EMPLOYEE ONLINE INFORMATION SHEET 

 

 The Payroll and Human Resources departments are working towards making the District a greener organization!  As a result, the District offers you a great online tool called Employee Online (EO), a subsystem within the IFAS Human Resources and Payroll system.   Employee Online provides you a convenient, secure, and effective method to view and/or change your critical District personnel/payroll information online.  The good news is you can access Employee Online from any location as long as you are able to get to the District’s employee intranet site: hr.goldengate.org.  EO uses the highest level of security and encryption available to ensure confidentiality and protect your privacy.  Access to this data is restricted to you, and the Human Resources and Payroll departments.  Some of the most valuable features you experience with Employee Online are that you are able to:   You can discontinue receiving a paper copy of your direct deposit statement.  View and verify your personal information including name, personal address, phone numbers, 

birth date, and emergency contact information.  Update your 457 Deferred Compensation amount or percentage deduction.  Update and verify your Federal and State tax withholding allowances.  View and print copies of your past rolling 12 months of pay stubs. 

  The following pages in this guide will show you how to navigate the Employee Online website.                      

  

LOGIN INSTRUCTIONS  

You are able to access employee online from any computer that has access to the Golden Gate Employee Intranet.  It is best viewed using Internet Explorer.  

1. Login to the GG Employee Intranet http://hr.goldengate.org/ using the following login credentials based upon your location.  

  Username  Password 

Bridge Division Employees  bridge  employee 

Bus Division Employees  bus  employee 

Ferry Division Employees  ferry  employee 

Administration & Development Employees  admindev  employee 

 2. Once you are logged into the employee intranet, click the Employee Online tab. 

  

3. Click the Employee Online link.  This will open up the Employee Online login window.            

4. Enter your employee identification number. Your employee ID can be found on the top of your paystub. 

5. Enter your password. Your initial password will be the 5 numeric values of your employee ID, including zeros. 

6. Click Continue.       

 

If this is the first time logging into Employee Online you will be prompted to change your password. 7. Re‐enter your employee ID. 8. Re‐enter your initial employee password. 9. Choose and enter a new password in both the New Password and Verify Password fields. 10. Click Continue. 

You will then need to repeat the login process with your new password.  

                                         

FORGOT PASSWORD INSTRUCTIONS For Employees with a District Issued Email Address 

 If you are an employee with a District issued email address, and has a District computer, use the help desk life saver icon to create a ticket request during normal business hours.  Your Help Desk Request should look like this:            Employee Online passwords will be sent to your District email address.  Reset passwords will not be given over the phone.  For after‐hours requests, call (415) 797‐7442 to leave a message.  Your message should contain:  1) First and Last Name 2) Employee ID 3) Call Back Number.  Password resets will take place Monday through Friday 8:30 – 4:30.  Requests made during this time will 

have a 24 hour turn‐around.  All requests made outside of this time frame will be completed within 24 

hours from the time the request is received. 

For Employees without a District Issued Email Address  If you do not have a District issued email address and HR has your personal email address on file, call (415) 797‐7442 to leave a message to request a reset of your EO password.  Your message should contain: 1) First and Last Name 2) Employee ID 3) Call Back Number.  Employee Online passwords will be sent to the email address on file.  Reset passwords will not be given over the phone.  If your personal email address is not on file, please update your personal email address using the Personal Information Change Form, located on the district intranet site, and submit to HR.     

 Password resets will take place Monday through Friday 8:30 – 4:30.  Requests made during this time will 

have a 24 hour turn‐around.  All requests made outside of this time frame will be completed within 24 

hours from the time the request is received. 

 

MESSAGE PAGE 

 The Message Page is the Employee Online welcome screen.  It contains important cutoff dates as well as general instructions for updating your employee records.  The Side Bar displays all of the menu options currently available to employees and is how you navigate to the different areas of Employee Online.  If you’d like to get back to the Message Page at any time, click the Message Board link on the Side Bar menu.  Also notice that your name is displayed in the upper right‐hand corner of the page.                                     

