TRABAJO SOCIAL SEPTIMO SEMESTRE

ASIGNATURA: SOFTWARE DE MEDIOS IMPRESOS. DOCENTE: WILLIAM GERARDO PEÑARANDA ANTUNEZ EMAIL PERSONAL: ovoufps@gmail.com

BLOG PERSONAL: ovoufps.wordpress.com

CELULAR: 3157495837

EJEMPLOS DE MEMORÁNDUM

El Memorándum es un documento básico que sirve como medio de

comunicación de la empresa con los empleados. Por medio de este documento

se les hace de su conocimiento información importante sobre su situación

laboral, así como decisiones o cambios tomados por la empresa.

Frecuentemente, el memorándum se utiliza para hacerle saber al empleado

que está en falta por alguna acción mal manejada durante su labor. Es un

documento puntual y conciso que relaciona la falta cometida con alguna

consecuencia o posible consecuencia.

Las faltas más comunes están relacionadas con tardanzas, comportamiento

contra otros empleados e incumplimiento de funciones. Algunos ejemplos de

memorándum.

Ejemplo Nº1

Lima, 3 de setiembre del 2012

Centro de Servicios “Total Service”

Av. La Molina 1005

Lima – Perú

Para: Juan José Martínez Reyes

De: Marcio Andrés Del Solar Norvani, Jefe de Recursos Humanos

Asunto: Capacitación de Personal

Me es grato dirigirme a usted para comunicarle a través de este documento

que el día Viernes 7 de setiembre del 2015 se organizará una capacitación

dirigida a todos los empleados del departamento de atención al cliente de esta

empresa en la sala de conferencias del departamento de Recursos Humanos.

La hora de inicio es a las 11:15 horas y su asistencia es obligatoria. Se tomará

asistencia al inicio y final de la capacitación.

Atentamente,

Marcio Andrés Del Solar Norvani,

Jefe de Recursos Humanos

Centro de Servicios “Total Service”

Como se pudo observar, en el modelo anterior el jefe de recursos humanos le

ha informado al empleado del departamento de atención al cliente que deberá

ir a una capacitación junto con sus otros compañeros. La información se dio de

forma concisa y directa.

Ejemplo Nº 2

San Salvador, 15 de julio del 2012

Universidad Nacional de San Salvador

Av. Próceres de la Libertad 900

San Salvador – El Salvador

Para: Lic. Luis José Holguín Malatesta

De: Oficina de Estudios y Registros

Asunto: Omisión de informe final

El presente memorándum es para comunicarle que a la fecha no hemos

recibido el respectivo informe con las notas de las asignaturas que usted llevó

a cabo este semestre. El día límite para la entrega de notas fue ayer 14 de

julio, por lo que se encuentra en falta.

Acérquese lo antes posible y con carácter de urgencia a la Oficina de Estudios y

Registros para procesar el trámite correspondiente, ya que debemos publicar

las calificaciones de los alumnos a la brevedad.

Atentamente,

Juan Manuel Rodríguez Cueva

Jefe de la Oficina de Estudios y Registros

Universidad Nacional de San Salvador

En el segundo ejemplo el memorándum enfatiza en el incumplimiento de un

profesor en la entrega de los documentos que debía entregar dentro de una

fecha límite.

Ejemplo Nº3

Quito, 19 de enero del 2012

MINEUR S.A

Avenida Los Frutales Nº 130

Quito – Ecuador

Para: Oscar López, Operario

De: Ing. Mario Cesar Trinidad

Asunto: Falta disciplinaria grave

Por medio de la presente se le comunica que será sancionado por los

acontecimientos sucedidos entre usted y un compañero de trabajo durante

horas laborales. Se le cita en la oficina del Jefe de Recursos Humanos para

defender su posición y recibir la sanción correspondiente.

Atentamente,

Ing. Mario Cesar Trinidad

Supervisor de planta 1

MINEUR S.A

El último ejemplo de memorándum enfatiza en la sanción de uno de los

operarios debido a una falta disciplinaria durante las horas de trabajo.

Image: FreeDigitalPhotos.net

LA CITACIÓN: partes, clases, modelos

La citación, es un documento breve por el que se cita o llama formalmente a

una persona o a varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad. Se

emplea, especialmente, para convocar a sesión de órganos de gobierno que

tienen pocos miembros. Y, en general, se utiliza para citar a toda clase de

reunión que, por diversos motivos, se lleva a cabo en los centros de trabajo.

