ensimmäinen vuosi sympan kanssa...ennen sympa hr -järjestelmän käyttöönoton jälkeen 0 % 50 %...

Ensimmäinen vuosi Sympan kanssa

Tutkimus:

Sympa HR -järjestelmän vaikutukset asiakasorganisaatioihin

vuosi käyttöönoton jälkeen

2

TIIVISTELMÄMillaisia muutoksia Sympa HR:n asiakasorganisaatioissa havaittiin vuosi järjestelmän käyttöönoton jälkeen?

Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin Sympa HR -järjestelmän ensimmäisen käyttöönottovuoden aikana tapahtuneita muutoksia henkilöstöhallinnon prosesseissa ja tehtävissä. Tutkimus toteu-tettiin haastattelemalla kolmea järjestelmän käyttöönottanutta yritystä – henkilöstöhallintoa, esimiehiä ja johtoa – kahden vuoden aikana.

Tutkimustulosten perusteella johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten tyytyväisyys henki-löstöraporttien saatavuuteen ja ajantasaisuuteen kasvoi merkittävästi Sympan järjestel-män myötä. Ennen Sympa HR:n käyttöönottoa vain 12 % vastaajista oli tyytyväisiä HR-raporttei-hin. Vuosi käyttöönoton jälkeen raportteihin tyytyväisiä oli jo yli puolet vastaajista (52 %), joten tyytyväisten vastaajien määrä moninkertaistui. Radikaalein positiivinen käänne tapahtui heti käyttöönoton jälkeen, mutta tyytyväisyys kasvoi edelleen, kun käyttäjät tottuivat järjestelmään. Sympa HR -järjestelmä myös sujuvoitti HR-prosesseja merkittävästi, sillä järjestelmän käyttöön-otto vapautti tiiminvetäjille viikossa noin kolme ylimääräistä tuntia ydintehtäviin.

Rekrytointiin, perehdytykseen ja suosituskirjeiden kirjoittamiseen liittyvien rutiinitehtävien koettiin helpottuneen järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Rekrytointiprosesseihin tyytyväisten käyttäjien määrä kasvoi nollasta 38 prosenttiin järjestelmän käyttöönoton jälkeen.

Vastausten perusteella yritysten henkilöstön suoritusarvioinnissa, kehittämisessä ja kehityksen seurannassa oli otettu merkittäviä askelia eteenpäin Sympa HR -järjestelmän avulla. Vastaaji-en mielestä erimerkiksi suoritusarviointien tekeminen oli merkittävästi aiempaa sujuvampaa: osaamisen seurantaan ja kehityksen systemaattisuuteen tyytyväisten määrä kasvoi 17 prosent-tiyksikköä. Myös koulutusten ja koulutustarpeiden dokumentointi parani selkeästi, sillä tyyty-väisten vastaajien määrä kasvoi 30 prosenttiyksiköllä.

Selviä parannuksia oli huomattavissa myös henkilö-, palkka- ja poissaolotietojen saatavuudes-sa ja ajantasaisuudessa. Kun aiemmin 22 % vastaajista koki henkilötiedot ongelmaksi, Sympa HR:n myötä luku laski 4 prosenttiin. Samalla henkilötietojen käsittelyyn tyytyväisten käyttäjien määrä oli kasvanut 26 prosenttiyksikköä. Palkkatietojen tarkistamisen, kirjaamisen ja muokkaa-misen helppouteen tyytyväisten vastaajien määrä oli puolestaan kasvanut 31 prosenttiyksikköä.

Tyytyväisten vastaajien määrä (%)

Ennen Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton jälkeen

0 %

50 %

100 %

Raportointi Henkilötiedot Palkkatiedot Rekrytointi-prosessit

Poissaolojen jalomien kirjaus

Työntekijöidenosaamisen

seuranta

12

4152

67

230

54

32

61

31

4838

3

JOHDANTOMitä tutkittiin ja kuinka tutkimus toteutettiin?

