Upload File

elektra v3 otel kullanim kilavuzu

158
ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU 1/158 Elektra V3 Elektra V3 Elektra V3 Elektra V3 ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .............................................................. .............................. .............................. .............................. 8 Özelleştirebilir ............................................................................................................................................... 8 Global ............................................................................................................................................................. 8 Basit ve Kolay ............................................................................................................................................... 8 Başarının Anahtarı ....................................................................................................................................... 8 A- Kurulum Kurulum Kurulum Kurulum ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................................ ............................ ............................ ............................ 9 Yazılım Yazılım Yazılım Yazılımı ı ı ı İndirme ndirme ndirme ndirme ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .......................................................... .......................... .......................... .......................... 9 Yazılımın Kurulumu Yazılımın Kurulumu Yazılımın Kurulumu Yazılımın Kurulumu ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ...................................................... ...................... ...................... ...................... 9 SQL Server Kurulumu SQL Server Kurulumu SQL Server Kurulumu SQL Server Kurulumu................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................... ................... ................... ................... 9 Sisteme G Sisteme G Sisteme G Sisteme Giri iri iri iriş ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .............................................................. .............................. .............................. .............................. 10 10 10 10 B- Genel Formların Kullanımı Genel Formların Kullanımı Genel Formların Kullanımı Genel Formların Kullanımı ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ........................................................... ........................... ........................... ........................... 10 10 10 10 Süzme (Filtreleme ) Süzme (Filtreleme ) Süzme (Filtreleme ) Süzme (Filtreleme ) ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .................................................... .................... .................... .................... 10 10 10 10 Sıralama ıralama ıralama ıralama ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ...................................... ...... ...... ...... 11 11 11 11 Kolon Tasarımı Kolon Tasarımı Kolon Tasarımı Kolon Tasarımı................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................................ ............................ ............................ ............................ 11 11 11 11 Geli Geli Geli Gelişmi mi mi miş Arama Arama Arama Arama ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .......................................................... .......................... .......................... .......................... 12 12 12 12 Gruplama, Grup ve Gruplama, Grup ve Gruplama, Grup ve Gruplama, Grup ve Liste Toplamları Liste Toplamları Liste Toplamları Liste Toplamları ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ......................................................... ......................... ......................... ......................... 12 12 12 12 Listenin Çıktısını Almak Listenin Çıktısını Almak Listenin Çıktısını Almak Listenin Çıktısını Almak ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................. ............. ............. ............. 13 13 13 13 Tasarlanmı Tasarlanmı Tasarlanmı Tasarlanmış Liste Çıktısı Almak Liste Çıktısı Almak Liste Çıktısı Almak Liste Çıktısı Almak ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................................... ............................... ............................... ............................... 14 14 14 14 Tek veya Birden çok Kayıt Seçimi Tek veya Birden çok Kayıt Seçimi Tek veya Birden çok Kayıt Seçimi Tek veya Birden çok Kayıt Seçimi ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................................. ............................. ............................. ............................. 15 15 15 15 Kayıt Ekleme, Düzenleme, Ço Kayıt Ekleme, Düzenleme, Ço Kayıt Ekleme, Düzenleme, Ço Kayıt Ekleme, Düzenleme, Çoğaltma ve Silme altma ve Silme altma ve Silme altma ve Silme ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ....................................... ....... ....... ....... 15 15 15 15 Form Çıktıları Form Çıktıları Form Çıktıları Form Çıktıları ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .............................................................. .............................. .............................. .............................. 16 16 16 16 Log Kayıtları Log Kayıtları Log Kayıtları Log Kayıtları ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................ 16 16 16 16 Form Güvenlik Ayarları Form Güvenlik Ayarları Form Güvenlik Ayarları Form Güvenlik Ayarları ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................. ............. ............. ............. 17 17 17 17 Araçlar Menüsü Araçlar Menüsü Araçlar Menüsü Araçlar Menüsü ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ .......................................................... .......................... .......................... .......................... 18 18 18 18 C- Kurulu Kurulu Kurulu Kuruluş ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ........................................................... ........................... ........................... ........................... 19 19 19 19 İlk Kurulumlar lk Kurulumlar lk Kurulumlar lk Kurulumlar ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ............................................................. ............................. ............................. ............................. 19 19 19 19 Otel Bilgisi .................................................................................................................................................. 19 Program Tarihi Değiştir ............................................................................................................................ 20

Upload: ozgurkomez

Post on 25-Jun-2015

12.863 views

Category:

Documents


90 download

Report

DESCRIPTION

Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

TRANSCRIPT

Page 1: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

1/158

Elektra V3Elektra V3Elektra V3Elektra V3 ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 8888

Özelleştirebilir ............................................................................................................................................... 8

Global ............................................................................................................................................................. 8

Basit ve Kolay ............................................................................................................................................... 8

Başarının Anahtarı ....................................................................................................................................... 8

AAAA---- KurulumKurulumKurulumKurulum ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 9999

YazılımYazılımYazılımYazılımı ı ı ı İİİİndirmendirmendirmendirme ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 9999

Yazılımın KurulumuYazılımın KurulumuYazılımın KurulumuYazılımın Kurulumu ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 9999

SQL Server KurulumuSQL Server KurulumuSQL Server KurulumuSQL Server Kurulumu............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 9999

Sisteme GSisteme GSisteme GSisteme Giriiriiriirişşşş ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 10101010

BBBB---- Genel Formların KullanımıGenel Formların KullanımıGenel Formların KullanımıGenel Formların Kullanımı ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 10101010

Süzme (Filtreleme )Süzme (Filtreleme )Süzme (Filtreleme )Süzme (Filtreleme ) ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 10101010

SSSSıralamaıralamaıralamaıralama ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 11111111

Kolon TasarımıKolon TasarımıKolon TasarımıKolon Tasarımı................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 11111111

GeliGeliGeliGelişşşşmimimimişşşş AramaAramaAramaArama ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 12121212

Gruplama, Grup veGruplama, Grup veGruplama, Grup veGruplama, Grup ve Liste ToplamlarıListe ToplamlarıListe ToplamlarıListe Toplamları .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 12121212

Listenin Çıktısını AlmakListenin Çıktısını AlmakListenin Çıktısını AlmakListenin Çıktısını Almak .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 13131313

TasarlanmıTasarlanmıTasarlanmıTasarlanmışşşş Liste Çıktısı AlmakListe Çıktısı AlmakListe Çıktısı AlmakListe Çıktısı Almak ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 14141414

Tek veya Birden çok Kayıt SeçimiTek veya Birden çok Kayıt SeçimiTek veya Birden çok Kayıt SeçimiTek veya Birden çok Kayıt Seçimi .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 15151515

Kayıt Ekleme, Düzenleme, ÇoKayıt Ekleme, Düzenleme, ÇoKayıt Ekleme, Düzenleme, ÇoKayıt Ekleme, Düzenleme, Çoğğğğaltma ve Silmealtma ve Silmealtma ve Silmealtma ve Silme ............................................................................................................................................................................................................................................................................................ 15151515

Form ÇıktılarıForm ÇıktılarıForm ÇıktılarıForm Çıktıları ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 16161616

Log KayıtlarıLog KayıtlarıLog KayıtlarıLog Kayıtları ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 16161616

Form Güvenlik AyarlarıForm Güvenlik AyarlarıForm Güvenlik AyarlarıForm Güvenlik Ayarları .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 17171717

Araçlar MenüsüAraçlar MenüsüAraçlar MenüsüAraçlar Menüsü ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 18181818

CCCC---- KuruluKuruluKuruluKuruluşşşş ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 19191919

İİİİlk Kurulumlarlk Kurulumlarlk Kurulumlarlk Kurulumlar .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 19191919

Otel Bilgisi .................................................................................................................................................. 19

Program Tarihi Değiştir ............................................................................................................................ 20

Page 2: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

2/158

Kullanıcı Tanımları .................................................................................................................................... 20

Kullanıcı Grup Tanımları........................................................................................................................... 21

Konfigürasyon Tablosu ............................................................................................................................. 21

Otel Özelliklerinin TanımlanmasıOtel Özelliklerinin TanımlanmasıOtel Özelliklerinin TanımlanmasıOtel Özelliklerinin Tanımlanması ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 22222222

Oda Tanımları ............................................................................................................................................ 22

Oda Tipleri ............................................................................................................................................. 22 Oda Yatak Tipleri .................................................................................................................................. 22 Oda Blokları .......................................................................................................................................... 22 Oda Manzaraları ................................................................................................................................... 23 Oda Konumları ..................................................................................................................................... 23 Oda No ve Detayları ............................................................................................................................. 23

Market ve Segment Kodları ..................................................................................................................... 24

Kaynak Kodları .......................................................................................................................................... 24

Gelir Grup Tanımları .................................................................................................................................. 25

Departman Tanımları ............................................................................................................................... 25

Pansiyon ve Pansiyon Fiyat Tanımları ................................................................................................... 26

Depo Tanımları .......................................................................................................................................... 27

Uyruk Tanımları ......................................................................................................................................... 28

Döviz Tanımları .......................................................................................................................................... 28

Acenta, Şirket ve Misafir Kartları ............................................................................................................ 28

Acenta Kartları ( Arkabüro – Ctrl+A) ...................................................................................................... 28

Acenta Kartı Tanımlaması ....................................................................................................................... 28

Kontrat Tanımlaması ................................................................................................................................ 31

F. Tipi ( Fiyat Tipi ) ................................................................................................................................ 31 BB,HB,FB,AI Pansiyon Farkları........................................................................................................... 31 Rezervasyon Alış Tarihi ....................................................................................................................... 32 Kota ve Garanti .................................................................................................................................... 32 Release Days ( Bitiş günü )................................................................................................................. 32 Giriş Fiyatını Sabitle ............................................................................................................................. 32 Geçerli Olduğu Oda Tipleri .................................................................................................................. 32 Özel DuruÖzel DuruÖzel DuruÖzel Durumlarmlarmlarmlar ...................................................................................................................................... 32

Yeni Sezon Oluştur .................................................................................................................................... 34

Page 3: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

3/158

Ek Bilgiler ( Paket veya Pansiyon Kırılımları ) ....................................................................................... 35

Acenta Aksiyon .......................................................................................................................................... 36

Reservasyon Kartında Manuel İndirim Tanımlama ................................................................... 39 Başka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama ........................................................................................ 40

Misafir Kartları ........................................................................................................................................... 40

Misafir Profili Oluşturma ..................................................................................................................... 41 Profil Birleştirme .................................................................................................................................. 42

DDDD---- İşİşİşİşlemlerlemlerlemlerlemler ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 43434343

Önbüro Önbüro Önbüro Önbüro İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 43434343

Rezervasyon Süreci ................................................................................................................................... 43

Bekleme Listesi .................................................................................................................................... 43 Rezervasyon Girişi................................................................................................................................ 44 Müsaitlik kontrolü ........................................................................................................................... 44 Kapı Misafiri Rezervasyon İşlemleri ............................................................................................. 54

Rezervasyon Listesi ve Fonksiyonları ..................................................................................................... 58

F 1 – Check in Yap > ...................................................................................................................... 58 F 2 – İptal Et > ................................................................................................................................. 58 F 3 – Boş Oda Seç > ............................................................................................................................ 59 F 4 – No Show Al > .............................................................................................................................. 59 F 6 – Böl > ...................................................................................................................................... 59 F 7 – Oda Ver > ............................................................................................................................... 60 F 11 – Toplu Reg Card > ............................................................................................................... 60 F 8 – Fiyatlandır > ........................................................................................................................... 61 Diğer > ........................................................................................................................................... 61 Share Rezervasyon Oluştur , .......................................................................................................... 61

Hızlı Liste > ...................................................................................................................................... 62 Ek Fiyatlar ............................................................................................................................................. 63 Takip Notları ......................................................................................................................................... 63 İş Takip Listesi ...................................................................................................................................... 64

Oda Blokajı ................................................................................................................................................. 65

Check In işlemleri...................................................................................................................................... 66

Rezervasyonu Check ine alma işlemi ............................................................................................... 66 Oda belirlenmesi ve Oda Durumu ................................................................................................ 66 Misafir Profili Güncelleme ............................................................................................................. 66 Check in işlemlerini sonlandırma ................................................................................................. 68 Konaklama Kartı Basımı ................................................................................................................ 68

Konaklayan Ekranı .................................................................................................................................... 70

F 1 – İşlem > ......................................................................................................................................... 70 F 2 – Folyo > ......................................................................................................................................... 70 F 3 – Check Out > ................................................................................................................................ 70 F5 – Faturala > ..................................................................................................................................... 70 F7 – Oda Fiyat > ................................................................................................................................... 70 F8 – Oda Değişimi > ............................................................................................................................ 71 F9 – Ödeme Al > .................................................................................................................................. 72 F11 – Krediye Kaldır > ........................................................................................................................ 72

Page 4: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

4/158

Diğer İşlemler ....................................................................................................................................... 72 Yeni Folyo Kartı ................................................................................................................................ 72 Folyoyu kapatmadan Check Out Et .............................................................................................. 73 Kesilmiş Faturalar ........................................................................................................................... 73 F12 – Folyo Kilitle / Aç ................................................................................................................... 73 Seçili kayıtları Tek bir Folyoya Bağla ............................................................................................ 73

Folyo Ekranı ................................................................................................................................................ 74

F1 – İşlem Transfer > .......................................................................................................................... 76 F2 – Kişi Transfer > ............................................................................................................................. 76 F3 – Check Out > ................................................................................................................................. 77 F4 –Hesap Kapat > .............................................................................................................................. 77 F5 – Fatura > ........................................................................................................................................ 78 F6 – İşlem Yazdır > .............................................................................................................................. 78 F9 – Tahsilat > ..................................................................................................................................... 78 F11 – Gelir İade > ................................................................................................................................ 79 İkiye Ayır ................................................................................................................................................ 79 Diğer > ................................................................................................................................................... 80 Kesilmiş Faturayı Göster ................................................................................................................ 80 F10 – Guest Refund > .................................................................................................................... 81 Paid Out > ......................................................................................................................................... 81 Seçili İşlemin Açıklamasını Değiştir > ......................................................................................... 81 Otomatik İndirim ve Düzeltme > .................................................................................................. 81 Kur Farkını Kapat ............................................................................................................................ 82 KDV Toplamını göster ..................................................................................................................... 82 KDV Toplamını iade et .................................................................................................................... 82

İndirim Tanımları ( Arka Büro ) ...................................................................................................... 82 Fatura .......................................................................................................................................................... 83

Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek ..................................... 83 Toplu Fatura Hazırlama ............................................................................................................................ 86

Manuel Fatura Düzenleme ...................................................................................................................... 87

Proforma Fatura ........................................................................................................................................ 87

CheckOut İşlemi ........................................................................................................................................ 89

Hızlı Check Out ..................................................................................................................................... 89 Folyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesi ..................................................................... 91

Resepsiyon Menüsü .................................................................................................................................. 92

Konaklayan Listesi .............................................................................................................................. 92 Yeni Check In ........................................................................................................................................ 92 Hızlı POS Cart Hazırlama .................................................................................................................... 92 Kayıp ve Bulunan Listesi ..................................................................................................................... 93 Arıza ve Şikayet Takip Listesi ............................................................................................................ 93 Uyandırma Listesi ................................................................................................................................ 94 Oda Değişim Listesi ............................................................................................................................. 94 Planlanan Oda Değişimleri ................................................................................................................ 95 Ayrılış Tarihi Değişim Tablosu ............................................................................................................ 95

ÖnKasa ÖnKasa ÖnKasa ÖnKasa İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 96969696

Kasa Defterleri ........................................................................................................................................... 96

F1 Oda Tahsilat .................................................................................................................................... 97

Page 5: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

5/158

F2 Kasa Avans / Devir ........................................................................................................................ 97 F3 Döviz Bozdurma .............................................................................................................................. 97

Toplu Toplu Toplu Toplu İşİşİşİşlem Girilem Girilem Girilem Girişşşşiiii ....................................................................................................................................... 98

Günlük Kur GiriGünlük Kur GiriGünlük Kur GiriGünlük Kur Girişşşşiiii ....................................................................................................................................... 99

Depozit Tanımları ve Otel Depozit Listesi ............................................................................................. 99

Depozit iDepozit iDepozit iDepozit işşşşlemlerilemlerilemlerilemleri .................................................................................................................................. 99 Gün sonu iGün sonu iGün sonu iGün sonu işşşşlemlerilemlerilemlerilemleri ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 102102102102

Kat Hizmetleri Kat Hizmetleri Kat Hizmetleri Kat Hizmetleri İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 104104104104

Oda Liste > ............................................................................................................................................... 105

Blokaj Tablosu ( Yeni ) > ........................................................................................................................ 105

Boş Oda Listesi >..................................................................................................................................... 106

Rack Oda Tablosu ( Room Rack ) > ..................................................................................................... 106

Günlük Oda Durumu > ........................................................................................................................... 107

Kapalı Oda Listesi > ................................................................................................................................ 108

Kat Hizmetleri Oda İşlemleri > .............................................................................................................. 109

Kat Hizmetleri Uyuşmazlık Raporu > ................................................................................................... 109

Önbüro Önbüro Önbüro Önbüro İşİşİşİşlemleri Kısayol Menüsülemleri Kısayol Menüsülemleri Kısayol Menüsülemleri Kısayol Menüsü ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 110110110110

Folyo İşlemleri ......................................................................................................................................... 111

Folyo Yönlendirme .................................................................................................................................. 111

Şikayet ve Arıza Listesi ........................................................................................................................... 112

Özel Günler ve Tatiller ............................................................................................................................. 113

Önödeme Listesi ..................................................................................................................................... 113

Ek Fiyatlar ................................................................................................................................................. 114

Stop Sale Listesi ( Satış Durdurma ) .................................................................................................... 115

Misafir Misafir Misafir Misafir İİİİlilililişşşşkileri kileri kileri kileri İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 115115115115

Restoran Rezervayonu ........................................................................................................................... 115

Günlük Hava Durumu ............................................................................................................................. 116

Misafir İlişkileri Yönetimi ....................................................................................................................... 116

CRM Soru Bankası ............................................................................................................................. 118 Misafir Şikayet ve Yorumları ............................................................................................................ 118 Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri ....................................................................................................... 119

Page 6: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

6/158

Anket Departmanları......................................................................................................................... 119 Anket Soruları ..................................................................................................................................... 119 Anket Cevap Girişi ............................................................................................................................. 120 Anket Cevapları Listesi ..................................................................................................................... 120 Anket Cevap Analizleri ...................................................................................................................... 121

SatıSatıSatıSatışşşş & Pazarlama i& Pazarlama i& Pazarlama i& Pazarlama işşşşlemlerilemlerilemlerilemleri............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 121121121121

Satış Firmalar .......................................................................................................................................... 122

Satış Yetkililer .......................................................................................................................................... 123

Satış Temsilcileri ..................................................................................................................................... 124

CRM Takip Kartları .................................................................................................................................. 124

Randevular, Görüşmeler, Teklifler ve Sözleşmeler ............................................................................ 127

Çoklu Fax, E-posta, Kısa Mesaj Gönderimi .......................................................................................... 128

Arka Büro Arka Büro Arka Büro Arka Büro İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 128128128128

Yeni Fatura ............................................................................................................................................... 128

Fatura Listesi ........................................................................................................................................... 128

Proforma Fatura Listesi ......................................................................................................................... 129

Acenta ....................................................................................................................................................... 130

Acenta Ana Firmaları ........................................................................................................................ 131 Acenta Ön Forecast Giriş – Ön Forecast ........................................................................................ 132

Misafirler................................................................................................................................................... 134

Finans Yönetimi ....................................................................................................................................... 134

Cari Hesap Kartları ............................................................................................................................ 134 Banka Kartları .................................................................................................................................... 136 Kasa Kartları ....................................................................................................................................... 137

Banket ....................................................................................................................................................... 138

Banket İlk Tanımlamalar .................................................................................................................. 138 Salon Tanımlamaları .................................................................................................................... 138 Masa Düzenleri .............................................................................................................................. 139 Banket Türleri ................................................................................................................................ 139 Menüler ........................................................................................................................................... 139 Servis ve Hizmetler ....................................................................................................................... 140 Ekipman Listesi ............................................................................................................................. 140

Banket Rezervasyon .......................................................................................................................... 140 Banket Anlaşmaları ........................................................................................................................... 142 Banket Ajanda .................................................................................................................................... 144

İndirim Tanımları ..................................................................................................................................... 144

Kredi Kontrol Listesi ............................................................................................................................... 145

EEEE---- RAPORLARRAPORLARRAPORLARRAPORLAR ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 146146146146

Page 7: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

7/158

Genel Raporlama SeçenekleriGenel Raporlama SeçenekleriGenel Raporlama SeçenekleriGenel Raporlama Seçenekleri ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 146146146146

RaRaRaRapor Filtrelemepor Filtrelemepor Filtrelemepor Filtreleme .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 147147147147

Rapor Çıktı FormatlarıRapor Çıktı FormatlarıRapor Çıktı FormatlarıRapor Çıktı Formatları ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 147147147147

Kolon SeçimiKolon SeçimiKolon SeçimiKolon Seçimi ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 147147147147

Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri )Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri )Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri )Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri ) .................................................................................................................................................................................................................................................................................... 147147147147

Doluluk Raporları .................................................................................................................................... 147

Forecast Raporu ...................................................................................................................................... 148

Günlük Listeler......................................................................................................................................... 149

Pansiyon Forecast ................................................................................................................................... 150

Uyruk Raporu ........................................................................................................................................... 150

Dönemsel Analizler ................................................................................................................................. 151

Dağılım Analizleri .................................................................................................................................... 151

Genel Analizler ......................................................................................................................................... 152

Ana Ekran KısayollarıAna Ekran KısayollarıAna Ekran KısayollarıAna Ekran Kısayolları ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 153153153153

F1 – Grafikler ........................................................................................................................................... 153

F2 – Rezervasyon .................................................................................................................................... 153

F3 – Konaklayan Listesi ......................................................................................................................... 154

F4 – Hızlı Blokaj ...................................................................................................................................... 154

F5 – Boş Oda ........................................................................................................................................... 155

F6 – Ön Kasa ........................................................................................................................................... 155

F12 – Rack II ........................................................................................................................................... 156

Yönetim Raporları ................................................................................................................................... 157

Kat Planları .............................................................................................................................................. 158

Page 8: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

8/158

Elektra V3Elektra V3Elektra V3Elektra V3

İçlerinde dünyanın en iyi otellerinin de olduğu 2000’den fazla turizm tesisinde 15 yıldan beri

bilenen ve kullanılan Elektra V3 Kapsamlı ve birbirine entegreli modülleri ile otel yönetimi için

en iyi çözüm olduğunu kanıtlamıştır.

ÖzelleÖzelleÖzelleÖzelleşşşştirebilirtirebilirtirebilirtirebilir

Bir bilgisayar uzmanına ihtiyaç duymadan kendi ekran tasarımınızı değiştirebilir, sistemde sık

kullandığınız ekranları kendinize göre özelleştirebilirsiniz.

GlobalGlobalGlobalGlobal

89 dilde kullanılabilinir. Tek yapılması gereken istenilen dili belirleyerek, çevir tuşuna basmaktır.

Basit ve KolayBasit ve KolayBasit ve KolayBasit ve Kolay

Son 15 yıldan beri ileri teknolojiyi en iyi şekilde kullanabilmek için araştırmalar yapılmış ve Otel

İşletmeciliği için en yüksek teknolojide geliştirmelerle program sürekli güncellenmiştir. Yüksek

teknolojiyi kullanırken ise basit ve kolay olma özelliğini hiç yitirmemiştir.

BaBaBaBaşşşşarının Anahtarıarının Anahtarıarının Anahtarıarının Anahtarı

Konaklama endüstrisi, zamanında hızlı çözümler üretmesi gereken hassas ve önemli bir

endüstridir. Bu sebeple bu hizmeti verenler için doğru zamanda, doğru olanı yapmak ve doğru

yolu bulmak büyük önem taşır.

