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EMC® Documentum®

WDK for PortletsVersión 6 SP1

Guía del usuarioP/N 300-006-104 A01

EMC CorporationOficinas centrales:

Hopkinton, MA 01748-91031-508-435-1000

www.EMC.com

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Publicado en diciembre de 2007

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Tabla de contenido

Prefacio ........................................................................................................................... 9

Capítulo 1 Documentum Portlets .............................................................................. 11

Capítulo 2 Archivadores ........................................................................................... 13

Capítulo 3 Categorías .............................................................................................. 15Explorar categorías ..................................................................................... 15Trabajar con categorías................................................................................ 16

Capítulo 4 Archivador inicial ..................................................................................... 17

Capítulo 5 Bandeja de entrada ................................................................................. 19Ver tareas y notificaciones ........................................................................... 19Aceptar tareas ............................................................................................ 20Completar tareas ........................................................................................ 20

Capítulo 6 Inicio de sesión ....................................................................................... 23Introducir detalles de inicio de sesión .......................................................... 23Cambiar la contraseña................................................................................. 23

Capítulo 7 Mis salas ................................................................................................ 25Acceso a salas............................................................................................. 25Pertenencia a salas ...................................................................................... 26Gestionar pertenencias a salas ..................................................................... 27

Capítulo 8 Archivos recientes ................................................................................... 31

Capítulo 9 Buscar .................................................................................................... 33

Capítulo 10 Búsqueda avanzada ................................................................................ 35

Capítulo 11 Suscripciones ......................................................................................... 39

Capítulo 12 Flujos de trabajo ..................................................................................... 41

Capítulo 13 Gestionar contenido ................................................................................ 45Retirar ....................................................................................................... 45Ver todas las versiones ................................................................................ 46Cancelar retiradas....................................................................................... 47Registrar .................................................................................................... 48Retirar ....................................................................................................... 49

Guía del usuario de EMC Documentum WDK for Portlets Versión 6 SP1 3

Tabla de contenido

Exportar..................................................................................................... 50Importar .................................................................................................... 50Ordenar contenido ..................................................................................... 51Propiedades ............................................................................................... 52

Información general de las propiedades ................................................... 52Permisos ............................................................................................ 53

Definir propiedades................................................................................ 53Ver historiales ........................................................................................ 55

Copias ....................................................................................................... 55Ver copias .............................................................................................. 56Vista previa de la copia predeterminada .................................................. 56Crear copias ........................................................................................... 56Importar copias ...................................................................................... 57

Versiones ................................................................................................... 58Ver ............................................................................................................ 58

Capítulo 14 Gestionar archivadores, carpetas y archivos ............................................. 59Eliminar elementos ..................................................................................... 59Ver ubicaciones .......................................................................................... 60Crear nuevos archivadores .......................................................................... 60Crear nuevos archivos................................................................................. 62Crear nuevas carpetas ................................................................................. 64Configurar la información en pantalla.......................................................... 66Definir preferencias de columnas................................................................. 66

Capítulo 15 Gestionar el Portapapeles ........................................................................ 69Agregar elementos al Portapapeles .............................................................. 69Quitar elementos del Portapapeles............................................................... 70Copiar aquí ................................................................................................ 70Enlazar aquí ............................................................................................... 71Mover aquí ................................................................................................ 71Arrastrar y colocar...................................................................................... 72Ver el Portapapeles ..................................................................................... 73

Capítulo 16 Gestionar búsquedas .............................................................................. 75Resultados de búsquedas ............................................................................ 75Búsquedas guardadas ................................................................................. 77

Guardar búsquedas ................................................................................ 77Ejecutar búsquedas guardadas ................................................................ 77Editar búsquedas.................................................................................... 78

Capítulo 17 Gestionar colaboraciones ........................................................................ 79Información general sobre los servicios de colaboración ................................ 79

Discusiones ............................................................................................ 79Notas..................................................................................................... 80Carpetas y Archivadores contextuales...................................................... 80

Trabajar con discusiones ............................................................................. 80Ver discusiones....................................................................................... 81Agregar y editar comentarios .................................................................. 82Eliminar comentarios ............................................................................. 83

4 Guía del usuario de EMC Documentum WDK for Portlets Versión 6 SP1

Tabla de contenido

Discusiones en resultados de búsquedas .................................................. 83Trabajar con notas....................................................................................... 83

Notas en resultados de búsquedas ........................................................... 85Trabajar con carpetas contextuales y archivadores......................................... 85

Crear carpetas contextuales ..................................................................... 86Carpetas contextuales y archivadores en resultados de búsquedas ............. 86

Capítulo 18 Gestionar formularios .............................................................................. 89Crear nuevos formularios............................................................................ 90

Crear nuevos formularios utilizando plantillas (Nuevoformulario) ............................................................................................ 90Crear nuevos formularios utilizando formularios existentes(Guardar como)...................................................................................... 91

Editar formularios ...................................................................................... 92

Capítulo 19 Gestionar ciclos de vida ........................................................................... 93Aplicar ciclos de vida.................................................................................. 94Devolver ciclos de vida al estado anterior..................................................... 95Quitar ciclos de vida ................................................................................... 95Promover ciclos de vida .............................................................................. 96Reanudar ciclos de vida .............................................................................. 96Suspender ciclos de vida ............................................................................. 96

Capítulo 20 Gestionar preferencias ............................................................................ 99Definir preferencias generales ..................................................................... 99Definir preferencias de documentos virtuales ............................................. 100Definir preferencias de inicio de sesión ...................................................... 101Definir preferencias de búsqueda .............................................................. 102

Capítulo 21 Gestionar suscripciones ......................................................................... 103

Capítulo 22 Gestionar documentos virtuales ............................................................. 105Convertir documentos virtuales en documentos simples ............................. 106Convertir en documentos virtuales ............................................................ 106Ver documentos virtuales.......................................................................... 107

Capítulo 23 Gestionar flujos de trabajo ..................................................................... 109Iniciar flujos de trabajo.............................................................................. 109Iniciar anexos de flujo de trabajo................................................................ 111Pausar un flujo de trabajo.......................................................................... 112Terminar un flujo de trabajo ...................................................................... 112


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos yroles de una sala ......................................................................................... 26

Figura 2. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida ................................................ 42Figura 3. Versiones ramificadas ..................................................................................... 47


Tabla de contenido

Lista de tablas


Tabla de contenido


Prefacio

Documentum Portlets es una aplicación basada en Web que ofrece un conjunto de servicios que sóloreflejará la funcionalidad que necesitará la mayoría de los usuarios. Estos servicios se proporcionancomo un conjunto de portlets de aplicación inmediata que los fabricantes de portales puedenconfigurar y hacer compatibles. Documentum Portlets suministra un conjunto de portlets (clasesJava, páginas JSP y archivos de definición XML) y cada uno de ellos reflejará un área diferente de lafuncionalidad de Documentum con una interfaz fácil de usar y un aspecto y estilo coherentes.

Documentum Portlets reduce de forma notable la necesidad de crear nuevas interfaces deprogramación y código de integración para la implementación de portales empresariales. Estosservicios, creados a partir de las mejores funciones de gestión de contenido empresarial de laplataforma de Documentum, se sirven de Documentum Portlets para crear un método rápido y decoste reducido con el que presentar la funcionalidad de gestión de contenido a través de un portalempresarial.

Documentum Portlets combina componentes de portal incrustables estándar con documentación yejemplos de integración que permiten a los fabricantes de portales y clientes implementar rápidamentelos servicios de gestión de contenido mediante portales. Esta capacidad facilita una gestión máspráctica y la entrega de contenido estructurado o no más allá del servidor de seguridad. DocumentumPortlets permite a los desarrolladores transformar rápidamente los portales empresariales enconcentradores de procesos comerciales condicionados por el contenido, como la negociación decontratos en tiempo real, la gestión de las cadenas de suministro y la gestión global del proyecto.

En este manual se presentan las funciones de Documentum Portlets y se ofrecen las instruccionespara utilizarlo.

Público de destinoEste documento resultará de ayuda a los fabricantes de portales que podrán implementaralgunos o todos los portlets. Si elige implementar tan sólo algunos portlets, paragarantizar que se dispone de toda la documentación, cada portlet se documenta comouna entidad independiente.

En este manual se asume que el lector está familiarizado con las convenciones deMicrosoft Windows y los exploradores Web y que sabe cómo abrir, cerrar, cambiar detamaño y mover ventanas, así como explorar mediante el uso de hipervínculos y botones.También debe saber cómo trabajar con varias ventanas y gestionar archivos del equipo,así como poder realizar operaciones básicas como la copia y el pegado de archivos.


Prefacio

Historial de revisiónSe han realizado los siguientes cambios en este documento.

Historial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Marzo de 2005 Publicación inicial

Agosto de 2005 Actualización SP1:• Búsqueda avanzada revisada incorporada• Función Arrastrar y colocar agregada• Portlet Mis salas agregado• Funciones de colaboración agregadas• Se han actualizado los procedimientos en función de los

cambios de la IU

Enero de 2006 Actualización SP2:• Prefacio agregado


Capítulo 1Documentum Portlets

Documentum Portlets ofrece la funcionalidad que necesitan los usuarios para crear, localizar, revisary entregar contenido seguro y fiable. Documentum Portlets simplifica la tarea del usuario y reducelos esfuerzos de desarrollo para acelerar el tiempo de implementación de portales ricos en contenido.

Haga clic en el icono de EMC|Documentum en cualquiera de los portlets para abrir la pantalla"Acerca de". En la pantalla "Acerca de" del portlet se muestran los números de versión de DFC, WDKy del portal de los portlets de Documentum. Asimismo, se incluyen enlaces en los que puede hacerclic para obtener acceso a DQL Editor y API Tester.

Haga clic en el botón DQL Editor para introducir y ejecutar una consulta DQL.

Haga clic en el botón API tester para introducir y ejecutar una consulta API.

Documentum proporciona un conjunto de portlets que se pueden utilizar en su portal:• Capítulo 2, Archivadores• Capítulo 3, Categorías• Capítulo 4, Archivador inicial• Capítulo 5, Bandeja de entrada• Capítulo 6, Inicio de sesión• Capítulo 7, Mis salas• Capítulo 8, Archivos recientes• Capítulo 9, Buscar• Capítulo 10, Búsqueda avanzada• Capítulo 11, Suscripciones


Documentum Portlets

• Capítulo 12, Flujos de trabajo


Capítulo 2Archivadores

El nivel más alto de almacenamiento de archivos de un repositorio son los archivadores delrepositorio. Puede acceder a los archivadores mediante el nodo Archivadores del repositorio.

Cada archivador contiene carpetas y archivos.

Dependiendo del nivel de permiso, podrá crear archivadores, carpetas y archivos nuevos. Tambiénpodrá llevar a cabo diversas acciones de gestión de archivos, como importar, copiar o enlazararchivos. Para modificar un archivo, retírelo del repositorio de modo que ningún otro usuario puedaeditarlo al mismo tiempo.

Al crear o importar un archivo, se crea un objeto de contenido que almacena dos tipos de informaciónpara el archivo:

• El contenido del archivo, que es el texto, los gráficos, el sonido o el vídeo que componen elarchivo.

• Las propiedades del archivo, que son las características descriptivas del archivo, como la fechade creación, el autor, el número de versión y otra información.

El portlet Archivadores proporciona acceso al contenido de un repositorio: archivadores, carpetas yarchivos. Puede utilizar el portlet Archivadores para gestionar el contenido del repositorio medianteuna serie de áreas funcionales:• Capítulo 13, Gestionar contenido• Capítulo 14, Gestionar archivadores, carpetas y archivos• Capítulo 15, Gestionar el Portapapeles• Capítulo 19, Gestionar ciclos de vida• Capítulo 20, Gestionar preferencias• Capítulo 21, Gestionar suscripciones• Capítulo 22, Gestionar documentos virtuales


Archivadores

• Capítulo 23, Gestionar flujos de trabajo


Capítulo 3Categorías

Las categorías permiten organizar los archivos del repositorio de manera alternativa. Es útil cuandohay que organizar los archivos de una forma con un fin (como la publicación en sitios Web) y de otraforma con otro propósito, como un acceso sencillo para usuarios internos.

Por ejemplo, la estructura de carpetas que aparece bajo el nodo Archivador podría organizar loselementos en función del departamento que creó los archivos como, por ejemplo, los boletinesde relaciones públicas en una carpeta y las especificaciones de diseño de productos en otra. Sinembargo, los usuarios que acceden con frecuencia a información relacionada con el tema (y no conlos departamentos internos) se beneficiarán de un enfoque organizativo distinto, que coloca losboletines y las especificaciones de diseños en un área. El nodo Categorías le permite crear estructurasalternativas de este tipo.

Puede crear varias estructuras de categorías diferentes. Cada estructura de categorías se denominataxonomía. Necesitará otro producto de Documentum para crear taxonomías y categorías, ya queel portlet Categorías de Documentum sólo admite la visualización de las taxonomías y categoríasexistentes y la manipulación de archivos dentro de esas taxonomías y categorías. Al igual que unelemento, es posible enlazarlas a varias carpetas y también a varias categorías.

En este apartado se describe:• Explorar categorías, página 15• Trabajar con categorías, página 16

Explorar categoríasEn lugar de acceder a archivos según los repositorios en los que están guardados, puedehacerlo según las categorías en las que están incluidos.

Para explorar categorías:1. Seleccione una taxonomía.


Categorías

2. Haga clic Categoría para acceder a una categoría. Siga abriendo categorías hasta queencuentre el elemento que esté buscando.

Trabajar con categoríasEl portlet Categorías proporciona acceso al contenido de un repositorio. Puede utilizar elportlet Categorías para trabajar con el contenido del repositorio mediante una serie deáreas funcionales:• Capítulo 13, Gestionar contenido• Capítulo 15, Gestionar el Portapapeles• Capítulo 17, Gestionar colaboraciones• Capítulo 19, Gestionar ciclos de vida• Capítulo 20, Gestionar preferencias• Capítulo 21, Gestionar suscripciones• Capítulo 22, Gestionar documentos virtuales• Capítulo 23, Gestionar flujos de trabajo


Capítulo 4Archivador inicial

ArchivadoresEl nivel más alto de almacenamiento de archivos de un repositorio son los archivadores delrepositorio. Puede acceder a los archivadores mediante el nodo Archivadores del repositorio.

