ekonomidagen 2016...2016/12/02 · bo mårtensson –ekonomi/redovisning monika pfeiffer...
TRANSCRIPT
-
Ekonomidagen 2016SEKTIONEN EKONOMI
-
Välkomna!
-
Program
-
Sektionen Ekonomi
-
• Ny organisation från 1 oktober
• Leder och utvecklar sektionen
• Utreder och leder projekt
• Hanterar budget, uppföljning och prognos
• Förvaltar systemen (Raindance, Lupin, Eos med flera)
• Vårdar och utvecklar ekonomimodellen
• Koordinerar stöd, support och utbildning i budget-, inköp-
och ekonomifrågor
• Och diverse andra frågor
Chef + stab - uppdrag
-
Chef + stab - vem
Lise Bröndum
Agneta Sjöfors Helena Jönsson
Gun-Britt Dahnér Johanna Fridqvist
Gunilla Flodmark Karin Olandersson
-
Inköp och upphandling- uppdrag och utbildning
• Vi hanterar alla upphandlingar över
tröskelvärdet ( 1 233’ SEK)
• Vi utbildar inköpare m fl för att respektive
institution ska kunna sköta
direktupphandlingar, förnyade
konkurrensutsättningar och förenklade
upphandlingar själva. Mallar finns på vår
hemsida.
• KIA utbildningar till våren - håll utkik i
Kompetensportalen.
• Vi kommer gärna ut till er!
• Har du frågor om upphandling? Maila oss
och ställ frågor på: [email protected]
-
Nyheter inom inköp och upphandling
• Vi har börjat arbeta med Category Management, d v s
klustring av stora avtalsområden för att få kontroll över
de samlade inköpen inom dessa områden, t ex IT,
kemikalier etc.
• Ny LOU vid årsskiftet. Beslut togs i Riksdagen 30/11.
– Vi kommer att utbilda er i de nya reglerna så snart
vi vet helheten i lagförslaget.
-
Inköp och upphandling - vem
-
• Vi förvaltar:
– ca 695 stiftelser och ca 80 fonder.
– ca 2,7 miljarder kr (aktier, strukturerade
produkter, räntebärande placeringar, fonder,
bankmedel)
– 21 jordbruksfastigheter, Villa Holma,
Juridicum, Pufendorfinstitutet, Biskopshuset
och en fastighet på Gråbrödersgatan.
• Sköter stiftelsernas redovisning
• Tar emot nya donationer
• Delar ut stipendier och forskningsbidrag
(2015: 3956 ansökningar, 1102 beviljade) samt
utdelning direkt till institution
Stiftelseförvaltningen - uppdrag
-
Stiftelseförvaltning - vem
Klemens Ganslandt - Donationschef, kapitalförvaltning
Camilla Hansson - Förvaltar lantbruken och övriga fastigheter
Bo Mårtensson – Ekonomi/redovisning
Monika Pfeiffer – Ekonomi/redovisning
Olof Jernryd – Ekonomi/redovisning, stipendiehantering
Emma Haverlind – Stipendiehantering
Krister Åstrand - Juridik, nya donationer
-
Inbetalningar och redovisning - vem
Cecilia Sjöström
Mathias Langmarker
Maj-Britt Bitzekis
Amalia Nordström
Helena Josefsson
Marianna Svensson
Wictoria Jogmark
Ann-Charlotte Olsson
Yvonne Dannapfel-Eriksson
-
• Fakturakontroll
• Kundupplägg
• Komplettering av valbara uppgifter
• Matcha kreditfakturor
• Påminnelser och räntefakturor
• Vidareförmedlingar och återbetalningar av bidrag
• Kvalitetskontroller av bokföringen
• Finansiella delarna av årsredovisningen
Inbetalningar och redovisning - uppdrag
-
• Service via telefon och mail
• Utbildningar
• Inbetalningar
• Indirekta kostnader
• Bokföring av samfinansiering, pålägg, fördelning av 91
• Periodiseringar
• Avslut av aktiviteter
• Momsredovisning
Inbetalningar och redovisning - uppdrag
-
• Bevakning av nyheter i statsredovisningen
• Rapportering till statsredovisningen
• Motpartsavstämning
• Studieavgifter
• Inkasso
• Statsbudgetmedel
Inbetalningar och redovisning - uppdrag
-
Ekonomikontoret
Ekonomikontoret inrättades 2001 och är sedan den 1/1
2014 en del av Sektionen Ekonomi.