Elektra tüm bu ihtiyaçlara yüksek kalitede, hızlı ve kolayca adaptasyon sağlayan bir yazılım

olduğu için tercih edilmektedir.

Page 9: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

9/158

AAAA---- KURULUMKURULUMKURULUMKURULUM

Yazılımı Yazılımı Yazılımı Yazılımı İİİİndirmendirmendirmendirme

www.talyabilisim.net adresinden DOSYA INDIRDOSYA INDIRDOSYA INDIRDOSYA INDIR bölümünden ilgili modülü setup dosyası ile

birlikte indiriniz.

Yazılımın KurulumuYazılımın KurulumuYazılımın KurulumuYazılımın Kurulumu

İndirilen dosyanın kurulumu için yer ve klasör adı belirlenir. Gerekli dosyalar otomatik olarak

seçilen klasöre aktarılır.

SQL ServerSQL ServerSQL ServerSQL Server KurulumuKurulumuKurulumuKurulumu

MS SQL, Talya Hotel Management Software Setup (+SQL 2000)kurulumunu başlattığınızda

otomatik olarak kurulacaktır.

Elektra Elektra Elektra Elektra V3 kısayolunaV3 kısayolunaV3 kısayolunaV3 kısayoluna tıklayarak programı çalıtıklayarak programı çalıtıklayarak programı çalıtıklayarak programı çalışşşştırabilirsiniz. tırabilirsiniz. tırabilirsiniz. tırabilirsiniz. (Programın kurulu oldu(Programın kurulu oldu(Programın kurulu oldu(Programın kurulu olduğğğğu dizindeki u dizindeki u dizindeki u dizindeki

Elektra V3.exe dosyasına saElektra V3.exe dosyasına saElektra V3.exe dosyasına saElektra V3.exe dosyasına sağğğğ tutututuşşşş yaparak Masaüstünde kısayol oluyaparak Masaüstünde kısayol oluyaparak Masaüstünde kısayol oluyaparak Masaüstünde kısayol oluşşşşturabilirsiniz.)turabilirsiniz.)turabilirsiniz.)turabilirsiniz.)

Page 10: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

10/158

Sisteme GiriSisteme GiriSisteme GiriSisteme Girişşşş

Tüm kullanıcılar kendileri için oluşturulmuş kullanıcı kodu, şifre ve dil seçimi ile sisteme giriş

yapabilirler. Programımızda kullancılar kendi dil tercihlerini yapabilirler.

(Bakınız: Sistem – Kuruluş- Kullanıcı Tanımları)

Bilgisayarda belli bir süre herhangi bir hareket olmazsa

sistem güvenlik açısından otomatik olarak mevcut

kullanıcıyı programdan atmaktadır. Bu işlemin ne kadar

süre sonra gerçekleşeceği ise parametriktir ve Sistem –

Kuruluş – Konfgürasyon Tablosundan “Uzun Sure

Kullanilmadiginda LOGIN ekranina dusme suresi (dakika)”

parametresini değiştirerek gerekli ayarları yapabilirsiniz.

BBBB---- GENEL FORMLARIN KULLANIMIGENEL FORMLARIN KULLANIMIGENEL FORMLARIN KULLANIMIGENEL FORMLARIN KULLANIMI

Süzme (Filtreleme )Süzme (Filtreleme )Süzme (Filtreleme )Süzme (Filtreleme )

İlk satır filtreleme yapmak için kullanılmaktadır. Tek seferde birden fazla süzme yapabilirsiniz.

İçerisinde geçen harflere göre süzme yapmak istiyorsanız “%%%%” işaretini kullanmanız yeterli

olacaktır. Özellikle aynı odada konaklayan ikinci ve diğer kişileri bulmak için örnekte olduğu gibi

% işareti ile birlikte “saad” yazıldığında konaklayan 2. Misafiri görebilirsiniz.

Page 11: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

11/158

SıralamaSıralamaSıralamaSıralama

Listeyi sıralamak için kolon başlıklarına tıklamanız yeterli olacaktır. Sıralamayı tersine

döndürmek için yeniden kolon başlığına tıklayabilirsiniz.

Kolon TasarımıKolon TasarımıKolon TasarımıKolon Tasarımı

Kolonları görünür veya görünmez hale getirmek için liste ekranının sol üst köşesinde bulunan

ufak kutucuğa tıklayıp açılan kutuda istediğiniz kolonu seçip kaldırmanız yeterli olacaktır.

Kolonları her kullanıcı kendi hesabındayken Araçlar menüsünden “Kolon Tasarımını KaydetKolon Tasarımını KaydetKolon Tasarımını KaydetKolon Tasarımını Kaydet”

seçeneği ile kaydedebililer. Her giriş aşamasında sistem kullanıcıları tanır ve ekranları kendi

kolon tasarımları ile açar.

Page 12: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

12/158

GeliGeliGeliGelişşşşmimimimişşşş AramaAramaAramaArama

“<, >, arasında, hariç<, >, arasında, hariç<, >, arasında, hariç<, >, arasında, hariç” gibi daha karmaşık bilgileri aramak için liste ekranında sağ alt kısımda

bulunan Customize butonu kullanılmaktadır. Bu buton aktif değilse listenin altında yer alan ek

filtre tuşuna basılarak aktif edilir ya da herhangi basit bir filtreleme yapılmasının ardından

ekranda görünür.

Gruplama, Grup ve Liste ToplamlarıGruplama, Grup ve Liste ToplamlarıGruplama, Grup ve Liste ToplamlarıGruplama, Grup ve Liste Toplamları

Listenin alt bölümünde gruplama butonunu görebilirsiniz. Gruplama butonuna basıldığında üst

kısımda tüm ana gruplar belirecektir. Bu listeden mouse vasıtasıyla gerekli başlıkları alıp liste

ekranına kaydırıp bırakmanız gruplamaya başlamak için yeterli olacaktır. Grup ve liste altındaki

alt bilgilerin de kırılımları aynı şekilde genişletilerek açılabilir. Aşağıdaki örnekte; Konaklayanlar

listesi öncelikle Customize kullanılarak CIn Tarihi 30.07.2010 ile 04.08.2010 arasında olanlar

çağrılmış ardından liste Acentasına – Acentaların Oda Tipine ve Oda Tipleri içinde de Yetişkin

sayısına göre gruplandırılmıştır. Gruplamalardan sonra Grup Alt Bilgi ve Liste Alt Bilgi tuşları

kullanılarak mouse’un sağ tuşu yardımıyla toplam ve alt toplamlar da görünür yapılabilinir.

Page 13: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

13/158

Listenin Listenin Listenin Listenin ÇÇÇÇıktısını ıktısını ıktısını ıktısını AAAAlmalmalmalmak k k k

Ekranda düzenlemiş olduğunuz şekilde liste çıktısı almak isterseniz “ListeleListeleListeleListele”””” butonuna

basmanız yeterli olacaktır.

Sayfanın önizlemesi ekrana gelecek ve sayfa yapısını ayarladıktan sonra çıktıyı alabilirsiniz.

Page 14: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

14/158

TasarlanmıTasarlanmıTasarlanmıTasarlanmışşşş Liste Çıktısı Liste Çıktısı Liste Çıktısı Liste Çıktısı AAAAlmaklmaklmaklmak

Rapor tasarımını kendi isteğinize göre düzenleyip çıktısını almak yada bilgisayarınızda dosya

olarak saklamak isterseniz ListeleListeleListeleListele butonunun yanındaki ufak oka tuşlamanız yeterli olacaktır.

Burda Excel sayfası opsiyonunu seçip açılan Excel Kitapçığında dilediğiniz değişiklikleri yapabilir

ve çıktı veya dosya olarak saklayabilirsiniz.

Excel Excel Excel Excel Çıktısı ÖrneÇıktısı ÖrneÇıktısı ÖrneÇıktısı Örneğğğğiiii::::

.

Page 15: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

15/158

HTML HTML HTML HTML Çıktısı ÖrneÇıktısı ÖrneÇıktısı ÖrneÇıktısı Örneğğğğiiii

Tek veya Birden çok Kayıt SeçimiTek veya Birden çok Kayıt SeçimiTek veya Birden çok Kayıt SeçimiTek veya Birden çok Kayıt Seçimi

Ekranda bir kayıt seçmek için mouse ile kayıdın üzerine bir kez tıklayabilir veya klavye vasıtası

ile seçiminizi yapabilirsiniz. Birden çok kayıt seçmek için SHIFT tuşunu veya CTRL tuşunu

kullanabilirsiniz. SHIFT tuşu ile ardışık birçok kayıt seçebilirsiniz. CTRL tuşu ile sırasız olarak

birden çok kaydı seçebilirsiniz. Ctrl tuşu basılıyken yapmış olduğunuz karışık sıralı seçimler

aşağıdaki gibi olacaktır:

Kayıt Ekleme, Düzenleme, ÇoKayıt Ekleme, Düzenleme, ÇoKayıt Ekleme, Düzenleme, ÇoKayıt Ekleme, Düzenleme, Çoğğğğaltma ve Silme altma ve Silme altma ve Silme altma ve Silme

Bu tuşların tüm programda verileri istenilen şekilde çalıştırma gibi standart fonksiyonları

bulunmaktadır.

“ EkleEkleEkleEkle ” tuşu yeni kayıtlar eklemek için kullanılır

“ YenileYenileYenileYenile ” tuşu kayıtların içeriğinde değişiklikler yapmak için kullanılır

“ GörGörGörGör ” tuşu seçili olan kaydın detaylarını görmek üzere içerisine girer

“ SilSilSilSil ” tuşu seçili kayıt / kayıtları silmek için kullanılır

“ SeçSeçSeçSeç ” tuşu seçili olan kayıdı seçip diğer bir forma transfer etmek için

Page 16: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

16/158

“ ÇoÇoÇoÇoğğğğaltaltaltalt ” tuşu seçili olan kaydın aynı özelliklerde bir kopyasını oluşturur

“ DDDDetayetayetayetay ” tuşu bir alt kırılımda detaylandırma menüsü varsa onu açar

Form ÇıktılarıForm ÇıktılarıForm ÇıktılarıForm Çıktıları

Tasarlanmış olan herhangi bir formu yazdırmak veya farklı formatlarda çıktısını almak için

“YazdırYazdırYazdırYazdır”””” tuşunu kullanırız. Yazdıra tıkladığımızda ekranda açılan pencere içerisinde daha

önceden oluşturulmuş formatlarda çıktı seçenekleri gelir. Herhangi birini seçerek ya önce

ekrana önizlemesini yapabilir ya da direk yazıcıya çıktısını gönderebilirsiniz. Form yazdır

ekranlarında çıkan TasarlaTasarlaTasarlaTasarla (yetkilendirme dâhilinde) raporu arzu ettiğiniz formata getirebilmeniz

için şematik olarak üzerinde değişiklikler yapmanıza izin verir.

Log KayıtlarıLog KayıtlarıLog KayıtlarıLog Kayıtları

Elektrada her yapılan işlem güvenlik ve veri kaybını önlemek amacıyla Log Listesinde takip

altında tutulur. Log’u görebilmek için her form ekranında sol üstte bulunan küçük anahtarcık

sembolünün yanındaki LogLogLogLog kutucuğuna tıklamamız yeterlidir. Karşımıza kullanıcıların ve

yaptıkları her türlü işlemin tarih ve saat sırası ile işlemlerin açıklamalarının bulunduğu bir

pencere gelir.

İşlem üzerindeki tüm değişiklikleri görmek için seçili işleme iki kere tıklamamız yeterli olacaktır.

Satırlardaki cümlelerin sonundaki oklar o alanda değişiklik yapıldığını gösterir. Aşağıdaki

örnekte kayıda oda numarası verilmiştir.

Page 17: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

17/158

Form Güvenlik AyarlarıForm Güvenlik AyarlarıForm Güvenlik AyarlarıForm Güvenlik Ayarları

Formlardaki kullanıcı yetkilerini (kayıt görme, yenileme, silme, ekleme) düzenleyebilmek için

form ekranının sol üstünde bulunan ufak anahtar sembolüne tıklamamız yeterlidir. Menüye

girdiğimiz zaman kullanıcı gruplarının ve yetkilendirmelerinin bulunduğu ekran karşımıza gelir.

Page 18: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

18/158

Araçlar MenüsüAraçlar MenüsüAraçlar MenüsüAraçlar Menüsü

Araçlar menüsü birçok fonksiyonu içermektedir.

Araçlar menüsündeki en önemli fonksiyon ““““Form Tasarım KForm Tasarım KForm Tasarım KForm Tasarım Kaydını Gösteraydını Gösteraydını Gösteraydını Göster”””” opsiyonudur.

Kolon Tasarımını KaydetKolon Tasarımını KaydetKolon Tasarımını KaydetKolon Tasarımını Kaydet

Liste üzerinde yapılan kolon değişiklikleri araçlar menüsü altındaki “Kolon Tasarımını KaKolon Tasarımını KaKolon Tasarımını KaKolon Tasarımını Kaydetydetydetydet”

fonksiyonu ile kaydilerek, listenin her zaman o şekilde açılması sağlanır.

Page 19: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

19/158

Zorunlu Alanlar Zorunlu Alanlar Zorunlu Alanlar Zorunlu Alanlar

Bu satıra yazılmış olan alan isimleri, kullanıcıların içlerine herhangi bir bilgi girmeden

çıkamayacakları alanları belirler.

Form Gruplandırması Form Gruplandırması Form Gruplandırması Form Gruplandırması

Kullanıcılar çok basit bir SQL satırı yazarak söz konusu olan verileri bir grup altında

toplayabilirler. Aşağıda gösterilmiş olan örnekte Standart Döviz Türlerine göre gruplandırılmış

Acentaların listesini görebilirsiniz.

CCCC---- KURULUKURULUKURULUKURULUŞŞŞŞ

İİİİlk Kurulumlarlk Kurulumlarlk Kurulumlarlk Kurulumlar

Otel BilgisiOtel BilgisiOtel BilgisiOtel Bilgisi::::

Bu opsiyon tesisin yasal bilgilerinin, lisans bilgilerinin, fatura adresinin, vergi dairesi ve

numarasının girildiği pencereyi açar.

Page 20: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

20/158

Program Tarihi DeProgram Tarihi DeProgram Tarihi DeProgram Tarihi Değğğğiiiişşşştir tir tir tir

Program tarihi her gün sonu işleminden sonra otomatik olarak ilerlemektedir. Program tarihi

yalnızca ilk kurulum aşamasında güncel tarihi yakalayabilmek ve otel tarihini günümüze

uyarlayabilmek amacıyla kullanılmalıdır.

Kullanıcı TanımlarıKullanıcı TanımlarıKullanıcı TanımlarıKullanıcı Tanımları

Kullanıcılar teker teker bu menüden oluşturulabilir. Oluşturulan kullanıcı hesaplarını yetki

gruplarına bağlayabilmek için Yetki Grubu kutusundaki menüden bir grup seçebilir veya kutunun

yanındaki Grup butona basıp kendimiz yeni bir grup ekleyebiliriz (yetkilendirme dâhilindedir).

Böylelikle satır satır yetkilendirme yapmak yerine tek kalemde gruba bağlayarak zaman

kaybından kurtulmuş olacaksınız.

Page 21: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

21/158

Kullanıcı Grup TanımlarıKullanıcı Grup TanımlarıKullanıcı Grup TanımlarıKullanıcı Grup Tanımları

Kullanıcılara atanılan grupların yetkilendirmesi Grup Tanımlamalarından yapılır. Program

içindeki tüm formlar yetki formalarının dışında aynı zamanda buradan da tanımlanabilir.

Konfigürasyon tablosundaki “ForForForForm Adı Kaydet Modum Adı Kaydet Modum Adı Kaydet Modum Adı Kaydet Modu” parametresi 1 yapıldıktan sonra

programdaki menülere bir kez girip çıkmak yeterli olacaktır. Bu işlemin ardından grubun yetki

seviyesi belirlenerek “Tüm MTüm MTüm MTüm Modülleri Ekleodülleri Ekleodülleri Ekleodülleri Ekle” tuşuna basılır. Bu şekilde verilen yetki derecesine

göre yetkilendirme yapılacak formlar oluşur ve gerekli yetkilendirmeler yapılır.

Konfigürasyon TablosuKonfigürasyon TablosuKonfigürasyon TablosuKonfigürasyon Tablosu

Bu panel Elektra v.3 için her türlü parametrik ayarı yapabileceğimiz pencereyi açar. Sistemde

daha önceden belirlenmiş olan ve gerektiğinde değiştirilebilir değerler mevcuttur. Bu menüde

yapılan her değişiklik programı başlı başına etkileyeceğinden dolayı bu panel kesinlikle bu

konuda yetkili ve bilgili biri tarafından kullanılmalıdır.

Page 22: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

22/158

Otel Özelliklerinin TanımlanmasıOtel Özelliklerinin TanımlanmasıOtel Özelliklerinin TanımlanmasıOtel Özelliklerinin Tanımlanması

Oda TanımlarıOda TanımlarıOda TanımlarıOda Tanımları

Oda TipleriOda TipleriOda TipleriOda Tipleri

Belirlenmiş olan oda tiplerini, oda ve kişi sayılarını, oda özelliklerini sisteme tanımladığımız

ekrandır. Bu menüde tanımladığımız oda tipleri ve sayıları Forecast ekranında Oda tipine göre

rapor almak istediğimiz zaman bizlere yararlı olacak.

Oda Yatak Tipleri Oda Yatak Tipleri Oda Yatak Tipleri Oda Yatak Tipleri

Yatak türleri bu menüden tanımlanmaktadır.

Oda BloklarıOda BloklarıOda BloklarıOda Blokları

Otel birkaç tesisten oluşuyorsa, odaların en doğru yerlerini betimleyebilmek amacıyla oda

bloklarının doldurulması şiddetle tavsiye olunur.

Page 23: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

23/158

Oda ManzaralarıOda ManzaralarıOda ManzaralarıOda Manzaraları

Deniz Mnz, Kara Mnz, Dağ Mnz gibi odanın manzarası ile ilgili bilgilerin girildiği bölümdür.

Oda KonumlarıOda KonumlarıOda KonumlarıOda Konumları

Odanın otelin hangi bölümünde konumladığının betimlendiği bölümdür.

Oda No ve DetaylOda No ve DetaylOda No ve DetaylOda No ve Detaylaaaarırırırı

Bu listede otelin belirlenmiş olan Oda Numaraları, Oda Tipleri, Konumları, Yatak Tipleri, Bina,

manzara, Kat ve Max. Kişi Sayısı sistem kullanımında rahatlık yaratması için tam olarak

girilmelidir.

Ayrıca Kat Hizmetleri departmanı günlük operasyon dağılımı için ve sonrasında performans

raporlamalarını sağlıklı alabilmek için Maid ve Şefleri de bu oda numaralarının yanına atayabilir.

Oda umaraları sol üstteki butonlar sayesinde arzu edilirse birer birer, arzu edilirse de birer

atlayarak çoğaltılabilinir.

Page 24: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

24/158

Market Market Market Market ve Segment ve Segment ve Segment ve Segment KodlarıKodlarıKodlarıKodları

Market ve Segment özellikle Bütçe ve Satış raporları için kullanılmaktadır. Tüm acenta kartlarını

belirlediğimiz Market ve Segment kodlarına bağlayabiliriz. Böylelikle raporlamalarda tüm

acentaları marketlerine göre gruplandırabilir ve bütçelenmiş pazar rakamlarını ve gerçekleşen

karşılaştırmaları inceleyebiliriz. Market bölümüne Market ismi, Market Ana Grubu yerine de o

Marketin bağlı olması gereken Ana Segment adı yazılmalıdır.

Kaynak KodlarıKaynak KodlarıKaynak KodlarıKaynak Kodları

Kaynak kodları rezervasyonların ne şekilde yapıldığını takip etmeyi ve bunların sonucunda doğru

adımlar atarak pazarlama stratejilerinin belirlenmesini sağlar. Bu istatistiklere göre oteller

rezervasyon getiren kanalların düşüklük veya yüksekliklerine göre neye ağırlık verip yatırım

yapmaları gerektiğinin kararlarını verebilirler.

Page 25: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

25/158

Gelir Grup Tanımları Gelir Grup Tanımları Gelir Grup Tanımları Gelir Grup Tanımları

Departmanlar tanımlanmadan önce departmanların bağlı olacağı gelir grupları sisteme

tanımlanmalıdır. Faturalar gelir gruplarında tanımlanmış olan KDV oranlarına göre

düzenlenmektedir. Gelir grubu oluştururark gelirlerimizin tam olarak hangi departman ve gelir

grubunun geliri olduğunu belirleyebilir, bütçede nerede olduğumuzu ölçebiliriz. (Ana Restoran –

Yiyecek / Ana Restoran – İçecek gibi) Ayrıca herhangi bir departmandan yanlışlıkla farklı bir

gelir grubuna fiyat basılmasını da engelleyebiliriz.

Departman TanımlarıDepartman TanımlarıDepartman TanımlarıDepartman Tanımları

Departmanların Tahsilat (Alacak)(Alacak)(Alacak)(Alacak) veya Gelir ((((Borç) Borç) Borç) Borç) departmanları olduğunu bu liste üzerinde

tanımlayabiliriz.

Page 26: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

26/158

Gelir departmanı olarak tanımlanacak departmanların ana listede yanlarında B B B B ( Borç ) ibaresi

bulunur, Tahsilat departmanı olarak belirlediğimiz departmanların ise ( Nakit, Kredi Kartı, Cari )

yanlarında AAAA ( Alacak ) ibaresi bulunur. Ayrıca herhangi bir departmanın yanlış bir gelir grubuna

posting yapılmasını engellemek için standart ve olası gelir grupları seçilmelidir. İşlem türü ise

raporlamalar sırasında o departman gelirinin hangi gelir grubu altında görünmesi gerektiğini

belirler.

PansiyonPansiyonPansiyonPansiyon ve Pansiyonve Pansiyonve Pansiyonve Pansiyon Fiyat Fiyat Fiyat Fiyat TanımlarıTanımlarıTanımlarıTanımları

Pansiyon Tanımlamaları Pansiyon Tanımları listesinden, rezervasyon aşamasında belirlenen

pansiyon durumlarına göre ayrılacak olan pansiyon tutarları ise Pansiyon Fiyatları listesinden

belirlenir.

Page 27: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

27/158

Aşağıdaki örnekte BB pansiyon tipine göre, tarih aralığı belirtilmeden , konaklama şekli “Sold”

olan tüm konaklamalarda kişi başı 10 € , ücretli çocuk için 5 € restaurant departman kodu ve

yiyecek gelir grubuna tutarsal olarak işlem girişi yapıldığı görünmektedir. İstenirse tutarsal değil,

oransal bir değer de girilebilinir bu durumda belirlenen oranlara göre oda fiyatından yine

belirlenmiş olan departman ve gelir grubuna ayrım otomatik olarak yapılacaktır. Buradaki

işlemlerin geçerli olması için konfigürasyon tablosundatablosundatablosundatablosunda “Pansiyon“Pansiyon“Pansiyon“Pansiyon Fiyatlarini PANFIYAT Fiyatlarini PANFIYAT Fiyatlarini PANFIYAT Fiyatlarini PANFIYAT

tablosuna göre ayır tablosuna göre ayır tablosuna göre ayır tablosuna göre ayır “ parametresinin değerinin “1” olması gerekmektedir.

Depo TanımlarıDepo TanımlarıDepo TanımlarıDepo Tanımları

Page 28: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

28/158

Uyruk TanımlarıUyruk TanımlarıUyruk TanımlarıUyruk Tanımları

Uyruklar ve kodları program içinde defult olarak gelmektedir. İstenirse değişiklik yapılabilinir.

Döviz TanımlarıDöviz TanımlarıDöviz TanımlarıDöviz Tanımları

AcentAcentAcentAcenta, a, a, a, ŞŞŞŞirket ve Misafir Kartlarıirket ve Misafir Kartlarıirket ve Misafir Kartlarıirket ve Misafir Kartları

Yeni kurulmuş bir sistemde tüm bu listeler boştur. Verileri oluşturmak için kullanıcıların

aşağıdaki adımları takip etmesi gerekmektedir.

