elementi di progettazione: dall’idea progettuale alla gestione · 2014-12-16 · le tante...
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Elementi di progettazione:
dall’idea progettuale alla gestione
Francesco Pareti
Eurosportello del Veneto - UnionCamere del Veneto
Indice
• Perché un progetto
• Tipologie di bandi ed individuazione
fonti di finanziamento
• La redazione del progetto
• Linee guida di stesura delle proposte
• La gestione di progetto
Perché presentare un progetto?
• Testare
• Conoscere
• Migliorare
• Allargare rete di rapporti
• Beneficio di gruppi/comunità/aree
• Profit-making
• Attività di consulenza
• Altro
Come nasce l’idea di un progetto?
OCCASIONI ESTERNE
BISOGNI INTERNI
ESIGENZE/OPPORTUNITA’
DEL CONTESTO
…
Ideare un progetto …Ideare un progetto …
L’idea di “progetto” ha sempre richiamato l’attività umana e
sottintende nello specifico la capacità dell’uomo di trovare soluzioni per raggiungere un risultato desiderato.
Espresso in forma tecnica “progetto” può essere inteso seguendo IPMA (International Project Management Association) come :
“un’impresa temporanea rivolta alla realizzazione di obiettivi univocamente
definiti attraverso l'impiego di risorse materiali ed umane”.
Una capacità di fare “impresa” che l’uomo esprime immaginando
prima e realizzando poi le sue idee di cambiamento di se stesso e
del mondo.
Le tante definizioni di “progetto”
• combinazione di persone, risorse e fattori organizzativi riunititemporaneamente per raggiungere obiettivi unici, definiti e con
vincoli di tempo, costo, qualità e risorse limitate;• processo legato ad un arco di vita non ciclico (nascita, vita,
morte) necessario per raggiungere specifici obiettivi aziendali
definiti e inusuali;•sforzo innovativo complesso che comporta compiti interrelati
eseguiti da varie unità organizzative con obiettivi, risorse temporizzazioni e budget definiti, seppure dinamicamente
variabili;•approccio metodologico organizzato per fasi e teso al
raggiungimento di un obiettivo prefissato in un contesto
organizzativo predefinito.
Progetto come …
“Progettare è un’attività intellettuale e operativa di
trasformazione di situazioni date in situazioni desiderate”
(H. Simon, 1983)
I CRITERI BASE
PER
PROGETTARE
il criterio di
intenzionalità
il criterio di
effettivitàil criterio di
razionalità
il criterio di
responsabilitàil criterio di
flessibilità
il criterio di
verificabilità
il criterio di
collegialità
• Proposte a bando
• Gare d’appalto
• Proposte a finanziamento diretto
Il “come” del progetto: tipologie
Come scegliere il finanziamento?Elementi da considerare:
� OBIETTIVO DEL PROGETTO
� ATTIVITA’ DEL PROGETTO
� PRINCIPALI RISULTATI ATTESI
� GRADO DI INNOVAZIONE
� DIMENSIONE ECONOMICA DEL PROGETTO
� SOGGETTI CHE REALIZZANO IL PROGETTO
� DURATA
< 18 mesi12 – 18 mesi2 – 5 anni DURATA
1 azienda1 azienda con spesso
1 ente di ricerca
Almeno 3 soggetti
(aziende, enti di
ricerca, altre
organizzazioni) di 3
paesi diversi
SOGGETTI CHE
REALIZZANO IL
PROGETTO
50 - 500 k euro500 – 800 k euro500k – …milioni di €DIMENSIONE
ECONOMICA DEL
PROGETTO
(nazionale)/ europeomondiale/europeomondialeGRADO DI
INNOVAZIONE
moderato potenziale
economico/ sociale
buon potenziale
economico/ sociale
elevato potenziale
economico/ sociale
di valenza europea
PRINCIPALI
RISULTATI
ATTESI
moderata
rischiosità/
competenza
rischiosità/
competenza
elevata rischiosità/
competenza
ATTIVITA’ DEL
PROGETTO
moderatamente
ambizioso
ambiziosomolto ambiziosoOBIETTIVO DEL
PROGETTO
RegionaleNazionaleEuropeo
Come scegliere il finanziamento?