Es una documento de carácter interno y se usa tanto en la administración

pública como privada. Muchas entidades o dependencias, teniendo en cuenta la

frecuencia de su utilización, hacen imprimir formulación de citaciones en

cantidad considerable, para ir empleándolos poco a poco, cada vez que

necesiten de ellos.

El original, la copia o el cargo de las citaciones, debidamente firmados, se

archivan como constancia o pruebas de haberse citado a los interesados.

FACULTAD PARA CITACIONES La tienen:

1.-La autoridad con facultad para citar a sesiones y reuniones de diversa índole.

2. El secretario o personal subordinado autorizado, por haber recibido facultades delegadas por dicha autoridad.

PARTES DE LA CITACIÓN La citación presenta las siguientes partes obligatorias:

1.-Nombre del documento o código

2. Destinatario, si la citación es individual.(En la citación colectiva ,se incorpora

al texto la nómina de los que van a ser citados)

3. Texto

4. Lugar y fecha.

5. Firma y pos firma del que cita ( y sello ,si tiene)

6. Pie de página

Y las siguientes complementarias.

-Membrete

-Con copia

REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto de la citación se divide en dos secciones:

1.-Fórmula de citación, que es la frase que encabeza el texto.

Las fórmulas más usadas con este fin ´son: ”Por el presente documento, se

cita..” Se cita…” “Cito a usted:::”,cuando es la autoridad quien cita directamente; en cambio, se emplea: ”Por disposición de….”,”Por encargo de…”,Por orden de…”,cuando el que citas lo hace por delegación de facultades.

La fórmula de citación a veces se complementa con la explicación del carácter

del llamamiento: “Se cita con urgencia…”,”Por orden Jefe de Personal, cito a usted con carácter de urgencia a…”

2. Exposición, que comprende obligatoriamente el nombre del acto o actividad a que se llama, el día, la hora, el lugar y la agencia, asunto o motivo de citación, Por ejemplo:

Cito a usted a sesión extraordinaria de la Junta Directiva de la Asociación de Padres de Familia, a llevarse a cabo el día ,21 del presente, a horas 10.am, en

la Dirección del colegio, para tratar la siguiente agenda:

1.-Determinación de la cuota de APAFA; Y

2. Otros.

A veces esta sección termina con una fórmula final que insta a concurrir a la cita puntualmente: se ruega puntual asistencia”, o comprende una advertencia: “Se dispondrá el descuento de ley para los que no asistan”, “Los

que no asistan pagarán una multa de S/,100 pesos.

El uso de estas fórmula fina es optativo.

CLASES DE CITACIÓN

1.-CITACIÓN INDIVIDUAL. Es aquella que se envía al interesado o a los interesados en forma individual. Se redacta en papel A5. Esta citación viene a

ser una esquela. El destinatario, al recibir la citación, deberá firmar la copia o el cargo correspondiente, como constancia de su recepción.

2.-CITACIÓN COLECTIVA. Es aquélla que lleva en el texto la nómina de los

que serán citados. Es un solo documento que se hace conocer a los interesados, quienes al enterarse de su contenido, firman en el lugar que les corresponde, quedando de este modo ya citados. Las citaciones para las

sesiones de los órganos de gobierno, suelen ser colectivas.

Modelo 1. CENTRO EDUCATIVO ESTATAL

“Mariscal Luzuriaga.

CITACIÓN

Señor: Prof. Isidro Llico Cahuana

Tutor del 4to grado “A” de Educación Secundaria.

Por encargo del Director, cito a usted a la reunión de trabajo, que se realizará

el día 23 de los corrientes, a las 3 p.m , en la oficina de la Dirección.

Asunto: Viaje de estudios de Promoción

Cúcuta, 18 de Agosto de 2015.

Nancy Pereda Mejía

Secretaria

Npm.

Modelo 2

CITACIÓN

Se cita a los miembros del Consejo de la Facultad de Derecho a sesión extraordinaria que se llevará a cabo de acuerdo con el siguiente detalle:

Día: Viernes, 25 de Agosto de 2015.

Hora: 11,00 horas.

Local: Oficina del Decano

Agenda: –Inicio de dictado de clases.

-Práctica pre profesionales.

MIEMBROS.

1.-Abog.Teoror Huamani Solís………………………

2.-Abog. Humberto Haro Carmona………………….

3. Abog. Jorge Quispe Pereda………..

4. Abog. Luis Janampa Ríos………….

5. Alumno Percy Valladares Zavala……..

6. Alumno Julio Aquino Cerquín…………….

Lima ,18 de Agosto de 2015.