--------Acenta KartlarıAcenta KartlarıAcenta KartlarıAcenta Kartları ( Arkabüro ( Arkabüro ( Arkabüro ( Arkabüro –––– Ctrl+A)Ctrl+A)Ctrl+A)Ctrl+A)

Kullanıcılar Elektrada yeni Acenta Kartları açabilirler, varolan bir kartı düzenleyebilirler,

çoğaltabilirler, kontrat detayları ekleyebilirler, başka bir acentanın kontrat detaylarını

kopyalayabilirler, komisyon ve kota detaylarını düzenleyebilirler, yeni fiyat kodları oluşturup

varolanları düzenleyebilirler ve Acenta Öngörülerine ulaşabilirler.

--------Acenta Kartı TanımlamasıAcenta Kartı TanımlamasıAcenta Kartı TanımlamasıAcenta Kartı Tanımlaması

Ana ekranda Arka Büro menüsünün altında > Acenta > Acenta Kartları seçeneğine tıklayıp

Acenta listesine erişilebilir. Yeni bir acenta eklemek için Ekle tuşuna basmak yeterli olacaktır.

Açılan pencerede acentanın adres bilgilerini ve iletişim detaylarını doldurmamız gerekmektedir.

2

Page 29: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

29/158

Açılan acenta kartına Kontrat detayları, Döviz kuru, Kur günü, Ödeme tipi, Çocuk yaş aralıkları,

Standart Pansiyon tipi, Konaklama tipi ve Uyruk tanımlandığı yapıldığı takdirde Rezervasyon

açma aşamasında Acentanın ismi veya bağlı olduğu Fiyat Kodu seçildiği anda tüm bilgiler

standart olarak ekrana düşecek ve rezervasyon girme sürecini hızlandıracaktır.

Bu opsiyon gün indirimi yapılacak olan aksiyonlarda istenirse sadece 7,14 gibi sabit günler için

değil aynı zamanda bu gün aralıkları dışında kalan 4,5,12,23,15 gün gibi konaklamalarda da

gün indiriminin uygulanmasını sağlar. İşaretli olduğu durumlarda belirlenen gün sayısını aşan

her rezervasyona aynı indirimi uygulamasını sağlar. Örneğin 7=6 aksiyonu bu opsiyon işaretli ise

8,9,10 gün konaklamalarda da geçerli olur, işaretli olmaması durumunda sadece 7 günlük bir

konaklamaya aksiyon uygulanır.

Ayrıca Acenta kartındaki Gönderen Tipi de girilecek olan rezervasyonlar için önemli bir noktadır.

Rezervasyon girilirken Gönderen tipi seçildiği anda açılan kutucukta sadece o gönderen altında

gruplandırılmış acenta kartları ekrana gelmektedir.

Page 30: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

30/158

Bağlı olduğu Cari Hesap alanı otomatik krediye kaldırılarak faturası kesilen folyolarda bakiyenin

direk acentanın bağlı bulunduğu cari hesaba transferini sağlar. Ek bilgiler bölümünden ise

acenta kartının Std. Marketi, Kaynak Kodu, Fiyat Acenta Kart açıldığında fiyat acentası otomatik

olarak kartın adını alır ancak yeni bir kontrat girmek yerine daha açılmış olan bir fiyat kodu

bağlanılmak istenirse Std Fiyat AcentasıStd Fiyat AcentasıStd Fiyat AcentasıStd Fiyat Acentası alanından ilgili fiyat kodu (Rate Code) seçimi

yapılabilinir. Açılmış olan kart sadece fiyat kodu olarak tanımlanmak isteniyorsa Acenta Fiyat Acenta Fiyat Acenta Fiyat Acenta Fiyat

KodudurKodudurKodudurKodudur işaretlenmelidir. Acenta misafirleri giriş yapmadan acentanın önce ödeme yapması

gerekiyorsa rezervasyon ya da resepsiyon memurunu uyarmak için Sadece CashSadece CashSadece CashSadece Cash kutucuğu

işaretlenmelidir. Bu durumda hem rezervasyon girişi hem de Check In işlemleri sırasında ilgili

birimler sistem tarafında uyarılacaktır. Yine bu ekrandan Acenta Kara listeyeKara listeyeKara listeyeKara listeye alınabilir.

Oda fiyatları, Periodlar, Kişi ve Oda tipleri gibi kontrat detayları kartın sol üst köşesinde bulunan

“KontratKontratKontratKontrat” butonuna basılarak açılan ekranda tanımlanabilir. CTRL + SHIFT + F bu menünün

kısayoludur.

Page 31: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

31/158

--------Kontrat TanımlamasıKontrat TanımlamasıKontrat TanımlamasıKontrat Tanımlaması

Acenta ve Otel arasında yapılan kontrattaki tüm detaylar bu kart içerisine tanımlanmalıdır.

--------F. Tipi F. Tipi F. Tipi F. Tipi ( Fiyat Tipi ) ( Fiyat Tipi ) ( Fiyat Tipi ) ( Fiyat Tipi )

Bu opsiyon aynı periodda birden çok fiyatın geçerli olduğu durumlarda kullanılır. Birden fazla

kontratın aynı periot aralığına denk geldiği durumlarda (ana kontratın yanında sonradan

satışların durumuna göre verilen aksiyon fiyatlarında olduğu gibi) fiyat kodlarının içerisinde fiyat

tipi ayrımı yapılarak, rezervasyon acarken yapılan fiyat tipi seçimi ile fiyatlandırmayı ana kontrat

dışındaki kontratlara bağlayabiliriz.

F. Tipi butonunun üstüne tıklarsak Periodları standart olarak belirleyerek isimlendirerek en

doğru periodu ve en uygun fiyatı seçerek rezervasyon girişi yapabildiğimiz “Oda müsaitlik Oda müsaitlik Oda müsaitlik Oda müsaitlik

durumu (fiyatlıdurumu (fiyatlıdurumu (fiyatlıdurumu (fiyatlı))))” ekranında period isimlerini de görebiliriz.

Acenta kartını açarken belirlemiş olduğumuz çocuk yaş gruplarına göre fiyatlandırma yapabiliriz.

Yukarıdaki örnekte DBL odada 1. Yaş grubu çocuk için; ilk çocuk ücretsiz, 2. Ve + çocuklar 92,5

olarak ücretlendirilmiş, 2. Yaş Grubu çocuklar da ise ilk çocuk da 2. Ve + çocuklar için de

ücretlendirme yapılmıştır.

--------BB,BB,BB,BB, HB,HB,HB,HB, FB,FB,FB,FB, AI AI AI AI Pansiyon FarklarıPansiyon FarklarıPansiyon FarklarıPansiyon Farkları

Konaklama fiyatları pansiyon değerleri düşülmeden girilirse pansiyon farkları yanda bulunan

kutulara paylaştırılabilir.

Page 32: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

32/158

--------Rezervasyon AlıRezervasyon AlıRezervasyon AlıRezervasyon Alışşşş Tarihi Tarihi Tarihi Tarihi

Söz konusu fiyat kodunun geçerli olması için rezervasyonların alınış tarihleri önem taşıyor ise bu

aralıklar belirlenerek kontrat girişi yapılmalıdır. Bu alan genellikle son anda yapılan aksiyon

satışları için kullanılır ve bu durumlarda genellikle fiyat tipi 1 den farklı bir değerle tanımlanır.

Periyot tarih aralıkları; rezervasyonun konaklama tarihlerini, rezervasyon alınış tarihi ise o

rezervasyonun misafir ya da acenta tarafından otelde yer ayırttığı tarihi gösterir. Misafirin geliş

tarihinin yanında rezervasyon yaptırdığı tarih de fiyatı belirliyor ise kullanılmalı, aksi takdirde

boş bırakılmalıdır.

--------Kota ve GarantiKota ve GarantiKota ve GarantiKota ve Garanti

Konrat fiyatlarının geçerli olduğu dönemler için kota ve garanti oda sayılarının sisteme

tanımlandığı bölümdür.

--------Release Days (Release Days (Release Days (Release Days (BitiBitiBitiBitişşşş GünüGünüGünüGünü) ) ) )

Girilen kontenjanların forecastta en son hangi güne kadar yer alabileceğini gösteren bölümdür.

--------GiriGiriGiriGirişşşş Fiyatını Sabitle Fiyatını Sabitle Fiyatını Sabitle Fiyatını Sabitle

Periyot değişikliği olsa dahi fiyatın değişmesini istemediğimiz dönemlerde bu fonksiyon

kullanılır. “EEEE” kullanılması durumunda o tarih aralıklarında giriş yapacak olan misafirler için

yapılacak olan fiyatlandırma sabitlenmiş olur. Daha çok giriş tarihine göre aksiyon verildiği

durumlarda kullanılır. Tüm konaklama boyunca periyot değişikliği olsa dahi giriş günündeki fiyat

uygulanmış olur.

--------Geçerli OlduGeçerli OlduGeçerli OlduGeçerli Olduğğğğu Oda Tipleriu Oda Tipleriu Oda Tipleriu Oda Tipleri

F Tipinin altındaki butondan fiyatın hangi oda tipi için geçerli olduğu seçilirken Geçerli Olduğu

Oda Tipleri bölümünden, ilgili fiyat birden fazla oda tipi için de geçerli ise, fiyatların diğer oda

tipleri içinde geçerli olması için tanımlama yapılır.

Page 33: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

33/158

--------Özel DurumlarÖzel DurumlarÖzel DurumlarÖzel Durumlar

Kontrat kısmından tanımlayamadığımız, özel fiyatlandırmalarımızın olması durumunda

kullanılan ekrandır.

Kullanıcılar tüm periodları sisteme tanımladıktan sonra detaylar Acenta Fiyat Kodları listesi

ekranında görünür duruma gelmektedir. Buradan da kartın içine girmeden bilgiler kontrol edilir.

Page 34: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

34/158

--------Yeni Sezon OluYeni Sezon OluYeni Sezon OluYeni Sezon Oluşşşştur tur tur tur

Girilmiş olan bir periyodun üzerine gelerek Yeni Sezon Oluştur opsiyonuna tıklanıp açılan Kontrat

Oluşturma penceresinden Periyot Başlangıç ve Bitiş tarihleri, oda tipi, DBL odada kişi başı

değerler gerekli şekilde değiştirilerek önceki periyotta girilmiş olan Sngl, DBL, Trpl değerlerinin

artış-azalış oranına göre yeni periyot hızlı bir şekilde tanımlanabilir. Sistem otomatik olarak yeni

fiyat dağılımlarını, kişi sayılarına göre tanımlayacaktır.

Tüm gerekli bilgiler kontrat detayları doğrultusunda sisteme tanımlandığı takdirde rezervasyon

esnasında ilgili acenta kartı veya fiyat kodunun seçilmesi durumunda sistem tüm bilgileri

otomatik olarak ekrana getirecektir.

Page 35: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

35/158

--------Ek BilgilerEk BilgilerEk BilgilerEk Bilgiler ((((PaPaPaPaket veya Pansiyon Kırılımları) ket veya Pansiyon Kırılımları) ket veya Pansiyon Kırılımları) ket veya Pansiyon Kırılımları)

Hangi periyot aralığına ek fiyat girileceği belirlendikten sonra “Ek FiyatlarEk FiyatlarEk FiyatlarEk Fiyatlar”butonuna basılır.

Ek bilgilere detayları eklemeye “++++” tuşuna basarak başlanır.

Basılacak olan fiyat (Kişi Başı ya da Oda Başı - Oda Fiyatına Dahil ya da Oda Fiyatından Ayrı),

haftanın hangi günlerinde basılacağı, Departman ve Gelir Grupları, Folyo içerisinde hangi

pencerede basılacağı, Döviz birimi tanımlanır. Ana Folyo No’su boş bırakıldığı takdirde kayıtlar

kaydın kendi folyosuna, yönlendirme yapılırsa ise yönlendirilen folyo numarasına (Ana Folyo)

gün sonu işlemlerinin ardından otomatik olarak işlenir. Oda Fiyatına dahil tanımlanmış

Page 36: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

36/158

ekfiyatlar aşağıdaki örnekte de görülebileceği gibi tanımlanmış olan ek fiyat kadar oda

ücretinden düşerek işlem görecektir.

--------Acenta AksiyonAcenta AksiyonAcenta AksiyonAcenta Aksiyon

Aksiyon ekranına bu menüden ulaşabilinmektedir. Girilmiş olan her veri rezervasyon kartıyla

entegre çalışacak ve böylelikle rezervasyon girilirken rezervasyonun geçerli olduğu tarih

aralığında herhangi bir aksiyon geçerli ise tüm indirimler ve komisyonlar otomatik olarak

ekrana gelecektir. Aksiyon Türleri aynı anda birbirinden farklı bir kaç tür olarak seçilebilir.

Page 37: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

37/158

BBBBirden fazla aksiyonun geçerli irden fazla aksiyonun geçerli irden fazla aksiyonun geçerli irden fazla aksiyonun geçerli olduolduolduolduğğğğu durumlarda u durumlarda u durumlarda u durumlarda

kullanıcılar aksiyonları akullanıcılar aksiyonları akullanıcılar aksiyonları akullanıcılar aksiyonları aşşşşaaaağğğğıdaki gibi tanımlayabilirlerıdaki gibi tanımlayabilirlerıdaki gibi tanımlayabilirlerıdaki gibi tanımlayabilirler;;;;

1.Örnekte görüldüğü üzere, 1 Nisan ve 31 Ekim tarihleri

arasında bir rezervasyon talebi 1 Ocak ve 18 Şubat

günleri arasında yapılırsa sistem aşağıdaki kutucuklarda

yazılmış olan indirim oranlarını uygulayacaktır. İlk olarak

% 15 ardından % 5 olarak indirim uygulayacaktır.

Böylelikle indirimler birbirinden ayrılmış olacak ve daha

fazla indirim yapılması engellenmiş olacak.

2. Bazı tarihler için

hem indirim hem de

ücretsiz günler söz

konusu ise

kullanıcılar bunları

da aynı pencere

içerisinde

tanımlayabilirler.

Sistem, İndirimleri

ve Aksiyonları sırayla

uygulayacaktır.

Page 38: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

38/158

3. Minimum gece konaklaması gereken

durumlarda da bu ekrandan yararlanabiliriz. Sol

taraftaki kolona girilen indirimler tüm

konaklamaya, sağ taraftaki kolona girilen

indirimler ise gün gün her fiyata yansıyacaktır.

4. Birden fazla aksiyonun aynı döneme denk geldiği zamanlarda hangi aksiyonun kullanılması

gerektiğini öncelik durumu belirleyici olur. Öncelik durumu sayısı ne kadar küçük ise sistem

öncelikle o aksiyonu görür.

Rezervasyon söz konusu tarihlerde doğru şekilde girildiyse gün detay fiyatlandırmasında

aşağıdaki şekilde görünecektir. Erken rezervasyon aksiyonu Rez. Alış da görünen tarihe göre

fiyatlandırılmaktadır. Rezervasyon girişi sırasında otomatik kayıt tarihi ile eşleşen bu alan

istenirse sonradan manual olarak değiştirilebilinir. Fiyatlar üzerinde herhangi bir değişiklik

yapıldığında tüm günler için uygulanması için Fiyat Oluştur butonuna basmak yeterli olacaktır.

Page 39: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

39/158

Sisteme tanımlanmış olan tüm aksiyonlar özet olarak Arka Büro > Acenta > Acenta Aksiyon

menüsünden görülebilir.

--------Reservasyon Kartında Manuel Reservasyon Kartında Manuel Reservasyon Kartında Manuel Reservasyon Kartında Manuel İİİİndirim Tanımlama ndirim Tanımlama ndirim Tanımlama ndirim Tanımlama

Kontratta tanımlanmış olan aksiyonların yanında manuel olarak da indirim

tanımlanabilir.Bunun için aksiyon kartı yaratılarak Manuel Seçilir kutucuğunun işaretlenmesi

yeterli olacaktır.

Page 40: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

40/158

--------BaBaBaBaşşşşka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama ka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama ka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama ka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama

Bu opsiyon sayesinde herhangi bir acentanın detaylarını olduğu gibi kopyalayıp aynı bilgilere ve

kontrat detaylarına (fiyatlara) sahip yeni bir acenta kartı yaratabiliriz. Bu işlem hem bize zaman

kazandıracak hem de daha sağlıklı işlem yapılmasını sağlayacaktır.

Kullanıcılar varolan acentanın tüm fiyatlarının % 100 ünü kopyalayabilecekleri gibi % 20, 30

veya % 40 gibi daha düşük oranları da kopyalayabilirler, bu özellik özellikle ana kontrat örnek

alınarak belli oranlarda indirim yapılarak verilen son dakika satışlarında çok fonksiyonel olarak

kullanılabilinir.

Tüm Aksiyonları olduğu gibi kopyalar,

Tüm Ek Fiyatları da olduğu gibi transfer eder.

Misafir Kartları Misafir Kartları Misafir Kartları Misafir Kartları

Misafir kartlarına üst menüdeki Arka Büro sekmesi altında Misafir > Misafir Kartları

menüsünden veya ana ekranda iken CTRL +M kısayolu ile ulaşılabilir.

Page 41: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

41/158

Misafir Profili Misafir Profili Misafir Profili Misafir Profili OOOOlulululuşşşşturmaturmaturmaturma

Listedeyken “EkleEkleEkleEkle”””” dediğimizde yeni bir misafir profili açmaya başlayabiliriz. Misafirin kimlik bilgilerinin, adresinin, fatura adresinin ve iletişim bilgilerinin girildiği bölüm Adres ve KimAdres ve KimAdres ve KimAdres ve Kimliklikliklik bölümüdür.

Ek ve GeçmiEk ve GeçmiEk ve GeçmiEk ve Geçmişşşş sekmesinin altında ise misafirin aile, eğitim, mesleki bilgileri gibi ekstra bilgileri

tanımlayabiliriz. Misafir konaklamaya başladığı andan itibaren de geçmiş kayıtları

oluşacağından , en çok konakladığı oda numarası ve oda tipi, en beğendiği oda, oda ve konumu

için özel istekleri gibi benzer ek bilgileri de bu bölümden görebiliriz. Ayrıca konaklama

yapmadan da bu profil listesine yeni profil tanımlayabilmek mümkündür. Günübirlik açılan

hesaplar için oda rezervasyonlarında olduğu gibi yine bu bölümden profil açabilmek

mümkündür. Şirketler için rezervasyon yaptıran ve puan kazandıran sistemlerde de rezervasyon

yaptıran şahıslara yine buralardan profil açılabilir ve ek ve geçmiş sekmesinde toplamış olduğu

puanlar görülüp raporlanabilir.

Page 42: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

42/158

VIP statüsü misafir profilinde bir kez tanımlandıktan sonra her seferinde tekrar tekrar girip

yenilemeye gerek kalmadan misafirin ismi görüldüğü yerde rezervasyon rengi değişecek ve

misafirin VIP misafir olduğu, kaçıncı kez geldiği, Beğendikleri ve Beğenmedikleri, Özel istekleri

gibi birçok bilgi vurgulanacaktır. VIP statüsü kaldırılana kadar rezervasyonun rengi Yeşil olarak

kalmaya devam edecektir.

Profil BirleProfil BirleProfil BirleProfil Birleşşşştirmetirmetirmetirme

Misafir Listesinde mükerrer kayıt olması durumunda hiçbir veri kaybı olmadan iki profil

birleştirilebilir. Misafir listesinin hemen üstünde bulunan Birleştirme aktif butonuna basılarak

ekran genişletilir, Doğru olan ( saklanacak olan ) kayıdın üstüne tıklanarak üst bölümde Ana

Kaydı Seç butonuna tıklanır, Yanlış olan ( silinecek olan ) kaydın üstüne tıklanarak Hatalı Kaydı

Page 43: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

43/158

Seç butonuna tıklanır ve hemen yanlarında bulunan Birleştir butonuna tıklanılmasıyla profil

birleştirme işlemiş gerçekleştirilir. Hatalı olan kayıttaki veriler silinmeden ana kayıdın içine

taşınır.

DDDD---- İŞİŞİŞİŞLEMLERLEMLERLEMLERLEMLER

DDDD----1.1.1.1.Önbüro Önbüro Önbüro Önbüro İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri

Rezervasyon Süreci Rezervasyon Süreci Rezervasyon Süreci Rezervasyon Süreci

Bekleme Listesi Bekleme Listesi Bekleme Listesi Bekleme Listesi

Bekleme listesi söz konusu tarihlerde otelin dolu olması durumunda misafirlerin taleplerinin ve

Kayıtlarının kayıp olmasını engellemek amacı ile kullanılacak ekranımızdır. Grup

rezervasyonlarında da KESİN’lik kazanmamış olan Grup rezervasyonları da otomatik olarak

Bekleme listesine düşer. Bekleme listesinde bulunan hiçbir rezervasyon Forecastı direk

etkilemez.

Page 44: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

44/158

Bekleme listesindeki herhangi bir rezervasyonun kesinleşmesi veya otelde müsaitlik söz konusu

olması durumunda kullanıcılar Bekleme listesindeki rezervasyona tıklayarak üst menüden F1

Rezervasyona Aktar tuşu ile Rezervasyon ekranına taşıyabilirler. Gruplar için Satış pazarlama

modülü altında grubun statüsü KESİN statüsüne alındığında sistem grubun bağlı bulunduğu blok

rezervasyonu otomatik olarak yine Rezervasyon ekranına taşır. Eğer iptal olan bir rezervasyon

olursa ve bekleme listesinde o tarihlere denk gelen bir rezervasyon varsa sistem ekranda

otomatik olarak bu rezervasyonun varlığını bildiren bir uyarı verir.

Rezervasyon GiriRezervasyon GiriRezervasyon GiriRezervasyon Girişşşşiiii

Müsaitlik kontrolü Müsaitlik kontrolü Müsaitlik kontrolü Müsaitlik kontrolü

Ana ekranda CTRL + F5 tuşlarına basarak ya da resepsiyon menüsü altından (Oda Müsaitlik)

tablosu açılarak o andaki oda tipleri bazında otel müsaitliğini kontrol edilir.

Page 45: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

45/158

Yeni ReYeni ReYeni ReYeni Rezervasyon Kartı eklemekzervasyon Kartı eklemekzervasyon Kartı eklemekzervasyon Kartı eklemek

Rezervasyon ekranında kullanıcılar Ekle butonuna basarak yeni bir rezervasyon kaydı açılır.

Page 46: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

46/158

Ayrılan bir misafirden yeni bir rezervasyon kaydı oluAyrılan bir misafirden yeni bir rezervasyon kaydı oluAyrılan bir misafirden yeni bir rezervasyon kaydı oluAyrılan bir misafirden yeni bir rezervasyon kaydı oluşşşşturmak turmak turmak turmak

Kullanıcılar Ayrılan tablosunda herhangi bir rezervasyon kayıdının içine girerek ‘Çoğalt’ tuşuna

basarak rezervasyonu kopyalayabilirler.

Ilerleyen adımlarda kullanıcılar rezervasyon ekranındaki kayıda giderek, giriş çıkış tarihleri, kişi

sayıları, oda fiyatı gibi bilgileri güncellemelidirler.

Rezervasyon Kartı TanımlamaRezervasyon Kartı TanımlamaRezervasyon Kartı TanımlamaRezervasyon Kartı Tanımlama

Kullanıcılar rezervasyon ekranına girdikten sonra; Gelecek olan misafirin türüne göre Gönderen türü seçilmelidir,

Eğer misafir Acenta misafiri ise Gönderen Gönderen Gönderen Gönderen TTTTürüürüürüürü Acenta seçildiği takdirde aşağı açılan kutumuzda sadece acenta isimleri görülebilecektir.