Cada archivador contiene carpetas y archivos.

Dependiendo del nivel de permiso, podrá crear archivadores, carpetas y archivos nuevos. Tambiénpodrá llevar a cabo diversas acciones de gestión de archivos, como importar, copiar o enlazararchivos. Para modificar un archivo, retírelo del repositorio de modo que ningún otro usuario puedaeditarlo al mismo tiempo.

Al crear o importar un archivo, se crea un objeto de contenido que almacena dos tipos de informaciónpara el archivo:

• El contenido del archivo, que es el texto, los gráficos, el sonido o el vídeo que componen elarchivo.

• Las propiedades del archivo, que son las características descriptivas del archivo, como la fechade creación, el autor, el número de versión y otra información.

El archivador inicial permite almacenar los documentos personales, carpetas y otros elementos.

El archivador inicial proporciona acceso a una serie de funciones:• Capítulo 13, Gestionar contenido• Capítulo 14, Gestionar archivadores, carpetas y archivos• Capítulo 15, Gestionar el Portapapeles• Capítulo 17, Gestionar colaboraciones• Capítulo 19, Gestionar ciclos de vida• Capítulo 20, Gestionar preferencias• Capítulo 21, Gestionar suscripciones• Capítulo 22, Gestionar documentos virtuales


Archivador inicial

• Capítulo 23, Gestionar flujos de trabajo


Capítulo 5Bandeja de entrada

El portlet Bandeja de entrada es parecido a la bandeja de entrada de un programa de correoelectrónico. Cuando otros usuarios del repositorio le envíen documentos, se le notificará en la bandejade entrada. Si participa en un flujo de trabajo, recibirá las notificaciones de tarea en la bandeja deentrada.

La bandeja de entrada proporciona acceso a una serie de funciones que le permiten:

• Ver tareas y notificaciones, página 19• Aceptar tareas, página 20• Completar tareas, página 20

Ver tareas y notificacionesPara llevar a cabo una acción sobre una tarea o notificación, tendrá que abrirla desde labandeja de entrada.

Para ver tareas y notificaciones:1. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.

2. Se mostrará la página Bandeja de entrada de Documentum. Se mostrará de formapredeterminada la ficha Información de la tarea o notificación seleccionada.En la ficha Información, puede ver las instrucciones y ver o retirar todos los archivosanexos.

Nota: Las notificaciones sólo tienen la ficha Información. Las tareas tienen las fichasComentarios y Progreso.

Una tarea tiene botones que permiten Terminar, Delegar, Repetir o Cerrar la tarea.Sólo estarán disponibles aquellos botones que realicen acciones permitidas en elestado actual de las tareas.


Bandeja de entrada

Aceptar tareasPara completar una tarea que ha recibido y agregarle comentarios, primero tendrá queaceptarla. Si la tarea también ha sido enviada a otros usuarios, el primer usuario queacepta la tarea es el primero que la realiza. Una vez aceptada la tarea, ésta se eliminaráde la bandeja de entrada de los otros usuarios.

Para aceptar y realizar una tarea:1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en su nombre).

2. Se mostrará la página Bandeja de entrada de Documentum. Se mostrará de formapredeterminada la página de información de la tarea o notificación seleccionada.Haga clic en la ficha Comentarios.

3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios mediante este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar. Si ya ha agregado un comentario, aparecerá el botónEditar.

b. En el campo Comentario, escriba los comentarios.

c. Seleccione uno de los siguientes procedimientos:• Para los destinatarios posteriores: envía el comentario a todos los usuarios

que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes: envía el comentario únicamente a los

usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como desee agregar. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

4. Tras agregar los comentarios, puede hacer clic en cualquiera de los botones:Terminar,Delegar, Repetir o Cerrar, en función de la acción que desee realizar sobrela tarea o notificación.

5. Para cerrar la tarea sin reenviarla, haga clic en Cerrar.

Completar tareasHay una serie de acciones que se deben realizar en una tarea antes de reenviarla alsiguiente paso. Los siguientes procedimientos describen cada una de estas acciones.

Para completar una tarea:1. Haga clic en el nombre de la tarea para abrirla.


Bandeja de entrada

En la ficha Progreso, puede ver el historial de la tarea.

2. Haga clic en el botón Terminar, Delegar, Repetir o Cerrar , según sea necesario.

3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.

4. Haga clic en Aceptar.


Bandeja de entrada


Capítulo 6Inicio de sesión

La pantalla Inicio de sesión de Documentum permite ver campos adicionales haciendo clic en elbotón Más opciones. Estos campos son Dominio, Opciones de accesibilidad adicionales y Cambiarcontraseña.

El portlet Inicio de sesión permite llevar a cabo las siguientes acciones:• Introducir detalles de inicio de sesión, página 23• Cambiar la contraseña, página 23

Introducir detalles de inicio de sesiónEl portlet Inicio de sesión le permite acceder a un repositorio de Documentum. Se lepedirá que inicie sesión en un repositorio para utilizar los portlets de Documentum si suportal está configurado para solicitar la autenticación del repositorio.

Para introducir los detalles de inicio de sesión, deberá:1. Introducir el nombre de inicio de sesión y la contraseña en los campos Nombre de

inicio de sesión y Contraseña.

2. Seleccionar el repositorio en la lista desplegable del repositorio en el que deseeiniciar sesión.

3. Haga clic en el enlaceMás Opciones.

4. Puede introducir el nombre de dominio en el campo Dominio.

Cambiar la contraseñaEn la pantalla Inicio de sesión de Documentum, haga clic en el botónMás opciones.Haga clic en el botón Cambiar contraseña. Aparecerá la pantalla Cambiar contraseña.


Inicio de sesión

La pantalla Cambiar contraseña permite cambiar la contraseña existente por una nuevaque esté formada por letras y números.

Para cambiar la contraseña:1. En la página de inicio de sesión al portal, haga clic en el enlaceMás opciones.

2. Haga clic en el botón Cambiar contraseña.

3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.

4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nuevacontraseña.

Nota: Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras ynúmeros.

5. Haga clic en el botón Aplicar. La contraseña se cambiará.


Capítulo 7Mis salas

La página inicial del portlet Mis salas sólo muestra la lista de objetos de la sala. Los usuarios incluidosen la lista de miembros de la sala tienen acceso a los objetos de la misma.

Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una salaen el portlet Mis salas, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y los propietariosde una sala también gestionan la lista de miembros de ésta.

Puede hacer clic en el enlace Inicio al principio de la ruta de exploración para abrir la página delportlet Mis salas en cualquier momento una vez que haya entrado en las salas.

Acceso a salasLas salas son como las carpetas del árbol de navegación. Para abrir la página principalde una sala de la que es miembro, haga clic en el icono de la sala ( ) en una lista deelementos.

La primera vez que vaya a la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirsea ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Si deseasuscribirse a otras salas, haga clic en Suscribir y seleccione Sí para agregar una salaa su página principal de la sala.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:

• El título es el título de la sala.• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de

bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala).

• Un enlace a la ficha Pertenencia está disponible en el enlace Propiedades.• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un

archivo de texto enriquecido.• La discusión incorporada se denomina “Anuncios”.


Mis salas

Pertenencia a salasLos miembros de las salas son un conjunto de usuarios, grupos y roles de repositoriosa los que el creador de la sala (o un propietario de la misma) ha agregado a la lista demiembros de la ésta.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• Colaborador viene enumerado en las listas de control de acceso de los objetos detodas las salas, y normalmente otorga permisos de lectura sobre éstos. La mayoría delos miembros de las salas son colaboradores.

• Propietario permite la gestión de la lista de miembros y viene enumerado en laslistas de control de acceso de todos los objetos de la sala, y normalmente otorgapermisos de eliminación sobre éstos.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, yno tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tieneasignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), elrol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

Los propietarios de salas pueden crear grupos locales privados de miembros de la sala,los cuales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, “Aprobadores deespecificaciones”). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otrosgrupos dentro de la misma sala.

Figura 1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos y roles de una sala


Mis salas

Gestionar pertenencias a salasLos miembros de una sala pueden ver la lista de miembros de la sala, pero sólo lospropietarios pueden gestionar la pertenencia a éstas.

Para abrir la lista de miembros de la sala:1. Siga uno de estos procedimientos:

• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).

Para agregar miembros de un repositorio a una sala:1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el botón Agregar para

abrir la página Seleccionar miembros.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles delrepositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.

3. Tras seleccionar los miembros del repositorio, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros del panel derecho a la lista demiembros de la sala. Vuelva a la ficha Pertenencia. Inicialmente, todos los nuevosmiembros tienen un rol de colaborador.

Para quitar miembros de una sala:1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en Quitar para abrir la

ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamentelos miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de lasala que desea quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de laderecha.

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros del panel derecho de la lista demiembros de la sala. Vuelva a la ficha Pertenencia.

Para cambiar los roles de los miembros locales:1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en Cambiar rol para

abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeransolamente los miembros de la sala.


Mis salas

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros y grupos de la salaque desee cambiar de colaboradores a propietarios, o viceversa.

3. Una vez seleccionados los miembros de la sala, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Abra la ficha Seleccionar miembros: Seleccionar rol haciendo clic en la ficha con laetiqueta “Seleccionar rol” (situada al lado de la ficha con la etiquetaMiembros dela sala).

5. En la ficha Seleccionar rol, elija un rol para los miembros seleccionados y, acontinuación, haga clic en Aceptar. Vuelve a la lista de miembros de la sala.

Para crear un grupo local nuevo:1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala, haga clic enNuevo grupo

para abrir la ficha Crear nuevo grupo de sala.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto a todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.

Para editar las propiedades de un grupo local:1. Abra la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala.

2. Haga clic en de la fila donde está el nombre del grupo para abrir la fichaInformación.

3. Modifique las propiedades del grupo como desee y, a continuación, haga clic enAceptar para implementar los cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del

grupo cuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros de sala, grupos yroles que desee agregar al grupo.


5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.


Mis salas

Para quitar miembros de sala de un grupo local:1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del

grupo cuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de la lista de miembros de grupo, haga clic en Quitar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros del grupo.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros del grupo que deseaquitar.


5. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros y volver a la lista de miembros delgrupo.

Para quitar un grupo local de una sala, proceda de la misma manera que para quitar unmiembro de la sala. Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, elgrupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros desala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados deuna sala.


Mis salas


Capítulo 8Archivos recientes

El portlet Archivos recientes muestra tanto los archivos que tiene retirados actualmente como losarchivos que ha retirado recientemente y vuelto a registrar.

El portlet Archivos recientes proporciona acceso a una serie funciones:• Capítulo 13, Gestionar contenido• Capítulo 14, Gestionar archivadores, carpetas y archivos• Capítulo 15, Gestionar el Portapapeles• Capítulo 17, Gestionar colaboraciones• Capítulo 19, Gestionar ciclos de vida• Capítulo 20, Gestionar preferencias• Capítulo 21, Gestionar suscripciones• Capítulo 22, Gestionar documentos virtuales• Capítulo 23, Gestionar flujos de trabajo


Archivos recientes


Capítulo 9Buscar

Documentum proporciona portlets de búsqueda que permiten realizar búsquedas en un repositorio.

El portlet Buscar es una búsqueda sencilla en la que se introduce texto en un cuadro de texto. Labúsqueda permite buscar texto mediante la función de índice de texto completo de Documentum.

Para ejecutar una búsqueda:1. Escriba el texto que desee buscar.

2. Haga clic en el botón Ir.Es posible que se le pida autenticar sus credenciales.

El portlet Buscar proporciona acceso a una serie de funciones:

• Resultados de búsquedas, página 75• Búsquedas guardadas, página 77Si precisa más información, consulte Capítulo 16, Gestionar búsquedas.


Buscar


Capítulo 10Búsqueda avanzada

Documentum también proporciona el portlet Búsqueda avanzada, que permite buscar en función deun número de parámetros.

Las búsquedas avanzadas ofrecen más opciones que las búsquedas simples. La pantalla de búsquedaavanzada le ayuda a ajustar y editar las selecciones. Puede buscar en varios repositorios y orígenesexternos. La búsqueda avanzada permite ajustar varios parámetros, tales como ubicaciones,propiedades, fecha, tamaño, propiedades de objeto y versiones, como se describe a continuación.

La fichaGeneral aparece por defecto cuando se inicia una sesión en el portlet Búsqueda avanzada.

Para realizar una búsqueda avanzada:1. En la ficha General, escriba el texto con las palabras que desea buscar en el

documento.La ubicación actual es el repositorio conectado en este momento. De formapredeterminada, puede buscar desde la actual Ubicación.

2. Haga clic en Editar para cambiar la ubicación actual. Esto le permite definirlas ubicaciones de búsqueda como varios repositorios, subdirectorios, variasubicaciones externas o una combinación de ambas. Para seleccionar los repositoriosen Repositorios disponibles haga clic en el signo + para agregarlos a la lista de laubicación de búsqueda predeterminada. Si no guardó previamente las credencialesdel repositorio seleccionado, se le pedirá el nombre de usuario y la contraseña.No podrá explorar un repositorio a menos que proporcione o guarde sus credencialescon antelación. Si ha guardado las credenciales y desea cambiarlas, vaya a la pantallade gestión de credenciales y borre las credenciales guardadas. El sistema le solicitaráque introduzca las nuevas credenciales la próxima vez que inicie una sesión.Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Marque guardar mis credencialespara este origen para guardar las credenciales de inicio de sesión y haga clic enAceptar.Seleccione la carpeta que hay bajo el repositorio y haga clic en < para incluirla enla búsqueda y en > para excluirla de las ubicaciones de búsqueda. Marque Definircomo orígenes predeterminados para establecer el repositorio seleccionado comopredeterminado. Haga clic en Aceptar para cambiar el origen de búsqueda.


