einführung cafm system perthes präsentation
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Konzept für die Einführung Konzept für die Einführung eines CAFM-Systems im eines CAFM-Systems im
Perthes-WerkPerthes-Werk
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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GliederungGliederung
1 Allgemeines zum Perthes-Werk
2 Allgemeines zu CAFM-Systemen
3 Anwendung beim Perthes-Werk
4 Fahrplan
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Allgemeines zumAllgemeines zum
Perthes-WerkPerthes-Werk
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Kerngeschäft Ev. Perthes-WerkKerngeschäft Ev. Perthes-Werk
• Altenhilfe - Stationäre Altenhilfeeinrichtungen- Tagespflege- Kurzzeitpflege - Diakoniestationen
• Hilfe für Menschen mit Behinderungen
- Werkstätten- Wohnstätten- Außenwohngruppen- Ambulantbetreutes Wohnen
• Insgesamt: 5.633 Plätze
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Evangelisches Perthes-WerkEvangelisches Perthes-WerkÜbersichtskarte WestfalenÜbersichtskarte Westfalen
Dülmen
RheineGronau
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Abt. Technik und InvestitionenAbt. Technik und InvestitionenTätigkeitsfelderTätigkeitsfelder
NeubauvorhabenNeubauvorhabenmit externen Planernmit externen Planern
KonzeptionenKonzeptionen BauausschussBauausschuss
BauherrenfunktionBauherrenfunktion
VersicherungVersicherung
GewährleistungGewährleistung
Abnahme BauleistungAbnahme Bauleistung BaustellenkontrolleBaustellenkontrolle
Planung, AVAPlanung, AVA
Öffentl. FinanzierungÖffentl. Finanzierung
InventarisierungInventarisierung
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Abt. Technik und InvestitionenAbt. Technik und InvestitionenTätigkeitsfelderTätigkeitsfelder
An- Verkauf ImmobilienAn- Verkauf Immobilien TPrüfVO, BGV A3, MPGTPrüfVO, BGV A3, MPG
ASI, UmweltschutzASI, Umweltschutz
WohnungsverwaltungWohnungsverwaltung477 AW, 29 DW477 AW, 29 DW
CAD, DatenpflegeCAD, DatenpflegeFW-PläneFW-Pläne
FuhrparkFuhrpark
TelekommunikationTelekommunikationFestnetz, MobilnetzFestnetz, Mobilnetz
EnergiemanagementEnergiemanagement
Fortbildung HT, SBFortbildung HT, SB
I-PlanungI-Planung
WartungsverträgeWartungsverträge
Umbauten/SanierungUmbauten/Sanierung
UnterhaltungUnterhaltunglaufender Betrieb der Einrichtunglaufender Betrieb der Einrichtung
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Ziele der AbteilungZiele der Abteilung
• konsequentere Nutzung der Gebäude• wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden• Budgetplanung und Kontrolle vereinfacht• strategisches Gebäudemanagement• Automatisierung Unternehmens- übergreifender
Geschäftsprozesse
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Allgemeines zu Allgemeines zu CAFM - SystemenCAFM - Systemen
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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CAFM - allgemeine EigenschaftenCAFM - allgemeine Eigenschaften
• CAFM unterstützt die Durchführung der Bewirtschaftungsprozesse durch Prozessorientierung
• Durchgängiges Informationsmanagement • Redundanzfreie Datenhaltung• Bidirektionale Bearbeitung in den
2 Hauptkomponenten CAD und Datenbank• Ein CAFM-System besteht aus den Datenketten:
– Objektdaten (z.B. Größe und Qualität der Reinigungsflächen)– Leistungsdaten (z.B. Wie wird gereinigt?)– Kostendaten (z.B. Reinigungskosten/m²/Jahr)
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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CAFM - allgemeine FunktionenCAFM - allgemeine Funktionen
• Verwaltungsorientierte Anwendungen> Instrumente zur Organisation, Verwaltung und
Bereitstellung von Informationen über die zu bewirtschaftenden Objekte
(z.B. Raum-, Flächen-, Inventars, Vertrags-, Dokumentenverwaltung)
• Planungsorientierte Anwendungen> Berechnung und Bewertung von Planungsalternativen
unter Einbeziehung von Planungsmodellen(z.B. Raum-, Umzugs-, Budgetplanung)
• Ablauforientierte Anwendungen> Darstellung und Durchführung von Prozessen(z.B. Instandhaltung, Konferenzraumverwaltung,
Gewährleistungsmanagement, Parkplatzverwaltung, Service- und Helpdesk)
• Auswertungs- und Analyseanwendungen> Schnittstellen: Informationen filtern, aufbereiten und
visualisieren(z.B. Berichte, Pläne, Kennzahlen, Analysen)
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Allgemeine AnforderungenAllgemeine AnforderungenMuss-Kriterien CAFM-InfrastrukturMuss-Kriterien CAFM-Infrastruktur• leistungsfähige Teilsysteme
– Schnelle Antwortzeiten auch bei Grafiken– Verwaltung mehrerer Planungsalternativen– Integrierter einfacher Grafikeditor– Objektorientierte Datenhaltung
• modulare Strukturen– Sukzessiver Aufbau des Systems muss möglich sein– Module, die auch zukünftigen Ansprüchen genügen
• Offenheit und Kommunikationsfähigkeit– Einfache Integration– Passende Schnittstellen (SQL / DWG)– Lebenszyklusübergreifender Datenaustausch
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Allgemeine AnforderungenAllgemeine AnforderungenMuss-Kriterien CAFM-InfrastrukturMuss-Kriterien CAFM-Infrastruktur
• benutzerfreundlich und komfortabel– Einheitliche Benutzeroberfläche im Windows-Standard– Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit > Akzeptanz
• mehrplatz- und internetfähig– Arbeitsplätze (Funktionen: anzeigen, eingeben, ändern)– Benutzerberechtigungskonzept (Mandantenfähigkeit)
• Anpassung durch Customizing– an organisatorische Begebenheiten– Selbstständige Durchführung durch eigene MA
>Unabhängigkeit vom Systemanbieter– Verwendung von Standard
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Kritische Punkte bei der EinführungKritische Punkte bei der Einführung
• Gefahren / Fehlerquellen– „Eierlegende Wollmilchsau“ wird erwartet– mangelnde Zeit für Implementierung– falsche Projektorganisation– unzureichende Projektkommunikation
• Einführung ist Führungsaufgabe> Unternehmensführung einbinden !