Aynı senaryo Şirket ve Münferit misafirler için de

geçerlidir. Hangi Gönderen türü seçilirse kutuda

o tür Gönderenler görülebilecektir.

Voucher numarasıVoucher numarasıVoucher numarasıVoucher numarası girilmelidir. ( rezervasyon fax, e-

posta, veya online rezervasyon gibi konfirmasyon ile

gönderilmiş bir evrak vasıtasıyla tarafımıza

ulaştırılmışsa

GiriGiriGiriGirişşşş ve Çıkıve Çıkıve Çıkıve Çıkışşşş tarihleri seçilmelidir.

Oda TipiOda TipiOda TipiOda Tipi misafirin rezervasyonunu yaptırmış olduğu

oda türünü belirtmektedir. Fiyat Oda Tipine göre

belirlenir. Hemen alt tarafta görülen V. Oda TipiV. Oda TipiV. Oda TipiV. Oda Tipi ise

Page 47: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

47/158

misafire otelin atamış olduğu oda numarasının tipini göstermektedir ( Bazı durumlarda upgrade

veya upsell söz konusu olabilir).

Oda SayısıOda SayısıOda SayısıOda Sayısı = Standart sayı 1’ dir. Blok şeklinde bir rezervasyon alınıyorsa oda sayısı arttırılabilir.

Daha sonra bu blok 1 veya daha fazla oda sayısına bölünebilir.

Eğer biliniyorsa Check in ve Check out saatleriCheck in ve Check out saatleriCheck in ve Check out saatleriCheck in ve Check out saatleri (tahmini otele geliş ve ayrılış saatleri önbüronun

operasyonunu kolaylaştıracaktır)

Misafir sayısı (Yetişkin, Çocuk, Bebek sayıları)

Pansiyon Tipi

Uyruk (Zorunlu Alan)

Acenta kartlarına Acenta (Gönderen) kutusunun yanındaki butona basarak ulaşmak

mümkündür. Açılan listeden gerekiyorsa değişiklikler yapılabilir ve farklı bir acenta seçilebilir

(Yetki gerektirmektedir).

Oda Blokajını Sabitle: Verilen oda numarasının sabitlenmesi için kullanılır.

Misafir Sekmesi Misafir Sekmesi Misafir Sekmesi Misafir Sekmesi

Kullanıcıların isim ve soyismi direk ekrandaki kutulara girmesi durumunda sistem girilmiş olan

isim için profil oluşturmaz. Sadece o rezervasyona mahsus olmak üzere rezervasyon ismi

oluşturur (Genelde misafirlerin isim ve soyadından başka bir bilgiye sahip olmadığımız

durumlarda veya grup listesinde isim girişlerini hızlandırmak amacı ile kullanılır).

Page 48: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

48/158

Eğer kullanıcılar misafirler hakkında yeterli bilgiye sahipse misafirler için “Yeni ProfilYeni ProfilYeni ProfilYeni Profil”butonuna

tıklanarak kalıcı bir profil oluşturulur (bu yöntemle oluşturulmuş olan misafir profillerine sistem

otomatik olarak bir profil numarası tanımlar).

Beraberinde konaklayacak olan misafirler için de aynı şekilde Yeni ProfilYeni ProfilYeni ProfilYeni Profil diyerek birer profil

oluşturulmalıdır.

Şayet konaklayacak olan misafirin daha önceden kalışı varsa ““““Listeden EkleListeden EkleListeden EkleListeden Ekle”””” butonu ile Misafir

Listesi açılır ve misafirin profilinin üstüne tıklanarak Seç butonuna tıklanır.

Şayet rezervasyon kartındaki misafirin ismi varolan bir profille değiştirilecekse ““““Listeden Listeden Listeden Listeden

DeDeDeDeğğğğiiiişşşştir”tir”tir”tir” butonuna tıklanır ve yine Listeden gerekli profil seçilerek “SeçSeçSeçSeç” tuşuna basılarak

misafirin profili değiştirilir.

Tüm kullanıcıların görmesi istenilen önemli notlar Check in Notu, Oda Notu ve Check out Notu

satırlarına yazılabilir. ( Örn: Deskte zarfı var, Pasaportları iletmeyi unutmayalım, Çıkış esnasında

uçak biletlerini verelim ) Rezervasyon ekranlarında tüm bu satırlar alt bölümde görünmektedir.

İlgili adıma yazılmış olan not söz konusu adıma gelindiğinde sistem, oda notunu otomatik

olarak ekranda uyarı şeklinde kullanıcının önüne getirir. Check in notu Check in tuşuna

basıldığında, Check out notu check out tuşuna basıldığında gibi. Ana liste ekranlarında

rezervasyon satırları arasında dolaştıkça kullanıcılar notları alttaki bölmede görebilirler. Ana

ekranlarda Kolon Tasarımından kolonları da açılıp kayıt edilebilir.

Rezervasyon kartı içerisindeki misafir sekmesi ekranında misafir isimlerinin yanında yer alan

Geliş ve Ayrılış tarihleri birbirinden bağımsız olarak otele gelip ayrılacak olan ve aynı odada

konaklayan misafirler için kullanılır. Ayrıca bu misafirlerin yanındaki Geldi ve Gitti kutucukları

farklı günlerde çıkış yapacak olan aynı oda misafirleri için kullanılır.

Page 49: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

49/158

Incognito (Incognito (Incognito (Incognito (Gizli KayıtGizli KayıtGizli KayıtGizli Kayıt) ) ) )

Eğer misafirler otelde konakladıklarının bilgisinin bilinmemesini ve paylaşılmamasını isterlerse

“GizliGizliGizliGizli” kutucuğu tıklanmalıdır. Liste ekranında yapılan işlem sonucunda misafirin ismi

rezervasyon satırında renk değiştirir ve başına IGN. (Incognito) ibaresi alır. Böylelikle tüm

kullanıcıların dikkatini çeker ve yanlışlık yapılmasını engeller.

Fiyatlandırma SekmesiFiyatlandırma SekmesiFiyatlandırma SekmesiFiyatlandırma Sekmesi

Daha önce de bahsedildiği gibi Acenta ve Kontrat detayları Gönderen isminin seçildiği kutunun

yanındaki butona basılarak görülebilir ve düzenlenebilir. Standard Market Kodları, Kaynak

Kodları, Fiyat Kodları ve Acenta Komisyonları rezervasyon kartından çıkıp başka menülere

girmeye gereksinim duymadan bu şekilde yeniden düzenlenebilir. Böylelikle Acenta ismi

seçildiği takdirde tüm bilgiler otomatik olarak rezervasyon kartına aktarılabilinir.

Acenta kartına daha önceden Kontrat detayları, Döviz kuru, Kur günü, Ödeme tipi, Çocuk yaş

aralıkları, Standart Pansiyon tipi, Konaklama tipi ve Uyruk tanımlandığı takdirde Rezervasyon

açma aşamasında Acentanın ismi veya bağlı olduğu Fiyat Kodu seçildiği anda tüm bilgiler

Page 50: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

50/158

standart olarak ekrana düşecek ve rezervasyon girme sürecini hızlandıracaktır (Daha önceki

bölümlerde Acenta Kartlarında açıklanmıştır).

Gereken bilgiler Acenta Kartına tanımlanmadığı için otomatik olarak ekrana gelmiyorsa,

yetkilendirme seviyesine bağlı olarak kullanıcılar Fiyat KoduFiyat KoduFiyat KoduFiyat Kodu’nu Manuel olarak da

belirleyebilirler. Acenta kartında otomatik olarak tanımlanabilir fonksiyona sahip olan tüm

uygulamalar manuel olarak yapılabilir (Kur günü değiştirmek, İndirim tanımlamak, Döviz kurunu

değiştirmek, Aksiyon seçmek vb.).

Kullanıcılar Ödeyen Ödeyen Ödeyen Ödeyen TTTTürünüürünüürünüürünü Agency veya Guest olarak seçebilirler. Acenta seçilmesi durumunda

Folyo açılırken Extra penceresi açılır bu şekilde resepsiyon memuru konaklama tutarı dışındaki

pencereyi görüp tahsilatını yapar. Daha sonra Acenta ekranına gelerek konaklama bedelini

otomatik krediye kaldırır. Ödeyen türü Guest seçildiği takdirde ise folyo açılışı sırasında “HepsiHepsiHepsiHepsi”

penceresi otomatik açılır ve konaklama ve extra tutarları aynı anda tahsil edilebilinir.

Kur Kur Kur Kur tartartartarihininihininihininihinin sabitlenmesi gerektiği durumlarda Kur Günü kutusunun içine iki kere tıklayarak

kutunun rengi pembeden sarıya dönüştürülerek istenilen kur günü seçilebilinir.

Sabitleme Sabitleme Sabitleme Sabitleme Kişi ve Çocuk Sayısı, Oda Tipi, Fiyat ve İndirim seçeneklerinden herhangi birisi,

herhangi bir gün için sabitlenmek istenirse aşağıdaki örnekde olduğu gibi öncelikle Gün Detay

tablosundaki “ SabitleSabitleSabitleSabitle” seçeneği görünür kılınır ardından yapılmak istenen değişiklik yapılarak

sabitle kutucuğu işaretlenir, bu şekilde kontrat fiyatı ya da rezervasyon kartı ne şekilde girilmiş

olursa olunsun o tarihte tanımlanan değerler değişmez. Sabitleme işlemi yapılan satır otomatik

olarak pembe renkli olarak görünür.

Page 51: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

51/158

Ek Bilgiler Sekmesi Ek Bilgiler Sekmesi Ek Bilgiler Sekmesi Ek Bilgiler Sekmesi

Bu sekme altında açılan pencerede;

--Misafirlerden alınan depozitler veya alınan kredi kartı provizyonları opsiyonel alanlara

yazılabilir.

--Misafirlerin Konaklama ücretleri herhangi bir folyo veya oda numarasına yönlendirilebilir.

--Check in öncesi beklemeye alınma saati görülebilir veya iptal edilebilir. Q Time check in için

deske gelmiş ancak belirlenen odası henüz hazır olmayan misafirlerimiz için kullanılan bir

fonksiyondur. Bu fonksiyon sayesinde hangi misafirin ne kadar beklediğinin istatistiği alınabilir

ve gerekli müdahaleler yapılabilir.

--Gerçekleşen Check in veya Check out saati görülebilir.

--Yapılan tüm rezervasyonlardan kazanılan Bonus puanlar görüntülenebilir.

--Kredi kartı numarası ve detayları kayıt altına alınarak gelecekte de görüntülenebilir

--Plaka numaraları yazılarak kayıt altına alınabilir (raporlanabilir).

--Misafir odalarındaki Telefonlar ve PAY Tv fonksiyonları kilitlenip kullanıma açılabilir.

--Misafirlerin geliş ve gidiş transfer saatleri kayıt altına alınabilir (Böylelikle resepsiyon

misafirlerin check in ve check out saati için öngörüde bulunabilir).

MisafirMisafirMisafirMisafir CRMCRMCRMCRM SekmesiSekmesiSekmesiSekmesi

Bu sekme misafirlerin tüm özel bilgilerini, beğenilerini, özel isteklerini, anket sonuçlarını

sistemde kayıt altında tutmak için kullanılan alandır.

Tüm departmanlar bu modül altında kayıda alınmış bilgiler hakkında istatistiki raporlar

alabilirler ve gerekli yerlerde kullanabilirler.

Share Rezervasyon OluShare Rezervasyon OluShare Rezervasyon OluShare Rezervasyon Oluşşşşturma turma turma turma

Varolan bir rezervasyona Share bir rezervasyon açmak istersek rezervasyon ekranında söz

konusu rezervasyon seçilerek, Diğer Menüsü altında Share Rezervasyon Oluştur opsiyonu

seçilebilir. Sistem otomatik olarak Ana kaydın Kayıt Nosu kullanarak bir share numarası

Page 52: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

52/158

yaratıp misafir profili boş olan bir rezervasyon kartı ekrana getirir. Gerekli bölümler

doldurulduktan sonra rezervasyon kartını kayıt etmek yeterli olacaktır.

Varolan iki rezervasyonu birbirleriyle Share olarak tanımlamak istersek Ana ekranda üst

bölümde bulunan Resepsiyon menüsünden Share Oda Oluşturma opsiyonu seçilir ve karşımıza

gelen ekranda söz konusu iki rezervasyon seçilerek (biri gelecek birisi konaklayan listesinde

olabilir) ekranın altındaki Share Rezervasyon oluştur butonuna tıklamak yeterli olacaktır.

Page 53: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

53/158

Ana rezervasyon kaydı sol taraftaki kolondan seçilmelidir. Share olacak olan rezervasyon da

sağdaki kolonda seçilebilir.

Share Rezervasyon Oluştur butonuna basılması ile sistem teyit için kullanıcılara soru kutucuğu

getirecektir.

Teyidin alınması ile birlikte her iki rezervasyonda aynı Share numarasını alırlar ve her iki

rezervasyona da aynı oda numarası atanır (Ana oda numarası sabit kalır, share rezervasyon ana

kayıda uyum gösterir).

Böylelikle, Ana kayıt konaklayan listesinde, Share oda rezervasyon listesinde dahi olsa,

yapılacak olan herhangi bir değişiklik sonrasında sistem yapılan değişikliğin diğer share

rezervasyona da uygulanıp uygulanmaması için kullanıcıya soru soracaktır.

Page 54: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

54/158

Kapı Misafiri Rezervasyon Kapı Misafiri Rezervasyon Kapı Misafiri Rezervasyon Kapı Misafiri Rezervasyon İşİşİşİşlemleri lemleri lemleri lemleri

Rate QueryRate QueryRate QueryRate Query

Rezervasyon talebi geldiği zaman kullanıcılar CTRL + SHIFT + F8 ile [ya da Resepsiyon menüsü

altında Oda Müsaitlik Durumu ( Fiyatlı ) seçeneğinden de açılabilir] Oda tiplerine göre fiyatlı oda

müsaitlik tablosu açılabilir.

Gönderen ismi, fiyat kodu ve kişi sayılarının girilmesi gerekmektedir.

Kullanıcı misafire en uygun fiyatlı oda tipini seçerek “Rezervasyon Al”Rezervasyon Al”Rezervasyon Al”Rezervasyon Al” butonuna tıklayarak

sorgulamayı rezervasyona dönüştürebilir. Sistem otomatik olarak seçilmiş olan oda tipinin,

acentasının ve fiyat kodunun girili olduğu rezervasyon kartını ekrana

getirecektir.

Kişi Sayısı otomatik olarak bir önceki ekrandan gelmektedir. Eğer varsa çocuk sayısı ve

Pansiyon tipi rezervasyon kartına manuel olarak eklenmelidir. Uyruk zorunlu olarak

doldurulması gereken alanlardan birisidir.

Blokaj tanımlayabilmek için Boş ve Temiz oda listesini görmek istersek Oda No kutusunun

yanındaki butona basılmalı veya üst menüden

F5 Boş Oda Seç tuşuna basılmalıdır. Bu sekme

kullanıcıların karşısına sözkonusu rezervasyon

kartında seçili tarihler arasında uygun olan tüm

odaların listesinin bulunduğu ekranı getirir.

Page 55: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

55/158

Ekstra özellikler istenirse ekrandaki seçim tuşları kullanılarak yukarıdaki menüden Odayı Seç

diyerek Blokaj tamamlanabilir.

Oda Tipi ve Verilen Oda Tipi rezervasyon kartında birbirinden farklı olabilir. Resepsiyonun

misafirleri upgrade, downgrade ettikleri veya upsell yaptıkları zamanlarda rezerve edilen oda

tipinden farklı oda tipi verilebilir.

Misafir SekmesiMisafir SekmesiMisafir SekmesiMisafir Sekmesi

Kullanıcıların isim ve soyismi direk ekrandaki kutulara girmesi durumunda sistem girilmiş olan

isim için profil oluşturmaz. Sadece o rezervasyona mahsus olmak üzere rezervasyon ismi

oluşturur (Genelde misafirlerin isim ve soyadından başka bir bilgiye sahip olmadığımız

durumlarda veya grup listesinde isim girişlerini hızlandırmak amacı ile kullanılır).

Eğer kullanıcılar misafirler hakkında yeterli bilgiye sahipse misafirler için ‘Yeni Profil’ butonuna

tıklanarak kalıcı bir profil oluşturulur. ( bu yöntemle oluşturulmuş olan misafir profillerine sistem

otomatik olarak bir profil numarası tanımlar )

Beraberinde konaklayacak olan misafirler için de aynı şekilde Yeni Profil diyerek birer profil

oluşturulmalıdır.

Şayet konaklayacak olan misafirin daha önceden kalışı varsa “Listeden EkleListeden EkleListeden EkleListeden Ekle” butonu ile Misafir

Listesi açılır ve misafirin profilinin üstüne tıklanarak Seç butonuna tıklanır.

Şayet rezervasyon kartındaki misafirin ismi varolan bir profille değiştirilecekse “Listeden Listeden Listeden Listeden

DeDeDeDeğğğğiiiişşşştirtirtirtir” butonuna tıklanır ve yine Listeden gerekli profil seçilerek “SeçSeçSeçSeç” tuşuna basılarak

misafirin profili değiştirilir.

Kullanıcılar rezervasyon kartının sol tarafındaki misafir sayısından fazla misafir ismini karta

tanımlayamazlar. Sistem otomatik olarak misafir sayısının doldurulduğuna dair uyarı verecektir.

Page 56: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

56/158

Fiyatlandırma Sekmesi Fiyatlandırma Sekmesi Fiyatlandırma Sekmesi Fiyatlandırma Sekmesi

Tüm adımlardan sonra fiyat otomatik olarak atacaktır. Herhangi değiştirmemiz gereken bir bilgi

varsa yetkilendirmesi açık olan kullanıcılar Fiyat kodunu Manuel olarak değiştirerek gerekli

düzeltmeleri yapabillirler.

Ek Bilgiler Sekmesi Ek Bilgiler Sekmesi Ek Bilgiler Sekmesi Ek Bilgiler Sekmesi

Page 57: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

57/158

Bu sekme altında açılan pencerede;

--Misafirlerden alınan depozitler veya alınan kredi kartı provizyonları opsiyonel alanlara

yazılabilir.

--Misafirlerin Konaklama ücretleri herhangi bir folyo veya oda numarasına yönlendirilebilir.

--Check in öncesi beklemeye alınma saati görülebilir veya iptal edilebilir. Q Time check in için

deske gelmiş ancak belirlenen odası henüz hazır olmayan misafirlerimiz için kullanılan bir

fonksiyondur. Bu fonksiyon sayesinde hangi misafirin ne kadar beklediğinin istatistiği alınabilir

ve gerekli müdahaleler yapılabilir.

--Gerçekleşen Check in veya Check out saati görülebilir.

--Yapılan tüm rezervasyonlardan kazanılan Bonus puanlar görüntülenebilir.

--Kredi kartı numarası ve detayları kayıt altına alınarak gelecekte de görüntülenebilir

--Plaka numaraları yazılarak kayıt altına alınabilir (raporlanabilir).

--Misafir odalarındaki Telefonlar ve PAY Tv fonksiyonları kilitlenip kullanıma açılabilir.

--Misafirlerin geliş ve gidiş transfer saatleri kayıt altına alınabilir (Böylelikle resepsiyon

misafirlerin check in ve check out saati için öngörüde bulunabilir).

GrupGrupGrupGrup Kod ListesiKod ListesiKod ListesiKod Listesi

Grup Rezervasyonlarına bağlamamız gereken grup isimlerini oluşturduğumuz liste. Bu listede

gerekirse yeni bir kod açılarak seçim yapılabilinir.

Page 58: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

58/158

Rezervasyon Rezervasyon Rezervasyon Rezervasyon Listesi ve FonksiyonlarıListesi ve FonksiyonlarıListesi ve FonksiyonlarıListesi ve Fonksiyonları

FFFF 1 1 1 1 –––– Check in Check in Check in Check in YapYapYapYap> > > >

Seçili olan rezervasyonu Konaklayan Listesine aktarır.

F 2 F 2 F 2 F 2 –––– İİİİptal Etptal Etptal Etptal Et> > > >

Varolan rezervasyonu iptal eder. Kullanılması durumunda ekranda iptal sebebini soran bir pencere çıkar. Kullanıcının sebebi girmesi ile birlikte rezervasyon, İptal listesine alınır. İptal edilen bir rezervasyonu yeniden Aktif duruma getirmek için İptal listesinde sözkonusu rezervasyonun üzerine gidip üst menüde F2 Rezervasyona Geri Al fonkisyonu seçilir Tek dikkat edilmesi gereken nokta rezervasyon tarihinin doğru tarih olması ve eğerki blokajlı olarak iptal edilmiş ise aktif duruma getirilirken o odanın boş ve blokesiz olmasıdır.

Rezervasyon iptali sırasında yazmış olduğumuz sebepler, Rezervasyona Kartındaki Misafir CRM

sekmesi altında görülebilir. Şayet rezervasyon misafirin otele giriş yapmamasından

kaynaklanıyorsa ve iptal gün sonu işlemleri sırasında otomatik olarak sistem tarafından

gerçekleşmiş ise bu bölümde İptal Nedeni satırında Night Audit yazacaktır.

Page 59: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

59/158

F 3 F 3 F 3 F 3 –––– BoBoBoBoşşşş Oda SeçOda SeçOda SeçOda Seç > > > >

Uygun bir odayı atamak için Boş Oda listesini açar . Buradan belirlenen oda ,odayı seç tuşuna

basılarak ya da ilgili odanın üzerinde çift tıklanarak rezervasyona blokajlanır.

F 4 F 4 F 4 F 4 –––– No Show No Show No Show No Show AlAlAlAl> > > >

Seçili olan rezervasyonu No Show Listesine alır. Daha detaylı anlatım için lütfen bknz: Gün Sonu

İşlemleri.

F 6 F 6 F 6 F 6 –––– BBBBölölölöl> > > >

Blok halinde girilmiş olan rezervasyonları bir veya birden fazla oda sayısına bölmek için

kullanılır. Bölünecek olan her rezervasyon aynı isim altında bölünür.

Daha sonradan kullanıcılar kayıtlara giderek isimleri güncelleyebilirler. Kaydın üstüne

gelindiğinde üst menüdeki ‘İsim Gir’ butonu sayesinde rezervasyona isim atanabilir ( Kısayol ALT

+G ). Kapatmak için yine aynı yol izlenebilir.

Page 60: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

60/158

F 7 F 7 F 7 F 7 –––– Oda VerOda VerOda VerOda Ver>>>>

Seçili olan kayıtlara rastgele oda bloke etmek için kullanılır. Sistem rezervasyon kartındaki oda

tipi, kişi sayısı, özel istekler gibi bölümleri okuyarak o kayıda en uygun oda numarasını bloke

eder. Daha çok grup Check In’leri için kullanılır.

F 11 F 11 F 11 F 11 –––– Toplu Reg CardToplu Reg CardToplu Reg CardToplu Reg Card>>>>

Giriş günü ve Acenta ismi (gerekli ise) seçilerek o gün giriş yapacak ve istenilen acentanın

misafirleri için Konaklama Kartları basit bir şekilde arka arkaya otomatik olarak basılabilir.

Page 61: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

61/158

F 8 F 8 F 8 F 8 –––– FiyatlandırFiyatlandırFiyatlandırFiyatlandır> > > >

Gün Detaydaki fiyatları güncellemek için kullanılır. Acenta kartında veya Rezervasyon kaydında

bir değişiklik yapıldığı durumlarda kullanılabilir. Rezervasyon kartı içerisindeki F7 Fiyatlandır ya

da Fiyatlandırma sekmesi altındaki Fiyat Oluştur fonksiyonları ile aynı görevi görür....

DiDiDiDiğğğğerererer> > > >

Share Rezervasyon OluShare Rezervasyon OluShare Rezervasyon OluShare Rezervasyon Oluşşşşturturturtur, , , ,

Liste üzerinde seçilen bir ya da daha fazla kaydın Ci Saatini değiştirme ya da yine seçilen kayıtları tek bir folyoya bağlama, toplu uyandırma seçenekleri de Diğer menüsünün altından kullanılabilinecek özelliklerdir.

