eje tematico 4 - digitalización
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Exposición Cuarto Eje temático - Universidad del Quindio - Programa CIDBA - Gestión de Documentos electrónicosTRANSCRIPT
Integrantes:Carolina Carrillo Cortes
Cecilia Lizarazo PáezElizabeth Pastrana Sáenz
Nidia Andrea González RojasSol Angel Leal Galeano
Profesor:Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Es la conversión de una información analógica
a datos comprensibles por cualquier ordenador.La existencia de la información en medios
electrónicos y/o su conservación de documentoen papel a imagen electrónica a través de cualquier medio.
La digitalización de documentos consiste en la generación de archivos digitales a partirde documentos, esto implica documentos físicos, son capturados por unidades periféricas, como escáner, transformado papeles en imágenes electrónicas para su posterior consulta en software de búsqueda diseñado para nosotros de acuerdo a las necesidades.
La digitalización de documentos comenzó a
realizarse de forma masiva en bancos y
compañías de seguros, allí donde la gran
cantidad de papel suponía disponer de un
gran espacio físico. El elevado precio del suelo
frente a la gran capacidad de almacenamiento
de los medios digitales llevo a éstas empresas
a la digitalización masiva de la documentación.
El estar inmerso en la sociedad de la información
Implica que el ser humano se acostumbre cada
día más a las abstracciones y representaciones
del mundo real: dinero plástico, moneda digital,
transferencia electrónica de fondos, digitalización
de obras literarias, musicales y artísticas, bancos
de datos con archivos digitales, centrales de información, home banking, etc.
Sin duda, la continua caída de los precios del Hardware necesario para digitalizar,
así como el imparable crecimiento de Internet, han contribuido de forma
significativa a que las imágenes digitales nos sean hoy tan familiares en cualquier
sistema de información electrónica.
Prácticamente la digitalización aplica a
cualquier proceso que involucre documentos
de papel. Algunas de las aplicaciones más
comunes son:
CONTABILIDAD (digitalización de todas las
pólizas, facturas, comprobantes, cuentas por pagar y por cobrar).
FACTURACION (Facturas, notas de crédito, expedientes de clientes).
ALMACENES (Entradas y salidas de almacén con registro de firmas y sellos).
PERSONAL (Control de expedientes con todos los documentos involucrados
como actas, estudios, cursos, currículos, títulos).
JURIDICO (Control de documentación legal, firmas, pagares, contratos).
COMPRAS (Cotizaciones, facturas, devoluciones, comprobantes y
mucho más).
DOCUMENTOLOGÍA Y CRIMINALÍSTICA. El proceso digital de
imágenes permite en ésta área hallar la secuencia de asentamiento
de diversos elementos escritores, con un valor de certeza determinado,
cuando se trata de establecer adulteraciones
fraudulentas y colaborar con la autoridad judicial
que lo solicite.
La DIGITALIZACIÓN de información en el proceso de Gestión
Documental y sus ARCHIVOS es la herramienta oportuna para agilizar
la consulta e integrar al ciclo vital del documento en carpetas digitales
que otorgue a los usuarios agilidad en la toma de decisiones.
Bibliotecas Digitales:
Estas bibliotecas buscan tener una organización paralela a las
bibliotecas tradicionales, con los objetos de conformar una
biblioteca digital que del progreso hacia los servicios de una
biblioteca conectada en red distribuida y virtual, que ofrezca al
usuario acceso a múltiples tipos de recursos de información.
Su operación y uso son sencillos y no requiere entrenamiento
especial y aportan lo siguiente:
Disminuye el costo de sus transacciones hasta un 70%.
Disminuye el tiempo necesario para convertir datos obtenidos en el
campo de trabajo en información utilizable.
Aumenta la productividad y eficiencia tanto en sus instalaciones
como en el campo de trabajo.
Automatiza la generación de bases de datos.
Mejora sus flujos de trabajo y mejora los tiempos de atención a sus
clientes.
Permite el ahorro de espacio.
