el dato y la informacion y documento 2

8/19/2019 El Dato y La Informacion y Documento 2

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EL DATO, LAINFORMACION Y ELDOCUMENTO

MARTHA CECILIA TIJARO FERNANDEZ

Administración Documental en el EntornoLaboral

SENA - 2016


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EL DATOEs una unidad pequeña, elemental y de gran

importancia, ya que con la ausencia de unosólo, puede dificultar la debida fluidez,claridad, solidez y precisión de la información.


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CLASES DE DATOS

NUMERICOS: Son aquellos que nos permiten estimar una calificación, una medida, un porcentaje o unaoperación que lleva implícita una función de tipomatemático o estadístico.

EN CADENA: Se denominan así porquegeneralmente están incluidos en un texto y permitenque éste tenga una secuencia lógica dentro delcontenido. Se distinguen porque estánrepresentados con un símbolo en representación deuna función, o encerrados entre comillas, en signosde admiración, con apóstrofes, entre otros.

LOGICOS: Permiten emitir un juicio de razón quepuede estar contenido en uno o varios criterios


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ETAPAS DE UN DATO

1. Recolección2. Procesamiento

3, Transformación

En la medida que se recolectan los datos se

procede a realizar un procesamiento de éstos,para que así se transformen en información


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LA INFORMACION

Es el conjunto de datos, debidamenteorganizados, que apoyan el objetivo de lacomunicación en una actividad, unainvestigación o estableciendo de maneracomparativa una situación o un fenómeno.

La información cumple con el objetivo detransmitir un mensaje que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal comoempresarial que conllevará a un punto dedificultad, pero a su vez a una solución.


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F U E N T E S D

E L A I N F O R M A

C I O N

Fuentes Primarias

Carácter Administrativo

- Legal

- Judicial

- Eclesiástico

Fuentes Secundarias

- Guías

- Manuales

- Investigaciones

Fuentes

- Material

- Resultados

Conocimiento previo o proyectado apoyado endatos reales


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TIPOS DE INFORMACION

PERSONAL. Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o personajesespecíficos, cualidades, sentimientos oactuaciones.

INSTITUCIONAL. Reúne en sus contenidos

aportes acerca de las acciones de tipoadministrativo, operativo y funcional de laentidad.

DOCUMENTAL. Facilita información de uno ovarios documentos.


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EL DOCUMENTOEs un instrumento que contiene la información

necesaria para realizar la transmisión delconocimiento humano y que de maneraprecisa da testimonio e ilustra unacircunstancia o situación facilitando el accesoa temas específicos.


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DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es un soporte u objeto de conservación que

registra evidencias de diferente índole propiasde una organización, que giran en torno a lafunción administrativa, y son producto de unagestión de orden cultural, jurídico, histórico,entre otros.


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DOCUMENTO ELECTRONICO

Es aquel que está constituido por la información que

se genera, recopila, analiza e incluso se envía através de dispositivos de carácter digital oelectrónico , previamente seleccionado y seriado,acorde con los datos contenidos en él. Además seorigina de una fuente de su misma naturaleza,como por ejemplo el internet, los correos, el telefax,chips de memoria entre otros.


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C R CTERISTIC S DE LOS

DOCUMENTOS DE RCHIVO

INTERNASEntidad Productora: Hace referencia a la persona (autor) o empresa queexpide el documento, registrado por lo general en el membrete o comoremitente de éste.

Orígenes Funcionales: Se entiende por aquella función, cargo o trámiteque motiva la elaboración y producción del documento. También se lellama función facilitativa, ya que apoya la ejecución de una actividad ysirve de soporte a una respuesta o inquietud. En caso de que se requiera

su descripción detallada, se denomina función sustantiva.

Fecha y Lugar de Producción: Señala con precisión el origen deldocumento en tiempo y espacio, es decir , el día, mes y año, así como laubicación en el cual fue realizado.

Contenido Sustantivo o Substancial: Se refiere específicamente al cuerpoo contenido del documento de una manera amplia y detallada.


