el sistema bibliotecario de la unam en cifras. inversión en recursos informativos ... ·...
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168BIBL. UNIV., NUEVA ÉPOCA, JULIO-DICIEMBRE 2002, VOL 5, No. 2 P. 168-180
La importancia que las bibliotecas
tienen para la docencia,
investigación y extensión de la
cultura se refleja en la importante
dotación de recursos que la
Universidad Nacional Autónoma
de México (UNAM) destina cada año
para la adquisición de recursos
informativos en diversos formatos:
libros, revistas, bases de datos y
obras de referencia, entre otros.
Con esta importante inversión la
Universidad mejora y actualiza cada
año sus importantes acervos
hemerobibliográficos que constitu-
yen un recurso invaluable para las
actividades académicas de la
comunidad.
El presupuesto para la adquisición
de recursos informativos se
concentra en la partida 521 para
libros y en la partida 523, que se
destina a la adquisición de revistas
técnicas y científicas, incluidas las
bases de datos y revistas
electrónicas. Estos presupuestos
se ejercen de manera coordinada
entre la Dirección General de
Bibliotecas (DGB) y los responsables
de las bibliotecas, lo que ha
permitido incrementar en calidad
y cantidad el patrimonio documental
de la UNAM, obteniendo a la vez,
importantes ahorros. Naturalmente,
la adquisición se complementa con
el canje y donación intra y extra
universitarias.
Con el fin de dar a conocer a la
comunidad universitaria la
información sobre las adquisiciones
de materiales informativos en la
UNAM, se presentan algunas cifras
por subsistema sobre la asignación
de dicho presupuesto, su
comportamiento y la cantidad de
títulos y volúmenes que se
adquirieron.
Administrativamente, el Sistema
Bibliotecario de la UNAM está
conformado por los siguientes
subsistemas: Bachillerato (16),
Licenciatura y posgrado (50),
Investigación Científica (31),
Investigación en Humanidades (18),
y Extensión y Administración
Universitaria (23).*
En 2002, el Sistema se compone
de 138 bibliotecas, 15 colecciones
y 28 claves administrativas, Esta
cifra varía cuando se crean o
fusionan bibliotecas. Las
colecciones y claves administrativas
El Sistema Bibliotecario de la UNAM en cifras.
Inversión en recursos informativos 2001-2002
* Las bibliotecas que posee cada subsistema se muestran entre paréntesis.
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pertenecen a dependencias que no cuentan con biblioteca, pero que
requieren materiales de apoyo para sus actividades, y por lo tanto,
cuentan con presupuesto de las partidas destinadas a la adquisición
de libros y revistas.
Partida 521. Libros (2001)
La Dirección General de Presupuesto Universitario asigna las partidas
presupuestales para la compra de libros, de acuerdo con las necesidades
de cada dependencia, expresadas en el anteproyecto presupuestal
que presentan anualmente. Cabe aclarar que desde el año 2000 no ha
habido variaciones en las asignaciones. El mayor porcentaje en la
asignación, se explica por el hecho de que en el Subsistema de
Licenciatura y Posgrado están incluidas las escuelas nacionales y
facultades que atienden al mayor número de alumnos y profesores.
Este es el subsistema con mayor número de bibliotecas (50).
Libros
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Los porcentajes se obtuvieron de
la asignación total: $64,107,921.00.
Al 30 de noviembre del 2001, fecha
de cierre del presupuesto, quedó
un remanente sin ejercer de 3.3%.
El presupuesto sin ejercer proviene
principalmente del comportamiento
de las dependencias de los
subsistemas de la Investigación
Científica y de las dependencias
de Extensión Universitaria, cuyas
necesidades no siempre requieren
la adquisición de un gran número
de monografías. En el caso de la
Investigación Científica, el
porcentaje más grande de
adquisiciones se hace en el rubro
de revistas y bases de datos,
incluidas en la partida 523, como
más adelante se describe.
En el adecuado ejercicio de las
asignaciones, existen factores que
inciden en el balance final de la
partida: planeación sistemática de
las adquisiciones por parte de las
bibliotecas, disponibilidad del
material, sobre todo de
procedencia extranjera, y los
tiempos de entrega de los
proveedores. En comparación con
otros ejercicios, en 2001 se obtuvo
un muy buen desempeño en la
adquisición de libros, ya que se
ejerció el 97% del presupuesto
asignado. Los porcentajes se
obtuvieron con relación al
presupuesto ejercido.
