elec2017 3.2 c. yukselen - shift performance boards and leadership development

www.lean.org.tr

Shift Performance Boards&

Leadership Development

Can Yükselen

Lean Institute Turkey

What is the Role of Supervisor?

• Supervising?

• Leading?

• Problem Solving?

• Coaching?

• …

• …

2

Do you have any information about defect rates?

As I said, I have no information

yesterday’s problem, but in general die

temperature can effect the defect rates.Do you have any data about die temperatures?

Do you know who do not have enough

experience about temperature settings?

I don’t have any data about die

temperatures, we don’t measure it.

OK, I will ask 2nd Shift supervisor…

Why are yesterday’s defect rates over our target?

I don’t know anything about yesterday’s

defect rates

Origin of Shift Performance Boards

Production

Supervisor

(1st Shift)

Leader

How long do you have this problem?

I have never seen this problem before,

probably somebody misses some

details about temperature settings.

All of my team are well-experienced. I

guess, somebody on previous shift…

People often create their escape route by using unknowns and grey areas

Do you have any information about defect rates?

I have no idea, but may be machine die

positioning settings…Do you have any data about die positionings?

Do you probably have a mistake or positioning

problem on your shift?

I don’t have any data about positionings.

????? Pofff

Why are yesterday’s defect rates over our target?

I don’t have any information about

yesterday’s defect rates

Origin of Shift Performance Boards

Production

Supervisor

(2nd Shift)

Leader

How long do you have this problem?

I didn’t see this problem before, probably

somebody working on 1st shift had a

mistake about positionings.

All of my team work very well. Do you

imply me my shift is responsible for these

defects? I trust my team!

Culture or System ?

5Harvard Business Review Magazine: 2016, April

How Culture Changes and Doesn’t

6 MITSloan Management Review, Winter 2010, Vol. 51, No. 2

Organization Chart

Action Plan Implementation and Control

Steering Comittee

Work Group Leaders (WGL)

Production Groups

WGL-1 WGL-2 WGL-3 WGL-4 WGL-5

Prod.

Mgr.

Prd

Eng.

Prd

Eng.

Prd

Eng.

Prd

Eng.

Shift Supervisors

Operational DirectorG

uid

ing

Co

ac

hin

g

Escalation & Evaluation

Imp

rove

me

nt

& L

ea

din

g

Info

rma

tion

& R

ep

ortin

g

Kaiz

en

Activ

ities

Ac

tio

n P

lan

s

Suggestions from

Employee & WGLs

MTC

Mgr.R&D

Mgr.

PD

Mgr.

Quality

Mgr.

Support for

Gemba Activities

Escalation

&

Evaluation

WG Leader WG Member

General Manager (Lean Transformation Leader)

Support for

Gemba Activities

Support for

Gemba ActivitiesSupport for

Gemba Activities

Shift Performance Board System

SPBShift Performance

Board

Supervisor

Notebook

T-Card

Audit

43

SPB Meeeting

P 1 4

Daily

Manager Meeeting

3 1 5

Daily

Director Meeeting

1 5

WeeklyProduction

Outputs

Work Group Leader

Shift Supervisor

Engineers (P, Q, PD, PC, MTC)

Manager (P, Q, PD, PC, MTC)

Operational Director

Production Group Leader

P

DC

A

P

DC

A

P

DC

A

Improved

Metrics



Board

Supervisor’s

Notebook

T-Card

Audit

43

SPB Meeeting

P 1 4

Manager Meeeting

1 1 5

Director Meeeting

1 5

Daily

Daily

Weekly

Work Group Leader (WGL)

Shift Supervisor





P

DC

A

P

DC

A

P

DC

A

Production

OutputsImproved

Metrics



Board

Supervisor

Notebook

T-Card

Audit

43

SPB Meeeting

P 1 4

Manager Meeeting

5 1 1

Director Meeeting

1 5

Daily

Daily

WeeklyProduction

Outputs

Work Group Leader

Shift Supervisor





P

DC

A

P

DC

A

P

DC

A

Improved

Metrics

Absenteeism

Safety

Tasks

before

Production

Machine

and Product

Check

Production

Plan

Accuracy

Shift

Discipline

5S

Shift Quality

Problems

Material

Shortage

Standardized

Shift

Management

Notebook

Company Name

Page-1

Quality Problems

Notifications

Machine Losses

Notifications

Defect Notifications

Notes

Page-2

Notification

Page

PLANNED WORK ORDER LIST

(PILLAR BASED)

*Machine Code

*Employee Name

*Product Name

*Product Code

*Die Code

*Effectiveness Rate

*Planned Production

*Completed Numbers

*Capacity Forecast

INNACURACY ON PLAN

(PILLAR BASED)

*Machine Code

*Employee Name

*Product Name

*Product Code

*Die Code

*Effectiveness Rate

*Planned Production

*Completed Numbers

*Capacity Forecast

Work Orders’

Accuracy

Company Name

T-Card

T-KART DENETİM SORULARI1

Operasyon talimatları sahada bulunuyor mu? Talimata uygun çalışılıyor mu?