HR-järjestelmän vaikutukset yrityksen tai organisaation toimintaan ulottuvat yleisesti myös henkilöstöhallinnon ulkopuolelle ja vaativat aikaa juurtuakseen. Vaikutusten analysointi vaa-tiikin pidempiaikaista tutkimusta, jossa tarkastellaan organisaatiota laajemmin. Tämän vuoksi tutkimuksessa kartoitettiin, millaisia muutoksia yritysjohdon, tiiminvetäjien ja henkilöstöhallin-non keskuudessa havaittiin Sympa HR -järjestelmän käyttöönottoa seuranneen vuoden aikana.

Kolmiosaisen kyselytutkimuksen ensimmäinen kierros suoritettiin yrityksissä jo ennen Sympa HR -järjestelmän käyttöönottoa, alkuvuodesta 2014. Seuraava kyselykierros järjestettiin käyt-töönoton jälkeen loppuvuodesta 2014, ja kolmas vielä noin vuoden päästä tästä, vuoden 2015 aikana. Tutkimukseen osallistuneet yritykset olivat eri alojen keskisuuria yrityksiä, jotka työl-listävät 100–220 henkeä1. Vastaajista noin puolet edustivat johtoa ja henkilöstöhallintoa, loput tiiminvetäjiä. Tutkimuksen toteutti Gartner Finland.

Tutkimuksessa perehdyttiin seuraaviin henkilöstöhallinnon osa-alueisiin:

• rekrytointi, perehdytys ja suosituskirjeet• henkilö-, palkka- ja poissaolotiedot• henkilöstöhallinnon työvälineet• osaaminen, kehitys ja koulutus• henkilöstöhallinnon työtuntien käyttö.

Tutkimustulokset olivat kautta linjan positiivisia. Erityisesti koettiin, että Sympa HR -jär-jestelmän ansiosta henkilöstöä koskevat raportit olivat helpommin saatavilla ja paremmin ajan tasalla. Tarkempiin tuloksiin tutustumalla voikin hyvin arvioida järjestelmän sopivuutta oman organisaation tarpeisiin.

1 Tutkimukseen osallistuivat seuraavat yritykset: BW-Restaurants (http://bw-restaurants.fi/), Recover Nordic (http://recovernordic.fi/) ja Veritas (https://www.veritas.fi/).

http://bw-restaurants.fi/

http://recovernordic.fi/

https://www.veritas.fi/

4

REKRYTOINTI, PEREHDYTYS JA SUOSITUSKIRJEETSympa HR -järjestelmällä merkittävästi sujuvammat rekrytointiprosessit

Vastanneiden arviot rekrytoinnin sujuvuudesta ennen Sympa HR -järjestelmän käyttöönottoa olivat negatiivissävytteisiä: 36 % vastaajista oli eri mieltä väittämästä ”Työpaikkailmoitusten luonti sekä työhakemusten käsittely ja vertailu on helppoa ja nopeaa”. Järjestelmän käyttöön-oton jälkeen vastaajien tyytyväisyys rekrytointiprosessiin oli kasvanut peräti 62 %.

Vastaajat myös kokivat rekrytointiprosessin toimivuuden ja prosessia peilaavan yrityskuvan pa-rantuneen selvästi Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton myötä.

Ennen käyttöönottoa

Heti käyttöönoton jälkeen

Vuosi käyttöönoton jälkeen

Meillä on toimiva rekrytointiprosessi, joka luo hyvää työnantajamielikuvaa

Täysin eri mieltä

Täysin samaamieltä

1 2 3 4 5

3,7

3,5

3




Työpaikkailmoitusten luominen sekä työhakemusten käsittely ja vertailu

on helppoa ja nopeaa

% vastaajista

Täysin eri mieltä

Jokseenkineri mieltä

Ei osaasanoa

Jokseenkinsamaa mieltä


0 % 50 % 100 %

5 24

38

12 24 64

57

71

5

Työsopimukset luodaan aina samaan mallipohjaan,

yhteisten ohjeiden mukaisesti

Ennen käyttöönottoaKäyttöönoton jälkeen

0

1

2

3

4

5

3,84,3

5

HR-järjestelmä myös helpotti olemassa olevien työsopimusten tietojen tarkastamisesta yrityk-sissä. Aiemmin vain alle kolmasosa vastaajista piti kyseisten tietojen tarkistamista vaivatto-mana, kun taas vuosi käyttöönoton jälkeen peräti kaksi kolmasosaa vastaajista oli tyytyväisiä tämän helppouteen.