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La adquisición de libros en los
meses de enero, abril y diciembre
fue baja debido a los periodos
vacacionales. La compra de libros
durante durante marzo, y de mayo
a septiembre, fue regular. Octubre
y noviembre fue el bimestre en el
cual se aplicó en mayor cantidad
el presupuesto. Este
comportamiento refleja los tiempos
que consume la actividad propia
de las bibliotecas en las
dependencias para la recolección
de solicitudes de su comunidad
académica, el periodo de gestión
de las mismas con los proveedores,
así como los tiempos de entrega.
Esto trae como consecuencia que
en los meses de mayor adquisición,
se impactan las actividades del
Departamento de Procesos
Técnicos de la DGB, por el gran
volumen de materiales que se
deben catalogar y clasificar.
Con el presupuesto ejercido, se
adquirieron 181,513 volúmenes,
equivalentes a 82,922 títulos, de
materiales nacionales y extranjeros.
Se adquirieron principalmente libros
impresos, comprándose además,
en menor porcentaje: discos
compactos (CD-ROM), DVD, películas,
diapositivas, microfichas, mapas,
partituras y libros electrónicos,
entre otros.
Libros
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Una de las herramientas que contribuye de manera fundamental a la
optimización del presupuesto, es el "Catálogo de Proveedores Autorizados
de Material Bibliográfico", el cual está estructurado por editoriales y
distribuidores de materiales nacionales y extranjeros. Estos proveedores
le otorgan a la Universidad Nacional Autónoma de México descuentos
por el volumen de compra, que van del 20% al 50% con relación a los
precios de lista de las editoriales. Por lo que respecta a los distribuidores
de material extranjero, éstos tienen como requisito ofrecer el precio de
lista del país de origen.
El establecimiento de políticas de adquisición para la compra de libros,
emprendidas por la Dirección General de Bibliotecas, con el apoyo del
entonces llamado Comité de Compras y Servicios de la UNAM, permitió
un ahorro en el año 2001, de aproximadamente $19.000,000.00.
Considerando el presupuesto ejercido por el Sistema Bibliotecario de
la UNAM, para la compra de libros y la cantidad de volúmenes en 2001,
se obtuvo el costo promedio por volumen. Las variaciones se deben
principalmente al tipo de material que cada subsistema adquiere, por
ejemplo, el Subsistema de la Investigación Científica, requiere de libros
extranjeros, que consecuentemente tienen un alto costo debido a su
especialización y procedencia. Por el contrario, el Bachillerato adquiere
casi exclusivamente libros de texto nacionales que tienen un costo
menor. (ver tabla 2)
Cabe aclarar, que en el Subsistema de Extensión y Administración
Universitaria, se encuentra incluida la Biblioteca Central, lo que repercute,
por su volumen de compra, en el costo promedio que se indica.
Inversión en recursos informativos 2001-2002
Precios y descuentos que los proveedores otorgan a la UNAM
Tipo de proveedores Descuentos ( % )
Editoriales nacionales 30, 35, 40, 45 y 50
Distribuidores de material nacional 20 y 25
Editoriales de material extranjero 25, 30, 35
Distribuidores de material extranjero Precios de lista del país de origen
Tabla 1. Fuente: Dirección General de Bibliotecas, Subdirección Técnica,Departamento de Adquisiciones Bibliográficas.
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Partida 523. Revistas Técnicas
y Científicas (2002)
Aunque a lo largo de los últimos
años, el número total de
suscripciones y títulos ha
permanecido sin grandes cambios,
la política del Departamento de
Suscripciones de la DGB (desde la
época del Centro de Información
Científica y Humanística, CICH), ha
sido promover la cancelación de
suscripciones innecesariamente
duplicadas, y aprobar las solicitudes
de nuevos títulos no existentes en
el Sistema UNAM. Con esta política
se busca enriquecer aún más la
colección hemerográfica.
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COSTO PROMEDIO POR VOLUMENTipo de Proveedor Bachillerato Licenciatura Inv. Científica Inv. en Humanidades Extensión y
y Posgrado Admon. Universitaria
Editoriales de 208.68 340.88 449.51 295.41 231.78
material extranjero
Distribuidores de 185.92 542.19 903.53 415.74 386.16
material extranjero
Promedio de 190.19 518.12 896.51 410.46 368.90
material extranjero
Editoriales de 106.01 161.25 346.32 138.00 110.30
material nacional
Distribuidores de 108.31 145.39 294.52 211.58 143.87
material nacional
Promedio de 107.24 153.63 323.18 191.32 131.18
material nacional
Tabla 2. Fuente: Dirección General de Bibliotecas, Subdirección Técnica, Departamento de AdquisicionesBibliográficas.
