el contador y su despacho contable
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SEMANA DEL CONTADOR 2013
EL CONTADOR Y SU DESPACHO CONTABLE
Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.
Despacho Contable: “Organización de profesionales que presta servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria”
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Me falta experiencia pero tengo un título No tengo
clientes, pero tengo los
recursos para tener oficina
Definición del sueño vs realidad Puede existir un vacío entre un sueño y la realidad
que sólo se puede eliminar con planes cuidadosos.
Como emprendedor de un despacho contable se requiere:
◦ Plan para evitar obstáculos
◦ Plan a donde vamos y cómo lo vamos a lograr
◦ Orden y precisión en las acciones
◦ Confiar en los planeamientos y presupuestos.
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PLAN DE NEGOCIOS
Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible… Herramienta de reflexión…
HACIA LA META!!!
• Definición de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo.
– Iniciar un despacho contable
– Fortalecer el despacho contable
– Especialización y alianzas estratégicas
– Es momento de que el despacho crezca
– Contratar personal más especializado
– Es el momento de ser el Director General
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Plan de negocios
• Diagnóstico personal
– Capacidades
– Aspectos económicos
• Viabilidad de la idea
– Despacho contable
– Servicio externo sin oficina formal
– Servicios brindados después de la jornada laboral
– Crecimiento y diversificación del Despacho
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Plan de negocios • Detallar la naturaleza propia de la idea
– Oportunidad de iniciar el proyecto
– Cuáles beneficios tendrán los clientes?
– Cuáles servicios se pueden brindar?
• Diagnóstico
– Foda
• Fortalezas con las que se cuenta
• Oportunidades externas que favorecen
• Debilidades que debo mejorar
• Amenazas que no favorecen la idea 8
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OPORTUNIDADES:
1. Imagen de la profesión contable
2. Cantidad de clientes en el mercado que
requiere servicios contables
3. Cambios Tributarios y creciente
fiscalización y regulación
4. Mayor valor a los servicios de la
profesión contable
5. Poco profesionalismo brinda la
oportunidad a los que hacen las cosas
bien
6. Avance Tecnológico
7. Implementación de Normas
Internacionales
FORTALEZAS:
1. Posibilidad de alianzas estratégicas
2. Personalidad de emprededurismo
3. Capacidades específicas
4. Capacidad de maximizar recursos
5. Experiencia
6. Especialización en Niif´s
7. Comunicación asertiva (habilidades
sociales)
8. Bilingüe
9. Contar con tecnología (software y
herramientas)
AMENAZAS:
1. Competencia Desleal (Precios y ética)
2. Poco valor a las actividades
desarrolladas en los servicios contables
3. Constante actualización tributaria
4. Falta de profesionalismo en otros
contadores
5. Malas prácticas de los empresarios que
pueden generar responsabilidad civil y
penal a los contadores
DEBILIDADES:
1. Falta de experiencia.
2. Poco conocimiento de Niif`s
3. Manejo de un segundo idioma
4. Poca facilidad en el manejo de los
cobros
5. Poca experiencia derecho laboral,
aspectos tributarias.
6. Falta de capacitación debido a la
rapidez que surgen los cambios
Plan de Mercadeo
–Definir el nicho o sector empresarial
–Mezcla de mercadeo
• Precios bajos vs precios competitivos
• Forma de promocionarse
–Definir la imagen
• Valores- Misión – Visión- Colores- Logo
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ANÁLISIS DEL MERCADO
¿Conoce cuáles serán los clientes?
¿Entiende sus necesidades y deseos?
¿Ofrecerá el tipo de servicio que los clientes pagarán?
¿Serán sus servicios competitivos en calidad y en precio?
¿Tiene un plan efectivo de promoción?
¿Sabe cómo comparar su negocio con la competencia?
¿Tiene su negocio la ubicación adecuada para la gente a la que se propone servir?
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Cómo encontrar clientes?
MAYOR FUENTE: RECOMENDACIONES
Crear marca: posicionamiento y la diferenciación
◦ Forma de tratar al cliente
◦ El producto que se entrega
◦ El servicio abarca todas las necesidades administrativas- contables- financieras vs el servicio es especializado.
◦ Cubrir una necesidad tributaria vs ser el principal asesor en la empresa.
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Ideas Fundamentales
• Cuáles son las necesidades de nuestros clientes?