Vi arbetar med:
• Ca 50 kostnadsställen inom förvaltningen, LUKOM, USV
och Juridiska fakulteten
• Löpande redovisning, avstämningar, utredningar,
uppföljningar, budget, prognos mm
-
Ekonomikontoret - vem
Pernilla Sommelius (avd. chef): Budget,
prognos, uppföljning, redovisning och
anläggning
Jesper Gidvall: Budget, prognos, uppföljning,
redovisning och anläggning
Stefan Vesshult: Budget, prognos, uppföljning,
redovisning och anläggning
Gunilla Jansson: Redovisning och fakturering
Annica Karlsson: Redovisning och fakturering
-
Fakturahantering och utbetalningar
• Administration i Lupin
• Servicetelefon och mail
• Utbetalningar
• Leverantörsupplägg
• Anläggningsredovisning
• Handkassor
• Förmedlar Eurocardkonto och Valutasäkring
• Statistik
• Kvalitetssäkringar
-
Vem arbetar på
Fakturahantering och utbetalningar?
• Ann-Charlotte Hallberg
• Anna Falkfors Gavelin
• Birgitta Rydh
• Bjarne Hagensby
• Camilla Algerbo
• Carita Bergström
• Dag Bengtsson
• Jessica Westerlund
(föräldraledig)
• Kerstin Dahlström
• Szidonia Ruggiero
• Ulrika Ström
• Kerstin Larsson
-
Aktuellt i Lupin
-
Referens
För- och efternamn
För- och efternamn
För- och efternamn
För- och efternamn
-
Ny version av Lupin under 2017 och
lösning på Java-problem
Problem med Java
• Vissa webbläsare kommer inte att fungera med Java-plugin
Ny Lupin-version 2017
• Nya versionen är inte beroende av Java!
Information kommer!
• Innehåll i den nya versionen och tidplan för uppgradering
• Rekommendationer och lösningar fram tills nya versionen
• Info via SamIT, fakultetsekonomerna och nyhetsbreven
-
Ny inloggning i Lupin under 2017
Övergång till inloggning med SAML2
• Ny inloggningslänk och Lucat-inloggning
• Information kommer när testerna kommit lite längre
och tidplanen är klar
-
Eget köp
Endast attestanter med belopp
Eget ansvar
”Eget köp”: MIN mobiltelefon, MIN resa,
MIN bärbara dator, MIN representation
• personlig förmån
• får ej attesteras av förmånstagaren
• får ej attesteras av underordnad
(beroendeställning)
Vid attest markera
”Acceptera fakturan” och
”Eget köp”
-
Beställning av betalning utan faktura
• Ny rutin
• Blankett under Genvägar på Lupins startsida
• Faktura i Lupin
• Granskning och attest
-
Bokslut och nyheter
-
Fakturera och rekvirera
• 15 dec Fakturera/rekvirera statliga myndigheter
• 30 dec Fakturera interna kunder
• 10 jan Fakturera/rekvirera icke-statliga kunder
-
Töm utredningskonto
• 10 jan
Ska vara 0
-
Fel konto-finansiär på bidrag/uppdrag
• Fel vid utbokning från utredningskonto
• Fakurerat/rekvirerat direkt från KR istället för som man
ska från PM – och inte bytt finansiär.
