägesser Severin

Produktionspersonal

Brügge AndreasDa Silva ErnestoFlüeli MaxGamenzind GregorHayoz StefanieNievergelt DanielPeterhans DieterSchertenleib Martha


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Nutzen der Architektur/Infrastruktur-Information aus führenden Systemen

Supported

Application

Database

Operating System

Server

Printer / Scanner

Network_Component

Room

Floor

Building

City

Architecture Diagram (incl. Process Support)

Finanzen bewirtschaften Produkt verkaufenLager bewirtschaftenFührung wahrnehmen Produkt herstellen

PMS SAP FI / CO

SAP MM

Siebel

PMSProd SAPProd SiebelProd

Druckmanager

CHI01 CHI02 CHP01 CHP02 CHP03 CHT01 CHT02 DEP01 USP01 USP02

CHPR01PS CHPR02PCL DEPR01PS DEPR02PCUSPR01PCL

CHLANDELANUSLAN

101 102 103 104 201 202 203

F01 F02 F01 F02 F03 F01 S01

CHBE01 CHBE02 CHBS01 CHBS02

BaselBern

ApplicationRepository

InfrastrukturRepository

ApplicationRepository

InfrastrukturRepository

Supported

Application

Database

Operating System

Server

Architecture Diagram (incl. Process Support)

Finanzen bewirtschaften Lager bFührung wahrnehmen Produkt herstellen

PMS SAP FI / CO

SAP MM

PMSProd SAPProd SiebelProd

CHI01 CHI02 CHP01 CHP02 CHP03


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IT-Architektur

Element Model Diagram:Systeme

PMS SAP FI / CO SAP MM Siebel

Verkaufsleiter

MarketingleiterProduktionleiter

Sachbearbeiter Finanzen

Sachbearbeiter Logistik


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Prozess Unterstützung (Matrix)


28.04.2006 / Seite 24


Unternehmensweites Compliance Management

Basierend auf der transparenten, aktuellen Sicht des Unternehmens


28.04.2006 / Seite 25


Agenda

• Zusammenhänge• Anforderungen an das Reporting• Abbildung in TopEase® XBench• Vorteile des integrierten Ansatzes


28.04.2006 / Seite 26


Compliance Management

• Einhaltung• Befolgung• Erfüllung• Zustimmung• Prüfzeichen• …• …


28.04.2006 / Seite 27


Compliance kann überlappen


Information / Daten

AufbauOrganisation


Infr

astr

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Prozess Management

Risi

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Q-M

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Prod

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& S

ervi

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Vertrags Management


Com

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Anforderungs Management


Change Management

Added Value,competitiveadvantage,customerbenefit

win / win

Event action

TQMTQM

σ SIX SIGMAσ SIX SIGMASarbanes-OxleySarbanes-Oxley

Transparenz und Nachvollziehbarkeit bezüglich der zu beachtenden Gesetze,

Regulatorien und Policies und Standards, deren Einfluss auf die Geschäftsprozesse und Produkte/Dienstleistungen sowie die daraus resultierenden Zuständigkeiten im Unternehmen wird immer schwieriger zu

erlangen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit bezüglich der zu beachtenden Gesetze,

Regulatorien und Policies und Standards, deren Einfluss auf die Geschäftsprozesse und Produkte/Dienstleistungen sowie die daraus resultierenden Zuständigkeiten im Unternehmen wird immer schwieriger zu

erlangen.


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Compliance Focus


Information / Daten

AufbauOrganisation


Infr

astr

uktu

r






Prozess Management

Risi

ko-/

Q-M

anag

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Prod

ukt

& S

ervi

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t


Vertrags Management


Com

plia

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Man

agem

ent

Anforderungs- Management


Change Management


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SOX - Compliance

risk

measurement

SOX-Report

Control Objective

Step 1

Step A1

Step A2

Step A3

Sequence A

Step C11

Step C22

Step C1

Branch C

Fork A

Step 2

Sequence value

empowerment Implementation

checklist

SOX Act

check due datesof controls


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Contract Management

Kunde

Lieferant A

Server X

Organisation / Kostenstelle

Applikation Y

Weitere im TopEase® XBenchvorhandene Information

Standard

kundenspezifischImpo

rt d

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aus

DMS

/ Im

agin

gSy

stem

/

Exce

l

Regeln zur Überprüfung von Fälligkeitensowie Benachrichtigung von Verantwortlichen