Revistas técnicas y científicas
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La relación actual, en términos generales es de 1.67 suscripciones por
cada título único; sin embargo, en algunos subsistemas la relación es
mayor y la duplicidad inclusive es necesaria, debido a las características
de los usuarios, como es el caso del bachillerato y de algunas facultades
y escuelas. Existen títulos muy especializados, y por lo tanto, muy
caros, de los cuales se cuenta con la versión electrónica, además de
la impresa. Varios títulos que se encuentran en esa situación pertenecen
a dependencias foráneas que consideran necesario adquirirlos también
en papel.
Las suscripciones del Sistema Bibliotecario de la UNAM se adquieren
desde hace años de manera centralizada y descentralizada. Esta última
corresponde a las que realizan las dependencias foráneas que ejercen
su presupuesto directamente (18%). Lo anterior se debe a varios
factores, entre ellos, que la biblioteca pueda: 1.) contar con personal
académico para tramitar las suscripciones, y 2.) contar con el apoyo
de la Unidad Administrativa de su dependencia para realizar los pagos
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en diferentes divisas, hacer las comprobaciones necesarias ante las
instancias correspondientes, etc.
Las suscripciones descentralizadas representan el 12% y consumen
el 18% del presupuesto. Casi la totalidad de las dependencias que
realizan suscripciones descentralizadas son institutos y centros de
investigación en ciencias. Las publicaciones de esta área son más
caras, en promedio, más del 500 por ciento con relación al área de
ciencias sociales y humanidades.
Las suscripciones con presupuesto centralizado tienen tres modalidades:
a) Suscripciones centralizadas. El 79% de las suscripciones se
adquirieron a través de siete proveedores centralizadores, los cuales
gestionan títulos que se editan primordialmente en Estados Unidos,
Canadá y en países europeos. En menor medida otros títulos provienen
de Japón, Australia, India, etc. Muchos de esos títulos son editados
por grandes editoriales como Academic Press, Elsevier, Springer Verlag,
y Wiley, entre otras. Dependiendo del número de suscripciones, las
editoriales ofrecen descuentos que repercuten significativamente en
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el monto por manejo y envío. Otros títulos son editados por organismos
y asociaciones académicas y científicas con las que los proveedores
están relacionados, por lo que se facilita su pago.
b) Las suscripciones directas, tramitadas por el Departamento con
más de 350 editoriales y entidades académicas mexicanas y
latinoamericanas, ascienden a 9%. Para este tipo de publicaciones,
que en general son menos costosas, no hay proveedor confiable que
las tramite, debido a las dificultades que presentan como: atraso e
irregularidad en la aparición de las publicaciones y falta de infraestructura
de las mismas editoriales para comercializarlas, lo que las hace
incosteables para los proveedores.
c) Suscripciones directas, con presupuesto centralizado, gestionadas
por diversas bibliotecas departamentales. Varias bibliotecas,
principalmente de institutos y centros de investigación, con el propósito
de beneficiarse de los descuentos y precios especiales que se otorgan
a las entidades académicas especializadas, gestionan parte o toda su
colección directamente, aunque el pago debe ser autorizado y tramitado
por el Departamento. En este caso se encuentran el 12% de las
suscripciones.
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A través de los años, el Departamento de Suscripciones ha trabajado
con diversos agentes centralizadores. En el 2002 se adjudicaron
directamente 9348 suscripciones a siete proveedores, los cuales
aceptaron firmar "un contrato de prestación de servicios y otorgar dos
fianzas: una del 100% por pago anticipado y otra del 10 % por
cumplimiento". Se considera que con tales garantías, la recepción de
fascículos debe ser más oportuna en tiempo y en forma y se debe
reducir a un mínimo el número de fascículos faltantes. Algunos de los
proveedores centralizadores tienen más de veinte años tramitando
suscripciones para la UNAM.
Los subsistemas de la UNAM adquieren materiales de diferente índole,
cantidad y precio, en función de las características y necesidades
propias de sus comunidades:
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Bachillerato. Este nivel cuenta con una población de 100,000 alumnos,
que es atendida por 16 bibliotecas: 10 de la Escuela Nacional Preparatoria
y 6 del Colegio de Ciencias y Humanidades. Para el 2002 se definió la
"Colección Básica Hemerográfica" de la Escuela Nacional Preparatoria,
con más de 50 títulos (principalmente de divulgación y en español)
seleccionados para apoyar las diversas materias del plan de estudios.
