elektroniske overganger i fiks - fotball

Norges Fotballforbund | The Football Association of Norway 1 Ullevaal Stadion | N-0840 Oslo | tlf: 04 420 | www.fotball.no

Brukerveiledning for klubb

Elektroniske overganger i FIKS

«Amatør uten kontrakt»

Innhold

1 Innledning ............................................................................................................... 2

2 Brukertilgang i FIKS ............................................................................................... 2

3 Brukerstøtte ............................................................................................................. 2

4 Login i FIKS ............................................................................................................. 3

5 Se klubbens forespørsler om overgang ................................................................... 4

6 Opprett forespørsel ................................................................................................. 5

7 Behandle forespørsel ............................................................................................... 8

7.1 Saksgang = «Opprettet» ................................................................................... 8

7.2 Saksgang = «Avventer godkj. fra tidligere klubb» .......................................... 12

7.3 Saksgang = «Avventer gebyr fra ny klubb» ..................................................... 14

7.4 Saksgang = «Avventer mangler fra ny klubb» ................................................16

7.4.1 Returnert av saksbehandler NFF ..............................................................16

7.4.2 Returnert av tidligere klubb pga. uoppgjorte forpliktelser ...................... 17

8 Se godkjente forespørsler ...................................................................................... 18

9 Se historikk for en forespørsel ...............................................................................19

10 Se kvittering for betalt overgangsgebyr .................................................................19

Norges Fotballforbund | The Football Association of Norway

Ullevaal Stadion | N-0840 Oslo | tlf: 04 420 | www.fotball.no Side 2

1 Innledning

Februar 2012 ble tjenesten «Elektroniske proffoverganger» innført i Fotballens informasjon og kommunikasjonssystem (FIKS) og klubbene har gjennom hele 2012 sesongen hatt mulighet til å utføre proffoverganger elektronisk.

Fra og med februar 2013 ble tjenesten utvidet til å gjelde alle typer overganger. Dette innebærer at man nå kan utføre alle spilleroverganger elektronisk i FIKS uten å måtte sende «overgangsskjemaer» rekommandert mellom klubbene. Registrering, aksept vedrørende uoppgjorte forpliktelser og ferdigbehandling av overganger utføres i FIKS.

Det er også fra og med februar 2013 kun mulig å betale overgangsgebyr elektronisk i FIKS.

Denne brukermanualen beskriver hvordan man behandler «Forespørsel om overgang» hvor ny spillerstatus er «Amatør uten kontrakt».

2 Brukertilgang i FIKS

Hver enkelt klubb må definere en eller flere «Overgangsansvarlige» som av sin klubb må gis fullmakt til å håndtere klubbens elektroniske overganger i FIKS. Klubbens leder må fylle ut et skjema «Fullmaktliste for elektroniske overganger» som skal sendes inn til NFF før det åpnes for tilgang for forespurte personer. Før fullmaktlister sendes inn til NFF skal klubbene selv, ved klubbens FIKS «Klubbadministrator», opprette FIKS-brukere for forespurte personer.

Rettigheter som kan tildeles:

Det er to typer skjemaer som kan benyttes:

1. Fullmaktliste elektroniske overganger – Amatør uten kontrakt 2. Fullmaktliste elektroniske overganger – Alle tilganger

Se http://www.fotball.no/nff/Skjemaer/ for mer informasjon.

3 Brukerstøtte

Ønsker man mer informasjon om løsningen, har spørsmål eller problemer med å benytte den nye tjenesten så tar man kontakt med NFF på følgende måte:

www.fotball.no: http://www.fotball.no/nff/Overganger/ NFF forvaltning: [email protected] (spørsmål vedr. brukertilgang og behandling av overganger)

FIKS-support: [email protected] (spørsmål relatert til teknisk løsning FIKS)

Brukerdokumentasjon: http://www.fotball.no/nff/FIKS (Elektroniske overganger)

http://www.fotball.no/

http://www.fotball.no/nff/Skjemaer/

http://www.fotball.no/nff/Overganger/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.fotball.no/nff/FIKS



4 Login i FIKS

Se «Bruker tilgang i FIKS» (ref. side 2) for hvordan man får brukertilgang.

Fremgangsmåte Skjermbilder

1 Logg inn FIKS:

http://fiks.fotball.no

Oppgi brukernavn og passord.

Ta kontakt med kretsen hvis du ikke har et brukernavn.

Benytt «Har du glemt passord» linken hvis du har glemt passordet ditt.