Búsqueda avanzada

3. La mayoría de orígenes externos no requieren autenticación. Para aquellosorígenes que requieran autenticación, el enlace llevará directamente a la pantalla deautenticación. Si las credenciales se guardaron previamente o no son necesarias, hagaclic en < para seleccionar el origen externo e incluirlo en la ubicación de búsqueda.Haga clic en > para excluir el origen seleccionado de la ubicación de búsqueda.

Nota: Si ECI no está instalado, no podrá ver losOrígenes externos de la búsqueda.

4. Tipo de objeto: seleccione el Tipo de objeto entre los objetos de la lista desplegable.

5. Propiedades: para especificar el primer conjunto de valores de propiedad que deseabuscar, siga este procedimiento:

a. En el campo Nombre del área Propiedades, seleccione la propiedad que deseabuscar en la lista desplegable.

b. En el segundo campo, seleccione un operador, que determina la relación con elvalor de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todos los archivos escritos porJuan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es “Juan Santos”, ocontiene “Santos” o empieza por “Juan”.

c. Introduzca los valores de búsqueda en el siguiente campo.

d. Para los siguientes conjuntos de valores de propiedad que desee buscar, sigaeste procedimiento:

i. Haga clic en Agregar otra propiedad.De este modo se agrega otra línea para especificar valores de propiedad.

ii. En el primer campo de la nueva línea, seleccione la relación entre estapropiedad y las que especificó anteriormente en la búsqueda. Seleccioneuno de los siguientes procedimientos:• Y: indica que se deben buscar tanto los valores de esta propiedad como

los valores de las propiedades anteriores.• O: indica que se deben buscar o los valores de esta propiedad o los

valores de las propiedades anteriores.iii. En el campo Nombre, seleccione el nombre de la propiedad que desea

buscar.

iv. En el campo siguiente, seleccione un operador, que determina la relacióncon el valor de búsqueda. Por ejemplo, para encontrar todos los archivosescritos por Juan Santos, puede especificar que la propiedad Autores es“Juan Santos”, o contiene “Santos” o empieza por “Juan”.

v. Introduzca los valores de búsqueda en el siguiente campo.

vi. Para quitar una propiedad de la búsqueda, haga clic en Quitar en la líneade la propiedad.


Búsqueda avanzada

e. Fecha: para buscar por la fecha en la que se ha creado o modificado un archivo ocarpeta.La lista desplegable Modificado enumera opciones como Accedido, Fecha decomprobación, Creación, Fecha efectiva, Fecha de caducidad, Fecha de última revisión,Modificado y Retener contenido hasta, según las configuraciones del cliente.Seleccione una opción de la lista para especificar la última vez que se creó,modificó o accedió al archivo o la carpeta.De forma predeterminada, el rango de fechas es En cualquier momento. Seleccioneel rango de fechas adecuado en la lista desplegable que muestra las siguientesopciones: En el día anterior, En la semana anterior, En el mes anterior y En el añoanterior.Para definir el rango de fechas, marque el botón de opción y, a continuación,haga clic en el icono situado junto a la fecha inicial (Desde) y final (Hasta) paraseleccionarlas. Si guarda la búsqueda, se guardará también el rango de fechas.

f. Tamaño: permite buscar por tamaño de archivo. Seleccione los criterios debúsqueda en la lista desplegable.

g. Adicional: permite buscar objetos ocultos o todas las versiones. Para buscarobjetos ocultos, seleccione Buscar objetos ocultos. Los objetos ocultos sólo estánvisibles para los usuarios con permiso de lectura o escritura para esos objetos. Labúsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permiso de visualización.Para buscar todas las versiones de un archivo, seleccione Buscar todas las versiones.Si la búsqueda avanzada ofrece parámetros adicionales con los que puederestringir la búsqueda, selecciónelos como desee.

El portlet Búsqueda avanzada proporciona acceso a una serie de funciones:

• Resultados de búsquedas, página 75• Búsquedas guardadas, página 77Si precisa más información, consulte Capítulo 16, Gestionar búsquedas.


Búsqueda avanzada


Capítulo 11Suscripciones

Tal vez desee suscribirse a los archivos que utilice con mayor frecuencia. Puede que también deseesuscribirse a archivos con los que no esté relacionado directamente, pero en los que tiene un interésindirecto. La suscripción le permite llevar un seguimiento de los cambios realizados en estos archivos.El portlet Suscripciones muestra la lista de archivos a los que se ha suscrito.

El portlet Suscripciones permite abrir o ver un archivo; el portal accederá al archivo desde suubicación original en el repositorio.

El portlet Suscripciones proporciona acceso a una serie de funciones:• Capítulo 13, Gestionar contenido• Capítulo 14, Gestionar archivadores, carpetas y archivos• Capítulo 17, Gestionar colaboraciones• Capítulo 19, Gestionar ciclos de vida• Capítulo 20, Gestionar preferencias• Capítulo 21, Gestionar suscripciones• Capítulo 22, Gestionar documentos virtuales• Capítulo 23, Gestionar flujos de trabajo


Suscripciones


Capítulo 12Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un proceso comercial que asigna tareas a usuarios específicos según un ordeny que (opcionalmente) distribuye los archivos que intervienen en las tareas. Cuando un usuariocompleta una tarea, el flujo de trabajo notifica al siguiente usuario de la secuencia que debe realizarsu tarea. El flujo de trabajo notifica a un usuario mediante el envío de la tarea (incluidos todos losarchivos distribuidos) a la bandeja de entrada del usuario.

Al iniciar un flujo de trabajo, éste se basa en una plantilla de flujo de trabajo. La plantilla determinala secuencia de las tareas y las asignaciones del usuario. Las plantillas pueden ofrecer la opción deespecificar a usuarios concretos para tareas específicas. Asimismo, la plantilla puede permitirle dirigiruna tarea a un grupo de usuarios, en cuyo caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien larealiza. El flujo de trabajo quita la tarea de la Bandeja de entrada de los otros usuarios.

Los flujos de trabajo pueden iniciarse desde una misma plantilla de flujo de trabajo por variosusuarios a la vez. Un usuario puede iniciar varios flujos de trabajo desde la misma plantilla mientrastenga al menos permiso Relacionar.

Si lo desea, puede anexar archivos a un flujo de trabajo para distribuir los archivos y procesarlos. Si seanexan archivos, puede comenzar el flujo primero y a continuación, anexar los archivos o seleccionarprimero los archivos y luego iniciar el flujo de trabajo. Puede decidir no anexar archivos y en su lugarpedir a los receptores del flujo de trabajo que realicen un seguimiento o creen los archivos necesarios.

Cuando los usuarios editan y crean versiones de los archivos anexados, la plantilla de flujo de trabajodetermina qué versiones de los archivos se anexan mientras los flujos de trabajo avanzan. La plantillade flujo de trabajo también determina qué versiones se distribuyen, las nuevas o las originales, amedida que se desarrolla el flujo de trabajo.

Cada flujo de trabajo tiene un supervisor, que puede hacer cambios en el flujo de trabajo mientrasse está ejecutando, como detenerlo o pausarlo.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, tales como ejecutar secuencias de comandos.Si una tarea automática falla, se le notifica al supervisor del flujo de trabajo y éste puede volver aintentar la tarea, ejecutarla o detenerla. Las tareas automáticas permiten integrar flujos de trabajocon ciclos de vida, lo que permite, por ejemplo, promover archivos a nuevos estados de ciclo devida mientras avanzan por un flujo de trabajo.


Flujos de trabajo

Cuando empiece un flujo de trabajo, éste parte del estado En ejecución. Esto significa que todas lastareas de flujo de trabajo están asignadas y se han distribuido de acuerdo con la plantilla de flujode trabajo. El flujo de trabajo permanecerá en este estado hasta que se completen todas las tareas,o bien hasta que se considere necesario pausarlo o terminarlo. Un flujo de trabajo puede tener unode estos tres estados:

• En ejecución: el flujo de trabajo se ejecuta con normalidad de acuerdo con la plantilla de flujode trabajo.

• Pausado: el flujo de trabajo se ha detenido temporalmente y está a la espera de ser reanudado.Cuando se reanude, el flujo continuará desde el punto exacto en que se detuvo.

• Terminado: el flujo de trabajo se ha anulado y no se puede reanudar.En la siguiente ilustración se muestra la integración de un flujo de trabajo con un ciclo de vida. Unautor crea un archivo para el Web y lo reenvía a un flujo de trabajo, que a su vez envía una tarea derevisión a un editor. El editor sugiere cambios y envía el archivo de vuelta a su autor, que revisa elarchivo y reenvía la tarea, lo que inicia una tarea automática. La tarea automática promueve elarchivo desde Trabajo en curso a En prueba y lo envía a un desarrollador, que lo comprueba en unservidor de Web en prueba. Si el desarrollador rechaza el archivo, éste volverá al estado Trabajo encurso y se devolverá a su autor. Si el desarrollador aprueba el archivo, una tarea automática lopromoverá a Aprobado y el flujo de trabajo terminará.

Figura 2. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida


Flujos de trabajo

La utilidad Informes de flujo de trabajo es un programa diseñado para gestionar flujos de trabajoy crear informes con información clave sobre éstos. Ofrece la posibilidad de ver todos los flujosde trabajo en un repositorio, ver todos los aspectos de las instancias de flujo de trabajo, mostrary modificar los valores del conjunto de alias, realizar funciones básicas de mantenimiento yadministración en los flujos de trabajo, contactar con los ejecutantes de un flujo de trabajo por correoelectrónico y guardar e imprimir información de flujos de trabajo.


Flujos de trabajo


Capítulo 13Gestionar contenido

Gestionar contenido implica el movimiento de contenido fuera del repositorio, editar o ver elcontenido y devolver las versiones actualizadas de éste al repositorio.

Puede gestionar contenido mediante una serie de funciones:• Cancelar retiradas, página 47 : no disponible en el portlet Categorías• Registrar, página 48 : no disponible en el portlet Categorías• Retirar, página 49 : no disponible en el portlet Categorías• Exportar, página 50• Importar, página 50 : no disponible en el portlet Categorías• Ordenar contenido, página 51• Propiedades, página 52• Copias, página 55• Versiones, página 58• Ver, página 58

RetirarPara editar un archivo, retírelo del repositorio. Cuando retira un archivo, éste se bloqueaen el repositorio para que ningún usuario pueda editarlo y se copia al equipo.

Cuando se retira un archivo, éste se bloquea y ningún usuario puede editarlo. Si elarchivo está enlazado a varias ubicaciones, se retirará el archivo y se bloqueará en todaslas ubicaciones. Sólo el usuario que lo retiró podrá modificarlo o volver a registrarlo.Otros usuarios podrán abrir el archivo en el modo de sólo lectura (mediante la funciónde visualización) y podrán retirar y editar otras versiones del archivo, pero no podránrealizar cambios en la versión que ha bloqueado.

Si no desea guardar los cambios que se han realizado en un archivo, puede cancelar laretirada. Se perderán todos los cambios realizados en el archivo retirado.


Gestionar contenido

Puede ordenar la listaMis archivos para agrupar los archivos que haya bloqueado sihace clic en el criterio de ordenación Retirado por.

Puede cerrar un archivo y mantenerlo retirado. En ese caso, la próxima vez que edite elarchivo, se abrirá la última versión guardada del archivo.

Para cancelar las ediciones, cancele la retirada. En este caso, se descartará la copia quetenga en el equipo (si la tiene) y no se llevarán a cabo actualizaciones en el repositorio. Sicancela la retirada, se conservará la última versión del archivo que se haya guardadoen el repositorio como la versión actual.

Ver todas las versionesA fin de mantener un seguimiento de las revisiones, puede crear nuevas versiones delos archivos cuando los registre en el repositorio. Puede indicar qué archivos se hancambiado, qué cambios se han hecho y quién los hizo.

Un archivo siempre recibe el número de versión 1.0 cuando se registra por primera vezen el repositorio. Cuando registre versiones posteriores, debe decidir si registrar elarchivo como una revisión mayor o una revisión menor. Los números de las versionesmayores se incrementan en números enteros. De este modo, la primera versión mayorserá la 2.0; la segunda, la 3.0, y así sucesivamente. Los números de las versiones menoresse incrementan en decimales. Si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra comouna revisión menor, el archivo se almacenará como la versión 1.1. La siguiente versiónmenor será la 1.2. Si decide que la siguiente versión sea mayor, el número de versiónsaltará de 1.2 a 2.0.

Si dispone de los permisos adecuados, podrá registrar un archivo y mantener el mismonúmero de versión que tenía cuando lo retiró. Si selecciona una versión editada como lamisma versión, se sobrescribirá el archivo original con ese número de versión.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Siempre semostrará el archivo actual, a menos que elija ver todas las versiones.

Si edita una versión de un archivo que sea distinta a la versión actual (que aparecerámarcada como ACTUAL), se creará una rama. En el siguiente diagrama, María retira laversión 5 de un documento, edita el documento y, a continuación, vuelve a registrar eldocumento como la versión 6. La versión 6 pasará a ser la versión actual del documento.El usuario Juan edita la versión 5, que ya no es la versión actual. Cuando vuelva aregistrarlo, se creará una nueva rama del documento que empezará por la versión 5.1.


Gestionar contenido

Figura 3. Versiones ramificadas

Cuando registre una versión ramificada del archivo, podrá decidir si ésta será la nuevaversión actual o no. Si se convierte en la versión actual, el archivo con el número deversión mayor seguirá mostrándose en la lista de versiones del archivo cuando lasvisualice.

Cancelar retiradasSi decide cancelar una retirada, se descartarán todos los cambios que haya realizado en elarchivo desde que lo retiró y no se bloqueará el archivo en el repositorio.

Para cancelar retiradas:1. Desplácese hasta el archivo o archivos del repositorio.

2. Junto al archivo, haga clic en Cancelar retirada.


Gestionar contenido

Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, a continuación,en el enlace necesario de la página Acciones.


RegistrarEste procedimiento describe cómo volver a registrar un archivo en el repositorio. Sólopodrá registrar un archivo si es el usuario que bloqueó el archivo, es decir, si es elusuario que retiró el archivo.

Para registrar archivos:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio.