Permite con facilidad y rapidez recuperar un documento entre miles.
Permite el uso de un facsímil para preservar el original.
Permite tener acceso a documentos (antes reservados sólo a
investigadores y personal autorizado) a cualquier usuario y en
cualquier sitio, gracias también a la Internet, etc.
Internet Archive es una de las páginas de referencia de la Red, es un
biblioteca virtual sin ánimo de lucro que desde 1996 ha recogido y
puesto a disposición del público de manera gratuita 150.000 millones de
páginas web históricas y más de un millón de textos, vídeos y audios, en
colaboración con 150 bibliotecas. Cuenta con 18 centros de escaneo en
cinco países y digitaliza unos mil libros al día. "Como tal, el archivo de
textos de [Internet] Archive es similar y
concurrente con el proyecto de Google Books“.
2. Copia de consulta. Se trata de reproducciones
digitales destinadas a la consulta o difusión a través
de redes de comunicación, deben tener un formato
comprimido con pérdida, con una promedio de
compresión alta que optimice la velocidad de
transmisión y descarga en los servidores y, a la vez,
permita la legibilidad adecuada de la copia.
En el caso de imágenes simples se optará por el
formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se
optará por el formato PDF.
OCR: Los escáneres se asocian a un tipo de software especialmente
diseñado para el manejo de este tipo de información en código binario
llamados OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico
de caracteres), que permiten reconocer e interpretar los caracteres
detectados por el escáner en forma de una
matriz de puntos e identificar y determinar
qué caracteres son los que el subsistema
está leyendo.
Lectores de Códigos de Barras
Impresoras
Computadores (PC)
Sistemas de RF (radiofrecuencia)
Según las características, existen
diferentes equipos de captura de
información....
Los lectores y las terminales se
pueden conectar de forma sencilla a
ordenadores, controladores, PLCs,
etc., sin restricción alguna para la
captura de información
Lector de Lápiz
Lector Portátil CCD
Lector Portátil Láser
Lector Fijo de Mesa (horizontal o
vertical)
Lector Fijo CCD
Lector Fijo Láser- Lector Fijo para lotes
de documentos.
Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres
escritos, o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en
una hoja de papel facilitando su introducción en la computadora
convirtiéndolos en información binaria comprensible para ésta.
El funcionamiento de un escáneres similar al de una fotocopiadora. Se
coloca una hoja de papel que contiene una imagen sobre una
superficie de cristal transparente, bajo el cristal existe una lente
especial que realiza un barrido de la imagen existente en el papel; al
realizar el barrido, la información existente en la
hoja de papel es convertida en una sucesión de
información en forma de unos y ceros que
se introducen en la computadora.
La digitalización consiste en tomar una señal analógica y convertirla, después de varios procesos en números, generalmente en forma binaria (es decir con ceros y unos), para su almacenamiento y procesamiento dentro del ordenador.
La digitalización de documentos permite que los procesos en la empresas se realicen de manera más rápida, especialmente a la hora de consultar y recuperar la información requerida. De igual forma, reduce espacio, disminuye los costos tanto de personal como de papelería y elementos de oficina. Por lo tanto, es una herramienta considerada de gran utilidad para la Gestión Documental.
• COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para la utilización de la digitalización. / En línea / Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=3360. Consultado el 17 agosto 2010
• DEFINICIÓN DE DIGITALIZACIÓN. / En línea / Disponible en: www.documentarte.site90.com/?p=63. Consultado el 9 agosto 2010
• DYG GLOBAL. Manejo de información: Digitalización, captura y almacenamiento de documentos. / En línea / Disponible en: http://www.dygglobal.com/modules.php?name=Content&pa=showpage&pid=17. Consultado el 17 agosto 2010
• GÓMEZ, Carlos Humberto. Como digitalizar imágenes y textos. / En línea Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos10/digi/digi.shtml. Consultado el 11 de agosto 201
• ¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS? / En línea / Disponible en: www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm. Consultado el 9 agosto 2010
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