Klikk på Klubbklienten

NB! Bruker må ha rettighet som Overgangsansvarlig for sin klubb (ref side 1)

2 Oppdater dine personopplysninger:

Klikk på ditt navn og oppdater dine personalia for å sikre at navn, E-postadresse og telefonnummer er korrekt.

NB! Viktig for at overgangsansvarlige i andre klubber skal kunne nå deg og din klubb.


http://fiks.fotball.no/



5 Se klubbens forespørsler om overgang

Dette er hovedmenyen hvor man kan se alle «forespørsler om overgang» hvor din klubb er oppført som NY- eller TIDLIGERE-klubb. Oversikten viser default alle «Pågående» forespørsler, men man kan også velge å se «Utførte» forespørsler.


1. Logg inn i FIKS:

«Overgangsansvarlig – Amatør uten kontrakt» logger seg inn i FIKS

Se kapittel 4

2. Se en oversikt over din klubbs forespørsler:

Klikk på Klubb, Spiller, og Forespørsel om overgang for å vise hovedmenyen for elektroniske forespørsler.

Hovedmenyen viser alle forespørsler hvor pålogget klubb er oppført som ny eller tidligere klubb.

Saksnummer – unikt nummer som identifiserer forespørselen

Sakstype – viser type forespørsel:

1. Amatør u/kontrakt 2. Amatør m/kontrakt 3. Proff

NB1! Hvilke sakstyper som er synlig for deg avhenger av hvilke rettigheter som Overgangsansvarlig du har.

Saksgang - viser status på forespørsel:

1. Opprettet 2. Avventer godkj. fra tidligere klubb 3. Avventer mangler fra ny klubb 4. Avventer gebyr fra ny klubb 5. Avventer behandling NFF 6. Godkjent 7. Kansellert

Forespørsel gjelder – er avhengig av valgt sakstype og viser hva forespørsel gjelder:

1. Overgang i Norge 2. Overgang fra nedlagt klubb 3. Utlån i Norge 4. Overgang fra utland

NB2! Huk av for ”Vis også utførte forespørsler” hvis man ønsker å se ferdigstilte forespørsler.

NB3! Gult flagg betyr at forespørsel venter på å bli behandlet av pålogget «klubb».




6 Opprett forespørsel

Det er alltid spillerens nye klubb som skal opprette en «Forespørsel» om overgang i FIKS.


1. Logg inn i FIKS:

Logg inn som «Overgangsansvarlig – Amatør uten kontrakt» i FIKS og finn frem oversikten over din klubbs «forespørsler» om overgang.

Login – se kapittel 4 Oversikt forespørsler – se kapittel 5

2. Opprett forespørsel om overgang:

Klikk på linken Opprett forespørsel om overgang for å registrere en ny forespørsel.

3. Sakstype:

Velg Sakstype til å være «Amatør u/kontrakt»

NB1! Bruker rettigheter avgjør hvilke sakstyper du kan velge. Se Brukertilgang (ref. 2)

NB2! Hold musepekeren over for å få online hjelp

4. Forespørsel gjelder:

Velg hva Forespørsel gjelder:

Overgang i Norge Overgang mellom to norske klubber

Overgang fra nedlagt klubb – overgang mellom to norske klubber hvor fra klubb er nedlagt.

Utlån i Norge - utlån mellom to norske klubber hvor spiller er under kontrakt

Overgang fra utland - overgang og utlån fra utenlandsk klubb til en norsk klubb

NB! «Forespørsel gjelder» er avhengig av valgt sakstype





5. Velg spiller:

Klikk deg inn på Velg spiller og søk opp aktuell spiller i FIKS.

To muligheter:

1. Søk etter spiller ved å oppgi Krets og Klubb. Man kan da velge spiller fra en oversikt over klubbens spillere

2. Søk ette spiller ved å oppgi Fornavn/Etternavn.

Det anbefales at man søker opp spiller via klubblister for å sikre at man velger riktig spiller (kan være dublett etc.)

NB1 Hvis du finner frem til aktuell spiller så hentes informasjon for spilleren inn i den nye forespørsel.

NB2 Hvis du IKKE finner frem til aktuell spiller så må man lukke søkevinduet.

HVIS

Spiller funnet og hentet inn i forespørsel, gå til punkt 8.

Spiller IKKE funnet, fortsett med neste punkt.

6. Uregistrert spiller:

Hvis du IKKE finner aktuell spiller i FIKS eller spiller melder overgang fra utland så skal det opprettes en forespørsel for en «Uregistrert spiller».

