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El Escribano. Página 1 Marzo 2011
InstitucionalIns�tucional
EL ESCRIBANOPacto por la transparencia en los servicios de notariado y registro
Teniendo en cuenta que los servicios de notariado y registro son vitales para garan�zar a las víc�mas del conflic-to armado la res�tución de la �erra, el Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, el Presidente de la Unión Colegiada de Notarios de Colombia, Àlvaro Rojas Charry, y el Presidente de la Asociación Colegio de Registradores de Instrumentos Públicos de Colombia, Leonardo Calderón Perdomo, firmaron un Pacto por la Transparencia.
Según el documento, dado a conocer en una rueda de prensa, los firmantes se compro-me�eron a trabajar en la modernización e integración de estos servicios y adoptar las medidas para ejercer con eficiencia el control previo en el desarrollo de sus funciones.
En su intervención, el Superintendente anunció que, con el Ministerio de Agricultura y el Incoder, están trabajando un proyecto para que se puedan registrar los baldíos del país y evitar así que par�culares se apropien de estas �erras de manera irregular.
Anunció que la reestructuración de la Superintendencia �ene como propósito profesiona-lizar la planta de personal, modernizar e integrar las oficinas de registro de instrumentos públicos y prestar un mejor servicio a los ciudadanos.
Dio a conocer que en la actualidad están intervenidas las Oficinas de Registro de Carmen de Bolívar, Santa Marta, Tuluá, San Mar�n y Cartagena con el propósito de verificar el manejo jurídico y administra�vo registral.
Por su parte, Rojas Charry manifestó que los notarios cumplen su función de acuerdo a las leyes y su agremiación cuenta con un Tribunal de È�ca para hacer seguimiento a los casos en que existan irregularidades en la prestación de este servicio. “No somos los responsables del tema de manejo de �erras”, afirmó.
A su vez, Calderón Perdomo dijo que los integrantes de su agremiación cumplen con hones�dad las funciones que les han asignado y que consisten en inscribir escrituras, resoluciones, sentencias y actos administra�vos. “Nosotros presumimos la validez de los mismo”, indicó.
Consultar en la página Web en no�cias 2011, el Pacto por la transparencia y audio.
El Escribano. Página 2
Comité Direc�voSe proyecta hacia el futuro
El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, lideró una reunión del Equipo Direc�vo y los Gerentes Proyectos de la en�dad con el propósito de acordar las metas ins�tucionales para mejorar los servicios al ciudadano.
Se establecieron polí�cas para el desarrollo de los proyectos de Interrelación Registro Catastro, Ventanilla Úni-ca de Registro VUR, Sistema�zación de los servicios de la en�dad y de los procesos administra�vos y jurídicos, entre otros.
Además del presupuesto de inversión se revisaron los programas a desarrollar en infraestructura, talento hu-mano, bienestar y servicios generales. La revisión del tema financiero también estuvo en el orden del día.
En su intervención, el Superintendente hizo un llamado para que las diferentes dependencias trabajen coordina-damente para que los proyectos sean paralelos y se ejecuten con celeridad, oportunidad y economía.
Manifestó, igualmente, su interés en desarrollar una polí�ca que mejore los procesos de capacitación, bienestar y clima organizacional.
Este comité se reunirá periódicamente para hacer seguimiento a las ac�vidades y proyectos de cada una de las áreas.
El Escribano. Página 3
VUR se lanzó en Manizales
La Ventanilla Única de Registro, proyecto de racionalización de trámites que lidera la Superintendencia de Notariado y Registro, se implementará en Ma-nizales.
El lanzamiento del VUR en esta ciudad se realizó el jueves 3 de marzo de 2011 con la presencia del Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, el Gobernador de Caldas, Mario Aris�zábal Muñoz, y el Alcalde de Manizales, Juan Manuel Llano Uribe.
El acto se llevó a cabo en la Alcaldía Municipal. Valledupar será la próxima ciudad en la que se lance este proyecto.
El Escribano. Página 4
Supernotariadofija posición sobre programa de formalización de �erras Seminario/Taller Internacional Formalización de la Propiedad Rural
El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, en el marco del Seminario Internacional de la Propiedad Rural, par�cipó en el Panel de La Acción Inte-rins�tucional en el Programa de Formalización que se llevó a cabo en el Hotel Tequendama en la ciudad de Bogotá. En este evento, el Superintendente hizo una presentación sobre los aspectos en los que avanza la en�dad en el tema de res�tución de �erras.
Si desea conocer la exposición, consulte nuestra página WEB en el home en la sección de no�cias 2011, allí encon-trará el audio y la presentación de la SNR.
El Escribano. Página 5
Notarías del país serán cer�ficadoras de firma digital
Con el propósito de implementar nuevos servicios en línea en 540 nota-rías del país, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, Cer�cáma-ra y la Superintendencia de Notariado y Registro suscribieron un conve-nio en las instalaciones de esta en�dad.
Gracias a esta inicia�va, los notarios podrán cer�ficar próximamente los documentos digitales que se tramiten en sus despachos.
El costo de las licencias de los aplica�vos de cer�ficación es de 95 millo-nes y tendrán una vigencia de 2 años.
“Es un gran avance para la prestación de servicios en línea y por ello es importante que el total de los 872 notarios del país sean cer�ficadores”, manifestó el Superintendente del ramo, Jorge Enrique Vélez García.
Indicó que esta en�dad está presta a colaborarles en todos los proyec-tos que racionalicen trámites como el de la expedición de las copias de los registros civiles por Internet.
Según el Presidente de la Unión Colegiada de Notarios de Colombia, Ál-varo Rojas Charry, el costo de las licencias fue inferior en un 75% al del valor comercial gracias a los acuerdos previos a la firma del convenio con Cer�cámaras.
“Es importante reconocer el apoyo de las diferentes en�dades guberna-mentales en el proyecto de modernización de las notarías”, aseveró el dirigente.
El Director de Cer�cámaras, Eric Rincón, durante la firma del acuerdo, dio a conocer que esta organización y la Cámara de Comercio de Bogotá están comprome�dos con la simplificación y modernización de los trá-mites notariales.
El Escribano. Página 6
Se posesiona
Jefe de la Oficina de Informá�ca
Ante el Superintendente de Notariado y Re-gistro, Jorge Enrique Vélez García, se pose-sionó el Jefe de la Oficina de Informá�ca, Bismark Benjamín Buenaños Mosquera.
El funcionario es Ingeniero de Sistemas de la Universidad Incca de Colombia y espe-cializado en Gerencia de Tecnología de la Escuela de Administración de Negocios EAN, además docente Universitario de la Universidad Católica de Colombia.
Ha ejercido su profesión en Trasmilenio S.A., la Universidad Sergio Arboleda y los Bancos Central Hipotecario y Caja Social, entre otros. Además de la experiencia, for-mación y desarrollo permanente en la in-ves�gación y la docencia Universitaria.
El Escribano. Página 7
Nacido en Jamundí, tomó posesión ante el Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García. Es abogado de la Universidad San�ago de Cali, especializado en Gobierno Municipal con Magíster en Es-tudios Polí�cos de la Universidad Javeriana.
También �ene un postgrado en Derecho Ad-ministra�vo de la Pon�ficia Bolivariana de Medellín. Ha sido Director de Control Inter-no Disciplinario y Director de Control Interno (e) de EMSIRVA E.S.P. En EMCALI EICE E.S.P. se desempeñó como Jefe del Departamen-to de Control Disciplinario de la Gerencia de Energía, Coordinador de Cartera de la Ge-rencia Comercial y estuvo encargado de las jefaturas de los Departamentos de Cartera y Cobranzas, Ejecuciones Fiscales y Merca-deo, entre otros cargos.
Fue Secretario General del Concejo de Cali, Personero Delegado II para la Vigilancia Ad-ministra�va en esa ciudad y Visitador De-partamental de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Diego Salazar Saa
Es el nuevo Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario
El Escribano. Página 8
14 pasospara el programa de implementacióny mejora de la calidad
Algunos principios que soportan los pasos para implementar y mante-ner un programa de mejora de calidad, en la Superintendencia de Nota-riado y Registro y Oficinas de Registro, son:
Enfocarse al cliente: significa, inves�gar sus necesidades y tenerlas pre-sentes al diseñar y ejecutar nuestras ac�vidades “el cliente es nuestra razón de ser”, “cuida a tu cliente interno, que este cuidara a tu cliente externo”.
La prevención: consiste en revisar nuestras ac�vidades, productos o servicios, una vez se han elaborado, y eliminar los que no cumplen con nuestros requerimientos. En el caso de servicios trataríamos de corregir cualquier desviación presentada, al otorgarlo “más vale prevenir que lamentar”.
Trabajo en equipo: requerimos laborar coordinadamente. Todo es más que la suma de sus partes (1+1=3) “Sinergia”.
Medición: saber cómo estamos haciendo las cosas, para iden�ficar los puntos que debemos mejorar o corregir. “Lo que no se mide no se me-jora”.