Alla base dei bandi:
la programmazione
E’ a carico degli enti e amministrazioni locali, delle organizzazioni internazionali, agenzie di sviluppo locale e altri soggetti che identificano le linee generali di interventi per settori o per paese, definiscono le priorità e stanziano il budget
Normalmente la programmazione è pluriennale, ma si affiancano anche strumenti di risposta veloce
ESPERTI
PORTATORI DI
Conoscenze specialistiche
BENEFICIARI
PORTATORI DI
PROBLEMI E BISOGNI
DECISORI POLITICI
Portatori di linee
programmatiche
OGGI
IERI
DOMANI
I PROTAGONISTI DELLA
PROGETTAZIONE
Tipologie di Formulari per la
richiesta di finanziamento
Schema libero
Formulario Predefinito
Dossier per le Gare d’appalto
Formulario predefinito
– Una breve presentazione delle origini dell’iniziativa
– Il contesto del paese in cui si colloca il progetto
– Il quadro del settore d’intervento
– I problemi che si intendono affrontare
– I partner locali, i beneficiari
– Le metodologie utilizzate per analisi dei bisogni, l’acquisizione dati e implementazione
Schema libero
• Obiettivi, Strategie
• L’attività specifica oggetto d’intervento
• La descrizione delle attività
• Mezzi necessari
• Cronogramma (Gantt), Piano finanziario
• Fattori che garantiscono la sostenibilitàdell’intervento nel tempo e la disseminazione dei risultati
• Struttura del monitoraggio e gli indicatori
Proposte a bando
L’Ente appaltante mette a disposizione:
� Il programma definendo gli obiettivi generali
� La guida per i proponenti
� Lo schema di valutazione
� Il formulario e piano finanziario
Gli allegati : Matrice del Quadro logico,
diagramma di Gantt, dichiarazioni notarili,
Tabelle di costi unitari
Help Desk, Liste di FAQ, Motore di ricerca
Proposte a bando:
Procedure e Metodologie
Analisi del programma
Soggetti eleggibili
Individuazione delle azioni o linee aperte
Deadline
Costi ammissibili
Documentazione a corredo
Proposte a bando:
Caratteristiche della proposta
�Corrispondenza con gli obiettivi del
Programma di riferimento e relative
politiche
�Innovatività e originalità
�Sistema di costi efficiente e efficace
�Management adeguato in termini di
professionalità e di esperienze
Gare d’appalto
• Contratti per forniture di servizi, beni o per l’esecuzione di lavori pubblicate sulla GUCE serie S
• Il bando di gara è individuato insieme al paese beneficiario
• Procedure aperte e ristrette
• Criteri di aggiudicazione
Enti Finanziatori
• Unione Europea
• Ministero degli Affari esteri- MISE
• Regioni, enti locali
• Le Nazioni Unite
• Agenzie delle NU (FAO, ILO, Unctad, UNDP,UNOPS)
• Le istituzioni Finanziarie internazionali (Banca mondiale, FMI)
• OSCE , WTO
LE 6 FASI DEL CICLO DI PROGETTO
La programmazione
Si ricostruisce lo scenario complessivo del piano
generale di intervento
1
La realizzazione
Si attua il progetto con l’uso di risorse umane, mezzi strumentali e fonti finanziarie
5
La valutazione
Si verifica ogni azione svolta e ogni risultato ottenuto della vita del progetto
6
Il finanziamento
Si definiscono le condizioni finanziarie per la realizzazione delle azioni progettuali
4La formulazione
Si stende il progetto vero e proprio in tutte le sue parti
3
L’identificazione
Si studiano le possibilità di intervento da tradurre in progetto
2
La redazione di un progetto: il cicloLa redazione di un progetto: il ciclo
Idea di progetto(esame di un dato ambito)
Identificazione del progetto(studio di pre-fattibilità)
Formulazione del progetto(studio di fattibilità)
Rientra nelll’ambito?
E’ un buon progetto?
Finanziamento del progetto(Produzione documenti formali)
E’ sostenibile?
I documenti ci sono tutti?
Realizzazione del progetto e monitoraggio
(all’interno di un dato ambito) Può essere modificato?
Valutazione del progetto(Rapporti di valutazione)
Può essere ri-orientato?
