Enrique Benjamín

FRANKLIN

La información contenida en esta presentación es confidencial y está legalmente protegida, es posible que usted no esté autorizado para usar, copiar o divulgar todo o parte de la información expuesta.

 “Las puertas de la sabiduría

nunca están cerradas”. 

Benjamín Franklin

LA AUDITORÍA EN EL SECTOR PÚBLICO

Contexto

El empleo de la auditoría en éste ámbito de actuación, guarda una relación de congruencia con los términos con que se utiliza en organizaciones privadas, sin embargo, dispone de un instrumental diseñado en función de la normatividad a

la que tiene que apegarse y a los fines específicos que persigue

Su propósito fundamental es el de permitir a los titulares de las instituciones oficiales, el dar respuesta a las demandas de la ciudadanía por lo que toca al

ejercicio racional de los recursos de que disponen a través de una administración de calidad, efectiva y honesta en el cumplimiento de los objetivos y metas que

tienen encomendados

La auditoría pública esta soportada por toda una infraestructura normativa, elaborada con el fin de hacerla viable, accesible y funcional, independientemente de la naturaleza

y complejidad de las organizaciones para las que fue concebida.

Principales ordenamientos

Programa anual de control y auditoría

Normas generales de auditoría pública

Marco de actuación de los órganos internos de control en las dependencias del sector central, y en las entidades del sector paraestatal

Guía General de auditoría pública Guía General para revisiones de control

Definiciones

Dependencia, Institución pública subordinada al titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados

Dependencia de Orientación y Apoyo Global (Globalizadora), Institución pública que cumple con funciones de carácter normativo, de vigilancia, control y apoyo a las Dependencias y Entidades que forman parte de la Administración Pública Federal

Entidad, Instituciones públicas que coadyuvan con el Poder Ejecutivo en los términos de la Ley Federal de Entidades Paraestatales

Comité de Control y Auditoría, Órgano colegiado orientado a promover el mejoramiento de la gestión de las Dependencias y Entidades Públicas

Órganos Internos de Control, Instancias responsables de prevenir, verificar, vigilar y evaluar el grado de transparencia con que se manejan los recursos públicos, así como del nivel de eficiencia, eficacia y calidad con que se alcanzan las metas y objetivos institucionales

Delegados de Contraloría, Órgano de vigilancia encargado de promover en las dependencias y órganos desconcentrados, mecanismos de autocontrol, autocorrección y autoevaluación para propiciar el incremento de la productividad, mejora constante en la calidad de la prestación de bienes, servicios y atención de la sociedad

Comisarios Públicos, Integrantes de los Órganos de Gobierno o de Control Interno de las Entidades, cuya atribución es la evaluación y seguimiento de medidas preventivas y correctivas en materia de control, así como de la interpretación y aplicación del marco normativo que regula la Administración Pública Paraestatal

Programa anual de control y Auditoría

Introducción

Con el propósito de otorgar a los órganos internos de control de las instituciones públicas, el apoyo técnico y normativo para el desarrollo eficaz y eficiente de sus intervenciones, así como la

flexibilidad y autonomía que la función requiere, se ha preparado el denominado Programa Anual de Control y Auditoría, cuyo

enfoque y contenido son de carácter normativo y de aplicación general en la Administración Pública Federal

Objetivo general Establecer lineamientos generales que normen la realización de auditorías por lo que se refiere a las actividades previas, así como a la elaboración y presentación del programa de las instituciones que conforman la Administración Pública Federal

Objetivos específicos

Promover que los órganos internos de control conduzcan sus acciones en materia de control y auditoría en forma programada y sistemática, orientando sus actividades hacia la totalidad de programas, funciones, recursos y áreas de una institución, dando preferencia a los aspectos sustantivos

Homogeneizar la formulación y presentación de los documentos que integran el programa

Definir tipos de auditoría según los requerimientos de la Globalizadora y las prioridades o necesidades de la institución

Enunciar aspectos generales que sirvan de base a los órganos internos de control para determinar, de acuerdo con su fuerza de trabajo total, el número, objetivos, alcance y tiempo en que realizarán sus auditorías

Propiciar que en la programación de las auditorías se atienda principalmente a la calidad de las revisiones, más que a su cantidad

Áreas de aplicaciónLos apartados del programa abarcan los principales aspectos que deben ser revisados, tales como organización de las áreas, planeación de los recursos y actividades, observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal, la existencia de adecuados controles internos y contables, la oportunidad y confiabilidad en el registro de las operaciones, la efectividad con que se logran las metas y objetivos, así como el cumplimiento de las disposiciones legales. También establecen los lineamientos generales para la planeación y ejecución de auditorías, haciendo especial énfasis en la importancia de la supervisión por parte del titular del órgano interno de control o del personal que éste designe. Se estructura en dos apartados: el primero se refiere a la planeación, donde por su importancia destaca lo referente a la investigación previa, tipos de auditoría, la formulación del programa, el examen y evaluación de los sistemas de control y finalmente la elaboración de los programas específicos de revisión. El segundo menciona las actividades por desarrollar en la ejecución

Lineamientos generales para la planeación

Investigación previa

Previamente a la ejecución del trabajo de auditoría, el auditor debe realizar una investigación para definir sus objetivos, alcance, procedimientos, recursos, tiempos y oportunidad de los mismos, precisándolos en sus programas de trabajo

El propósito de la investigación previa es seleccionar las áreas, operaciones, programas o recursos donde se va a practicar la auditoría y obtener la información que se utilizará al determinar las bases para la planeación de actividades y la elaboración de un adecuado Programa Anual de Control y auditoría

La investigación previa ofrece una panorámica general de la institución, por lo que es conveniente mencionar que el titular del órgano interno de control, es el responsable de supervisar al personal que participará en el desarrollo de esta investigación, misma que permitirá conocer:

La reputación de la institución y sus principales servidores públicos Experiencia anterior en cuanto a la existencia de transacciones de naturaleza delicada, errores,

irregularidades o actos ilegales Áreas donde se recibieron observaciones por parte de las autoridades hacendarias, auditor

externo, globalizadora u otra instancia de control y fiscalización Recurrencia de las observaciones determinadas en las áreas u operaciones Naturaleza y características de las áreas, operaciones, programas o recursos sujetos a revisión

considerados prioritarios o con mayor riesgo Indicadores financieros de evaluación, de productividad, de eficiencia y de impacto en el

desempeño Determinación de prioridades a considerar en cuanto a la calidad del servicio proporcionado, con la

finalidad de medir permanentemente el grado de eficacia, eficiencia, oportunidad y productividad de las diferentes áreas

Tipos de auditoría Las auditorías deberán orientarse a fortalecer las acciones preventivas, el seguimiento de programas y la evaluación del desempeño a todos los niveles de cada área de la institución, así como a promover la creación de un ambiente de autocontrol, autocorrección y autoevaluación, conceptos que por su naturaleza deberán formar parte de la estrategia global

a) Auditorías Integrales (Enfoque de flujo de operación) Esta clase de revisiones evalúan:

El grado y forma en que los recursos financieros, materiales y humanos son administrados con honestidad, economía, eficiencia, eficacia y transparencia, así como el cumplimiento de medidas de racionalidad, austeridad y disciplina fijadas en el Presupuesto de Egresos de la Federación y acordes a las demandas actuales de la sociedadLa oportunidad con que son registradas en términos monetarios las operaciones financiero-

administrativasEl estricto cumplimiento de las disposiciones normativas, legales y reglamentarias aplicablesExistencia de esquemas claros de rendición de cuentas y cumplimiento oportuno de los mismos

La determinación del alcance que deba darse a la auditoría integral estará sujeta a:

La misión y los objetivos de la instituciónLa naturaleza, magnitud y complejidad de las funciones de las áreas por revisar La existencia, confiabilidad y calidad de sistemas de control interno tanto operativo como contable y mecanismos de autocontrol, autocorrección y autoevaluación La importancia relativa y el riesgo de las operacionesEfectuar durante su ejecución, un examen y evaluación de la planeación, organización, control interno operativo, control interno contable y mejoramiento administrativo, así como el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas aplicables al área o programa por revisar

b) Auditorías Específicas

Estas auditorías pueden ser administrativas, operativas, financieras, de legalidad o sustantivas y deben orientarse a reforzar los objetivos de las auditorías integrales a través de revisiones con alcances, enfoques y objetivos particulares, hacia:

Determinadas unidades administrativas, recursos, áreas o programas, abarcando todas las fases que integran su operación, sometiendo a cada una de ellas a los diferentes tipos de auditoría que les sean aplicables

Las auditorías específicas se pueden realizar cuando:

sean de interés del público en general o de una autoridad superior para informar o emprender acciones de tipo administrativo, penal o civil

la Globalizadora, el titular de la institución u otra instancia facultada, soliciten expresamente una revisión con características, alcances y lineamientos específicos

el órgano interno de control de acuerdo con la investigación previa, detecte áreas, recursos o programas de alto riesgo, que deban ser revisados con mayor frecuencia y profundidad se dirijan a unidades administrativo-operativas y representaciones de la propia institución, o bien a otras instituciones coordinadas que no cuenten con órgano interno de control propio

c) Auditorías de Evaluación de Programas

Se orientan a la revisión de los programas prioritarios, especiales o sectoriales que el Gobierno asigna a una institución

Las revisiones deberán efectuarse con la oportunidad, frecuencia y tiempo que el órgano interno de control determine, teniendo como propósito fundamental verificar el cumplimiento de las metas, objetivos y de la normatividad aplicable, de acuerdo con la misión de la institución

Estas intervenciones deberán orientarse a comprobar si el presupuesto asignado fue el efectivamente devengado, se cumplió en los tiempos comprometidos con los programas prioritarios y sustantivos, así como medir el grado y efectividad con que se consiguieron las metas y objetivos, principalmente los contenidos en los programas anual y operativo de trabajo , y la adopción de mecanismos que coadyuvaron al mejoramiento administrativo para la satisfacción de su población objetivo y de la calidad de los servicios. Lo anterior, tanto a nivel institucional, como de sus coordinadas sectoriales, sucursales o delegaciones