E-Mail

Export n

eu erfasster

Verträge

Manuelles erfassender Verträge

Diverse Auswertungen für verschiedene Informationsbezüger (Controlling, Budget, …)

Standard Reports


28.04.2006 / Seite 31


Herleiten der Konzernweiten Compliance

Konzern

Bereich / Region Bereich / Region Bereich / Region

Gesellschaft Gesellschaft Gesellschaft Gesellschaft Gesellschaft

Aufbau und nachhaltige Pflege

des Control Frameworks

Ableiten der Regionalen /

bereichsweisenCompliance

Ableiten der konzernweiten

Compliance


28.04.2006 / Seite 32


Beispiele für Compliance Reporting (1/2)


28.04.2006 / Seite 33


Beispiele für Compliance Reporting (2/2)


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Prozesslandkarten mit Kontrollen


28.04.2006 / Seite 35


Prozessketten mit Kontrollen


28.04.2006 / Seite 36


Mapping Prozesse / Kontrollen

Kontrollen Proz

esse


28.04.2006 / Seite 37


Added Value,competitive advantage,customer benefit

win / win

Information / Data

Organisation Information Technology & Architecture

Logistic

Corporate development focus

Customer,Partner

Business Value Chain Customer,Partner

Role,Board,Job

Process Management

Risk

-/

Qual

ity

Man

agem

ent

Prod

uct

& S

ervi

ceM

anag

emen

t

Business Rule Management

Contract Management

Law, Regulation,Instruction

Com

plia

nce

Man

agem

ent

Requirement Management

Performance Management Governance, Strategy, Mission statement

Change Management Sarbanes-Oxley

Transformation / Continuous Improvement

Empowerment

TQMTQM

σ SIX SIGMAσ SIX SIGMA

Success factorsManage speed,ensure quality, utilize synergy,

secure sustainability, support comprehensiveness,manage “reduce” complexity

reduce maintenanceprovide visualisation

Synergyservicecustomer focused

enterprise

performancecost / benefit

timeresult

securityopportunity

risk

quality

efficient effective economic

entrepreneurial

e4

, synergy, impact

TopEase® XBench hilf Ihrem Unternehmen Synergiepotential in der

Erhöhung von Qualität und Performance entlang ihrer Wertschöpfung zu

realisieren und dabei die Risiken und die Compliance des Unternehmens

gesamtheitlich zu kontrollieren.

TopEase® XBench hilf Ihrem Unternehmen Synergiepotential in der

Erhöhung von Qualität und Performance entlang ihrer Wertschöpfung zu

realisieren und dabei die Risiken und die Compliance des Unternehmens

gesamtheitlich zu kontrollieren.


28.04.2006 / Seite 38


Vorteile des integrierten Ansatzes• Compliance Management basiert auf der aktuellen Sicht der Dinge

(Prozesse / Organisation / Architektur / Infrastruktur)• Multidimensionale Abbildung des Unternehmens erlaubt Impact-

Analyse der Risiken vom Punkt der Entstehung (Organisation / Architektur / Infrastruktur) bis zu deren Auswirkung (Prozesse /Produkte / Dienstleistung / Kunde)

• Compliance Mangement ist auch während der Unternehmensveränderung (Change Managment) jederzeit aktuell

• Zielpublikumsorientierte Aufbereitung der Compliance Informationen (Auditor / Management / Prozessmanager / Mitarbeiter)


28.04.2006 / Seite 39


Compliance “the big picture”


28.04.2006 / Seite 40


Danke für Ihre Aufmerksamkeit

“There’s never enough timeto do it right,

but there’s always timeto do it again.”

J. Steinbeck

enterprise architecture management chi02 chp01 chp02 chp03 cht01 cht02 dep01 usp01 usp02 chpr01ps...

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