ekma4116 manajemen pertemuan iii.pptx

5/28/2018 EKMA4116 Manajemen Pertemuan III.pptx

1/52

Pertemuan III

Modul III Perencanaan dan Pengambilan

Keputusan

Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen


2/52

Definisi

Perencanaan

(Planning)

suatu proses untuk

menentukan tujuanserta sasaran yang

ingin dicapai dengan

mengambil langkah-

langkah strategis gunamencapai tujuan

tersebut.


3/52

Hasil Perencanaan (yang baik)

Hasil suatu proses perencanaan yang baik harusmemiliki kemampuan organisasi yang berasal

dari kekuatannya sendiri, seperti:

Kemampuan memprediksi

Kemampuan menghitung biaya

Kemampuan Komunikasi

Kemampuan menguasai teknik-teknik

manajemenKemampuan pengukuran kinerja


4/52

Tahap Dasar Perencanaan


5/52

Hakikat Perencanaan Perencanaan harus memiliki, mengetahui,

dan memperhitungkan beberapa unsur pokok:

1. Tujuan akhir yang dikehendaki

2. sasaran-sasaran dan prioritas untuk

mewujudkannya3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasarantersebut

4. masalah-masalah ang dihadapi

5. modal atau sumber daya yang akan digunakanserta pengalokasiannya

6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untukmelaksanakannya

7. orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya


6/52

Sifat Sifat Perencanaan

Segi Ruang Lingkup Tujuan

National, Sektoral, dan Spasial

agregatif, komprehensif, dan parsial

Segi jangkauan dan hirerarkinya Tingkat pusat dan Tingkat daerah

Segi Jangka Waktu

Jangka panjang, menengah, dan jangka

pendek

Segi arus Informasi

atas ke bawah (top down); bawah ke atas

(bottom up)

Se i Keteta an atau Keluwesan


7/52

Mengapa perencanaan penting?

1. protective benefits

yang dihasilkan dari penguranga

kemungkinan terjadinya kesalahan dalam

pembuatan keputusan2. positive benefit

dalam bentuk meningkatnya sukses

pencapaian tujuan organisasi


8/52

Manfaat Perencanaan Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri

dengan diri dengan perubahan lingkungan

Membantu dalam kristalisasi penyesuaian padamasalah-masalah utama

Membantu manajer untuk memahami gambaranoperasional secara menyeluruh

Membantu penempatan tanggung jawab lebihtepat

Memberikan cara pemberian perintah untukberoperasi

Memudahkan dalam melakukanpengkoordinasian

Membuat tujauan yang lebih khusus dan


9/52

Peran Perencanaan

[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaanmemiliki peran:

1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha

2. Mengatasi Perubahan3. Mengembangkan Manajer

4. Mengembangkan Standard Kerja

5. Mengurangi Ketidakpastian

Fungsi perencanaan merupakan tempat

bergantungnya fungsi-fungsi manajemen

lainnya


10/52

Proses Perencanaan


11/52

Jenis Perencanaan

1. Perencanaan menurut fungsinya:a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan mergerdan akuisi perusahaan, ekspansi pasar, menambahdan mengurangi produksi

b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasakegiatan operasional setiap unit aktivitas perusahaansehari-hari

- Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program,proyek, dan anggaran

- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standingplan): Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi

- Perencanaan berkeseimbangan atau berskenario


12/52

Jenis Perencanaan

2. Menurut ruang Lingkup Kewilayahan- Perencanaan nasional

- Perencanaan regional

- Perencanaan daerah/lokal

3. Menurut jangka waktunya

- Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun)

- Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn)

- Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn)Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan,Mempertimbangkan atau meninjau kembalitujuan


13/52

Jenis Perencanaan

4. Perencanaan menurut objeknya:- Perencanaan Fisik

- Perencanaan Non-Fisik

5. Perencanan Tetap- digunakan untuk kejadian yang terjadi berulang-ulang secara terus menerus

6. Perencanaan dengan maksud tertentu- digunakan saat organisasi menghadapiperubahan, kontingensi, dan pengembanganproduk


14/52

Pendekatan dalam Perencanaan

1. Management by Objective (MBO)

suatu sistem manajerial yang komprehensif

yang memadukan banyak aktivitas manajerial

yang penting secara sistematis, dengan sadardiarahkan untuk mencapai sasaran organisasi

dan individual secara efektif dan efisien.Manfaat Kelemahanmeningkatkan kualitas organisasi Penetapan tujuan Jangka Pendek

memperjelas berbagai peran danstruktur organisasi

Ketidakluwesan dalam halperubahan sasaran.

