elektronikus dokumentum menedzsment
TRANSCRIPT
![Page 2: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/2.jpg)
Elektronikus dokumentum menedzsment
(nem csak) létesítménygazdáknak
2023.05.02.
![Page 3: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/3.jpg)
Bemutatkozás
Kolesár András UniOffice Rendszerház Kft Alapító, tulajdonos
2023.05.02. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak
![Page 4: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/4.jpg)
Miről beszélünk?
Üzleti munkakörnyezet Vállalatirányítás Dokumentumok kezelése Feladatok kezelése Munkafolyamatok kezelése
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 5: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/5.jpg)
Az elefánt és a vak emberek
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 6: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/6.jpg)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 7: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/7.jpg)
Dokumentum-kezelési modellek
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 8: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/8.jpg)
Papír alapú dokumentumkezelés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 9: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/9.jpg)
E-mail / file szerver / desktop szoftverek
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 10: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/10.jpg)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 11: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/11.jpg)
A DMS rendszerek főbb jellemzői
Imaging, capturing Elektronikus konténer Visszakeresés és megosztás Üzleti folyamatok automatizálása Biztonságos távoli, vagy mobil elérés További opciók
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 12: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/12.jpg)
Imaging, capturing
Imaging– Papír dokumentumok digitalizálása
Capturing– File-ok rendszerbe foglalása
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 13: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/13.jpg)
Elektronikus konténer használat
Részben strukturált információ kezelés– Tartalom– Metaadatok
Template-ek Kategorizálás Dokumentum kapcsolatok
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 14: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/14.jpg)
Tárolás, archiválás központosítása
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 15: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/15.jpg)
Visszakeresési és megosztási szolgáltatások
Indexelés Teljes szöveges keresés Dinamikus hozzáférési modellek Értesítők
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 16: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/16.jpg)
Üzleti folyamatok automatizálása - workflow
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 17: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/17.jpg)
Üzleti folyamatok automatizálása - Projekt menedzsment
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 18: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/18.jpg)
Biztonságos távoli, vagy mobil elérés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 19: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/19.jpg)
További opcionális szolgáltatások
Enterprise Content Manager
Records Management
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 20: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/20.jpg)
A DMS szintjei
Hardver Operációs rendszer, hálózat DMS alaprendszer (adatbázis,
adatbáziskezelő rendszer, DMS rendszer) DMS alkalmazások DMS kapcsolatok más rendszerekkel
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 21: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/21.jpg)
Általános folyamat elemek
jóváhagyás szignálás feladatkezelés eseménykezelés tájékoztatás/értesítés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 22: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/22.jpg)
Folyamat kezelés technikái
Programozott munkafolyamat kezelés (workflow)
Spontán munkafolyamat kezelés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 23: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/23.jpg)
Dokumentumkezelő alkalmazások
Ügykövetési rendszer Szerződéskezelési rendszer Beszerzési rendszer Minőségirányítási rendszer Műszaki dokumentációs rendszer CRM rendszer Projekt menedzsment alkalmazás Iratkezelő alkalmazások Űrlapkezelő alkalmazások Bejelentéskezelés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 24: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/24.jpg)
Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
Szelektív hozzáférés Titkosítás Hitelesítés Verzió kezelés Tartalom kezelés Csoportmunka támogatás Nyomonkövetés (ld. következő dia)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 25: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/25.jpg)
Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
Nyomonkövetés– ügyek követése– ügyfelek követése– folyamatok nyonkövetése– dokumentumok megtekintésének ellenőrzése– események nyonkövetése– feladatok elvégzésének nyomonkövetése
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 26: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/26.jpg)
Miért érdemes DMS-t bevezetni
1. A papír már régen túlhaladott 2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan 3. DMS előnyei
– Időt takarít meg– Nyereséget termel– Növeli a hatékonyságot– Javítja a kommunikációt és az együttműködést– Lehetővé teszi az automatizációt
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 27: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/27.jpg)
Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az
Élő rendszer, nem múzeum Felső vezetés megérti, akarja és aktívan használja
(példa: TVK, Allianz, 77 Elektronika). Negatív példa: jogászok, titkárnők
Nem csak tárolás/visszakeresés, hanem alkalmazások használata üzleti folyamatokban:
A legfontosabb: az alkalmazások fő eleme az EGYÜTTMŰKÖDÉS
Nem sajnálják az időt/pénzt az oktatásra, tréningre
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 28: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/28.jpg)
Modellek összehasonlítása(1)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Információmegosztás korlátozott mértékben
igen
Információ tárolás és visszakeresés
korlátozott mértékben
igen
![Page 29: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/29.jpg)
Modellek összehasonlítása (2)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Folyamat követés nem igenMunkafolyamat
kezelés, felelősök, határidők kezelése
nem igen
![Page 30: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/30.jpg)
Modellek összehasonlítása (3)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Közös információbázis
nem igen
Vezetői áttekintés, nyomonkövetés és ellenőrzés megoldása
nem igen
![Page 31: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/31.jpg)
Modellek összehasonlítása (4)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
A hozzáférési rendszer árnyalt és dinamikus kialakítása
nem igen
Dokumentumok verziókövetése, változások naplózása és archiválása
nem igen
![Page 32: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/32.jpg)
Modellek összehasonlítása (5)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Iktatás, érkeztetés nem igen
Az együttműködés, a csoportmunka támogatása
nem igen
Partner illetve ügyfél kezelés
nem igen
![Page 33: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/33.jpg)
Mit nyerünk? (1)
Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás, feladat, emlékeztető stb.)
Folyamatkövetést Üzleti dokumentumok biztonságos és
visszakereshető tárolását Hatékony, sokoldalú visszakeresést
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 34: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/34.jpg)
Mit nyerünk? (2)
Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők kezelését
Közös információbázist Vezetői áttekintést, nyomonkövetést és
azellenőrzés megoldását Árnyalt és dinamikus hozzáférési rendszert
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 35: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/35.jpg)
Mit nyerünk? (3)
Dokumentumok verziókövetését, változások naplózását és archiválását
Iktatást, (egyértelmű azonosítást) és érkeztetést
Együttműködést, aktív csoportmunkát Folyamatos partner illetve ügyfél kezelést
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 36: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/36.jpg)
Néhány alkalmazási példa
Országos Vízügyi Főigazgatóság országos rendszere (4.000 felhasználó)
Országos Atomenergia Hivatal Radioaktív Hulladékokat Kezelő Kft. Allianz Biztosító ZRt 77 Elektronika ZRt
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
![Page 37: Elektronikus dokumentum menedzsment](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022042707/58f1a5f41a28ab7c6e8b45d3/html5/thumbnails/37.jpg)
Letöltések
Prezentáció:http://www.unioffice.hu/internet/uoweb.nsf/Elektronikus_dokumentum_menedzsment_FM.ppt
Videó:https://youtu.be/N7PyBexCTfY
2023.05.02. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak