einheitliche budgetierung, planung, konsolidierung busine… · ein whitepaper von bpm partners ......
TRANSCRIPT
Ein Whitepaper von BPM Partners
Einheitliche Budgetierung, Planung, Konsolidierung
und Berichterstellung
Eine Lösung für mittelständische Unternehmen – mit den Gesamtkosten im Blick
August 2013
© 2013 BPM Partners, Inc. Das gesamte in diesem Dokument enthaltene
Material bleibt Eigentum von BPM Partners und darf ohne ausdrückliche
schriftliche Genehmigung von BPM Partners, Inc. weder veröffentlicht
noch vervielfältigt werden.
August 2008
Inhalt
Inhalt ................................................................................................................. 2
Kurzübersicht ................................................................................................... 1
Hintergrund ...................................................................................................... 2
Fehlende Einheitlichkeit im BPM/EPM bewirkt höhere
Kosten und Risiken ......................................................................................... 3
IT-seitige Probleme ....................................................................................... 3
Probleme auf der Fachanwenderseite ....................................................... 4
Hauptnutzen .................................................................................................... 6
Vorteile für die IT-Abteilung .......................................................................... 6
Vorteile für die Finanzabteilung/Geschäftsbereiche/den operativen
Betrieb ............................................................................................................. 8
Empfohlene nächste Schritte ....................................................................... 10
Bewertungskriterien ..................................................................................... 10
Fazit ................................................................................................................ 11
BPM Partners ................................................................................................ 12
Das Unternehmen SAP ................................................................................ 12
Einheitliche Budgetierung, Planung, Konsolidierung und Berichterstellung 1 1
Kurzübersicht
Der Mittelstand steht Investitionen langsam wieder offener gegenüber, doch eines ist
geblieben: ein stärkeres Kostenbewusstsein. Die Faktoren, die die Gesamtbetriebs-
kosten (TCO) von IT-Systemen bestimmen, werden jetzt wesentlich genauer betrachtet.
Performance-Management-Systeme erfreuen sich inzwischen großer Beliebtheit, weil sie
helfen, Kosten zu senken und gesetzliche Vorschriften und Meldepflichten einzuhalten.
Gleichzeitig verbessern sie die Daten- und Analysequalität und ermöglichen so eine
agilere Unternehmensführung.
Unternehmen legen heute Wert auf die Optimierung dieser Systeme, vor allem im Hinblick
auf die finanzielle Konsolidierung, das Berichtswesen, die Budgetierung und die Planung.
Führungskräfte der Geschäftsbereiche erkennen zunehmend den Wert von Performance
Management – denn wer schnell auf zuverlässige Berichte und Analysen zugreifen kann,
trifft fundierte Entscheidungen.
Aus Sicht der Finanzabteilungen machen optimierte Performance-Management-Systeme
den Weg frei für die Gewinnmaximierung und die Minimierung von Geschäftsrisiken. IT-
Abteilungen sehen die Hauptvorteile darin, dass sie die Betriebskosten senken und dem
Unternehmen einen Mehrwert durch die Sicherstellung der immer strenger werdenden
obligatorischen Berichts- und Daten-Governance-Standards bieten.
Praktisch jedes Unternehmen nutzt irgendeine Performance-Management-Lösung.
Allerdings erfolgen die Budgetierungs-, Planungs-, Prognose-, Konsolidierungs- und
Berichterstellungsprozesse häufig noch immer mit Kalkulationstabellen. Dabei erschweren
Dutzende oder gar Hunderte von isolierten, abteilungsinternen Tabellen die Synchro-
nisierung von Aktivitäten, das frühzeitige Erkennen potenzieller Probleme und Chancen,
die Analyse unterschiedlicher Markteinführungsszenarien, die Einhaltung von Vorschriften
sowie eine übergreifende Kontrolle. Darüber hinaus ist ein tabellenbasiertes Performance
Management fehleranfällig und zeitraubend.
Auch der BPM Pulse Survey kommt zum wiederholten Mal zu dem Ergebnis, dass
rund 80 Prozent der befragten Unternehmen, die für ihr Performance Management eine
Standardlösung einsetzen, für die Budgetierung und/oder Konsolidierung zusätzlich
Kalkulationstabellen nutzen. Dies bestätigt erneut die Umfrage aus dem Jahr 2013.
Ein erheblicher Teil der Befragten nutzt überhaupt keine Standardlösung, und 22 Prozent
der Unternehmen verwenden für ihren Budgetierungsprozess immer noch hauptsächlich
Tabellen.
Unter einem einheitlichen Performance Management werden Lösungen verstanden,
die mit ihrer spezifischen Architektur eine gemeinsame Plattform, Datenbank und
Stammdatenstruktur verwenden und eine einheitliche Benutzungsoberfläche aufweisen.
Im Pulse Survey aus dem Jahr 2013 gibt ein Drittel der Befragten an, dass ihnen eine
Komplettlösung mit BPM-/EPM-Funktionen wichtig ist. 60 Prozent halten alle Funktionen
für notwendig, also operative, strategische und finanzielle Funktionen für die
Budgetierung, Planung und Prognose.
Im Folgenden gehen wir der Frage nach, warum es für mittelständische Unternehmen
so enorm wichtig ist, ihre Kalkulationstabellen mit einem erstklassigen Performance
Management zu ergänzen. Sie vermeiden damit kostentreibende Integrationsprobleme,
die ihnen in den Performance-Management-Kerndisziplinen (finanzielle Konsolidierung,
Planung und Berichterstellung) drohen. Der heute naheliegende Ansatz ist eine
einheitliche Lösung.
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Hintergrund
In den 1990er-Jahren nutzten die frühen Anwender von Finanzlösungen PC-Programme
für die Finanzberichterstattung. Die Prozesse der Budgetierung, Planung und Prognose
waren damals noch weitgehend losgelöst von der Konsolidierung und Berichterstellung.
Viele Unternehmen verwendeten Kalkulationstabellen, andere arbeiteten zum großen Teil
manuell. Mit der Zeit wuchs die Leistungsfähigkeit der Konsolidierungslösungen und sie
erfüllten auch die Anforderungen:
komplexer globaler Berichte
veränderlicher Organisationsstrukturen
schneller Abschlüsse
Kostensenkung
Berichte und Analysen auf Basis vollständiger, präziser Daten schnell erstellen
Für die Budgetierung, Planung und Prognose wurden aber nach wie vor separate
Lösungen angeboten und eingesetzt.
Die einzelnen Finanzprozesse nutzten funktionsspezifische Lösungen, die nicht selten
von unterschiedlichen Anbietern stammten und auf uneinheitlichen Datenstrukturen und
Schnittstellen basierten. IT-Abteilungen und technisch versierte Finanzmitarbeiter waren
permanent damit beschäftigt, Daten zu laden und zu extrahieren und Schnittstellen für die
Datenübernahme zu entwickeln.
Mit zunehmender Reife der Softwareindustrie wurden die Einzellösungen unter dem Dach
immer größerer Anbieter zusammengeführt und zu kompletten Suites kombiniert. Diese
waren auf Finanzabteilungen zugeschnitten und boten ein gewisses Maß an Integration
der Funktionen Konsolidierung, Planung, Prognose, Analyse und Berichterstellung. Einige
der Suites enthielten bereits Modellierungswerkzeuge und Lösungen für das
Rentabilitätsmanagement.
Die Kriterien der Einheitlichkeit wurden von diesen Suites nach heutigen Maßstäben
nicht zwingend erfüllt. Wenn für Funktionen unterschiedliche, herstellerspezifische
Datenbanken verwendet wurden, steigerte dies den Bedarf an Beratung und Support.
Parallel zu diesen Entwicklungen wandelte sich auch die Rolle der Finanzvorstände
und Finanzabteilungen. Sie gewannen sowohl strategisch wie operativ an Bedeutung.
Bei rechtlichen Überlegungen und Fragen der Geschäftskontinuität übernahmen sie mehr
und mehr zentrale Funktionen.
Dies ist wichtig zu wissen, weil es heute nicht mehr nur darauf ankommt, eine Lösung
zu finden, die Zahlen korrekt berechnet und Budgetvorlagen richtig zusammenfasst.
Der Wettbewerbsdruck, strenge behördliche Auflagen und ein genaueres Verständnis
der Gesamtbetriebskosten lösen vielmehr eine Bewegung in Richtung eines einheitlichen
Performance Managements aus.
Einheitliche Budgetierung, Planung, Konsolidierung und Berichterstellung 3 3
Fehlende Einheitlichkeit im BPM/EPM führt zu höheren Kosten und Risiken
Die Budgetierung, Prognose, Konsolidierung und Berichterstellung mit mehreren
separaten Anwendungen löst diverse Probleme und Schwierigkeiten aus. Leidtragende
sind vor allem die IT-Abteilung und die Anwender in der Finanzabteilung und den ihr
zuarbeitenden Geschäftsbereichen.
IT-seitige Probleme
Lösungen, die aus mehreren Anwendungen bestehen, erzeugen in der Regel höhere
Betriebskosten und Risiken als Lösungen aus einem Guss. Dieser Kosten- und
Risikonachteil ergibt sich hauptsächlich aus den folgenden Gründen:
Produktauswahl und -beschaffung
Die erste Schattenseite einer aus mehreren Anwendungen bestehenden Lösung ist die
Beschaffung. Beim Kauf von separaten Anwendungen für jeden Einsatzzweck – zum
Beispiel für Konsolidierung, Budgetierung, Berichterstellung – müssen die verschiedenen
Anwendungsklassen in mehreren Durchgängen evaluiert werden. Jede einzelne
Anwendung ist mit Arbeitsaufwand und Beschaffungsrisiken verbunden, von der
Anbieterauswahl über die Vertragsverhandlung bis hin zur Lizenzverlängerung.