Mejora con�nua: nada puede considerarse como algo terminado o mejorado en forma defini�va, estamos siempre en un proceso de cambio “el que no avanza, retrocede”.
Teniendo como fundamento estos principios, pongamos en prác�ca los siguientes pasos:
1. Establecer el compromiso de la Dirección con la calidad: los direc�vos �enen el mayor compromiso y respon-sabilidad para el éxito del sistema de calidad.
2. Formar el equipo para la mejora de la calidad (Equipo MECI - CALIDAD, Auditores, personal de enlace): es importante que exista una estructura dentro de la organización, dedicada a coordinar y supervisar los esfuerzos de la Superintendencia y oficinas de registro en materia de mejora de la calidad.
3. Capacitar al personal en los conceptos de calidad: todo el personal debe estar bien entrenado en el manejo de las herramientas para la aplicación de este enfoque y crear un lenguaje común en la en�dad.
4. Establecer mediciones de calidad: con el objeto de prevenir y controlar el proceso, asegurando así el nivel de calidad requerido.
El Escribano. Página 95. Evaluar los costos de calidad: sobre todo medir los costos causados por el incumplimiento, las correcciones, las devoluciones, los desperdicios.
6. Crear conciencia sobre la calidad: es muy importante hacer una labor de difusión y de convencimiento a todo el personal sobre la nueva filoso�a.
7. Tomar acciones correc�vas: impulsar permanentemente las medidas necesarias para asegurar el cumpli-miento de los niveles de calidad requeridos.
8. Planificar el día “cero defectos”: este suceso marca el compromiso del nivel central y oficinas de registro con la nueva filoso�a y la incorporación a las prác�cas de trabajo de los cuatro principios fundamentales (Enfocarse al cliente interno y/o externo, prevenir, trabajar en equipo, generar un cultura de medición y mejorar de manera con�-nua y permanente).
9. Festejar el “día cero defectos”: es importante involucrar a toda la SNR y ORIPS en la celebración y reconoci-miento por los logros alcanzados en cada una de las áreas y procesos a cargo, en función de las metas y los compro-misos adquiridos.
10. Establecer metas: toda las SNR y ORIPS, debe estar encaminada al logro de metas que permitan monitorear los avances y determinar si se va en la dirección correcta.
11. Eliminar las causas de error: la manera de llegar al logro de cero defectos, no es eliminando los errores, sino las causas de los errores.
12. Dar reconocimiento: los logros alcanzados en las diferentes dependencias y oficinas deben ser es�mulados y promovidos a través de mecanismos permanentes de reconocimiento.
13. Formar equipos de calidad: tener una estructura a todo lo largo y ancho de la SNR y ORIPS, a través de equi-pos de trabajo enfocados a la implementación de mejoras en todos los procesos.
14. Repe�r todo el proceso: el úl�mo paso del proceso es volver a empezar. La calidad no debe ser un programa en la en�dad, sino una forma de vida.
El Grupo de Calidad – MECI invita a que reflexionemos sobre los principios de calidad, anteriormente citados y apli-quemos de manera constante y permanente cada uno de los 14 pasos, comenzando desde hoy, con las ac�vidades y procedimientos a cargo, validando sus resultados y replicando en nuestros clientes, tanto internos como externos, en los proveedores de nuestros insumos, con el fin de lograr la meta del sostenimiento de la cer�ficación (Superintenden-cia, Oficinas de Registro de Bucaramanga, Bogotá Zonas Norte, Centro y Sur) y la obtención de la cer�ficación para aquellas oficinas que ya iniciaron el proceso (Medellín Zona Sur y Norte, Barranquilla, Valledupar y Villavicencio) y las que se programarán en los próximos años.
Con la cer�ficación se logra el reconocimiento de nuestra labor por parte de un organismo competente. Pero más que lograr esta meta, tenemos que apuntar a superar las expecta�vas de nuestros clientes, generándole un valor agrega-do de buen trato, confianza, servicio oportuno y efec�vo.
La calidad es hacer las cosas bien desde el primer momento. Se debe cons�tuir en una filoso�a y es�lo de vida que fortalezca nuestra cultura organizacional, la imagen ins�tucional y el sen�do de pertenencia.
Colaboración: Juan Carlos Torres RodríguezCoordinador grupo Calidad-MECI
El Escribano. Página 10
Ges�ón Dirección Financiera Primer Bimestre de 2011 Vs 2010
Teniendo en cuenta las directrices del Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, la Dirección Financiera realizó la ges�ón de acuerdo con cada uno de los grupos durante el primer bimestre de 2011.