-
Ex konto – finansiär - motpart
• Bidrag från Vetenskapsrådet
– Kto 35110 Bidrag statl mynd exkl affv
– Finansiär 200 VR, Vetenskapsrådet
– Motpart 1267 VR, Vetenskapsrådet
• Bidrag från EU, utbetalt via Uppsala universitet som är
koordinator i projektet
– Kto 35110 Bidrag statl mynd exkl affv
– Finansiär 600 EU-medel inom rampr via koord
– Motpart 1001 Uppsala universitet
-
Motpartsavstämning
-
Lev fakturor och anläggningstillgångar
• 5 december/6 december kl 10.00
– Definitivregistrera anläggningstillgångar med
anskaffningsdatum t o m november 2016
• 10 jan
– Granska och attestera fakturor i Lupin senast kl 18.00
– Definitivregistrera anläggningstillgångar med
anskaffningsdatum t o m december 2016 (11 jan kl 10.00)
Rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin”
http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/faktura/leverantorsfaktura
-
Övrig bokföring
• 11 jan Sista dag:
» Rätta felkonterade fakturor, löner och utlägg etc
» Samfinansiera
• 12 jan Fördelning verksamhet 91, pålägg, samfinansiering bokförs
• 18 jan Upplupna löner bokförs
-
Inkomstperiodiseringar
• Nu- Förberedelser
• 13-17 jan Institutionerna slutgranskar
• 18 jan Fakulteterna slutgranskar
• 19 jan Bokförs
• 20 jan Kontroll av utfall
-
Inkomstperiodiseringar - förberedelser
• Korrekt bokföring
• Korrekt periodiseringsstatus PER/RES
– Extra koll ”vilande projekt”!
• Kontrakts- och konteringsuppgifter på PER-aktiviteter
– Rätt konto, motpart och finansiär
– Tillåten kombination av konto och motpart
• Ev periodiseringsgrupper i ordning
• Ev avstämning av kkl 7
Se guide Kontroller inför periodisering
-
Inkomstperiodiseringar – slutgranskning
1. Kontroll belopp - särskilt på projekt med underskott
Se guide Kontroll periodiseringsbelopp
2. Kontroll kontering - särskilt om det finns flera finansiärer
Se guide Kontroll periodiseringskontering
3. Rimlighetsbedömning
Se guide Avstämning periodisering
-
Inkomstperiodiseringar – kontroll utfall
Kompletterande rimlighetsbedömning
Se guide Översikt periodisering
-
Bokslut på institution
-
Inventering av anläggningstillgångar
• I BOX:
– Kopia på beslut avseende inventeringsförrättare (giltig
för aktuellt bokslutsår)
– Kopia på beslut avseende inventeringsplan (giltig för
aktuellt bokslutsår)
– Årets inventering
– I förekommande fall: Avvikelser från inventeringsplan
• Originalen diarieförs och arkiveras på institutionen
• Senast 31 december 2016
-
Inventering av anläggningstillgångar
• 2 inventeringsrapporter
– Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys under fliken
Anläggningar
• Ange kostnadsställe
-
Inventering av handkassa
• Särskild blankett
• Per 31 december 2016
-
Nyheter 2017
-
Nya konton för återbetalning av bidrag
• Nya konton
• 35115 Återbet bidrag statl mynd
• (73515 Återbet transf statl mynd)
• (77115 Återbet transf statl mynd)
-
Nya statliga bankavtal 1 april 2017
Plusgiro 1 56 50-5 försvinner• I december tar vi bort informationen om plusgironummer
på fakturor och rekvisitioner
• Använd bankgiro 5051-4728 istället för inbetalningar till
universitetet
-
Nya statliga bankavtal 1 april 2017
Utländska inbetalningar och utbetalningar kommer att göras
via den Danske Bank.
