ENTENDA OS SINAIS DE QUE SUA EMPRESA

ESTÁ PERDENDO DINHEIRO

INTRODUÇÃO 3

ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? 5

COMO POTENCIALIZAR A GESTÃO? 16

CONCLUSÃO 19

SOBRE A SANKHYA 21

SOBRE A ZILLION 22

INTRODUÇÃO

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- INTRODUÇÃO -

Que toda empresa busca a sustentabilidade financeira

ninguém duvida, certo?

Mas ao analisar a fundo os processos e o dia a dia das

organizações com fins lucrativos, não é raro se perguntar

por que tanto é gasto se os mesmos objetivos poderiam

ser alcançados com menos investimentos. E a resposta, na

maioria das vezes, é extremamente simples: os gestores

não administram suas empresas com a devida atenção,

por isso desconhecem os furos nos processos por meio

dos quais sua verba se esvai.

Portanto, especialmente durante crises e momentos de

economia instável, a primeira atitude a se tomar é revisar

cuidadosamente seus processos antes mesmo de buscar

reduzi-los. E é para ajudá-lo nessa tarefa que resolvemos

elaborar este e-book, listando alguns dos pontos mais

importantes que você deve validar antes mesmo de pensar

em cortar qualquer investimento.

Então continue acompanhando os próximos tópicos.

ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO

DINHEIRO?

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

Na verdade, como os pontos falhos

dos processos de uma empresa podem

estar presentes em diversos aspectos,

setores e etapas, nem sempre são de

fácil identificação. Por essas e outras, é

essencial revisar seus processos não

só com o máximo de cuidado, mas

também com frequência. De toda forma,

já podemos adiantar que a maior parte

desses gaps está relacionada a uma gestão

ineficiente, podendo afetar as vendas e

prejudicar a rentabilidade geral da empresa.

Elencamos a seguir alguns dos principais

aspectos que precisam de mais atenção

para evitar prejuízos e a perda de

investimentos.

Que tal montar uma checklist? Veja só:

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO DAR ATENÇÃO AO PLANEJAMENTO

Planejar se resume à capacidade de

estabelecer processos, definir prazos e

prever possíveis dificuldades pelo caminho,

já inclusive cogitando quais podem ser as

respectivas soluções.

E é justamente a falta de planejamento

o principal motivo de perda de dinheiro

em grande parte das empresas. Gastos

desnecessários e investimentos com riscos

equivocadamente calculados esvaziam

facilmente o caixa do negócio. Por isso,

é fundamental que todas ações sejam

devidamente estudadas.

Ao realizar uma projeção das etapas

do seu negócio e um minucioso

levantamento de custos, definindo

metas e traçando as expectativas de

retorno, você automaticamente se torna

bem mais preparado para lidar com

eventuais imprevistos. Além disso, esse

processo também ajuda bastante os

gestores a estabelecer prioridades de

investimentos.

Com todos esses benefícios, simplesmente

não tem porque negligenciar o

planejamento, não concorda?

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO CONTAR COM A MÁXIMA PRODUTIVIDADE

Velha conhecida de todo administrador

de empresas e gestor de pessoas, a baixa

produtividade dos colaboradores pode

afetar significativamente as finanças

de qualquer negócio. Os profissionais

podem deixar de render da forma

esperada pelos mais diversos problemas,

que vão desde a desmotivação, passando

por remunerações insatisfatórias,

falta de desafios e dificuldades de

relacionamento interpessoal no trabalho

até chegar à falta de infraestrutura

adequada. Então como fazer para cortar

o mal pela raiz?

Algumas possibilidades de correção para esse problema são: atentar-se ao clima organizacional, criar campanha de incentivo, e adotar

softwares que otimizam processos na empresa, como as soluções Office 365. Isso permitirá perceber que, geralmente, a baixa produtividade

está relacionada a algum outro indicador negativo - como a sobrecarga de rotinas, uma liderança despreparada ou até o grau de dificuldade

no uso das soluções contratadas. Você também pode contar com a utilização de um sistema inteligente com baixa complexidade, que

contemple diversos canais, como e-mails, reuniões gerenciais, calendários e intranet, a fim de otimizar e acelerar o fluxo de informações.

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO PRIMAR PELO CONTROLE DE ESTOQUE

É fato: a dificuldade em controlar estoques é muito mais

comum do que você imagina. E ela não se resume apenas

ao controle de entradas e saídas. Na maior parte das

vezes, as empresas até contam com um sistema de gestão

de estoque, mas que não está bem parametrizado ou

abastecido com informações de qualidade duvidável.

