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Einführung von WINPACCS accounting 4.0 und WINPACCS cashbook 2.0 in der GIZ
Birgit Klose und Tanja Trümper, GIZ GmbH
08.11.2017Einführung von WINPACCS accounting 4.0 und cashbook 2.0 in der GIZ 1
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AGENDA
1. Vorstellung Referentinnen
2. Vorstellung GIZ
3. Ausgangssituation und Motivation
4. Produktauswahl
5. Schnittstellen und Umgebung
6. Das Projekt: Ziele und Vorgehen
7. Herausforderungen und Positives
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Vorstellung Referentinnen und Vorstellung GIZ
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GIZ Projektleitung
Birgit Klose, GIZ
Ausbildung zur Fachinformatikerin Anwendungsentwicklung in der GIZ.
13 Jahre Systementwicklerin im SAP Umfeld in der GIZ. In dieser Zeit unter anderem technische Systemverantwortliche für WINPACCS accounting und WINPACCS cashbook und dessen eigenentwickelten SAP-Schnittstellen.
Seit Ende 2014 in der IT Beratung der GIZ für den Bereich Finanzen tätig.
IT Projektleiterin seit 2013 für das Konzeptprojekt „neue Projektbuchhaltung“ und seit 2015 für das daraus folgende Umsetzungsprojekt „neues WINPACCS“.
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GIZ Projektleitung
Tanja Trümper, GIZ
Studium der Wirtschaftswissenschaften.
Seit 1995 in der GTZ / GIZ tätig in verschiedenen kaufmännischen- und Verwaltungsbereichen, wie Vertragsabteilung, Finanzteam, Stabsstelle Recht und Versicherung, Stabsstelle Revision, Rechnungswesen.
Dazwischen diverse Auslandseinsätze, u. a. 3 Jahre Verwaltungsleitung im GIZ-Büro Kambodscha und 2 Jahre Verwaltungsleitung GIZ-Büros Pakistan.
Seit September 2015 Leitung der Gruppe Projektbuchhaltung und fachliche Projektleiterin für das Projekt „neues WINPACCS“.
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Die GIZ ist in mehr als 120 Ländernmit über 90 Landesbüros aktiv.
Die Gesellschaft hat Sitze in Bonn und Eschborn.
Weltweit beschäftigt die GIZ mehr als 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter –etwa 70 Prozent von ihnen sind einheimische Kräfte.
Das Geschäftsvolumen der GIZ liegt bei etwa 2,4 Milliarden Euro.
Derzeit realisiert die GIZ ca. 1.600 Projekte in der Entwicklungshilfe weltweit.
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Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit
Ausgangssituation und Motivation
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Ausgangssituation In den Landesbüros der GIZ werden die anfallenden Buchhaltungsbelege der
Projekte von weltweit ca. 400 Buchhaltern erfasst und in der Zentrale der GIZ im Rechnungswesen in SAP-FI gebucht.
Diese Belege machen rund 70% (ca. 1,4 Mio. Belege) aller Belege aus, die im Rechnungswesen der GIZ gebucht werden.
Die ursprünglich verwendete Lösung genügt nicht mehr den heutigen fachlichen und technischen Anforderungen.
Deswegen haben die Abteilungen Rechnungswesen und Informationstechnologie gemeinsam ein IT Projekt aufgesetzt, um das bestehende IT System in der Außenstruktur durch ein Standardprodukt eines Softwareunternehmens abzulösen.
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Motivation für ein neues Produkt
alte Programmiersprache und -technik beim vorhandenen WINPACCS
keine Wartung der Programmiersprache mehr durch Microsoft
zunehmende Probleme im Netzbetrieb
zunehmende Probleme bei neueren Windows-Versionen
Probleme bei der Performance
Mängel bei der Anwenderfreundlichkeit
zusätzliche fachliche Anforderungen insbesondere aus der Außenstruktur
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Produktauswahl
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Muss-Kriterien für ein neues Produkt
Offlinefähigkeit des Systems
Multiuserbetrieb
Mehrwährungsfähigkeit
gleitender Durchschnittskurs zur Umrechnung der Fremdwährungsbeträge
Nur WINPACCS erfüllte sämtliche Kriterien.