• Nya konton från 1 april
-
Nya statliga bankavtal 1 april 2017
Svenska inbetalningar, utbetalningar, kortinlösen, löner mm
ej klart. Blir någon av följande banker:
• Nordea
• Swedbank
• Danske Bank
Vårt nuvarande bankgiro kommer att behållas och flyttas
över till vår nya bank
-
Ändring av mervärdesskattelagen 2017
• Avdragsrätt för ingående moms vid
representationsmåltider
• Grund i mervärdeskattelagen men påverkar även
momsförordningen
• Underlaget ökas från 90 kronor till 300 kronor
• Nytt maxbelopp 75 kronor? (tidigare 22,50)
(Fortsatt arbete, momsförordningen ändras under
2017, ev kommer momsavdraget på representation
att helt tas bort)
-
Förtydligande av kontoval för
utbildning av egen personal 2017
Huvudprincip:
• Kostnader för logi och mat vid kurser och konferenser
bokförs i kontoklass 5
– Enbart utbildningskostnaden bokförs i kontoklass 48
– Kost och logi vid interna konferenser bokförs i
kontoklass 57
Förenklingsregel:
• Om kost och logi inkluderat i kursavgift bokförs i
kontoklass 48
-
Lunds universitet
Riksrevisionens granskningar
NERINA DZAFIC
KENT GUSTAFSSON
2016-12-
05
49
-
› Myndighet under riksdagen med uppgift att granska den verksamhet som bedrivs av staten
› Granskar regeringen, myndigheter, bolag och stiftelser
› Verkar genom oberoende revision för demokratisk insyn
› Medverkar till god resursanvändning och effektiv förvaltning i staten
› Grundlagsreglerat mandat
› Företräder Sverige som nationellt revisionsorgan
2016-12-
05
50
Riksrevisionens uppdrag och mandat
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Bildades 1 juli 2003
› Ca 330 anställda
› Finansiering:
– Förvaltningsanslag 320 miljoner kronor
– Biståndsanslag 50 miljoner kronor
› Kontor i Stockholm, Jönköping och Uppsala
› Cirka 30 effektivitetsrapporter per år
› Årlig revision av ca 240 myndigheter samt några bolag
› Internationellt utvecklingssamarbete
2016-12-
05
51
Korta fakta om Riksrevisionen
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
Redovisning av effektivitetsrevision
› Granskningsrapporter, ca 30 per år, lämnas till riksdagen
› Regeringen ska inom fyra månader redovisa vilka åtgärder de vidtagit eller ämnar vidta med anledning av Riksrevisionens iakttagelser
› Årlig sammanställning av regeringens åtgärder lämnas i Årsredovisning för staten
› Muntlig avrapportering: myndigheter, departement och utskott
› Årlig rapport (både årlig revision och effektivitetsrevision)
› Rapporter publiceras på www.riksrevisionen.se
2016-12-
05
52RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Risk för väsentliga fel i årsredovisningen
– Tillförlitlig redovisning och rättvisande räkenskaper
– Ledningens förvaltning följer föreskrifter och beslut
› Följer internationella standarder
› Följer god revisionssed
– Bedömning på rimlig grund
– Baseras på relevanta risker
2016-12-
05
53
Utgångspunkter för årliga revisionen
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Revisionsberättelse
› Revisors rapport över översiktlig granskning av delårsrapport
› Revisionsrapport
› Muntlig avrapportering: myndigheter, departement, riksdagens utskott
› Årlig rapport (både effektivitetsrevision och årlig revision)
› Publicering på www.riksrevisionen.se
2016-12-
05
54
Rapportering av årlig revision
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
Granskningsinriktning
Riskbaserad revision – Granskning av intern styrning och kontroll
– Riskbedömning
– Kartläggning processer o kontroller
– Test av kontroller
– Substansgranskning
Vanliga områden
– Ladok
– Intäkter av avgifter och bidrag – Projektgranskning
– Personalkostnader
– Övrig drift
– Anläggningstillgångar
– Närståendeförhållande t.ex. Holdingbolag
2016-12-
05
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN 55
-
Ex. Granskning av projekt
- Resultatförs avslutade projekt eller ligger de kvar på periodiseringskonto över bokslut?
