elementy składowe pisma
DESCRIPTION
Elementy składowe pisma. Nagłówek – pole nadawcy, Miejscowość, data, Nazwa i adres odbiorcy – adresat, Numer pisma (znaki powoławcze), Formuła grzecznościowa rozpoczynająca, Treść pisma, Formuła zakończenia, Podpisy, Załączniki, Rozdzielniki, Wzory pism,. Nagłówek. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/1.jpg)
Elementy składowe pismaNagłówek – pole nadawcy,
Miejscowość, data,
Nazwa i adres odbiorcy – adresat,
Numer pisma (znaki powoławcze),
Formuła grzecznościowa rozpoczynająca,
Treść pisma,
Formuła zakończenia,
Podpisy,
Załączniki,
Rozdzielniki,
Wzory pism,
![Page 2: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/2.jpg)
Nagłówek
Umieszczamy go w lewym górnym rogu lub pośrodku arkusza. Informacje w nagłówku dotyczą nadawcy. Można je tam podać z użyciem prostokątnego stempla firmowego (obecnie uważa się to za nieeleganckie i stosuje się tylko w dokumentach urzędowych typu: protokół, umowa, decyzja); lepiej wygląda, gdy dane te wpiszemy za pomocą maszyny do pisania lub komputera (edytora tekstu) albo gdy występują na papierze firmowym jako nadruk stały.
Powrót Dalej
![Page 3: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/3.jpg)
Nagłówek cd. Nagłówek wpisujemy wiersz pod wierszem – bez dodatkowych odstępów (wierszak nr1)
w układzie blokowym, umieszczając jak najwięcej danych, które mogą przyśpieszyć
odpowiedź, a mianowicie:
Imię i nazwisko (nazwa instytucji)
ul. ........................................
Kod, miejscowość
Tel. .............................
Fax .....................
PRZYKŁAD NAGŁÓWKA
Agnieszka Piasek
ul. Grzeczna 78 m. 24
12-154 Elbląg
Tel. (0-32) 14-05-11
Fax (0-32) 14-03-12
Powrót Menu główne
![Page 4: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/4.jpg)
Miejscowość, data
Miejscowość, data
Piszemy je z prawej strony, w tym samym wierszu, w którym rozpoczynamy pisanie nagłówka. Informacja tradycyjnie umieszczona w tym miejscu to miejscowość. Po miejscowości stawiamy przecinek, a po przecinku piszemy cyframi arabskimi, w układzie dwucyfrowym: dzień, miesiąc i rok (rok można napisać czterema cyframi). Ostatnio odchodzi się od skracania lub pisania cyfrą miesiąca, pisze się go słownie – jest to eleganckie i wyklucza pomyłki.
UWAGA: Amerykanie piszą datę w kolejności miesiąc – dzień – rok, dlatego w korespondencji ze Stanami Zjednoczonymi należy zawsze pisać miesiąc słownie.
Do wypełniania formularzy, druków statystycznych i ewidencyjnych, a więc w przypadku dokumentów, które sortuje się według dat, wpisuje się kolejno: rok – miesiąc – dzień, np. 2004-10-26.
Powrót
![Page 5: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/5.jpg)
Pole adresata
Pole adresata
Dane dotyczące adresata wpisujemy na wierszaku nr 1 (najmniejsza odległość interlinii) w układzie blokowym po prawej stronie arkusza papieru, w odległości 1 cm od osi symetrii pisma, poniżej adresu nadawcy, nie używając interpunkcji. Między nazwą instytucji a adresem dajemy dodatkowy odstęp. Nad polem adresata można wpisać rodzaj korespondencji pocztowej, np.: POLECONY, LOTNICZY itp.. Jeżeli piszemy do konkretnej osoby (osób), to nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani, Pan, Państwo itp..
POLECONYPaniKarolina Przemyska
ul. Piękna 12 m. 13435-90 Kutno
Podany powyżej sposób pisania pola adresata jest zgodny z PN-76/P-55315, często jednak dokładne dane dotyczące adresata umieszczamy wtedy, gdy pismo będzie wysyłane w kopercie z okienkiem; jeżeli list będzie wysyłany w kopercie bez okienka , to piszemy tylko dokładną nazwę adresata i miejscowość, bez ulicy i kodu miejscowości.