En las instituciones que cuenten con proyectos financiados parcial o totalmente con recursos provenientes de los bancos internacionales, de manera adicional al examen de la consecución de los programas sustantivos, se recomienda que los órganos internos de control consideren al menos dos revisiones enfocadas a la observancia de los convenios contraídos

d) Auditorías de Seguimiento

Se refieren a la verificación, que el órgano interno de control debe efectuar para asegurar que las áreas ya auditadas estén atendiendo, en los términos y plazos acordados y establecidos, las recomendaciones tanto preventivas y correctivas, así como aquéllas referentes a la mejoramiento administrativo planteadas por el propio órgano y los diversos órganos fiscalizadores

Además de comprobar que la normatividad vigente sea observada por las áreas sustantivas a fin de evitar la recurrencia de observaciones que se presentan revisión tras revisión

Se sugiere que con el fin de homogeneizar estas revisiones programen cuatro al año, es decir, una al final de cada trimestre y se les destine la fuerza de trabajo y semanas de revisión necesarias, tomando como base la problemática que a esa fecha esté pendiente de solventarse

En cada una de las cuatro intervenciones, se considerará el seguimiento del total de las salvedades, observaciones o recomendaciones informadas por:

El propio órgano interno de control Delegado o comisario Dependencia coordinadora de sector Globalizadora Despacho de auditores externos Autoridades hacendarias Otras instancias fiscalizadoras

Programa anual de control y auditoría (resumen) Su objetivo es mostrar en forma gráfica las auditorías que realizará el órgano interno de control de una institución en cada trimestre de un año calendario, y la fuerza de trabajo que se destinará para este efectoTratándose de dependencias que controlen a entidades o de entidades que controlen a otras con su propio órgano interno de control, es conveniente que las revisiones en cada una de las controladas se hagan de manera simultánea, programándolas en el mismo lapso con el objeto de determinar a una fecha la situación general del área, recurso o programa por revisar y emitir solamente un informe con resultados consolidadosEn este caso, la revisión habrá de ser programada con un sólo número de identificación, aun tratándose de distintas instancias (corporativo, regional, sucursal, delegación). Por consiguiente, los reportes que se deriven serán consolidadosLa forma en que se asignarán los números progresivos de revisión y su respectiva descripción se hará de acuerdo con el orden siguiente: 1º. Auditorías integrales2º . Auditorías específicas3º . Auditorías de evaluación de programas 4º . Auditorías de seguimiento

Cuando se programe una auditoría específica o una auditoría de evaluación de programas, la descripción de la revisión deberá mencionar el nombre de la unidad administrativa, área o programa en el que se practicará la revisión; el número y nombre del proyecto financiado con créditos externos, en caso de contar con éste últimoEl resumen, mostrará la conciliación entre las semanas-hombre destinadas a funciones de control y auditoría y la fuerza de trabajo total, considerando aquellas actividades que no reúnen las características técnicas y administrativas de una auditoría

Programa anual de control y auditoría (detallado)

Su finalidad es conocer los aspectos por revisar en las auditorías que se realizarán en las instituciones, así como los objetivos que se pretende lograr, la semana en que se inicia y finaliza, el total de semanas de revisión y el total de semanas- hombre que se utilizarán

A las auditorías integrales, específicas y de evaluación de programas se les dará un enfoque preventivo y tendiente al mejoramiento administrativo de las actividades de la institución. Por otra parte, las auditorías de seguimiento deberán reportar, entre sus actividades principales, la atención de la implantación de dichas medidas en los términos acordados y plazos establecidos, así como la forma en que se enriquezcan los lineamientos y procedimientos de control interno para evitar la recurrencia de observaciones que posteriormente puedan provocar daños en su imagen y patrimonio

Este documento describirá cada una de las auditorías que se mencionen en el programa resumen, respetando el número progresivo, clave de programa y la misma secuencia; es decir, se iniciará con la descripción de las auditorías integrales (enfoque de flujo de operación), luego las específicas, las de evaluación de programas y las de seguimiento

Lineamientos para la presentación del programa anual de control y auditoría Con la finalidad de agilizar y simplificar la presentación y análisis del programa, los órganos internos de control deberán remitir el Programa Resumen y Detallado, anexando la documentación complementaria, para su oportuna aprobación a la Globalizadora, a más tardar en el onceavo mes del año anterior al que corresponda el programa. Además, el Programa que autorice la Globalizadora, podrá modificarse previa aprobación de sus órganos responsables en la materia

Examen y evaluación de los sistemas de control

La Norma General de Auditoría Pública indica que el auditor deberá efectuar un adecuado examen y evaluación del control interno tanto operativo como contable de la institución, para verificar: la existencia y suficiencia de los sistemas de control y la efectividad de los sistemas de control

Elaboración de programas específicos de revisión

Estos programas indican los objetivos, alcances, procedimientos por aplicar, personal que intervendrá, responsable de la supervisión de la auditoría, tiempo estimado y oportunidad de las actividades por desarrollar. Asimismo, constituyen una guía para las intervenciones, al detallar el qué, cómo y cuándo se hará el trabajo, las actividades por realizar y la aplicación de procedimientos; apoyo al trabajo de supervisión y delimitación de responsabilidades y constituyen una base para futuras revisiones.

Contenido fundamental:

Introducción, antecedentes Alcance de la revisión Metodología de auditoría Instrucciones especiales Informe final

Lineamientos generales para la ejecución

El objetivo de esta etapa es obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permitan al auditor o grupo de auditores llegar a un grado razonable de convencimiento acerca de la realidad de los hechos y situaciones sujetas a examen, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas de control tanto operativo como contable

Lo anterior deberá estar soportado en cédulas y documentos denominados papeles de trabajo, mismos que corroboran el cumplimiento de la auditoría y son el nexo entre la labor realizada y el informe de auditoría

Los papeles de trabajo se deben formular con claridad, pulcritud y exactitud, consignar los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicas examinadas y desviaciones con respecto a los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias

Asimismo, se deben plantear en forma clara, precisa, alcanzable y convincente, dando prioridad a indicaciones de tipo preventivo orientándolas hacia la eliminación de las causas que originan las observaciones y su repetición, y promoviendo la atención inmediata de las recomendaciones de tipo correctivo con el propósito de subsanar las deficiencias y desviaciones detectadas. También deberá impulsar el mejoramiento administrativo de las áreas estudiadas

Es conveniente anotar, que el titular del órgano interno de control tiene la responsabilidad de efectuar una adecuada supervisión a las actividades que conforman las bases para la realización de auditorías, especialmente de la preparación, presentación y ejecución del programa, por lo que se requerirá únicamente su firma, para avalar su razonabilidad

Normas generales de auditoría pública

Introducción

La auditoría pública es una herramienta fundamental del sistema integral de control y evaluación de la gestión pública, ya que permite conocer la forma en que funcionan las instituciones públicas. A través de las auditorías que efectúan las diversas instancias de fiscalización, se obtienen los hechos que conllevan a medir el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se han administrado los recursos humanos, materiales y presupuestarios, así como el cumplimiento de sus metas, sus objetivos y su marco legal aplicable, emitiendo las recomendaciones correctivas y preventivas pertinentes a cada desviación encontrada, lo que incluye el fincamiento de las responsabilidades que procedan

Concepto, naturaleza y objetivo de la auditoría pública

La auditoría pública es una actividad independiente, de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación; y a los objetivos, planes, programas y metas obtenidos por las instituciones, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadanía

Responsabilidades generales de los servidores públicos en el establecimiento y fortalecimiento de los sistemas de control interno

La auditoría pública se fundamenta en el precepto que establece que los recursos económicos de que disponga el Gobierno, así como sus respectivas instancias, deben administrarse con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados

Los servidores públicos responsables directos de la administración de los fondos del erario federal, deben definir, establecer, mantener y vigilar la aplicación de mecanismos que aseguren el logro de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores públicos; el cumplimiento del marco legal aplicable a la administración pública federal, y la obtención oportuna, veraz, clara y suficiente de la información financiera y presupuestaria

Al conjunto de dichos mecanismos se les conoce bajo el nombre genérico de sistema de control interno o simplemente control interno, y es partiendo de la evaluación de dicho sistema en que la auditoría pública determina la profundidad de la revisión y promueve elestablecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para garantizar una Administración Pública honesta, eficiente y eficaz

Responsabilidad del auditor público

Las Normas Generales de Auditoría Pública confieren a las instancias que conforman el Sistema Integral de Control y Evaluación de la Gestión Pública en su conjunto y a todos y cada uno de los auditores públicos, entendiendo como tales a quienes en sus diversos niveles jerárquicos intervienen en una auditoría pública, la responsabilidad de garantizar que:

Preserven su independencia mental Cada auditoría sea ejecutada por personal que posea los

conocimientos técnicos y la capacidad profesional necesarios para

el caso particular Cumplan con la aplicación de las normas relativas a la ejecución

del trabajo, del informe y del seguimiento de auditoría Se sujeten a un programa de capacitación y autoevaluación

buscando la excelencia en su trabajo

Normas personales

Independencia En todos los asuntos relacionados con la auditoría, el personal de las instancias de control deberá estar libre de impedimentos para mantener su integridad de juicio, autonomía y objetividad

Los impedimentos a que pueden estar sujetos los auditores públicos son:

Impedimentos personales. Son aquellas circunstancias que involucran directamente al auditor público y por las que puede verse afectada su imparcialidadInterés económico, directo o indirecto

Impedimentos externos. Son aquellos factores ajenos al auditor pero que lo limitan o le obstaculizan el alcance, enfoque, selección de la muestra o la aplicación de una técnica o procedimiento en una auditoría.

Conocimiento técnico y capacidad profesional El auditor público encargado de realizar funciones en la materia, debe poseer una preparación y experiencia profesional que lo sitúe en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios

Normas personales

Conocimiento técnico. Está determinado por el conjunto de conocimientos recibidos en las instituciones educativas, mismos que el auditor debe mantener actualizados con una capacitación continua, que le permita tener acceso a las normas técnicas y procedimientos de la auditoría pública, así como los programas, planes, actividades, funciones, servicios y normatividad legal y administrativa de la función gubernamental.

Capacidad profesional. Es la conjugación de los conocimientos y experiencias que adquiere el auditor público en la práctica de sus actividades profesionales y que a través del tiempo le proporcionan la madurez de juicio necesaria para evaluar y juzgar los actos u omisiones determinadas en las revisiones que efectúa.