Completamento del progetto
SI
SI
NO
Ab
ban
do
no
del
pro
get
to
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
LE
DOMANDE
DEL
PROGETTO
A PERCHE’ ?
B IN CHE MODO ?
C IN QUALI TEMPI ?
D CON QUALI COSTI ?
E CON QUALI RISORSE ?
La redazione di un progetto:
identificazione
IL PIANO DI LAVORO
E' IL DOCUMENTO CHE DESCRIVE
• Il risultato atteso (che cosa voglio ottenere?)
• Le attività da svolgere e l'organizzazione del lavoro (come fare?)
• Le modalità con cui interagiscono e interdipendono le risorse e come e dove collocarle (con chi?)
• Pianificazione dei tempi (quando?)
• Budget economico (quanto?)
La redazione del progetto:
identificazione
Analisi della situazione di partenza, individuazione dei problemi definizione delle possibili soluzioni e aspettative, fattibilità
Raccolta dati presso uffici governativi, istituzioni pubbliche e amministrazioni locali, progetti realizzati nell‘area. Questionari somministrati ai potenziali beneficiari e agli stakeholders
Strumenti:
Matrice degli interessi, diagramma di Venn, diagramma Spider,albero dei problemi, Swot Analysis, albero degli obiettivi, variabili di rottura
Analisi
• Analisi di tutti i soggetti coinvolti: partner e beneficiari
dell’intervento
• Analisi dei problemi relativi al contesto in cui si è inseriti
stabilendo le relazioni causa-effetto tra i problemi
identificati
Albero dei problemi
La redazione del progetto:
identificazione
Problema principale (EFFETTO)
Causa 3Causa 1 Causa 2
Causa 1.1 Causa 1.2 Causa 2.1 Causa 2.2 Causa 3.1 …..
SWOT ANALYSIS
Punti di forza
Risorse da valorizzare e indicare nel budget
Punti deboli
Indicano gli investimenti necessari e non sostituibili
Opportunità
Suggeriscono le strategie e le sinergie
Minacce
Suggeriscono le cautele da utilizzare rispetto ai
rischi
La redazione di un progetto:
formulazione
Fattibilità
Quadro logico
Redazione del progetto secondo le
modalità richieste della ente finanziatore
SCENARIO
INTERVENTO
IPOTESI
REALIZZAZIONE
FATTORI DI SOSTENIBILITA’
ATTUABILITA’ ECON-FINANZIARIA
MONITORAGGIO E VALUTAZIONE
CONCLUSIONI E PROPOSTE
Politiche governative - Caratteristiche del settore - Beneficiari e Portatori
di interesse - Problemi da fronteggiare - Documenti disponibili
Obiettivo generale - Scopo del progetto - Risultati - Attività
Condizioni di fattibilità - Rischi – Condizioni speciali
Decisioni - Mezzi e risorse – Organizzazione - Procedure - Piano
finanziario
Supporto politico - Aspetti socioculturali - Condizioni
istituzionali e di management- Risorse finanziarie –
Sostegno tecnico
Piano di monitoraggio - Indicatori - Revisioni -
Auditing
Valutazione ex post - Prospettive
Fonti di riferimento - Vincoli di finanziamento
La redazione di un progetto:
formulazione
Il finanziatore valuta:
• Il rapporto tra attività individuate – risultati attesi – obiettivi
• Il parternariato che viene coinvolto
• L’innovazione
• La trasferibilità dei risultati
• L’efficienza del progetto: mezzi/risultati
La redazione di un progetto :
valutazione da parte del finanziatore
Conoscenza del contestoConoscenza del contesto
Definizione degli obiettivi Definizione degli obiettivi
Pianificazione delle azioniPianificazione delle azioni
Individuazione elementi criticiIndividuazione elementi critici
Individuazione delle risorseIndividuazione delle risorse
Svolgimento delle attivitàSvolgimento delle attività
Monitoraggio interfaseMonitoraggio interfase
Verifica e ri-orientamentoVerifica e ri-orientamento
Conclusione del progettoConclusione del progetto
La gestione di progetto: il percorso
Individuare il problema da
affrontare
Definire gli obiettivi da
conseguire
Scegliere gli strumenti
concettuali, metodologici
ed operativi
Creare le condizioni
organizzative
Costruire i protocolli per
l’attuazione, la verifica e la
valutazione
Attribuire le responsabilità
di attuazione
I PUNTI CRITICI I PUNTI CRITICI
Come Come affrontarli ?affrontarli ?