Auch wenn alle Anwendungen aus einer Hand stammen, müssen doch verschiedene
Produkte verglichen und Lizenzzahlungen vereinbart werden.
Große Unternehmen sind es gewohnt, mehrere Softwareprodukte für unterschiedlichste
Anforderungen und Abteilungen einzukaufen. Mittelständischen Unternehmen fehlen
dagegen häufig das Personal, die Zeit und das Kapital zur Bewältigung mehrerer
paralleler Produktevaluierungen und Beschaffungsprozesse. Berücksichtigt man
zusätzlich, dass auf Servern und anderen Geräten die Kompatibilität mit weiteren
Anwendungen sichergestellt sein muss, dann wird der Kosten- und Nutzenvorteil
einer einheitlichen Lösung noch deutlicher.
Schwierige Einführung
Die Installation und Konfigurierung mehrerer spezialisierter Anwendungen dauert
natürlich länger als bei einer einheitlichen Lösung. Möglicherweise implementieren auch
verschiedene Teams die jeweiligen Anwendungen. Dadurch wächst die Gefahr, dass
einzelne Anwendungen als isolierte Lösungen enden, die nur den Aufgaben bestimmter
Abteilungen dienen und kaum integriert sind.
Kostenfaktor Schulung und Support
Die Einführung mehrerer separater Anwendungen erfordert – zusätzlich zu den Wartungs-
kosten – auch einen höheren finanziellen und zeitlichen Aufwand für Administrator- und
Benutzerschulungen. Vor allem die Benutzerschulungen können wegen der direkten
Kosten und der eventuellen Produktivitätsverluste während der Einführungsphase äußerst
teuer werden. Und der tägliche Benutzer-Support, den meist die eigene IT-Abteilung zu
leisten hat, ist hierbei ein weiterer nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor.
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Komplizierte Wartungsprozesse, Änderungen und Erweiterungen
Aus Benutzersicht führt eine aus mehreren Anwendungen bestehende Lösung die
aktuellen Finanzergebnisse und die Budgetdaten in separaten Datenbanken. Ganz gleich,
wie der Anbieter die Themen Integration und Datenkonvertierung gelöst hat, macht sich
diese Art der getrennten Datenspeicherung für den Benutzer als Zusatzaufwand bemerk-
bar, vor allem bei Änderungen der Metadaten, Kontenpläne und Datenstrukturen.
Immer mehr Administratoren und Power-User erwarten einfach, dass Daten für eine
leichtere Prozessgestaltung und mehr Leistungsfähigkeit zentral gepflegt und aktualisiert
werden können.
Sehr aufwendig kann sich die Vorbereitung und Aktualisierung der Datenkonvertierung für
den Datenaustausch zwischen mehreren Datenbanken gestalten. Bei jeder Hinzufügung
oder Löschung eines Kontos oder einer Organisationseinheit müssen die jeweiligen
Konvertierungstabellen aktualisiert werden. In manchen Unternehmen passiert das
täglich.
Sobald die Konvertierungstabellen eingerichtet sind, müssen Prozesse etabliert werden,
die die notwendigen Prozeduren ausführen. Wenn die Anwendung für Budgetierung und
Prognose getrennt von der Konsolidierungsanwendung läuft, dann müssen die aktuellsten
Konsolidierungsdaten an die Planungs- und Prognoseanwendung übertragen werden.
Probleme auf der Fachanwenderseite
Mittelständische Unternehmen achten sehr auf die Gesamtbetriebskosten neuer
Lösungen während ihrer gesamten Nutzungsdauer. Lösungsansätze mit mehreren
Anbietern und/oder Anwendungen stellen sie daher zunehmend infrage. Mit einer
einheitlichen Lösung lassen sich einige Hindernisse für die Fachanwender vermeiden,
die die Unternehmensleistung negativ beeinflussen könnten. Dazu gehören auch die
IT-Performance, die Benutzerakzeptanz und die Weiterverwendung der vertrauten Excel-
Anwendungen.
Leistungssteigerung
Einheitliche Systeme werden auch deswegen vorgezogen, weil sie strategische Auswir-
kungen auf das Geschäft haben. Sie vermeiden, dass eine langsame Datenverarbeitung
das Tempo im Unternehmen diktiert. Sie reduzieren oder eliminieren den Zeitaufwand,
der im Rechenzentrum bisher für das Zusammenstellen von Datenmaterial erforderlich ist.