Actualización de los conocimientos técnicos. El área de auditoría deberá establecer un programa de capacitación continua, que garantice la actualización de los conocimientos técnicos y la competitividad profesional de los auditores públicos.

Cuidado y diligencia profesionales El auditor público debe ejecutar su trabajo de auditoría cuidadosamente, con esmero e integridad, poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesional, la atención, el cuidado y la diligencia que puede esperarse de una persona con sentido de responsabilidad

Código de ética del auditor público

Honestidad Credibilidad Imparcialidad Institucionalidad Compromiso Supervisión Criterio Integración Responsabilidad Objetividad Creatividad Equilibrio Confidencialidad

Normas de ejecución del trabajo

Planeación

El trabajo debe ser adecuadamente planeado, el auditor deberá definir:

• Los objetivos identifican las fases de la auditoría desde el alcance hasta la forma y oportunidad en que se presentarán los hallazgos

• El alcance son límites del trabajo a realizar para lograr los objetivos e incluye el período y los programas a desahogar, así como el porcentaje o proporción de las actividades que se van a revisar

• Los programas de trabajo son un enunciado lógico, ordenado y clasificado de los procedimientos que han de emplearse, la extensión y la oportunidad con que se aplicarán y el personal que los va a desarrollar

• La metodología consiste en la forma en que el auditor obtendrá la información y los métodos analíticos que empleará para alcanzar los objetivos

Normas de ejecución del trabajo

Programa de auditoría.

La conformación del programa general asegura la adecuada coberturade los aspectos prioritarios de la institución, conceptos o funciones arevisar, prever oportunamente los recursos necesarios e informar a losniveles directivos o autoridades competentes con la debida

anticipaciónacerca de los trabajos a realizar

Normas de ejecución del trabajo

Formulación de los programas específicos de revisión. Concluida la investigación previa y estructurado un programa general es necesaria la planeación detallada, por lo que se deben elaborar los programas específicos de revisión para:

Que las auditorías se efectúen con eficiencia La descripción de los métodos, técnicas y procedimientos para cumplir con los objetivos de la auditoría La base para asignar sistemáticamente el trabajo a los auditores y a sus supervisores Los elementos de juicio para llevar el registro del trabajo realizado

Los programas deben incluir:

Introducción y antecedentes Objetivos de la auditoría Alcance de la auditoría Métodos de auditoría Instrucciones especiales Informe

Sistemas de control interno

Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación, organización, políticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia o entidad con el propósito de promover la eficiencia operacional

El auditor debe comprender los sistemas de control interno de la institución, proyecto, programa o recurso sujeto a revisión, con base en la suficiencia o insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, para determinar el grado de confianza que debe depositar en los mismos y de esta manera establecer el alcance, la profundidad y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditoría

El entendimiento de los sistemas de control interno se logra a través de indagaciones, observaciones, inspección de documentos y registros o revisión de informes de otras auditorías considerando los siguientes elementos:

Operaciones del programa Validez y confiabilidad Cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas Salvaguarda de los recursos

Supervisión del trabajo de auditoría

Para asegurar que se siguen todos los procedimientos adecuados en las auditorías, es esencial supervisar a los auditores, por lo que el directivo de mayor jerarquía en un grupo de auditores debe delegar esa tarea en el rango inmediato inferior que dependa de él. Esta responsabilidad deberá recaer en el auditor de mayor experiencia y capacidad profesional

La supervisión implica:

dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados e instruirlos continuamente

mantenerse informado de problemas encontrados, revisar el trabajo realizado y capacitar en el campo

Asegurarse de que el personal subalterno entiende claramente el trabajo que realizará, por qué se va a efectuar y qué se espera lograr

definir que debe ejercer en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo de auditoría y en proporción inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado

La supervisión comprende las siguientes actividades:

presentación de los auditores al personal del área a auditar y explicación de los elementos con los que van a trabajar

revisión del programa de auditoría con base en el resultado del estudio y la evaluación del control interno

explicación a los auditores, de acuerdo con el grado de experiencia que cada uno, la forma en que debe llevarse a cabo el trabajo y el tiempo estimado para su realización

vigilancia constante y estrecha de las acciones de los auditores y aclaración oportuna de dudas

control del tiempo invertido por cada uno de los auditores, analizando las variaciones contra el estimado

revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y que se ha cumplido con las normas de auditoría

verificar, a través de una persona del área ajena al trabajo específico, que se han cumplido con todas las normas de auditoría y que la opinión que a emitir esté debidamente justificada

revisión y aprobación del titular de la instancia fiscalizadora del informe que resulta del trabajo de auditoría

Es recomendable dejar evidencia de la supervisión del trabajo, por lo que el responsable de la revisión debe anotar sus observaciones en los papeles de trabajo preparados por los supervisores y auditores, y las iniciales de su nombre para comprobarlo. Asimismo, un informe de la actuación de los auditores.

Evidencia

Esta norma establece que se deben obtener las pruebas suficientes, competentes y relevantes para fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formulen los auditores. Consiste en la comprobación de información y datos, que sean importantes con respecto a lo que se examina y que pueda influenciar al emitir su opinión. La evidencia se clasifica en:

Física. Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales Documental. Se consigue en la información contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño Testimonial. Se capta de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistasAnalítica. Se desprende de los cálculos, comparaciones, razonamientos y separación de la información en sus componentes

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos de ser:

Suficiente. Si es la indispensable para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. Competente. En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor público. Relevante. Cuando exista relación en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente. Pertinente. Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones yrecomendaciones de la auditoría

Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones incluidas en su resumen, que sirven para:

Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos y argumentos

Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo Presentarse como evidencia en caso de aclaración o demanda

legal Formularse con claridad, pulcritud y exactitud, consignando los

datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicos examinados, así como sobre las desviaciones que presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias, para soportar la evidencia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría

Papeles de trabajo

El auditor deberá preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido se diseñará conforme a las circunstancias específicas de la auditoría que realice, y tendrán que apegarse a los siguientes criterios:

Incluirán el programa de auditoría y sus modificaciones por escrito

Contendrán índices, referencias, cédulas y resúmenes adecuados

Estarán fechados y firmados por la persona que los prepare Se limitarán a los asuntos que sean pertinentes e importantes

para cumplir con los objetivos encomendados Serán preparados en forma ordenada y legible Dispondrán de información suficiente para que un auditor

experimentado, sin conexión previa con la auditoría, obtenga de ellos la evidencia que respalde las conclusiones y juicios elaborados por el auditor

Tratamiento de irregularidades

Al estudiar y evaluar el control interno deberá considerar en todas las actividades importantes lo

siguiente:

detectar los tipos de errores o irregularidades potenciales que pueden existir determinar los mecanismos de control existentes que pueden prevenir o detectar un error o irregularidad revisar si los mecanismos de control realmente se cumplen evaluar el efecto por la falta o inobservancia de los mecanismos de controlidentificar las leyes y disposiciones administrativas que involucran aspectos específicos

de la actividad auditada

Tratamiento de irregularidades

A continuación se mencionan algunas situaciones que incrementan el riesgo a la posibilidad de un error o irregularidad:

1. Dudas con respecto a la integridad o competencia de la organización de la dependencia o entidad

2. Operaciones inusitadas: operaciones extraordinarias especialmente en fechas próximas al cierre del período y que tienen repercusiones importantes en los estados financieros

3. Problemas para obtener una evidencia suficiente y competente en la auditoría4. Ciertos factores de procesamiento computarizado de información, que se

relacionan con las condiciones anteriormente descritas

El auditor deberá proceder con el debido cuidado profesional al dar seguimiento alos indicios de actos ilícitos para no interferir con las investigaciones y/oprocedimientos legales que puedan emprenderse en lo futuro. En ciertas circunstancias, las leyes, reglamentos o políticas aplicablesexigirán que el auditor, antes de ampliar las pruebas y otros procedimientos deauditoría, informe de inmediato de los indicios de actos ilícitos a las autoridades alas que compete investigar esa clase de hechos o aplicar las leyescorrespondientes. El auditor también podrá estar obligado a suspender o aposponer la auditoría o una parte de ella para no interferir con una investigación enparticular.

Normas sobre el informe de auditoría y su seguimiento

Informe El informe es el documento que señala los hallazgos del auditor, así como las conclusiones y recomendaciones que han resultado en relación a los objetivos propuestos para el examen de que se trate por lo que, al término de cada intervención, el titular de la instancia de control lo presentará a la autoridad competente, por escrito y con su firma

Forma

Oportuno Completo Exacto Objetivo Convincente Claro Conciso Útil

Contenido

Objetivos, alcance y metodología Resultados de auditoría Recomendaciones Declaraciones sobre normas de auditoría Cumplimiento de las disposiciones jurídico-administrativas Incumplimiento Presentación directa de informes sobre actos ilícitos Controles de administración Opiniones de funcionarios responsables Reconocimiento de logros notables Asuntos que requieran de estudio adicional

Seguimiento de las recomendaciones

El propósito fundamental de la auditoría pública consiste en contribuir a que las acciones correctivas y de mejora se lleven a cabo, por lo tanto una vez definidas las recomendaciones y observaciones, la instancia fiscalizadora llevará un control del seguimiento de las medidas adoptadas, a fin de que en las fechas señaladas en el informe de auditoría, se visite al área auditada, y se compruebe su cumplimiento en los términos y fechas establecidos de acuerdo con:

Las disposiciones administrativas o legales emitidas en las observaciones en las que se fincaron responsabilidades de tipo civil, penal o administrativo

El establecimiento de las medidas correctivas con importes a recuperar y que de no subsanarse en los términos y fechas acordadas puedan derivar en el fincamiento de responsabilidades civiles, penales o administrativas

Las sugerencias de tipo preventivo con la finalidad de evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por la instancia fiscalizadora

Cuando a juicio del auditor no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que sean importantes para el logro de los objetivos o de la eficiencia en las operaciones de las áreas auditadas, hará constar este hecho en los informes que presente posteriormente a las autoridades competentes. Asimismo, se analizará la procedencia de las causas por las que no se cumplieron las recomendaciones formuladas, y en su caso, se procederá de acuerdo con lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos

Será necesario replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que dieron origen a las observaciones

Excepcionalmente se reprogramarán las fechas compromiso para implantar las recomendaciones, en los casos en que éstas no se hayan adoptado o bien se hayan atendido parcialmente

Cuando se detecten nuevas irregularidades o actos ilícitos, se ampliará el alcance de los procedimientos de auditoría con la finalidad de plantear al titular o responsable del área las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso

MARCO DE ACTUACION DE LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL DE LAS DEPENDENCIAS

DEL SECTOR CENTRAL

Concepto

Los órganos internos de control conjuntamente con los delegados de contraloría, son una instancia de la Globalizadora en el Sector Central, que se constituyen en un órgano de apoyo a efecto de prevenir, verificar, vigilar y evaluar el grado de honestidad, economía y transparencia con que se manejan los recursos públicos, impulsar el desarrollo administrativo, así como la eficiencia, eficacia y calidad con que se logran las metas y objetivos institucionales

A su vez, formulan recomendaciones para mejorar el desarrollo de las operaciones, promoviendo la implantación de mecanismos de autocontrol, autocorrección y autoevaluación bajo una visión, que fortalece las acciones preventivas y correctivas, así como el seguimiento de programas y la evaluación del desempeño

Naturaleza

Los órganos internos de control funcionalmente dependen de la globalizadora y sus objetivos, atribuciones y funciones se establecen de acuerdo con las disposiciones, políticas, normas y lineamientos emitidos por ella, contando así también con el apoyo y asesoría de los delegados de contraloría, para la interpretación y aplicación del marco normativo que regula las actividades de la administración pública federal

Para el cumplimiento de sus fines, los órganos internos de control actuarán en un marco orgánico-funcional y se conducirán bajo los principios de integridad, sentido de responsabilidad, objetividad, imparcialidad, independencia, cuidado y diligencia profesional, capacidad técnica de dirección y discreción, a fin de garantizar que la vigilancia, el apego a la legalidad, el control y auditoría, la evaluación, el seguimiento y la implantación de medidas correctivas y preventivas, se lleven a cabo en forma oportuna; absteniéndose en todo momento de realizar funciones de índole operativo

Objetivos

Controlar, vigilar y evaluar la operación de la dependencia, con base en el sistema de control y Evaluación Gubernamental de conformidad con las normas emitidas por la globalizadora y con las normas complementarias en materia de control, expedidas por las diferentes dependencias de la administración pública federal

Verificar que el desarrollo de las actividades, se apeguen a las políticas y a los lineamientos establecidos, para tener un mayor grado de seguridad de que los objetivos y metas de la dependencia, estén siendo realizados con el costo mínimo y en el menor tiempo posible

Apoyar a todas las áreas de la dependencia en el efectivo desempeño de sus responsabilidades, proporcionándoles: análisis, evaluaciones, recomendaciones, comentarios pertinentes e información relacionada con la verificación de los sistemas de control establecidos, con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se están alcanzando las metas y objetivos

Objetivos

Verificar y evaluar los mecanismos e instrumentos de control en las áreas, sistemas y procesos de la dependencia, para la modernización y fortalecimiento del control interno de la misma

Vigilar la observancia de las disposiciones legales en materia de responsabilidades de los servidores públicos de la Dependencia y de terceros, relacionados con la misma

Establecer mecanismos de promoción de la descentralización administrativa

Procurar el uso eficiente de los recursos públicos

Promover la observancia estricta de los mecanismos de rendición de cuentas, por parte de los servidores públicos

Atribuciones

Observar y vigilar el cumplimiento de las normas de control y auditoría que emita la globalizadora y apoyar en la instrumentación de las normas complementarias

Vigilar que las políticas, programas, presupuestos, normas, lineamientos, procedimientos y demás instrumentos de control y evaluación se apliquen y se utilicen eficientemente en las unidades administrativas de la dependencia

Intervenir en el establecimiento de controles en programas prioritarios y estratégicos que aseguren el cumplimiento de sus objetivos

Planear, programar y ejecutar el Programa Anual de Control y Auditoría, conforme a los lineamientos generales emitidos por la globalizadora y practicar aquellas revisiones ordenadas por ésta o el titular de la dependencia

Proponer, programar y ejecutar las auditorías y revisiones adicionales que se requieran a fin de verificar la observancia de las disposiciones jurídicas, financieras y administrativas

Atribuciones

Asesorar y apoyar a los órganos internos de control del sector coordinado en materia de sistemas de control de la gestión pública, para optimizar el desempeño de sus funciones

Verificar y apoyar el cumplimiento por parte de los servidores públicos de la Dependencia y su sector coordinado, en la presentación de la declaración patrimonial

Opinar y proponer el nombramiento y, en su caso, la remoción de los contralores internos en los órganos desconcentrados

Investigar y, en su caso, determinar la responsabilidad administrativa de los servidores públicos del sector coordinado, aplicando las sanciones que procedan en términos de ley y turnar a la globalizadora aquellas que sean de su competencia

Informar al titular de la dependencia y a la Globalizadora sobre los resultados de la gestión en materia de auditoría, control y evaluación, aportando elementos de juicio útiles que permitan el manejo eficaz, eficiente y honesto de los recursos asignados a la dependencia

Funciones

Organización interna Auditoría* Control y verificación Evaluación Quejas y denuncias

*De auditoría

Efectuar las auditorías financieras, administrativas, operacionales, integrales y de seguimiento a las distintas Unidades que integran la dependencia, previstas en el Programa Anual de Control y Auditoría y presentar los informes de las observaciones y recomendaciones conforme a los lineamientos establecidos por la globalizadora

Realizar las revisiones orientadas a vigilar que el ejercicio del presupuesto de la dependencia, se lleve a cabo en estricto apego a los programas y presupuestos aprobados y a la legislación aplicable

Establecer mecanismos para auditar la prestación de los servicios públicos a fin de mejorar su calidad, corregir las irregularidades detectadas y promover la comparación sistemática con los estándares de calidad de otros centros de servicio

*De auditoría

Intervenir en revisiones especiales determinadas por la globalizadora y otras instancias fiscalizadoras

Comprobar la existencia de adecuados sistemas y procedimientos de control, en las áreas que integran la dependencia

Integrar y analizar la información sobre los sistemas y procesos operativos, a fin de detectar la existencia de irregularidades y en su caso, proponer medidas correctivas

Verificar que el manejo y utilización de los recursos humanos, informáticos, materiales, técnicos y financieros de las áreas de la dependencia, se realice con criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, en apego a la normatividad establecida

Elaborar los informes de las auditorías practicadas, comentar las observaciones detectadas con los servidores públicos responsables, obtener la firma de conformidad y practicar el seguimiento de las recomendaciones sugeridas para verificar que las anomalías reportadas, hayan sido corregidas

MARCO DE ACTUACION DE LOS ORGANOS INTERNOS DE CONTROL DE

LAS ENTIDADES DEL SECTOR PARAESTATAL

Concepto

Los órganos internos de control, son los representantes de la Globalizadora en el sector paraestatal, constituyéndose conjuntamente con los comisarios públicos en un apoyo al titular de la entidad a efecto de prevenir, verificar, vigilar y evaluar el grado de honestidad, economía y transparencia con que se manejan los recursos públicos, impulsar el desarrollo administrativo, así como la eficiencia, eficacia y calidad con que se logran las metas y objetivos institucionales y sectoriales

A su vez, formulan recomendaciones que conllevan a mejorar el desarrollo de las operaciones, promoviendo la implantación de mecanismos de autocontrol, autocorrección y autoevaluación bajo una visión que fortalece las acciones preventivas y correctivas, así como el seguimiento de programas y evaluación del desempeño

Naturaleza

Los órganos internos de control de las Entidades, funcionalmente dependen de la globalizadora, y sus objetivos, atribuciones y funciones se establecen de acuerdo con las disposiciones, políticas, normas y lineamientos que ésta emite; y cuentan con el apoyo y asesoría de los comisarios públicos, para la interpretación y aplicación del marco normativo que regula las actividades de la administración pública paraestatal

Para el cumplimiento de sus objetivos, los órganos internos de control actuarán dentro de un marco orgánico-funcional y se conducirán bajo los principios de integridad, sentido de responsabilidad, objetividad, imparcialidad, independencia, cuidado y diligencia profesional, capacidad técnica de dirección y discreción, a fin de garantizar que el control y auditoría, la vigilancia, el apego a la legalidad, la evaluación, el seguimiento y la implantación de medidas preventivas y correctivas; así como la recepción y tramite de quejas y denuncias se lleven a cabo en forma oportuna absteniéndose en todo momento de realizar funciones de índole operativo

Objetivos

Controlar, vigilar y evaluar la operación de la Entidad, con base en el Sistema de Control y Evaluación Gubernamental, de conformidad con las normas emitidas por la globalizadora y normas complementarias en materia de control, expedidas por las diferentes dependencias de la administración pública federal

Verificar que el desarrollo de las actividades se apegue a las políticas y lineamientos establecidos, para tener un mayor grado de seguridad de que las metas y objetivos de la entidad se alcancen con el costo mínimo y en el menor tiempo posible

Comprobar que las operaciones se realicen con total apego a los programas, políticas, leyes, reglamentos, normas y procedimientos a que se encuentren sujetos, atendiendo las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, así como los programas de ahorro y estímulo a la productividad

Apoyar a todas las áreas de la entidad en el efectivo desempeño de sus responsabilidades, evaluando los sistemas de control establecidos y emitiendo recomendaciones para optimizar su funcionamiento y calidad de la información que de ellos emana, con el propósito de incrementar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se alcanzan las metas y objetivos

Objetivos

Promover la implantación de mecanismos de autocontrol, autocorrección y autoevaluación en las áreas, sistemas, procesos y servicios de la Entidad, así como su modernización

Vigilar la observancia de las disposiciones legales en materia de responsabilidades de los servidores públicos de la Entidad y de terceros relacionados con la misma

Procurar la observancia estricta de los mecanismos de rendición de cuentas, por parte de los servidores públicos

Establecer mecanismos de promoción de la descentralización administrativa

Promover el uso eficiente de los recursos públicos

Atribuciones

Observar y vigilar el cumplimiento de las normas de control y fiscalización que emita la globalizadora y apoyar en la instrumentación de las normas complementarias