Abog. César Ríos Lucano

Decano

OBSERVACIONES:

A) En la citación que se efectúa por segunda vez se coloca como título

Segunda Citación, con el fin de advertir que el acto al que se está llamando se realizará de todas maneras con los miembros que asistan o con la proporción mínima que permite la ley. Los estatutos de pocas instituciones

permiten citar por tercera vez.

b) Existen citaciones colectivas que se redactan sin individualizar a las

personas que se citan. Se difunden por medio de carteles o avisos periodísticos.

ESTRUCTURACIÓN

Los formatos de citación más conocidos son los siguientes:

CITACIÓN INDIVIDUAL EN FORMA MÁS DIFUNDIDO

Señor:………………………………………………….

………………………………………………………….

………………………………………………………..

AGENDA.

1. …………………….

2. …………………………….

………………………..

…/…

CITACIÓN COLECTIVA EN FORMATO MÁS DIFUNDIDO Citación

…………………………………………….

………………….

Día:…………………..

Hora:……………………

Local:……………………

Agenda:

1. …………………

2. …………………….

Miembros:

1. ……………………. ……………………..

2. ……………………. …………………….

3. ……………………. ……………………..

………………, ………………….

………………………..

…/…

http://creacionliteraria.net/2012/05/la-citacinpartesclasesmodelos/

TÉCNICAS DOCUMENTALES EN TRABAJO SOCIAL

Tema 0. Documentación administrativa.

La documentación administrativa se emplea para comunicarse en un nivel interno (dentro del

propio centro) o externo (fuera del propio centro).Un documento administrativo se emplea para:

Solicitar información. Facilitar información.

Los documentos más comunes en el Trabajo social son el oficio y la autorización.

Oficio es la comunicación escrita entre corporaciones e individuos. La comunicación siempre se

hace desde corporaciones a individuos y no al contrario. Consta de:

Asunto: texto que se quiere comunicar Una fórmula de agradecimiento o si contesta a un asunto previo o si procede. Cada vez se usa

menos. Fecha y firma Pie de página, situado en la última parte de la página. En éste se pone a la persona a la que se

refiere o el título de la personalidad a la que se refiere (si lo tiene), por ejemplo, el título de

excelentísimo.

El certificado da fe de alguna cuestión previamente solicitada. Se hace siempre a favor del

interesado. Sus partes son:

Encabezamiento, donde se ponen los datos personales y los cargos de las personas que certifica. El CERTIFICO

Los datos personales de la persona que solicita el certificado (nombre, apellido y DI) y el

asunto que se certifica.

Final. Su fórmula es y para que conste en /y a petición del interesado expido /firmo este certificado en (lugar donde te encuentres, como Cúcuta, Madrid o Lepe) a (fecha escrita en letras).

Firma y sello.

La autorización es aquel documento por el cual se autoriza o faculta a una persona para que haga

algo en su nombre. Las partes de la autorización son:

Encabezamiento con los datas personales de quien autoriza. AUTORIZO A + los datos del interesado + DI Asunto detallado de lo que se quiere autorizar. Final. Su fórmula es Y para que conste en (lugar, como Cúcuta, Madrid,

Bogotá,...) a (fecha en número). Firmas del autorizador (situada ala izquierda) y autorizado (situada a la derecha de la del

autorizador) con nombre, apellidos y los datos del DI( menos el nombre de los padres) de cada

uno de los dos bajo la firma.

El saluda es la comunicación redactada en tercera persona y se utiliza para cursar o para

acusar recibo de algo. Tiene uso restringido, ya que sólo lo emplean personas con cargo.

Consta de varias partes:

Encabezamiento: cargo y la palabra SALUDA.

Espacio en blanco para el texto con el nombre del destinatario. Final con nombre y apellidos del emisor del saluda. Una fórmula de despedida: Aprovecha esta ocasión para expresarle el testimonio de su

más distinguida consideración y la localidad y fecha en que se envía debajo.

La instancia es un documento por el que solicita algo a una personalidad. Sus partes son:

Encabezamiento: datos personales del solicitante( nombre y apellidos, número de DI,

localidad donde vive y dirección) EXPONE /EXPONGO Exponente: lugar donde se relatan los hechos que motivan la petición. SOLICITA / SOLICITO La solicitud Fecha y firma Al final de la página en mayúsculas el título o cargo a la persona a la que va dirigida la instancia.

