elysium enterprise - intechsol
TRANSCRIPT
Rev. 11.2017
ELYSIUM Enterprise GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
1 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Contenido ¿Cómo acceder a la aplicación? .................................................................................................................................. 2
Nuevo usuario ............................................................................................................................................................ 2
Navegación .................................................................................................................................................................... 3
Página de inicio ......................................................................................................................................................... 3
Secciones de la página de inicio .............................................................................................................................. 3
Menú / Menu .............................................................................................................................................................. 4
Solicitudes de licencias y registro de asistencia ........................................................................................................ 4
Nuevas solicitudes .................................................................................................................................................... 4
Eliminar o cancelar solicitudes ................................................................................................................................ 5
Hoja de asistencia / Timesheet ................................................................................................................................... 6
Confirmación de registro de asistencia ................................................................................................................... 7
Reloj virtual / Timestamp ............................................................................................................................................. 8
Registro de asistencia ............................................................................................................................................... 8
Nóminas / Payrolls ........................................................................................................................................................ 9
Realizar consultas ..................................................................................................................................................... 9
Supervisores ................................................................................................................................................................ 10
Aprobaciones / Approvals ...................................................................................................................................... 10
Delegados / Delegates ............................................................................................................................................ 11
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
2 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
¡Bienvenido a ELYSIUM Enterprise! Hemos creado una guía sencilla que le ayudará a familiarizarse con la aplicación y así se beneficie de todas las funcionalidades a las que tendrá acceso.
¿Cómo acceder a la aplicación? ▪ Escriba elysium.intechsol-pr.net en la barra de direcciones de su navegador web. ▪ Para iniciar sesión debe ingresar su usuario y contraseña.
Nuevo usuario ▪ Utilice el usuario y contraseña genérica que le facilitó el departamento de Recursos Humanos de su
empresa. ▪ Cuando inicie sesión debe asignar una nueva contraseña que debe estar compuesta de 4 a 12 caracteres
entre los que se incluya una letra en mayúscula y un número (ej. mE2sdcvf).
La experiencia de uso puede variar por perfil de usuario o configuración de su empresa.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
3 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Navegación Página de inicio La página de inicio provee acceso al menú, balance de horas disponible y el historial de solicitudes. Además, podrá realizar solicitudes de tiempo y correcciones de registro de entrada y/o salida.
Secciones de la página de inicio
▪ Su nombre aparecerá en extremo derecho superior. Coloque el cursor sobre su nombre en caso de que necesite cambiar su contraseña o cerrar sesión.
Si utiliza una computadora pública debe cerrar la sesión cuando finalice de utilizar la aplicación.
▪ Sus Balances / Your Balances: Muestra los balances actuales y uso por tipo de licencia. Totales son
presentados en horas y días. ▪ Historial de Balances / Balances History: Le permite efectuar búsquedas de los balances y uso en un
período en específico. ▪ Solicitudes / Requests: Le permite realizar nuevas solicitudes y ver su historial. Aquí podrá encontrar toda
la información relacionada a su solicitud, como el día en el cual se efectuó, la fecha en la cual se procesó, así como también los comentarios de su supervisor, si alguno.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
4 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Menú / Menu Desde la página de inicio puede acceder a otras secciones de la aplicación. Solo seleccione el icono correspondiente. A continuación, le presentamos las secciones disponibles para todos los empleados.
Home para regresar a la página de inicio.
Timesheet para realizar consultas a su hoja de asistencia.
Timestamp para registrar asistencia en un reloj virtual.
Payroll para realizar consultas a sus talonarios de nómina.
En el caso de tener asignado un perfil de supervisor, en adición tendrá acceso a las siguientes secciones:
Approvals para autorizar solicitudes de tiempo y asistencia.
Delegate para asignar temporeramente a otro supervisor la aprobación de solicitudes.
Solicitudes de licencias y registro de asistencia Nuevas solicitudes Si necesita realizar una nueva solicitud de licencia o registro de asistencia, debe completar los siguientes pasos desde la página de inicio:
▪ En la sección de Solicitudes / Request haga clic en el botón Agregar Nueva Solicitud / Add New Request.
▪
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
5 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
▪ Complete los campos requeridos del formulario y presione clic en el botón de Agregar Nueva Solicitud / Add New Request.
▪ Repita por cada solicitud que necesite realizar. ▪ Para finalizar o cancelar, presione clic en sus respectivos botones.