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Vorteile und Verbesserungen des neuen WINPACCS
Tagesaktuelle Übernahme der Buchungen aus WINPACCS nach SAP möglich: somit sind aktuellere Auswertungen in SAP verfügbar
paralleles Buchen in einem Journal im lokalen Netzwerk möglich
flexiblere Auswertungsmöglichkeiten
Zusätzliche Berichtsschema bei den Kostenträger- und Ausgabenberichten in SAP mit den Informationen aus der Projektbuchhaltung
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Vorteile und Verbesserungen des neuen WINPACCS
Prüfung der Gültigkeit der Projektnummern / Kostenstellen direkt beim Buchen: Korrekturen erfolgen vor Ort
neue moderne Oberfläche
verbesserte Performance durch aktuelle Technologie
erweiterte und komfortablere Buchungsfunktionen
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Schnittstellen und Umgebung
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WINPACCS wird in der GIZ bereits in einer früheren Version eingesetzt und ist in Prozesse und Verfahrensumgebung integriert
Ca. 30 Schnittstellen zu Fach- und IT-Verfahren wurden identifiziert
Viele Schnittstellen mussten durch die GIZ angepasst werden (in Eigenentwicklung)
Wesentlich waren die Schnittstellenzum ERP (SAP FI/CO):
Belegschnittstelle
Projektschnittstelle
Benutzerschnittstelle
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Schnittstellen und Umgebung
Das Projekt: Ziele und Vorgehen
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Projektziele
Nutzung der Standardsoftware WINPACCS mit den Komponenten
WINPACCS online
WINPACCS cashbook
WINPACCS accounting
Auf WINPACCS cost control wurde zugunsten einer
eigenentwickelten Lösung verzichtet.
Fachliche und technische Anforderungen an das neue Produkt im
Detail definieren und mit dem Softwareunternehmen abstimmen.
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Projektziele
Entwicklung der Schnittstellen zwischen WINPACCS und dem SAP-
FI Rechnungswesen der GIZ.
Integrationstests der neu erstellten Standardsoftware
durchführen.
Pilotierung der neuen Standardsoftware in verschiedenen Ländern
durchführen.
Weltweiten Rollout des fertigen Produktes in die Außenstruktur
der GIZ ausführen.
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Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug
2016 2017 2018
Frozen Zone
Jahresabschluss
Projektablauf Nach einem Vorprojekt zur Produktauswahl begann das Projekt im Januar 2016
Die Kernteamgröße beträgt 8 Personen, zzgl. 5 Externe, zzgl. mbi
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Initialisierung MBI Lieferungen WINPACCS(accounting, cashbook, online)
Konzepte
Anforderungen Spezifikation
Integrations-Tests
Rollout
Entwicklung und Test Verteilung und Nutzung
Entwicklung und Modultests Schnittstellen
Piloten
Funktionale Einzeltests WP-Produkte
Tester-Schul.
Kommunikation
Benutzertests
Projektvorgehen
Strukturierung in 2 Hauptphasen
Entwicklung und Test
Verteilung und Nutzung
Entwicklungsphase in enger Zusammenarbeit mit mbi
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Projektvorgehen
Piloten
Test des Programms unter den realen Bedingungen vor Ort
Doppelbuchung in der alten und der neuen Software für einen begrenzten
Zeitraum und für eine begrenzte Anzahl Journale
Migration und Umstellung auf das WINPACCS 4.0
wichtig für Validierung Schulungskonzept und –material
3 Wochen pro Land mit Unterstützung vor Ort durch Projektmitarbeiter
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Projektvorgehen
Rollout
Migration mit Unterstützung der GIZ-Zentrale
4 Tage Schulung
in Folgewoche Produktiveinsatz
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Piloten und Rollout
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3 Pilotländer: Brasilien, Pakistan, Botswana
5 Rollout-Blöcke (mit jeweils bis zu 30 Ländern)
Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug
2017 2018
Europa
Asien
Westafrika
Ostafrika
Latein-
amerika
Brasilien
Pakistan
Botswana
Frozen Zone
Ramadan,
GIZ-Tagung
Herausforderungen und Positives
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Herausforderungen während Entwicklung und Test
Entwicklung und Tests erfolgten in enger Zusammenarbeit von GIZ-IT, GIZ-
Fachseite und mbi
Erstellung der Schulungskonzepte und -materialien aufwändig
Fehlen der endgültigen Version machte erneute Screenshots etc. erforderlich
Manche Anforderungen erst während Test erkannt
100%-Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen nicht realisierbar
Wissensbündelung bei Schlüsselpersonen: Ausfallrisiko
Kommunikation mit mbi bzgl. Funktionsumfang konstruktiv aber aufwändig
Anforderungen an „Prio 2“ Schnittstellen erst während Test erkannt
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Herausforderungen bei den Piloten
Als Piloten wurden Länder mit unterschiedlichem Belegvolumen, Vielfalt von Geschäftsvorfällen und unterschiedlichen technischen Voraussetzungen (gute und schlechtere Internetanbindung) ausgewählt
Voraussetzungen an die Technik nicht erfüllt
Kaum erfahrene und englischsprechende IT-Supporter vor Ort
Probleme, den komplexen Sachverhalt klar zu kommunizieren
Tiefgreifende Änderungen wurden vor Ort nicht erwartet
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Positives
Hohes Engagement und schnelles Feedback aller Beteiligten (GIZ-IT, GIZ-Fachseite und mbi) während des Projektverlaufs
Hohes Engagement der Mitarbeiter vor Ort bei den Piloten
Hohe Produktqualität von WINPACCS (wenig Fehler in Tests)
Migration war aufwändig, hat aber in Piloten gut geklappt
Während Pilotierung Aufbau von wertvollen Erfahrungen für den Rollout
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Ihre Fragen?
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