Powrót Dalej
![Page 6: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/6.jpg)
W zależności od potrzeb pismo kieruje się do przedsiębiorstwa bez wskazania konkretnego odbiorcy lub jego działu, np.:
Wydawnictwo Szkolne i Pedagogicznepl. Dąbrowskiego 800-950 Warszawa
lub ze wskazaniem działu, np.:
Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe„Forma”Dział HandlowyŁódź
Jeżeli piszemy do konkretnej osoby, to czynimy to następująco:
Pan dr Krzysztof KrukDyrektor Generalny Przedsiębiorstwo Handlowe „Tur”w Krakowie
Pole adresata 1
DalejPowrót Menu główne
![Page 7: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/7.jpg)
Nazwę firmy można pisać w mianowniku lub w dopełniaczu, imię i nazwisko (nazwiska)poprzedza się wyrazami Pan, Pani, Państwo. Nie skracamy nazw stanowisk służbowych. Do niektórych osób piszemy z zastosowaniem specjalnego tytułu, np.:
– papież – Jego Świątobliwość,– król, królowa – Jego (Jej) Wysokość,– kardynał – Jego Eminencja,– rektor wyższej uczelni – Jej (Jego) Magnificencja,– biskup, arcybiskup Jego Ekscelencja,– ambasador, wyższy urzędnik ambasady – Jej (Jego) Ekscelencja.
PRZYKŁADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTUŁAMI:
Pole adresata 2
Powrót DalejMenu główne
![Page 8: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/8.jpg)
PRZYKŁADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTUŁAMI:
Jego Magnificencja Jej Ekscelencjadr Szymon Lipiński Agnieszka PiasekRektor Wyższej Szkoły Pedagogicznej Ambasador Polski w USAw Łodzi
W treści pisma zwracamy się do adresata: Pani Rektor, Panie Ambasadorze.Dopuszczalna, chociaż dość niezręczna, jest forma adresowania pisma do konkretnej osoby, ale bez wskazania jej nazwiska, np.:
Pan Dyrektor Naczelny„Klik” S.A.Łódź
Zasadą jest jednak, że nadawca, jeśli chce zaadresować pismo do konkretnej osoby, powinien dowiedzieć się jej danych personalnych.Zdarza się też sytuacja odwrotna: piszemy, np. do dyrektora, bez podania stanowiska służbowego. Tak zaadresowane pismo świadczy o jego prywatnym charakterze, np.:
Pani Grażyna BąkZakłady Chemiczne w Zgierzu
Pole adresata 3
Powrót Menu główne
![Page 9: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/9.jpg)
Znaki powoławczeNależą do nich: znak adresata (Wasz znak), data pisma, na które piszemy odpowiedź, znak własny (nasz znak), data naszego pisma. Znak pisma jest to skrót literowy – numer kolejnego pisma w roku łamany przez rok, np.: PZU 22/04 oznacza pismo z PZU, kolejność w rejestrowaniu – 22 w roku 2004. Jeżeli jest to pierwsze pismo w danej sprawie to piszemy tylko nasz znak.Coraz częściej jest stosowana taka właśnie forma: Znaki powoławcze są umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy.
ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 1
Nazwa instytucji, status prawny Łódź, 10-03-2004 r.ul. .....................kod miejscowośćtel., fax
PaniAgnieszka MiarekPrezes Spółki z o.o. „Krak”w Łodzi
Nasz znak:Wasz znak:
Sprawa: zapytanie o ofertę
Znaki powoławcze 1
Powrót Dalej
![Page 10: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/10.jpg)
ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 2
Nazwa instytucji, status prawny Wrocław,dnia 10-03-2004 r.ul. .....................kod miejscowośćtel., fax.
PaniWanda SkatPrezes Spółki z o.o. „Krak”w Sieradzu
id.22/04
Sprawa: odpowiedz na zapytanie o ofertęC/34/04 z 20 października 2004 r.
Znaki powoławcze zostały umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy; data i znak pisma, na które list odpowiada, podano po wyrazie „Sprawa:”
Znaki powoławcze 2
Powrót DalejMenu główne
![Page 11: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/11.jpg)
Coraz rzadziej jest stosowane tradycyjne rozmieszczenie znaków powoławczych – przykład nr 3.
Znaki powoławcze 3
ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 3
Nazwa instytucji, status prawny Łódź, 10-03-2004 r.
ul. .....................