Recibirá por correo electrónico copia de la solicitud enviada a su supervisor. Recibirá otro correo electrónico cuando la solicitud sea procesada.
Eliminar o cancelar solicitudes Si necesita eliminar una solicitud no aprobada puede hacerlo desde la página de inicio haciendo clic en el botón Eliminar Solicitud / Delete Request. La aplicación le va a solicitar confirmar la acción.
En el caso de solicitudes aprobadas complete el mismo proceso, pero debe proveer una justificación para la aprobación de su supervisor.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
6 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Hoja de asistencia / Timesheet Puede realizar consultas de las tres secciones que componen el resumen de la data de su hoja de asistencia:
▪ Hoja de Asistencia / Timesheet: Ponches registrados en su tarjeta para el rango de fechas seleccionado.
▪ Totales Diarios / Daily Totals: Totales diarios del día seleccionado en la tabla principal. Estos aparecen desglosados según el departamento y la tasa de pago.
▪ Totales del Período / Period Totals: Muestra los totales para el período de tiempo seleccionado en la tabla principal. Estos aparecen desglosados según el departamento y la tasa de pago.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
7 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Confirmación de registro de asistencia Una vez revise y asegure que su tarjeta tiene los ponches correctos, puede realizar una confirmación con su firma electrónica. De esta forma, su supervisor puede entonces los mismos y pasarlos al proceso de nómina.
▪ Seleccione las fechas para las cuales desea confirmar los ponches, ya sea por período (Período Previo / Previous Period) o por rango de fecha (Rango / Range).
▪ Haga clic en el botón Firmar Tarjeta / Sign Timesheet ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
▪ Confirme que desea firmar electrónicamente los ponches correspondientes a las fechas antes seleccionadas.
▪ Un icono de lápiz aparecerá al lado derecho de todos los días seleccionados confirmando que los mismos han sido firmados electrónicamente por usted.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
8 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Reloj virtual / Timestamp Registro de asistencia Para registrar una entrada o salida de manera remota utilizando el reloj virtual seleccione del menú Timestamp ubicado en el menú superior de la aplicación.
▪ Una caja resaltada le mostrará la fecha y hora para la cual se registrará el ponche. ▪ Haga clic en el icono de reloj. ▪ La aplicación confirmará el ponche con la fecha y hora del mismo. Igualmente, se mostrarán los
ponches registrados para el día corriente, si alguno. ▪ Finalmente, la aplicación le indicará el tiempo que debe esperar si desea realizar una nueva entrada o
salida.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
9 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Nóminas / Payrolls Realizar consultas Sus talonarios de nóminas están disponibles para consulta. Se presentan organizados por año.
▪ Para ver el detalle de un talonario haga clic en el botón de Ver Talonario /View Payment Slip. Una nueva pestaña le mostrará el talonario en formato PDF, podrá imprimirlo o guardarlo en su computadora.
▪ Si aplica, estará disponible su formulario W2, seleccione el año. Una nueva pestaña le mostrará el talonario en formato PDF, podrá imprimirlo o guardarlo en su computadora.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
10 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Supervisores Los empleados con funciones de supervisor tendrán acceso a secciones adicionales en ESS, tales como:
Aprobaciones / Approvals Las solicitudes realizadas por los empleados a los que supervisa estarán disponibles para ser aprobadas o denegadas en esta sección. Se le provee la opción de realizar búsquedas y filtrar por estatus.
Cuando un empleado realice una solicitud, el supervisor recibirá por correo electrónico una notificación. Ver ejemplo.
Copyright© 2017 Intechsol, Corp. Todos los derechos, incluyendo derechos de autor, son reservados. La información contenida en este documento es propiedad de Intechsol, Inc. y confidencial. La divulgación no autorizada, la reproducción o el uso de esta información están prohibidos y puede violar las políticas institucionales. Nadie está autorizado a divulgar, usar, copiar, adaptar o cambiar en modo alguno el contenido del presente documento sin el permiso previo por escrito de Intechsol, Corp.
11 GUÍA DE EMPLOYEE SELF-SERVICE PARA EMPLEADOS Y SUPERVISORES
Delegados / Delegates
En caso de no estar disponible para recibir y aprobar las solicitudes de los empleados a los que supervisa, puede asignar a otro supervisor para que realice la tarea por un periodo de tiempo.