2. Haga clic en Registrar en la línea del archivo.


3. Introduzca los detalles del registro:

a. Seleccione el botón de opción de la versión requerida:• misma versión• versión menor• versión mayor

b. Si resulta necesario:• Escriba una etiqueta de versión.• Escriba una descripción.• Cambie el formato del objeto mediante la lista desplegable.• Marque la casilla de verificación Indexado de texto completo para activar

la creación de índices de texto completo (marcada) o para desactivarla (sinmarca).

• Marque la casilla de verificación Mantener bloqueo para mantener(marcada) o no (sin marca) el bloqueo sobre el archivo cuando se complete elregistro.

• Marque la casilla de verificación Convertir ésta en la versión actual para queel objeto que se esté registrando se convierta en la versión actual.

• Marque la casilla de verificación Suscribirse a este archivo para suscribirseal objeto que se esté registrando.

c. Seleccione el archivo que va a registrar:

i. Haga clic en el botón Examinar.


Gestionar contenido

ii. Desplácese hasta el objeto que desee registrar.

iii. Resalte el objeto.

iv. Haga clic en el botón Abrir.

4. Haga clic en el botón Aceptar.La información de registro normalmente incluye:• Guardar como: número de versión del archivo que se va a registrar. Si selecciona

la misma versión, el archivo original se sobrescribirá con la nueva versión. Sise selecciona un cambio menor, se aumenta la parte decimal del número deversión, por ejemplo, de 1.4 a 1.5. Si se selecciona un cambio mayor, se aumentatodo el número de versión, por ejemplo, de 1.4 a 2.0.

• Etiqueta de versión: nombre de la versión actualizada.• Descripción: descripción de la versión actualizada.• Formato: formato de la versión actualizada.• Mantener bloqueo: mantiene el bloqueo en el repositorio. De esta forma, las

actualizaciones estarán disponibles para que otros usuarios puedan verlas alabrir el archivo en modo de sólo lectura, pero el archivo seguirá bloqueado.

• Convertir ésta en la versión actual: establece el archivo modificado como laversión actual en el repositorio.

• Mantener una copia local tras el registro: conserva una copia del archivo en elequipo local.

• Registrar desde archivo: si esta opción está disponible, puede reemplazar elarchivo original por un archivo del equipo local. Para utilizar esta opción, tienedos posibilidades:

— Escriba la ruta completa de acceso al archivo y el nombre del archivo,incluyendo la extensión. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado SOP.docen la carpeta Mis documentos de la unidad C, deberá escribir: C:\Mis

documentos\SOP.doc.

— Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo.

RetirarEste procedimiento sirve para retirar archivos sin abrirlos en una aplicación de edición.El archivo del repositorio se bloquea y se copia en el directorio de retirada. El archivo seretira en nombre del usuario. Para acceder al archivo en el equipo, desplácese hasta eldirectorio de retirada y abra el archivo.


Gestionar contenido

Para retirar un archivo:1. Desplácese hasta el archivo.

2. Haga clic en Retirar en la línea del archivo.



4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

ExportarPuede exportar archivos desde el repositorio a equipos locales o en red. Cuando exporte,se guardará una copia del archivo en la ubicación que elija. El original permanecerá enel repositorio.

Para exportar archivos:1. Desplácese hasta el archivo.

2. Haga clic en el enlace Exportar que hay junto al archivo.


3. Se le pedirá que elija una ubicación para el archivo. Seleccione la ubicación a la quedesee exportar el archivo y haga clic en Guardar.

ImportarPara importar, puede explorar en busca de archivos o bien seleccionar una carpetae importar todos los archivos que contenga, incluidos los archivos que haya en lassubcarpetas de la carpeta. No obstante, el directorio de la carpeta no se importará. Envez de eso, los archivos aparecerán juntos al mismo nivel de la ubicación del repositorioal que esté importando.

Cuando importe, se creará un objeto de contenido y un conjunto de propiedades paracada archivo importado.


Gestionar contenido

Nota: Si importa un archivo de medios enriquecidos, habrá un intervalo de tiempo entrela hora de la importación y la creación de miniaturas, copias alternativas o guionesgráficos.

Para importar un elemento al repositorio:1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación a la que desee importar el archivo.

2. Haga clic en el enlace Importar.


3. Haga clic en el botón Examinar y localice el objeto que desee importar.

Nota: Puede seleccionar un botón Examinar adicional para importar objetosadicionales al mismo tiempo.

4. Haga clic en el botón Siguiente.

5. Introduzca el tipo y formato del objeto que se va a importar y, a continuación, hagaclic en el botón Siguiente.

Nota: Si va a importar más de un archivo, debe introducir el tipo y formato de cadaarchivo.

6. Haga clic en el botón Terminar.Se importarán los archivos.

Ordenar contenidoPuede ordenar los elementos de una lista en función de los campos. Los elementosaparecerán en orden descendente.

Para ordenar archivos en el repositorio:1. Para ordenar, haga clic en cualquiera de las propiedades de la línea Ordenar por.

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.De forma predeterminada, puede ordenar archivos y carpetas por los siguientesatributos de propiedad: Nombre, Formato, Tamaño, Modificado y Retirado por, loscuales aparecen en la línea Ordenar por.

Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista1. Puede hacer clic en el icono Preferencias de columnas de cualquier portlet para

cambiar, agregar o quitar un tipo de propiedad de la línea Ordenar por.


Gestionar contenido

2. Para definir las preferencias de columnas, consulte Definir preferencias de columnas,página 66.

3. Las opciones de columnas se mantienen por perfil de usuario y por equipo. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar las opciones de columnas parael nuevo equipo.

PropiedadesEn este apartado se describe:

• Información general de las propiedades, página 52• Definir propiedades, página 53• Ver historiales, página 55

Información general de las propiedades

Las propiedades son características descriptivas, como la fecha de creación, el formato oel estado del ciclo de vida. Todos los elementos de un repositorio, ya sean documentos,archivadores, carpetas, flujos de trabajo u otros elementos, tienen propiedades. Sidispone de los permisos adecuados, podrá acceder y modificar las propiedades.

Puede acceder a las propiedades de un elemento mediante el icono . Al abrir laspropiedades de un elemento, la página de propiedades suele estar formada porvarias fichas, cada una de las cuales comprende los parámetros de configuración quedeterminan una funcionalidad en concreto. Si precisa más información sobre unafuncionalidad concreta sobre la cual haya configuración de propiedades, consulte el temade esta guía en el que se trata esa funcionalidad.

La ficha principal de la página Propiedades es Información. En la ficha Información semuestran propiedades generales, como el nombre del elemento, el creador, el númerode versión y las palabras clave. Las palabras clave son las palabras que identifican unarchivo en una búsqueda.

La página Propiedades incluye varias fichas y cada una incluye información distinta.En la ficha Información se muestran propiedades generales, como el nombre delelemento, el creador, el número de versión y las palabras clave. Las palabras clave sonlas palabras que identifican un archivo en una búsqueda. Si es posible editar el valorde una propiedad, puede hacerse de una de estas dos formas: puede definir el valordirectamente en el campo de la propiedad o, si aparece el enlace Editar junto a ésta,puede hacer clic en el enlace Editar para abrir una página independiente donde definirlos valores de la propiedad.


Gestionar contenido

La ficha Permisos, si está disponible, permite definir permisos para el objeto.

En la ficha Historial se muestra el historial del elemento.

Permisos

Documentum gestiona la seguridad al permitir la definición de permisos sobre losobjetos del repositorio. Hay dos tipos de permisos:• Los permisos básicos definen los derechos de acceso a un objeto:

— Ninguno: sin acceso.

— Examinar: se pueden consultar los valores de atributo de un objeto pero noel contenido.

— Leer (predeterminado): se puede ver el contenido de un objeto.

— Relacionar: se pueden anexar anotaciones a un objeto.

— Versión: se pueden crear versiones de un objeto.

— Escribir: se puede editar y actualizar el objeto.

— Eliminar: se puede eliminar un objeto.• Los permisos extendidos permiten llevar a cabo funciones adicionales sobre el objeto:

— Ejecutar procedimiento

— Cambiar ubicación

— Cambiar estado

— Cambiar permiso

— Cambiar propiedad

Definir propiedades

Las propiedades se mostrarán en una página con distintas fichas según los grupos depropiedades. Haga clic en una ficha para ver un grupo de propiedades.

Si es posible editar el valor de una propiedad, puede hacerse de una de estas dosformas: puede definir el valor directamente en el campo de la propiedad o, si apareceel enlace Editar junto a ésta, puede hacer clic en el enlace Editar para abrir una páginaindependiente y definir los valores de las propiedades.

En una propiedad en la que se deba establecer una fecha, puede que aparezca el botónde calendario.


Gestionar contenido

En ese caso, puede establecer la fecha si hace clic en el botón y, a continuación, seleccionala fecha en el calendario desplegable que aparece. Para desplazarse por los meses delcalendario uno a uno, utilice las flechas de desplazamiento:

Para ver o definir las propiedades:1. Desplácese hasta los elementos cuyas propiedades desea definir.

2. Haga clic en el enlace Propiedades.


3. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.

Nota: La propiedad Palabra clave, si está disponible, contiene las palabras queidentifican el elemento en una búsqueda.

Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la pantalla que aparezca. Paraintroducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic enAgregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir oBajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando hayaterminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.Si su organización utiliza CIS, puede obtener sugerencias de valores de propiedad.Para ver los valores de propiedad que se sugieren haga clic en la opción Ver valoresCIS, si está disponible. Seleccione los valores que desee aceptar y, a continuación,haga clic en Aceptar.

4. En la ficha Permisos, si está disponible, defina los permisos:

a. Para seleccionar un conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar. En lapágina de selección, seleccione los conjuntos de permisos (si precisa informacióndetallada sobre cómo usar una página de selección).

b. Agregue usuarios o grupos según sea necesario.

5. En la ficha Historial se muestra el historial del elemento.


7. Si va a definir las propiedades de un archivo de contenido y se le solicita que cambiela ubicación del archivo debido a reglas de asignación de carpetas, tiene dos opciones:• Para cambiar la ubicación como se sugiere, haga clic en Actualizar.• Para que el archivo conserve su ubicación, haga clic en Cancelar.

Para ver valores de propiedad:1. Desplácese hasta el elemento.


Gestionar contenido

2. Haga clic en el enlace Acciones y seleccione Ver→Propiedades→Tipo de propiedad.Donde Tipo de propiedad es una característica descriptiva, como la fecha decreación, el formato o el estado del ciclo de vida.

Ver historiales

El historial de un elemento es una lista de eventos que le han sucedido a ese elemento,por ejemplo retiradas, registros y promociones. Puede ver el usuario responsable delevento, la fecha y la hora en las que se produjo y otra información.

Nota: Para que se muestren los eventos, un administrador debe registrar los eventossobre los que se realizará un seguimiento y debe asignarle los privilegios para configurarauditorías.

Si precisa más información sobre cómo establecer un seguimiento de eventos, consulteContent Server Fundamentals (Fundamentos de Content Server).

Para ver el historial:1. Desplácese hasta el elemento cuyo historial desee ver.

2. Haga clic en el icono de propiedades o en el enlace Propiedades.


3. Seleccione la ficha Historial.

CopiasLas copias son versiones de un archivo en un formato diferente. Si un archivo tienevarias copias, normalmente sólo una copia del archivo aparecerá en las listas de archivos.Puede ver todas las copias de un archivo si hace clic en el enlace de las copias.

La copia principal de un archivo es normalmente la primera copia del archivo. En laslistas, se muestra generalmente la copia principal de forma predeterminada.

Por ejemplo, un autor puede crear un archivo en Microsoft Word, llamarlo Ventas.docy, a continuación, Documentum Content Rendition Services generará una copia HTMLllamada Ventas.htm. Los dos archivos tienen el mismo contenido pero en distintosformatos. En casi todas las listas se muestra la copia de Word, que se corresponde conla copia principal. Para trabajar con la copia HTML, un usuario debe mostrar todas lascopias del archivo.


Gestionar contenido

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, noformarán parte de la nueva versión del archivo. Si crea una versión del archivo, las copiassiguen igual que con la versión anterior. Sin embargo, en función de la configuración, sepodría generar automáticamente una nueva copia al registrar y hacer una versión de unarchivo. Consulte con su administrador.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar las distintascopias de un archivo con el mismo formato, cada copia debe tener una descripción únicaen el campo Descripción de la copia. La descripción se anexa al final del nombre de lacopia, como identificador único.

Ver copias

Este procedimiento explica cómo mostrar una lista de las distintas copias de un archivo.

Para ver las copias de un archivo:1. Desplácese hasta el archivo.

2. Haga clic en el enlace Copias.


Vista previa de la copia predeterminada

Para obtener una vista previa de la copia predeterminada, haga clic en el enlace necesario.Se abrirá la aplicación adecuada y mostrará o reproducirá la copia predeterminada.

Crear copias

Este procedimiento describe cómo crear una copia de un archivo.

Nota: Necesitará AutoRenderPro si desea crear una copia PDF o HTML.

Para crear una copia:1. Desplácese al archivo del que desee hacer una copia.

Nota: Puede crear una copia a partir de un archivo original o a partir de unacopia existente de un archivo original. Para crear una copia a partir de otra copia,


Gestionar contenido

desplácese a la copia existente. (La búsqueda de copias se describe en Ver copias,página 56).



3. Haga clic en Crear copiaTipo, donde Tipo es un formato de archivo, HTML o PDF.

4. Si se muestra la página Transformar, debe:

a. En la ficha Seleccionar perfil, seleccione un perfil de transformación y hagaclic en Siguiente.

b. En la ficha Configurar transformación, introduzca la información necesariaestableciendo los parámetros de la transformación.

c. Si existe ya una copia de este archivo con el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando escribiendo una descripción única en el campoDescripción de la copia. La descripción se anexa al final del nombre de la copia,como identificador único. (Si, por el contrario, guarda este archivo con el mismoformato y descripción que el archivo existente, éste se sobrescribirá).

d. Haga clic en Terminar.

e. Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción,puede sobrescribir el archivo existente si hace clic en Sí. Para mantener tanto elnuevo archivo como el existente, haga clic en No.

Importar copias

Este procedimiento describe cómo importar un archivo desde fuera del repositorio parausarlo como nueva copia de un archivo existente del repositorio.