(Overlater til NFF å identifisere / opprette spiller i FIKS)

For å opprette forespørsel for uregistrert spiler:

1. Huk av for «Bekrefter at spiller ikke kan søkes opp….» i FIKS.

2. Klikk på knappen Opprett manuelt.





7. Oppgi spillerinformasjon:

Registrer inn spilleropplysninger for aktuell spiller.

Velg Tidligere klubb:

Norske klubber skal velges via kikkert

Utenlandske klubber registreres med navn. Velg Spillerstatus tidligere klubb Huk av for om spilleren er under kontrakt med tidligere klubb.

Hvis spilleren er under kontrakt med tidligere klubb så skal kontraktlengde oppgis.

8. Oppgi Spillerens nasjonalitet:

NB1! VIKTIG for å innhente korrekt dokumentasjon for utlandsspillere.

Klikk på Opprett forespørsel.

Systemet lagrer forespørselen med saksgang «Opprettet» og går videre til visningen «Behandle forespørsel for ….. spiller».

NB2! Forespørsel er nå synlig for tidligere klubb og NFF via egne oversikter i FIKS.

9. Opprett forespørsel:

Klikk på Opprett forespørsel.

Systemet lagrer forespørselen med saksgang «Opprettet» og går videre til visningen «Behandle forespørsel for ….. spiller».

NB2! Forespørsel er nå synlig for tidligere klubb og NFF via egne oversikter i FIKS.




7 Behandle forespørsel

Det er tre FIKS-aktører involvert i behandling av en forespørsel:

1. Overgangsansvarlig ny klubb 2. Overgangsansvarlig tidligere klubb 3. Saksbehandler NFF

En forespørsel om overgang «flyter» mellom disse tre aktørene hvor «Saksgang» til en hver tid indikerer hvilken aktør som forventes å behandle forespørselen.

NB! Gult flagg foran «Sakstype» betyr at forespørsel venter på å bli behandlet av pålogget «klubb».

7.1 Saksgang = «Opprettet»

Behandles alltid av spillerens nye klubb.


1. Log inn:

Logg inn som «Overgangsansvarlig – Amatør uten kontrakt» i FIKS og finn frem oversikten over din klubbs «forespørsler» om overgang.

Velg forespørsel som har «Saksgang» = «Opprettet»


2. Personopplysninger:

Rediger personopplysninger sammen med spiller slik at disse gjenspeiler korrekte data.

NB! Kun for registrert spiller.

3. Spillerens nasjonalitet:

Sjekk at spillerens nasjonalitet er riktig.





4. Bekrefte spillers samtykke:

Du må bekrefte at spiller/foresatt samtykker i spillerovergangen.

1. Klikk på linken «Samtykkeskjema» 2. Fyll ut skjemaet sammen med

spiller/foresatt 3. Få skjemaet signert av spiller/foresatt 4. Scann inn dokumentet 5. Dokumentet skal lastes opp innunder

forespørselen (se punkt 15)

5. Kommentarfelt:

Klikk på linken Kommentarer (?) for å vise dialogfelt. Her kan man legge til en kommentar til forespørselen.

NB! Sjekk alltid dialogfeltet for kommentarer.

6. Laste opp dokumenter:

Klikk på linken Dokumenter (?) for å vise skjermbildet for opplasting av vedlegg.

Det er tre dokument kategorier:

1. Obligatoriske dokumenter 2. Valgfrie dokumenter 3. NFF saksdokumenter

Dokumenter innunder kategori 1 og 2 lastes opp av NY klubb og dokumenter innunder kategori 3 opprettes av NFF For å laste opp et dokument:

1. «Velg dokumenttype» 2. «Bla gjennom» for a finne ønsket fil 3. «Last opp» filen

NB! Alle dokumenter må være i formatet PDF!





7. Saksdokumenter:

Alltid vedlegges:

Samtykke fra spiller/foresatt Betinget:

«Terminering» – kun hvis spiller har en pågående spillerkontrakt med tidligere klubb og har spillerstatus som Proff.

«Kopi av pass» – kun hvis huket av for annen nasjonalitet enn Norge.

«Oppholds/arbeidstillatelse» – kun hvis nasjonalitet utenfor EU og denne foreligger (evt. ettersendes).