.

Page 62: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

62/158

HızlıHızlıHızlıHızlı ListListListListeeee> > > >

Kullanıcılar tarafından da tanımlanabilecek olan hızlı liste fonksiyonu. . . .

Hızlı liste kullanıcılara neleri görmek isteyip kısayollarını tanımladılarsa hiçbir menüye girmeden

direk karşılarına gelmesini sağlayacak olan listedir. Bu liste kutunun hemen sağ kısmında

bulunan butona tıklanarak düzenlenebilir.

Sol kolondaki başlıkları istediğimiz gibi değiştirebiliriz. Ancak sağ kolonda gerekli olan listeyi

getirebilmek için çok basit SQL satırları yazılması gerekmektedir. Hızlı listeye arzu edilirse birçok

kısayol daha eklenebilir.

Page 63: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

63/158

Ek FiyatlarEk FiyatlarEk FiyatlarEk Fiyatlar

Acenta ödemeli olan rezervasyonlarda ekstra kişi gibi ek fiyatlar veya misafirlere satılmış olan

üst kategori oda ücretleri (Acentaya veya şirkete faturalanmaması gereken) gün sonu işlemleri

sırasında otomatik olarak basılması için F11 Ek Fiyatlar menüsünden sisteme tanımlanabilir.

Otomatik Ek Fiyatı tanımlamak için “EkleEkleEkleEkle” butonuna basmak yeterli olacaktır. Daha sonra açılan

pencerede;

--Ek fiyatın başlayacağı ve son kez basması gereken günler seçilir (check in ve check out günleri

değildir. Fiyatın ilk basacağı ve son kez basacağı tarihlerdir).

--Kullanıcılar Kisi No’sunu seçerek ücretin folyoda hangi pencereye basılması gerektiğini

belirleyebilirler ( A, 1,2,3,4,5 gibi )

--Ücretin basılması gereken departman ve gelir grubu da seçilir.

--Fiyat ve Döviz kodu seçilir.

--Döviz kuru günü ya check in günü olabilir, ya da yönetimin vereceği bir kararla ek fiyatın

başlayacağı gün olabilir.

--Ek fiyat otomatik olarak farklı bir folyoya da yönlendirilebilmektedir. Standart olarak ekranda

gelecek olan folyo misafirin kendi folyosudur.

--Ayrıca ek fiyatı oda fiyatına dahil edebilmek gibi bir özellik de bulunmaktadır. İşaretlendiği

zaman ek fiyat oda fiyatına dahil edilir ve gün sonunda tek bir kalemde fiyat basılır.

--Kaydet tuşuna basılarak ek fiyat gün sonu işlemleri sırasında basılmak üzere kayıt edilir.

TTTTakip akip akip akip NotlarıNotlarıNotlarıNotları

Takip notu herhangi bir kullanıcı ve herhangi bir departman için gelecek tarihte takip edilmesi

gereken bir iş için yada gerçekleştirilmesi veya hatırlatılması gereken bir aksiyon için

tanımlanabilir.

Takip notu tanımlanırken hangi adımda kullanıcıların karşısında uyarı mesajı olarak ekranda

belirmesi gerektiği seçilirse kullanıcılar o adıma geldiklerinde sistem otomatik olarak ekranda

Page 64: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

64/158

o notu gösterir ve gerekli işlemi yerine getirtir. Ekrana gelen pencere yalnızca notun

onaylanması ya da ertelenmesi ile kapatılabilir. Onaylanması durumunda sistem bu notun hangi

kullanıcı tarafından, hangi tarih ve saatte, hangibilgisayardan onaylandığını ip adresi ile birlikte

kayıt altına alır ve saklar.

İşİşİşİş Takip Listesi Takip Listesi Takip Listesi Takip Listesi

Her kullanıcının rahatlıkla erişebileceği bu liste bir nevi Takip Notları fonksiyonu ile benzer bir

işleve sahiptir. Ana ekranda Sistem menüsü altında yer alan bu listeye hangi departmandan işin

istendiği, işi isteyenin adı, istendiği gün, istenen işin önem derecesi ve işin açıklaması yazılarak

iş kayıt edilir. Her shift başında veya peryodik olarak düzenlenen check listlerle İş Takip

Listesinin kontrolü sağlanarak rutin bir düzen kurulabilir.

Page 65: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

65/158

Oda BlokajıOda BlokajıOda BlokajıOda Blokajı

Sistem oda numarasını otomatik olarak belirleyebileceği gibi kullanıcıların ana ekrandayken F5

Boş Oda butonuna veya rezervasyon ekranında F3 Boş Oda Seç butonuna basmaları yeterli

olacaktır. Açılan liste o an otelde ekranda belirlenmiş tarih aralığı için müsait oda numaralarını

ekrana getirecektir.

Ancak kullanıcı tüm rezervasyon detaylarını inceleyerek blokajını tamamlamak isterse

rezervasyon kartında Boş oda listesine girerek ekranda gerekli seçimleri yapar ve en uygun

odayı “Odayı SeçOdayı SeçOdayı SeçOdayı Seç” ile kaydeder. Ekran açılmadan önce rezervasyon kartında tüm detaylar

girilmiş olacağı için ekran açıldığında zaten kullanıcı o rezervasyon için uygun oda numaralarını

görecektir. Ancak Kat, Yatak tipi, Sigara tercihi, Oda konumu gibi daha detaylı bir arama

yapmak isterse ekrandaki seçenekleri kullanarak en uygun odayı seçebilir.

Rezervasyon kartında Oda No kutusuna oda numarası elle yazılırsa sistem o odayı derhal bloke

eder. Eğer bu işlem konaklayan listesindeki bir kartın içinde yapılırsa sistem bunu oda değişimi

olarak algılar ve kullanıcıya teyit için soru yöneltir. Her iki durumda da boş oda listesinin açılarak

uygun odaların seçilmesi tavsiye edilir.

Sistem Boş Oda ekranında OOI veya OOO oda seçilmek istenmesi durumunda o odaların Kapalı

veya Arızalı statüsünde olduklarından dolayı seçilemeyecekleri konusunda kullanıcıları uyarır

(Bu opsiyon parametriktir ve standart olarak seçilemez konumunda kullanıcılara sunulur).

Oda Blokajını SabitleOda Blokajını SabitleOda Blokajını SabitleOda Blokajını Sabitle = Super Blok. Oda numarası seçildikten sonra bu kutunun işaretlenmesi

durumda sistem yetkili kişiler dışında hiç kimsenin oda blokajını değiştirmesine izin vermez.

Page 66: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

66/158

Check InCheck InCheck InCheck In iiiişşşşlemlerilemlerilemlerilemleri

Rezervasyonu CheckRezervasyonu CheckRezervasyonu CheckRezervasyonu Check----inininin’’’’e alma ie alma ie alma ie alma işşşşlemi lemi lemi lemi

Oda belirlenmesi ve Oda DurumuOda belirlenmesi ve Oda DurumuOda belirlenmesi ve Oda DurumuOda belirlenmesi ve Oda Durumu

Misafirler giriş işlemlerini gerçekleştirmek üzere deske geldiklerinde misafirlerin

rezervasyonlarını süzme satırlarımızdaki gerekli alanlara sözkonusu veriyi yazarak ekranımıza

getirebiliriz. İsim, Soyadı, Voucher numarası gibi veriler Başında “%%%%” işareti ile gerekli kolona

yazılarak rezervasyon aranabilir.

Oda seçimi daha önceki bölümde açıklanmıştı. Oda seçildikten sonra odanın durumu üst barda

bulunan Oda Durum Göster kutucuğu işaretlenerek aktif hale getirilir ve listede Oda numarası

yanında Oda durum kolonu belirir. Kullanıcılar odanın durumuna göre gerekli işlemleri

yapabilirler.

Misafir Profili GüncellemeMisafir Profili GüncellemeMisafir Profili GüncellemeMisafir Profili Güncelleme

Misafir isminin yanındaki kutucuğa tıklanarak profil içinden güncelleme yapılabilinir. Sistem

profil içerisine girmeden isim ve soyad kısmına yazılmış olan hiçbir veriyi kayıt altına almaz ve

Page 67: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

67/158

Profil ID’si 0 ya da boş olarak kalır. O rezervasyona mahsus olmak üzere isim ve soyad ekranda

durur ama misafir için otelde herhangi bir profil açılmış sayılmaz.

Misafir kimliklerini tarama ve kayıt etme Misafir kimliklerini tarama ve kayıt etme Misafir kimliklerini tarama ve kayıt etme Misafir kimliklerini tarama ve kayıt etme

Daire içerisine alınmış olan oka tıklanarak misafir kartındaki gizli bölme açılır ve tarama

bölmesi ekrana getirilir. Bu bölümde bilgisayarımıza bağlı olan bir scanner vasıtasıyla misafirin

kimliğinin ön ve arka yüzleri taranarak profilinin altında kayıt altına alınarak silininceye dek

sistemde saklanır.

Daha detaylı bilgi Misafir Kartları bölümünde açıklanmıştır Bknz. Misafir Kartları. C-2.10.

Page 68: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

68/158

Check in iCheck in iCheck in iCheck in işşşşlemlerini sonlandırma lemlerini sonlandırma lemlerini sonlandırma lemlerini sonlandırma

Ödeme detayları sisteme girilir.

Eğer işletme online bankacılık sistemiyle entegreli olarak çalışıyorsa, Elektra v.3 bankadan

otomatik olarak provizyon alma özelliğine sahiptir. Bu durumda konaklama ve öngörülen ekstra

harcama bedeli için Elektra otomatik olarak önprovizyon alır ve rezervasyon kartına işleyerek

misafirin limitini o meblağ kadar açar.

Bu adımlar da tamamlandıktan sonra rezervasyon kartı kayıt edilir. Bu adımlar da tamamlandıktan sonra rezervasyon kartı kayıt edilir. Bu adımlar da tamamlandıktan sonra rezervasyon kartı kayıt edilir. Bu adımlar da tamamlandıktan sonra rezervasyon kartı kayıt edilir.

Konaklama Kartı BasımıKonaklama Kartı BasımıKonaklama Kartı BasımıKonaklama Kartı Basımı

Her adım gerçekleştirildikten sonra ve misafirin tüm bilgileri sisteme tanımlandıktan sonra

konaklama kartının çıktısı alınarak misafire imza için sunulabilir.

Girilmiş olan tüm misafir bilgileri konaklama kartında yer almaktadır.

Page 69: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

69/158

TÜM BU ADIMLAR BATÜM BU ADIMLAR BATÜM BU ADIMLAR BATÜM BU ADIMLAR BAŞŞŞŞAAAARIYLA GEÇRIYLA GEÇRIYLA GEÇRIYLA GEÇİİİİLDLDLDLDİİİİKTEN SONRA F1 CHECK IN KISAYOLU KTEN SONRA F1 CHECK IN KISAYOLU KTEN SONRA F1 CHECK IN KISAYOLU KTEN SONRA F1 CHECK IN KISAYOLU İİİİLE LE LE LE

REZERVASYON KONAKLAYAN DURUMUNA ALINABREZERVASYON KONAKLAYAN DURUMUNA ALINABREZERVASYON KONAKLAYAN DURUMUNA ALINABREZERVASYON KONAKLAYAN DURUMUNA ALINABİİİİLLLLİİİİR. R. R. R.

Rezervasyon basit bir şekilde rezervasyon ekranına geri alınabilir. Konaklayan ekranındayken

üstteki Diğer İşlemler menüsünden F4 Rezervasyona Geri Al seçeneği ile bu işlem

gerçekleştirilebilir.

Page 70: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

70/158

Konaklayan Ekranı Konaklayan Ekranı Konaklayan Ekranı Konaklayan Ekranı

F F F F 1 1 1 1 –––– İşİşİşİşlem lem lem lem >>>>

Folyo içine girmeden folyoya tek bir işlem girişi yapmak için kullanılır. Detaylı bilgi Folyo

Menüsünde anlatılacaktır.

F 2 F 2 F 2 F 2 –––– FolyFolyFolyFolyoooo >>>>

Kullanıcıları seçili kayıdın folyo hesabına götürür.

F 3 F 3 F 3 F 3 –––– Check OutCheck OutCheck OutCheck Out >>>>

Seçili kayıt için check out işlemine başlar. Eğer folyoda herhangi bir işlem veya bakiye yoksa

rezervasyonu direk check out eder. Ancak işlem varsa bakiyenin kapanması için tahsilat

ekranını açar. Lütfen detaylı bilgi için Check Out İşlemi bölümünü inceleyiniz.

F5 F5 F5 F5 –––– FaturalaFaturalaFaturalaFaturala > > > >

Faturalama işlemi gerçekleştirilir. İlerleyen bölümlerde detaylı bir şekilde anlatılmıştır.

F7 F7 F7 F7 –––– Oda FiyatOda FiyatOda FiyatOda Fiyat >>>>

Gün sonu işlemleri sırasında toplu halde yapılan fiyat basma işlemi, bu fonksiyon kullanılarak

günü kapatmadan seçili kayıt için yapılabilinir. Bu şekilde misafir ayrılmadan önceki gün

faturasını istediği takdirde bu özellik yardımı ile son kalış gününün oda fiyatı bastırırak tüm

konaklama bedeli faturalandırılabilinir.

Page 71: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

71/158

F8 F8 F8 F8 –––– Oda DeOda DeOda DeOda Değğğğiiiişşşşimiimiimiimi >>>>

Oda değişimi 3 şekilde yapılabilir.

Konaklayan ekranında F8F8F8F8----Oda DeOda DeOda DeOda Değğğğiiiişşşşimiimiimiimi menüsünden boş oda listesi gelir ve uygun oda

seçilebilir.

Oda numarası kesin olarak biliniyorsa kart içinde Oda NoOda NoOda NoOda No yazan kutuya oda numarası manuel

olarak yazılabilir. Form ekranında üst barda Oda No Girişi aktif ise (parametriktir) kutucuk

tıklanarak ekran üzerinde kartların içine girmeden oda no kolonuna ve satırlarına tıklayarak

yeni oda numarası elle yazılabilir.

Yeni oda numarası ister manuel ister otomatik olarak seçildikten sonra sistem odanın Check in’i

için teyit alacaktır. Ayrıca eski odanın durumunun da Kirliye alınıp alınmaması için de

konfirmasyon ister. Misafilerin hiç odaya gitmeden odalarını değiştirmeleri durumunda Oda

durumu kirliye alınmaz ama sadece kapısı açılıp içerisine bile bakılması durumunda kirliye alınır

ve kat hizmetlerine odayı tekrar kontrol edip satılabilir onayı vermeleri sağlanır.

Oda değişimlerinde de kullanıcılar zorunlu olarak sebep girmek zorundadırlar. Bu girilmiş olan

sebepler ışığında yönetim gerekli önlemleri alabilir ve memnuniyeti üst düzeylere taşıyabilir.

Page 72: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

72/158

Oda Değişimleri Önbüro menüsü altında Oda Değişim listesinden istenilen tarih aralığında

gerçekleşmiş tüm oda değişimlerini görebiliriz.

F9 F9 F9 F9 –––– Ödeme AlÖdeme AlÖdeme AlÖdeme Al > > > >

Ekrana direk tahsilat ekranını getirerek kullanıcıların folyoya ödeme girmelerini sağlar.

F11 F11 F11 F11 –––– Krediye KaldırKrediye KaldırKrediye KaldırKrediye Kaldır > > > >

Seçili olan kaydın acenta bakiyesini (Konaklama) folyonun içine girmeden direkt olarak acenta

kartına bağlı olan cari hesaba kaldırılmasını sağlar (Bakiye sıfırlanır ancak faturalandırma

işleminin daha sonra manuel olarak yapılması gerekir).

Konaklayan listesinde birden çok kayıt seçilerek bu işlem check out günü gelmiş olan tüm seçili

kayıtlar için uygulanabilir.

DiDiDiDiğğğğer er er er İşİşİşİşlemlerlemlerlemlerlemler

Yeni Folyo Kartı Yeni Folyo Kartı Yeni Folyo Kartı Yeni Folyo Kartı

Standart değerlerle bir hayali Yeni folyo kartı oluşturmak için konaklayan listesinde olmak

gerekir. Yeni folyo kartı aç butonuna tıklandığı anda sistem otomatik olarak oda ve kişi sayısı

“0000” olan bir T Hesap oluşturur. Hesap aynen bir oda hesabı gibi açılır ancak tek farkı sisteme

oda olarak yansımaz ve böylece gün sonunda fazla oda sayısı gösterilmesi engellenir. Karta “TTTT”

ile başlayan herhangi hesap numarası verilir ve acenta olarak T Hesap Acentası seçilir.

T hesap oluşturmanın digger bir yöntemi aynı rezervasyon oluşturur gibi bir kayıt açarak oda ve

kişi sayısını “0000” olarak atayarak oda numarasına T ile başlayan herhangi bir Numara

belirlemektir. Yeni folyo kartı aç fonksiyonunu kullanmak kullanıcılara zaman kazandırması

açısından daha rahat bir yöntemdir.

Page 73: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

73/158

Sistem otomatik olarak açılan T hesapları günün tarihi için açar. Kullanıcılar gerek duyulursa

kaydın içine girerek çıkış tarihini değiştirebilirler.

Folyo Kartı oluşturulup kayıt edildikten sonra kullanıcılar aynen oda hesaplarında olduğu gibi T

hesaplarda arzu ettikleri her işlemi gerçekleştirebilirler. ( Oda değişimi= Folyo Kart no değişimi,

Check out= Folyo Kartı kapatma gibi )

Folyoyu kapatmadan Check Out Et Folyoyu kapatmadan Check Out Et Folyoyu kapatmadan Check Out Et Folyoyu kapatmadan Check Out Et

Elektra folyoyu kapatmadan odayı check out edebilir. Bu fonksiyon misafirlerin odalarını

boşalttıkları ama oteli kullanmaya devam ettikleri durumlarda kullanılabilir. Misafir gün boyu

harcama yapmaya devam eder ve tüm outletlerden misafirin yine oda kartının bağlı olduğu

hesaba ücretler aktarılabilir (Oda no 1503, folyo kapatmadan check out edildiği takdirde folyo

kartı T1503 olarak sistemde devam eder ve 1503 nolu oda başka bir misafir için hazırlanarak

satılabilir).

KesilmiKesilmiKesilmiKesilmişşşş Faturalar Faturalar Faturalar Faturalar

Seçili kayıt için kesilmiş olan faturaları ekrana getirir. Standart olarak tarih filtresi günün tarihini

süzer. Daha önceki bir tarihe gitmek için tarih değiştirilerek FiltreleFiltreleFiltreleFiltrele butonuna basılması

yeterlidir.

FFFF12 12 12 12 –––– Folyo Kilitle / AçFolyo Kilitle / AçFolyo Kilitle / AçFolyo Kilitle / Aç

Folyoya diğer departmanlardan herhangi bir işlem veya harcama girilmesini engellemek

amacıyla kullanılan fonksiyondur. Folyo kilitlendiği anda oda hesabına odadaki PayTV, Telefon,

veya Restorandaki POS cihazlarından herhangi bir harcama aktarılamaz.

Seçili kayıtları Tek bir Folyoya BaSeçili kayıtları Tek bir Folyoya BaSeçili kayıtları Tek bir Folyoya BaSeçili kayıtları Tek bir Folyoya Bağğğğla la la la

Listeden birden çok kayıt seçilerek bu odaların konaklama ücretlerini bir kalemde tek bir

folyoya (odaya) bağlanabilir. Bu işlem genellikle grup konaklamalarında tüm grup odalarının

konaklama Ücretlerini grubun T folyosuna aktarmak için uygulanır.

Page 74: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

74/158

FolyFolyFolyFolyoooo EkraEkraEkraEkranınınını

Folyo misafirin gelişinden önce, konaklaması esnasında yada ayrıldıktan sonra da kullanılabilir.

Konaklama ücreti her zaman Acenta penceresinde, misafirlerin ekstra harcamaları ise Extra

penceresinde basılır ve görüntülenebilir. ( Sistem standartı – Routing yapılmadığı sürece)

Rezervasyon kartında farklı bir ödeyen türü seçersek ( Acenta, Misafir ) olarak, harcamalar

misafir folyosunda gerekli pencereye düşer. Acenta seçildiği takdirde misafirlerin önüne

yanlışlıkla Konaklama ücretinin sunulmasını engellemek amacıyla kullanıcılar folyoya giriş

yaparken folyo standart olarak ekrana Extra penceresi açılır. Ödeyen türü Misafir seçildiği

takdirde kullanıcıların önüne ‘Hepsi’ penceresi gelecektir.

Kullanıcılar folyonun içerisine girmeden de misafirin hesabına bir işlem aktarabilir. Ekran

üstündeki menüde F1 İşlem tuşuna basılması yeterli olacaktır.

Folyo ekranına ulaşmak için;

Oda veya T Hesap hala beklenen rezervasyon durumundaysa Önbüro İşlemleri menüsü altında

Folio İşlemleri seçeneğine tıklamak yeterlidir.

Page 75: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

75/158

Konaklayan durumundaki bir rezervasyonun folyosuna kısaca F2 Folyo tuşuna basılarak

girilebilir.

Folyo KartıFolyo KartıFolyo KartıFolyo Kartı

Page 76: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

76/158

F1 F1 F1 F1 –––– İşİşİşİşlem Transferlem Transferlem Transferlem Transfer > > > >

Seçili olan işlem/işlemlerin diğer bir oda hesabına aktarılması için kullanılır. Birden fazla kayıt

seçmek için CTRLCTRLCTRLCTRL tuşunu kullanınız. Ya da Ctrl ACtrl ACtrl ACtrl A tuşu ile tüm kayıtları seçili yapınız

Folyo içerisinde işlem seçerek F1’e bastığımızda sistem otomatik olarak işlemin transfer

edileceği odanın ve misafir isminin sorulduğu bir pencere açar.

Gerekli kayıt seçildikten sonra Transfer Et tuşuna basılarak çıkan kutucuğa transfer sebebi

yazılır ve işlem tamamlanır. Yazmış olduğumuz transfer sebebi transfer dilmiş olduğu oda

numarası ile birlikte işlemin açıklama kolonunda belirecektir.

F2 F2 F2 F2 –––– KiKiKiKişşşşi Transferi Transferi Transferi Transfer > > > >

Seçili kayıt/ları aynı folyo içinde diğer pencelere taşır (Acenta, Ekstra, Misafir 1,2,3,4,5).

Folyo işlemlerini aynı oda hesabı içerisinde farklı pencerelere taşıyarak misafirler arasında

ayırabilir veya Acenta ya da Misafir tarafına kısa yolla faturalandırabiliriz. Aynı odada

konaklayan 2 veya daha fazla misafirin bir harcamayı paylaşmak istedikleri durumlarda da

kullanılabilir. Bknz: “İkiye ayır”

Page 77: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

77/158

F3 F3 F3 F3 –––– Check OutCheck OutCheck OutCheck Out > > > >

Check out işlemi seçildiği zaman sistem adım adım kullanıcıları yönlendireceği çıkış işlemlerine

başlar. Bu işlemler sırasıyla;

--Check out günü o günden farklı ise check out işleminin gerçekten başlatılmak istenip

istenmediği (erken çıkış olduğu seçilirse sistem misafirin çıkış gününü otomatik olarak o güne

çeker ve erken çıkış sebebinin yazılması için ufak bir pencere açar).

--Rezervasyon kartında Check Out notu yazan yerde bir not varsa onu ekrana getirir

--Tahsilat ekranını açar

--Fatura ekranını açar ve faturanın kesilmesi ile birlikte folyodaki tüm işlemler pembe renge

dönüşür ve oda Ayrılan listesine aktarılır.

F4 F4 F4 F4 ––––Hesap KapatHesap KapatHesap KapatHesap Kapat >>>>

Misafirin bakiyesini hiçbir soru sormadan kapatır. ( Bulunan pencereye göre tahsilat departmanı

değişir, Acenta penceresinde CITY LEDGER, Extra ve Hepsi pencerelerinde ise CASH olarak

belirlenmiştir.

