El control de Calidad en la relación Cliente-Proveedor

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QU ES EL CONTROL TOTAL DE CALIDAD? CONTROL DE CALIDAD PARA SUBCONTRATOS Y COMPRAS

JOS ALBERTO PAYARES PADILLA Cd. T00015118

PRESENTADO A: Dr. C. RAMN NGEL PONS MURGUA

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE BOLIVAR PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL CTEDRA DE CONTROL DE CALIDAD CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C. AGOSTO 2008

El Control de Calidad en la relacin ClienteProveedor: una herramienta de apoyo para la competitividad

Resumen Uno de los factores ms importantes a tener en cuenta para que una organizacin sea competitiva, es la calidad de los productos provistos y de los servicios que de stos se derivan. Sin embargo, una empresa no est en capacidad de fabricar buenos productos ni de garantizar la calidad a sus consumidores, a menos que la calidad, el precio, la cantidad y la fecha de entrega de los materiales comprados sean satisfactorios. Por lo anterior, es de vital importancia para los compradores el asegurarse de que sus proveedores realicen un buen control de calidad sobre los materiales y sus procesos. Este artculo tiene como objetivo el poner en consideracin una serie de argumentos propuestos por el Dr. Kaoru Ishikawa en cuanto a la relacin que se debe mantener entre clientes y proveedores sobre la base de la calidad. Palabras Clave: Control de calidad, cliente, proveedor, competitividad.

Abstract One of the most important factors for a firm in order to become competitive is the quality of the provided products and services derived of them. However, an organization is incapable of manufacturing good products neither to guarantee the quality to its consumers, unless the quality, the cost, the quantity and the delivery time of the bought materials from suppliers are satisfactory. Due to this, it is quite important for customers to make sure that their suppliers perform a good quality control on the materials and their processes. The aim of this paper is to take into consideration a set of arguments proposed by Dr. Kaoru Ishikawa in order to keep a good relation between customers and suppliers on the basis of quality. Key words: Quality control, customer, supplier, competitiveness.

INTRODUCCIN Con base en sus estudios y experiencias a lo largo de aos de trabajo en el sector industrial japons, el Dr. Kaoru Ishikawa enunci una serie de principios bsicos encaminados a mejorar la garanta de calidad y las condiciones entre compradores y proveedores, bajo la premisa de que la calidad de los productos japoneses se debe en parte al alto nivel de control de calidad mantenido por los proveedores, trabajando de la mano con los compradores para hacer esto posible1. La calidad es el camino ms seguro hacia la satisfaccin de las necesidades de los clientes, quienes a la postre tambin forman parte de la empresa. Cumplir con los requerimientos mnimos de calidad permite a las organizaciones mantener una posicin firme en el mercado, a su vez que ven incrementada su competitividad al llenar las expectativas de sus consumidores. En este artculo se analizarn aspectos claves para establecer y mantener una buena relacin entre cliente y proveedor que favorezca la calidad de los productos en aras de cumplir con las necesidades de los consumidores.

Control de Calidad para Proveedores y Compradores Muchas empresas se deciden por fabricar los componentes que necesitan para producir sus productos, lo cual genera contratiempos en el sentido de que gastan esfuerzos y recursos en una actividad que bien podra desarrollar un ente externo; eso, aparte de otros inconvenientes, como son capacidad subutilizada as como excesos de existencias. El encargar las materias primas y/o piezas a fabricantes especializados otorga al comprador grandes ventajas en cuanto a costos, tiempo y calidad, puesto que puede dedicarse exclusivamente a la fabricacin del producto en s, que a la postre es el objetivo para lo cual fue creada la organizacin. Sin embargo, antes de elegir a un proveedor, es necesario tener claros los trminos en lo que respecta a la contratacin; el comprador debe tener la seguridad de que el proveedor puede suministrar los materiales que la empresa necesita y establecer criterios definidos de compra, que faciliten una eficiente respuesta por parte del ente1

ISHIKAWA, Kaoru. Qu es el Control Total de Calidad? La Modalidad Japonesa. Grupo Editorial Norma, 1996. Pg. 150

abastecedor, as como el tipo de relacin que existir entre las dos organizaciones, es decir, si se desea un proveedor especializado con mltiples clientes o una filial con produccin exclusiva. Es necesario tener claridad en los puntos anteriores para as asegurar el xito de la relacin Cliente-Proveedor desde el inicio, todo esto sobre la base de controlar la calidad desde la materia prima misma. En sntesis, el control de calidad para proveedores y compradores inicia desde las mismas negociaciones, donde se especifican los requerimientos y la capacidad de uno y otro en aras de establecer un flujo de materiales e informacin de modo satisfactorio.

