el proceso del abastecimiento
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2. AREA DE BIENES
2.1 El proceso del abastecimiento
a) Concepto
Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional
flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así
como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de
los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
administración pública.
Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad
de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de
Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas
instancias.
Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la
administración pública.
Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento
Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública
peruana son las siguientes:
a. Constitución Política del Perú
Artículo 76
“Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos
públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como
también la adquisición o la enajenación de bienes.
La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la Ley
de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el procedimiento, las
excepciones y las respectivas responsabilidades.
Artículo 194
“Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de gobierno local.
Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su
competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme a
ley.”
Artículo 195
“Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economía local, y la prestación de
los servicios públicos de su responsabilidad, en armonía con las políticas y planes
nacionales y regionales de desarrollo.
Son competentes para:
1. Aprobar su organización interna y su presupuesto.
2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil.
3. Administrar sus bienes y rentas.
b. Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)
Artículo 1
“Institúyase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento (…)”
Artículo 2
“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de
catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento
y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y
disposición final”.
c. Resolución Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento
SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén
Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible
hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden
de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido
Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido
por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Ingresados “conforme” los bienes, se codifican según los Catálogos Nacionales
vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa
documentadamente al Kárdex, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad,
a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ. Nº 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. Los
que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para
obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un
documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y autorización
por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como
es el caso de la Gerencia de Administración en las municipalidades.
SA 06. Austeridad del abastecimiento
“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de
bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad
que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en
concordancia por la política gubernamental. La austeridad no significa “dejar de
gastar”, sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o
materiales con los que se cuenta o de los que se dispone”.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada
estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos
asignados a la municipalidad y su adecuada combinación, para obtener más y mejores
resultados en beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, observancia y
cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública, cualquiera
sea su denominación, estructura, ubicación, directivos, etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y
atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y Gerencia
Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de
austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:
- la estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o
mixtura de los mismos.
- la relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mínimo
su requerimiento anual.
- imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias
de la entidad, la relación e información básica de los bienes y servicios
programables.
- establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse, en
función a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que
labora, etc.
- los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la
aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el ámbito de
competencia.
- periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación
y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su
perfeccionamiento.”
d. Ley de Bases de la Descentralización: Ley 27783
Artículo 10
“[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas
administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito
público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su
naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de
gobierno”.
e. Ley Orgánica de Municipalidades: Ley 27972
Artículo VIII
“Los gobiernos locales están sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera
general y de conformidad con la Constitución Política del Perú, regulan las actividades
y funcionamiento del Sector Público; así como a las normas técnicas referidas a los
servicios y bienes públicos, y a los sistemas administrativos del estado que por su
naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio”.
Artículo 34. Contrataciones y adquisiciones locales
“Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la
ley de la materia, debiendo hacerlo en acto público y preferentemente con las
empresas calificadas constituidas en su jurisdicción, y a falta de ellas con empresas de
otras jurisdicciones.
Los procesos de contratación y adquisición se rigen por los principios de moralidad,
libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia
tecnológica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que los
gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma
oportuna y a precios o costos adecuados”.
f. Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
• Decreto Supremo 083-2004-PCM
Aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.
• Decreto Supremo 084-2004-PCM
Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.
• Directiva 005-2003- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado – CONSUCODE / PRE
Regula el procedimiento de elaboración y el contenido de los Planes Anuales de
Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Público bajo el
ámbito de aplicación de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del
Estado, así como la oportunidad y mecanismos para su remisión al CONSUCODE.
g. Otras leyes complementarias
- Ley de Presupuesto del Sector Público, para el Año Fiscal 2006, Ley 28652
- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411
- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la
República, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422
- Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444
- R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de bienes
cuya propiedad está acreditada
- Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de propiedad estatal y su recepción por la SBN
- D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF
Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de
Abastecimiento en los Gobiernos Locales
1. Los Subsistemas de Abastecimiento
Los Subsistemas de Abastecimiento son:
a) Subsistema de Información y Control
A través de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y
conserva información sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y
condiciones de venta; seguridad; garantía que ofrecen; acciones de seguimiento y
control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias, para
tomar la decisión más conveniente en condiciones óptimas para la municipalidad.
Está constituido por los Procesos Técnicos de:
- Programación: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.
- Catalogación: Catalogación Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y otras
catalogaciones.
- Registro Nacional de Proveedores
- Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso Técnico.
b) Subsistema de Negociación/Obtención
A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar,
conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los bienes o servicios
necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Está conformado por los Procesos
Técnicos de:
- Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicación de Menor Cuantía - AMC, Adquisición
Directa - AD, Concurso Público - CP y Licitación Pública - LP.
- Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para
uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se había perdido por
descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia tecnológica, etc.
c) Subsistema de Utilización/Preservación
A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización, uso,
conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepción integral,
para una adecuada utilización y preservación.
Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de:
- Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la entidad compra
la materia prima - o a todo costo.
- Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos.
- Seguridad integral: para personas y bienes.
- Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para consumo
inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
- Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comité
de Gestión Patrimonial, conforme al artículo 168 del Reglamento General de
Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal, aprobado por DS
154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y demás Directivas de la SBN.
Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales
La Oficina de Abastecimiento es el órgano de apoyo encargado de gerenciar y
administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la
administración y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo mecánico,
flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Está a cargo de un Sub
Gerente, quien depende del Gerente de Administración y Finanzas o de la Gerencia de
Administración.
Denominación y Organización
El área encargada del abastecimiento en una municipalidad –dependiendo del tamaño
de ésta- generalmente tiene jerarquía de subgerencia con el denominativo o nombre
de Subgerencia de Abastecimiento. También se le denomina Subgerencia de Logística
o Jefatura de Logística.
Modelo de Organización de los Subsistemas de Abastecimientos
b) Etapas del proceso del abastecimiento
b.1 Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- determinación de necesidades.
- consolidación de necesidades.
- formulación del plan de adquisiciones.
- ejecución de la programación.
Gerencia de Administración
Sub Gerencia de Abastecimiento
AlmacénServicios
GeneralesControl
PatrimonialContrataciones y
Adquisiciones
- evaluación de la programación.
Catalogación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- identificación de bienes no codificados.
- actualización de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes
Registro de proveedores
A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado no existe obligación de formular un registro de proveedores en cada
municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a través del Registro Nacional de
Proveedores - RNP.
Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
b.2 Contrataciones y Adquisiciones
Este procedimiento está regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su
reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM.
Consideraos que este proceso merece mayor atención por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.
Recuperación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recolección o selección.
- reparación o reconstrucción.
- utilización.
Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la
municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado
los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que
pueden causar daño o pérdida en las personas, información o medios naturales, a fin
de evitar la paralización de los procesos productivos.
b.3 Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la
ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia.
b.4 Distribución
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el
círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los
bienes o servicios solicitados.
Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a
detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las
diferentes dependencias de la municipalidad.
Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
Programación de necesidades
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.
Elaboración del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras,
sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.
Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación del
PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar ningún
proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo
todo proceso que contravenga a esta disposición.
Ejecución de los procesos de selección
Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al objeto del
proceso. Los procesos de selección se rigen por el artículo 11 de la Ley Anual de
Presupuesto y por los artículos 14 del TUO y 77 del Reglamento, así como por el
numeral 2.3., inciso g, del TUO.
Ingreso al Almacén Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de
selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal
de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno - NTCI 300 02-
Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de
Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las
existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la
Oficina de Contabilidad).
Valorización de las existencias de almacén
Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo
Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).
Inventario Físico
En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento,
SBN, etc.
Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
Presentación a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.