Entsprechend schnell erhalten Analysten, Führungskräfte und Geschäftsführer eine
Handlungsgrundlage.
Benutzerakzeptanz und einfache Handhabung
Eine große Herausforderung ist es, die Technikverdrossenheit vieler Anwender und
die damit verbundene halbherzige Benutzerakzeptanz zu überwinden. Es widerstrebt
Benutzern einfach, den Umgang mit mehreren unterschiedlichen Anwendungen zu
erlernen, in deren Bedienoberflächen und Programmlogik sich Administratoren wie
Anwender mühsam einarbeiten müssen. Dabei fällt den Anwendern dann auch meistens
noch die Aufgabe zu, die eigene Rolle zu verstehen und in den verschiedenen
Anwendungen die für ihre Arbeit erforderlichen Aufgaben zu koordinieren.
Einheitliche Budgetierung, Planung, Konsolidierung und Berichterstellung 5 5
Vorteilhafter ist daher der Einsatz einer Lösung, die speziell für funktionale Prozesse
(wie Budgetzyklen oder Monatsabschlüsse) konzipiert ist und eine einheitliche
Benutzungsoberfläche bietet. Idealerweise fügt sich diese Oberfläche nahtlos in die
Werkzeuge ein, die in der Finanzabteilung ohnehin bereits verwendet werden (zum
Beispiel Excel oder PowerPoint). Der BPM Partners Pulse Survey zeigt jedes Mal, dass
Excel nach wie vor für Performance-Management-Aufgaben genutzt wird – und zwar in
rund 80 Prozent aller Unternehmen, die für ihre BPM-/EPM-Prozesse eine
Standardanwendung einsetzen.
Unveränderte Rolle von Excel
Benutzer sollten die Möglichkeit der unveränderten Nutzung von Excel haben. Sie
profitieren dabei von den vertrauten Oberflächen-, Grafik- und Modellierungsfunktionen.
Anwendungsspezifische Funktionen, wie die Berechnung von Spannen, Trends und
Gewichtungen, sollten als Add-in implementiert werden. Excel ist auch als Datenquelle
wichtig. Dies zeigt ein weiteres Ergebnis des BPM Partners Pulse Survey von 2013:
66 Prozent aller Unternehmen verwenden Daten aus Excel für Berichtszwecke.
22 Prozent der Befragten nutzen Excel als ihr hauptsächliches Budgetierungssystem.
Idealerweise entfallen bei einer Performance-Lösung Makros, miteinander verknüpfte
Tabellen und manuelle Kopierarbeiten. Speziell diese Vorgänge verursachen Fehler und
mindern die Datenqualität.
Administration
Ein weiterer wichtiger Vorteil einheitlicher Lösungen ist ihr zentrales Frontend für die
Administration. Das Datenmodell sowie die Regeln, Berichte und Sicherheitseinstellungen
werden mit einer einzigen Konsole verwaltet.
Dieses Werkzeug unterstützt alle Arbeitsprozesse. Es tritt an die Stelle zusammen-
gestückelter Prozesse mit unnötiger Werkzeugvielfalt und unübersichtlichen
Dokumentationen.
Datenqualität und Daten-Governance
Probleme mit der Datenqualität und Daten-Governance wirken sich auf die Betriebs-
kosten, die Unternehmensleistung und die Geschäftsrisiken aus.
Die Integration separater Konsolidierungs-, Berichterstellungs- und Planungssysteme
erfordert die Definition und Pflege einer Datenzuordnung. Dies ist zum größten Teil eine
Aufgabe der Finanzabteilung, die für diese Daten zuständig ist und über die Definition der
Zuordnungen entscheiden muss.
Eine einheitliche Lösung entlastet IT-Mitarbeiter und Fachanwender vom Umgang mit
inkonsistenten Datenstrukturen. Ein Beispiel für Inkonsistenz sind unterschiedliche
Datenstrukturen in der Budgetierung (deren Datenstruktur hauptsächlich Verwaltungs-
zwecken dient) und der Konsolidierung (deren Datenstruktur gesetzliche Berichts-
vorschriften erfüllen muss). Daraus können sich unterschiedliche Datenmodelle ergeben,
die wiederum die Vergleichbarkeit erschweren. Im Extremfall erfolgt zum Beispiel die
Budgetierung nach Produktlinien, die Berichterstellung aber nach Regionen. Wenn in
beiden Anwendungen die gleiche Detailtiefe aufgerufen werden kann, ist ein Vergleich
möglich. Doch dies ist ein Idealfall, der in der Praxis meist nicht gegeben ist.
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Selbst wenn die Datenstruktur deckungsgleich oder hinreichend ähnlich ist, können die
eingegebenen Datenwerte inkonsistent sein. Eine einheitliche Sicht auf alle Daten gilt
inzwischen als wichtige Voraussetzung für Daten-Governance und Datengenauigkeit.