– Cumplimiento de obligaciones tributarias
– Exactitud
– Puntualidad
– Responsabilidad
– Costos bajos
– Ahorro
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Mercadeo
Promocionarse como expertos: opciones sutiles. ◦ Colaboraciones con medios de comunicación
especializados o generales. ◦ Asesoramiento constante ◦ Constante actualización de directrices legales y
tributarias. ◦ Darse a conocer en grupos organizados o
profesionales. ◦ Estar donde está el cliente ◦ Dar clases o escribir artículos y libros
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ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS
Aspectos Normativos y Tributarios
Cuál es la figura legal más apropiada. Persona Jurídica o Persona física para ejercer liberalmente la profesión?
Diferencias: ◦ Impuesto de renta ◦ Gastos deducibles ◦ Financiamiento ◦ Libros legales ◦ Impuesto a las Sociedades ◦ Mercadeo ◦ Desarrollo de una marca
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PROFESIONALES LIBERALES?
IMPUESTO POR PAGAR
INGRESOS 9,600,000.00
Menos 25% Gastos 2,400,000.00
RENTA GRAVABLE 7,200,000.00
Impuesto por pagar 526,150.00 Impuesto por pagar 720,000.00
Menos créditos
Impuesto Neto 526,150.00 Impuesto Neto 720,000.00
PERSONA FISICA PERSONA JURIDICA
Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes
Gastos relacionados a la
actividad económica
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Monto exento y créditos familiares
AUTORIZACIÓN PARA EJERCER
• Colegio de Contadores Privados
– Examen por suficiencia: ¢5.000,oo
– Seminario de Incorporación: ¢60.500,oo
– Examen de Idoneidad Profesional o
– Grado de Licenciatura en Administración de Negocios
– Curso de Ética Profesional
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Colegio de Contadores Públicos
– Derechos de Incorporación: ¢ 185.000,00
– 2 años de experiencia
– Documentos que comprueben la experiencia
– Seminario de Inducción
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LISTA DE PENDIENTES:
• Inscripción como sociedad
• Inscripción como Despacho Contable
• Inscripción ante la Dirección General de Tributación Directa
• Inscripción ante la CCSS
• Inscripción ante el INS
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INSCRIPCIÓN COMO SOCIEDAD
• Sociedad Civil: Sociedades profesionales, para profesionales incorporados a sus respectivo colegio profesional.
– Constituir escritura pública como sociedad civil, ante el Registro Público de Personas con su respectiva publicación en La Gaceta
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INSCRIPCION COMO SOCIEDAD • Sociedad Anónima, cuando dos o más
personas se unen.
– Creación de Junta Directiva (tres como mínimo)
– Asamblea de Accionistas
– Capital establecido por acciones
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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA • Escritura de constitución de la sociedad y su inscripción en el
Registro Público, (fotocopia fiel, debidamente certificada por un notario).
• Fotocopia de la Cédula Jurídica de la Sociedad, con su original (la cual se devolverá una vez verificada su originalidad con la copia).
• Muestra de la papelería y otros documentos que serán utilizados por el despacho: – Papel Membretado – Sobres Membretados – Recibo por Dinero Membretado – Factura Membretada
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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA
• Dos socios como mínimo, que al menos un socio sea Contador Público Autorizado, quién debe ser el Representante Legal del Despacho.
• En caso de que el Despacho contenga socios no colegiados, la participación mayoritaria en el capital social, sea propiedad de quienes son los socios colegiados
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CUOTAS
• Inscripción ¢98.000.00
• Anualidad
– (Despacho pequeño, 10 personas) ¢30.000.00
– (Despacho mediano, de 11 a 20 personas) ¢75.000.00
– (Despacho grande, más de 20 personas) ¢300.000.00
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ASPECTOS ORGANIZACIONALES
Área de producción
Preguntas fundamentales:
– ¿Qué se requiere para ordenar todos los procesos y producir lo que el mercado quiere?
– ¿Deseamos ser líderes del servicio?
– ¿Qué se necesita para satisfacer las necesidades de los clientes?
– ¿Qué forma básica debe adoptar nuestra estrategia?
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Organización
Preguntas fundamentales:
◦ ¿En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones?
◦ ¿Cómo se deben diseñar los puestos?
◦ ¿Cuántos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos?
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LISTA DE PENDIENTES
• Toma de decisiones de la ubicación del Despacho
– ¿En mi propia casa?
– ¿Alquiler de oficina adecuada con una ubicación accesible para mis clientes?
