elektroniczny obieg dokumentÓw wsparciem dla -...
TRANSCRIPT
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA
POPRAWNYCH DANYCH W JEDNOLITYM PLIKU KONTROLNYM
ELEKTRONICZNY OBIEG INFORMACJI W FIRMIE
GigaCon 7. 12. 2017 Gdańsk
Magdalena Chomuszko
AGENDA
1. Jednolity Plik Kontrolny – wprowadzenie
Czym jest JPK
Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem JPK
Istota elektronicznej wymiany danych z urzędem w formie JPK
2. Kontrole biznesowe
Uregulowania prawne związane z ewidencją danych w systemach księgowych
Należyta staranność gwarancją poprawnych danych
3. Elektroniczny Obieg Dokumentów dla JPK
Worklfow – procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów
Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej
Waga projektowania procedur dla ścieżek audytu poprawności danych z pomocą EOD dla JPK
JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE
Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?
JPK, to ustrukturyzowana elektroniczna wymiana danych pomiędzy
przedsiębiorcami a organem skarbowym.
JPK, to rozwiązanie oparte na dokumentacji OECD, którego celem jest
uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce
JPK, to siedem struktur, za pomocą których, podatnicy przekazują do
fiskusa informacje na temat realizowanych i zaewidencjonowanych w
systemach informatycznych operacjach gospodarczych,
JPK jest przesyłane do organów podatkowych cyklicznie i na żądanie
JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE
Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem za pośrednictwem JPK:
JPK_VAT - rejestry VAT (sprzedaż i zakup), struktura miesięczna od 1
stycznia 2018 roku będzie obowiązywał już wszystkich podatników VAT,
JPK_FA - faktury sprzedaży, struktura na żądanie, od 1 lipca 2016 roku
obowiązuje duże podmioty, a od 1 lipca 2018 obejmie wszystkich
przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje księgi przy pomocy komputera,
JPK_MAG - obroty magazynowe, dotyczy przede wszystkim tych
podatników, którzy mają w swoich przedsiębiorstwach magazyny, od 1
lipca 2016 roku obowiązuje duże podmioty, a od 1 lipca 2018 obejmie
wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje księgi przy pomocy
komputera. Jest strukturą na żądanie.
JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE
Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem za pośrednictwem JPK:
JPK_KR - struktura raportująca księgi rachunkowe, jest strukturą na żądanie. Obecnie
obowiązuje dużych przedsiębiorców, a od 1 lipca 2018 obejmie pozostałych, pod
warunkiem wcześniej już przywołanego art. 193a Ordynacji Podatkowej,
JPK_WB - wyciągi bankowe. Struktura ta ma być wysyłana przez banki
JPK_PKPIR - księga przychodów i rozchodów, która jest księgowością głównie małych
i mikro przedsiębiorców. Jest strukturą na żądanie i zacznie obowiązywać od dnia 1
lipca 2018 roku,
JPK_EWD - ewidencja przychodów, struktura na żądanie dla podatników
prowadzących swoją księgowość w formie ewidencji przychodów, również dotyczy
przede wszystkim mikro przedsiębiorców i obejmie od 1 lipca 2018 roku te podmioty,
które prowadzą swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera.
KONTROLE BIZNESOWE
za pośrednictwem JPK, mają być kontrolowane dane niemalże całego
przedsiębiorstwa,
struktury JPK są zasilane danymi bezpośrednio z programów
komputerowych wykorzystywanych w biznesie, nie jest możliwe ich
ręczne przygotowanie,
podstawowym warunkiem poprawnych danych w JPK są prawidłowe i
zgodne z przepisami dane wprowadzane do programów,
art. 233 ust. 1 Dyrektywy unijnej 210/45/UE oraz art. 106m Ustawy o
podatku od towarów i usług, nakładają na podatnika obowiązek kontroli
biznesowych
KONTROLE BIZNESOWE
Art. 106m Ustawy o podatku od towarów i usług: Podatnik określa sposób
zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności
faktury (…) Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz
czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli
biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a
dostawą towarów lub świadczeniem usług
KONTROLE BIZNESOWE
Ministerstwo Finansów oczekuje od podatników należytej staranności
podczas ewidencji dokumentów w programach komputerowych
wykorzystywanych w przedsiębiorstwie.
Ministerstwo Finansów ogłosiło konsultacje podatkowe, w wyniku których
ma powstać lista czynności, których wykonanie przez podatnika, pozwoli
zakwalifikować jego działań, jako wykonane z należytą starannością.
Można przyjąć, że lista czynności będzie sformalizowaną procedurą
dającą podatnikowi gwarancję bezpieczeństwa oraz argumenty w
dyskusji z organami podatkowymi.
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej
Każda z 7 struktur JPK pobiera dane z systemu informatycznego, które są
wynikiem realizacji wielu procedur,
Obecnie najważniejszą kwestią jest zapewnienie poprawności danych, jakie
są ewidencjonowane w systemie informatycznym,
Kolejną istotną rzeczą, jest tworzenie historii ewidencji danych, realizowanych
procedur kontrolnych oraz innych informacji, które będą argumentami w
dialogu z urzędami,
Przedsiębiorca powinien unikać chaosu, bałaganu, spontaniczności czy
przypadkowości podczas kolekcjonowania i ewidencjonowania
dokumentacji biznesowo – podatkowej.
Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej
Prowadzenie kontroli biznesowych poprzez sformalizowane procedury można
realizować ręcznie, ale wymaga to zdyscyplinowania oraz sformalizowania
czynności.
Elektroniczny obieg dokumentów (informacji), to najlepsza ścieżka audytu dla
kontroli biznesowych, z pomocą której można nie tylko uporządkować
czynności kontrolujące, ale również tworzyć rzetelną historię wykonanych
czynności.
Historia wykonanych czynności kontrolujących = argumenty w dyskusji z
urzędami.
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
JP
K_V
AT Proces sprzedaży
Proces zakupu
Proces zarządzania danymi podstawowymi
Procesy powiązane ze strukturą JPK_VAT
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
JP
K_FA
Proces sprzedaży
Proces zarządzania danymi podstawowymi
Procesy powiązane ze strukturą JPK_FA
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
JP
K_M
AG Procesy magazynowe
Procesy logistyczne
Proces zarządzania danymi podstawowymi
Procesy powiązane ze strukturą JPK_MAG
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
JP
K_W
BProcesy płatności
Procesy zarządzania rozrachunkami
Procesy powiązane ze strukturą JPK_WB
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
JP
K_K
RProces ewidencji operacji gospodarczych
Procesy zarządzania sprawozdawczością
Proces zarządzania danymi podstawowymi
(plan kont)
Procesy powiązane ze strukturą JPK_KR
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Ujęcie procesowe w kontekście spójności danych w strukturach JPK
JPK_MAG
•Procesy zakupu i magazynowe
JPK_FA
•Procesy sprzedaży
JPK_WB
•Procesy płatności
JPK_KR
•Procesy ewidencji
JPK_VAT
•Rozliczenia podatkowe
PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Worklfow – elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów
Zalety
wszystkie dokumenty w jednym miejscu,
sukcesywne przechodzenie z dokumentów papierowych na elektroniczne, a
w efekcie znaczna redukcja dokumentów papierowych,
oszczędność czasu,
kontrola ścieżki wędrówki dokumentu w organizacji,
łatwe odnajdywanie dokumentu
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Worklfow – elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów
Zalety
zapewnienie skutecznej kontroli biznesowej dla każdego dokumentu
wprowadzanego do systemu informatycznego,
gromadzenie historii czynności wykonanych dla sprawdzenia dokumentów
uzyskanie poprawnego i zgodnego z przepisami JPK
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Worklfow – elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów
nieocenioną funkcjonalnością EOD, są bramki, przez które nie zostanie
przepuszczony dokument, który wykazuje jakiekolwiek wady,
Powiązania osób z czynnościami kontrolującymi dokumenty w kontekście
odpowiedzialności przed organami podatkowymi nabiera bardzo dużego
znaczenia
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Worklfow – elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów
Obecnie narzędzia typu workflow (EOD), są adresowane głównie do dużych
podmiotów z racji ich ceny. Warto pomyśleć o rozwiązaniach mniejszych,
tańszych które wsparłyby małe i mikro przedsiębiorstwa.
W kontekście wymogu elektronicznej wymiany danych z urzędami,
zapewnienie poprawnych i zgodnych z przepisami danych, które trafiają dodo
systemów informatycznych przedsiębiorstwa staje się priorytetetm.