Promover las normas y lineamientos que regulen el funcionamiento del Sistema de Control y vigilar que las políticas, programas, presupuestos, normas, lineamientos, procedimientos y demás instrumentos de control y evaluación se observen y apliquen eficientemente en las diversas áreas de la Entidad

Intervenir en el establecimiento de controles para los programas prioritarios y estratégicos que aseguren el cumplimiento de sus objetivos

Planear, programar y ejecutar el Programa Anual de Control y Auditoría, conforme a las bases generales (normas y lineamientos) emitidas por la Globalizadora y practicar aquellas revisiones específicas que determine el titular de la Entidad, así como las requeridas por otra instancia fiscalizadora

Proponer, programar y ejecutar las auditorías adicionales que se requieran, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes

Participar como Secretario Técnico en el desarrollo de las funciones del Comité de Control y Auditoría, a fin de proponer acciones tendientes a promover el mejoramiento de la gestión de la Entidad, en el seguimiento de acuerdos sobre asuntos de control y auditoría, establecimiento de medidas preventivas y solución inmediata a la problemática pendiente de atender, detectada por cualquier instancia relacionada con funciones de control y auditoría

Atribuciones

Presentar a la globalizadora, al órgano de gobierno, al comité de control y

auditoría, al titular de la entidad y a las demás instancias internas de decisión, los informes de resultados de las auditorías y evaluaciones realizadas a las áreas, programas, sistemas y procedimientos; proponiendo las alternativas de solución preventivas y correctivas para la problemática detectada

Promover y verificar el cumplimiento por parte de los servidores públicos de la Entidad en la presentación de la declaración patrimonial

Informar al titular de la Entidad y a la Globalizadora sobre los resultados de la gestión en materia de auditoría, control y evaluación, aportando elementos de juicio útiles que permitan el manejo eficaz, eficiente y honesto de los recursos asignados a la Entidad

Supervisar y verificar el cumplimiento de las acciones en materia de modernización, desconcentración y simplificación administrativa

Funciones

Planeación Organización interna Auditoría* Control y verificación Evaluación Quejas y denuncias

*Auditoría

Realizar las auditorías financieras, administrativas, operacionales, integrales y de seguimiento previstas en el Programa Anual de Control y auditoría, en las distintas unidades administrativas de la entidad y presentar los informes de las observaciones y recomendaciones conforme a las normas y procedimientos establecidos en la materia y a los lineamientos emitidos por la globalizadora

Coordinar las revisiones orientadas a vigilar que el ejercicio del presupuesto de la Entidad, se lleve a cabo en estricto apego a los programas y presupuestos aprobados y a la legislación aplicable

Establecer mecanismos para auditar la prestación de los servicios públicos a fin de mejorar su calidad, corregir las irregularidades detectadas y promover la comparación sistemática con los estándares de calidad de otros centros de servicio similares

Coordinar sus actividades con los auditores externos

Intervenir en revisiones especiales determinadas por la globalizadora y otras instancias fiscalizadoras

Comprobar la existencia de adecuados sistemas y procedimientos de control en las áreas que integran la entidad

Integrar y analizar la información sobre los sistemas y procesos operativos a fin de determinar la existencia de irregularidades y en su caso, proponer medidas correctivas

Verificar que el manejo y aplicación de los recursos humanos, informáticos, materiales, técnicos y financieros de las áreas que integran la Entidad, se realicen con criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal y en apego a la normatividad establecida

Elaborar los informes de las auditorías practicadas, comentar las observaciones detectadas con los servidores públicos responsables, obteniendo la firma de conformidad y practicar el seguimiento de las recomendaciones sugeridas, para verificar que las anomalías reportadas hayan sido corregidas

Guía general de auditoría pública

ContenidoPresentaciónObjetivoMarco legalI. Definición de la auditoría públicaII. Guía general de auditoría pública2.1 Planeación de la auditoría2.2 Inicio de la auditoría2.2.1 Orden de auditoría2.2.2 Oficio de requerimiento2.3 Acta de inicio de auditoría2.4 Planeación detallada2.5 Ejecución del trabajo2.5.1 Técnicas y procedimientos de auditoría2.5.2 Papeles de trabajo2.5.3 Cédulas de observaciones2.5.4. Cédulas de seguimiento2.6 Supervisión del trabajo de auditoría2.7 Informe de auditoría2.8 Seguimiento de recomendacionesIII. Actuación del auditor públicoIV. Control de auditoría

Presentación

A fin de continuar apoyando las funciones de los Órganos Internos de Control y de Control Interno se emite la Guía General de Auditoría Pública actualizada

El contenido de la presente Guía no modifica los aspectos operativos plasmados en las versiones anteriores, únicamente aclara y define

aspectos que han sido susceptibles de mejora

Se conforma de cuatro capítulos:

• Definición de la auditoría Pública • Guía General de auditoría Pública• Actuación del auditor público • Control de la auditoría

Es conveniente insistir en el enfoque y profundidad que se debe dar a las revisiones en un ambiente preventivo, deben canalizarse a identificar la problemática que ocasiona la recurrencia en observaciones para sugerir acciones que eliminen de raíz la problemática; en cuanto al ámbito correctivo, deben evidenciarse las deficiencias y, en su caso, aplicar las sanciones a que haya lugar

Objetivo

Servir de instrumento que norme y estandarice el trabajo de auditoría que ejecuta el personal, asignado a los Órganos Internos de Control o de Control Interno en las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Procuraduría General de la República o Entidades, según corresponda, respecto del desarrollo de una revisión, desde la planeación de la auditoría hasta la presentación del informe

Marco Jurídico

Artículo 144, del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, en correlación con el artículo 18, fracciones III y IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo

Para la ejecución de auditorías debe considerarse la normatividad descrita en el boletín C-005 Disposiciones Jurídico Administrativas aplicables a las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de

la Administración Pública Federal, publicado por la SECODAM y la legislación particular que compete a cada dependencia y entidad de la

Administración Pública Federal y a la Procuraduría General de la República

Definición de la auditoría pública

Es una actividad independiente de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas y metas alcanzados por las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Federal, así como de la Procuraduría General de la República con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadanía

Planeación de la auditoría

Previamente a la ejecución de la revisión, el auditor encargado del grupo llevará a cabo una investigación preliminar que le permita conocer los antecedentes del área, programa o rubro por revisar, determinar los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoría, aspectos que se precisarán en la Carta de Planeación y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar

La base de la Carta de Planeación es el Programa Anual de Control y Auditoría (PACA) y la investigación que se realiza sobre el área, programa o rubro, a fin de conocer estructura orgánica, control interno, marco jurídico y posible problemática; información que servirá de soporte para la planeación de actividades

Esta carta estará respaldada con el Cronograma de Actividades a Desarrollar, en el cual se detallan las acciones que el grupo de auditoría efectuará, desde el inicio de la auditoría hasta su conclusión con el Informe respectivo

Inicio de la auditoríaOrden de auditoría

La práctica de la auditoría se llevará a cabo mediante mandato escrito que se denomina orden de auditoría, con las siguientes características:

Dirigirse al servidor público de mayor jerarquía responsable del área o programa por revisar

Estar debidamente fundamentada en las disposiciones normativas aplicables

Citar a los auditores que practicarán la revisión, incluyendo al responsable del área

de auditoría

Describir de manera general los alcances de los aspectos y el periodo por revisar

Estar firmada por el titular del Órgano Interno de Control o de Control Interno, o por quien éste haya designado para tal fin

La orden de auditoría se entregará a quien va dirigida, obteniendo de puño y letra de éste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregará al servidor público designado para el efecto). Además se turnará copia a las instancias que lo requieran

Oficio de Requerimiento

Cuando derivado de la revisión a un área, programa o rubro específico sea necesario obtener información y documentación vinculada con ésta y obre en poder de otra área, a la que no se le está practicando la auditoría, se procederá a elaborar un requerimiento de información

Acta de Inicio de AuditoríaEn todas las revisiones que practiquen los Órganos Internos de Control o de Control Interno, invariablemente se levantará Acta de Inicio de Auditoría en la que se harán constar los siguientes aspectos:

a) Lugar, hora y fecha del actob) Nombre de los auditores comisionados, su número de identificación institucional y unidad administrativa de adscripciónc) Orden de auditoría que promovió el levantamiento del acta, su número, fecha, a quién fue dirigida y quién la emitiód) El apartado de hechos del acta, describirá la forma en que se presentaron los auditores actuantes, con quién se presentaron y el documento con el que se identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se hará constar la entrega de la orden de auditoría a quien

va dirigida o a la persona designada para atenderla, de la que se obtendrá el acuse de recibo de su puño y letra y estampará el sello oficial del área auditada en una copia de la orden de auditoría

e) En el levantamiento del acta se requerirá a la persona con quien se entiende la diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, los auditores actuantes nombrarán a dichos testigos, hecho que quedará asentado en el acta. También serán plasmados los siguientes datos de los testigos:

- Nombre completo - Domicilio oficial o particular - Número de identificación con que acreditan su personalidad - Registro Federal de Contribuyentes con homoclave - Nacionalidad - Señalamiento de que dichos testigos aceptaron el nombramientof) Posteriormente, los auditores actuantes solicitarán a la persona con quien se entiende la diligencia, si desea agregar algún otro hecho. En caso positivo se le otorgará la palabra y, en caso negativo, se procederá al cierre y término del acta

Planeación detallada

Es una actividad que ejecuta el auditor y la realiza sobre el programa, área o partida asignada para su análisis. Se plasma en el documento denominado Marco Conceptual, que contiene los siguientes datos:

Identificación de la auditoría Programa, Rubro o aspecto por revisar Objetivo que se persigue; Universo Muestra por revisar Procedimientos que se desahogarán durante el desarrollo del

trabajo Conclusiones a las que llegó el auditor una vez concluida la revisión

Con esta planeación detallada se logra identificar el trabajo que ejecutará el auditor, el seguimiento de los avances que va obteniendo, la delimitación de responsabilidades, evitar la duplicación de funcionesy establecer los procedimientos específicos por desahogar

Ejecución del trabajo

Una vez concluida la planeación detallada, el auditor está en posibilidad de compilar toda la información y documentación que requiera

El objetivo de la etapa de ejecución es obtener evidencia suficiente del programa, área o rubro que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al auditor determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para que con ello emita una opinión sólida, sustentada y válida, motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad

Técnicas y Procedimientos de Auditoría

Fases de ejecución

Recopilación de datosRegistro de datosAnálisis de la informaciónEvaluación de los resultados

Técnicas y procedimientos

Estudio General. Apreciación sobre las características generales del área, programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a revisar, de los presupuestos y/o estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias que los constituyenAnálisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman unacuenta, partida, rubro o concepto de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas Inspección. Examen físico de bienes materiales o documentos, con el objeto de cerciorarse de La autenticidad de un activo o de una operación registrada en el presupuesto, en la contabilidadpresentada en los estados financieros Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente a la institución, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una manera válida sobre ellaInvestigación. Obtención de información, datos y comentarios de los servidores públicos de la propia institución Declaración. Manifestación por escrito, con la firma de servidores públicos que emiten la declaratoria de información o datos solicitados por el auditor Certificación. Obtención de un documento en el que se asegura la verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribuciónObservación. Presencia física de cómo se realiza una operación o hechoCálculo. Verificación matemática de alguna operación

Papeles de trabajoLa aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría se plasma en cédulas y documentos denominados

papeles de trabajo y son base de las observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado

Reglas generales para su elaboración:

Identificar el programa, área o rubro revisado, la fecha de elaboración de la cédula, nombre y firma del auditor que la elaboró y firma del responsable del grupo de auditoría como evidencia de la supervisión

Ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensión sin perder claridad Contener fuentes de información, cruces, marcas y referencias. Ser pulcros, ordenados y legibles Elaborarse en todos los casos con bolígrafo de tinta negra o generar impresiones claras de

computadora La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial y exclusiva de la

instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podrá proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial

La custodia de los papeles de trabajo, deberá cumplir con las disposiciones normativas del archivo gubernamental

Las cédulas se clasifican:

Cédulas sumarias: son un resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homogéneo de conceptos o datos que están analizados en otras cédulasCédulas analíticas: son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operación o una parte de ellos, contenido en las cédulas sumarias

Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas como:

Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajoReferencias. Son el enlace entre cifras o información que aparece en las diferentes cédulas, que se anotan para cruzar los datosMarcas. Son señales que se anotan junto a la información plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas

Cédulas De observaciones

Las irregularidades derivadas del análisis realizado se plasmarán en las denominadas cédulas de observaciones las cuales contendrán, además de las desviaciones detectadas, las causas, efectos, disposiciones legales y normativas transgredidas y las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover la solución a la problemática detectada

La cédula de observaciones contendrá un apartado en donde el auditor asentará la fecha compromiso dada por el auditado para dar solución a la problemática y, en su caso, las acciones que ejecutará para lograrlo. En este mismo apartado se anotará el nombre y cargo del servidor público responsable del área u operación donde surgieron las observaciones, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de las mismas con los auditores actuantes

Cédulas de Seguimiento

Estas cédulas son el resultado de una auditoría de seguimiento, en la cual se constata que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el área revisada, hayan sido aplicadas y permitieron la solución de la problemática o, en su caso, el avance en su solución. Deben contener, además de la identificación de la auditoría, los siguientes datos:

La observación a la cual se da seguimiento Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad En caso de no estar solventada la observación, el replanteamiento que propone el auditor,

mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades Nombre del titular del área auditada y su firma

Supervisión del trabajo de auditoría Concepto

Coordinación de los recursos durante la planeación, ejecución y comunicación de resultados de la auditoría, a fin de vigilar, revisar y verificar el correcto cumplimiento de metas y objetivos planteados al inicio de la auditoría, así como la debida aplicación de las normas y procedimientos establecidos

Objetivos

Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del auditor, en función de los objetivos planteados

Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y economía y con apego a la normatividad aplicable

Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública

Elaborar los papeles de trabajo para que apoyen los objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente

Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos específicos de auditoría

Informe de AuditoríaConcluida la etapa de ejecución de la auditoría, la contraloría interna debe comunicar al titular de la institución y a otras instancias que así lo requieran, los resultados obtenidos durantesu intervención a través de un informe. El cual consta de cinco elementos:

Oficio de Envío (Informe Ejecutivo), documento mediante el cual se oficializa el envío del informe de resultados al titular de la institución y a cualquier otra instancia que así lo requieraModalidades:

Oficio de envío de una auditoría integral, específica, de evaluación de programas o de desempeño

Oficio de envío de una auditoría de seguimiento

Carátula del Informe, resumen de los datos más importantes de la auditoría para su fácil e inmediata identificación; contiene entre otros datos: el área evaluada, número de control de la revisión, fechas de inicio y término y responsables de la auditoría

Índice, en este punto se enumeran los capítulos que integran el informe, señalando el número de la página donde se localiza cada apartado

Cuerpo del Informe, en él se da a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera sucinta a través de las siguientes partes:

Antecedentes Período, objetivo y alcance de la revisión Resultados del trabajo desarrollado Conclusión y recomendación general

Observaciones, en este apartado se incluyen todas las cédulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores públicos responsables de las áreas donde surgieron, así como por el auditor responsable

Seguimiento de Recomendaciones

La auditoría no concluye con la emisión del informe; en éste el auditor plasma una serie de recomendaciones para que se corrija la problemática detectada. A través de las auditorías de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen las anomalías y se evite su recurrencia

Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda:

Comprometer al titular del área auditada con la atención de las recomendaciones

Promover que el área auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones

Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicación de las recomendaciones

Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias

Actuación del auditor público

Independientemente de su formación académica, el auditor público debe tener un comportamiento ético, para lo cual debe cumplir con las Normas Generales de Auditoría Pública, pues debe garantizar a la sociedad servicios profesionales de alta calidad

En materia de ética, cada profesión cuenta con sus propios códigos, entendidos o formales y, aun cuando en esencia son similares, existen particularidades en cada uno de ellos

Considerando la heterogeneidad de las disciplinas de técnicos y profesionales que conforman los Órganos Internos de Control y de Control Interno, éstos deben

basar sus acciones de manera obligatoria en Políticas de Actuación, para que se desempeñen con juicio y criterio profesional uniformes, de tal manera que su labor

como auditor público sea inobjetable

Control de auditoríaEl control de las auditorías se debe llevar a cabo en tres formatos:

Cédula única de auditoría, que concentra la información general que se derivó de la revisión: datos de identificación, cantidad de observaciones, personal participante e importes fiscalizadosEvaluación de la auditoría, para alcanzar los objetivos planteados para la revisión es conveniente evaluar la auditoría como tal mediante un cuestionario sencilloEvaluación del personal, la evaluación del trabajo del personal que participa en una revisión es de importancia vital, pues a través de ella se pueden identificar aquellos aspectos en los que el auditor requiere apoyo y capacitación

Guía general para revisiones de control

Contenido

PresentaciónObjetivoMarco jurídico1. Definición de revisiones de control2. Guía general para revisiones de control2.1 Planeación general2.2 Inicio de la revisión de control2.2.1 Oficio de presentación2.2.2 Requerimiento de información2.3 Planeación detallada2.4 Ejecución de la revisión de control2.4.1 Técnicas o procedimientos2.4.2 Papeles de trabajo2.4.3 Cédulas de acciones de mejora2.4.4. Criterios para la clasificación de acciones de mejora2.5 Supervisión del trabajo desarrollado en una revisión de control2.6 Resultados de una revisión de control2.6.1 Informe de resultados2.6.2 Acuerdo de control2.7 Seguimiento de acciones de mejora2.7.1 Cédulas de seguimiento3. Actuación, características, capacidades y habilidades del analista de control

Presentación

Desde el surgimiento de los órganos Internos de control en la Administración Pública Federal, la función de auditoría pública se ha venido desarrollando de manera sistemática y predominante

El nuevo enfoque de los órganos internos de control reconoce la importancia de la función preventiva de control y evaluación que deben desarrollar éstos, impulsando en las instituciones públicas la mejora de controles y evaluación de riesgos en sus áreas, programas y/o procesos sustantivos, a través de la detección de áreas de oportunidad y evaluación de la suficiencia y calidad de los sistemas de control

La incorporación de revisiones (antes intervenciones) de control en los programas anuales de trabajo de los órganos internos de control, determina oportunidades de mejora en el control interno de las operaciones, funciones, programas sustantivos, áreas críticas o expuestas a mayores riesgos de las instituciones de la Administración Pública Federal

Objetivo

Establecer los aspectos generales que orienten la ejecución de las revisiones de control por parte de los órganos internos de control en las dependencias y entidades de la administración pública federal, desde su planeación hasta la presentación del informe de resultados y su seguimiento

Marco legal Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.- Artículo 37, fracciones I, II, III

y VIII Ley Federal de las Entidades Paraestatales.- Artículos 59, fracción IX y 62, fracción

III Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal,

Artículos 132, fracción III, y 148 Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.- Artículos 63, fracciones

V, VI y XI, y 64, fracción II, inciso b, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9 y 10 Lineamientos Generales para la Elaboración y Presentación del Programa Anual de

Trabajo del Órgano Interno de Control.- Capítulo VII, apartado 1, índices 1.3.2. y 1.3.3.