– Subarriendo de oficina con servicios incluidos
– ¿Puedo remodelar mi casa a un costo razonable para llenar mis necesidades específicas?
– ¿Puedo considerar alquilar con opción de comprar?
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• Adquisición de línea telefónica
• Adquisición de un dominio o creación de cuenta de correo
• Adquisición de acceso a Internet
• Mobiliario y equipo necesario
• Opciones de servicios auxiliares – Secretariado
– Mensajería
– Limpieza
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Aspectos organizativos…
Crear un equipo que inspire total confianza y aumente el prestigio del Despacho. (prestigio del contador)
Delegación que genere al cliente tranquilidad, al saber que hay más de una persona que le puede resolver un problema.
Buscar profesionales complementarios de tal forma que se cubran todas las necesidades del cliente.
Generar un buen soporte administrativo: Gestión de clientes, información y logística.
Apoyar la formación y el crecimiento profesional
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ASPECTOS FINANCIEROS
Área financiera
Preguntas fundamentales: ◦ ¿Cuál es nivel de ventas a alcanzar? ◦ ¿Cuál es la rentabilidad que se puede
lograr? ◦ ¿Cuáles son los costos y gastos
asociados? ◦ ¿Cuál es el presupuesto que todos en la
organización debemos alcanzar?
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• Presupuesto
– Ventas
• Servicios de contabilidad
• Servicios de auditoría
• Servicios tributarios
• Certificaciones
• Consultorías
– Gastos
• Gastos iniciales
• Gastos fijos
• Gastos Variables 34
Recordemos….
Cuentas bancarias – ahorro del negocio separadas del familiar
Presupuesto de gastos separado Mezcla de deudas del negocio vs deudas familiares Gastos del negocio vs gastos familiares Definición de ingresos del dueño
Si se toma dinero… préstamo
Muchas personas pueden colaborar y cumplir más de un rol pero solo una persona se encargará del $$$
Cautelosos en decisiones importantes de inversión
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MANEJO DE OFERTAS
Tener una entrevista…
Definición de políticas: Imagen que se proyecta
Política de vestimenta
Puntualidad
Información que brinde al cliente información respecto al despacho o el servicio que se brinda ◦ Tarjeta de presentación ◦ Carta de perfil ◦ Página Web ◦ Brochure ◦ Papelería
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¿Cómo realizar una entrevista?
• Buscar información en Internet
• Conocimiento de quien nos va a atender
• Tratar de investigar un poco sobre contabilidades similares
• Evaluación del costo (viáticos) para realizar la visita al cliente
• Planeamiento de entrevista básica
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En la entrevista….
No apresurarse a hablar de costos antes de crear valor en el futuro cliente… que le ofrece la competencia a menor precio
Escuchar las dificultades y las metas de los clientes para luego atar los servicios a ambos.
Conocimiento general del cliente: Servicio o producto que brindan Tamaño de la empresa Antigüedad. Organigrama. Complejidad de operaciones. Expectativas de crecimiento.
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En la entrevista….
. Definición específica por parte del cliente: ◦ Volumen de trabajo ◦ Necesidad de actualizaciones o obligaciones tributarias. ◦ Muestra de cantidad de facturas, cheques, estados
bancarios, recibos, cantidad de empleados, etc. ◦ Orden en los documentos ◦ Sistemas informáticos que cuenta ◦ Solicitar si han sido auditados, último informe. ◦ Atrasos en la contabilidad
Tipo de servicio que requiere
Forma de recopilar la documentación.
Periodicidad del servicio
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En la oficina…
• Valoración de la capacidad y los recursos del despacho para brindar el servicio
• Conocimiento de la actividad económica
• Ubicación
• Tiempo que tomaría hacer el trabajo
• Recurso humano adicional
• Orden observado en el cliente
• Situación tributaria
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En la oficina…
• Servicios que pueden ofrecerse
• Posibilidades de negocios futuros
• Reportes que el cliente necesita
• Controles que requieren la empresa
• Cuál va ser el procedimiento de entrega de documentos (el costo de mensajería).
• Valoración de la legitimidad- riesgo de brindar el servicio
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Definición de tarifas….
Ejemplo de una oferta de servicios:
• Empresa desarrolladora de Software requiere contratar los servicios externos mensuales de contabilidad.
• Facturación (30 facturas mensuales aprox.)
• Compuesta por 20 personas.