La psicosi del supremazia della tecnologia sovietica degli anni ‘50
spinge la messa a punto di sistemi gestionali e di strumenti di
pianificazione capaci di mantenere il rispetto dei tempi di
realizzazione dei progetti militari del Dipartimento della Difesa degli
Stati Uniti.
Di qui la nascita del concetto di “ciclo di vita” di un progetto che
permette di monitorare tutte le fasi di svolgimento di un progetto
dalla sua ideazione alla sua realizzazione.
DAL “CICLO DI VITA DEL PROGETTO”
ALLA NASCITA DEL “PROJECT MANAGEMENT”
La gestione di progetto :
nascita di una disciplina
“E’ una combinazione di uomini, risorse e
fattori organizzativi riuniti
temporaneamente per raggiungere, con
l'impiego di risorse limitate, in presenza di
vincoli temporali, economici e qualitativi,
obiettivi unici e definiti”.
(DAL PMBOK, 1985)
La gestione di progetto :COSA E’ IL “PROJECT MANAGEMENT” IN PRATICA?
UNIONE EUROPEA - Adozione del
Manuale PCM (Project Cycle Management) e
del Sistema LFA (Logical Framework
Approach)
COMMISSIONE EUROPEA - Sviluppo del
PCM da parte della Divisione di valutazione
del Direttorato Generale per lo Sviluppo
della Commissione Europea
19901990
19931993
Il PCM nasce come sistema di gestione
nell’ambito della cooperazione con i
paesi in via di sviluppo
Risultati ottenuti nel Programma di aiuto allo sviluppo dell’Unione Europea - 1985
33.3%Progetti Scadenti
33.3%Progetti Problematici33.3%
Progetti Accettabili
L’APPROCCIO PCM ALLA PROGETTAZIONE
IL PCM viene sviluppato in seguito alla valutazione dei
risultati dei progetti realizzati dalla Commissione
europea negli ultimi 25 anni
IL PCM
Project Cycle Management
Una metodologia per definire
obiettivi, risultati e attività di
politiche, di programmi, di
progetti
Per trasformare gli insuccessi in
successi …
RISPONDERE A TRE DOMANDE
CHIAVE SUL PROGETTO
1. CHI sono coloro che si presume ne
beneficeranno ?
2. Quale è la NATURA dei benefici ?
3. Questi benefici sono SOSTENIBILI ?
LE 6 FASI DEL CICLO DI PROGETTO
La programmazione
Si ricostruisce lo scenario complessivo del piano generale di intervento
1
La realizzazione
Si attua il progetto con l’uso di risorse umane, mezzi strumentali e fonti finanziarie
5
La valutazione
Si verifica ogni azione svolta e ogni risultato ottenuto della vita del progetto
6
Il finanziamentoSi definiscono le condizioni finanziarie per la realizzazione delle azioni progettuali
4La formulazione
Si stende il progetto vero e proprio in tutte le sue parti
3
L’identificazione
Si studiano le possibilità di intervento da tradurre in progetto
2
1>
2>
3>
Gli obiettivi oggetto del progetto devono essere definiti
sempre in termini di benefici sostenibili per i gruppi target
Gli obiettivi oggetto del progetto devono essere definiti
sempre in termini di benefici sostenibili per i gruppi target
Tutti gli aspetti importanti del progetto devono essere
controllati sia nella fase di preparazione che in quelle di
attuazione e di valutazione
Tutti gli aspetti importanti del progetto devono essere
controllati sia nella fase di preparazione che in quelle di
attuazione e di valutazione
Lungo l’intero ciclo di vita del progetto, devono essere
adottati meccanismi di assunzione delle decisioni da
utilizzare alla fine di ogni fase
Lungo l’intero ciclo di vita del progetto, devono essere
adottati meccanismi di assunzione delle decisioni da
utilizzare alla fine di ogni fase
PCM
I TRE PRINCIPI BASE
1>
2>
3>
Essere semplici e sintetici nel descrivere ciascuna