Principios de Control de Calidad para las relaciones Comprador-Proveedor. En los aos sesenta, el Dr. Kaoru Ishikawa enunci una serie de principios que pretendan mejorar la garanta de calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes entre la fbrica (Comprador) y el vendedor (Proveedor)2. An en nuestros das, estos fundamentos tienen gran validez y difusin en el ambiente organizacional, puesto que representan las necesidades de los compradores que deben ser satisfechas por los abastecedores, los derechos y deberes de ambas partes as como las responsabilidades conjuntas en cuanto a la aplicacin del control de la calidad. De alguna manera, podramos llamar a estos principios como La Biblia de la relacin Cliente-Proveedor. De forma muy general se abordarn estos argumentos. 1. La calidad es compromiso de ambos; 2. El Comprador y el Proveedor son independientes y deben respetar dicha condicin; 3. La informacin suministrada debe ser clara; 4. Antes de entrar en negociaciones, se debe establecer un contrato con condiciones claras y definidas y que sea beneficioso para ambos; 5. El Proveedor debe asegurar satisfactoriamente la calidad al Comprador y presentar datos claros a solicitud del segundo; 6. Ambas partes deben acordar un mtodo de evaluacin de diversos artculos que sea aceptable y satisfactorio para los dos; 7. En el contrato deben incluir procedimientos para solucionar de forma amistosa los conflictos si los hay; 8. Teniendo en cuenta ambos puntos de vista, deben2

Ibdem, pg. 152

intercambiar la informacin necesaria para ejercer un mejor control de calidad; 9. Ambas partes deben controlar eficientemente las relaciones comerciales; 10. Las dos partes en el desarrollo de sus relaciones comerciales, deben siempre tener en cuenta los intereses del consumidor.

Seleccin y Formacin de un Proveedor Cuando se adquieren materiales y piezas de fuentes externas, el comprador debe investigar y juzgar la capacidad administrativa del proveedor, especialmente en lo relativo al control de calidad. En ocasiones el comprador puede elegir al proveedor libremente y en otras esto no es posible. Estas ocasiones donde no es posible elegir libremente se dan cuando el comprador usa sus propios productos, el proveedor es un filial, slo hay una fuente de abastecimiento o por causas contractuales o gubernamentales, es designada una compaa especfica como proveedora3. En condiciones normales, lo ideal es seleccionar al proveedor de forma libre y de acuerdo a las necesidades de la compaa puesto que la confiabilidad, calidad y buen desempeo del producto final depende en gen medida del cumplimiento de las especificaciones de la materia prima e insumos que se adquieran4. Desde este punto de vista, la seleccin del(los) proveedor(es) para una empresa, es un proceso serio y riguroso que requiere la total atencin de las reas implicadas lideradas por la direccin, la cual debe llevar el estandarte de la calidad y su control a travs de toda la organizacin. Para dicho proceso de seleccin es necesario que el(los) candidato(s) cumplan con especificaciones administrativas, tcnicas, financieras y ambientales de acuerdo estndares internacionales y las necesidades del fabricante. El Dr. Ishikawa promueve la utilizacin de ocho criterios para la seleccin de proveedores, entre los cuales sobresalen la lealtad del proveedor en cuanto a la divulgacin de secretos de la compaa compradora, el cumplimiento con sus obligaciones, poseer sistemas administrativos y financieros slidos, cumplir con3 4

Ibdem, pg. 155 CARDOZO, Gonzalo. Gestin Efectiva de Materiales. Procesos de Compras, Admn. de Almacenes y Control de Inventarios. Fondo Editorial Corporacin Universitaria Tecnolgica de Bolvar, 2003. Pg. 43

normas tcnicas y estar preparado para futuras innovaciones en tecnologa, ser cumplido con los plazos de entrega entre otros; estos criterios aseguran la seleccin proveedor(es) competentes para llevar a cabo un buen control de calidad en conjunto con la compaa compradora. Es necesario que el comprador se mantenga en contacto constante con su proveedor con el objetivo de obtener informacin sobre sus polticas, sistemas administrativos, procesos y procedimiento para as establecer vnculos que permitan una mejora en dichos aspectos en caso que as se requiera. El proveedor debe esforzarse continuamente por mejorar la calidad, los precios y la eficiencia en las entregas. Por su parte, el comprador tiene que prestar asesora y asistencia cuando el proveedor las necesite y las solicite5.

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ISHIKAWA, Kaoru. Qu es el Control Total de Calidad? La Modalidad Japonesa. Grupo Editorial Norma, 1996. Pg. 157

CONCLUSIN El aseguramiento de la calidad de los productos y los procesos es una responsabilidad que compete a todos y cada uno de los integrantes de la compaa, lo cual tambin incluye, desde luego, a los proveedores; desde sus respectivas posiciones tanto compradores como proveedores deben velar por el cumplimiento a cabalidad de dicho fin. Es un esfuerzo compartido que se fortalece a travs de la correcta comunicacin. En sntesis, para llevar el control de la calidad entre Cliente y Proveedor, es necesario en principio realizar una adecuada seleccin de proveedores, en segundo lugar, establecer contratos de negocio claros y beneficiosos para ambas partes y por ltimo estrechar relaciones de reconocimiento mutuo, que permita un conocimiento amplio de los procesos y la identificacin de oportunidades de mejora que faciliten la realizacin de controles efectivos de calidad, as como la retroalimentacin constante. Para finalizar, como dira el Dr. Ishikawa, . Entre eso que el Dr. llama lo dems, tenemos factores como la competitividad, que se logra a travs de una buena relacin entre Cliente y Proveedor, donde se favorezca el flujo efectivo de materias primas y piezas, agilizando la cadena de suministros con la mxima calidad.

Referencias Bibliogrficas

CARDOZO, Gonzalo. Gestin Efectiva de Materiales. Procesos de Compras, Admn. de Almacenes y Control de Inventarios. Fondo Editorial Corporacin Universitaria Tecnolgica de Bolvar, 2003. ISHIKAWA, Kaoru. Qu es el Control Total de Calidad? La modalidad Japonesa. Grupo Editorial Norma, 1996.