2 Çalışma koşullarına uygun çalışılıyor mu? (SÇK)

3Ürün Kontrol planı var mı?Uygun çalışılıyor mu?

4Proses kontrol raporları dolduruluyor mu? İlk ürün onayı veriliyor mu?

5Makine ve hatlarda bulunan Otonom Bakım geçici standartla-rına (Kontrol listesi) uygun kontrol yapılıyor mu? Günlük makine kontrol ve bakım kartları güncel mi?

6 Ölçüm aletleri, mastar ve şablonların kalibrasyon tarihleri uygun mu?

7 Elektrik panolarının önünde yalıtkan paspas var mı?

8 Dolap iç-dış tanımları var mı? Düzenli mi?

9 Hava, yağ ve su kaçakları var mı?

10 Makinaların bakım etiketleri var mı? Tarihler uygun mu?

11 Çevre etki envanteri sahada var mı? Güncel mi?

12Makine ve Ekipman butonları (düğme-tuş) sağlam ve etiketler ile tanımlı mı?

13Makine ve Ekipmanların göstergelerdeki çalışma aralıkları belirlenmiş mi? Gösterge aralıklarına uygun çalışılıyor mu?

14 Yer/Malzeme/Ekipman vs. tanımları var mı?

15 Talimatlara uygun iş güvenliği ekipmanları kullanılıyor mu?

16TPM panosu güncel mi?(5S, İş kazası, T kart ve OB aksiyon takibi, OEE )

17 Varsa kanal (Rögar) içleri temiz mi?

18 Temizlik malzemelerinin yerleri tanımlanmış mı?

19 Polivalans tablosu güncel mi?

20Acil durum ekip listesi güncel mi? Sorumlular görevlerini biliyor mu?

21 Karantina / 5S sarı ve kırmızı alanlarının listeleri güncel mi?

Question T-Cards

Action T-Cards

T-Card Audit and Audit Area

16

PRES BL.

KONF. BÖLÜM Ü

KOLİ ZI M BALAM A

ALANIFİTİL

BÖLÜM Ü

ÜRETİÜRET İM

ODASI

KONTR

OL

PANELİ

ÜRETİÜRETİM M ÜDÜRLÜĞÜ

FİTİL BL. TPM SORUM LULUK BÖLGELERİ

FİTİL BANT.

ODASI

FİTİLBL.KARANTİNA

ALANI

M D-01 ÜRET İM HATTI

KO

NV

EY

ÖR

BA

NT

ÜRETİÜRET İM M ALZEM ELERİ STOK ALANI

SOĞ.

TANK.

M D-03 ÜRET İM HATTI

TB-02 ÜRETİM HATTI

HAM UR STOK ALANI

ÜRETİÜRETİM

EKİPM ANLARI BÖLÜM Ü

SİLİKON

ALANI

İİ DA

Rİ K

ISIM

M D-04 ÜRETİM HATTI

STO

K

BLE

NDE



SOĞ.

TANK.TUZLAR

KONF BL.

YARI M AM ÜL STOK

ALANI


YAZI

M AK.

ODASI

TUZ

KAR.

ODASI



PRES BL.KONFEKSİYON BL.

PRES BL.

GYT. BANT

OTOMOTİVÜRÜNLERİ

ARASTOK

ALANI

KONFEKSİYONBL.KESİM

APARATLARI

ALANI

D.GAZ.

TERAZİ

TERAZİ

TERAZİ

4

PRES BL.