– Área Administrativa
– Área Técnica
• Manejo de 4 cuentas bancarias:
– Banco Nacional de CR y Bac San José.
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Horas Laborables diarias 8
Horas Facturables 5 60%
Horas por semana 25
Horas por mes 105
Horas de un servicio contabilidad 5
Cantidad de contabilidades 21
CALCULO DE HORAS
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Definición de precio: PUNTO DE EQUILIBRIO
Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables
• Los costos fijos son una función de tiempo, no del volumen de ventas, y comúnmente son contractuales
• Los costos variables cambian en proporción directa con las ventas o la producción, y son una función del volumen, no del tiempo.
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COSTOS VARIABLES
Costos Variables
Mensajería 6,000.00
Presentación papelería 1,000.00
Total 7,000.00
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Costos Fijos 600,000.00 Salario
108,000.00 18.00% CCSS
49,980.00 8.33% Aguinaldo
757,980.00 Gasto total
Salario
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Gastos Fijos Mensual
Salario 757,980.00
Alquiler de oficina 200,000.00
Servicios públicos 25,000.00
Teléfono 25,000.00
Papelería y utiles de oficina 15,000.00
Internet 9,500.00
Combustible y transporte 80,000.00
Afiliaciones 4,500.00
TOTAL 1,116,980.00
PUNTO DE EQUILIBRIO
Precio Contabilidad 60,000.00
Margen de Contribución Precio- Costo Variable
Punto Equilibrio Gastos fijos 1,116,980.00
Margen 53,000.00
Punto Equilibrio = 21.07509434
Cantidad de
contabilidades que
necesito para cubrir los
gastos totales
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COSTO DE HORA PROFESIONAL
SALARIOS I SEMESTRE 2013
• Salario Mínimo del Contador…. ¢284.684,oo (TMED)
• Auxiliar de Contabilidad……….. ¢303.137,oo
• Grado Académico Según decreto actual
– Diplomado ¢ 403.484.oo
– Bachiller ¢ 457.647.oo
– Licenciado ¢ 549.195.oo
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Costo de oportunidad 650,000.00
Ingreso neto anual 7,800,000.00
Aguinaldo 650,000.00
Aporte CCSS 1,404,000.00
Remuneración total 9,854,000.00
Gastos Operativos 4,800,000.00
Total de Gastos 14,654,000.00
Total horas facturadas anuales 1,250.00
Costo por hora 11,723.20
Costo por hora
Lo que podríamos
ganar en relación de
dependencia
Límite inferior para
determinar el precio
por hora
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Cobro de servicios de contabilidad externos?
• Definición de horas
• Definición de servicios por brindar
• Definición de responsabilidades
• Monto definido por el Colegio de Contadores Privados:
–Hora Profesional ¢ 19.850,oo
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Formalización de los servicios ofrecidos
Confección de Contratos formales ◦ Tipo de servicios ofrecidos ◦ Plazo ◦ Precio ◦ Responsabilidades ◦ Confidencialidad ◦ Revisión de Tarifa
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CUIDADO DE LOS CLIENTES
Servicios: la tendencia actual
En esencia, el cliente percibe el nivel de calidad del
servicio como la diferencia entre el servicio que
espera y el servicio que recibe.
Por eso siempre debemos combinar un servicio y
un producto, no vender solo uno de los dos.
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Las determinantes de un servicio de calidad actual son:
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Confiabilidad: implica la constancia y coherencia del
desempeño.
Capacidad de respuesta: se refiere a la disposición
o actitud de los empleados para proporcionar el
servicio.
Competencia: significa poseer las habilidades y
conocimientos necesarios para proporcionar el servicio.
Acceso: implica facilidad de acercamiento y contacto
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.Cortesía: significa amabilidad, respeto, consideración y actitud
amistosa en el momento de brindar el servicio.
Comunicación: significa mantener a los clientes informados en un
lenguaje que puedan entender.
Credibilidad: implica confianza, convencimiento y honestidad.
Seguridad: es estar libre de peligros, riesgos o dudas con respecto
al servicio.
Entender al cliente: significa hacer un esfuerzo por entender sus
necesidades.
CONCLUSIÓN
En el mercado, el éxito está reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios… algunos logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer.
Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condición de líderes…
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“DONDE HAY UNA EMPRESA DE
ÉXITO ALGUIEN TOMÓ ALGUNA
VEZ UNA DECISIÓN VALIENTE”….
“MANOS A LA OBRA”