PERSONAL INFORMATION:  VIEW HOME ADDRESS 

 

Side Bar  

 The Home Address screen is a way for you to verify your name, personal address, phone numbers and birth date information is up to date.  Updates are currently not allowed on this screen.  If there is an error in any of the information displayed, click on the link to complete a Personal Information Changes form.  Click “NO” on the resulting pop‐up window.    For all other questions, please contact HR Administration:  

Email: humanresources@goldengate.org Phone:  (415) 257‐4576 or (415) 257‐4535 

                                    

PERSONAL INFORMATION:  VIEW EMERGENCY INFO 

 

 The Emergency Info screen is a way for you to verify your emergency contact’s name, relationship and contact phone numbers are up to date.  Updates are currently not allowed on this screen.  If there is an error in any of the information displayed, click on the link to complete a Personal Information Changes form.  Click “NO” on the resulting pop‐up window.   For all other questions, please contact HR Administration:  

Email: humanresources@goldengate.org Phone:  (415) 257‐4576 or (415) 257‐4535 

                                    

TAX STATUS: FEDERAL 

 The Federal Tax Status page allows you to process an online submission of your federal W‐4 withholding allowances so that Payroll can withhold the correct federal income tax from your pay.  Consider changing this each year when your personal or financial situation changes.    Click the Update Record button to modify your filing status, exemptions, or to specify additional withholding.  Click the submit button to save the changes to your federal tax info.  Pay close attention to the Important Considerations section of the page.  Item number two contains a link to the W‐4 personal allowances worksheet to assist you in determining your correct withholding allowances.                                   

TAX STATUS: STATE 

 The State Tax Status page allows you to process an online submission of your California State DE‐4 withholding allowances so that Payroll can withhold the correct state income tax from your pay.  Consider changing this each year when your personal or financial situation changes.    Click the Update Record button to modify your filing status, exemptions, or to specify additional withholding.  Click the submit button to save the changes to your state tax info.  Pay close attention to the Important Considerations section of the page.  Item number two contains a link to the DE‐4 personal allowances worksheet to assist you in determining your correct withholding allowances.                                    

PAYCHECK: CHECK STUB 

 The Pay Check History page allows you to view and print your past rolling 12 months of pay stubs.  Click on the Select button next to the pay stub you wish to view and click the View Record button at the bottom of the page.                                           

PAYCHECK: PRINT CHECK STUB 

 Think “green” before printing!  Once you have selected the pay stub and are viewing it on the screen, follow the instructions below to successfully print a copy of your pay stub.  If at all possible, please consider printing your pay stub in an electronic pdf form and save to your computer.   

1. Click the Print View button at the bottom of the check stub page. 2. Click the drop down arrow next to the printer button. 3. Click Print Preview from the drop down menu. 

  

  

4. Change the print setting at the top of the page from “As laid out on screen” to “Only the selected frame”. 

 

   

5. Click the print icon to select printer and print pay stub.  

   

     

PAYCHECK: WHAT IF 

 The What If page provides a baseline of your current pay and an estimate of net pay based on any changes you may wish to apply.  For example, you can use the What If tool to see the impact of a change in state or federal withholding status or exemptions.  

1. Click the Create Baseline button to import your current base pay. 2. Make the desired changes to the screen. 3. Click the Submit button. 

 

  

PAYCHECK: DIRECT DEPOSIT  The Direct Deposit screen allows you to view your current bank accounts for your net pay and amounts being deducted from your pay.  There is currently no update capability on this page.  Click on the link on the screen to access the form and submit to the payroll office.

 PAYCHECK: DEFERRED COMPENSATION 

 The Deferred Compensation page allows you to view and change the current amount you contribute to your 457 plan.  You can change your deduction to a percentage or flat amount as well as determine which pay checks you would like the deductions to occur.  To find out more about the ICMA‐Retirement Corporations deferred compensation plan offered by the district, click on the link on the screen.