Sympa HR -järjestelmän koettiin auttavan tekemään päätöksiä työsuhteen jatkosta hyvissä ajoin koeajan jälkeen. Tyytyväisyyden määrä kasvoi 36 prosenttiyksikköä, sillä 48 % vastaajista kertoi päätösten tapahtuvan Sympa HR:n käyttöönoton jälkeen riittävän ajoissa, kun aiemmin luku oli vaivaiset 12 %.

Sympa HR -järjestelmän tuomista hyödyistä suosituskirjeiden osalta tutkimustulokset olivat hyvin rohkaisevia. Suosituskirjeet olivat entistä tasalaatuisempia ja heijastivat positiivisempaa työnantajamielikuvaa. Samalla kirjeiden laatimista pidettiin selvästi aiempaa vaivattomampana.




Suosituskirjeet ovat yhdenmukaisia ja luovat hyvää työnantajamielikuvaa

Täysin eri mieltä


1 2 3 4 5

4,3

3,7

2,9




Päätökset työsuhteen jatkamisesta tehdään hyvissä ajoin ennen koeajan päättymistä

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

10

10

6 12

14

24 24

2452

42

70 12




Solmittujen työsopimusten tiedot ovat helposti tarkasteltavissa

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

1429 52

5

18

5

19

6

38

2452

38

6

HENKILÖ-, PALKKA- JA POISSAOLOTIEDOTAjantasaisempaa tietoa helpommin Sympa HR -järjestelmällä

Yleisesti ottaen Sympa HR -järjestelmän voidaan sanoa merkittävästi parantaneen vastaaji-en tyytyväisyyttä työntekijöiden tietoja koskevien tehtävien hoitumiseen. Vastaajien mielestä esimerkiksi työntekijöiden henkilötietojen kirjaaminen, päivittäminen ja hakeminen oli selvästi aiempaa helpompaa. Kun aiemmin 22 % vastaajista koki henkilötiedot ongelmaksi, nyt luku oli vain 4 %. Samalla Sympa HR:n myötä henkilötietojen käsittelyyn tyytyväisten käyttäjien määrä oli kasvanut 26 prosenttiyksikköä.

Palkkatiedoissa Sympa HR -järjestelmän mukanaan tuoma positiivinen käänne oli vielä radikaa-limpi. Kun aiemmin 40 % vastaajista oli tyytymättömiä palkkatietojen tarkistamisen, kirjaami-sen ja muokkaamisen helppouteen, nyt määrä oli vain 6 %. Vastaavasti vuosi käyttöönoton jäl-keen tyytyväisten vastaajien määrä oli kasvanut 31 prosenttiyksikköä ollen nyt 54 %.




Palkkatietojen tarkistaminen, hyväksyminen ja muuttaminen on helppoa

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

6 40 14

1414

10 30 2038

64

40

3

53




Työntekijöiden henkilö- ja yhteystiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti tarkasteltavissa

käyttäjäoikeuksien mukaisesti

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

2

2 7

2 38

28

29

30

22 221937

33

29

7

Poissaolojen ja lomien kirjaukset noudattivat samaa trendiä. Myönteisten vastausten määrä kasvoi 32 prosenttiyksikköä ja tyytymättömien putosi 19 prosenttiyksikköä prosenttiyksikköä vuosi HR-järjestelmän käyttöönoton jälkeen.