menuntut setiap posisi diisi oleh

orang yang tepat dan sesuai dengan

posisi tersebut

Perencanaan dan pengendalian


15/52

Kegiatan Utama agar MBO Berh

asil Menetapkan tujuan Mengembangkan rencanan pelaksanaan

Meninjau kemajuan yang dicapai

Penghargaan atas kinerja keseluruhan


16/52


2. Pendekatan Perencanaan InsideOut/OutsideIn

Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal

dan membuat perencanaan untukmengeksploitasi berbagai kesempatan dan

meminimalisasi permasalahan yang terjadi

Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal

yang telah dilakukan tetapi didorong terusmenerus hingga mencapai kemampuan

terbaik bisa dilaksanakan


17/52


3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up

Top-Down: pimpinan/manajer puncak

menentukan secara menyeluruh dan kemudian

mengijinkan manajer tingkat bawah membuat

perencanaan dengan mengunakan batas yang

telah di buat pimpinan atas.

Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan

pada tingkatan bawah tanpa batasan aturan

4. Pendekatan Perencanaan Contingency

Mencakup perencanaan yang

menyebabkan tindakan yang dapat


18/52


5. Pendekatan Social Demand

berusahan memprediksi kesesuaian antar

produk dengan keiginan dan kebutuhan

konsumen.

6. Pendekatan Man Power

didasarkan pada kebutuhan perkembangan

dan pertumbuhan laju ekonomi organisasi yang

difokuskan pada sumber daya peningkatankualitas sumber daya manusia yang akan

berdampak pada peningkatan kesejahteraan

organisasi.

7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit


19/52

Proses Pembuatan Keputusan


20/52

Teknik Pembuatan KeputusanTipe-Tipe Keputusan

Teknik-teknik Pembuat Keputusan

Tradisional Modern

Di program:

Keputusan-

keputusan rutin dan

berulang-ulang.

Organisasi

mengembangkanproses-proses khusu

bagi penangannya

1.Kebiasaan2.Kegiatan Rutin:

Prosedur-prosedur

Pengoperasian

standard

3.Struktur organisasi-Pengharapan Umum-Sistem Tujuan-Saluran informasiyang disusun dengan

baik

1.Teknik-teknik risetoperasi Analisa

matematik; model-

model simulasi

komputer

2.Pengolahan dataelektronik

Tidak diprogram:

Keputusan-

Keputusan sekali

pakai, disusun tidak

sehat,

kebijaksanaan.

Ditangani dengan

proses pemecahan

masalah umum

1.Kebijakan intuisi, dankreativitas

2.Coba-coba3.Seleksi dan pelatihan

pare pelaksana

Teknik pemecahan

masalah yang

diterapkan pada:

.a. Latihan membuatkeputusan

.b. Penyusunanprogram-program

komputer heuristic


21/52

ANALITIS KONSEPTUAL

MENGARAHKAN PERILAKU

Gaya

PengambilanKeputusan

RENDAH

Rasional

ToleransiTerhadapambiguitas

Cara Berpikir

Intuitif


22/52

Penyakit

Hamlet

Dorongan

Berlebihan

Kecemasanmemikirkan

Akibat

Berdiam diri

Menyadari

melangkah

mundurmengganti

mengubah

Kurang lengkapnya

Informasi

Kesulitan

Menggunakan Tolak

Ukur

Munculnya Tujuan

Ganda

Adanya lebih dari

satu orang yang

berwenangmengambil keputusan

Hambatan Psikologis Tindakan ketika Gagal

Penyebab Kesulitan


23/52

Gaya Pengambilan Keputusan Gaya mengarahkanToleransi rendah terhadap ambiguitas;Rasional (efisien dan logis); Memusatkan padaJangka Pendek

Gaya analitis:Toleransi terhadap ambiguitas; lebih inginpunya banyak informasi dan alternatif sebelummengambil keputusan

Gaya Konseptual:mempunyai pandangan Luas dan banyakalternatif; Jangka Panjang

Gaya perilaku

mudah bekerja sama dengan orang lain;


24/52

Keterlibatan Kelompok

Keberhasilan pencapaian tujuan organisasiterdapat pada manusia-manusia yang terlibat

didalamnya.

Brincloe (1983)organisasi dapat berbuat

lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila,

perhatian lebih banyak diberikan kepada

manusia dalam organisasi.