fase di svolgimento del progetto
Essere semplici e sintetici nel descrivere ciascuna
fase di svolgimento del progetto
Raccordare sempre la formalizzazione degli aspetti
teorici con la complessità delle condizioni di realtà
Raccordare sempre la formalizzazione degli aspetti
teorici con la complessità delle condizioni di realtà
Sviluppare stili e atteggiamenti favorevoli al PCM,
facendo diventare lo stesso PCM … un progetto
Sviluppare stili e atteggiamenti favorevoli al PCM,
facendo diventare lo stesso PCM … un progetto
PCMLE TRE PRATICHE BASE
La matrice del Quadro Logico visualizza i
collegamenti tra cause ed effetti, indicando :
• come misurarli
• dove si trovano le informazioni
necessarie
• quali sono le ipotesi che assicurano il
successo del progetto
LA “LFM” (Logical Framework
Matrix)
LA “LFM” (Logical Framework
Matrix)
Risultati attesi
Attivitàsvolte
Fonti di verifica
Indicatoriquantitativi
ObiettiviGenerali
Scopo del progetto
Condizioni previste
Benefici prodotti
direttamente dal progetto
Prodotti e/o servizi prodotti dal
progetto
Azioni svolte dal progetto
Benefici di lungo termine
Benefici immediati
Prodotti e/oServizi
Tipi di azione
Origine e qualitàdelle informazion
Idem c.s.
Idem c.s.
Idem c.s.
Svolte le attività, condizioni per
rilevare i risultati
Raggiunti i risultati, condizioni per
rilevare lo scopo
Raggiunto lo scopo, condizioni
per rilevare gli OO.GG.
Pre-condizioniper svolgere le
attività
Logica dell’intervento
Contenuti specifici
Benefici indiretti e di lungo periodo
La Matrice del Quadro Logico
ATTIVITA’ TEMPORIZZAZIONE CONSEGNE
Inizio progetto
Prima fase
Seconda fase
Terza fase
Quarta fase
Quinta fase
Sesta fase
Settima
Conclusione
Il diagramma di Gantt
Lo strumento è pensato per visualizzare in modo chiaro e immediato le diverse attività di un progetto, con la relativa collocazione e durata, su un calendario solare.
LA QUALITA’ DEGLI INDICATORILA QUALITA’ DEGLI INDICATORI
La Rilevanza
La Fattibilità
La Sostenibilità
Capacità di un progetto di
impattare i reali problemi che i
beneficiari si trovano a
fronteggiare.
Capacità di un progetto di
raggiungere realmente l’obiettivo e
i risultati attesi
Capacità di un progetto di
continuare a sviluppare effetti
anche dopo la sua conclusione
PASSI DI VALORE AGGIUNTO
• Approccio bottom-up
• Innovatività
• Effetto moltiplicatore
Dal Project Cycle Management al Project Cycle Governance
Progettare bene per valutare bene
Centralità
degli stakeholders
Centralità
degli stakeholders
Ri- programmabilitàRi- programmabilità
Val
uta
zio
ne
ex p
ost
Val
uta
zio
ne
ex p
ost La qualificazione di un progetto sta nella
garanzia che esso venga costantemente
seguito e controllato in tutte le fasi del
suo ciclo dagli attori-chiave e dai
beneficiari finali.
Valu
tazion
e ex an
teV
alutazio
ne
ex ante
Mancanza di un modo per determinare decisioni
condivise lungo il ciclo di vita del progetto
PERCHE’ RISULTATI TANTO
MEDIOCRI ?
Confusione tra ragioni dei beneficiari e
ragioni del progetto
Assenza di verifica degli aspetti essenziali del
contesto di realizzazione del progetto
1
2
3
�sottostima complessità e dimensione di un progetto�non è chiaro a chi serve il progetto�mancano le competenze necessarie�il Capo Progetto è latitante�il team è povero di risorse�manca la definizione dei tempi�il metodo di lavoro è carente�difetto di comunicazione�assenza di risultati concreti nel processo�aggiunta o modifica di requisiti non condivisi
MOTIVI DI INSUCCESSO DI UN PROGETTO
e ancora….