• abteilungsübergreifende Einführung• Orientierung an den Prozessen des Unternehmens• Pilotprojekt empfehlenswert
„ think big, start small “ !
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Verteilung der Einführungskosten
Realisierung17,0%
Softwarelizenz20,0%
Hardware6,5%
Datenbeschaffung
39%
Beratung / Projektmanagement / sonstige
10,0%Schulung6,5%
KostenKosten
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Anwendung beimAnwendung beim
Perthes-WerkPerthes-Werk
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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VorgehensweiseVorgehensweise
IST-Analyse
Ziele definieren
Sollkonzept
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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IST-AnalyseIST-Analyse
• Objekte (66 Objekte mit einer Gesamtfläche von ca. 220.000 qm)
• Prozesse- die wichtigsten Prozesse sind im Rahmen von QM bereits
beschrieben- Investitionsplanung erfolgt mit Hilfe von Excel-Tabellen ohne
zentrale Datenbank
• IT-Werkzeuge (Office, SAP, CAD, AVA)- Office
Mix an unterschiedlichen Versionen- SAP
bisher keine Nutzung in der Gebäudebewirtschaftung
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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IST-AnalyseIST-Analyse
- CAD Software: Mega CAD LT 3.0 Erstellung von prt-Dateien Export von dwg-/dxf-Dateien möglich
- AVA Software: California Classic V. 9.0 Export von GAEP-Dateien
• Daten- CAD-Pläne
nicht aktuell, müssten größtenteils überarbeitet werden Einpflegen von Raumpolygonen nötig
- Raumbuch bisher nicht vorhanden
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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IST-AnalyseIST-Analyse
- AVA-Daten- Zentrale Gebäudedaten (Stammdaten)- Reinigungsflächen / Ausschreibungsunterlagen- Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen- TGA
Wartungsverträge, -pläne, -dokumentation Technische Datenblätter (Bedienungsanleitungen /
Ersatzteillisten etc.) - Wirtschafts- und Instandhaltungspläne- Verbrauchsdaten (Energie-, Wasserverbrauch, etc.)- Außenanlagen (Pflege)- Fuhrparkverwaltung (geleaste / eigene Fahrzeuge)
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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FM- / CAFM-ZieleFM- / CAFM-Ziele
• konsequentere Nutzung der Gebäude• wirtschaftlicher Betrieb von Gebäuden• Budgetplanung und Kontrolle vereinfacht• strategisches Gebäudemanagement• Automatisierung Unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse
• Zentrale Datenverwaltung in digitaler Form• Schnellere Arbeitsprozesse / Standardisierung /
Redundanzvermeidung• Bessere Kommunikation zw. den Einrichtungen• Beseitigung von Informationsdefiziten
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Soll-KonzeptSoll-Konzept
• Systemkriterien- Gebäudeplanung- Flächenmanagement- Kaufmännisches Gebäudemanagement- Technisches Gebäudemanagement- Infrastrukturelles Gebäudemanagement- Immobilienmanagement- Querschnittsfunktionen- IT-Funktionen.xls
• IT-Infrastruktur- Schnittstellen (Office, SAP, CAD, AVA)- Benötigte Hardware
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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Soll-KonzeptSoll-Konzept
- Web- und Windowsbasierend - Vergabe von Lizenzen:
• 1 Lizenz pro Gebäude • 7 MA der Bau-Abteilung (höchstens aber 2-3 Windows-
Lizenzen)• Mandantenfähigkeit• PDA-Verknüpfung, Laptops
• Daten- Siehe oben- + zusätzlich zu ermittelnde Daten
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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FahrplanFahrplan
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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FahrplanFahrplan
Weitere Schritte der Konzeptionsphase• Pflichtenheft• Marktanalyse• Systemvorauswahl (3 Systeme)• Systempräsentationen• Testaufgabe / Systemtest• Kostenprognose• Entscheidung
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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FahrplanFahrplan
Implementierungsphase• Projektvorbereitung• Realisierungskonzept• Realisierung• Betriebsvorbereitung• Inbetriebnahme
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Einführung eines CAFM-Systems Grobstruktur
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FahrplanFahrplan
Betriebsphase• CAFM-Betrieb• Systembetrieb• Support• Weiterentwicklung / Ausbau