Para importar una copia de un archivo:1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia.



3. Haga clic en el enlace Importar Copias.

4. En el campo Archivo para importar, introduzca el archivo que desee importar.Puede escribir la ruta del archivo o puede hacer clic en Examinar y buscar el archivo.

5. En el campo Formato, seleccione el tipo de archivo de la copia.


Gestionar contenido

6. Haga clic en Importar.

VersionesEste procedimiento describe cómo ver todas las versiones de un archivo. Cada versióntiene su propio número.

Para ver una lista de todas las versiones de un archivo:1. Desplácese hasta el archivo.

2. Haga clic en el enlace Versiones.


VerCuando se ve un archivo, éste se abre en modo de sólo lectura. Al visualizar unarchivo, se puede ver el contenido del mismo pero no se puede modificar el archivo enel repositorio.

La visualización permite ver el contenido de un archivo sin tener que retirarlo, o bien,ver el contenido en el caso de que el archivo esté bloqueado por otro usuario o de que nose disponga de los niveles de permiso adecuados que permiten editarlo.

Para ver archivos en modo de sólo lectura:1. Busque el archivo en el repositorio.

2. Tiene dos opciones:• Haga clic en el nombre de archivo.• Si las miniaturas están habilitadas, haga clic en la miniatura.


Capítulo 14Gestionar archivadores, carpetas yarchivos

Puede gestionar archivadores, carpetas y archivos mediante una serie de funciones:• Eliminar elementos, página 59• Ver ubicaciones, página 60• Crear nuevos archivadores, página 60• Crear nuevos archivos, página 62• Crear nuevas carpetas, página 64• Configurar la información en pantalla, página 66• Definir preferencias de columnas, página 66

Eliminar elementosEste procedimiento describe cómo eliminar un elemento del repositorio. Elprocedimiento es el mismo para eliminar archivos, carpetas, flujos de trabajo y cualquierotro elemento del repositorio.

Para eliminar elementos:1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Haga clic en el enlace Eliminar.


3. Si se le solicita que especifique qué elementos desea eliminar, haga la selecciónapropiada:• Versión seleccionada: si selecciona esta opción, sólo se eliminará la versión

seleccionada del archivo.


Gestionar archivadores, carpetas y archivos

• Todas las versiones: si selecciona esta opción, se eliminarán todas las versionesdel archivo seleccionado.


Ver ubicacionesEs posible ver una lista de ubicaciones a las que está enlazado un elemento delrepositorio. Por ejemplo, si una plantilla está enlazada a varias carpetas para quedistintos grupos de usuarios puedan acceder fácilmente a la plantilla, podrá ver una listade las carpetas que contienen la plantilla enlazada.

Para ver ubicaciones:1. Desplácese hasta el elemento.

2. Haga clic en el enlace Ubicaciones.


Crear nuevos archivadoresEste procedimiento describe cómo crear un nuevo archivador en el repositorio.Los archivadores constituyen el nivel superior de almacenamiento de archivos delrepositorio.

Para crear un archivador nuevo:1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Haga clic en Nuevo archivador.


3. En la ficha Crear, introduzca:• Nombre: el nombre del nuevo archivador.



• Tipo: el tipo de archivador. Puede que algunas o todas las opciones siguientesestén disponibles:

— dm_cabinet: un archivador normal del repositorio.

— dm_channel: un archivador Web, es decir, un archivador del repositorio quese utiliza para crear un sitio Web.

— dm_edition: un archivador del repositorio que se utiliza para archivar unsitio Web.

— otros tipos de archivadores personalizados que utilice la organización.• Si resulta necesario, muestre las opciones adicionales haciendo clic en el enlace

Mostrar opciones y seleccionando:

— Este es un archivador privado

— Suscribirse a este archivador

marcando la casilla de verificación correspondiente.4. En la ficha Información, defina la información como desee.

Nota: Puede mostrar una lista completa de propiedades del archivador si marca lacasilla de verificaciónMostrar todas las propiedades.

5. En la ficha Permisos (si está disponible), defina los permisos que desee.

Nota: Si el archivador va a ser un archivador protegido, deberá asignar el conjuntode permisos cuando cree el archivador. De forma predeterminada, el archivadorhereda el conjunto de permisos del repositorio.

Para seleccionar un conjunto de permisos:

a. Si resulta necesario, agregue más conjuntos de permisos:

i. Haga clic en el enlace Agregar.

ii. Busque el conjunto de permisos que desee agregar.

Nota: Puede introducir texto en el campo Empieza por y hacer clic en elbotón Ir para que le ayude en la búsqueda.

iii. Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos que desee agregar.

iv. Haga clic en el botón Agregar.

v. Haga clic en el botón Aceptar.

vi. Seleccione el botón de opción Permisos básicos correspondiente. Paraobtener más detalles sobre los permisos básicos, consulte .

vii. Marque las casillas de verificación Permisos extendidos correspondientes.Para obtener más detalles sobre los permisos básicos, consulte .

viii.Haga clic en el botón Aceptar.



b. Si resulta necesario, edite un conjunto de permisos existente:

i. Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos que desee editar.

Nota: Puede marcar la casilla de verificación Permisos de usuario/grupopara editar todos los conjuntos de permisos a la vez.

ii. Haga clic en el enlace Editar.

iii. Si resulta necesario, haga clic en un botón de opción alternativo para cambiarlos permisos básicos. Para obtener más detalles sobre los permisos básicos,consulte .

iv. Si resulta necesario, marque o quite la marca de las casillas de verificación depermisos extendidos. Para obtener más detalles sobre los permisos básicos,consulte .


c. Si resulta necesario, quite un conjunto de permisos existente:

i. Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos que deseeeliminar.

Nota: Puede marcar la casilla de verificación Permisos de usuario/grupopara eliminar todos los conjuntos de permisos a la vez.

ii. Haga clic en el enlace Quitar.

6. Haga clic en Terminar.

Crear nuevos archivosEste procedimiento describe cómo crear un nuevo archivo en el repositorio. Al crear unnuevo archivo, se crea un objeto de contenido para el archivo en el repositorio, así comoel propio archivo y las propiedades de éste.

Para crear un archivo:1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el nuevo archivo.

2. Haga clic en el enlace Nuevo documento.


3. Si se muestra la página Seleccionar un elemento, deberá seleccionar una plantillapara el nuevo documento. Seleccione la plantilla y haga clic en Aceptar.

4. Introduzca las propiedades del nuevo documento:• En el campo Nombre, escriba el nombre del nuevo documento.



• Introduzca el resto de propiedades que desee. Si el enlace Editar aparece junto auna propiedad, para definir los valores de ésta, haga clic en Editar e introduzcalos valores en la pantalla que aparezca. Para introducir los valores, puedeescribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bien seleccionarlos en uncuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic en Agregar. En la listaresultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir o Bajar. Puedequitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando haya terminado deagregar valores, haga clic en Aceptar.

5. En la ficha Información, defina la información como desee.

Nota: Puede mostrar una lista completa de propiedades del archivo si marca lacasilla de verificaciónMostrar todas las propiedades.

6. En la ficha Permisos (si está disponible), defina los permisos que desee. Paraseleccionar un conjunto de permisos:

























Nota: También puede editar las propiedades del archivo si hace clic en el icono .

Crear nuevas carpetasPuede crear una carpeta dentro de un archivador, carpeta o categoría.

Para crear una carpeta:1. Desplácese hasta la ubicación del archivador o carpeta en la que desee crear la nueva

carpeta.

2. Haga clic en el enlace Nueva carpeta.


3. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva carpeta. Introduzca otro tipo deinformación en la ficha Crear como desee.

4. En la ficha Crear, introduzca:• Nombre: el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Si resulta necesario, muestre las opciones adicionales haciendo clic en el enlace

Mostrar opciones ymarcando la casilla de verificación Suscribirse a esta carpeta.5. En la ficha Información, defina la información como desee.

Nota: Puede mostrar una lista completa de propiedades de la carpeta si marca lacasilla de verificaciónMostrar todas las propiedades.

6. En la ficha Permisos (si está disponible), defina los permisos que desee. Paraseleccionar un conjunto de permisos:



Configurar la información en pantallaPuede definir el número de elementos que se mostrarán por página.

Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán en cada página.Los elementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Dicho númeromáximo se selecciona en la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:

El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista.

estará viendo la primera página de una lista de cinco.

Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o

Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o

Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto ypresione Intro.

Definir preferencias de columnas1. Puede hacer clic en el símbolo de edición (a la derecha) situado en el gráfico de

encabezado del portal para cambiar la información que se muestra en pantalla.Aparecerá la página de preferencias.

2. Puede seleccionar el tipo de objeto (carpeta, documento o elementospredeterminados) cuyas columnas desea definir.

3. Para mostrar una propiedad, siga este procedimiento:

a. En la lista desplegable Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objetoque contiene la propiedad que desea mostrar. Las propiedades disponibles dedicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Siselecciona Elementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos lostipos de objetos del repositorio.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar como columna.

c. Haga clic en para agregar la propiedad.

d. Repita estos pasos con tantas propiedades como desee agregar.



4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flechahacia arriba o en la flecha hacia abajo, según corresponda.

5. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en .

6. Haga clic en Restablecer a predeterminado para restablecer la configuraciónpredeterminada de la columna.



Capítulo 15Gestionar el Portapapeles

Los archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan enel Portapapeles. En el Portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez.

Puede gestionar el Portapapeles mediante una serie de tareas:• Agregar elementos al Portapapeles, página 69• Quitar elementos del Portapapeles, página 70• Copiar aquí, página 70• Enlazar aquí, página 71• Mover aquí, página 71• Arrastrar y colocar, página 72• Ver el Portapapeles, página 73

Agregar elementos al PortapapelesEl Portapapeles sirve para copiar, enlazar y mover elementos a través del repositorio.Antes de utilizar las funciones que permiten llevar a cabo estas operaciones, debe colocaren el Portapapeles los elementos necesarios.

Para agregar un elemento al Portapapeles:1. Desplácese hasta el elemento que desee agregar al Portapapeles.

2. Si aparece el enlace Agregar al Portapapeles, haga clic en él.



Gestionar el Portapapeles

Quitar elementos del PortapapelesPuede quitar un elemento del Portapapeles si marca el cuadro situado junto a él y, acontinuación, hace clic en el botón Quitar. En el Portapapeles se pueden guardar variosarchivos. Son los archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicacióndel repositorio.

Para quitar archivos del Portapapeles:1. Haga clic en el enlace Ver Portapapeles ubicado en la parte superior de uno de

los portlets de Documentum.


2. Para seleccionar elementos del Portapapeles, marque la casilla de verificación situadajunto a cada uno de ellos.

3. Haga clic en el botónQuitar para quitar el elemento seleccionado del Portapapeles.

4. Haga clic en Cerrar para cerrar el Portapapeles.

Copiar aquíPuede copiar archivos de una ubicación del repositorio a otra. Cuando copie un archivoa una ubicación que ya tenga un archivo con el mismo nombre, se agregará Copia de alnombre de archivo. Si copia el archivo a esa ubicación por segunda vez, se agregará textoal nombre del archivo indicando que es la segunda copia del archivo. En las copiassiguientes, se agregará el texto apropiado al nombre del archivo.

Para copiar elementos, estos deben encontrarse en el Portapapeles. En el Portapapelesse pueden guardar varios elementos a la vez. Tenga en cuenta que, cuando utilice esteprocedimiento, se copiarán todos los archivos del Portapapeles. Para ver el contenidodel Portapapeles, consulte Ver el Portapapeles, página 73.

Para copiar un elemento a una ubicación nueva:1. Desplácese hasta los elementos.

2. Haga clic en el enlace Agregar al Portapapeles situado junto al elemento.


3. Desplácese hasta la ubicación en la que vaya a copiarlos.

4. Haga clic en el enlace Copiar aquí.




5. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee copiar y, acontinuación, haga clic en Copiar.

Enlazar aquíPuede enlazar un archivo a varias ubicaciones de un repositorio, lo que significa quepodrá acceder al archivo desde cualquiera de esas ubicaciones. Se considera que elarchivo existe en cada una de las ubicaciones. Si retira el archivo de una ubicación, seretirará de todas las ubicaciones. Cuando haga un cambio en el archivo en una ubicación,el archivo cambiará en todas las ubicaciones.

Para enlazar elementos, estos deben encontrarse en el Portapapeles. En el Portapapelesse pueden guardar varios archivos a la vez. Tenga en cuenta que se enlazarán todos losarchivos del Portapapeles a la nueva ubicación.

Para ver el contenido del Portapapeles, consulte Ver el Portapapeles, página 73.

Para enlazar un elemento con otra ubicación:1. Desplácese hasta los elementos en el repositorio.

2. Haga clic en el enlace Agregar al Portapapeles del elemento.


3. Desplácese hasta la ubicación con la que desee enlazar el elemento.

4. Haga clic en el enlace Enlazar aquí.


5. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee enlazar y, acontinuación, haga clic en Enlazar.

Mover aquíPara mover elementos, estos deben encontrarse en el Portapapeles. En el Portapapelesse pueden guardar varios archivos a la vez. Tenga en cuenta que, cuando utilice esteprocedimiento, se moverán todos los archivos del Portapapeles. Para ver el contenidodel Portapapeles, consulte Ver el Portapapeles, página 73.



Para mover todos los elementos del Portapapeles:1. Desplácese hasta los elementos.

2. Haga clic en el enlace Agregar al Portapapeles del elemento.


3. Desplácese hasta la ubicación a la que desee mover los elementos.

4. Haga clic en el enlaceMover aquí.


Arrastrar y colocarLa función de arrastrar y colocar permite arrastrar archivos u otros objetos con el ratóny moverlos a una nueva ubicación. Para habilitar esta función, instale el complementoWdkPluginCab a través de las preferencias. Dicho complemento se instala en la siguienteubicación del equipo local:C:\WINDOWS\Downloaded Program Files

Puede utilizar la función de arrastrar y soltar para mover elementos desde las ubicacionessiguientes hasta estas otras ubicaciones:

• Desde el Portapapeles hasta una ubicación del repositorio.• Desde una vista de lista (por ejemplo una lista de carpetas, una lista de categorías o

resultados de búsqueda) hasta otra ubicación en el repositorio.