Além disso, quando há a integração do sistema com outras

soluções, é muito comum que (por diversos motivos) a

comunicação entre as ferramentas encontre problemas.

Tudo isso resulta em dados inconsistentes e redundantes,

afetando diretamente a gestão não apenas do estoque,

mas de toda a empresa.

Para evitar o desperdício de dinheiro com essas

redundâncias, o ideal é primar pelas boas práticas

na gestão de estoque, optando sempre por soluções

compatíveis e fornecedores que ofereçam a possibilidade

de automatizar corretamente todo o processo, além de

prestar o devido suporte e treinar adequadamente a

equipe. Entre as diversas boas práticas, podemos citar:

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

# Mapeamento de processos: o funcionamento do estoque

só será eficaz se você tiver os processos mapeados

e internalizados por toda a equipe. Com os fluxos de

atividades bem desenhados, ganha-se tempo, produtividade

e eficiência, o que impacta na satisfação do cliente.

# Dimensionamento e endereçamento: trata-se de

organizar o armazém de modo que a ficar mais fácil

encontrar os produtos e se deslocar pelo local. Para tanto,

mapeie o ambiente, segmentando-o em setores, ruas ou

módulos, sem se esquecer de identificar cada canto para

que sejam rapidamente reconhecidos pela equipe.

# Conferência: após o recebimento, é preciso conferir as

notas fiscais e os produtos recebidos para verificar se

os pedidos estão alinhados. Esse processo parece fácil,

mas demanda um trabalho minucioso e exige uma equipe

bastante atenta. É necessário verificar não só a quantidade

como a qualidade do que foi entregue, devolvendo ao

fornecedor qualquer mercadoria danificada ou fora dos

padrões de conformidade.

# Previsão de demandas: saber exatamente quando é

necessário repor o estoque pode aumentar seu controle e

ainda reduzir desperdícios com compras sem necessidade

e, consequentemente, estoque em excesso. Para tanto,

faça uma programação de compras com base no seu

histórico de saídas, conhecendo, é claro, o tempo médio de

permanência de cada produto em estoque.

# Recepção de produtos: é o processo de organizar as

entregas evitando que vários fornecedores fiquem

esperando para descarregar em frente às docas. Quanto

mais espaçado for o tempo entre um descarregamento e

outro, maior será a qualidade do controle de entradas, sem

falar que sua equipe terá tempo para descansar.

# Rastreabilidade: é imprescindível que todos os produtos

que entram no seu estoque sejam facilmente rastreados, a

fim de facilitar não só a separação dos pedidos dos clientes

como também monitorar o trajeto até a entrega final.

Existem recursos inteligentes que cumprem muito bem

esse papel — como etiquetas RFID.

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO APERFEIÇOAR OS PROCESSOS E A EQUIPE

Conforme a tecnologia evolui e novos

conhecimentos são difundidos, é natural que

tenhamos processos obsoletos em pouco

tempo, assim como profissionais estagnados em

competências, habilidades e atitudes essenciais

para o desempenho da empresa. Se você não

tem investido na atualização dessas 2 peças

fundamentais para o sucesso do seu negócio, é

hora de repensar sua estratégia de crescimento.

No que se refere aos processos, é mandatório

estar a par das novas tecnologias e facilidades

que podem ser incorporadas ao negócio, de

fato as acrescentando a seu parque tecnológico.

Ferramentas de gestão e automação de

processos são essenciais para otimizar o

trabalho da equipe e tornar sua empresa mais

ágil no atendimento às demandas do mercado.

Já em relação às pessoas, mais que profissionais

formados no ensino superior, você precisa de

colaboradores que estejam constantemente

em busca de atualização pessoal e profissional.

Competências e habilidades técnicas são sempre

bem-vindas, mas podem deixar a desejar se o

colaborador não tiver a atitude necessária e os

comportamentos certos.

Procure capacitar seu time para manter

bons relacionamentos interpessoais, mediar

conflitos, realizar negociações, falar bem em

público e desenvolver um comportamento ético

na organização. Falando no campo técnico,

incentive também a busca por certificações,

como a CPIM, a CIRM e a CSCP, que não só

complementam conhecimentos como aumentam

a expertise da sua equipe.

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO ANALISAR O MERCADO E AS TENDÊNCIAS

Normalmente por excesso de segurança, muitos gestores se acomodam no mercado e não ficam atentos às movimentações. A

curto prazo, essa postura pode até não prejudicar os resultados, mas a estagnação, mais cedo ou mais tarde, resultará em perdas

consideráveis de investimentos. Aí o negócio se verá na situação de ter que injetar cada vez mais dinheiro para manter seu

funcionamento e sua posição no mercado.