Poissaolojen ja lomien hyväksyntä, kirjaus ja seuranta on helppoa

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

14 40

33

21

3 30 24

24

35

29

25

8

7 7

Henkilötiedot Palkkatiedot Poissaolotiedot

Ennen käyttöönottoa Käyttöönoton jälkeen

0

1

2

3

4

5

2,7

3,73,54,0

3,13,7

8

TYÖVÄLINEETSympa HR toi parannuksia myös työvälineiden ja lupien seurantaan

Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton koettiin helpottaneen hieman työvälineiden tilaus- ja lupaprosesseja. Prosesseihin tyytymättömien käyttäjien määrä puolittui 40 prosentista 20 pro-senttiin samalla kun prosessiin tyytyväisten määrä kasvoi hienoisesti. Erilaisten lupien ja serti-fikaattien seurattavuudessa ja ajantasaisuudessa oli tapahtunut selvästi enemmän edistystä, sillä tyytyväisyys kasvoi vuoden takaisista lukemista 22 %.

Kuitenkin samaan aikaan, kun lupien ja sertifikaattien seuranta on parantunut, puuttuvien lu-pien ja sertifikaattien aiheuttamien esteiden ja hidasteiden määrä on kasvanut. Kenties HR-jär-jestelmän tuoma läpinäkyvyys on mahdollistanut sen, että yrityksissä löydetään ongelmien aiheuttajat helpommin.




Organisaatiomme toiminta ei hidastu tai esty puuttuvien lupien tai sertifikaattien vuoksi

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

24

37

12

6

12

3344

52

48

17

7

4

4




Lupien ja sertifikaattien tiedot ovat aina ajan tasalla ja seurattavissa

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

20

17 28 27 22

64

6

4 4 4

11594 22 4




Työvälineiden tilaaminen ja hyväksyminen on helppoa

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

9 11 31

16 3

20 20 2330

32 35

43

7

6

14

9

OSAAMINEN, KEHITYS JA KOULUTUSSympa HR:llä johdonmukaisuutta kehitykseen

SYMPA HR -järjestelmällä oli selvä myönteinen vaikutus tapaan, jolla suoritusarvioinnit yrityk-sissä järjestettiin. Suoritusarviointiin valmistautumista ja arvioiden tekemistä pidettiin entistä helpompana. Jo ennestään varsin hyvällä tolalla ollut arviointien järjestelmällisyys pa-rantui entisestään Sympa HR:n avulla. Vastaajat olivat erityisesti sitä mieltä, että organisaatioon oli nyt saatu luotua yhteiset käytänteet kehityskeskusteluiden ja arviointien järjestämiseen.

Sympa HR:n käyttöönoton jälkeen peräti 48 % vastaajista (kasvu 17 prosenttiyksikköä) oli melko tai erittäin tyytyväisiä työntekijöiden osaamisen seurannan ja kehityksen systemaattisuuteen. HR-järjestelmän koettiin myös auttavan tunnistamaan liiketoiminnan kehityksestä johtuvia uu-sia työntekijöiden kompetenssivaatimuksia. Melko ja erittäin tyytyväisten käyttäjien määrä kas-voi yhteensä 18 prosenttiyksikköä vuosi Sympa HR:n käyttöönoton jälkeen.

Tyytyväisyys työnkuvausten yhtenäisyyteen ja ajantasaisuuteen oli jo ennestään melko hyvällä tasolla. Sympa HR -järjestelmä oli kuitenkin lisännyt hienoisesti melko ja erittäin tyytyväisten käyttäjien määrää.




Työtenkijöiden osaamista ja osaamisen kehittymistä seurataan järjestelmällisesti

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

10 29

52

19

25 2544

34

42

6

14

Ennen käyttöönottoa Käyttöönoton jälkeen

Suoritusarviointiin valmistautuminen

ja arvioiden tekeminen sujuu helposti

Arvioinnit järjestetään

säännönmukaisesti ja aikataulussa

Organisaatiossamme on yhteiset käytänteet

arviointien järjestämisestä ja sisällöstä

0

1

2

3

4

5

3,93,73,63,43,1

4,0

10

Vastaajat näkivät koulutusten järjestelmällisyyden parantuneen Sympa HR:n avulla. Koulutus-ten ja koulutustarpeiden dokumentointi parani selkeästi: tyytyväisten vastaajien määrä kasvoi 30 prosenttiyksikköä ja tyytymättömien vastaajien määrä väheni 25 prosenttiyksikköä.