Cross Check T-Card Audits

17

Work Group Leaders (WGL) Calendar Weeks

Work

Gro

up

Responsib

ility

ADI SOYADI

TAKVİM HAFTALARI

OCAK ŞUBAT MART NİSAN MAYIS HAZİRAN TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

OSMAN SELVİ (F1) F2 F3 F4 F2 F3 F4 F2 F3 F4 F2 F3 F4 F2 F3 F4 F2 F3 F4

AHMET KAÇAR (F2) F3 F4 F1 F3 F4 F1 F3 F4 F1 F3 F4 F1 F3 F4 F1 F3 F4 F1

KERİM BOBUŞOĞLU (F3) F4 F1 F2 F4 F1 F2 F4 F1 F2 F4 F1 F2 F4 F1 F2 F4 F1 F2

SÜLEYMAN AKMER (F4) F1 F2 F3 F1 F2 F3 F1 F2 F3 F1 F2 F3 F1 F2 F3 F1 F2 F3



Board

Supervisor

Notebook

T-Card

Audit

43

SPB Meeeting

P 1 4

Manager Meeeting

5 1 1

Director Meeeting

1 5

Daily

Daily

WeeklyProduction

Outputs

Work Group Leader

Shift Supervisor





P

DC

A

P

DC

A

P

DC

A

Improved

Metrics

1 2 3 4 5

9876 10

11 12 13 14 15

16-17-18-19 20

(1-10)

Shift Performance Metrics

(P,C,D,S,M,E)

(11,12)

Autonomous Maintenance Metrics

(13)

T-Card Audit Plans

(14, 15)

OEE and F-Tag

(16-19)

Action Plans

(20)

Safety Cards

General Information (1)

(2-12)

Shift Performance Metrics

(P,C,D,S,M,E)

(13,14)

5S Area Audits and Audit Calendar

(15, 19-20)

OEE and F-Tag

(16-18)

Action Plans

MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN MİN. MAX. PUAN

0 64,99 0 0,70 100,00 0 6,00 100,00 0 4 100 0 11,10 100,00 0 0 49 0 0 39 0 0 10 0 25 100 0 0,0 65,0 0

65 74,99 4 0,50 0,69 2 4,40 5,99 4 3 3,99 4 10,10 11,00 2 50 65 4 40 54 2 11 15 2 20 24 2 65,1 75,0 2

75 84,99 8 0,30 0,49 3 3,40 4,39 8 2 2,99 8 9,10 10,00 3 66 75 8 55 70 5 16 20 5 15 19 3 75,1 85,0 3

85 94,99 12 0,10 0,29 4 2,40 3,39 12 1 1,99 12 8,10 9,00 4 76 85 12 71 85 7 21 25 7 10 14 4 85,1 95,0 4

95 100,00 15 0,00 0,09 5 0,00 2,39 15 0 0,99 15 0,00 8,00 5 86 100 15 86 100 10 26 100 10 0 9 5 95,1 100,0 5

AYLIK 5S (PUAN) AYLIK İSİG (PUAN)ASILAN HATA KARTI

SAYISI (Adet)

ERP BİLDİRİM HATASI

(Adet)PLANA UYUM (%)

FİTİL BL. AYLIK USTA PERFORMANS KRITERLERİ

AYLIK PERF.

(OEE Çarpanı)2. İŞÇİLİK ORANI (%)

AYLIK TOPLAM FİRE

ORANI (%)

DIŞ MÜŞTERİ

ŞİKAYETİ + SON

KONTROL (ADET)

AYLIK DEVAMSIZLIK

(%)

Shift

Points

Weekly

Points

Performance% Rework % Scrap %Customer

Complaints %Absenteeism 5S Audit% Safety Audit%

F-Tag

Notification

ERP Notf.

MistakePlan Accuracy

VALUE POINT

15 83,25 8

5 0,45 3

15 2,94 12

15 1 12

5 2,52 5

15 69 8

10 79 7

10 17 5

5 5 5

5 92 4

100 69

PERFORMANCE CRITERIA

PERFORMANCE %

REWORK %

DEFECT %

EXTERNAL CUSTOMER COMPLAINTS

ABSENTEEISM

5S AUDIT POINT

SAFETY AUDIT POINT

NUMBER OF F-TAGs

ERP NOTIFICATION FAILURE

PRODUCTION PLAN ACCURACY

TOTAL:

% JUNE

2017

Monthly

Points

Scrap Rate %

Week No.

PE

RF

OR

MA

NC

E P

OIN

TS

MONTHLY PERFORMANCE POINTS

VALUE POINT

15 83,25 8

5 0,45 3

15 2,94 12

15 1 12

5 2,52 5

15 69 8

10 79 7

10 17 5

5 5 5

5 92 4

100 69

PERFORMANCE CRITERIA

PERFORMANCE %

REWORK %

DEFECT %

EXTERNAL CUSTOMER COMPLAINTS

ABSENTEEISM

5S AUDIT POINT

SAFETY AUDIT POINT

NUMBER OF F-TAGs

ERP NOTIFICATION FAILURE

PRODUCTION PLAN ACCURACY

TOTAL:

% JUNE

2017

BSC (Balanced Score Card) Integration

TARGET ORIENTED PERFORMANCE POINT

-Division Manager

-Production Eng.