Valgfrie dokumenter:

Alle saksdokumenter skal vedlegges en forespørsel. Saksdokumenter som ikke er definert innunder kategorien «Obligatoriske dokumenter» skal lastes opp som «Valgfritt dokument»

NB! Tidligere klubb har tilgang til følgende obligatoriske saksdokumenter:

Samtykke fra spiller/foresatt

Terminering

Tidligere klubb har ikke tilgang til dokumenter innunder kategoriene Valgfrie-/NFF-dokumenter.

8. Kanseller forespørsel:

Det er mulig å kansellere en forespørsel ved å klikke på «Kanseller forespørsel».

Kan gjøres helt frem til forespørselen er sendt videre til NFF. Evt. hvis forespørsel har blitt returnert fra NFF tilbake til klubb.





9. Send forespørsel:

Hvis alle spørsmål er besvart og all saksdokumentasjon er vedlagt, så klikker man på knappen ”Send forespørsel”.

Hva skjer?

Systemet validerer input data og gir en feilmelding hvis det er feil på data eller hvis det mangler obligatoriske dokumenter.

HVIS inputdata valideres OK så sjekkes forespørselen opp i mot ett sett med «avviksregler».

Hvor sendes forespørselen?

1. HVIS avvik funnet, så sendes forespørselen til en saksbehandler hos NFF for å få disse rettet. Forespørsel vil, etter behandling hos NFF, bli sendt tilbake til klubben for å få forespørsel fullført. Ny saksgang - «Avventer behandling NFF»

2. HVIS «Overgang fra nedlagt klubb» og ingen

avvik, så sendes forespørsel til en saksbehandler NFF for å fullføres. Ikke «Overgangsgebyr» for denne type saker.

Ny saksgang - «Avventer behandling NFF»

3. HVIS «Overgang fra utland» og ingen avvik, så sendes forespørsel til en saksbehandler NFF for å fullføres. Du blir bedt om å betale «Overgangsgebyr» online først!


4. HVIS «Overgang i Norge» og ingen avvik , så sendes forespørsel til tidligere klubb for godkjenning.

Ny saksgang - «Avventer godkj. Tidligere klubb»

10. Mailvarsling:

Klubbene mottar mail fra systemet som varsler om at en forespørsel avventer behandling fra overgangsansvarlig i klubben.

Mottagere:

Hovedmailadresse klubb Alle overgangsansvarlige med rettighet som

tilsvarer «Sakstype» på forespørsel




7.2 Saksgang = «Avventer godkj. fra tidligere klubb»

Behandles alltid av spillerens tidligere klubb.


1. Mailvarsling:

Spillerens tidligere klubb mottar mail som varsel om at forespørsel avventer behandling.

Mottagere:



2. Login i FIKS:

Login i FIKS og finn frem oversikten over din klubbs «forespørsler» om overgang

Velg forespørsel som ligger med «Saksgang» = «Avventer godkj. fra tidligere klubb»


3. Svar på forespørsel:

Besvar om spilleren har uoppgjorte forpliktelser mot din klubb.

To muligheter:

1. GODKJENN forespørsel - Spillerens forpliktelser er oppfylt Ny saksgang - «Avventer gebyr fra ny klubb»

2. AVVIS forespørsel – Spillerens forpliktelser er ikke oppfylt

Du må tydelig spesifisere årsak(er) for hvorfor forespørsel blir avvist. Ny saksgang - «Avventer mangler fra ny klubb»





4. Mailvarsling:

Spillerens nye klubb mottar mail fra systemet som varsel om at en forespørsel avventer behandling fra overgangsansvarlig i klubben.

Mottagere:

Hovedmailadresse klubb

Alle overgangsansvarlige med rettighet som tilsvarer «Sakstype» på forespørsel




7.3 Saksgang = «Avventer gebyr fra ny klubb»



1. Mailvarsling:

Spillerens nye klubb mottar mail som varsel om at forespørsel avventer behandling.

Mottagere:



2. Login i FIKS:


Velg forespørsel som ligger med «Saksgang» = «Avventer gebyr fra ny klubb»


3. Fullfør forespørsel:

Når du har kommet hit er forespørsel enten godkjent av tidligere klubb eller indirekte godkjent pga. at 8 dagers frist for besvarelse har utløpt.

Dvs. spilleren har ingen uoppgjorte forpliktelser overfor sin tidligere klubb

Klikk på «Fullfør forespørsel» for å gå videre til betaling.





4. Betale overgangsgebyr:

Systemet styrer deg innom elektronisk betaling før forespørsel blir sendt til en saksbehandler hos NFF for videre behandling. Du kan velge å avbryte og gå tilbake til oversikten.