- Har myndigheten avtalsmässigt stöd i att boka upp en fordran/skuld som periodiseringspost?
- Rätt finansiering - Använder man beslutad %-sats för OH-påslag? Har rätt kostnader (lön- övriga direkta kostnader) bokförts på projekten?
- Har projekt klassificerats rätt bidrag/avgifter?
2016-12-
05
56RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Kontroll av att avtal finns.
› Rätt person enligt delegations alt arbetsordning undertecknar avtalen.
› Samlad bild över ingångna avtal – avtalsdatabas/diarieföring
› Rätt dispositionstid och korrekt tidsperiod inlagd på projektet.
› Kontroll av att avtalet fortfarande är giltigt.
2016-12-
05
57
Avtal
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
Tips för en korrekt klassificering:
– Beslut om kriterier för bidrag/uppdrag
– En klassificeringsmall som fylls i och bifogas respektive projekt (ger en spårbarhet vid eventuella tveksamheter och kan fungera som ett stöd vid klassificering)
– Central övervakning/kontroll
– Utbildning som ger förutsättningar för en korrekt klassificering.
– Dokumenterade ställningstaganden (Kan finnas olika delar i projekt – både uppdrag / bidrag.)
2016-12-
05
58
Klassificering
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Har projektens nedlagda kostnader täckning hos finansiärer?
› Projektkalkyler och löpande avstämningar av nedlagda kostnader i projekten.
› Finns enhetliga mallar för avstämningar på institutioner/motsvarande? Risken är att avstämningar inte görs alls eller inte görs förrän det är för sent.
› Återrapportering till finansiärerna
2016-12-
05
59
Nedlagda kostnader har täckning i avtal
med finansiär?
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Samtliga kostnader - korrekt beräknade - tillräckligt specificerade
› Full kostnadstäckning
› Ekonomer medverkar - kommunikation mellan ekonomer och projektledare
› Standardiserade mallar med instruktioner
› Kvalitetssäkring t.ex. av någon ekonom
› Enhetliga rutiner för projektuppföljning
› Projekthanteringen decentraliserat – centrala kontroller
2016-12-
05
60
Projektkalkyler – Uppföljning
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Beslut av behöriga personer
› Riktlinjer för samfinansiering, utnyttjande av interna medel och parallellförbrukning
› Risker för felaktigt utnyttjande av anslagsmedel om projektavtal och/eller samfinansiering inte beslutas av behörig.
2016-12-
05
61
Samfinansiering
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
Granskningsansats bokslutsgranskning
› Hanterar iakttagelser från den löpande granskningen
› Kompletterar med analytisk granskning och avstämning mot underlag vid granskning av årsredovisningen.
– Urval bland väsentliga projekt som inte granskats i den löpande granskningen.
– Urval av projekt för vilka inte har bokförts några intäkter och kostnader under året.
– Urval av projekt där avtal gått ut men periodisering har skett. Finns förlängningsavtal?
› Genom hela vår granskning beaktas:
– Bristande regelefterlevnad
– Oegentligheter
2016-12-
05
62RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Kontrollera bokförda intäkter och kostnader under året
› Avstämning av periodiserat belopp med projektredovisning.
› Upplupna bidragsintäkter ska enbart redovisas om skriftligt avtal finns som styrker intäkten
› Projekt som avslutats och inte behöver återbetalas till finansiären ska intäktsföras och inte ligga kvar bland oförbrukade bidrag.
2016-12-
05
63
Att tänka på vid delår- och årsbokslut
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
› Underskrivna avtal saknas / underskrift ej av behörig.
› Avtal där dispositionstid gått ut har inte avslutats.
› Klassificering uppdrag eller bidrag.
› Projektkalkyler är bristfälliga eller saknas helt.