Para arrastrar y soltar un elemento desde una ubicación hasta otra:1. Coloque el puntero del ratón sobre el elemento.

2. Mantenga presionado un botón del ratón.

3. Sin dejar de presionar el botón, arrastre el elemento hasta una ubicación del panelopuesto.

4. Suelte el botón del ratón.

5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.



Ver el PortapapelesLos archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositoriose guardan en el Portapapeles. En el Portapapeles se pueden guardar varios archivosa la vez.

Para ver el Portapapeles:1. Haga clic en el enlace Ver Portapapeles ubicado en la parte superior de uno de

los portlets de Documentum.


2. Haga clic en Cancelar para cerrar el Portapapeles.

Nota: Puede quitar un elemento del Portapapeles si marca el cuadro situado junto aél y, a continuación, hace clic en el botón Quitar.


Capítulo 16Gestionar búsquedas

Documentum proporciona dos portlets que permiten conducir búsquedas de un repositorio:• Buscar: una búsqueda de entrada de texto con un cuadro simple.• Búsqueda avanzada: una búsqueda compleja que permite buscar en función de un número

de parámetros.El sistema puede estar configurado para buscar, además, otras propiedades. Puede introducirespacios para separar las palabras clave. Puede introducir espacios para separar las palabras clave.Asimismo, puede utilizar comillas para buscar una frase concreta.

La funcionalidad de gestionar búsquedas sólo está disponible desde los portlets Búsqueda avanzaday Buscar.

El portlet Buscar proporciona acceso a una serie de funciones:

• Resultados de búsquedas, página 75• Búsquedas guardadas, página 77

— Guardar búsquedas, página 77

— Ejecutar búsquedas guardadas, página 77

— Editar búsquedas, página 78

Resultados de búsquedasUna vez finalizada la búsqueda, se mostrará la página Resultados de la búsqueda. Semostrarán los siguientes resultados, si procede:

• Nombre: el nombre del objeto.• Tamaño: el tamaño del objeto.• Versión: la versión del objeto.


Gestionar búsquedas

• Modificado: la fecha en la que se modificó el objeto por última vez.• Ruta: la ruta de acceso al objeto.De forma predeterminada, los resultados se pueden ordenar por los siguientes criterios:• Nombre• ModificadoCuando haya terminado con los resultados de la búsqueda, podrá guardar la búsquedapara utilizarla más tarde (para obtener información más detallada, consulte Búsquedasguardadas, página 77) o bien hacer clic en el botón Cerrar para volver a la página debúsqueda.

Operaciones posibles en la pantalla de resultados de la búsqueda:1. Si desea ordenar los resultados, haga clic en los encabezados de columna. Las

columnas se muestran según la configuración de preferencias. Si desea cambiar estaconfiguración, haga clic en el icono de edición y modifique las preferencias paracambiar las columnas.Hay un botón para alternar el Resaltado de términos encontrados.

2. Puede hacer clic en el icono de propiedades para ver las propiedades del origende la búsqueda. Las propiedades que se muestran son las siguientes: formato,origen, tamaño, sitio, nombre, resumen, tamaño de contenido completo, URL encaché, URL relacionada y URL.

3. Haga clic en Cerrar para cerrar la página de propiedades.

4. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Sólo se mostrarán losrepositorios en los que se haya iniciado sesión. Para seleccionar una ubicación, hagaclic en el icono + para expandir el repositorio.Haga clic en Siguiente para modificar los atributos.Haga clic en Terminar para guardar en el repositorio.Si selecciona varios resultados, todos se guardarán en la misma ubicación.Para editar los parámetros de búsqueda, consulte Editar búsquedas, página 78.

Cuando haya terminado con los resultados de la búsqueda, podrá guardar la búsquedapara utilizarla más tarde (para obtener información más detallada, consulte Búsquedasguardadas, página 77) o bien hacer clic en el botón Cerrar para volver a la página debúsqueda.

Esta funcionalidad sólo está disponible desde los portlets Buscar y Búsqueda avanzada.



Búsquedas guardadasDocumentum ofrece funcionalidad que permite guardar y volver a ejecutar búsquedas.El almacenamiento de las búsquedas puede ahorrarle bastante tiempo tanto si necesitarepetir las búsquedas de forma habitual o esporádica.


Guardar búsquedas

Una vez realizada una búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla más adelante.Las búsquedas se guardan desde la página Resultados de la búsqueda.

Para guardar una búsqueda:1. En la página Resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda.

2. Escriba un nombre para la búsqueda.

3. Introduzca la descripción de la búsqueda.La casilla Incluir resultados está marcada de forma predeterminada.


Ejecutar búsquedas guardadas

Puede volver a ejecutar una búsqueda que haya guardado previamente. Al ejecutarde nuevo la búsqueda, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultadosactualizados.


Para ejecutar una búsqueda guardada:1. Seleccione la fichaMis búsquedas guardadas o la ficha Todas las búsquedas

guardadas.EnMis búsquedas guardadas se muestran todas las búsquedas que haya guardadocon detalles de Descripción y Fecha y hora de modificación.En Todas las búsquedas guardadas se muestran todas las búsquedas realizadas pordistintos propietarios. Se muestran los detalles de propietarios, Descripción y Fecha yhora de modificación de la búsqueda.En el menú desplegable puede cambiar la ubicación a otro repositorio si proporcionasus credenciales de inicio de sesión.



Haga clic en Editar para modificar la búsqueda.Puede hacer clic en Quitar para eliminar la búsqueda deMis búsquedas guardadaso Todas las búsquedas guardadas. Seleccione las versiones que desea eliminary haga clic en Aceptar.

2. Haga clic en Buscar para ver los resultados de la búsqueda.La búsqueda comienza según los criterios definidos en la búsqueda guardada.

Nota: Para ver las propiedades asociadas con la búsqueda guardada, haga clic enel icono Propiedades.

Editar búsquedas

• Para volver a ejecutar la búsqueda con parámetros de búsqueda modificados, hagaclic en Editar búsqueda. La página de búsqueda se abrirá por la ficha General. Elcuadro de texto aparece relleno con la consulta ejecutada anteriormente. Repita lospasos del 1 al 5 para revisar la búsqueda con nuevos parámetros.

• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte Guardarbúsquedas, página 77.


Capítulo 17Gestionar colaboraciones

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Información general sobre los servicios de colaboración, página 79• Trabajar con discusiones, página 80• Trabajar con notas, página 83• Trabajar con carpetas contextuales y archivadores, página 85

Información general sobre los servicios decolaboración

Los servicios de colaboración admiten y mejoran el modo en que los grupos trabajan concontenido (por ejemplo, documentos). Mientras que la plataforma Documentum permiteacceder, utilizar, reutilizar y distribuir la información de forma rápida y fácil, los Serviciosde colaboración refuerzan y mejoran la calidad del trabajo en equipo que conllevan estosintercambios de información. Con los servicios de colaboración, el repositorio de laempresa se convierte en un lugar para realizar el trabajo, no sólo para almacenarlo.

Los servicios de colaboración constan de los siguientes objetos y funciones.

Discusiones

Las discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración informaly espontánea en torno a elementos individuales del repositorio. Por ejemplo, un equipode desarrollo de un sitio Web puede organizar hilos de discusión para intercambiarinformación sobre contenidos específicos antes de su publicación. Los equipos dedesarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas, debatir losproblemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar, eliminar y


Gestionar colaboraciones

responder a los comentarios en las discusiones. La mayor parte de los objetos del portletpueden tener discusiones asociadas a ellos.

Notas

Las notas son documentos simples, que ocupan poco espacio, que pueden contenerdiscusiones incorporadas y albergar el contenido. La utilización de notas permiteevitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación para llevar a cabocolaboraciones basadas en texto.

Carpetas y Archivadores contextuales

Las carpetas y los archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorio estándar en que presentan descripciones de texto opcionales y discusionesincorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresar el contextoorientado hacia al trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha información contextualpuede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Lasdescripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fácilesde encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas lasdescripciones y discusiones del repositorio.

Trabajar con discusionesUna discusión en línea se compone de un árbol de comentarios, ya sea como una serieconsecutiva de comentarios o como respuestas a otros, aunque suele ser una mezclade ambas.

La discusión de un objeto de sala se denomina "Anuncios". Suelen estar relacionados conobjetos padre, como documentos o archivos de texto. Si el portlet tiene una página parael padre (por ejemplo, una carpeta o una nota), la discusión normalmente está incrustadaen esa página. De lo contrario, la discusión tiene su propia página independiente.

A diferencia de otros elementos de repositorio, no se puede retirar una discusión ni crearversiones de ella y tampoco pueden existir varias copias de una discusión. Una discusiónrelacionada con un objeto padre no se puede seleccionar ni editar y sus propiedadesno están accesibles.

Cuando se registra una nueva versión de un objeto padre, ésta comparte la mismadiscusión que la versión inmediatamente anterior (ramificada, menor o mayor). Lasprimeras versiones tienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiar



este comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunesa cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevasdiscusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versióncuenta con su propia discusión). Las versiones de un objeto pueden proporcionar unaespecie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de lasdiscusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores deversión para cada registro aparecen entre los comentarios.

Se accede a una discusión del mismo modo que al padre principal de la misma, que esla versión ACTUAL o bien la más reciente. Normalmente, puede editar y borrar sólolos comentarios que usted crea.

Al copiar un objeto también se copia su discusión, donde se incluyen copias de todos loscomentarios (y respuestas a comentarios, etc.), así como su fecha de creación original,autor y LCA.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de las listas (identificada por el icono), los objetos que tienen comentarios de discusión aparecen indicados por uno de los

iconos de discusión siguientes:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.La discusión de un objeto de sala se denomina "Anuncios". Si no puede ver loscomentarios, desplácese hasta la sala y haga clic en el enlace de propiedades. Marque lacasilla "Mostrar anuncios". De este modo se activará la función "mostrar anuncios", conla que podrá agregar, editar y eliminar comentarios en los anuncios.

Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elijaVer→Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leero ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión.Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas.

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sinleer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando seagreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto conel que está asociado y haga clic en Archivo→Marcar discusión como leída. O bien,también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clicen Archivo→Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.



Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso para ESCRIBIR en un objeto puedenir a la ficha Propiedades: Información de ese objeto y marcar o desactivar la casilla deverificaciónMostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios quedispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de ladiscusión pueden agregar un comentario o una respuesta a esa discusión.

El editor de texto enriquecido no es compatible con el entorno del portal. En el entornodel portal se utiliza un editor de texto simple para crear y editar objetos en lugar deleditor de texto enriquecido.

Si un objeto contiene información de formato, mostrará la versión de sólo lectura delcontenido. No se puede editar el objeto con formato en el entorno del portal, por loque no se producirá ninguna pérdida de datos. Si el objeto no contiene información deformato, se utilizará el editor de texto simple para editarlo.

Para agregar comentarios a una discusión:1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).• Seleccione un único objeto y haga clic en Ver→Discusión.

2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en Agregar un comentario. (Sino aparece un botón “agregar un comentario” para un objeto, su permiso para elobjeto padre es inferior al de RELACIONAR).

3. En la ventana de edición, introduzca el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional)del comentario.

4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margenizquierdo que el último comentario.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desea responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición, introduzca el título y el cuerpo del comentario. Surespuesta se mostrará debajo del comentario al que responda, con sangría aplicadaa la derecha.

Si no aparece ningún icono para responder a un comentario, puede que el permisopara el objeto principal no sea suficiente para agregar o responder a comentarios; paraello necesitará al menos el permiso RELACIONAR.

Para editar un comentario:1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .



2. En la ventana de edición, edite el título y/o el cuerpo del comentario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente loscomentarios que usted agregue.

Eliminar comentarios

Si tiene permiso para ELIMINAR un determinado comentario y permiso paraRELACIONAR con el padre principal de la discusión, podrá eliminar el comentario ycualquier respuesta a éste.

Si tiene permiso ELIMINAR sobre todos los padres de la discusión, puede eliminarlostodos, incluso los que han realizado otras personas.

Si dispone del permiso ELIMINAR para todos los padres puede eliminarlos todos sidesea que la discusión no esté disponible.

Discusiones en resultados de búsquedas

El índice de búsqueda del repositorio contiene todos los contenidos de texto de lasdiscusiones, pero no sus metacontenidos ni propiedades. Esto significa que loscomentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo,pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación.Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de loscomentarios.

Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestranel objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado debúsqueda, utilice los mismos procedimientos que en otros contextos.

Trabajar con notasUna nota es una página sencilla para redactar, editar y compartir información sinnecesidad de usar otra aplicación y sin que los usuarios tengan que disponer de otraaplicación para ello.

Las notas aparecen en el portlet sólo donde se muestran los documentos. Disponensu propio icono, que es el siguiente:



Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias.Puede editar, mover, copiar o establecer enlaces con una nota, pero no puede registrarlaso retirarlas ni exportarlas.

Para crear una nota:1. Desplácese hasta el contenedor en el que desea crear una nota.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nueva nota.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nueva→Nota.

3. En la ficha Crear del asistente de para nuevas notas, introduzca la siguienteinformación:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos

los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota (opcional): en la ventana de edición, cree el cuerpo de la nota.• Si desea suscribirse a la nota, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para visualizar la opción).Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de para nuevas notas y crear la nota.O bien, para salir del asistente sin crear una nota, haga clic en Cancelar.

Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo.

Para editar el cuerpo de una nota:1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:

• Haga clic en Editar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Editar.

2. En la ventana de edición, edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Para editar el nombre de una nota:1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:

• Haga clic en de la fila donde aparezca el nombre de la nota.• Seleccione la nota y elija Ver→Propiedades→Información.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica en la parte superiorizquierda con un icono de nota ( ) y el nombre de la nota.

2. Edite el nombre de la nota y otras propiedades como desee.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.



Para eliminar una nota:1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:

• Haga clic en Eliminar.• Si el enlace Más está disponible, haga clic enMás→Archivo→Eliminar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione la nota y elijaArchivo→Eliminar.

Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar es diferente al de losdocumentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes:• Enlaces: se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada

e inhabilitada si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada deforma predeterminada).