kod miejscowość
tel., fax
Pani
Izolda Domierzalska
Prezes Spółki z o.o. „KAAS”
Szczecin
Wasze pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data
Sprawa:
Powrót Menu główne
![Page 12: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/12.jpg)
Formuła grzecznościowa rozpoczynająca Po napisaniu pola adresata wpisujemy z lewej strony (od marginesu) formułę grzecznościową rozpoczynającą:
Szanowna Pani Szanowny PanieSzanowne panieSzanowni Panowie Szanowni Państwo
Po napisaniu tego zwrotu można napisać przecinek i wtedy treść rozpoczynamy małą literą. Jeżeli po tym zwrocie nie postawimy przecinka, treść zaczynamy wielką literą. Jeżeli znamy adresata to możemy się zwrócić następująco:
Szanowna Pani PrezesSzanowna Pani DoktorSzanowny Panie DyrektorzeSzanowny Panie Profesorze
Zwierzchnik może zwrócić się do podwładnego (nigdy odwrotnie):
Szanowny Panie Kowalski
(zwrot ten ma charakter oficjalny i oschły, i na ogół niczego dobrego nie możemy się spodziewać po takim pismie)
Formuła grzecznościowa 1
Powrót Dalej
![Page 13: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/13.jpg)
Nie łączymy zwrotów rozpoczynających grzecznościowych z tytułem służbowym i nazwiskiem, a także z imieniem i nazwiskiem (np. nie należy pisać: Szanowny Panie Dyrektorze Kruk).
W żadnym piśmie nie wolno nadużywać nazwiska, ponieważ jest ono prawnym sposobem identyfikacji człowieka. Nazwisk używamy ostrożnie, tak żeby nie dotknąć adresata. Można jednak – w razie potrzeby – użyć w treści imienia i nazwiska, np.:
Pani Rektor Anna Król
Do Pań, które zajmują stanowiska o charakterze męskim lub wykonują zwyczajowo męskie zawody, zwracamy się, używając form męskich i nie odmieniając ich, np.:
pani mecenas, pani prezes, pani inżynier, pani magister, pani dyrektor, pani kierownik
(chociaż pani dyrektorka i pani kierowniczka są również przyjętymi formami).
Przy składaniu życzeń w zaproszeniach lub podczas zwracania się do powszechnie znanych osób szczególny szacunek można wyrazić słowami:
Wielce Szanowna pani, Wielce Szanowny Panie, Wielce Szanowne Panie, Wielce Szanowni Panowie, Wielce Szanowni Państwo.
Formuła grzecznościowa 2
Powrót Menu główne
![Page 14: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/14.jpg)
Treść
Pismo piszemy albo w układzie blokowym, albo z wcięciem akapitowym. Nie wolno mieszać układów i jeżeli rozpoczynamy pisanie w którymś z układów, to stosujemy go konsekwentnie do końca.
Można w treści stosować punktację, wyróżnienie ważniejszych fragmentów tekstu. Można również zatytułować pismo (np. „Oferta”, „Podanie” itp.. ) lub napisać od lewego marginesu: „Dotyczy:” albo „Sprawa:” i w jednym zdaniu napisać, czego dotyczy pismo. Jest to temat pisma. Najczęściej jest on wyrażony hasłowo, ułatwia szybkie zorientowanie się w treści pisma oraz umożliwia sprawne skierowanie go do właściwego działu.
Treść
Menu główne
![Page 15: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/15.jpg)
Formuła zakończeniowa
Po treści w odległości 3 odstępów na wierszaku nr 1, po prawej stronie, piszemy formułę grzecznościową pożegnalną, np.:
Z poważaniem (elegancka i najczęściej spotykana forma),
Łączę wyrazy szacunku,
Z wyrazami szacunku,
Pozdrawiamy (wtedy gdy znamy odbiorcę pisma).
W pismach do osób, którym należy się szczególny szacunek, lub w dyplomacji, możemy użyć zwrotów:
Z wyrazami najgłębszego szacunku,
Z wyrazami wdzięczności,
W smutnych okolicznościach są stosowane zwroty:
Z wyrazami współczucia,
Z wyrazami żalu itd.
Formuła zakończenia
Menu główne
![Page 16: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/16.jpg)
PodpisyW odległości 2 do 3 odstępów na wierszaku nr 1 od formuły pożegnalnej, z prawej strony arkusza piszemy formułę podpisową, w której skład wchodzi stanowisko oraz imię i nazwisko podpisującego (może być wpisany również tytuł naukowy).Formułę podpisową można sporządzić w układzie blokowym:
Dyrektor
(mgr Janina Stopka) lub w układzie symetrycznym
Prezes
(mgr Anna Knot)
Jeżeli pod podpisem podpisują się dwie osoby, to można podpisy rozmieścić na równej linii jeden z lewej, a drugi z prawej strony:
Główny Księgowy Dyrektor Naczelny
(Jan Bober) (Krystyna Grab)
Podpisy 1
Dalej Powrót
![Page 17: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/17.jpg)
Podpisy
Z lewej strony umieszczamy osobę o niższej, z prawej o wyższej randze w hierarchii służbowej. Można tez umieścić podpisy z prawej strony jeden pod drugim, wtedy podpis osoby niższej rangą w hierarchii służbowej umieszczamy według tych samych zasad co przy jednym podpisie, a podpis osoby wyższej rangą – pod pierwszym podpisem, w odległości 3 odstępów na wierszaku nr 1, jeden podpis pod drugim:
Główny Księgowy
(Jan Krakowski)
Dyrektor Naczelny
(Agnieszka Pławek)
Podpisy 2
Dalej Menu głównePowrót
![Page 18: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/18.jpg)
Odległości między zwrotem pożegnalnym a treścią i podpisami zachowujemy takie same, jak przy rozmieszczeniu jednego podpisu.