25/52

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-to-face Brainstorming)

Teknik yang menyangkut pengunaan

kelompok untuk mengidentifikasi berbagai

alternatif penyelesaian masalah

Tujuan: mendorong orang berpikir kritis dan

membebaskan mereka dari hambatan, keritikan

sendiri, dan kritikan orang lain

- Individual Brainstorming/Synthetic Group

Brainstorming


26/52

Teknik Pengambilan Keputusan Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

aturan Pokok:

- setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritikterhadap diri sendiri hingga identifikasi selesai

- ide ekstreem lebih baik daripada ide umum

- Ide banyakide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah:

- Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi

- Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama mereka

menuangkan ide-idenya- Waktu yang diberikan +/- 10 menit

- Usahakan mereka menulis ide seadanya


27/52


2. Teknik Kelompok NominalSering digunakan kelompok untukmengevaluasi awal sejumlah alternatif keputusan.

Langkah-Langkah: Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide

dan informasi

Setiap anggota menyampaikan ide-ide merekasecara bergiliran

Pastikan para anggota mendiskusikan ide-idetersebut dalam urutan yang telah ditentukan

Setiap anggota kelompok mengunakan rank vote


28/52


3. Teknik Delphi

metode pembuatan keputusan dengan

jalan membentuk suatu panel yang

beranggotakan sejumlah tenaga ahli untukmenanggapi sejumlah pertanyaan dari

anggota sehingga mencapai suatu

kesepakatan atas suatu permasalahan.


29/52


Langkah-langkah Tahap Delphi:- Rumuskan masalah

- Rancang kuestioner

- Pastikan orang yang bertugas dan mereka untuk

berpartisipasi dengan baik- Berikan semua materi yang diperlukan dankuestioner kepada anggota kelompok

- Buat tabulasi dan analisa

- Buat kuestioner tahap 2

- Berikan ringkasan umpan balik

- Analisa hasil kuestioner tahap 2


30/52


4. Curah Pendapat Elektronik (ElectronicBrainstorming)

menggabungkan antara teknik Kelompok

nominal dengan teknologi komputer

Langkah:

Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30

menit)

Memeriksa ide yang disusun,

mengklasifikasikannya

Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu,


31/52

Pertemuan III

Modul IV Pengorganisasian

Zulfikar Yurnaidi

EKMA4116 Manajemen


32/52

Definisi Pengrganisasianproses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antarkaryawan yang mewakili peranan unit/satuankerja masing-masing yang bertujuan untuk m

empersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)- Terdiri dari orang-orang

- Memiliki struktur


33/52

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi Birokrasi

Manajer membatasi diri pada hubungan ke

rja formal dan menghidari hubungan non-f

ormal Kurangnya Informasi dan Koordinasi

Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kuran

g jelas


34/52

Dasar-dasar PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan

- Menterjemahkan visi

- Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan ber

sama

- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerj

aan

- Pembagian Kerja Secara tuntas


35/52

Dasar-dasar PengorganisasianDasar Kesatuan PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki ketera

mpilan dalam melaksanakan proses pengambila

n keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpaha

n wewenang dalam mewujudkan perintah yang

efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/m

engurangi unit/satuan kerja dala stukturnya


36/52

Dasar-dasar PengorganisasianAsas FungsionalitasSetiap unit kerja harus memberikan kontr

ibusi pada organisasi agar tugas pokoknya

secara keseluruhan dapat diwujudkan seca

ra efektif dan effisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi in

ovasi & Pengembangan; fungsi responsif;fungsi produktivitas; fungsi prediktif


37/52

Jenis-Jenis Organisasi (1)Proses Pembentukannya

Organisasi Formal: dibentuk secara sadar

dengan ketentuan yang diatur secara form

al Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawa

n

Keterkaitan dengan Pemerintah

dibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan &

terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth.

Organisasi resmi & tidak resmi


38/52

Berdasarkan ukuran organisasi Besar, kecil, sedang

Berdasarkan Tujuan Sosial/nirlaba: yayasan sosial

Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan

terbatas), BUMN, Koperasi dsb.