-Group Leader

-Supervisor

POLIVALANCE AND TARGET ORIENTED PERFORMANCE POINT

Frontline EmployeesÇALIŞAN PERSONEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIVISION

MANAGER

PRODUCTION

ENGINEER

PRODUCTION

GROUP LEADER

SHIFT

SUPERVISOR

PERFORMANCE METRICS



Board

Supervisor

Notebook

T-Card

Audit

43

SPB Meeeting

P 1 4

Manager Meeeting

5 1 1

Director Meeeting

1 5

Daily

Daily

WeeklyProduction

Outputs

Work Group Leader

Shift Supervisor





P

DC

A

P

DC

A

P

DC

A

Improved

Metrics

Visual Management Example

30

General Situation of Shift

(Total Shift Point)

Detail Metrics of Shift (i.e: OEE)

effecting 15% total shift point

1st Shift: 2nd Shift: Question: What are the reasons of yellow mark of

2nd Shift?

• Determine True & KEY Metrics

• Involve Frontline Workers

• Establish an Escalation System

• Create a Daily Meeting Habit

• Coach People for Change Management

• Make connection between countermeasures and metrics

• Show leverage effect of coaching

• Remove Uncertainty

32

• Transform Shift Management Boards into Daily Meeting Boards

• Improve T-Card Audit topics and questions

• Create Value Stream WGL and Managers

And Near Future…

Can Yü[email protected]

yalindanisman.com

@yalindanisman

facebook/yalinenstitu

@yalinenstitu

Yalın Enstitü Türkiye

Lean Institute Turkey

And Questions???

Faaliyetler sonrası puanlar ve hediyeler puan

tablosu esas alınarak verilir.

FAALİYET PUAN KİMBireysel Öneri Verme 10 TÜM MAVİ YAKA PERSONEL

Önce-Sonra Kaizen Hazırlamak 30 EKİPTEKİ KİŞİ SAYISINA GÖRE PAYLAŞTIRILIR.

10 Adım Kaizen Ekibinde Yer Almak 20 EKİP ÜYELERİ

10 Adım Kaizen Ekibinde Lider Olmak 80 (20+60) EKİP LİDERİ

Üst Yönetime 10 Adım Kaizen Sunumu Yapmak 70 KAİZEN EKİP ÜYELERİ

Dönem Kaizen’i Seçilmesi* 300 EKİPTEKİ KİŞİ SAYISINA GÖRE PAYLAŞTIRILIR.

Yılın Kaizen’i Seçilmesi 500 EKİPTEKİ KİŞİ SAYISINA GÖRE PAYLAŞTIRILIR.

Dış Sunuma Seçilen Kaizen 200 EKİPTEKİ KİŞİ SAYISINA GÖRE PAYLAŞTIRILIR.

Hata Kartı Asma (Beyaz) 7 KART ASAN

Hata Kartı Asma (Kırmızı) 3 KART ASAN

Hata Kartı Kaldırma (Beyaz) 7 KART ASAN

Hata Kartı Kaldırma (Kırmızı) 3 KART ASAN

Tek Nokta Dersi Vermek 50 EĞİTİM VEREN

5S Altın Bayrak (Hedef ve Üzeri) 30 İLGİLİ OB/5S BÖLGESİNDE ÇALIŞANLAR

5S Gümüş Bayrak (Hedefin 1-3 puan altındaki bölgeler)

20 İLGİLİ OB/5S BÖLGESİNDE ÇALIŞANLAR.

5S Bronz Bayrak (Hedefin 4-10 puan altındaki bölgeler)

10 İLGİLİ OB/5S BÖLGESİNDE ÇALIŞANLAR.

Otonom Bakım Adım Atlama (Makinada) 200 İLGİLİ MAKİNADA ÇALIŞANLAR

Ramak Kala Kartı Asmak / İSG Risk Bildirimi 5 KART ASAN

Ramak Kala Kartı Onaylanması / İSG Risk Bildirimi 25 KART ASAN

* ÖDK Puan ve Faaliyet kriterlerinde değişiklik yapma hakkını gizli tutar,Kampanyalar düzenleyerek istediği dönemlerde puan skalası ve ödül kriterleri ile ilgili değişiklik yapma hakkına sahiptir.