Realisieren lässt sie sich nur mit einer zentralen Datenquelle.
Aber auch wenn die Datenstrukturen und die eingegebenen Datenwerte einheitlich sind,
besteht immer noch die Gefahr, dass die Geschäftsregeln unterschiedlich sind, die auf
die Daten angewendet werden. Besonders wahrscheinlich ist dies, wenn die einzelnen
Anwendungen von verschiedenen Teams entwickelt wurden. Geschäftsregeln sollten
zentral abgelegt werden, transparent sein und sich konsistent durch die verschiedenen
Funktionen einer einheitlichen Lösung ziehen.
Risiko und Compliance
Eine einheitliche Lösung verringert die Risiken in der Auswahl- und Beschaffungsphase
wie auch während der Implementierung und der gesamten Nutzungsdauer. Sie verein-
facht auch die sichere Einhaltung von Vorschriften.
Entscheidungsprozesse und angemessene Reaktionen werden durch einen schnelleren
Datenzugriff und mehr Vertrauen in die Richtigkeit und Vollständigkeit der Zahlen
beschleunigt. Einheitliche Lösungen straffen und vereinfachen Prozesse und intensivieren
die Zusammenarbeit.
In einer aus mehreren Anwendungen bestehenden Umgebung ist die zuverlässige Über-
wachung der Daten aufwendig. Dies erschwert gegenüber Stakeholdern und Behörden
den Nachweis, dass das Unternehmen effizient und ethisch einwandfrei geführt wird.
Bei mehreren Datenablagen und komplexen Prozessen wird die Einhaltung von
Compliance- und Audit-Vorgaben zu einem schwierigen und teuren Unterfangen. Auch
werden Ereignisse mit schwerwiegenden Folgen möglicherweise nicht richtig erkannt.
Änderungsprotokolle, die die Urheber und Zeitpunkte von Änderungen belegen, existieren
vielleicht gar nicht. Alles in allem kann es für Unternehmen schwierig sein, die gesetzlich
erforderlichen internen Kontrollen und Berichte nachzuweisen.
Hauptnutzen
Vor dem Hintergrund der geschäftlichen Problematik einer aus mehreren Anwendungen
bestehenden Performance-Management-Lösung (vor allem im Bereich Planung und
Konsolidierung) wird klar, dass eine einheitliche Lösung für IT- und Fachanwender
zahlreiche Vorteile bietet.
Vorteile für die IT-Abteilung
Wenn eine einheitliche Lösung für die Planung und Konsolidierung genutzt wird, besteht
der Hauptvorteil für die IT-Abteilung in den niedrigeren Betriebskosten. Die kosten-
senkenden Faktoren bewirken häufig zusätzlich auch weitere Unternehmensvorteile.
Beispielsweise ist eine schnellere Einführung nicht nur mit weniger Kosten verbunden,
sondern das Unternehmen profitiert auch schneller von den Vorteilen der neuen Lösung.
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Vorteile einer einheitlichen Performance-Management-Lösung für
IT-Abteilungen
Kosten und Risiko
Schnellere Installation Die Einführung nur einer einzigen Software senkt die Installationskosten und -risiken.
Schnellere, kosten-
günstigere Konfiguration
Es ist nur eine Anwendung zu erlernen und zu implementieren. Der Zeitaufwand und das Implementierungsrisiko sind deutlich geringer.
Geringere Schulungs-
kosten, schnellerer Rollout,
weniger Risiken bei der
Aktualisierung und
Erweiterung
Administratoren und Benutzer müssen sich nur mit einer Lösung vertraut machen. Auf der einheitlichen Plattform können Sie weitere Anwendungen entwickeln und einführen, die ebenfalls nur einen minimalen Schulungsaufwand erfordern.
Geringere Lizenz- und
Wartungskosten
In Abhängigkeit von der Preisgestaltung kostet eine einheitliche Lösung wahrscheinlich weniger – sowohl in der Anschaffung als auch bei der Lizenzverlängerung und Wartung.
Geringere Kosten der
Anwendungsadministration
Die schnellere Installation, Konfiguration, Einführung und laufende Administration führt zu niedrigeren Gesamtbetriebskosten. Die Administration erfolgt nicht mehr über mehrere unterschied-liche Oberflächen und ist daher weniger komplex. Fehler bei der Administration, die sich negativ auf die Daten und die Verfüg-barkeit auswirken, treten seltener auf.
Geringere Kosten für den
Anwender-Support
Weil nur eine Lösung neu erlernt werden muss, wird weniger Anwender-Support benötigt.
Geschäftsnutzen und Mehrwert für das Unternehmen
Einfachere Beschaffung Es wird nur ein Vertriebs- bzw. Evaluierungszyklus durchlaufen, nur ein Vertrag verhandelt und auch nur ein einziger Anbieter gesteuert.