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C R CTERISTIC S DE LOS

DOCUMENTOS DE RCHIVO

EXTERNAS: No dependen del cuerpo del documento sino que son parámetrosque hacen que éste se realice de determinada manera y se clasifican así:

Clase: Se refiere al tipo de mensaje que quiere transmitir el documento

- Textual.- Porque sus contenidos están escritos en el papel.

- No textuales.- En algunas ocasiones pueden contener escritos pero ladiferencia radica en que se elaboraron para ser interpretados visual,auditiva e incluso manualmente. Ejemplo los documentos informáticos,fotográficos, sonoros, etc.

Tipo En este caso se refiere al motivo que genera la creación del documento yla entidad misma que lo emite. Ejemplo cartas, memorandos, circulares, etc. Yque por la destinación , requiere cumplir con las normas técnicas.

Forma: Señala específicamente su contenido en original y copia.Formato: Refleja la presentación en físico del documento dependiendo suclase. Ejemplo:

- Los textuales se organizan por legajos, cajas, libros entre otros.

- Los no textuales en cintras o microfilms por ejemplo.

Cantidad: Hace referencia al número de ejemplares del documento.


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C R CTERES DE LOS DOCUMENTOS

DE RCHIVO

Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como partede la legalidad, importancia y veracidad que los identifica:

CARÁCTER SERIADO: Se conoce por este término a la generación dedocumentos uno a uno, producto de las acciones repetitivas. Ejemplo actas,resoluciones las cuales están encaminadas a funciones específicas.

CARÁCTER DE UNICIDAD: Este indica que cada documento en su producciónes único y no hay más ejemplares idénticos , ni publicaciones. Las copiasdeben ser tenidas en cuenta como un documento mas que cumple con lascondiciones necesarias para trámites determinados, por tal razón no rompeeste carácter.

CARÁCTER DE OBJETIVIDAD: El documento debe cumplir con el objeto o con laactividad institucional o personal para la cual fue diseñada y no debe dar

paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.

INTEGRIDAD: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado ensu forma interna, ni externa por esta razón es necesario que susespecificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de estamanera se proteja de modificaciones.

INTERRELACION De ninguna manera un documento con carácter archivísticocumple una función aislado de otras actividades registradas en otrosdocumentos. Por el contrario, actúa como una pieza de un conjunto, einteractúa con los demás de la unidad


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C R CTERES DE LOS DOCUMENTOS

DE RCHIVO

Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como partede la legalidad, importancia y veracidad que los identifica:

INTERRELACION De ninguna manera un documento con carácter archivístico

cumple una función aislado de otras actividades registradas en otrosdocumentos. Por el contrario, actúa como una pieza de un conjunto, einteractúa con los demás de la unidad

CARÁCTER DE UNICIDAD: Este indica que cada documento en su producciónes único y no hay más ejemplares idénticos , ni publicaciones. Las copiasdeben ser tenidas en cuenta como un documento mas que cumple con lascondiciones necesarias para trámites determinados, por tal razón no rompeeste carácter.

CARÁCTER DE OBJETIVIDAD: El documento debe cumplir con el objeto o con la

actividad institucional o personal para la cual fue diseñada y no debe dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.

INTEGRIDAD: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado ensu forma interna, ni externa por esta razón es necesario que susespecificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de estamanera se proteja de modificaciones.

INTERRELACION: Ningún documento con carácter archivístico cumple unafunción aislada de otras actividades registradas en otros documentos. Por elcontrario actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demásde la unidad.


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ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE

RCHIVO

Son aquellos características que hacen posible la clasificación de undocumento para que este pueda ser archivado según sus especificaciones,así:

SOPORTE: Es el material a través del cual se realiza la transmisión deconocimiento en medios electrónicos, magnéticos, evidencias físicas, entreotros.

TECNICA: Hace referencia a los medios que se utilizan para la transmisión delcontenido documental.

ESTRUCTURA: Son los datos específicos que conforman el documento y que lohacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, cláusulas,contenidos, etc.

CONTENIDO: Se puede describir como el mensaje o la actividad específica que

desea expresar y transmitir la institución o persona.

INTERRELACION: Ningún documento con carácter archivístico cumple unafunción aislada de otras actividades registradas en otros documentos. Por elcontrario actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demásde la unidad.

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