Systemet bestemmer størrelsen på overgangsgebyret og opplyser brukeren om dette.

Vi benytter en PayEx-løsning med mulighet for å betale med Kredittkort eller Direktebank / BankAxess

Følg skjermbilder for å fullføre betalingen.

Når betalingen er fullført kommer du tilbake til en «landingsside» som viser status på betalingen.

AUTOMATISK BEHANDLING:

Forespørsel med «Sakstype» Amatør uten kontrakt blir ALLTID forsøkt utført automatisk av systemet. Krever at gebyr betalt ok og at forespørselen ikke har avvik.

HVIS overgang er godkjent, så blir spiller overført til ny klubb og «Spilletillatelse» kan hentes innunder forespørselens dokumenter.

NB! Forespørsel og Overgang er da UTFØRT OK!

Ny saksgang - «Godkjent».

HVIS betaling ikke går ok (eks. ikke dekning), så blir overgangen IKKE utført. Ny saksgang – forblir uendret! HVIS betaling er OK og forespørselen har avvik, så må en saksbehandler NFF fullføre overgangen. Ny saksgang - «Avventer behandling NFF»




7.4 Saksgang = «Avventer mangler fra ny klubb»


7.4.1 Returnert av saksbehandler NFF

Saksbehandler NFF har returnert innsendt forespørsel og spesifisert årsak innunder kommentarfeltet.


1. Mailvarsling:


Mottagere:



2. Login i FIKS:


Velg forespørsel som ligger med «Saksgang» = «Avventer mangler fra ny klubb»


3. Besvare mangler.

Sjekk kommentarer for å få oversikt over manglene.

Korriger forespørsel iht. kommentarer fra saksbehandler NFF.

Legg ALLTID inn en kommentar som forklarer til saksbehandler NFF hvordan saken har blitt løst.





7.4.2 Returnert av tidligere klubb pga. uoppgjorte forpliktelser

Tidligere klubb har avvist forespørsel om overgang og har spesifisert årsak for avslaget.


1. Mailvarsling:


Mottagere:



2. Login i FIKS:


Velg forespørsel som ligger med «Saksgang» = «Avventer mangler fra ny klubb»


3. Besvare mangler.

Sjekk følgende for å få en oversikt over manglene:

1. Kommentarfeltet 2. Feltene for uoppgjorte forpliktelser

To muligheter for videre behandling:

1. Spiller betaler/løser sine uoppgjorte forpliktelser og dokumentasjon lastes opp som vedlegg til forespørselen («Valgfritt dokument»).

2. Spiller er ikke enig med tidligere klubb og forespørselen må sendes til en saksbehandler NFF for å løse «tvist».

Legg ALLTID inn en kommentar og last opp dokumentasjon som til sammen forklarer til saksbehandler NFF hvordan saken har blitt løst.

NB! Forespørsel som har hatt mangler blir ALLTID sendt til en saksbehandler når man klikker på «Send forespørsel»





8 Se godkjente forespørsler

Ny klubb mottar en mail når forespørsel er ferdigbehandlet av NFF og satt til «Godkjent».


1. Mailvarsling:

Spillerens nye klubb mottar mail fra NFF som varsel om at forespørsel er ferdigbehandlet.

Mottagere:



2. Login i FIKS:


Velg forespørsel som ligger med «Saksgang» = «Godkjent»


3. Hent opp en Godkjent forespørsel:

Huk av for «Vis også utførte forespørsler»

Finn frem ønsket forespørsel

Klikk på Saksnummer

4. Se spilletillatelse:

Det er mulig å se NFF-dokumenter innunder hver enkelt forespørsel.

Finn frem ønsket forespørsel, klikk på Dokumenter og sjekk NFF saksdokumenter.




9 Se historikk for en forespørsel

Alle endringer på en forespørsel logges og vises innunder hver enkelt forespørsel.


1. Login i FIKS:


Velg forespørsel som du ønsker å se historikk for.

Gjelder alle statuser for «Saksgang»


2. Historikk.

Klikk på Historikk header

10 Se kvittering for betalt overgangsgebyr

Betalingsinformasjon lagres innunder hver enkelt forespørsel.


1. Login i FIKS:


Velg forespørsel som du ønsker å se betalingsinformasjon for.

Gjelder alle statuser for «Saksgang»


2. Kvittering overgangsgebyr.

Klikk på kvittering overgangsgebyr(?) header


elektroniske overganger i fiks - fotball

Documents