Schnellere Einführung Die schnelle Installation und Konfiguration führt zu einem schnellen Return on Investment.
Einfache Handhabung und
gute Benutzerakzeptanz
Die einheitliche Benutzungsoberfläche fördert die Benutzer-akzeptanz und Verbreitung und verringert die Gefahr der Ablehnung.
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Vorteile für die Finanzabteilung, die Geschäftsbereiche und den operativen Betrieb
Eine einheitliche Planungs- und Konsolidierungslösung bietet Benutzern in Finanz-
abteilungen und in den Geschäftsbereichen (hierzu zählen auch die Geschäftsbereichs-
leiter und Entscheidungsträger) zahlreiche Vorteile, unter anderem Gewinnmaximierung
und Risikominimierung.
Der Gesamtumsatz wächst dank der Leistungssteigerung. Das Geschäftsergebnis steigt
dank der höheren Produktivität und der rückläufigen Kosten. Zusätzlich nehmen die
Geschäftsrisiken ab, weil das Unternehmen agiler wird und Vorschriften sicher einhält.
Die folgende Übersicht fasst diese Vorteile zusammen.
Vorteile einer einheitlichen Performance-Management-Lösung für
Finanzabteilungen und Fachanwender
Rentabilität und Leistung
Vereinfachter Workflow,
effizienter Prozess
Finanzprozesse können in einem einheitlichen Workflow zusammengefasst werden. Dieser umfasst die finanzielle Konsolidierung, Abschlüsse, das Berichtswesen, die Budgetie-rung sowie Prognosen und deren Überarbeitung. Das Fehler-risiko isolierter Prozesse entfällt.
Bessere Zusammenarbeit bei
der Planung (Top-down und
Bottom-up)
Mit der einheitlichen Plattform, die einen zuverlässigen Zugriff auf Istdaten und Budgets bietet, verbessert sich auch der Informationsaustausch zwischen den internen Funktions-bereichen und mit externen Beteiligten (beispielsweise Lieferanten und Partnern).
Produktivität Fachanwender können Daten schneller abrufen, verwalten und aufbereiten sowie fehlerhafte Daten schneller finden und korrigieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für betriebswirtschaftliche Aufgaben. Die einheitliche Lösung eliminiert den Aufwand für die manuelle Abstimmung von Plan- und Istdaten und beschleunigt die Abweichungsanalyse.
Genauere Prognosen Für die Istdatenanzeige und die Prognosevorbereitung wird dasselbe Werkzeug genutzt. Die daraus resultierende Sicherheit, mit den richtigen Daten zu arbeiten, ermöglicht genauere Szenariomodelle und damit auch Leistungssteigerungen.
Schnellere Abschlüsse Mit einem gemeinsamen Workflow für Finanzprozesse und zentral geführten Ist- und Budgetdaten lassen sich Vorstands-berichte schneller erstellen. Die Benutzer werden durch den Prozess geführt. Audits und die Genehmigungsüberwachung werden vereinfacht.
(Fortsetzung auf der nächsten Seite)
Einheitliche Budgetierung, Planung, Konsolidierung und Berichterstellung 9 9
Risiko und Compliance
Sicherere Einhaltung von
Vorschriften, geringeres
Risiko, kosteneffizientere
Audits
Je weniger Datenablagen vorhanden sind, desto einfacher ist es für Abschlussprüfer, Finanzprozesse nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Die strengere Einhaltung von Vorschriften bedeutet mehr Sicherheit für das Unternehmen.
Zeitnahe Analysen und
Entscheidungen
Eine einheitliche Lösung reduziert die Anzahl der Daten-bearbeitungsschritte. Das spart Zeit – und entsprechend schneller erhalten Führungskräfte Zugriff auf handlungsrelevante Informationen.
Jederzeit mehr Flexibilität Je schneller und genauer die Ergebnisse und Trends eines Unternehmens ausgewertet werden, desto schneller und wirksamer erfolgen die Reaktionen.
Aufschlussreichere Analysen
für Führungskräfte,
verbesserte Entscheidungs-
findung und geringeres
Fehlerrisiko
Mit einem schnellen Zugriff auf präzise Daten und aufschluss-reichen Vergleichsanalysen bringen Führungskräfte ein Unternehmen leichter voran.
Fazit: Mit einheitlichen Finanzprozessen schöpfen Unternehmen das Performance-
Management-Potenzial voll aus. Dabei behalten sie die Gesamtkosten unter Kontrolle und
erzielen positive Geschäftsergebnisse.
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Empfohlene nächste Schritte
Unternehmen, die aktuell verschiedene
Konsolidierungslösungen sowie
Berichterstellungs-, Budgetierungs- und
Planungsanwendungen evaluieren, sollten über
eine einheitliche Performance-Management-
Lösung nachdenken. Die Aussagen der
Anbieter zum Thema Einheitlichkeit lassen sich
anhand der folgenden Kriterien bewerten.