Definición de revisiones de control Revisión de control toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter

preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales

A diferencia de las auditorías públicas, cuyo propósito es la verificación y atestiguamiento de las operaciones, las revisiones de control deberán tener una orientación sustentada en un ambiente caracterizado por un alto sentido de colaboración y apoyo, agregando valor a través de la evaluación, fortalecimiento o implantación de controles dirigidos al mejoramiento de las funciones para incrementar la efectividad y eficiencia de la gestión y las operaciones; prever la incidencia de errores y recurrencia de observaciones; lograr mayor satisfacción de los usuarios; dar confiabilidad al cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y políticas; impulsar la administración y control de riesgos y promover una cultura de control

Una revisión de control debe asistir a la organización en la identificación y evaluación de las exposiciones significativas a los riesgos, y la contribución a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control; así como al mantenimiento de controles efectivos, con la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua

El resultado del trabajo desarrollado en una revisión de control deberá reflejarse en la determinación de “acciones de mejora” y en ningún caso podrán derivarse observaciones, ya que éstas son exclusivas de las auditorías, por lo que no serán expresadas en términos monetarios y sus resultados se enfocarán a prestar un mejor servicio a la administración, proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia y eficacia de los controles establecidos, y en consecuencia elevar la posibilidad de lograr las metas y objetivos institucionales

DESCRIPCIÓN TIPOS

Preventivos Detectivos Correctivos

Asignación de funciones o responsabilidades x

Capacitación en control interno x

Código de Conducta Institucional (integridad y valores éticos) x

Cuadros de facultades (administrativas u operacionales) x

Entrenamiento x

Indicadores y normas de desempeño x

Facultades de autorización x

Manual de organización x

Personal competente x

Políticas y procedimientos x

Programas y/o presupuestos x

Segregación de funciones x

Automatización de transacciones x x

Evaluación de riesgos x x

Registro de transacciones x x

Salvaguarda y acceso restringido a los activos x x

Auditoría (interna o externa) x

Comparación x x

Conciliación x x

Evaluación de resultados o desempeño x x

Facultades de corrección y aplicación de ajustes x

Inspección x x

Supervisión del personal x x

Verificación o revisión de funciones x x

Tipos de controles internos

Planeación generalLa planeación de las revisiones de control deberá estar debidamente documentada con la información suficiente y competente

Premisas

Determinación de objetivos generales y específicos de la actividad que está siendo revisada y sus respectivos controles

Riesgos significativos de la actividad, objetivos, recursos, operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable

Previo al inicio de la revisión, hay que otorgar al medio ambiente externo y marco normativo de la institución pública la importancia que tiene

Oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión

de riesgos y control de la actividad

Objetivos

Conocer y entender el área, operación, proceso, programa o rubro objeto de revisión con el propósito de programar la ejecución y supervisión de las revisiones de control

Identificar aquellos elementos que sirvan de base para determinar el alcance, profundidad, período, cantidad y tipo de recursos a invertir en las revisiones de control, considerando lo presentado en el plan anual de trabajo 1

Investigación preliminar

Recopilación de información. Consiste en obtener información sobre el área, operación, proceso, programa o rubro sujeto de revisión, principalmente a través de entrevistas, observación directa, encuestas, cuestionarios y consultas en intranet e internet, relacionada con:

Informes derivados de auditorías practicadas, estudios de mejoramiento realizados, programas o proyectos y acuerdos de los órganos de gobierno y otros órganos de apoyo

Estructura orgánica, misión y visión, atribuciones, naturaleza, magnitud, normatividad interna y externa, recursos humanos, asignación presupuestaria, principales mecanismos de control, sistemas automatizados, manuales de políticas y procedimientos

Planes operativos, programas sectoriales y reglas de operación Ubicación geográfica y cobertura regional de las unidades administrativas y/o representaciones Situación financiera, presupuestal y operativa Sistema (s) de indicadores y normas de desempeño

Estudio preliminar. Una vez obtenida la información suficiente y pertinente es necesario efectuar un “estudio preliminar”, el cual deberá estar encaminado a explorar y separar los elementos importantes de la situación del área, operación, proceso o programa, con la finalidad de tener una apreciación general y detallada sobre la forma en que se logran las metas y objetivos, se obtiene información veraz y oportuna y se cumple con las disposiciones aplicables

Programa de Trabajo. El responsable de dirigir al equipo de trabajo que realizará la revisión de control, deberá determinar y documentar las actividades generales por practicar, así como establecer los recursos necesarios para lograr los objetivos, la oportunidad de los mismos y tiempos asignados para la revisión, desde su inicio hasta su conclusión con el informe respectivo

Inicio de la revisión de controlOficio de presentación

Para iniciar la ejecución de una revisión de control, es necesario enviar un comunicado suscrito por el Titular del Órgano Interno de Control y dirigido al servidor público responsable del área o unidad administrativa involucrada en la revisión con las siguientes características:

Dirigirse al servidor público de mayor jerarquía responsable del área o unidad administrativa involucrada en la revisión (nombre y cargo)

Texto que informe el carácter preventivo de la revisión, acorde al nuevo enfoque de los órganos internos de control

Fundamento Legal (aplicable a la institución pública de que se trate) Objetivo (s) de la revisión de control Personal que realizará la revisión de control, incluyendo al responsable del grupo Describir de manera general el alcance y período de la revisión de control Nombre y firma del titular del órgano interno de control

Requerimiento de información

El equipo de trabajo realizará por escrito un requerimiento formal de información documentada en medios manuales o automatizados que le permita allegarse de datos y antecedentes del área, operación, proceso, programa o rubro objeto de la revisión. Dicho requerimiento podrá incorporarse, en su caso, en el oficio de presentación para la revisión de control

Planeación detalladaActividad que ejecutará el grupo que desarrollará la revisión de control y la debe realizar sobre el área, operación, proceso, programa o rubro elegido para su análisis. Esta planeación deberá contener los siguientes datos:

Identificación de la revisión de controlÁrea, operación, proceso, programa o rubro por evaluarObjetivo que se persigue con la revisión de controlUniverso y alcance de la revisión de controlTécnicas y procedimientos que se aplicarán durante el desarrollo del trabajo

Al planificar el trabajo, los analistas de control deben considerar:

Los objetivos de la actividad que está siendo evaluada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño

Los riesgos significativos de la actividad, recursos y operaciones, y los mecanismos de control con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable

La idoneidad y eficacia de los sistemas de control de la actividad Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión, control y

evaluación de riesgos de la actividad

Con esta planeación detallada se logra identificar el trabajo a realizar por los participantes en la revisión de control, permite el seguimiento y supervisión de los avances que irán obteniendo;delimita las responsabilidades, evitando duplicación de funciones, y establece los procedimientos específicos por aplicar. Su inclusión en los papeles de trabajo será al principio de la documentación que soporta los procedimientos ejecutados en la revisión

Ejecución de la revisión de control

El objetivo de esta etapa es obtener información del área, operación, proceso, programa o rubro que se analiza, para contar con los suficientes elementos objetivos que le permitan al grupo de trabajo establecer juicios razonables acerca de las situaciones analizadas, la veracidad de la documentación evaluada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, y con ello emitir una opinión sólida, sustentada y válida, con respecto a las debilidades identificadas, así como las acciones de mejora necesarias para subsanarlas

Técnicas o procedimientos

La ejecución de una revisión de control, consiste en una serie de actividades que se aplica lógica y sistemáticamente para que el analista de control se allegue de los elementos de información. Las cuatro fases de este trabajo metodológico son las siguientes:

Recopilación de datos, el analista de control se allega de la información y documentación necesarias para iniciar su revisión. La compilación de documentos debe estar relacionada con el área, operación, proceso, programa o rubro que se evalúa, por lo que debe ser muy cuidadoso en su solicitud y explícito en sus requerimientosRegistro de datos, se deberán elaborar cédulas, mismas que se integrarán a los papeles de trabajo, en las que se deberán asentar los datos referentes al análisis, evaluación, comprobación y conclusión sobre los controles aplicados a la información y operacionesAnálisis de la información, consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. La profundidad del análisis será definida en función al objetivo y tipo de la revisión de control, así como en relación a la naturaleza y características del área, operación, proceso, programa o rubro objeto de la revisión de controlEvaluación de los resultados, la evaluación de los resultados sólo es posible si se tomaron como base todos los elementos de juicio suficientes para emitir una opinión, la cual se documentará en cédulas de acciones de mejora, en donde se describirán las debilidades de control interno identificadas, la oportunidad de mejora o situación encontrada, la causa que la originó, el efecto o riesgo potencial que pudiera dar origen a la situación descrita y las acciones de mejora concertadas entre el área operativa y el órgano interno de control

Procedimiento

Estudio general. Apreciación sobre las características generales del área, programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a evaluarAnálisis. Identificación y desagregación de los principales componentes de un programa, proceso, sistema, rubro o concepto, para su clasificación y agrupación en grupos que constituyan unidades homogéneas y significativasInspección. Reconocimiento físico de hechos, con el propósito de cerciorarse de su autenticidadConfirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente a la dependencia o entidad revisada, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación, programa, proceso, sistema, rubro o concepto a revisar. La confirmación puede ser:

Positiva: se envían datos a la persona y se le solicita que confirme la información y que emita sus comentariosNegativa: se envían datos al confirmante y se le solicita dé respuesta sólo si está en desacuerdo con la información presentadaNula: no se envía información y se pueden solicitar datos sobre el otorgamiento de servicios, procesos de licitaciones públicas, autorizaciones y concesiones, trámites y permisos

Investigación. Obtención de información, documentación, datos y comentarios de los servidores públicos de la propia institución pública, para que el analista de control pueda formarse un juicio sobre determinados aspectos que está evaluandoValidación. Verificación de la información y/o documentación confrontándola con el nivel superior al del servidor público del que se obtieneCertificación. Obtención de un documento en el que se asegura la verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribuciónObservación. Presencia física de cómo se realiza una operación o hecho, con el propósito de cerciorarse de su desarrollo en el tiempo y forma establecidos

Papeles de trabajo

La aplicación de las técnicas y procedimientos utilizados en la revisión de control se registran en cédulas y documentos denominados papeles de trabajo, los cuales constituyen el expediente de la revisión de control, por lo que deberán integrarse en legajos ordenados de manera lógica y resguardados en un archivo determinado para ello, ya que son la base de las situaciones detectadas, acciones de mejora determinadas y conclusiones del trabajo realizado

En la elaboración e integración de los papeles de trabajo se deben considerar los siguientes aspectos:

Identificar el área, operación, proceso, programa o rubro evaluado, la fecha de elaboración de la cédula, nombre y firma del analista de control que la elaboró y firma del responsable del grupo de trabajo como evidencia de la supervisión que realizó

Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad

Contener la descripción de las fuentes de información y estar debidamente cruzados, marcados y referenciados

Ser pulcros, ordenados y legibles La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial y exclusiva del

órgano interno de control que realizó la revisión La custodia de los papeles de trabajo, se deberá conservar por un período suficiente mientras

son importantes y útiles para revisiones de control subsecuentes o para cumplir con las disposiciones normativas de archivo gubernamental

Elaborar cédulas de análisis que formen parte de los papeles de trabajo y que representen el desarrollo de un procedimiento de revisión sobre el área, operación, proceso, programa o rubro que se evalúa

Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el análisis de esos datos en otras cédulas. Estas claves se conocen como índices, referencias y marcas de revisión:

Índices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cédula en el o los legajos de papeles de trabajo (deberán anotarse en la esquina superior derecha de cada foja)Referencias. Son el enlace cruzado entre datos o información que aparece en las diferentes cédulasMarcas. Son símbolos que se anotan junto a la información obtenida por el analista de control para indicar un paso específico en el trabajo realizado

Cédulas de acciones de mejora

Las debilidades de control interno identificadas, las oportunidades de mejora o situaciones encontradas en la revisión de control y las acciones de mejora concertadas por el órgano interno de control, se plasmarán en la denominada cédula de acciones de mejora las cuales contendrán, además, las causas que las originaron y/o riesgo potencial que pudiera generar la situación descrita

La cédula de acciones de mejora contendrá un apartado en donde el responsable del área, proyecto, programa, proceso o rubro evaluado señalará la fecha compromiso para instrumentar las acciones de mejora. En este mismo apartado, se anotará el nombre y cargo del servidor público responsable, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de las mismas con los analistas de control actuantes

Si durante el desarrollo de una revisión de control se detectan indicios de irregularidades importantes, que pudieran implicar posibles casos de corrupción, desvío de recursos, daño patrimonial y/o responsabilidades, se deberá informar al Titular del OIC para que en su caso instruya al área de auditoría, a evaluar la necesidad de iniciar una auditoría específica (adicional), con el fin de investigar la irregularidad para integrar y documentar el expediente correspondiente

Criterios para la clasificación de acciones de mejora

Las acciones de mejora son el resultado de la ejecución de revisiones de control y representan oportunidades tangibles, una vez que están son implementadas por los responsables, para el mejoramiento de los sistemas de control y específicamente de los controles internos que forman parte de ellos; por lo que a efecto de identificar el tipo de acciones de mejora se han establecido como preceptos los siguientes criterios de clasificación, los cuales son de carácter enunciativo más no limitativo:

Racionalización, actualización y/o generación de normatividad (controles preventivos), acciones tendentes al mejoramiento de las actividades o técnicas de control interno Reforzamiento de esquemas de supervisión y/o verificación, acciones de mejora que fortalezcan los controles detectivos o concurrentes Modernización de sistemas de información, identificar lo relativo a los controles internos aplicables a la gestión de los sistemas y tecnología de la información Análisis y diseño de mecanismos de coordinación y/o comunicación, acciones de mejora dirigidas al mejoramiento del control interno de los mecanismos de coordinación y comunicación Establecimiento, rediseño, simplificación y/o reforzamiento de procesos, acciones de mejora relacionadas con el fortalecimiento de los controles internos incorporados naturalmente en los procedimientos o procesos Realización de depuraciones y/o actualizaciones de información, acciones de mejora en la revisión y depuración de cuentas, registros, catálogos, tablas, estimaciones y valuacionesSalvaguarda de activos, mejoramiento de los controles internos relacionados con la protección de activos, inventarios y almacenesEstablecimiento de sistemas de evaluación y desempeño y/o monitoreo automatizado de operaciones, oportunidades para mejorar los controles internos y establecimiento de indicadores de desempeño sobre funciones, programas y actividades sustantivasClasificación y/o redefinición de la asignación de responsabilidades, acciones de mejora relacionadas con la gestión de las estructuras orgánicas

Supervisión del trabajo desarrollado en una revisión de control

Concepto

La coordinación de los recursos durante la planeación, ejecución y comunicación de resultados de la revisión de control, a fin de vigilar, revisar y verificar el correcto cumplimiento de las metas y objetivos planteados al inicio de la misma, así como la debida aplicación de los procedimientos establecidos

Objetivos

Incrementar la calidad de las revisiones de control, a través de la revisión constante del

trabajo del analista de control, en función de los objetivos planteados Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y

economía y con énfasis en la detección de oportunidades de mejora y fortalecimiento del control interno

Lograr que los analistas de control desarrollen las habilidades y capacidades necesaria para la práctica de revisiones de control

Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente

Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la revisión de control Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos específicos determinados

para la revisión de control

Resultados de una revisión de control Cuando los resultados finales de las revisiones de control han quedado debidamente revisados, comentados, aprobados y documentados en las cédulas de acciones de mejora, se deberá proceder a la elaboración del informe de resultados, en donde quedará asentado el trabajo realizado y los compromisos asumidos por ambas partes (implementación de las acciones de mejora por la institución y seguimiento del OIC).

Este documento describe la oportunidad de mejora, problemática o situaciones encontrada en las revisiones de control, así como las conclusiones y recomendaciones (acciones de mejora) que se han derivado del trabajo desarrollado. El informe de resultados de una revisión de control, deberá dirigirse al titular de la institución y a cualquier otra instancia que así lo requiera. Se anexará la cédula de acciones de mejora y deberá ser firmado por el titular del órgano interno de control.

Aspectos que deberá contemplar el informe:

Objetivo (s) de la revisión Período de la revisión Resultados del trabajo realizado Conclusión

Atributos:

Oportuno Exacto Objetivo Convincente Claro Conciso Útil

Acuerdo de control

Este documento podrá suscribirse como resultado de la realización de los diferentes tipos de revisiones de control cuando los resultados por su trascendencia e impacto sean muy relevantes para la institución

El propósito fundamental de suscribir dicho acuerdo es, además de involucrar a los mandos medios y superiores de la institución y del OIC, fomentar una relación de apoyo y confianza que permita vincular la función preventiva y de mejora promovida en el nuevo enfoque del OIC, así como contribuir a la generación de valor para la gestión de la institución

Es importante establecer los acuerdos de control al nivel de decisión más alto posible. No todas las acciones de mejora de las revisiones deberán integrarse a un acuerdo de control, únicamente aquellas que deriven de procesos o riesgos de alto impacto, cuando sea un número importante de acciones a implementar o se involucren dos o más áreas, para los demás casos, la cédula de acciones de mejora debidamente firmada por los responsables se considerará como la evidencia de los acuerdos tomados

Seguimiento de acciones de mejora

La revisión de control no concluye con la emisión del informe de resultados, ya que en éste y en la cédula de acciones de mejora, el analista de control plasma las propuestas de mejora dirigidas a hacer más eficiente el área, operación, proceso, programa o rubro revisado, por lo que a través del seguimiento se verificará que las acciones de mejora fueron instrumentadas en los plazos y formas acordadas

Con el propósito de que el órgano Interno de control pueda orientar mejor sus seguimientos, se recomienda lo siguiente:

Sensibilizar al titular y responsable del área, operación, proceso, programa o rubro revisado que las mejoras propuestas y acordadas son para favorecer el control

preventivo y en beneficio del fortalecimiento del control internoPromover que se instrumenten las acciones de mejora oportunamente para asegurar su

cumplimientoEvaluar los logros alcanzados como resultado de la aplicación de las acciones de mejora

De acuerdo con los Lineamientos Generales para la Elaboración y Presentación del Programa Anual de Trabajo del Órgano Interno de Control se llevará a cabo la programación de seguimientos para las acciones de mejora derivadas de revisiones de control, el cual debe considerarse como un proceso continuo, por lo que los órganos internos de control diseñaran los registros y controles que a su juicio sean necesarios para sistemáticamente realizar el seguimiento específico o de conjunto de las acciones de mejora

Cédulas de seguimiento

De la misma manera que las cédulas de acciones de mejora hacen referencia a la problemática determinada durante una revisión de control, las cédulas de seguimiento presentan el avance en la instrumentación de las acciones de mejora

Estas cédulas son el resultado de una revisión de control de seguimiento, en la cual se deja evidencia de que las propuestas de mejora planteadas por el analista de control y las acciones instrumentadas por el área responsable, hayan sido aplicadas en el tiempo y forma acordados o, en su caso, los avances alcanzados a la fecha del seguimiento

Las cédulas de seguimiento deben contener:

Identificación de la revisión de control de seguimiento La acción de mejora a la cual se le da seguimiento Las acciones realizadas por el área operativa para cumplir con la instrumentación de los

compromisos de mejora El juicio u opinión del analista de control para considerar cumplida la acción de mejora En caso de no estar cumplida la acción de mejora, el replanteamiento de compromisos que

propone el analista de control La fecha compromiso en la que el área operativa considera cumplir con la acción de mejora

La responsabilidad de la implementación de las acciones de mejora, determinadas durante las revisiones de control, corresponde a los titulares de las áreas o unidades administrativas y al personal operativo involucrado, así como al OIC brindar la asesoría necesaria durante su instrumentación para fortalecer el sistema de control interno

Respecto a acciones de mejora no instrumentadas, el OIC procederá a evaluar durante el seguimiento, las causas que obstaculizaron su cumplimiento. En casos no justificados, notificará al responsable el hecho de no haber cumplido con la implementación de las acciones de mejora convenidas, lo que implica que asume las responsabilidades de las consecuencias que pudieran derivarse de la materialización de los riesgos inherentes y de la recurrencia de la situación detectada con debilidades de control interno

Actuación, características, capacidades y habilidades del analista de control

Actuación del analista de control Independientemente de su formación académica, el analista de control debe tener un comportamiento

ético, para garantizar a la sociedad servicios profesionales de alta calidad Deben abstenerse de evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables Se presume que hay impedimento de objetividad si un analista de control proporcionó, en el año

inmediato anterior, servicios para una actividad en la cual él mismo haya tenido responsabilidades

Características del analista de controlEl analista de control para ubicarse en el mismo contexto definido para las revisiones de control deberáreunir características como las que a continuación se mencionan:

• Actitud imparcial y neutral para evitar conflictos de intereses• Mentalidad orientada al mejoramiento continuo• Independencia mental• Habilidad para trabajar en grupos interdisciplinarios• Proactivo, independiente e innovador• Creativo y con mente abierta• Orientación a agregar valor

Capacidades y habilidades del analista de controlLos analistas de control deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades y ejercer el cuidado profesional al considerar:

El alcance necesario para lograr los objetivos del trabajo La complejidad relativa, materialidad o significancia de asuntos a los cuales se aplican procedimientos de

aseguramiento La adecuación y eficacia de los procesos de gestión, control y de riesgos La probabilidad de errores materiales, irregularidades o incumplimientos El costo de aseguramiento con relación a los potenciales beneficios