Para ilustrar, imagine uma gravadora de CDs de músicas.

Com a popularização dos serviços de venda de músicas

digitais, como o iTunes, o uso dos compact disks deixou de

ser a preferência dos consumidores. Ao passar dos anos, o

iTunes também vem perdendo força depois do lançamento

e da popularização do Spotify. Se as gravadoras não

investiram a tempo na modernização do seu negócio, por

exemplo, certamente cavaram suas próprias covas. Outro

exemplo que faz parte do nosso dia a dia é a Netflix, que

levou as locadoras de DVDs a fecharem suas portas. Os

serviços de streaming são baratos e podem ser acessados

até mesmo pelo celular, uma evolução que as locadoras

jamais esperavam.

Entendeu agora por que estar atento às tendências de

negócio e às projeções do mercado é tão importante?

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO CONHECER INDICADORES DE NEGÓCIO

Apesar de parecer meio óbvio que os gestores tenham a

obrigação de conhecer indicadores de negócio, vale lembrar

que muitos deles administram suas empresas há muito tempo

e boa parte provavelmente começou a traçar seu caminho

nesse universo sem planejamento e até sem conhecimentos

estratégicos. São gestores natos, que tendem a administrar suas

empresas quase por intuição.

Contudo, em um mercado cada vez mais competitivo e em

tempos recheados de incertezas, não só ter conhecimento dos

indicadores do seu negócio como saber analisá-los permite

que o gestor tenha capacidade de realizar investimentos

mais assertivos, eliminando gastos desnecessários e fazendo

projeções mais próximas da realidade. Afinal, se você não

consegue medir, não saberá se seu negócio está melhor ou pior

que ontem, tampouco conseguirá controlar os gastos.

É primordial, portanto, que todo gestor tenha conhecimento dos processos da empresa de forma geral e não apenas do que se refere ao setor

financeiro. Então, anote aí: porcentagens de lucratividade, indicadores de vendas e faturamento, valor do ticket médio, ROI, custo real

do produto, dentre outros, devem ser considerados recursos básicos de gestão para que você finalmente seja capaz de definir estratégias que

maximizarão os rendimentos do seu negócio. Para saber quais KPIs você deve acompanhar, fique de olho neste infográfico.

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO INVESTIR EM AUTOMAÇÃO

Como você já pôde observar até aqui, o trabalho de gestão

é bastante amplo. Imagine então o tempo gasto para

gerar todos esses indicadores de negócio. Mesmo que o

gestor conte com uma equipe grande e extremamente

competente, gerar esses dados e elaborar gráficos

manualmente é um desperdício de tempo descomunal. Esse

tempo (ou investimento) poderia ser direcionado a outras

atividades, como a inovação dos processos internos ou a

ampliação dos negócios com a criação de novos produtos

para se atuar em mercados antes não explorados.

Para isso, maximize a produtividade da sua equipe por meio

da automatização de serviços rotineiros — e não apenas na

produção, mas também na gestão da empresa. As soluções

são diversas: softwares para automação de processos

financeiros, comerciais, contábeis e até gestão de pessoas.

Como dito, todas essas soluções facilitam as rotinas

dos profissionais ao mesmo tempo em que minimizam a

possibilidade de erros nos processos de gestão da empresa.

NÃO APROVEITAR AS OPORTUNIDADES

Quando a gestão do negócio não é feita considerando o

todo, há grandes chances de que ótimas oportunidades

deixem de ser corretamente identificadas e, por isso,

acabam desperdiçadas. Se você pensar bem, pode concluir

que por mais que uma negociação que depende da

aquisição de determinado maquinário não seja rentável a

curto prazo, por exemplo, pode trazer imensos benefícios

para a empresa a longo prazo.

Essa perspectiva reforça a importância de dominar

todos os dados gerados pelo negócio e por sua atuação

no mercado, justamente para que seja possível

compreender as oportunidades e avaliar seu retorno

a curto, médio e longo prazo.

Ao ser capaz de fazer isso, você poderá atuar

estrategicamente e garantir a possibilidade de otimizar

os investimentos, consequentemente maximizando os

lucros da organização.

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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -

NÃO PROCURAR POR CUSTOS OCULTOS

Quando você controla seus investimentos da forma correta,

consegue facilmente identificar os custos ocultos do negócio,

que são causados por aquelas variações entre o resultado potencial

e o realizado de fato. Representam um grande gargalo na gestão

devido à inerente dificuldade de mensuração. As origens desses

custos podem ser externas, associadas a eventos macroeconômicos

que fogem do controle da gestão da empresa, como a variação

cambial, ou internas, como no caso de falha nos processos.