• Nota: se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de formapredeterminada si la nota tiene sólo una ubicación).

Notas en resultados de búsquedas

El texto de los cuerpos y de los hilos de comentarios de las notas está indexado pararealizar búsquedas en el repositorio. Para buscar notas, configure la opción Tipo deobjeto en “Objeto de sistema (dm_sysobject)” o “Nota (dmc_notepage)” en el cuadrode diálogo Búsqueda avanzada.

Cuando el cuerpo de una nota coincide con los criterios de búsqueda, la nota se muestraen los resultados.

Trabajar con carpetas contextuales y archivadoresLas carpetas y los archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorios estándar en que cuentan con descripciones de texto simple opcionales ydiscusiones incorporadas.

Las descripciones de texto aparecen en la parte superior de la carpeta contextual, igualque ocurre con los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, porejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas enun “árbol” de comentarios y ayudan a recopilar y conservar el flujo de informaciónrelacionada con el trabajo.



De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetasconceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace uncampo de propiedad.

Crear carpetas contextuales

Las carpetas contextuales se crean de la forma habitual.

Para crear una carpeta contextual nueva:1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo→Nuevo→Carpeta.

3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Descripción (opcional): en la ventana de edición, cree una descripción que

aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de la carpeta.4. Introduzca la información adicional que desee y, a continuación, haga clic en

Terminar para crear la carpeta.

Carpetas contextuales y archivadores en resultados debúsquedas

El texto de las descripciones y de los hilos de comentarios de las carpetas está indexadopara realizar búsquedas en el repositorio. Las descripciones de carpetas se incluyen entodas las búsquedas de texto completo que tengan el Tipo de objeto establecido comoobjeto de sistema (dm_sysobject) o carpeta (dm_folder), o bien un subtipo decarpeta, en el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.



Cuando una descripción coincide con los criterios de búsqueda, la carpeta aparece enlos resultados.


Capítulo 18Gestionar formularios

Hay una serie de funciones genéricas que permiten gestionar formularios:• Capítulo 15, Gestionar el Portapapeles• Capítulo 13, Gestionar contenido: no todas las funciones de gestión de contenido son aplicables a

la gestión de formularios. Las siguientes funciones son aplicables:

— Exportar, página 50

— Importar, página 50

— Propiedades, página 52

— Copias, página 55

— Versiones, página 58

— Ver, página 58• Capítulo 14, Gestionar archivadores, carpetas y archivos: no todas las funciones de gestión de

archivos, carpetas y archivadores son aplicables a la gestión de formularios. Las siguientesfunciones son aplicables:

— Eliminar elementos, página 59

— Ver ubicaciones, página 60• Capítulo 17, Gestionar colaboraciones• Capítulo 19, Gestionar ciclos de vida• Capítulo 21, Gestionar suscripciones• Capítulo 22, Gestionar documentos virtuales• Capítulo 23, Gestionar flujos de trabajoAdemás hay algunas funciones específicas que, o sólo se aplican a la gestión de formularios, o sonversiones modificadas de funciones para otras áreas:• Crear nuevos formularios, página 90• Editar formularios, página 92


Gestionar formularios

Crear nuevos formulariosPara crear un nuevo formulario, tiene dos opciones: utilizar una plantilla de formularioexistente o volver a utilizar un formulario que haya creado previamente. Necesitará uncliente adicional de Documentum si desea crear un formulario sin utilizar una plantilla oformulario existente.

Crear nuevos formularios utilizando plantillas (Nuevoformulario)

Puede utilizar la funcionalidad para crear un nuevo formulario utilizando una plantillaexistente la primera vez que necesite crear un formulario de un tipo específico.

Para crear un nuevo formulario utilizando una plantilla:1. Desplácese hasta el archivador o carpeta en el que desee crear el nuevo formulario.

2. Haga clic en el enlace Nuevo formulario.


3. Introduzca los detalles del formulario como sea preciso:

1. Escriba el nombre del formulario que desee crear.

2. Seleccione la plantilla de formulario necesaria en la lista desplegable.

3. Haga clic en Siguiente.

4. Complete los detalles adicionales del formulario.

Nota: Estos detalles variarán dependiendo de la plantilla de formulario queesté utilizando.

5. Verifique la creación del formulario:

• Haga clic en el botón Enviar para crear y cerrar el formulario.

• Haga clic en el botón Guardar para crear el formulario y dejarlo abierto paraposteriores ediciones, como sea preciso.

Nota: Si comete un error mientras crea el formulario, puede:

• Hacer clic en el botón Cancelar para cerrar el formulario sin guardar loscambios.



• Hacer clic en el botón Restablecer para volver a los últimos detalles delformulario guardados y dejar el formulario abierto para posterioresediciones, como sea preciso.

Crear nuevos formularios utilizando formularios existentes(Guardar como)

Puede utilizar la funcionalidad para crear un nuevo formulario utilizando un formularioexistente si ha creado previamente un formulario del tipo específico y desea volver autilizar la mayoría de los detalles.

Para crear un nuevo formulario utilizando un formulario existente:1. Localice el formulario que desee utilizar para crear el nuevo formulario.

2. Haga clic en el enlace Guardar como.


3. Introduzca los detalles del formulario como sea preciso:

1. Escriba el nombre del formulario que desee crear.

2. Haga clic en Siguiente.

3. Complete los detalles adicionales del formulario.


4. Verifique la creación del formulario:

• Haga clic en el botón Enviar para crear y cerrar el formulario.

• Haga clic en el botón Guardar para crear el formulario y dejarlo abierto paraposteriores ediciones, como sea preciso.

Nota: Si comete un error mientras crea el formulario, puede:





Editar formulariosPuede utilizar la funcionalidad de edición para corregir los detalles de un formularioexistente.

Para editar un formulario existente:1. Localice el formulario que desee editar.

2. Haga clic en el enlace Editar.


3. Edite los detalles del formulario como sea preciso:

1. Edite los detalles del formulario.


2. Verifique las actualizaciones del formulario:

• Haga clic en el botón Enviar para actualizar y cerrar el formulario.

• Haga clic en el botón Guardar para actualizar el formulario y dejarlo abiertopara futuras ediciones, como sea preciso.

Nota: Si comete un error mientras edita el formulario, puede:




Capítulo 19Gestionar ciclos de vida

Los ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivo al ser creado, editado,aprobado y, si procede, retirado. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursoshumanos, otro podría repasarlo y enviarlo para revisión y un tercero podría dar la aprobaciónnecesaria para que el archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vidadetermina en qué fase se encuentra el archivo en cada punto del proceso.

La fase que haya alcanzado un elemento es lo que se conoce como estado del ciclo de vida de eseelemento. Un ciclo de vida básico consta de los siguientes estados:

• Inicio

Por motivos de inicialización, el contenido que se haya creado por primera vez o del que sehaya creado una nueva versión se sitúa en el estado Iniciar y, a continuación, se promueveautomáticamente al estado Trabajo en curso.

• Trabajo en curso

El estado Trabajo en curso se utiliza para el contenido que se considera borrador o que estáen fase de revisión.

• En prueba

Cuando el contenido está completo y listo para ser probado, un usuario o un flujo de trabajo lopromueven al estado En prueba. De forma predeterminada, no se puede cambiar un elemento sisu estado del ciclo de vida es En prueba o posterior. Por ejemplo, no puede editar el contenido delelemento, cambiar su ubicación ni modificar sus propiedades. Sin embargo, los administradorespueden definir una opción del sistema para que esta limitación no afecte a los usuarios condeterminados niveles de permiso.

Un elemento avanza al siguiente estado del ciclo de vida de forma automática o bien por la acciónmanual de un usuario. El ciclo de vida determina qué condiciones deben cumplirse para que elelemento avance automáticamente. También es posible devolver los elementos a un estado anteriordel ciclo de vida.

Ejemplo 19-1. Funcionamiento de los ciclos de vidaEn este ejemplo, una compañía de seguros está creando un formulario de reclamación. Esteformulario de reclamación se desarrolla en las siguientes fases:


Gestionar ciclos de vida

• Un abogado lo redacta.• Los adaptadores de reclamaciones y los representantes del servicio al consumidor lo revisan.• Un director lo aprueba para su uso.• El formulario entra en vigor.• Un abogado lo corrige para ajustarlo a posibles cambios en la ley o en los procedimientos internos.• Un director vuelve a aprobar su uso.• En caso de quedar obsoleto, se retira.Mediante Documentum 5, un administrador diseña un ciclo de vida en el que se vean reflejadas todasestas fases. El primer estado se denomina estado original. El ciclo de vida se mueve paso a pasoa través de las fases, llamadas fases por pasos, hacia adelante o hacia atrás, hasta completar el ciclo.El último estado se denomina estado terminal. El formulario de reclamación podría estar compuestopor los siguientes estados: Borrador, Revisado, Aprobado, En uso, Corregido, Aprobación definitivay Retirado. De este modo, movería el archivo a través de los distintos estados a medida que éstefuera cambiando de estado.

Puede gestionar ciclos de vida mediante una serie de funciones:

• Aplicar ciclos de vida, página 94• Devolver ciclos de vida al estado anterior, página 95• Quitar ciclos de vida, página 95• Promover ciclos de vida, página 96• Reanudar ciclos de vida, página 96• Suspender ciclos de vida, página 96

Aplicar ciclos de vidaDebe tener al menos el permiso Escribir o uno superior para poder asignar un ciclode vida a un elemento.

Al asignar un ciclo de vida a un archivo, también puede elegir un conjunto de aliaspara asociarlo al archivo y al ciclo de vida. El conjunto de alias puede identificar a losindividuos que revisan y promueven los archivos o que hacen que éstos vuelvan atrás.Los conjuntos de alias también pueden especificar conjuntos de permisos y ubicacionesdel repositorio. Consulte con el administrador del repositorio si desea obtenerinformación específica sobre los conjuntos de alias disponibles en su instalación.

Al definir el ciclo de vida de una plantilla, tenga en cuenta que éste se asignará a todoslos archivos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará alos archivos que ya se hayan creado.



Para aplicar un ciclo de vida:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio.

2. Haga clic en Aplicar ciclo de vida.


3. Seleccione un ciclo de vida.


Devolver ciclos de vida al estado anteriorEsta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Debe tener almenos el permiso Relacionar o uno superior para poder devolver un elemento al estadoanterior.

Para devolver un elemento al estado anterior:1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Haga clic en Vuelta al estado anterior del ciclo de vida.


3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Quitar ciclos de vidaDebe tener al menos el permiso Escribir o uno superior para poder quitar un ciclo devida de un elemento.

Para quitar un ciclo de vida:1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Haga clic en Separar ciclo de vida.




Promover ciclos de vidaLa acción de promover un elemento consiste en hacer que éste avance hasta el siguienteestado del ciclo de vida. Debe tener al menos el permiso Relacionar o uno superior parapoder promover un elemento.

Al promover un elemento, se realiza una comprobación para ver si el elemento estáenlazado con otros elementos que sean candidatos a promoción. Si es así, se le solicitaráque promueva también esos elementos.

Para promover elementos al siguiente estado del ciclo de vida:1. Desplácese hasta los elementos en el repositorio.

2. Haga clic en Promoción de ciclo de vida.


Reanudar ciclos de vidaLa reanudación permite que continúe el progreso de un ciclo de vida suspendido. Debetener al menos el permiso Relacionar o uno superior para poder reanudar un elementosuspendido.

Para reanudar un elemento suspendido:1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Haga clic en Reanudación de ciclo de vida.


3. Haga clic en Reanudar.

Suspender ciclos de vidaAl suspender un elemento temporalmente, se detiene el progreso del ciclo de vida. Porejemplo, unos cambios en la política de la empresa pueden requerir que un archivoaprobado deje de usarse temporalmente. Debe tener al menos el permiso Relacionar ouno superior para poder suspender un elemento.



Para suspender un elemento del estado actual del ciclo de vida:1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Haga clic en Suspensión de ciclo de vida.


3. Haga clic en Suspender.


Capítulo 20Gestionar preferencias

Las preferencias determinan la configuración personal que cada usuario otorga al portal. Laspreferencias se almacenan en el repositorio designado para ello. Cualquier cambio que realice en laspreferencias se conservará mientras el repositorio de preferencias esté disponible. De lo contrario,perderá la configuración de sus preferencias. Las preferencias no dependen del sistema donde hainiciado sesión.

Es posible que algunas de las preferencias enumeradas en este capítulo no aparezcan. Lo queaparezca dependerá de la configuración de su organización.

En el gráfico de encabezado del portal, haga clic en el enlace Editar del encabezado, que se encuentrajunto a los botones paramaximizar yminimizar. Aparecerá la página Preferencias.

Puede definir la ruta de la carpeta a la que tiene acceso con mayor frecuencia. Introduzca la ruta decarpeta en el cuadro de texto proporcionado. Esto definirá la ruta de carpeta inicial, de modo que elportlet abrirá esta carpeta la próxima vez que inicie sesión.

Definir preferencias generalesPuede utilizar este procedimiento para definir las preferencias generales.

Para definir las preferencias generales:1. Haga clic en el enlace Preferencias generales del documento.

2. Seleccione la ficha General.

3. Seleccione el repositorio de Documentum en la lista desplegable.También puede seleccionar la opción para agregar un repositorio en la listadesplegable. Haga clic en Agregar repositorio en la lista desplegable.Es posible que se le pida autenticar sus credenciales tras seleccionar el repositorio.Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Marque la casilla ¿Recordarcredenciales la próxima vez? si desea guardar sus credenciales para el próximoinicio de sesión.


Gestionar preferencias

4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar y volver.

Definir preferencias de documentos virtualesSi su portlet utiliza documentos virtuales, siga este procedimiento para definir laspreferencias de los documentos virtuales.

Para definir preferencias de documentos virtuales1. Haga clic en el enlace Preferencias generales de Documentum.

2. Seleccione la ficha Documentos virtuales.

3. Seleccione qué acción se debe realizar cuando se haga clic en el nombre de undocumento virtual en una lista.En Haga clic en el enlace, puede definir las preferencias para la acción que se deberealizar cuando se haga clic en el nombre de un documento virtual en una lista:• Ver estructura abre el documento virtual para ver su estructura:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivelde archivos anidados.