El la página Web de la en�dad, en no�cias de 2011, se puede consultar el Informe que inclu-ye los siguientes grupos: Grupo Central de Cuentas, Grupo Reconocimiento de Pensiones y Créditos de Vivienda, Grupo Recaudos y Subsidios Notariales, Grupo de Tesorería, Grupo de Presupuesto y Grupo de Contabilidad.
Ver vínculo: h�p://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/images/smilies/No�cias2011/gesdirecfin1bim2011vs2010.pdf
Desarrollo HumanoAc�vidades - Salud ocupacional
Levantamiento panorama de riesgos y encues-tas condiciones de salud: por instrucción del Su-perintendente, la ARP Posi�va en coordinación con el Grupo de Desarrollo Humano – Salud Ocu-pacional, se encuentran realizando el levanta-miento del panorama de riesgos y la recolección de las encuestas de condiciones de salud de los servidores de la SNR y 193 oficinas de registro de instrumentos públicos del país, con el fin de tener un diagnós�co completo de la en�dad en la ges�ón de seguridad y salud, poder realizar las acciones per�nentes para prevenir, controlar los riesgos, promover y mejorar las condiciones de salud de los servidores.
El Escribano. Página 11
Vacunación virus del papiloma humano: el día 8 de marzo de 2011, el Grupo de Desarrollo Humano – Salud Ocupacional, con la colaboración de laboratorios Glaxo y Colsubsidio, realizarón la campaña de vacunación del virus del papiloma humano, ac�vidad del Subprograma de Medicina Preven�va y del Trabajo que busca la prevención de enfermedades de alto riesgo como el cáncer de cuello uterino.
Valoración �sica depor�stas: en el mes de febrero y marzo del 2011, la fisioterapeuta de la ARP Posi�va, en coordinación con el Grupo de Desarrollo Humano – Salud Ocupacional, realizó la valoración de los depor�stas de la SNR y oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá con el fin de determinar si los servidores(as) fueron aptos o no para realizar dicha ac�vidad, de igual manera se les dio recomendaciones para prevenir lesiones osteomusculares, evitar accidentes laborales y realizar adecuada-mente el ejercicio.
Levantamiento información riesgo psicosocial: en el mes de marzo se realizó la visita de la psicóloga de la ARP Posi�va a las oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá, tomando como grupo focal la oficina de Jurídica y a todos los grupos de trabajo de la Super-intendencia de Notariado y Registro, con el propósito de conocer sus necesidades e inquietu-des referentes al contenido, condiciones de las tareas, ges�ón, personal, organización, con-diciones �sicas y diseñar un plan de trabajo enfocado en los riesgos encontrados. De igual manera, se realizaron Talleres de Es�los de Afrontamiento del Estrés, para los servidores de estas Oficinas. Valoración de puestos de trabajo y recomendaciones: en coordinación con el Grupo de De-sarrollo Humano – Salud Ocupacional, en el mes de marzo se inició la visita de una fisiotera-peuta de la ARP Posi�va a los puestos de trabajo de los servidores(as) de la Superintendencia de Notariado y Registro y oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá, con el fin de valorar sus puestos de trabajo y darles recomendaciones para prevenir lesiones osteo-musculares y promover una buena higiene postural.
Capacitación brigadistas: el día 21 de febrero de 2011, el Grupo de Desarrollo Humano – Salud Ocupacional, con el apoyo de la Aseguradora Correcol realizó el primer encuentro de brigadas de la SNR y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá con la capa-citación “atención y traslado de lesionados” , con el fin de que los mismos permanezcan en constante entrenamiento para actuar en caso de una emergencia o eventualidad.
El Escribano. Página 12
Es�madas funcionarias:
Mensaje Día de la Mujer
Una mujer es la que se levanta todos los días a velar por sus hijos, es la que trabaja porque haya una sociedad más justa, es la que habla con ternura pero con firmeza y le imprime a la labor diaria su bondad y nobleza.
Es la que habita en nuestras oficinas mul�pli-cando su capacidad de trabajo y dejando hue-lla en todos los proyectos que adelanta y en las tareas que concluye.
Avanza posi�vamente, apoyando nuestras inicia�vas y poniendo su grano de arena para que nuestros obje�vos se cumplan.
Hoy, que se celebra su día, son pocas las pa-labras para expresar lo que pensamos y sen-�mos.
Por eso, gracias, muchas gracias por ser parte de esta organización que camina con pasos firmes hacia un nuevo horizonte.
El Escribano. Página 13
Elecciones del comité de crédito de vivienda
Foto: Escru�nios elección representantes de los funcionarios.