Jeśli pismo jest podpisywane przez dwie osoby równorzędne stanowiskami, to z lewej strony składa podpis osoba bliżej związana służbowo z poruszanymi w liście sprawami, np.:
Z poważaniem
Główny Księgowy Dyrektor ds. handlowych
(mgr Ewa Adamczyk) (mgr Anna Włodarczyk)
Jeżeli pismo podpisuje nie właściwy autor pisma, lecz osoba do tego upoważniona, to należy zamieścić odpowiednie oznaczenie: z up. – z upoważnienia, wz. – w zastępstwie, p.o. – pełniący obowiązki, np.:
Z poważaniem
Dyrektor Generalny
z up. Alicja Siuda
(mgr Michał Polot)
Podpisy 3
Powrót Menu główne
![Page 19: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/19.jpg)
ZałącznikiZ lewej strony na tej samej wysokości co jeden podpis umieszczamy z prawej strony, piszemy wyraz „Załączniki:” umieszczamy pod podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy załączniki, wpisując je na wierszaku nr 1 i uważamy, aby z nazwami załączników nie wyjść poza oś symetrii pisma.
Jeśli dołączymy informatory, Katalogi lub ulotki reklamowe, zapowiadamy to w tekście pisma, np.:
Jako załączniki otrzymują Państwo....,
Proszę zapoznać się z załączoną ulotką ....,
Dane techniczne znajdą Państwo w załączonym informatorze.
PRZYKŁAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZAŁĄCZNIKACH W PIŚMIE, KTÓRE JEST OPATRZONE JEDNYM PODPISEM
Załączniki: Odręczny podpis
Kopia świadectwa maturalnego,
Kopia dyplomu za zajęcie
trzeciego miejsca w olimpiadzie gramatycznej.
Załączniki 1
Menu główne Dalej
![Page 20: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/20.jpg)
PRZYKŁAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZAŁĄCZNIKACH W PISMIE, KTÓRE ZOSTAŁO PODPISANE PRZEZ DWIE OSOBY
Z poważaniem
Główny księgowy Dyrektor ds. handlowych
(mgr Ewa Bil) (mgr Małgorzata Kowalczyk)
Załączniki:
Załączniki 2
Powrót Menu główne
![Page 21: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/21.jpg)
ROZDZIELNIK
Jest to informacja o tym, kto powinien się zapoznać z treścią pisma. Wpisujemy tę informację z lewej strony, pod „Załącznikami”. Po wyrazach „Otrzymują:” lub „Do wiadomości:” wpisujemy informacje o tym, kto otrzymuje nasze pismo, kto powinien się zapoznać z jego treścią i nie przechodzimy z tekstem poza oś symetrii. Instytucje lub osoby wpisujemy według ważności w hierarchii służbowej lub w kolejności alfabetycznej, np.:
PRZYKŁAD ROZDZIELNIKAZałączniki:
Kopia mapki geodezyjnej
Otrzymują: (lub Do wiadomości:)
Sąd Rejonowy w Zgierzu
Antoni Banan
Sławoy Gwóźdź
Alantolyna Molak
Marcin Warzywniak
Edwarda Zgnilak
Te informacje, które odnoszą się do wzorcowego pisma, będą wykorzystywane w większości pism. Zmienne mogą być tylko szczegóły, natomiast zasadnicza część pozostanie bez zmian.
Rozdzielnik
Menu główne
![Page 22: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/22.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 23: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/23.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 24: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/24.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 25: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/25.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 26: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/26.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 27: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/27.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 28: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/28.jpg)
Wzory pism
Menu główne
![Page 29: Elementy składowe pisma](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061602/56814298550346895daec91c/html5/thumbnails/29.jpg)
Wzory pism
Te informacje, które odnoszą się do wzorcowego pisma, będą wykorzystane w większości pism. Zmienne mogą być tylko szczegóły, natomiast zasadnicza część pozostaje bez zmian.
- Elementy pisma w układzie europejskim- Wzór pisma w układzie europejskim- Elementy pisma w układzie amerykańskim- Wzór pisma w układzie amerykańskim- Wzór blankietu BR lub Firmowego- Wzór pisma według blankietu BZ- Wzór pisma według blankietu BU
Menu główne