Unternehmen, die bereits über eine Insellösung
für das Performance Management verfügen
und mit dieser zufrieden sind, sollten bei der
Bewertung einer einheitlichen Lösung ihre
aktuellen und ihre zukünftigen Anforderungen
zum Maßstab ihrer Überlegungen machen.
Performance Management geht mehr und mehr
über die Finanzabteilung hinaus und in die
Geschäftsabläufe hinein. Ohne eine einheit-
liche Lösung sind hier Integrationsprobleme
und verzögerte Geschäftsreaktionen
vorprogrammiert.
Bewertungskriterien
Wie lässt sich beurteilen, ob die Einheitlichkeit
einer Lösung architektonisch wirklich gegeben
oder vom Anbieter nur behauptet wird? Die
folgenden Kriterien geben einige Anhaltspunkte.
Einheitlich versus integriert: Zunächst sollte
genau geklärt werden, ob die Lösung wirklich
einheitlich oder nur „integriert“ ist. Dies ist ein
wichtiger Unterschied. Integriert bedeutet,
dass mehrere Anwendungen (in der Regel
Altsysteme) gebündelt und durch verschiedene
Techniken in die Lage versetzt wurden,
miteinander zu interagieren. Das Attribut
„integriert“ ist nichts Schlechtes, aber es ist
etwas anderes als „einheitlich“.
Abdeckung von Kernprozessen des
Finanzwesens: Stellen Sie sicher, dass die
Lösung mindestens die grundlegenden
Finanzanwendungen für die Budgetierung,
Planung, Prognose und Konsolidierung sowie
für das interne und externe Berichtswesen
enthält. Zusätzlich sind – zumindest bis zu
einem gewissen Grad – operative Analysen
wünschenswert.
So profitiert eine landesweite Restaurantkette von einer einheitlichen Lösung Steigende Lebensmittelpreise, eine sinkende Kaufkraft
und eine drohende Kreditklemme – vor diesen
Herausforderungen stand eine landesweit vertretene
Bistro- und Gaststättenkette. Das Unternehmen mit
einem Umsatz von 300 Mio. US-Dollar musste
angesichts der Wirtschaftslage schnell und richtig
reagieren.
Vor der Anschaffung von SAP®
Business Planning and
Consolidation war es dem Unternehmen technisch
nicht möglich, seine Prognosen und Budgets dyna-
misch anzupassen. Die Erfassung von Lebensmittel-
kosten, Umsätzen, Umsatzkosten, Neueinstellungen
und Gehaltsanpassungen erfolgte weit vor dem
Budgetierungs- und Planungsprozess.
Für den CFO stand fest: Die Excel-basierten,
manuellen Finanzprozesse mussten durch eine EPM-
Plattform ersetzt werden, die multifunktional und
schnell zu implementieren ist. Bevor die Wahl auf SAP
Business Planning and Consolidation fiel, wurden die
führenden Pakete miteinander verglichen.
„Mit dieser Anwendung konnten wir die Budgetierung,
Prognose, Konsolidierung und Berichterstellung
automatisieren – und zwar auf einer einzigen Plattform
und mit minimaler Unterstützung der IT“, erläutert der
CFO. Die Unternehmensführung kann nun schnell auf
neue Marktsituationen reagieren.
Was früher mehrere Tage dauerte, ist jetzt eine
Angelegenheit von wenigen Minuten.
Mit den Modellierungsfunktionen von SAP spielen
Führungskräfte schnell und einfach anhand ver-
schiedener Szenarien durch, wie sich steigende
Kosten für Lebensmittel und alkoholische Getränke
oder höhere Personalausgaben auf das Ergebnis
auswirken.
Mit SAP Business Planning and Consolidation wurde
die manuelle monatliche Finanzberichterstattung
erheblich optimiert. Die Finanzabteilung greift jetzt
über die vertraute Excel-Oberfläche auf aktuelle und
historische Daten zu.
Die Dimensionen sind flexibel – mit Berichten auf
Konzept-, Regions-, Restaurant- und Abteilungsebene
lassen sich Veränderungen wie zum Beispiel Filial-
schließungen oder Zukäufe ganz einfach berück-
sichtigen. Die einzelnen Budgetposten werden nun
nicht mehr in verknüpften Excel-Tabellen, sondern in
einer zentralen Datenbank gepflegt.
Anstatt mit Tabellen zu jonglieren, analysieren
Finanzmitarbeiter jetzt die Ergebnisse und erkennen
Trends. Das Team behält die Zahlen im Blick und
kann seine Prognosen wöchentlich oder monatlich
erneuern.