Page 78: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

78/158

FFFF5 5 5 5 –––– FaturaFaturaFaturaFatura > > > >

Bakiyesi sıfırlanmış olan bir folyonun faturalama işlemini başlatır. Bknz: Fatura İşlemleri

F6 F6 F6 F6 –––– İşİşİşİşlem Yazdırlem Yazdırlem Yazdırlem Yazdır > > > >

Tüm işlemlerin detaylarını yazdırabileceğimiz ekranı açar.

Herhangi bir POS cihazından oda hesabına basılmış olan işlemin orjinal adisyonunu da

görebilmemiz mümkündür. İşlemi seçip Detaya tıklayarak açılan işlem penceresinde alt

bölümdeki Adisyon Göster butonu vasıtasıyla Adisyona ulaşabiliriz.

F9 F9 F9 F9 –––– TahsilatTahsilatTahsilatTahsilat >>>>

Tahsilat ekranı açılır. Açılan pencerede tahsilatı yapılmak istenen pencereye göre seçin

yapılabilinir.

Page 79: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

79/158

F11 F11 F11 F11 –––– Gelir Gelir Gelir Gelir İİİİadeadeadeade >>>>

Seçili olan işlemi otomatik olarak aynı departman ve gelir grubuna iade eder. İade işlemi için

sebep girmek

zorunludur.

İşlem iadeleri ve

düzeltmeleri ayrıca

folyoya işlem ekleme

ekranından da,

tahsilat ekranından da gerçekleştirilebilir. En önemli nokta, iade ve düzeltme işlemlerinde ““““EEEE””””

ibaresi kullanılmalıdır.

İİİİkiye Ayırkiye Ayırkiye Ayırkiye Ayır

Kullanıcılar ikiye ayırılmasını istedikleri işlemi seçip “İİİİkiye Ayırkiye Ayırkiye Ayırkiye Ayır” butonuna tıklayarak işlemi

gerçekleştirebilirler.

İlk aşamada sistem kullanıcıya ayrılacak olan miktarın hangi pencereye aktarılmasını

istediklerini sorar.

Page 80: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

80/158

İkinci aşamada sistem otomatik olarak seçili işlemin yarısını ekrana getirir. Kullanıcılar

ayrılması istenilen rakamı manuel olarak değiştirebilirler.

DiDiDiDiğğğğerererer >>>>

KesilmiKesilmiKesilmiKesilmişşşş Faturayı GösterFaturayı GösterFaturayı GösterFaturayı Göster

Bu seçenek ile daha önceden kesilmiş olan faturaya ulaşılabilir. Folyo ekranında satır renkleri

pembe olan işlemler faturalandırılmış demektir.

Fatura adres değişikliği gibi basit değişiklikler

yapılarak yeniden kesilebilir veya iptal edilerek

baştan düzenlenebilir.

Page 81: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

81/158

Sistem geçmiş günlere ait işlemlerde veya rengi pembeye dönmüş yani faturalandırılmış

işlemlerde değişiklik yapmak seçeneğini güvenlik sebebiyle kapalı tutar.

F10 F10 F10 F10 –––– Guest RefundGuest RefundGuest RefundGuest Refund >>>>

Bu seçeneğin kullanılabilmesi için folyoda misafirden alınmış bir tahsilat bulunması

gerekmektedir. Misafire iade tuşuna basıldığı takdirde sistem sebebini sorarak seçili işlemi

eksiler. Çıktısı alınarak misafirin imzasına sunulabilir.

PaPaPaPaid Out id Out id Out id Out > > > >

Bu işlem misafirlerin hesabından onların adına harcanan (gazete, dergi, sigara vb.) veya bazı

ihtiyaçlar sebebiyle kendilerine verilen parayı (havaalanı taksi ücreti, nakit para vb.) sistemde

kayıt altında tutabilmek için kullanılır (sebep girmek zorunludur).

Seçili Seçili Seçili Seçili İşİşİşİşlemin Açıklamasını Delemin Açıklamasını Delemin Açıklamasını Delemin Açıklamasını Değğğğiiiişşşştirtirtirtir >>>>

Kullanıcıların seçili olan işlemin açıklama bölümüne yeni bir açıklama girmelerini veya varolan

açıklamayı değiştirmelerini sağlar. ( sadece günlük kayıtlar için geçerlidir )

Otomatik Otomatik Otomatik Otomatik İİİİndirim ve Düzeltndirim ve Düzeltndirim ve Düzeltndirim ve Düzeltme me me me >>>>

İşlemin indirim mi düzeltme mi olduğu seçilir (seçilen değer işlemin açıklama kısmına otomatik

olarak düşer) İndirim veya düzeltmenin hangi departmanlara ve gelir gruplarına uygulanacağı

seçilir. Ve yan tarafa indirim tutarı veya oranı tanımlanır, hesapla dedikten sonra pencerenin alt

bölümündeki zorunlu açıklama alanı doldurularak İndirim ve Düzeltmeleri Yap butonu ile işlem

gerçekleştirilir.

Page 82: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

82/158

Kullanıcılar harcamaları ayrı ayrı pencerelere taşıyıp, ikiye bölüp, her pencere içerisinde ayrı ayrı

otomatik indirim ve düzeltme tanımlayabilirler.

Kur Farkını KapatKur Farkını KapatKur Farkını KapatKur Farkını Kapat

Folyoya basılmış olan harcamaların farklı günlerdeki döviz kurları üzerinden basılmış olmaları

sebebiyle bazen TL olarak girilmiş olan tutar ufak da olsa folyo içerisinde bakiye bırakmaktadır.

Bu gibi durumlarda Kur farkı kapat seçeneği ile folya bakiyesi sıfırlanabilir.

KDV Toplamını göster KDV Toplamını göster KDV Toplamını göster KDV Toplamını göster

KDV den muaf olan misafirlerin KDV oranı düşülmüş bakiyesin hesaplayabilmek için

kullanılabilir.

KDV Toplamını iade etKDV Toplamını iade etKDV Toplamını iade etKDV Toplamını iade et

KDV den muaf olan misafirlerin folyolarında bu opsiyonu kullanarak misafirlere KDV oranı

yansıtılmadan fatura kesilebilir. KDV Muafiyetinin çalışması için KDV Muafiyeti Departman Kodu

oluşturulmalı ve Konfigurasyon Tablosundan KDV oranı tanımlanmalıdır.

İİİİndirim Tanımlarındirim Tanımlarındirim Tanımlarındirim Tanımları (Arka Büro)(Arka Büro)(Arka Büro)(Arka Büro)

İndirim için bir isim belirlenerek (grup konaklamalarında grup ismi seçilebilir) indirimin

başlangıç ve bitiş tarihi seçilir, uygulanmasına izin verilecek olan saat aralığı verilir, hangi

departman ve alt gelir gruplarına uygulanacağı seçilir. İndirim tanımı acenta, misafir grubu,

kaynak ve market kodu, rezervasyon grubu ya da misafirin geliş sayısına göre uygulanabilir.

Herhangi bir grup veya acenta tanımlanmazsa o indirim o tarihte ve saat aralığında otelde

Page 83: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

83/158

konaklayan tüm hesaplara uygulanır! Uygulama önceliği de belirlenerek, Aynı grup için farklı

indirimler tanımlandığında hangi indirimin geçerli olması gerektiği belirtilir.

FaturaFaturaFaturaFatura

Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek

--Check out işlemine başlandığında sistem folyo içerisinde bir işlem olup olmadığını algılayabilir

ve şayet yoksa kullanıcıya yine de check out etmeyi isteyip istemediğini sorar ve Evet cevabı ile

hesabı direk check out edebilir.

--Bakiyenin sıfır olduğu durumlarda fatura folyonun içerisine girmeye gereksinim olmadan

düzenlenip yazdırılıabilir.

--Folyoda bakiye mevcutsa folyoyu açabilir, bakiyeyi gerekli işlemle sıfırlayabilir ve

faturalandırma ekranına geçilebilir.

Page 84: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

84/158

--İlk açılan pencerede faturanın folyonun içindeki hangi pencereye, ve hangi adrese (Acenta veya

Misafir) düzenleneceği sorulacaktır. Daha önceki anlatılan konularda rezervasyon alındığı

esnada Ödeyen tipinin misafir olarak seçilmesi durumunda işlem zincirleme olarak bu sahfaya

kadar gelmekte ve işlemleri hızlandırmak için kullanıcıya ekranı hazırlamaktadır. Misafir veya

acenta adres bilgisinin doğruluğu Fatura Adres Bilgilerini Göster butonu ile kontrol edilebilir. Bu

butona basıldığında Misafir / Acenta profil kartı açılır.

--Bu adımdan sonra ana faturalandırma ekranına geçilir. Kullanıcı bu ekranda son değişiklikleri

yaparak (adres, ünvan, vergi dairesi & numarası değişikliği, fatura tarihi, vade tarihi, fatura nosu

vb.) faturayı yazdır seçeneği ile hem matbu evrağa çıktısını alabilir, hem de faturayı kayıt

edebilir.

Page 85: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

85/158

--Misafirin daha önceki konaklamalarından fatura adresi mevcut ise ekranda görünen bölümden

adres bilgileri yeniden ekrana getirilebilir.

--Fatura numarası değişikliği yapılmak istendiğinde (farklı bir sıra numarası verilmek

istendiğinde) “Fatura No Düzenle” butonuna basılarak son kullanılan fatura numarası üzerinden

yeni sıralandırma yapılır.

--Kullanıcılar gerekli olduğu durumlarda ise İptal seçeneği ile faturayı iptal edebilirler.

Page 86: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

86/158

--Tüm kayıt altına alınmış olan faturalar ana ekranda F8 tuşuna basılarak gerekli taih aralığı

filtrelenerek incelenebilir veya gerekli değişiklikler yapılabilir.

--Folyo ekranında harcamalar hangi pencereye işlenmişse bakiye o ekranda kapatılarak fatura

kesilmeye çalışıldığında sistem otomatik olarak misafirin fatura adresini getirir. Acenta

penceresinde yapılan işlemler içinse direk Acentanın fatura adresi karşımıza gelir.

--Gerekli olduğu durumlarda harcamaları ikiye ayırarak 2 farklı fatura hazırlayabiliriz.

Toplu Fatura HazırlamaToplu Fatura HazırlamaToplu Fatura HazırlamaToplu Fatura Hazırlama

Fatura listesinde ekle denilirek yeni fatura kaydı açılır. Açılan kayıtta Acenta Unvanı seçilir.

Fatura türü belirlenerek Acenta Fatura Hazırla Tuşu’na basılır. Açılan pencereden ilgili

rezervasyonlar toplu halde seçilerek F5 Gün Detaydan Hazırla ya da F7 Folyodan Fatura Aktar

tuşları ile seçili kayıtlar fatura kartına taşınır.

Page 87: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

87/158

Faturada gerekli değişiklikler ve düzenlemeler yapıldıktan sonra yazdır tuşuna basılarak fatura

çıktısı alınır.

ManuManuManuManueeeel l l l Fatura DüzenlemeFatura DüzenlemeFatura DüzenlemeFatura Düzenleme

Önbüro veya muhasebe departmanları bu panel üzerinde sıfırdan fatura düzenleyebilirler. Fatura

listesine ana ekranda F8’e basılarak ulaşılabilir. Açılan pencerede “EkleEkleEkleEkle” diyerek boş bir fatura

formatı açılır ve gerekli bölümler doldurularak fatura yazdırılabilir.

ProProProProformformformforma Fatura a Fatura a Fatura a Fatura

Acentalardan veya şirketlerden ödeme talep edebilmek amacıyla preforma fatura düzenleyip

taraflarına gönderebiliriz. Bunun için Arka Büro � Proforma Fatura Listesi ekranına gidilerek

ekle tuşuna basılır. Aynı Acenta Faturasında uygulanan işlemler uygulanır.

Page 88: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

88/158

Page 89: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

89/158

CheckOutCheckOutCheckOutCheckOut İşİşİşİşlemilemilemilemi

HızlıHızlıHızlıHızlı Check Out Check Out Check Out Check Out

Daha önce de belirtildiği gibi check out işlemine başlamak oldukça kolaydır. Konaklayan

ekranında söz konusu kayıt seçili iken F3 tuşuna basarak check out adımlarına başlayabiliriz.

Bu adımlar sırasıyla;

--Check out günü o günden farklı ise check out

işleminin gerçekten başlatılmak istenip istenmediği

(erken çıkış olduğu seçilirse sistem misafirin çıkış

gününü otomatik olarak o güne çeker ve erken çıkış

sebebinin yazılması için ufak bir pencere açar)

--Rezervasyon kartında Check Out notu yazan yerde

bir not varsa onu ekrana getirir

--Eğer bakiye sıfır ise check out işlemine devam eder, eğer bakiye varsa tahsilat ekranını açarak

gerekli işlemin yapılmasını bekler.

--Bakiye sıfırlandıktan sonra Fatura ekranını açar ve faturanın kesilmesi ile birlikte folyodaki

tüm işlemler pembe renge dönüşür ve oda Ayrılan listesine aktarılır.

Bakiyenin sıfırlanmasından sonraki adım faturalandırma safhasıdır.

Page 90: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

90/158

Bu adımda Misafir ve Acenta (Şirket) faturalarını ayırabiliriz. Tüm harcamalar misafir tarafından

ödeniyorsa fatura direk misafirin adına kesilebilir. Şayet tüm harcamalar acenta tarafından

ödeniyorsa direk acenta penceresinden faturalandırma işlemi gerçekleştirilebilir.

Faturanın yazdırılmasından önce fatura ekranında son değişiklikler yapılır ve yazdır seçeneği ile

fatura kayıt altına alınır. Eğer kesilen fatura Acenta faturası ise sonra muhasebe departmanında

faturalar entegre edilirken zorluk yaşanmaması amacıyla üst satırdaki Firma bölümünden

Acentanın bağlı bulunduğu Cari Hesap seçilmelidir .

Konaklayan ekranında birden çok kayıt seçilerek F3 ile check out edilebilir.

Page 91: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

91/158

Folyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesiFolyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesiFolyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesiFolyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesi

Elektra folyoyu kapatmadan oda check out edebilir. Bu fonksiyon misafirlerin odalarını

boşalttıkları ama oteli kullanmaya devam ettikleri durumlarda kullanılabilir. Misafir gün boyu

harcama yapmaya devam eder ve tüm outletlerden misafirin yine oda kartının bağlı olduğu

hesaba ücretler aktarılabilir.

Oda no 1068, folyo kapatmadan check out edildiği takdirde folyo kartı T1068 olarak sistemde

devam eder ve 1068 nolu oda başka bir misafir içİn hazırlanarak satılabilir

Herhangi bir Check out mesajı varsa sistem mesajı ekrana uyarı penceresi olarak getirecektir.

Check out işlemi tamamlanması ile sistem odadaki tüm oda harcama departmanları otomatoik

olarak kilitlenecektir (Pay TV, Santral, vb.).

Page 92: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

92/158

Resepsiyon MenüsüResepsiyon MenüsüResepsiyon MenüsüResepsiyon Menüsü

Konaklayan Listesi Konaklayan Listesi Konaklayan Listesi Konaklayan Listesi

Otelde o anda konaklayan tüm odaların ve aktif olan T hesapların bulunduğu listeyi açar.

YeniYeniYeniYeni Check InCheck InCheck InCheck In

Konaklayan ekranında Yeni Check in seçeneği seçilmesi durumunda açılan rezervasyon kartını

doldurarak yeni bir konaklayan oda ekleyebiliriz.

Hızlı POS CartHızlı POS CartHızlı POS CartHızlı POS Cart HazırlamaHazırlamaHazırlamaHazırlama

Kullanıcıların misafirler için, cari hesap sahibi olan şahıslar için (personel, yönetim ofisleri,

dükkan kiracısı vb.) satış noktalarında kullanılmak üzere kart hazırlamaları için kullanılır.

Sıra 1: Asıl oda sahibi misafirin kartı, Sıra 2 ve sonrası: asıl oda sahibinin beraberinde

konaklayan misafirlerin kartlarıdır.

Page 93: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

93/158

Kayıp ve Bulunan ListesiKayıp ve Bulunan ListesiKayıp ve Bulunan ListesiKayıp ve Bulunan Listesi

Kayıp ve bulunan tüm eşyaların kayıt altına alınarak takibinin yapıldığı paneldir.

Arıza ve Arıza ve Arıza ve Arıza ve ŞŞŞŞikayet Takipikayet Takipikayet Takipikayet Takip ListListListListesiesiesiesi

Kullanıcılar bu panel vasıtasıyla yeni arıza veya şikayet kartları açabilir ve takibini

yapılabilirsiniz. Herhangi bir departmandan rahatlıkla açılabilen bu pencerede tüm kayıtlar tek

bir merkezde toplanarak işlerin çözünlenip çözümlenmediği, ne aşamada olduğu, kim

tarafından takip edildiği ya da çözümlenmesi için ne gerektiği gibi açıklamalar da

girilebilir.

Page 94: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

94/158

UyandırmaUyandırmaUyandırmaUyandırma ListListListListesiesiesiesi

Teker teker odalara uyandırma girilebileceği gibi Konaklayan ekranındayken diğer işlemler

menüsünden Toplu Uyandırma seçeneği kullanılarak da birden çok odaya uyandırma

tanımlanabilir. Uyandırmaları girerken açıklamalar da yazılabilir. Yazılmış olan açıklamayı

uyandırma listesi ana ekranında görebiliriz. Uyandırma girilen oda oda değişimi yaptığında

listede de yeni odası aktif olacaktır. Santralle uyumlu ve gereken entegrasyon sağlanmış ise

misafirin yeni odasında uyandırma aktif olacaktır.

Oda DeOda DeOda DeOda Değğğğiiiişşşşimimimim ListListListListesiesiesiesi

Otelde yapılan tüm oda değişimlerinin eski oda numarası, yeni oda numarası, oda değişim

sebebi gibi bilgilerle kayıt altında tutulduğu listedir. Burda girilmiş olan sebepler sayesinde

Yönetim fazlasıyla oda değişimi yapılan odalarla ilgili müdahalede bulunabilir ve gerekli

önlemleri alabilir.

Page 95: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

95/158

Planlanan Oda DePlanlanan Oda DePlanlanan Oda DePlanlanan Oda Değğğğiiiişşşşimleriimleriimleriimleri

Bu panelde en çok dikkat edilmesi gereken husus, planlamaya alınmış olan yeni oda numarası

envanterden düşer ve satışa kapatılır. Yeniden satışa açılması için listeye girilip kaydın silinmesi

gerekmektedir.

Kullanıcı Oda Değişim tarihini ve ve biliniyorsa zamanını girmelidir (resepsiyonun ve oda

hizmetlerinin operasyonunu rahatlatır), , , , eski oda numarası ve yeni oda numarası da girilerek

değişim istenmesinin sebebibinin de yazılmasının ardından kayıt edilerek yeni odanın hazır

olacağı zaman beklenir.

AyrılıAyrılıAyrılıAyrılışşşş TaTaTaTarihi Derihi Derihi Derihi Değğğğiiiişşşşim Tablosuim Tablosuim Tablosuim Tablosu

Bu sekme erken çıkış notları ile entegre çalışmaktadır. Kullanıcılar check out günü o gün

olmayan bir rezervasyonu check out etmeye çalıştıklarında sistem kullanıcıya rezervasyonu

gerçekten check out edip etmek istemediğini sorar ve cevap evet ise otomatik olarak check out

Page 96: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

96/158

gününü öne çeker bununla birlikte erken çıkışın sebebinin girilmesi için zorunlu bir açıklama

penceresi açılmaktadır. Bu liste sayesinde erken çıkışların sebepleri kayıt altında tutularak

takibi ve kontrolü sağlanabilir ve gerekli önlemler ve müdahaleler yerine getirilebilir.

ÖnKasa ÖnKasa ÖnKasa ÖnKasa İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri

Işlem ve ana kasa detaylarını bu menüden görebiliriz.

Kasa Defterleri Kasa Defterleri Kasa Defterleri Kasa Defterleri

Tüm kasiyerlerin detaylarının bulunduğu ana ekrandır. Sol üst bölümden kasiyerler teker teker

seçilerek her birinin işlemleri ayrı ayrı görülebileceği gibi tüm liste açılarak da liste çıktısı

alınabilir. Kasa defterleri günlük olarak çalışır. Geçmiş kayıtlar görüntülenmek istenirse Raporlar

Page 97: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

97/158

Menüsü altında > Kasa Raporları > Eski Kasa Defterleri menüsünden açılabilir. Listedeki

herhangi bir satırın üzerine gelip “DetayDetayDetayDetay” tuşuna basıldığında o tutarı oluşturan detaylar görünür.

Kasa Defterlerine ana ekranda F6 ile ulaşılabilir.

F1 F1 F1 F1 Oda TahsilatOda TahsilatOda TahsilatOda Tahsilat

Direk Folyo Tahsilat ekranını açar ve kullanıcının hesaba bir ödeme işlemi girmesini sağlar.

F2 F2 F2 F2 Kasa Avans / DevirKasa Avans / DevirKasa Avans / DevirKasa Avans / Devir

Tüm kasiyerlerin kasa avanslarını girebilmek amacı ile Ana kasada görevli ve yetkili olan

kullanıcı tarafından kullanılır.

F3 Döviz BozdurmaF3 Döviz BozdurmaF3 Döviz BozdurmaF3 Döviz Bozdurma

Kullanıcılar bu menüden döviz bozabilirler. Alınan ve verilen döviz türünü ve tutarını seçtikten

sonra oda numarasını da yazarak (zorunlu) döviz bozdurma işlemi sonlandırılır.

Page 98: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

98/158

Toplu Toplu Toplu Toplu İşİşİşİşlem Girilem Girilem Girilem Girişşşşi i i i

Bu fonksiyon birden fazla işlemi arka arkaya girebilmek için faydalıdır. Folyolardan çıkıp yeniden

ekranlar arasında gezinerek yeni folyoları açıp işlemleri sürekli tekrarlamak yerine hepsini tek

bir listede sırayla girebiliriz. Ya da gün içerisinde yapılan işlemlerin kontrolü ve düzeltmesi bu

ekrandan yapılır.

Liste filtrelenmiş olan tarih aralığında tüm departmanlara basılmış olan işlemleri

göstermektedir

Page 99: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

99/158

Günlük Kur GiriGünlük Kur GiriGünlük Kur GiriGünlük Kur Girişşşşi i i i

Sistem gün sonu işlemleri sırasında otomatik olarak günlük kurları internete bağlanarak Merkez

Bankasının web sitesinden alır ve yeni gün için tanımlar. Farklı kurların kullanılması gerektiği

durumlarda günlük kur girişi menüsünden gerekli değişiklikler uygulanabilir.

DepozDepozDepozDepozit it it it Tanımları ve Otel Depozit Listesi Tanımları ve Otel Depozit Listesi Tanımları ve Otel Depozit Listesi Tanımları ve Otel Depozit Listesi

Resepsiyon veya diğer departmanlar tarafından misafirlere depozito karşılığında verilen ürünler

ve fiyatları Önkasa > Depozit İşlemleri > Depozit tanımlarından sisteme tanımlanabilir.

DepoDepoDepoDepozit izit izit izit işşşşlemlerilemlerilemlerilemleri

Depozitler sisteme tanımlandıktan sonra kullanıcılar odaya yeni bir depozit işleyebilir veya

varolan depozitleri bu listeden görerek seçim yapabilirler.

Page 100: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

100/158

Ayrıca depozit listesine girmeden de depozit işleme şansımız vardır. Konaklayan listesinde Diğer

işlemler üst menüsünden ‘Yeni Depozit Girişi’ seçeneğine tıklanarak Depozit işlemi penceresi

açılabilir ve gerekli depozit odaya işlenebilir.