Es importante saber los tratamientos para aplicarlos a la

instancia. Son: Excmo/ a( excelentísimo / a) Sr/Sra

Se usa con:

Ministros. Ptes. CC AA. Ptes diputaciones. Alcaldes. Obispos. Pte Tribunal Supremo. Pte Tribunal Constitucional. Gdo civil. Ptes de audiencias. Rectores de universidades, excepto el de la UCM, que es Excelentísimo y magnífico).

Se refiere a todos estos cargos como VE (Vuestra

Excelencia). Ilmo/a Sr/a se usa con:

Directores generales ( Direct. Grales). Vicepresidentes autonómicos de diputaciones ( Vicep. CC. AA.). Fiscales. Diputados. Consejeros de CC. AA. Concejales de Ayuntamientos. Decanos y vicedecanos. Director y subdirector. Ptes. Y decanos de colegios profesionales.

Medallas.

Se refiere a estos cargos como V. I (Vuestra Ilustrísima).

La carta es un escrito privado que una persona envía a otra para comunicarse con ella. Deben ser

sencillas, claras, concisas y deben tenar la fecha del día en que se escribe. Las partes son:

Lugar y fecha ene le lado derecho. Datos del destinatario, de la persona que en vía, cargo, entidad, domicilio y población. Un saludo (distinguido Sr , estimado amigo, ... ). Texto con el asunto a tratar. La despedida: le saluda atentamente, en espera de su contestación le sañuda atentamente,...). Firma.

La comunicación interior es un documento que se utiliza para comunicarse dentro de una misma

entidad. Consta de:

Nombre de la entidad o institución. Dpto. del destinatario. Procedencia (persona que lo envía). Destinatario (persona a quién se envía). Asunto (resumen del asunto a tratar). Fecha y hora del comunicado. Texto (lo que comunicamos).

La convocatoria u orden del día es un documento por el que se convocan a más de una persona

a una reunión. En ellas se señala el lugar, día, hora de comienzo de las dos convocatorias,

personas convocadas a la reunión,... Dentro de esta convocatoria se señala:

El orden del día con los temas a tratar en la reunión en la reunión y colocados según el orden de

importancia. Se puede hacer por puntos o redactándola.

Debe figurar:

Lugar. Día Hora de comienzo de las dos convocatorias. Personas convocadas a la reunión. La expresión del orden del día, formada por puntos a desarrollar numerados.

El primer punto es la lectura y aprobación de, si procede, del acta anterior. El último punto son

ruegos y preguntas. Es el lugar donde los asistentes interpelan cuestiones no tratadas en la

reunión.

El secretario de las reuniones redacta el acta, donde queda constancia de lo expresado y ocurrido

en la reunión. Consta de varias partes:

Lugar, fecha, hora de la reunión, y objeto de la reunión, los asistentes presentes en la

reunión, los asistentes que excusan su asistencia. Relato de loa acontecimientos y acuerdos tomados punto por punto. Final( cierre). Nombre y firma del secretario (que redacta el acta).

La declaración jurada es un documento empleado para comprometerse con los datos que se

están exponiendo. Los datos deben ser verídicos porque si no se incurre un delito y la persona

que emite la declaración puede ser denunciada. Consta de los siguientes datos:

Nombre y apellidos. Lugar y fecha de nacimiento. Número del DI.

Domicilio. Apartado código postal. DECLARACIÓN BAJO JURAMENTO + el texto. Firma y texto.

La declaración jurada se emplea para la declaración de ingresos de ingresos , que se pide para

que personas sin ingresos justifiquen esta solución, también se usa para en los certificados

académicos.

Sobre el nombre y los apellidos se escribe declaración jurada.

El recibí es un documento en el cual se firma y acredita que se ha recibido lo que en él se indica.

La estructura del documento es la siguiente: El nombre de la empresa o persona que recibe lo

indicado. A continuación se debe señalar lo que se recibe y, finalmente, la fecha.

Dado que el recibí es un documento que da testimonio de algo la redacción debe ser muy

concreta y clara. Ejemplo:

Recibí de Doña María Luisa Fernández la cantidad de 50.000 pesos en concepto de adelanto de

la cuota para la actividad de fin de curso que se llevará a cabo en la asociación Mujeres por el

Desarrollo.

Atentamente o firmado:

Ana Palacios (el que envía el recibí). Cúcuta, 10 de junio de 2015.

El CURRICULUM VITAE (Hoja de Vida) debe incluir:

Datos personales (nombre, apellidos, estado civil, Número de DI, domicilio,...). Estudios realizados. En esta sección se señala los títulos alcanzados y la especialidad, los

centros donde se desarrollaron los estudios y fecha de inicio y finalización de éstos.