Esta colección se repite en las 10 bibliotecas de la Escuela. Por otro
lado, la colección hemerográfica del Colegio de Ciencias y Humanidades,
compuesta por casi 50 suscripciones, se ha mantenido constante y
también se repite en cada plantel. Ambas colecciones cubren
satisfactoriamente los requerimientos académicos del subsistema.
Aunque el presupuesto que se asigna al bachillerato representa el
porcentaje menor, debe tomarse en cuenta que las revistas de divulgación
son mucho más económicas que las técnicas y científicas.
Licenciatura y posgrado. Este subsistema cuenta con 165 mil alumnos,
50 bibliotecas y el mayor número de suscripciones (40%), debido a la
gran población académica que debe atender y la diversidad de carreras,
materias y de programas de posgrado que posee. Absorbe únicamente
el 31% del presupuesto, ya que el subsistema adquiere principalmente
títulos de divulgación y del área de ciencias sociales y humanidades,
que no son muy costosos, y en menor cantidad de ciencia y tecnología.
Subsistema de Investigación Científica. Está constituido por 31
bibliotecas y por una población de 2,394 investigadores y técnicos
académicos. Aunque la colección de este subsistema ocupa el segundo
lugar en número de suscripciones, consume el porcentaje mayor del
presupuesto (45%), debido al alto costo de las revistas técnicas y
científicas especializadas, que en algunos casos asciende a varios
miles de dólares.
Subsistema de Investigación en Humanidades. Lo integran 18
bibliotecas y una comunidad que asciende a 1,136 investigadores y
técnicos académicos. A diferencia del subsistema de la Investigación
Científica, demanda menor número de suscripciones, al mismo tiempo
que las revistas en esta área son menos costosas y más escasas en
comparación con las de ciencias.
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En conjunto, la investigación en la UNAM es muy intensa y ejerce el
59% del presupuesto de la partida 523, destinado a suscripciones
impresas. Pese a que los principales usuarios (investigadores) representan
un pequeño porcentaje, cabe recordar que las publicaciones periódicas
y seriadas son fundamentales para la investigación, y que más del 50%
de toda la investigación que se realiza en México, se desarrolla en la
UNAM.
La colección hemerográfica del 2002, tuvo un costo de $108.721,552.00
M.N., desglosado de la siguiente manera: más de 85 millones de pesos
para las suscripciones en papel y más de 23 para los recursos electrónicos
(bases de datos y revistas electrónicas).
La presencia de las bases de datos en la UNAM se remonta a la década
de los setenta y las revistas en soporte electrónico datan de 1997. Su
importancia en la Universidad ha ido en aumento y actualmente se
consideran recursos básicos, fundamentalmente para el área de
investigación en ciencias. En el año 2002, el 22% de la partida 523,
se canalizó a recursos electrónicos, cantidad significativa, que seguramente
se incrementará en el próximo año. En 2002 se contó con 138 bases
de datos y 6,490 títulos de revistas electrónicas.*
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Revistas técnicas y científicas
* Subdirección de Servicios Especializados de la DGB.
recomendación de la DGB, en el
sentido de solicitar nuevos títulos
con costo equivalente en sustitución
de las suscripciones canceladas,
con la finalidad de optimizar los
recursos disponibles y mitigar así
la disminución que se genera entre
el presupuesto asignado a la partida
523, y el incremento real que las
suscripciones tienen cada año.
Las bibliotecas solicitan la
cancelación de suscripciones por
varias razones: escasa o nula
consulta; aparición de nuevos títulos
que se consideran más adecuados,
cese, atraso e irregularidades
significativas en la edición de los
títulos. Generalmente, las suscripciones canceladas son sustituidas
por títulos nuevos.
Es importante mencionar aquí que la renovación de títulos centralizados
se realizó oportunamente en octubre de 2002 y que se fincaron las
suscripciones que el Departamento tramita directamente.
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Cabe aclarar que el presupuesto real para el 2002 en la partida 523,
fue de 120 millones y medio, y que la diferencia con el costo real de
las suscripciones se debe a que la colección del 2002 se pagó
principalmente con presupuesto del 2001. Asimismo, gran parte del
presupuesto del 2002 se utilizó para las renovaciones del 2003. El pago
de las suscripciones es anual y por anticipado.
En los últimos años, las suscripciones de la UNAM se han mantenido
en un promedio de 13 mil a 13 mil quinientas, en parte debido a la
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