› Projektuppföljning görs på olika sätt både mellan och inom institutioner/motsvarande. Dokumenteras ofta bristfälligt eller inte alls.
› Periodisering görs men borde istället ha resultatförts.
2016-12-
05
64
Vanliga iakttagelser generellt
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN
-
Vanliga iakttagelser på LU
› Ansökningar godkänns inte i enlighet med delegationsordning
› Avtal skrivs inte under i enlighet med delegationsordning
› Bristande kunskap om delegationsordningen
› Klassificeringsfel mellan uppdrag och bidrag
› E-kontrakt inte alltid fullständig eller fel uppgifter inlagda i e-kontrakt
› Förlängningar av avtalstider ofta informella
› Checklistor som finns framtagna inte tvingande, oklart i vilken utsträckning de används
2016-12-
05
RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN 65
-
Ny ekonomi
-
Ny ekonomi 2016
Uppdrag
Införa ny ekonomimodell och nytt ekonomisystem
Tidplan
2014: utreda, bestämma och upphandla
2015: installera, testa, utbilda
2016: följa upp, komplettera
-
Vår gemensamma resa = VÅR utmaning!
Punkter från Ekonomidagen 2013:
• Gemensam målbild
• Planering
• Förberedelser
• Samverkan
• Oro och Trygghet
Ekonomidagen 2016: Resultatet?
• Högsta betyg till alla lagdelar!
• Vi vann matchen, men vi är inte riktigt i mål ännu…
-
Bikupa
• Vad blev bra?
• Vad behöver vi utveckla/förbättra?
-
Hårdkoppling av verksamhet och kostnadsställe till
aktivitet (lättare kontera, lättare vid omorganisation)
Rensade kodplaner
Tydligare att ekonomiska händelsen styr
Vad har vi uppnått?
-
Godkänna bokföringsorder själv
Slipper papper o buntöversikter; färre papper att arkivera
Ekonomidelar i Dokumenthanteringsplanen
Direktuppdatering av bokföring
Internfakturor hittar snabbare till rätt granskare
Bättre matchning inbetalningar – mindre på
utredningskontot
Vad har vi uppnått? forts.
-
Vad har vi uppnått? forts.
• Flexibla kodningsmöjligheter
Inte bara koder som vi bokför på utan även t e x
summeringsnivåer såsom projekt och forskargrupp
• Standardfunktionalitet ekonomisystemet
Kör standard, följer med i gemensamma utvecklingen –
löpande utveckling; snabba uppgraderingar
-
Vad har vi uppnått? forts.
• Målgruppsanpassat rapportstöd:
Ekonomer: Analys- och rapportfunktionalitet för avstämning
av bokföringen i Raindance
Controllers: Budget- och prognosstöd i EOS
Ledningen på olika nivåer: Uppföljning av verksamheten i
Kuben
– Fortsätter jobba med innehållet!
-
På gång
• Bättre stöd att simulera o följa upp projekt:
– Flerårig projektbudgetering i EOS: STP
(stöd till projekt)
– Projektdashboard med uppföljning mot
budget i Kuben
– Bättre uppföljning av lön per person
-
På gång, forts.
• Genomgång och komplettering av guider:
– Allmän översyn alla guider
– Nya guider
• Ersättning EA-handboken
– Mer övergripande; webbsidor under ”För mitt arbete”
-
På gång, forts.
• Översyn utbud och metoder för att stödja
kompetensutveckling
Tillägnat lärande
70% Upplevelse och erfarenhet
20% Genom andra
10% Formellt lärande
Morgan McCall, Center for Creative Leadership (CCL), The Career Architect Development Planner 1996
-
Vad händer nu?
Fortsätter arbeta övergripande med helhetssyn på
systemen, modellen, stöd och support – del i nya stabens
uppdrag
-
Jag är inte bara polis, jag är
människa ocksåEWA-GUN WESTFORD