�mancanza di chiarezza degli obiettivi
�mancanza di incentivi-valorizzazione del personale
�mancanza di metodo nella gestione del progetto
�inadeguatezza di analisi delle criticità
�inadeguatezza dei sistemi informativi
�mancanza di documentazione
Preparazione
Dove si puo’ avere un margine nei progetti?
• Personale proprio
• Spese generali
Caratteristiche dei costi
• Effettivi – I costi devono corrispondere a quelli registrati nei libri contabili e nella documentazione di supporto che devono essere identificabili e controllabili. Somme forfettarie o costi calcolati sulla base di medie non sono rimborsabili almento che non sia previsto nell’atto di base.
Caratteristiche dei costi
• Economici – Le spese devono essere effettuati in rispetto del principio della buona gestione finanziaria (costi/benefici)
• Necessari – il contraente deve essere in grado di dimostrare che i costi sostenuti sono direttamente legati al contenuto e scopi del progetto
Caratteristiche dei costi
Le spese devono essere contabilizzate in rispetto dei principi normalmente adottati nel paese.
Devono essere determinati sulla base delle normative Europee nazionali ed interne dell’ente.
Caratteristiche dei costi
Registrazione dei costi – I costi non devono
essere superiori a quanto da contratto ed
entro i limiti temporali di spesa previsti.
In particolare devono essere soddisfatte 3
condizioni: l’impegno per una certa spesa
deve essere formalizzato entro la scadenza
Caratteristica dei costi
• I beni o servizi devono essere consegnati o resi entro le scadenze
• Il pagamento deve essere effettuato prima della scadenza
• L’impegno di spesa deve essere formalizzato prima della scadenza
Tipi di costi• Personale (interno ed esterno)
• Consulenti
• Incontri e seminari
• Viaggi, vitto e alloggio e diarie
• Pubblicazioni, stampa e pubblicazioni
• Disseminazione
Tipi di costi
• Macchinari e attrezzature
• Piccoli investimenti
• Traduzioni ed interpretariato
• Spese generali ed amministrative
Tipi di costi
• Sub fornitura
• Costi finanziari
• Iva
• Revisione contabile
Tipi di costi
Alcuni costi trasversali:
• Viaggi per incontri e conferenze
• Affitto attrezzature
• Costi amministrativi
• Traduzioni
• Altri
Personale
• Come calcolare e rendicontare
• Significato di interno ed esterno
• Sono i consulenti parte del personale
• Costi generali
Consulenti
• Differenza tra consulenti e subfornitori
• Consulenti intra-muros and extra muros
• Procedure di selezione
Incontri e seminari
• Costi eligibili
• Incontri di coordinamento
• Requisiti
Viaggi vitto e diarie
• Controllare regole su missioni e regole
interne
• Voli e altri tipi di trasporti
• Viaggi locali ed internazionali
• Diarie e fees
Attrezzature
• Rimborso del costo pieno
• Ammortamento
• Altri casi
Spese generali
• Forfettarie
• In % dei costi diretti
• In % del personale
• In % dei costi di funzionamento
Sub-appalto
• Limiti al sub appalto
• Sub appalto e selezione del contraente
Costi finanziari
• Costi delle garanzie
• Perdite di cambio
• Bonifici bancari
• altri
Tassi di cambio
Il tasso di cambio da applicare è quello risultante da:
• Ricevuta bancaria
• Info eur (mensile)
• Serie C della Gazzetta Ufficiale Europea
(giornaliera)
IVA
• Principi generali
• Normativa nazionale (extra UE)
• Normativa delgli stati membri
• Limite di 250
Come gestire gli aspetti finanziari
di progetto
Competenze necessarie:
• Project manager
• Budget officer/controllore
• Autorizzatore
Steps:
• Impegno di fondi (contratti, ordini)
• Pagamenti
• Report e richiesta fondi
Impegni
� Tenere controllo sugli impegni e disimpegnare con regolarità gli ammontari non usati
� Seguire le direttive europee e leggi nazionali sugli appalti pubblici nel rispetto dei principi di trasparenza e evidenza pubblica
Pagamenti e richiesta di fondi
� I pagamenti devono essere accompagnati dalla prova che sono stati effettuati
� Le richieste di fondi non devono essere fatti normalmente a mezzo fattura commerciale