Berdasarkan Bagan Organisasi

Jenis-Jenis Organisasi (2)


39/52

Langkah-Langkah PengorganisasianRencanakan Organisasi berdasarkan Tujuan

Pembagian Tugas

Alokasi SumberDayaEvaluasi Hasil

Strategi pembentukan organisasi


40/52

Bentuk Struktur Organisasi


41/52

Faktor yang menentukan Rancangan

Struktur Organisasi

Strategi Organisasi

Penggunaan Teknologi

Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya Ukuran organisasi


42/52

Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas

Standardisasi Kegiatan

Sentralisasi dan desentralisasi Ukuran kesatuan Kerja

C k lih / j l k i i


43/52

Cara untuk melihat/memperjelas aktivit

as organisasi

Jenis Kelebihan KelemahanBAGAN dapat dgn jelas melihat

pekerjaan dan tanggung

jawab

dapat dicari ketika saat

kritismenghilangkan /

mengurangi masalah

sebagai preventif terhadap

sumber konflik

kurang mampu

menjelaskan wewenang

dan tanggung jawab

kurang mampu

menunjukan hubunganinformal dan saluran

komunikasi

Departementalisasi Memanfaatkan spesialisasidari masing-masing manajer

efisien karena bekerja

sesuai dengan kemampuan

sulit untuk mengukurprestasi

pontensi konflik

terhadap pimpinan

puncak


44/52

Tipe Struktur OranisasiOrganisasi Linibentuk organisasi yang didalamnya terda

pat garis wewenang yang menghubungkan s

ecara vertikal antara atasan dengan bawaha

n

KELEBIHAN KELEMAHANAdanya kejelasan

masalah pendelegasiankewenangan dan

tanggung jawan untuk

setiap bidang

Bentuknya Sederhana

dan mudah dipahami

Beban yang berat

dipikul eksekutif puncakkarena harus menjalankan

urusan administratif

Tidak ada spesialisasi


45/52

Tipe Struktur Oranisasi (2)Organisasi Lini dan StafGabungan dari organisasi lini dengan depart

emen staf untuk memberikan saran dan masuk

an untuk departemen lini

KELEBIHAN KELEMAHANPara spesialis

memberikan ide dan

saran kepada manajerpuncak

Seluruh Karyawan

melaporkan pekerjaan

kepada seorang penyelia

(supervisor)

Karena ketidakjelasan

hubungan maka sering

terjadi konflik antaradepartemen lini dan staf

Rekomendasi para

manajer staf terbatas

hanya pada manajer lini


46/52

Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi FungsionalOrganisasi berdasarkan sifat dan macam pe

kerjaan yang harus dikerjakan.

KELEBIHAN KELEMAHANMenciptakan effisiensi

melalui spesialisasi

Memusatkan keahlian

organisasidan pengawasan yang

lebih ketat terhadap

fungsi-fungsi

menciptakan konflik

antar fungsi

Lamban bereaksi bila

terjadi perubahanhanya memikirkan

tugas, dan menjadikan

individu kurang inovatif


47/52

Tipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan FungsionalKombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,

serta fungsional yang bertujuan untuk memanf

aatkan berbagai kelebihan dan kekurangan da

ri tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungs

ional .

Cth. Organisasi Besar dan Kompleks


48/52

Tipe Struktur Organisasi (5)Organisasi Komitememiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memi

liki wewenang yang sederajat.

Ciri2:- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertent

u

- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara

kolektif

- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang

- Keputusan hasil bersama

Kelemahan:Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambila

n keputusan memerlukan waktu yang lama.


49/52

Tipe Struktur Organisasi (6)

Organisasi Proyek dan Matrikstersusun dari sebuah atau lebih tipe departem

entalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebi

han tipe fungsional dan divisional serta menghila

ngkan kekurangannyaKELEBIHAN KELEMAHAN

Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) ya

ng tinggi

Berfokus pada masalah tertentu ata

u masalah teknis yang unik

memungkinkan melakukan inovasi

dan kreativitas tanpa menggangu str

uktur reguler

Masalah akuntabilitas disebabkan a

danya lebih dari satu atasan

Kendala dalam membentuk tim yan

g kompak

berpotensi menimbulkan konflik ant

ara manajer proyek dengan manajer

departemen lainnya


50/52

Organisasi Formal vs InformalFORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerjayang teratur

Bertujuan: mencapai hubungan yangteratur diantar fungsi namun hal itu jugamemiliki nilai tambahan dengan memberikanperasaan aman kepada mereka

INFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan,serta membentuk suatu pola yang tidaksecara khusus dan resmi diciptakan/diaturoleh pihak manajemenFlexibel/leuwesan dari oranisasi inimenjadi nilai tambah tersendiri


51/52

Perubahan Struktur Organisasi Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuh

an ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan: Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka

Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluru

h karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang s

ama

Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perub

ahan tersebut memberikan dampak positive

Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertent

u sehingga situasi kerja tidak terganggu.


52/52

Referensi

Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen

Widita Rarasati

Fadia Dewanda

ekma4116 manajemen pertemuan iii.pptx

Documents