• Ver contenido abre el documento virtual para ver su contenido:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copiade sólo lectura del contenido.

• Preguntar siempre preguntará siempre su decisión:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija sidesea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura.

4. Si un documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager(VDM) mostrará de forma automática la estructura del documento virtual, conindependencia de cómo se haya definido esta preferencia.

5. Si desea que VDM muestre los enlaces rotos, seleccioneMostrar enlaces rotos.Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componenteespecificada por la regla de enlace de ese componente. Puede que la página tardemás en cargarse cuando se muestren los enlaces rotos.

6. En Copiar, defina las preferencias para la acción que se debe realizar cuando se copieun documento virtual en el portapapeles.• Sólo raíz

Con esta opción se copian el contenido y las propiedades únicamente del archivopadre.



• Raíz y descendientes

Con esta opción se copian el archivo padre y todos los descendientes anidadosen él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientes existentes

Con esta opción se copia el archivo padre y se crean referencias a losdescendientes.

• Preguntar siempre

Con esta opción siempre se le solicitará que elija lo que desea copiar.• En Retirar, defina las preferencias para la acción que se debe realizar cuando se

retire un documento virtual al Portapapeles.• Descargar como sólo lectura

El archivo se descarga en modo de sólo lectura. No podrá editarlo.• Preguntar siempre

Con esta opción siempre se le solicitará que elija lo que desea copiar.7. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar y volver.

Definir preferencias de inicio de sesiónSi marcó la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? al iniciar la sesión, podrá versus credenciales guardadas en las preferencias de Inicio de sesión. De este modo, se evitala molestia de tener que proporcionar las credenciales cada vez que inicie una sesión.También puede eliminar credenciales guardadas anteriormente y agregar otras nuevas.

Para definir las preferencias de inicio de sesión:1. Haga clic en el enlace Preferencias generales de Documentum.

2. Seleccione la ficha Inicio de sesión. Se mostrarán sus credenciales guardadas.

3. Para eliminar las credenciales guardadas, haga clic en Quitar credenciales.Al quitar las credenciales guardadas no se elimina el repositorio. Deberá volver aintroducir las credenciales.

4. Haga clic en Guardar y volver.



Definir preferencias de búsquedaPuede definir ubicaciones predeterminadas para las búsquedas. De este modo, se ahorrael tiempo de buscar ubicaciones en repositorios. Siempre que vea los resultados de unabúsqueda se encontrará en la ubicación predeterminada, a menos que la cambie en laspreferencias.

Para definir orígenes de búsqueda:1. Seleccione la ficha Buscar.

2. Seleccione la ubicación predeterminada para las búsquedas:

3. Sólo repositorio actual:La ubicación de búsqueda predeterminada se definirá únicamente como elrepositorio que está viendo en el momento de realizar la búsqueda.

4. Otros: Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como lasubicaciones concretas que elija.Introduzca su nombre de usuario y contraseña si el sistema se lo solicita.

5. Si seleccionó Otros, siga este procedimiento:• En la lista Repositorios disponibles, desplácese hasta la ubicación que desea

agregar y selecciónela. Haga clic en .

Repita este paso con tantas ubicaciones como desee agregar.

Introduzca su nombre de usuario y contraseña para el origen externo si elsistema se lo solicita.

6. Para quitar una ubicación de la lista Incluidos en la búsqueda, selecciónela y hagaclic en .

7. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar y volver.


Capítulo 21Gestionar suscripciones

Puede gestionar suscripciones suscribiéndose a archivadores, carpetas y archivos o cancelando lasuscripción.

Para suscribirse a un archivador, carpeta o archivo:1. Haga clic en el nombre del archivador, carpeta o archivo para que se muestren los

detalles.

2. Si el enlace Suscribir está visible, haga clic en él.


Para cancelar la suscripción a un archivador, carpeta o archivo:1. Localice el archivador, carpeta o archivo cuya suscripción desee cancelar.

Nota: Resulta más fácil encontrar archivadores, carpetas y archivos a los que se hasuscrito en el portlet Suscripciones. Sin embargo, puede acceder a cualquiera de sussuscripciones desde cualquier otro portlet y seguir los mismos pasos.

2. Si el enlace Cancelar suscripción está visible, haga clic en él.


El archivador, la carpeta o el archivo se quitarán de la lista de suscripciones y ya noaparecerán en el portlet Suscripciones.


Gestionar suscripciones


Capítulo 22Gestionar documentos virtuales

Los documentos virtuales tienen uno o varios archivos adicionales anidados. El documento virtualrecibe el nombre de documento “padre” y los archivos que contiene se llaman “hijos”.

Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual con losarchivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo en sí mismo puede ser un documentovirtual que contiene otros hijos que corresponden a las secciones del capítulo.

Cada hijo puede tener un formato de archivo distinto. Por ejemplo, puede combinar una hoja decálculo de Excel, un documento de Word y una imagen con formato TIFF para crear un documentovirtual.

Puede ordenar los hijos del documento virtual como desee. Los hijos permanecerán en ese orden amenos que los reorganice.

Los documentos virtuales son especialmente útiles en los siguientes casos:

• Si desea acceder a grupos de archivos como una sola unidad.• Si varias personas necesitan trabajar al mismo tiempo con los componentes de un documento.• Si tiene un conjunto de documentos demasiado grande como para combinarlo en un solo archivo.• Si los archivos que desea agrupar como una unidad tienen más de un propietario.• Si los archivos están en más de un formato (por ejemplo, un documento de Word y una hoja

de cálculo de Excel).• Si quiere conservar un conjunto de documentos en un orden determinado (como, por ejemplo,

los capítulos de un libro).• Si quiere incluir la misma información (como escalas de sueldos u otra información de referencia)

en varios documentos diferentes, pero quiere tener el control sobre qué versión de la informaciónse incluye en cada ocasión.

• Si quiere seguir revisando documentos, pero necesita hacer un seguimiento de la versión queha creado en momentos concretos.

• Si tiene una serie de documentos de Microsoft Office que quiere almacenar juntos en el repositorioy publicarlos como grupo mediante el Cuaderno de Microsoft.

A continuación se exponen algunos ejemplos en los que los documentos virtuales pueden desempeñarun valioso papel:


Gestionar documentos virtuales

• La solicitud de un nuevo fármaco podría estar compuesta por numerosos apartados extraídosde diferentes fuentes, algunos de los cuales pueden estar incluidos en la solicitud para España,pero no en la solicitud para Francia.

• En cada presentación de ventas se incluirán sólo los productos relevantes para ese clientepotencial.

• Desea compartir ciertas partes de su contenido con otros departamentos de la empresa, pero éstosprefieren estructurarlo de distinta forma y agregarle parte de su propio contenido.

• Desea archivar una versión específica de un documento que se hizo público, mientras sigueactualizándolo internamente.

Puede gestionar documentos virtuales mediante una serie de funciones:• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 106• Convertir en documentos virtuales, página 106• Ver documentos virtuales, página 107

Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en simple si el documento virtual no tiene hijos.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:1. Desplácese al documento virtual.

2. Haga clic en el enlace Documentos virtuales Convertir en documento simple.


Convertir en documentos virtualesPara crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documentovirtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar hijos.

Para crear un documento virtual:1. Desplácese hasta el archivo que desee convertir en documento virtual.

2. Haga clic en el enlace Documentos virtuales > Convertir en documento virtual.




Ver documentos virtualesCuando vea la estructura de un documento virtual, el documento padre y los hijos semuestran en una lista. De cada hijo se muestra si hay reglas vinculantes, el formatodel documento y otra información asociada. Puede realizar las funciones de gestiónhabituales desde esta pantalla.

Para ver la estructura de un documento virtual:1. Desplácese al documento virtual.

2. Tiene dos opciones:• Haga clic en el nombre de archivo del documento virtual.• Haga clic en Ver documento virtual del documento virtual.

Nota: Si este enlace no se muestra, haga clic en el enlace Acciones y, acontinuación, en el enlace necesario de la página Acciones.


Capítulo 23Gestionar flujos de trabajo

La utilidad Informes de flujo de trabajo es un programa diseñado para gestionar flujos de trabajoy crear informes con información clave sobre éstos. Ofrece la posibilidad de ver todos los flujosde trabajo en un repositorio, ver todos los aspectos de las instancias de flujo de trabajo, mostrary modificar los valores del conjunto de alias, realizar funciones básicas de mantenimiento yadministración en los flujos de trabajo, contactar con los ejecutantes de un flujo de trabajo por correoelectrónico y guardar e imprimir información de flujos de trabajo.

Puede gestionar flujos de trabajo mediante una serie de funciones:

• Iniciar flujos de trabajo, página 109• Iniciar anexos de flujo de trabajo, página 111• Pausar un flujo de trabajo, página 112• Terminar un flujo de trabajo, página 112

Iniciar flujos de trabajoCuando inicia un flujo de trabajo, se muestra una página que permite buscar flujosde trabajo. El flujo de trabajo no se asocia automáticamente a ningún archivo aunquepuede anexarle los archivos que desee.

Podrá seleccionar la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas quedesee iniciar. Algunas plantillas de flujo de trabajo especifican qué usuarios reciben quétareas; otras permiten seleccionar a los usuarios para algunas tareas. Al iniciar un flujode trabajo, podrá anexar archivos que desee que vean o consulten los usuarios.

Para iniciar un flujo de trabajo1. Seleccione cualquier enlace Iniciar flujo de trabajo asociado a cualquier archivador,

carpeta o archivo.



Gestionar flujos de trabajo

2. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo:

a. Puede utilizar las fichas de la parte izquierda de la pantalla para restringirla búsqueda:• Todos: muestra todos los flujos de trabajo del repositorio.• Suscripciones: muestra los flujos de trabajo a los que está suscrito.• Seleccionar Mis plantillas: muestra las plantillas de flujo de trabajo que

posee.• Carpetas: muestra las carpetas del repositorio.

b. Escriba texto en el campo Empieza por y, a continuación, haga clic en el botón →(Ir).Puede hacer clic en el botón X (Borrar) para borrar el campo.

c. Marque la casilla de verificación de la plantilla de flujo de trabajo que deseeutilizar y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

3. Agregue la información de flujo de trabajo en la ficha Información:

a. Escriba una descripción del flujo de trabajo.

b. Si resulta necesario, agregue anexos adicionales:

Nota: Si un anexo es obligatorio aparecerá (obligatorio) debajo del título Anexos.


ii. Localice los elementos que desee anexar y marque la casilla de verificación.

iii. Haga clic en el botón Aceptar.

Nota: Puede quitar todos los anexos que no desee haciendo clic en el enlaceQuitar y, a continuación, haciendo clic en el botón Aceptar.

c. Haga clic en el botón Siguiente de la ficha Información para desplazarse a laficha Comentarios.

d. Agregue comentarios sobre el flujo de trabajo en la ficha Comentarios:

i. Haga clic en el botón Agregar comentarios.

ii. Introduzca un comentario.

iii. Defina el botón necesario para designar a los destinatarios del comentario:• Para los destinatarios posteriores (la opción predeterminada)• Sólo para los destinatarios siguientes.

e. Haga clic en el botón Aceptar.

4. Haga clic en el botón Terminar.



Iniciar anexos de flujo de trabajoLa función de iniciar anexo de flujo de trabajo es parecida a la función de iniciar flujode trabajo con el añadido de que el archivo que se corresponde con el enlace del anexoiniciado del flujo de trabajo se coloca automáticamente en el flujo de trabajo.

Para iniciar un anexo de flujo de trabajo:1. Seleccione el enlace Flujo de trabajo Iniciar anexos situado junto al elemento que

desee colocar en un flujo de trabajo.


2. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo:

a. Puede utilizar las fichas de la parte izquierda de la pantalla para restringirla búsqueda:• Todos: muestra todos los flujos de trabajo del repositorio.• Suscripciones: muestra los flujos de trabajo a los que está suscrito.• Mis plantillas: muestra las plantillas de flujo de trabajo que posee.• Carpetas: muestra las carpetas del repositorio.• Utilizados recientemente: muestra los archivos y carpetas que ha utilizado

recientemente.b. Escriba texto en el campo Empieza por y, a continuación, haga clic en el botón Ir.

c. Marque la casilla de verificación de la plantilla de flujo de trabajo que deseeutilizar y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

3. Agregue la información de flujo de trabajo en la ficha Información:

a. Escriba una descripción del flujo de trabajo.

b. Si resulta necesario, quite el anexo:

Nota: El anexo se anexará automáticamente al flujo de trabajo.

i. Haga clic en el enlace Quitar.

ii. Haga clic en el botón Aceptar.

c. Agregue comentarios sobre el flujo de trabajo en la ficha Comentarios:

i. Muestre la ficha Comentariosmediante una de las siguientes acciones:• Haga clic en el enlace Comentarios.• Haga clic en el botón Siguiente de la ficha Información.

ii. Haga clic en el botón Agregar.

iii. Introduzca un comentario.



iv. Defina el botón necesario para designar a los destinatarios del comentario:• Para los destinatarios posteriores (la opción predeterminada)• Sólo para los destinatarios siguientes.

d. Haga clic en el botón Aceptar.

4. Haga clic en el botón Terminar.

Pausar un flujo de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, éste se detendrá temporalmente pero a la espera de serreanudado. Podría, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla.Una vez que los cambios se completen, podrá reanudar el flujo de trabajo, que continuarádesde el punto exacto en el que se pausó.

Para pausar un flujo de trabajo:1. Haga clic en Pausar flujo de trabajo junto al flujo de trabajo que desee pausar.


2. Se le pedirá que confirme que desea detener el flujo de trabajo. Haga clic en Aceptar.

Terminar un flujo de trabajoPuede terminar un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajoterminado no puede reiniciarse.

Para terminar un flujo de trabajo:1. Haga clic en el enlace Terminar flujo de trabajo junto al flujo de trabajo que desee

terminar.


2. En la página Anular flujo de trabajo, asegúrese de que la casilla El flujo de trabajoanulado se eliminará esté marcada. Esto asegura que el flujo de trabajo terminadose elimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo.



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