Page 101: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

101/158

Herhangi bir odaya depozit tanımlandığında, oda check out edilmeye çalışılırsa ekranda bir uyarı

mesajı görünür ve depozitin iade edilmesinin istenip istenmediğini sorar.

Page 102: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

102/158

Gün Gün Gün Gün Sonu İSonu İSonu İSonu İşşşşlemleri lemleri lemleri lemleri

Gün sonu işlemleri Sistem menüsünün altında Gün Sonu işlemleri sekmesinden başlatılır.

Gün kapatılmadan önce Gün Sonu Raporları alınmalıdır.

Page 103: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

103/158

.

Henüz giriş yapmamış olan rezervasyonları No Show listesine gönderir. Yeni gün açıldıktan sonra

listede bulunan odalar için verilen karara göre işlem yapılabilir. No Show ücreti basılabilir veya

No Show oda üst menüden F2 Rezervasyona Geri Al diyerek kayıt rezervasyona geri taşınabilir

(giriş ve çıkış tarihlerini güncellemek gerekmektedir).

Veya henüz giriş yapmamış olan odaları İptal Rezervasyonlar listesine gönderir. Giriş yapmamış

odaların sistemde otomatik olarak hangi statüye düşecekleri Parametrik bir ayardır ve

Konfigürasyon tablosundan tanımlanabilir.

O gün çıkış yapması beklenen ama henüz ayrılmamış olan oda hesaplarının ya ayrılış günlerinin

uzatılması için uyarı verir. Bu işlevin çalışabilmesi için konfigrüsyon tablosunda “Check out Check out Check out Check out

olmamıolmamıolmamıolmamışşşş konaklamaları uzatkonaklamaları uzatkonaklamaları uzatkonaklamaları uzat” parametresinin aktfi olması gerekmektedir. Seçili olmadığı

durumlarda sistem gün sonu işlemi sırasında işlemi durdurur Sistemde hala check out

etememiş odalar bulunmaktadır. Lütfen Check out işlemlerini sonuçlandırıp gün kapatma

işlemine tekrar başlayınız’ diye bir uyarı verir ve kullanıcı gerekli işlemleri yerine getirmeden gün

kapatma devam etmez.

Bir sonraki günün döviz kurlarını otoamatik olarak merkez bankası web sitesinden indirir ve

sisteme tanımlar.

Kullanıcıların kasa avanslarını yeni gün için yeniden tanımlar.

Tüm raporların alındığından emin olunduktan sonra Sistem > Gün sonu işlemleri > Günü Kapat

seçeneğinden gün kapatma işlemleri başlatılabilir

Sistem bu işlem sırasında otomatik olarak kendini yedekler.

Günlük Cash Folyoları arşive kaldırır.

Check out olmuş folyoları arşivler.

Page 104: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

104/158

Kat Hizmetleri Kat Hizmetleri Kat Hizmetleri Kat Hizmetleri İşİşİşİşlemleri lemleri lemleri lemleri

Odalarla ilgili tüm teknik işlemler, kayıp ve bulunan eşyaların kayıt altına alınması ve takip

işlemleri, odaların temizlik planlaması, odaların durum kontrolleri ve sisteme tanımlanması

işlemleri, ve uyuşmazlık raporu gibi işlemler bu modül altında uygulanıp takip edilmektedir.

Page 105: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

105/158

OdaOdaOdaOda ListListListListeeee > > > >

Oteldeki tüm odaların tipleri, yatak tipleri, konumları, varsa konaklayan misafir ismi, odaların o

andaki durumları gibi bilgilerle gösterildiği listedir.

Blokaj TablosuBlokaj TablosuBlokaj TablosuBlokaj Tablosu (Yeni(Yeni(Yeni(Yeni) > ) > ) > ) >

Tüm odaları bir Rack Tablo üzerinde görerek çeşitli işlemler yapabileceğimiz bir tablodur.

Ekranın üst bölümünde bulunan tablonun sol kolonunda odaların numaraları ve yatak tipleri ve

o andaki durumları ile üst satırda tarihleri görebiliriz. Bu tabloda misafirlerin rezervasyonlarını

farklı günlere taşıma, gün uzatma & kısaltma ve oda değişiklikleri gibi işlemleri rahatça

ekranda görüp gerçekleştirebiliriz.

Page 106: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

106/158

BoBoBoBoşşşş Oda Oda Oda Oda ListListListListesiesiesiesi > > > >

Otelde o andaki tüm Boş Odaların görülebileceği listedir. Daha önceki bölümlerde Oda

Numarası Atanması olarak anlatılan bölümlerde bu konuya da değinmiştik. Ekrandaki seçme

kutucukları ve satırları kullanarak, tüm odalarınızı, boş odalarınızı ya da boş ve blokesiz

odalarınızı görebilmeniz mümkündür.

Page 107: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

107/158

RackRackRackRack Oda Tablosu (Oda Tablosu (Oda Tablosu (Oda Tablosu (Room Rack)Room Rack)Room Rack)Room Rack) > > > >

Odaların bir tablo üzerinde tüm özellikleriyle görüntülenebileceği bir ekrandır. Oda durumları

sembollerle gösterilmektedir. Odaların giriş çıkış işlemleri de bu tablodan yapılabilir. Söz konusu

odanın üzerine gidip sağ tıklayarak gerekli işlem menüsünü açabilirsiniz.

Günlük Oda DurumuGünlük Oda DurumuGünlük Oda DurumuGünlük Oda Durumu > > > >

Otelin o andaki özet durumunu gösteren tablo ekranı;

--Bu ekranda otelin o gün başlangıcında bir gece önceden kaç oda ve kişi ile günü kapatıp yeni

güne başladığı, gün açıldığından beri otele kaç odanın ve kişinin gelip ayrıldığı, o andaki dolu

oda ve kişi sayısı, daha gelecek ve ayrılacak olan oda ve kişi sayısı, Ücretsiz ve House use oda ve

kişi sayısı, oda durumlarına göre oda sayıları, ücretsiz misafirler hariç/dahil oda ve kişi başı

ekstra gelirler gibi hızlı bir şekilde durum özeti alınabilir.

Page 108: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

108/158

Kapalı Oda ListesiKapalı Oda ListesiKapalı Oda ListesiKapalı Oda Listesi > > > >

Tadilat, bakım, temizlik, renovasyon veya arıza gibi durumlarda odaları teker teker veya toplu bir

şekilde kapalı durumuna, arızalı durumuna veya rezerv durumuna alabileceğimiz modüldür.

Kapalı olarak tanımlanmış odalar satıştan düşer (Forecastta ve satılabilir oda sayılarında bu

odalar tenzil edilir). Odayı kapalıdan düşürmek için kaydın bitiş tarihini program tarihinden bir

gün önceye almak yeterli olacaktır.

Kapalı oda listesine yeni bir oda eklemek için ‘EkleEkleEkleEkle’ butonuna basarak işlem gerçekleştirilebilir.

Statünün başlama ve bitiş tarihi, statünün niteliği ve sebebinin yazılması gerekmektedir.

Toplu kapalıya alma işlemi üst barda bulunan Toplu Kapalıya Alma butonuna tıklayarak

gerçekleştirilebilir. İlk oda numarası ve son oda numarası belirlenerek başlangıç ve bitiş tarihi

girilir, sebebi de yazdıktan sonra işlem kayıt edilebilir.

Page 109: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

109/158

Kat Hizmetleri Oda Kat Hizmetleri Oda Kat Hizmetleri Oda Kat Hizmetleri Oda İşİşİşİşlemleri lemleri lemleri lemleri > > > >

Oda durumlarını değiştirebilmek için kullanılan ekrandır. Kat hizmetleri yetkilisi gün içerisinde

katlardaki görevlilerden oda durumlarını aldıkça bu ekrandan oda durumlarını güncelleyerek

diğer departmanların durumlara göre işlemlerine devam etmelerini sağlayabilir. Oda

durumlarını değiştirmek için ilgili tuşa bir kez tıklamak yeterli olacaktır.

Kat Hizmetleri UyuKat Hizmetleri UyuKat Hizmetleri UyuKat Hizmetleri Uyuşşşşmazlık Raporumazlık Raporumazlık Raporumazlık Raporu >>>>

Kat hizmetleri gün içerisinde temizlik için girdiği odalardaki kişi sayılarını bu raporda kayıt altına

alır. Rapor aynı anda önbüro ve muhasebe departmanında da görüntülenebilir. Ekranda eğer ki

kişi sayılarında uyuşmazlık varsa uyuşmazlığın olduğu satır kullanıcının dikkatini çekmek

amacıyla farklı bir renk alır. Bunun için her gün güne başlarken Günlük oluGünlük oluGünlük oluGünlük oluşşşşturturturtur ardından da F5 F5 F5 F5

Page 110: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

110/158

Önbüro Önbüro Önbüro Önbüro ���� HKeepingHKeepingHKeepingHKeeping tuşuna basmak ardından farklı olan odaların kişi sayılarını Housekeeping

gözlem sonuçları alanına yazmak yeterli olacaktır. Raporlar menüsünün altındaki HK2

Discrepancy Raporu alınarak rapor arşivlenebilir.

DDDD----5555 Önbüro Önbüro Önbüro Önbüro İşİşİşİşlemleri Kısayol Menüsülemleri Kısayol Menüsülemleri Kısayol Menüsülemleri Kısayol Menüsü

Kullanıcılar birçok temel işlemi içeren bu kısayol menüsüne üst bardaki Önbüro işlemlerine

tıklayarak ya da liste içinde iken ALT + B tuşlarına basarak ulaşabilirler. Listede hangi kayıt

seçili ise işlemler o kayıt için geçerli olacaktır.

Page 111: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

111/158

FolFolFolFolyo yo yo yo İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri

Seçili odanın folyosunu ekrana getirir.

FolFolFolFolyo Yönlendirmeyo Yönlendirmeyo Yönlendirmeyo Yönlendirme

Misafirlerin konaklama ücretlerin diğer bir misafirin odasın veya folyo numarasına

yönlendirimesini sağlar.

Page 112: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

112/158

Takip ListesiTakip ListesiTakip ListesiTakip Listesi

Görüntülemek, değişiklik yapmak ya da yenisini eklemek üzere Takip Notlarını açar. (Daha önce

Takip Notları bölümünde açıklanmıştır.)

ŞŞŞŞikayet ve Arıza Listesi ikayet ve Arıza Listesi ikayet ve Arıza Listesi ikayet ve Arıza Listesi

Seçili kayıt için girilecek, arıza ve şikayet listesini açar.

Page 113: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

113/158

Özel Günler ve TatillerÖzel Günler ve TatillerÖzel Günler ve TatillerÖzel Günler ve Tatiller

Özel günleri, tatilleri ve ulusal günleri takip edebileceğimiz ekran. Bu ekrandan girilen bilgiler

aynı zamanda forecast ekranında özel günler işaretlendiğinde karşımıza çıkarak,

organizasyonlarımızı yapmamızda bize yardımcı olur.

ÖnödemeÖnödemeÖnödemeÖnödeme ListListListListesiesiesiesi

Gelecek olan misafirlerin otele daha önceden nakit olarak verdikleri veya havale yoluyla

gönderdikleri bir ödeme varsa bu rezervasyon sırasında oda hesabı için ön ödeme ekle diyerek

sisteme işlenebilir. Check in sırasında sistem ekrana bir pencere içerisinde misafirin ön

ödemelerinin olduğuna ve folyosuna transfer edildiğine dair bir uyarı mesajı getirir.

Page 114: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

114/158

Ek FiyatlarEk FiyatlarEk FiyatlarEk Fiyatlar

Listede seçili kayıt üzerinden ek fiyat seçeneği tıklandığında gelen Ek Fiyat, Acenta’ya ait

olmayan ama oda fiyatı gibi otomatik basılması gereken fiyatların tanımlandığı tablodur.

Page 115: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

115/158

Stop SaleStop SaleStop SaleStop Sale Listesi (Listesi (Listesi (Listesi (SSSSatıatıatıatışşşş DDDDurdurma) urdurma) urdurma) urdurma)

Satışını durdurmak istediğimiz tarih aralığını, oda tiplerini ve acenta veya acentaların seçimini

yaparak, rezervasyon sırasında sistemin uyarı vermesi sağlanır. Bu şekilde Stop Sale geçilen

dönemlerinde mükerrer rezervasyon girişi engellenmiş olur.

Misafir Misafir Misafir Misafir İİİİlilililişşşşkileri kileri kileri kileri İşİşİşİşlemleri lemleri lemleri lemleri

Restoran RRestoran RRestoran RRestoran Rezervayonu ezervayonu ezervayonu ezervayonu

Tesisdeki restoranların ve rezervasyon ile misafir kabul eden mekanların isimleri ve maksimum

misafir sayısı ekranın sol üstünde bulunan Tanımlar menüsünden Misafir ilişkileri departmanı

veya sorumlu departman tarafından tanımlanabilir.

Page 116: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

116/158

Tanımlamalar yapıldıktan sonra soldaki kolondan rezervasyon tarihi ve restoran ismi seçilerek

sağ bölümdeki pencerede masa olarak betimlenecek pembe kutulara sağ tıklayarak

rezervasyon oluşturulabilir.

Masa seçtikten sonra açılan rezervasyon kartına kişi sayısı, çocuk sayısı, rezervasyon saati ve

misafirlerin özel istekleri gibi bilgiler de girildikten sonra kart kayıt edilerek rezervasyon işlemi

gerçekleştirilmiş olur.

Rezervasyon alma saati bittikten sonra Raporlar bölümünden listeler alınarak, hazırlıklara

başlanır.

Günlük Hava DurumuGünlük Hava DurumuGünlük Hava DurumuGünlük Hava Durumu

Page 117: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

117/158

Misafir Misafir Misafir Misafir İİİİlilililişşşşkileri Yönetimi kileri Yönetimi kileri Yönetimi kileri Yönetimi

Bu modül sayesinde otel misafirleri için anket formları düzenlenebilir, cevaplar sistemde kayıt

altına alınabilir, istatistikler tutularak analizler yapılabilir ve misafirlerin yorumları ve

değerlendirmeleri doğrultusunda işletme bu doneleri kullanıp güçlü ve zayıf yanlarını görerek,

hizmet kalitesini arttırabilmek adına değiştirilmesi, geliştirilmesi veya kaldırılması gereken

prosedürleri yeniden gözden geçirebilir.

Page 118: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

118/158

CRM Soru BankasıCRM Soru BankasıCRM Soru BankasıCRM Soru Bankası

Bu panelde misafirlere uygulanan ankette sorulan soruları ilişkili olduğu departmana veya

operasyona göre gruplandırarak sisteme kayıt edebiliriz.

Misafir Misafir Misafir Misafir ŞŞŞŞikayet ve ikayet ve ikayet ve ikayet ve YYYYorumları orumları orumları orumları

Misafirlerden iletilmiş olan herhangi bir şikayet veya yorum, misafir ilişkileri departmanı

tarafından tüm detayıyla misafir yorum listesine girilmelidir. Girilen tüm detaylar raporlanarak

yönetim tarafından problemi çözmek için bir aksiyon alınabilir.

Page 119: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

119/158

Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri

Bu menü kullanıcılara misafir listesini açar.

Anket Departmanları Anket Departmanları Anket Departmanları Anket Departmanları

Anket sorularının oluşması için öncelikle anket departmanları belirlenmelidir.

Anket SorularıAnket SorularıAnket SorularıAnket Soruları

Anket Soruları girişi yapılırken dikkat edilmesi gereken seçenek sayısının 4’ten fazla yapılmamasıdır. Seçenek sayısı sorunun iyi – orta – iyi – çok iyi seçenekleri dışında sadece evet – hayır cevaplarının verilmesi durumlarını belirlemek için kullanılır. Yani genelde ya 4 ya da 2 seçenekli soruları oluşturulmalıdır.

Page 120: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

120/158

Anket Cevap GiriAnket Cevap GiriAnket Cevap GiriAnket Cevap Girişşşşi i i i

Oda Numarası girilerek anket girişine başlanır. Eğer anket ayrılan bir misafirin anketi ise Ayrılmış olanlar kutucuğuna tıklanarak ilgili oda misafiri seçilir. Dil seçeneği belirlendikten sonra Soruları ekle diyerek anket soruları tablo ya yansıtılır. Ardından ya klavye ile soru değerleri yazılarak ya da Mouse ile soru değerleri tıklanarak misafirin anket sorularına verdiği cevaplar işlenir. Tıklama ya da yazma sırasında bir aşağıdaki satıra geçmek için bir işlem yapılmasına gerek yoktur, işaretlemeden sonra otomatik olarak bir alt satır girişe hazır olur. Soru seçenekleri bittikten sonra alt kısımdaki olumlu, olumsuz, öneri yorumları da girilerek anket girişi tamamlanır. Hesapla butonuna basılarak genel buton hesaplanarak ekran kapatılır.

Anket CevaplarıAnket CevaplarıAnket CevaplarıAnket Cevapları ListListListListesiesiesiesi

Girilen tüm anketler Anket Cevaları listesinden kontrol edilebilinir.

Page 121: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

121/158

Anket Cevap Analizleri Anket Cevap Analizleri Anket Cevap Analizleri Anket Cevap Analizleri

Tüm bu adımlardan sonra anket analizleri bölümünden analizlerimizi yaparız.

SatıSatıSatıSatışşşş & Pazarlama i& Pazarlama i& Pazarlama i& Pazarlama işşşşlemleri lemleri lemleri lemleri

Bu modülde Satış Pazarlama departmanı tüm firma detaylarını, kontak bilgilerini, satış

tekliflerini, randevu ve görüşmeleri kayıt altına alabilir. Ayrıca Tüm organizasyon talepleri,

teklifleri, detayları ve anlık statüleri bu panel üzerinden takip edilebilir.

Satış & Pazarlama modülü çoklu e-posta, kısa mesaj, ve fax gönderimi ile ilan ve duyurular

yayınlanabilimesine de imkan sağlamaktadır.

Page 122: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

122/158

SatıSatıSatıSatışşşş FirmalarFirmalarFirmalarFirmalar

Firmalar bölümüne girilerek Ekle tuşuna basılır ve firma bilgileri girilir. Oluşturulacak kart bir Acenta kartı gibi kullanılacak ise ”Önbüroya Aktar “ ”Önbüroya Aktar “ ”Önbüroya Aktar “ ”Önbüroya Aktar “ tuşuna basılarak, Önbüro – Arkabüro sekmesi altındaki Acenta kartlarında da bir kart oluşturulur. Bu sayfadan yetkililer penceresine gidilerek firma yetkilileri de tanımlanır. Burada sadece o firmaya ait olan yetkililer görüntülenir ya da sadece o firma için yetkili tanımı yapılır.

Page 123: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

123/158

SatıSatıSatıSatışşşş YetkililerYetkililerYetkililerYetkililer

Firmalarda görüşülen tüm yetkililerin iletişim bilgileri ve durumları bu tablodan tanımlanır.

Page 124: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

124/158

SatıSatıSatıSatışşşş TemTemTemTemsilcilerisilcilerisilcilerisilcileri

Hangi proje ile hangi satış temsilcilerinin ilgilendiğini görmek, satış temsilcilerin ayrı ayrı performans değerlendirmelerini yapmak için işletme kendi satış temsilcilerini bu ekrandan tanımlamalı ve her proje, görüşme için mutlaka temsilcilerini sisteme girmelidir.

CRM Takip KartlarıCRM Takip KartlarıCRM Takip KartlarıCRM Takip Kartları

Yeni bir proje oluşturmak için basitçe “EkleEkleEkleEkle” butonuna basarak yeni bir kart açılabilir. Projenin ismi, o andaki statüsü, organizasyonu düzenleyen aracı firmanın ismi, kontak kişi, Organizasyon sahibi firma ismi, garanti kişi sayısı ve kişi başı fiyat gibi detaylar kartta gerekli yerlere girildiğinde Banket Detay formunda tüm detaylar düzenli bir formatta yayınlanabilir. Proje

Page 125: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

125/158

kartında üst bölümdeki bilgiler doldurulduktan sonra alt bölümdeki rezervasyon ve banket detayları bölümünün de doldurulması gerekmektedir.

Rezervasyon sekmesindeRezervasyon sekmesindeRezervasyon sekmesindeRezervasyon sekmesinde girilmiş olan rezervasyonlar karttaki “Definite (Kesin)”, “Tentative

(Olası)” statüleriyle entegre çalışır. Definite olan bir projenin rezervasyonları direk Rezervasyon

Listesine düşer. Eğer Tentative ise Bekleme Listesine gider ve forecasta yansımaz. Proje

kartında statü Definite olarak değiştiriliği zaman sistem rezervasyonları otomatik olarak

Rezervasyon Listesine taşır. Rezervasyon girişi sırasında otomatik olarak proje kartında girilen

oda sayısı, giriş çıkış tarihlerini karta yansır.

Banket SekmesindeBanket SekmesindeBanket SekmesindeBanket Sekmesinde banket ekle butonuna basarak yeni banket detayları eklenerek farklı

günlerde düzenlenecek olan organizasyonlar kayıt edilebilir. Her açılan yeni banket kartında

banketin başlayacağı tarih, gerçekleşeceği saat aralığı, salon düzeni, garanti ve takribi kişi

Page 126: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

126/158

sayıları, kişi başı fiyatlar, menüler, ekipmanlar tanımlanabilir. Menü ve ekipman satılarının

yanındaki butonlar vasıtasıyla listelerine girilerek yeni ürünler eklemek ve fiyatlandırmak

mümkündür.

Notlar SekmesindeNotlar SekmesindeNotlar SekmesindeNotlar Sekmesinde iş programını ve detaylarını içeren ve tüm departmanlara yayımlanan

Banket formunda görülmesini istediğimiz ancak hazır menülerde seçenek olarak sunulmamış

olan özel notları kayıt edebiliriz.

Tüm detaylar girildikten sonra CRM Takip listesinden herhangi bir proje ismi seçilerek Yazdır

tuşuna basarak açılan pencerede Banket Satış Detay seçeneğinden Grup Memosu tüm

departmanlara yayınlanabilir.

Page 127: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

127/158

Randevular, GörüRandevular, GörüRandevular, GörüRandevular, Görüşşşşmeler, Teklifler ve Sözlemeler, Teklifler ve Sözlemeler, Teklifler ve Sözlemeler, Teklifler ve Sözleşşşşmeler meler meler meler

Ziyaret edilmiş ve görüşülmüş olan şirketler (yüzyüze veya telefonda), projelerinin durumları,

kontak isimleri ve görüşmelere katılmış olan yetkililerin bilgileri, sunulmuş olan teklifler,

rakiplerin detayları ve değinilmiş olan konuları kayıt edebileceğimiz paneldir.

Satış Takip kartları listesinde belirli tarihler arasında kaç firmayla, kimlerle görüşüldüğü, kaç

olumlu görüşme olduğu ve bu görüşmelerin sonucunda olası ne kadar gelir kazanacağı

görülebilir.

Geçmişte yapılmış ve gelecekte yapılacak olan görüşmeler, teklifler ve sözleşmeler de Satış &

Pazarlama modülünde takip edilebilir.

Analiz Sekmesinde Analiz Sekmesinde Analiz Sekmesinde Analiz Sekmesinde bu proje kartından yaklaşık ne kadar gelir elde edeceğimizi görebiliriz.

Page 128: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

128/158

Çoklu Fax, EÇoklu Fax, EÇoklu Fax, EÇoklu Fax, E----posta, Kısa Mesaj Gönderimi posta, Kısa Mesaj Gönderimi posta, Kısa Mesaj Gönderimi posta, Kısa Mesaj Gönderimi

Tüm yazışmalar, çıktı alınan dökümanlar, teklifler ve sözleşmeler taranarak sisteme yüklenebilir

ve burda saklanabilir. Kullanıcılar bu dökümanları veya sistemde hazırlamış oldukları duyuruları,

reklamları bu modül vasıtasıyla toplu olarak gönderebilirler.