Puestos de trabajo desarrollados. En esta sección se establece el lugar, tiempo de trabajo, prácticas ( si Interesan para el empleo)…

Idiomas. En esta sección se exponen qué idiomas se conocen, el grado de conocimiento (en

expresión oral y escrita), si hay título quien lo ha certificado. Conocimientos informáticos. En esta sección se expresan los programas que se manejan , grado de

Conocimiento alcanzado (técnico o usuario) y si hay título quien lo expide.

Otros datos de interés. En esta sección se exponen los datos que interesen para el trabajo como

auto propio, carné de conducir, ...

Se puede hacer un C. V de varios tipos:

Cronológico: presenta la información partiendo de la experiencia laboral más antigua a la más

reciente. Se suele hacer para resaltar el proceso del progreso laboral. Se utiliza cuando se

tiene poca experiencia laboral.

Cronológico inverso: comienza con las experiencias laborales más actuales, se va desde las más

recientes a las más antiguas, resaltando las últimas experiencias. Está indicado para personas con

bastante experiencia laboral si esta genera interés para la empresa contratante.

Funcional: presenta la información por temas y proporciona el conocimiento rápido de la formación y experiencia de una persona en un campo determinado, el campo que interese a la empresa contratante.

Pone de relieve experiencias muy similares o similares a las del puesto que se aspira desempeñar

en la empresa contratante o destaca puntos positivos, trabajos y funciones acordes con el puesto

solicitado.

Consejos prácticos para elaborar el C. V.:

La organización de la información debe seguir una estructura, que suele ser:

Encabezamiento. Datos personales (con idiomas e informática). Puestos de trabajo desarrollados. Otros datos de interés.

Se recomienda que se haga hincapié en la información, experiencia, y formación relacionada

con el puesto en que una persona se presenta.

Todos los datos deben ser demostrables, se necesitan certificados de todos datos que se exponen. También se pueden omitir los aspectos negativos (despidos justificados o injustificados, número

de despidos,...).

La redacción. El C. V debe ser completo pero breve, se deben evitar los párrafos largos y las

vaguedades. También puede ser impersonal y es recomendable que se eviten valoraciones

subjetivas (por ejemplo, no se puede decir: soy muy bueno haciendo entrevistas en vez de larga

experiencia realizando entrevistas) y hay que tener cuidado con la gramática y ortografía. La presentación del C. V debe ser limpia, sin portada, con márgenes y sin firma ni fecha de

redacción.

No se debe entregar un manuscrito, a menos que se exija, sino que siempre se deben entregar el

documento mecanografiado. Se debe entregar el original, no la fotocopia.

Las calificaciones del expediente académico se incluyen si son altas o si se han entregado

premios o condecoraciones.

La extensión del C. V nunca debe sobrepasar las dos páginas, a menos que la se tenga mucha experiencia.

Hay que incluir foto si la exigen, exclusivamente. Se imprime el C. V en papel blanco o color crema.

La carta de presentación introduce al C. V y es la primera impresión que el seleccionador tendrá

del solicitante. Suele ser leída. Hay dos tipos: la enviada por iniciativa propia y la enviada por la

propuesta concreta de empleo.

En ambos tipos no se repito lo dicho en el C. V y se resaltan las experiencias y los aspectos

positivos. Ambas clases se envían a una persona en concreto, son cartas personalizadas y no

genéricas. El C. V y la carta se deben enviar sin demasiados dobleces (en la hoja para meter los

documentos en el sobre) que impidan su correcta lectura. La carta de presentación debe incluir

la razón por la que te diriges a la empresa, 2 o 3 puntos fuertes por los que quieres trabajar y

por los que deberían contratarte. Es recomendable que la carta de presentación se refiera al C.

V, que aclare el área de trabajo que interesa al solicitante, que especifique el lugar y fecha en

que se envía y, al final de ésta, se aclare que siempre se estará a disposición de futuros

contactos con la empresa.

Fuente:

López Ayala, M(según las citas modernas) o Manuel (2001, Nombre del libro, editorial).

Luis Acosta Hoyos, Guóa práctica para la investigación. Ed Piados, Buenos Aires, 1972 − 97 o

bien p. 27.

ACTIVIDAD:

Leer el documento y elabore los diferentes documentos que se proponen en el mismo, deben

presentar el trabajo en grupos de 3 estudiantes.