Kehityssuunta oli positiivinen myös koulutuspyyntöjen käsittelyssä ja hyväksynnässä. Vuosi jär-jestelmän käyttöönoton jälkeen tyytyväisten vastaajien määrä oli kasvanut 22 prosenttiykköä ja tyytymättömien vastaajien määrä vähentynyt 15 prosenttiyksikköä.




Koulutuspyyntöjen käsittely ja hyväksyntä onnistuu helposti

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

5

5 10 33

2437 29

52

44

5

6 62519




Työntekijöiden koulutukset ja koulutusvaatimukset ovat hyvin dokumentoituja

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

5

5

6

10

24

48

29

14

31 1931

42

23

13




Liiketoiminnan kehittymisen aiheuttamien osaamisvaatimusten tunnistaminen on helppoa

% vastaajista

Täysin eri mieltä


Ei osaasanoa



0 % 50 % 100 %

19

14

33

57

19

10

6 625 44

24

38

5

11

TYÖTUNTIEN KÄYTTÖSympa HR toi tiiminvetäjille enemmän aikaa keskittyä ydintehtäviin

Tutkimuksessa kysyttiin myös, kuinka työtunnit jakautuvat henkilöstöhallinnon perustehtä-vien, henkilöstön kehittämisen ja muiden tehtävien välillä. Sympa HR -järjestelmän käyttöön-otto vapautti erityisesti tiiminvetäjiltä enemmän aikaa ydintehtäviin, sillä HR-tehtäviin kului järjestelmän avulla yhteensä n. 8 prosenttiyksikköä vähemmän aikaa. Viikkotasolla tämä tarkoittaa noin kolmea ylimääräistä työtuntia.

HR-henkilöstön osalta henkilöstöhallinnon perustehtäviin kului HR-järjestel-män kanssa suurin piirtein yhtä paljon aikaa kuin sitä ennenkin. HR-järjes-telmän säästämä aika antoi kuitenkin yrityksille mahdollisuuden kehittää toimenkuvan muita tehtäviä.

Ennen käyttöönottoa Heti käyttöönotonjälkeen

Vuosi käyttöönotonjälkeen

Henkilöstöhallinto

HRD HRM Muut tehtävät

10h50m

17h40m

9h 6h40m

12h10m

18h40m

6h50m

18h

12h40m

37,5

o

7,5

15

22,5

30

tuntia viikossa

Tiiminvetäjille

jäi järjestelmän

käyttöönoton jälkeen

kolme tuntia enemmän

viikossa aikaa

ydintehtäviin.

”Järjestelmä on parantunut ja

selkiytynyt jatkuvasti.”

12

LOPUKSI

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaista hyötyä Sympa HR-järjestelmän käyt-töönottaneet yritykset saivat järjestelmästä ensimmäisen käyttöönottovuoden aikana. Tutki-muksen tuloksia on hyödynnetty Sympan tuotekehityksessä, mutta sen toivotaan palvelevan myös HR-järjestelmän hankintaa harkitsevia yrityksiä.

Tutkimus osoitti HR-järjestelmästä olevan eniten hyötyä silloin, kun HR-prosessit ovat yritykses-sä tarkoin määriteltyjä ja niitä sitoudutaan noudattamaan. Useissa kyselyn vastauksissa kävi ilmi, että muutoksen aikaansaanti on usein aikaa vievää. Odottaminen kuitenkin kannattaa, sil-lä tutkimus osoitti Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton vaikuttaneen positiivisesti henkilöstö-hallinnon toimivuuteen ja raportointiin. Esimerkiksi tyytyväisyys HR-raportteihin kasvoi huimat 40 prosenttiyksikköä.

Lisätietoa järjestelmästä voi lukea osoitteesta sympa.fi. Samasta osoitteesta löytyy myös muu-ta tutkimustietoa HR-järjestelmän käytöstä ja sen vaikutuksista yrityksen toimintaan.

13

www.sympa.fi

ensimmäinen vuosi sympan kanssa...ennen sympa hr -järjestelmän käyttöönoton jälkeen 0 % 50 %...

Documents