Arka Büro Arka Büro Arka Büro Arka Büro İşİşİşİşlemlerilemlerilemlerilemleri

YYYYeeeeni Faturani Faturani Faturani Fatura

Kullanıcının elle sıfırdan fatura hazırlaması gerektiği durumlarda bu işlem Arka Büro > Yeni

Fatura seçeneğinden yapılabilir. Daha detaylı bilgi daha önceki konularda Önbüro işlemleri >

Fatura bölümünde verilmiştir.

Fatura ListesiFatura ListesiFatura ListesiFatura Listesi

Fatura listesi kesilmiş olan tüm faturaların görülebileceği ekrandır. Liste ekranı açıldığında üst

barda bulunan adres aralığından ilk ve son tarih seçilerek filtrele butonuna basarak gerekli

tarihteki faturalar görüntülenebilir.

İptal faturalar liste ekranında İptal Fatura kolonunda “1” rakamı ile gösterilir.

Page 129: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

129/158

Kullanıcılar fatura kayıdı üzerinde bir değişiklik yapmak isterlerse iki kere tıklayıp kayıdın içine

girmeleri yeterlidir.

ProProProProformformformforma Fatura Listesia Fatura Listesia Fatura Listesia Fatura Listesi

Acentalar, şirketler ve gruplar için hazırlanmış olan preforma faturaların görüntülenebileceği

listedir.

Page 130: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

130/158

Rez Seç & Ekle butonuna basıldığında karşımıza çıkan ekrandan Proformasını oluşturmak

istediğimiz kayıtları seçerek “F5 Gün Detaydan Faturaya AktarF5 Gün Detaydan Faturaya AktarF5 Gün Detaydan Faturaya AktarF5 Gün Detaydan Faturaya Aktar” tuşu kullanılarak ilgili kayıtlar

proforma fatura ekranına çağrılır.

AAAAcentacentacentacenta

Page 131: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

131/158

Bu menü altında Acenta işlemleri ve veri girişleri yapılabilir, doluluk ve ciro öngörüleri

görüntülenebilir. Acenta kartları, Acenta fiyat kodları, günlük fiyat tablosu ile ilgili daha ayrıntılı

bilgiye daha önce anlatılmış olan Acenta kartları bölümünden ulaşılabilir.

Acenta Ana Firmaları Acenta Ana Firmaları Acenta Ana Firmaları Acenta Ana Firmaları

Acenta grupları bu menü altında oluşturulabilir. Acentalar kartlarının içinden önceden

oluşturulan Acenta Gruplarına bağlanabilir. Bu sayede forecast raporları görüntülenirken ayrı

ayrı ya da acenta grupları şeklinde raporlar alınabilir.

Bu sayede gruplar için girilmiş olan bilgiler acentalar için gruplarına göre periodik analizleri

oluşturacaktır.

Page 132: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

132/158

Acenta ÖnAcenta ÖnAcenta ÖnAcenta Ön Forecast GiriForecast GiriForecast GiriForecast Girişşşş –––– Ön ForecastÖn ForecastÖn ForecastÖn Forecast

Önforecast’ın girildiği ve takip edildiği bölümdür. Tui gibi önforecast ile çalışan Acentaların

gönderdiği kontenjan – garanti dışındaki forecastları bu alandan takip edilebilir. Aşağıdaki

ekrandan Acenta seçilip önforecast’ın başlayacağı ilk gün girilir. “Son Günden KopyalaSon Günden KopyalaSon Günden KopyalaSon Günden Kopyala” ya da

“Toplu Çoğalt” fonksiyonları ile forecast girişini hızlandırmak mümkündür.

Page 133: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

133/158

Sistem girilmiş olan önforecast’a göre gerçek rezervasyonları da kontrol ederek aşağıdaki

şekillerde takip yapılmasını sağlar.

Page 134: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

134/158

MisafirlerMisafirlerMisafirlerMisafirler

Daha önce Misafir Kartları bölümünde anlatılmıştır.

Finans YönetFinans YönetFinans YönetFinans Yönetimi imi imi imi

Cari Hesap KartlarıCari Hesap KartlarıCari Hesap KartlarıCari Hesap Kartları

Page 135: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

135/158

Cari kart üstünde Detay tuşuna basarak O Cari ile ilgili detayları görebilirsiniz.

Page 136: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

136/158

Banka KartlarıBanka KartlarıBanka KartlarıBanka Kartları

Page 137: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

137/158

Kasa KartlarıKasa KartlarıKasa KartlarıKasa Kartları

Page 138: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

138/158

BanketBanketBanketBanket

Banket Banket Banket Banket İİİİlk Tanımlamalarlk Tanımlamalarlk Tanımlamalarlk Tanımlamalar

Salon TanımlamalarıSalon TanımlamalarıSalon TanımlamalarıSalon Tanımlamaları

Salonların tanımlamaları salon masa düzenlerine göre yapılır.

Page 139: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

139/158

Masa DüzenleriMasa DüzenleriMasa DüzenleriMasa Düzenleri

Salonda kullanılacak Masa Düzenleri tanımlanır.

Banket TürleriBanket TürleriBanket TürleriBanket Türleri

Banket Türleri ve bu türler için yapılacak hazırlık süreleri bu alandan tanımlanır.

MenülerMenülerMenülerMenüler

Banket Menüleri bu ekrandan tanımlanır.

Page 140: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

140/158

Servis ve HizmetlerServis ve HizmetlerServis ve HizmetlerServis ve Hizmetler

Banket sırasında verilecek özel hizmetler için tanımlama bu ekrandan yapılır.

Ekipman ListesiEkipman ListesiEkipman ListesiEkipman Listesi

Banket için kullanılacak, kiralanacak ekimpan listesi bu menüden tanımlanır. Burada ekipmanlar için girilen miktara göre bankete ekipman eklerken uyarı alınır.

BBBBanket Rezervasyonanket Rezervasyonanket Rezervasyonanket Rezervasyon

Proje kartlarından açılan tüm banketler (projeler) Banket Anlaşmaları menüsünden

görüntülenebilir. Kontrat Aç tuşuna basılarak ilgili banketin detay kartına ulaşılabilir.

Page 141: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

141/158

Banket Rezervasyon ekranındayken Rezervasyon Al tuşuna basılarak çok ayrıntılı olmayan salon rezervasyonları yapılabilir. Ekran üzerindeki Kontrat ve Memo tuşları ile de ilgili kaydın çıktıları

alınarak gerekli bilgilendirmeler yapılabilir.

Page 142: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

142/158

BBBBanket Anlaanket Anlaanket Anlaanket Anlaşşşşmalarımalarımalarımaları

Girilen tüm Banket anlaşmalarını görebileceğimiz listedir.

Page 143: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

143/158

Periyodik banket oluştur tuşuna basarak aynı özelliklerde birden fazla banket rezervasyonu oluşturulabilir. Özellikle birden fazla toplantı günlerinin olduğu toplantı grupları için bu özellik efektif olarak kullanılır.

Page 144: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

144/158

Banket AjandaBanket AjandaBanket AjandaBanket Ajanda

Girilen Banket rezervasyonlarını Ajanda şeklinde görebileceğiniz ekrandır.

İİİİndirim Tanımları ndirim Tanımları ndirim Tanımları ndirim Tanımları

Indirim tanımları özellikle POS’dan gelen satışlarda indirim oranlarını tanımlamak için kullanılır. Indirim Adı belirlendikten sonra Başlangıç ve Bitiş tarihleri, hangi saat aralıklarında ve hangi Departman ve Gelir Grubu Kodları için uygulanacağı seçilir. İndirim tanımları; Misafir Geliş sayısına, Acenta, Kaynak ve Market Koduna, Misafir Vip Grubuna, Rezervasyon grubuna göre tanımlanabilir. Bu seçimlerden sonra İndirim Oranı girilir. Uygulama önceliği aynı türde iki farklı indirimin olması durumunda öncelik olarak hangisinin uygulanması gerektiğini belirlemek için kullanılır. Öncelik sayısal değeri küçük olanındır.

Örneğin repeat sayısı 2 olan misafirler için %15 indirimimiz olsun, bir de Vip durumu Vip3 olan misafirler için de %20 indirim tanımımız olsun, Repeat’i 2, Vip statüsü Vip3 olan bir misafire % 20 indirim uygulanması isteniyor ise bu durumda Vip indirimi için tanımladığımız indirimin önceliğinin 1, diğerinin 2 olması gerekmektedir.

Page 145: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

145/158

Kredi Kontrol Listesi Kredi Kontrol Listesi Kredi Kontrol Listesi Kredi Kontrol Listesi

Krediye kaldırılmış tüm hesapları görerek, faturasını kesebileceğimiz ekrandır.

Page 146: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

146/158

EEEE---- RAPORLARRAPORLARRAPORLARRAPORLAR

EEEE----1.1.1.1.Genel Raporlama SeçenekleriGenel Raporlama SeçenekleriGenel Raporlama SeçenekleriGenel Raporlama Seçenekleri

Günlük operasyonda herhangi bir zamanda kullanıcılar istenilen her rapora ulaşabilirler.

Standart bir rapor formu aşağıda gösterildiği gibi kullanılabilir.

Page 147: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

147/158

EEEE----2.Rapor Filtreleme2.Rapor Filtreleme2.Rapor Filtreleme2.Rapor Filtreleme

Alan adı filtrelenmek istenen kriterler için kullanılır. Sağ bölümdeki ilk ve son değerler raporun

görüntülenmesi arzu edilen aralıkları belirleyen bölümdür.

Mesela görüntülenmesi istenilen rapor bulunduğumuz belirli bir gün aralığında ise olacaksa sol

tarafta Alan Adına CHECK IN sağ tarafta ilk değer olarak da son değer olarak da o günün tarihi

yazılmalıdır.

Eğer bir günden daha fazla girişlerin gösterilmesi isteniyorsa sol tarafta Alan Adına CHECK IN

sağ tarafta gösterilmesi istenen tarih aralığı ilk gün ilk değere, son gün son değere yazılmalıdır..

Pencerenin sol alt kısmında filtreleme ve gruplama opsiyonları bulunmaktadır. Bu alan birden

çok Alan adı kullanıldığı durumlarda seçilmiş olan alanlara göre sıralama ve gruplama yapmak

amacıyla kullanılır.

EEEE----3.Rapor Çıktı Formatları3.Rapor Çıktı Formatları3.Rapor Çıktı Formatları3.Rapor Çıktı Formatları

Sağ alt bölümde bulunan çıktı türlerinde raporun hangi formatta çıktısının istendiği seçilebilir.

Her durumda rapor önce ekrana gelecek daha sonra çıktı formatına gidecektir. Böylelikle rapor

çıktısı alınmadan önce istenilen değişiklik yapılabilir.

EEEE----4.4.4.4.Kolon SeçimiKolon SeçimiKolon SeçimiKolon Seçimi

Rapor çıktı formatı olarak Excele Gönder seçilmesi durumunda rapor tasarımı bir excel sayfası olarak açılır. Bu açılan sayfasa istenilen değişiklikler yapılarak rapor çıktısı alınabilir veya bilgisayarda dosya içinde kayıt edilerek saklanabilir.

Ayrıca pencerenin alt kısmında bulunan ‘Menüye Ekle’ butonu ile her kullanıcı kendi bilgisayarında Kullanıcıya özel bir menü listesi oluşturabilir. Eklenen raporların görülebilmesi için sistemden çıkıp yeniden girmek gerekmektedir.

EEEE----5555....Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri ) Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri ) Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri ) Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri )

Doluluk RaporlarıDoluluk RaporlarıDoluluk RaporlarıDoluluk Raporları

Doluluk ekranlarına hem Raporlar menüsünden > Forecast Raporları > Doluluk Raporları

seçeneğinden hem de ana ekrandayken F1 e basılarak ulaşılabilir. Can work both from the

Reports pull down menu > Forecast Reports > Occupancy Reports or simply pressing F1 on the

main screen.

Elektra v.3’ ün en önemli özelliklerinden bir tanesi tüm doluluk raporlarının hem geleceğe hem

de geçmişe yönelik çalışıyor olabilmesidir. Forecast ekranında geçmişe yönelik bir tarih aralığı

seçilirse gerçeklemiş olan rakamlar, geleceğe yönelik tarih aralığı seçilirse öngörülmüş olan

rakamlar ekrana yansıyacaktır.

Doluluk öngörüleri hem Grafiksel olarak görüntülenebilir hem de Rakamsal olarak. Pencere

açılırken sabit olarak açılan format grafik formatıdır.

Doluluk grafikleri standart olarak o günün tarihinden sonraki 1 aylık zaman dilimini açar.

Ekranın sol üst bölümünden görüntülenmesi istenen period seçilebilir. ( geçmiş yada gelecek

olabilir )

Page 148: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

148/158

Grafiklerin hemen üstünde sistem öngörülen dolulukları ve gelirlerini hesaplayarak oda ve kişi

sayılarını, oda başı ve kişi başı gelirleri, toplam rakamları ve yüzdeleri gösterir.

Grafiklerin alt kısmında bulunan kutucuklarda gerekli olan seçimler yapılarak daha özet verilere

ulaşılabilir. Örneğin belli bir acentanın ismi seçilebilir, aynı anda pansiyon HB olarak yarım

pansiyon seçilebilir, oda ve kişi butonları tıklanabilir ve ekrana o acentanın yalnızca HB

konaklayacak oda ve kişi sayısı getirilebilir.

Forecast RaporuForecast RaporuForecast RaporuForecast Raporu

Forecast Grafiğinde grafiksel olarak gösterilen değerler Forecast Raporu ekranınsa sayısal olarak görüntülenir. Başlıklar üzerine tıklanarak En yoğun gün, En çok gelirin olduğu gün, en çok çıkışın olduğu gün gibi analizler kolayca yapılabilir.

Page 149: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

149/158

Günlük ListelerGünlük ListelerGünlük ListelerGünlük Listeler

Gelecekte veya geçmişte o tarihte hangi rezervasyon kayıtlarının olduğunu özet olarak gösteren ekrandır.

Page 150: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

150/158

Pansiyon ForecPansiyon ForecPansiyon ForecPansiyon Forecastastastast

O tarihler arasında Pansiyon durumlarına göre sabah, öğlen ve akşam yemeklerinde kaç kişinin yemek alacağını gösteren rapordur. Özellikle Mutfak ve Restraurant Departmanlarını ilgilendirir.

Uyruk RaporuUyruk RaporuUyruk RaporuUyruk Raporu

Turizm Bakanlığının her ay sonunda istediği Uyruklarına göre giriş ve geceleme raporu için kullanılabilinecek ekrandır.

Page 151: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

151/158

Dönemsel Analizler Dönemsel Analizler Dönemsel Analizler Dönemsel Analizler

Verilen tarih aralığında Acenta, Acenta Grup, Oda Tipi, Market, Segment, Kaynak, Uyruk, Grup ve Konaklamaya göre Genel Analizlerin yapıldığı ekrandır.

DaDaDaDağğğğılım Analizleri ılım Analizleri ılım Analizleri ılım Analizleri

Verilen tarih aralığında Gün GGün GGün GGün Günününün Acenta, Acenta Grup, Oda Tipi, Market, Segment, Kaynak, Uyruk, Grup ve Konaklama ya göre Genel Analizlerin yapıldığı ekrandır.

Page 152: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

152/158

Genel Analizler Genel Analizler Genel Analizler Genel Analizler

Bu ekranda kullanıcılar 1 numara ile gösterilen alan içindeki kutucukları sürükle bırak mantığıyla kendi tasarımlarını oluşturarak analiz yapabilirler. Örnekte; Marketi X,Y,Z, Acentası A,B,C ve Oda Tipleri 1,2,3 olacak şekilde Oda ve Pax değerleri gün gün listelenmiştir

Tasarlanan ekran aynı şekliyle Excel`e atılabilir.

Page 153: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

153/158

Ana Ekran KısayollarıAna Ekran KısayollarıAna Ekran KısayollarıAna Ekran Kısayolları

F1 F1 F1 F1 –––– GraGraGraGrafiklerfiklerfiklerfikler

F2 F2 F2 F2 –––– RezRezRezRezervaervaervaervasysysysyonononon

Rezervasyon ( Gelecek misafirler ) listesini açar. Açılan ekranın alt bölümündeki sekmelerden

diğer statüdeki rezervasyon listelerine de ulaşılabilir; Bekleme Listesi, Konaklayan Listesi,

Ayrılan Listesi, No Show Listesi, İptal Listesi ve varsa eklenmiş diğer listeler gibi.

Ayrıca bu platform Yeni rezervasyon girişi, varolanın düzeltilmesi, çoğatılması, iptali veya No

Show a alınması gibi işlemler için de kullanılır.

Page 154: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

154/158

F3 F3 F3 F3 –––– KonaklaKonaklaKonaklaKonaklayan Listesi yan Listesi yan Listesi yan Listesi

Kullanıcıların önüne direk Konaklayan misafirler listesini getirir. Alt sekmelerden diğer listelere

geçiş yapılabilir.

F4 F4 F4 F4 –––– Hızlı Blokaj Hızlı Blokaj Hızlı Blokaj Hızlı Blokaj

Rezervasyondaki misafilere en uygun odanın verilebilmesi için kullanılan çok fonksiyonlu ekran.

Ekrandaki seçim tuşlarından gerekli özellikler seçilerek uygun odalar ekrana dökülebilir.

Misafirin geçmiş kalışlarını veya rezervasyon kartlarını görmek de bu ekrandan mümkündür.

Page 155: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

155/158

F5 F5 F5 F5 –––– BoBoBoBoşşşş OdaOdaOdaOda

Kullanıcıların oteldeki anlık oda durumlarını görerek gerekli işlemi yapabilmelerini sağlayan

ekrandır.

F6 F6 F6 F6 –––– Ön KasaÖn KasaÖn KasaÖn Kasa

Nakit, kredi kartı, paid out, döviz bozumu gibi finansal işlemlerin kayıt altında tutulduğu ve takip

edilebileceği panel. Tüm işlemler kasa işlemi yapan kullanıcılara ve departmanlara göre

ayırılarak teker teker de incelenebilir. Kasa kapatma işlemlerini de kullanıcılar bu ekrandan

yapabilirler. Güne başlarken otomatik olarak her kullanıcıya tanımlanan kasa avansı ile yapılan

işlemler sonrası eldeki bakiye karşılığı muhasebe departmanına gerekli tutar ve evraklar

gönderilebilir.

Page 156: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

156/158

F11 F11 F11 F11 –––– Oda DurumOda DurumOda DurumOda Durum

Günlük ve bir gün öncesi durumu anlık görüntüleyecek ekrandır.

F12 F12 F12 F12 –––– Rack IIRack IIRack IIRack II

Oda durumlarını farklı renklerle görerek, statülerini değiştirebileceğimiz ekrandır. Erkanın renklendirilmesi yetki ile bağlantılı olarak otel işletmesi tarafından değiştirilebilir. Dolu bir odanın üzerine gelindiğinde aşağıdaki alanda

Page 157: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

157/158

Yönetim RaporlarıYönetim RaporlarıYönetim RaporlarıYönetim Raporları

Bu menü altında tüm yönetim ve bütçe raporlarına ulaşılabilir. Modül, sol tarafta seçilen rapor

ismi ile entegreli olarak çalışmaktadır. Yalnızca tek bir gün girilerek hazırlatılabilecek raporlarda

tarih seçim kutucuğu, tarih aralığı girilerek hazırlatılabilecek raporlarda ilk ve son tarih kutucuğu

çıkmaktadır. Raporlar realize olmuş rakamlar ile çalışır. Bütçelenmiş ve karşılığında

gerçekleşmiş oda, kişi sayıları ve gerçekleşmiş gelirler gibi tüm tablolar burdan incelenebilir.

Page 158: Elektra v3 Otel Kullanim Kilavuzu

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

158/158

Kat PlanlarıKat PlanlarıKat PlanlarıKat Planları

Tesisteki odaların katlara göre dağılımının her kat için ayrı ayrı çizilerek veya ekranda

koordinatlarının girilerek tanımlanabileceği plan sayfasıdır. Varolan plan resimleri sisteme

uyarlanmak istenirse ana.bmp, 1.bmp,2.bmp,3.bmp gibi isimlerle kaydedilerek Elektra sistem

dosyasının bulunduğu dizinde Kat Plan dosyasının altına kayıt edilerek işlem gerçekleştirilebilir.


HATALI KULLANIM

Sofokles - Elektra

LA SERIE ELEKTRA...ELEKTRA 2 | 3 La nuova generazione della serie ELEKTRA In ogni ELEKTRA prodotta da Ferromatik ELEKTRA 30 · 50 · 75 · 110 · 155 · 180 · 230 · 300 Milacron

Grupo elektra

Otel Programı,Otel Yazılımı - Elektra Otel Yönetim Sistemi · 2018. 11. 6. · Ode Televizyonlanndan Satin Alinarak Izlenen Filmlerin Otomatik Ücretlendirilmesi Folyoya Otomatik

Samsung kullanim

Elektra #5

Elektra #8

THE ELEKTRA SERIES - Ferromatik · 2015. 1. 23. · All-Electric – Perfected ELEKTRA 2 | 3 The New Generation of ELEKTRA Machines There are years of experience and ELEKTRA 30 ·

Elektra POS Kullanim Kilavuzu

Elektra Ne

informe Elektra

Elektra Otel Yönetim Sistemi...Created Date: 7/13/2020 11:33:12 AM

Elektra v3 otel sunum Spectra Yazılım

KONAKLAMA VE SEYAHAT HİZMETLERİ BİLGİSAYAR …megep.meb.gov.tr/mte_program_modul/moduller_pdf... · 2017. 4. 19. · Program ilk kurulduğunda Elektra adlı otel ile çalışmaya

TELA KULLANIM

The Right Tool at the Right Time - Dormer Pramet · 1. Otel Otel magnetic moale Otel structural, de cementare Otel carbon Otel aliat Otel aliat, imbunatatit Otel aliat, imbunatatit

Produse Otel Divizia Otel Inoxidabil KueryoSteel

Elektra #6

ELEKTRA EVO - Vipal Spa · 10 elektra evo technical catalogue catalogo fattibilitÀ tecniche elektra evo. 12 13. 14 15 car catalogue

Dijital Dönüşümü Elektraweb ile Başlatın! · 2019. 8. 26. · Dijital Dönüşümü Elektraweb ile Başlatın! Türkiye’de 3500’den fazla otelde kullanılan Elektra Otel

Elektra Dersi

< OPEX - Elektra Otel Yönetim Sistemi€¦ · < OPEX Online Register < OPEX . Title: OPEX-KATALOG2019 Created Date: 2/8/2019 5:02:27 PM

Elektra v3 Otel Sunum

Sofoklo - Elektra

Elektra 007

MONTAJ VE KULLANIM TR KILAVUZUkodsan.com.tr/wp-content/uploads/kullanim/kullanim...KULLANIM TR KILAVUZU BAŞLARKEN İÇİNDEKİLER CİHAZINIZIN KURULUMU, KULLANIMI VE BAKIMI BU KILAVUZDA

Elektra Wykład

Lighting Simulation and Visualization Elektra House · Lighting Simulation and Visualization Elektra House Doaa Alsharif. Elektra House A Brief David Adjaye Elektra House in London,

Asyasoft Otel Yönetim Sistemleri | Otel Yazılımı | Anasayfa

Module elektra

KRONUS - CATALOG NOU 2019 II [190624LEI]-opt · material corm-vanadiu otel carbon crom vanadiu crom vanadiu crom vanadiu otel carbon otel carbon crom vanadiu otel carbon otel carbon

İÇİNDEKİLER süTLü iÇEcEKLER iN HAziRLANmA 258253 TR • çiftlik konaklama evleri • otel, motel ve diğer ağırlama yapıları • kiralık odalar KuLLANim TALimATLARi Cihazı

Sofoklova Elektra

OTOMASYON DERSİ ALAN TURİZM ÖĞRENCİLERİNİN ÖNBÜRO … · 2017. 12. 18. · Elektra Otel Otomasyonu, turizm ve konaklama sektöründe hizmet veren tesislerin tüm operasyonlarını,