Einheitliche Budgetierung, Planung, Konsolidierung und Berichterstellung 11 11
Gemeinsame Benutzungsoberfläche mit Workflow: Alle grundlegenden Finanz-
prozesse sollten über eine einzige Oberfläche zu bearbeiten sein. Um den Fach-
anwendern der Finanzabteilung gerecht zu werden, sollte diese Excel und vorzugsweise
andere Microsoft-Office-Anwendungen mit umfassen. Damit meinen wir keine Portal-
lösungen, in denen über Schaltflächen einzelne Anwendungen mit verschiedenen
Oberflächen gestartet werden. Auch eine gemeinsame Reporting Engine, die Daten aus
unterschiedlichen Anwendungen zusammenfasst, reicht nicht aus. Benutzer sollten nur
eine Oberfläche neu erlernen müssen und diese Umgebung sollte das Instrument für alle
täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben sein.
Gemeinsames Datenmodell, gemeinsame Geschäftsregeln: Für die Planung und
Konsolidierung sollte dasselbe Datenmodell mit einheitlichen Geschäftsregeln verwendet
werden, sodass Datenvergleiche und -aggregationen vereinfacht werden. Einige
Lösungen verfügen zwar über eine gemeinsame Benutzungsoberfläche, verbergen
darunter jedoch mehrere Anwendungen mit unterschiedlichen Architekturen. Andere
Lösungen nutzen zwar ein zentrales Data Warehouse, bieten dann aber speziell für die
einzelnen Anforderungsarten unterschiedliche Benutzungsoberflächen an.
Gemeinsame Datenablage: Die Daten sollten auf einer gemeinsamen Speicher-
plattform liegen und nicht über verschiedene Datenbanken verteilt sein, die eine ständige
Synchronisierung der Datenmodelle erfordern. Im Idealfall verfügt das Speichermodell
über eine offene Architektur, die zum Data Warehouse des Unternehmens passt.
Einheitlichkeit als ursprüngliches Lösungskonzept: Den saubersten und
umfassendsten Ansatz bieten durch und durch einheitliche Performance-Management-
Lösungen, die von vornherein mit dem Ziel der Einheitlichkeit entwickelt wurden. Einige
neuere Lösungen auf dem Markt berücksichtigen diesen Aspekt bereits.
Fazit
Mittelständische Unternehmen müssen dieselben wirtschaftlichen Herausforderungen
meistern wie größere Marktteilnehmer. Dafür stehen ihnen allerdings weniger Ressourcen
zur Verfügung. Was sie brauchen, ist ein Performance-Management-Ansatz, der schneller
zum Ziel führt als die Kombination und Integration diverser Insellösungen. Die laufenden
Gesamtbetriebskosten müssen dabei kalkulierbar und kontrollierbar bleiben.
Für Fehlentscheidungen gibt es gerade in mittelständischen Unternehmen keinen
Spielraum – sie benötigen Lösungen, die schnell geschäftlichen Nutzen bringen und
deren Anwendung und Wartung einfach ist. Eine einheitliche Lösung für Budgetierungs-,
Planungs-, Prognose-, Konsolidierungs- und Berichterstellungsprozesse ist folglich eine
kluge Investitionsentscheidung für mittelständische Unternehmen, die vor den Aufgaben
stehen, ihre Datengenauigkeit und -kontrolle zu verbessern, Prozesse zu straffen und zu
automatisieren und die Unternehmensleistung besser zu steuern.
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BPM Partners
BPM Partners ist der führende unabhängige Experte für Business Performance
Management (BPM) und zugehörige Business-Intelligence-Lösungen. BPM Partners
unterstützt Unternehmen im richtigen Umgang mit Herausforderungen der Budgetierung,
Planung, Finanzberichterstattung, Gesetzeskonformität, Rentabilitätssteigerung,
Kennzahlenentwicklung und operativen Performance. Dabei können anbieterneutrale
Experten Risiken senken und Kosten minimieren, indem sie BPM-Initiativen von
Unternehmen von Anfang bis Ende begleiten. Weitere Informationen erhalten Sie
unter http://www.bpmpartners.com. Folgen Sie BPM Partners auf Twitter: @BPMTeam.
Das Unternehmen SAP SAP ist führender Anbieter von Unternehmenssoftware mit Stammsitz in Walldorf. Seit der Gründung im Jahr 1972 hat sich SAP durch Innovation und Wachstum zum führenden Anbieter von Unternehmenssoftware entwickelt. Mehr als 251.000 Kunden weltweit sind dank der Anwendungen und Services von SAP in der Lage, rentabel zu wirtschaften, sich ständig neuen Anforderungen anzupassen und nachhaltig zu wachsen. Weitere
Informationen unter http://www.sap.de. Folgen Sie SAP für den Mittelstand auf Twitter @SAP4SME.