Con un total de 1353 votos fue elegido el Representante de los funcionarios ante la Junta de Crédito de Vivienda, Orlando Buitrago Roa.
Como suplente fue seleccionado Luis Alberto Nieto Fajardo, quienes en dos años tendrán la vocería ante los compañeros y el Comité encargado de di-señar las polí�cas para la adjudicación de créditos de vivienda.
Es de señalar que tanto el principal como el suplente pertenencen a los dos sindicatos de la en�dad.
El Escribano. Página 14
Dentro del Programa de Bienestar Social de la en�dad, los funcionarios van a con-tar con un acompañamiento espiritual permanente de la Parroquia de San Diego.
Ceremonia Religiosa
Superintendencia de Notariado y Registro y ORIPSFebrero - Valor - Compromiso
Mejor Servidor Público
SNR
FINANCIERA MILENA HERNÁNDEZJURÍDICA PENDIENTE CONTRATOS GABRIEL DIAGOSECRETARÍA GENERAL JACKELINE ACERO GARCÍA PRESUPUESTO SORANY LÓPEZGRUPO DE CUENTAS ANDRÉS FLÓREZTESORERÍA NANCY SEPULVEDA ACTIVIDADES NOTARIALES JORGE GONZÁLEZ INFRAESTRUCTURA CLAUDIA RODRÍGUEZ DAZAVIVIENDA MARTHA ISABEL NAVARRETE RECAUDOS YOLIMA VILLATE AVENDAÑOPLANEACIÓN HORACIO EDGAR REVELOSERVICIOS GENERALES GUILLERMO SARMIENTODESARROLLO HUMANO LUZ MERY MUÑETONES DIVULGACIÓN LESLIE BLANCO PALACIOSTALENTO HUMANO SALOMÓN MOLINA DELEGADA PARA EL NOTARIADO LUZ MARINA SUAZA MORENODELEGADA PARA EL NOTARIADO NELLY ESPERANZA ÁLVAREZ DELEGADA PARA EL REGISTRO MARÍA CLEMENCIA RANGEL
El Escribano. Página 15
Ceremonia Religiosa
SNR
FINANCIERA MILENA HERNÁNDEZJURÍDICA PENDIENTE CONTRATOS GABRIEL DIAGOSECRETARÍA GENERAL JACKELINE ACERO GARCÍA PRESUPUESTO SORANY LÓPEZGRUPO DE CUENTAS ANDRÉS FLÓREZTESORERÍA NANCY SEPULVEDA ACTIVIDADES NOTARIALES JORGE GONZÁLEZ INFRAESTRUCTURA CLAUDIA RODRÍGUEZ DAZAVIVIENDA MARTHA ISABEL NAVARRETE RECAUDOS YOLIMA VILLATE AVENDAÑOPLANEACIÓN HORACIO EDGAR REVELOSERVICIOS GENERALES GUILLERMO SARMIENTODESARROLLO HUMANO LUZ MERY MUÑETONES DIVULGACIÓN LESLIE BLANCO PALACIOSTALENTO HUMANO SALOMÓN MOLINA DELEGADA PARA EL NOTARIADO LUZ MARINA SUAZA MORENODELEGADA PARA EL NOTARIADO NELLY ESPERANZA ÁLVAREZ DELEGADA PARA EL REGISTRO MARÍA CLEMENCIA RANGEL
Índice de Sa�sfacción de los Ciudadanos
La Superintendencia de Notariado y Registro logró incrementar en un 4.2 % el ín-dice de Sa�sfacción de los Ciudadanos - Clientes de la Superintendencia, al pasar de un índice de sa�sfacción de 67.8 a uno de 72,7.
Según informe IPSOS Napoleón Franco, firma que realizó el Estudio, lograr esto en la empresa privada por lo general toma más de un año.
También es preciso resaltar que al obtener un índice de sa�sfacción de 72,7, la Superintendencia ubica al Sector de Interior y Jus�cia dentro de los 10 primeros lugares de mejor calificación frente a los demás sectores.
Es sin duda una buena no�cia. No obstante, también es preciso manifestar que conforme estándar internacional, un índice de sa�sfac-ción óp�mo debe ser superior a 85 %, así que aun hay cosas por mejorar.
Consulte nuestra página WEB en la sección No�cias 2011. (Compara�vo Resultados Encuestas de Sa-�sfacción de los ciudadanos 2009 -2010. Programa Nacional de Servicio al Ciudadano PNSC. Departamento Nacional de Planea-ción DNP)