Outro aspecto que precisa de atenção para possibilitar a

eliminação dos custos ocultos é a qualidade tanto do trabalho da

sua equipe como do seu produto. As necessidades de retrabalho

ou os gastos com reparos de mercadorias danificadas inflam as

contas dos custos desnecessários. E mesmo que esses custos

não reduzam o lucro da empresa, ao geri-los adequadamente

você pode maximizar os ganhos e aumentar a lucratividade do

seu negócio.

COMO POTENCIALIZAR

A GESTÃO?

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- COMO POTENCIALIZAR A GESTÃO? -

Se você chegou até aqui, é bem provável que já tenha entendido que a gestão da sua empresa pode ser otimizada com a identificação dos

pontos falhos que a fazem perder dinheiro, não é verdade? Mas para potencializar essa gestão, não basta apenas corrigir os erros.

É preciso tomar decisões mais assertivas, baseando-se no histórico de dados e na atual situação do negócio. Para isso, os gestores de

empresas de sucesso têm cada vez mais contado com as soluções tecnológicas.

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- COMO POTENCIALIZAR A GESTÃO? -

O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma tecnologia que ajuda na

automação do negócio, trazendo grandes benefícios, como a redução de

custos, a integração entre setores e a otimização de processos.

Algumas ferramentas que compõem o ERP, como o CRM (Customer Relationship Management) e o BPM (Business Process Management),

também prometem um crescimento mais rápido do negócio, com

otimização de estoques com eficiência superior ao normal, além de

possibilitar o aumento das vendas de novos produtos para novos clientes.

Outra ferramenta importante que contribui para potencializar a gestão

das empresas é o BI (Business Intelligence). Ele representa um conjunto

de informações integradas de diferentes negócios e áreas do negócio, que

possibilitam uma análise de dados mais ágil e eficiente, assim como uma

tomada de decisão mais assertiva.

Essas soluções são responsáveis por consolidar todos os dados gerados

pelos diversos processos e atividades da empresa. Com isso, o gestor fica

munido de informações para fazer uma análise holística do negócio,

desde a aquisição de matérias-primas, passando pelos investimentos em

capital humano até a prestação de serviços de pós-venda.

CONCLUSÃO

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- CONCLUSÃO -

Como você viu com a leitura deste e-book, os sinais de

que sua empresa está perdendo dinheiro são variados

e podem estar presentes em todos os processos do seu

negócio — ou mesmo serem dificilmente mensuráveis,

como no caso dos custos ocultos. Além de retardar o

crescimento das empresas, esses furos podem até

mesmo levá-las à falência, caso não recebam a devida

atenção e sejam tratados a tempo.

Não podemos nos esquecer de que, na maior parte das

vezes, a redução de investimentos não necessariamente

é a saída mais adequada, mesmo em tempos de crise

e economia instável. Ao fazer a correta administração

dos recursos, você será capaz de converter os gastos

(aqueles investimentos que não prosperam) em

investimentos reais e rentáveis.

Para isso, é importante buscar respaldo em ferramentas

de Business Intelligence (BI), que auxiliam o gestor na

análise dos indicadores do negócio e proporcionam

tomadas de decisão mais assertivas e com um menor grau

de riscos aos investimentos. Pronto para revolucionar

positivamente sua empresa?

Atuando em todo o mercado nacional desde 1989, a Sankhya Gestão de

Negócios é uma das maiores empresas de sistema de gestão (ERP) do Brasil,

com mais de 6.000 clientes dos segmentos de Atacado Distribuidor, Indústria,

Varejo, Serviços e Agronegócios.

Por meio de intensa análise, conhecimento e identificação da real necessidade

do cliente, a Sankhya dimensiona o conjunto de sistemas e serviços ideais para

a gestão de cada empresa. As soluções foram desenvolvidas com estruturas

modulares, flexíveis, customizáveis, totalmente WEB e mobile para facilitar a

tomada de decisão e resultar em ganhos de produtividade e rentabilidade da

sua empresa. Entre em contato com a Sankhya e conheça todos os benefícios!

0800 940 0750 | www.sankhya.com.br

SOBRE SUA EMPRESA

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- CONCLUSÃO -

A Zillion Tecnologia foi fundada em 1994, em Uberlândia-MG, com a

proposta visionária de tornar-se uma das principais empresas de tecnologia da

informação (TI) do interior do Brasil. Com o objetivo de atender organizações

de diversos segmentos e portes, a Zillion especializou-se no suporte, na

implementação e na venda de soluções baseadas em computação em nuvem,

segurança digital e infraestrutura de TI, com diversos casos de sucesso que

ajudam empresas a superar seus desafios.

www.zillion.com.br